Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
GUVERNUL ROMÂNIEI
SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
|[
ORDIN
pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice
(text original în vigoare până la 12 aprilie 2016)
]|
ORDIN
pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice
(titlu modificat prin art. I pct. 1 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
Având în vedere prevederile art. 5 alin. (21) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
în temeiul art. 5 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 405/2007 privind funcţionarea Secretariatului
General al Guvernului, cu modificările şi completările ulterioare,
secretarul general al Guvernului emite următorul ordin:
|[Art. 2. - (1) Conducătorul fiecărei entităţi publice dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal
de organizare şi funcţionare, precum şi de standardele prevăzute în cuprinsul anexei nr. 1, măsurile
necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a
procedurilor formalizate pe activităţi.
(2) Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale măsurilor
respective se cuprind în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat şi
actualizat la nivelul fiecărei entităţi publice.
(3) În program se evidenţiază, în mod distinct, şi acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru
persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele cu funcţii de execuţie, prin cursuri organizate de
Secretariatul General al Guvernului, Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici sau de alte organisme
abilitate.
(text original în vigoare până la 12 aprilie 2016) ]|
Art. 2. - Conducătorul fiecărei entităţi publice dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de
organizare şi de funcţionare, precum şi de standardele de control intern managerial, măsurile de control
necesare pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, inclusiv pentru
actualizarea registrelor de riscuri şi a procedurilor formalizate pe procese sau activităţi, care pot fi
proceduri de sistem şi proceduri operaţionale. (articol modificat prin art. I pct. 2 din Ordinul S.G.G. nr.
200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[Art. 4. - (1) Programele elaborate şi actualizate conform art. 2 alin. (2), inclusiv actele administrative de
constituire şi modificare a structurilor prevăzute la art. 3 alin. (1), se transmit, în vederea informării şi
armonizării, la entităţile publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de
data de 15 martie a fiecărui an.
(2) Stadiul implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern/managerial la nivelul entităţilor
publice, precum şi situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare
metodologică, derulate de structurile prevăzute la art. 3 alin. (1), fac obiectul informării, prin întocmirea
de situaţii centralizatoare semestriale/anuale, pe formatul - model prezentat în anexa nr. 3, care se
transmit entităţilor publice ierarhic superioare, la temenele stabilite de acestea. Entităţile publice care,
conform reglementărilor legale, nu se subordonează unei entităţi publice superioare întocmesc aceste
situaţii centralizatoare ca documente doveditoare ale dezvoltării controlului intern/managerial.
(3) Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al
bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit Secretariatului
General al Guvernului - Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale situaţiile
centralizatoare semestriale/anuale, prevăzute la alin. (2), întocmite pe formatul - model prezentat în anexa
nr. 3, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, respectiv până la 20 februarie a
anului următor, pentru anul precedent.
(text original în vigoare până la 12 aprilie 2016) ]|
Art. 4. - (1) În vederea desfăşurării activităţii, Comisia de monitorizare elaborează Programul de
|[Art. 5. - (1) Se aprobă Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra
sistemului de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 4.
(2) Secretariatul General al Guvernului, prin Direcţia de control intern managerial şi relaţii
interinstituţionale, elaborează, în temeiul art. 4 alin. (5) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind
controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, un raport anual privind controlul intern, care va cuprinde analiza şi stadiul implementării
sistemelor de control intern/managerial la nivelul instituţiilor publice la care se exercită funcţia de
ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului
oricărui fond special.
(text original în vigoare până la 12 aprilie 2016) ]|
Art. 5. - (1) Pentru o bună administrare a riscurilor de la toate nivelurile manageriale conducătorii
compartimentelor desemnează un responsabil cu riscurile, care îi asistă în procesul de administrare a
riscurilor.
(2) Responsabilii cu riscurile de la nivelul compartimentelor participă la cursuri de pregătire în domeniul
managementului riscurilor şi consiliază personalul din cadrul acestora, pentru elaborarea registrelor de
riscuri pe compartimente, în conformitate cu modelul prezentat în anexa nr. 2 A - Registrul de riscuri.
(3) În vederea gestionării riscurilor la nivelul entităţii publice, conducătorul acesteia constituie, prin act de
decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens, denumită Echipa de gestionare a riscurilor. Pe baza
deciziei managementului general se pot constitui echipe de gestionare a riscurilor şi la nivelul direcţiilor
generale/direcţiilor, care raportează Echipei de gestionare a riscurilor de la nivelul entităţii publice.
(4) Echipa de gestionare a riscurilor cuprinde conducătorii de compartimente sau înlocuitorii acestora, din
structura organizatorică, se actualizează ori de câte ori este cazul şi este coordonată de către preşedinte,
persoană care deţine funcţie de conducere şi este diferită de persoana care coordonează Comisia de
monitorizare. Secretarul echipei de gestionare a riscurilor şi înlocuitorul acestuia sunt desemnaţi de către
preşedinte dintre responsabilii cu riscurile de la nivelul compartimentelor.
(5) Preşedintele Echipei de gestionare a riscurilor emite ordinea de zi a şedinţelor echipei, asigură
conducerea şedinţelor şi elaborarea proceselor - verbale ale şedinţelor, care cuprind dezbaterile privind
riscurile şi măsurile de control stabilite, transmise la compartimente pentru implementarea acestora.
(6) Secretarul Echipei de gestionare a riscurilor elaborează Registrul riscurilor de la nivelul entităţii, prin
centralizarea registrelor de riscuri de la nivelul compartimentelor, şi îl actualizează anual.
(7) Modul de organizare şi de lucru al Echipei de gestionare a riscurilor se află în responsabilitatea
preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de organizarea entităţii publice, pe baza Regulamentului
de organizare şi de funcţionare al echipei, dar şi de volumul şi complexitatea riscurilor din cadrul entităţii
publice.
(8) Secretarul Echipei de gestionare a riscurilor elaborează, pe baza rapoartelor anuale privind
desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentelor, dar şi pe baza planului
de implementare a măsurilor de control întocmit de secretarul echipei, o informare care se discută şi se
analizează pentru a fi transmisă spre aprobare Comisiei de monitorizare.
(articol modificat prin art. I pct. 5 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[Art. 6. - Anexele nr. 1 - 4 fac parte integrantă din prezentul ordin. (text original în vigoare până la 12
aprilie 2016) ]|
Art. 6. - (1) Conducerea entităţii asigură elaborarea procedurilor formalizate, respectiv a procedurilor de
sistem şi a procedurilor operaţionale, pentru detalierea proceselor şi activităţilor derulate în cadrul entităţii
şi aducerea la cunoştinţă personalului acesteia.
(2) În vederea îndeplinirii în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă a obiectivelor
entităţilor publice se elaborează proceduri formalizate, în coordonarea Comisiei de monitorizare.
(3) Procedurile formalizate se elaborează pe procese sau activităţi şi descriu totalitatea paşilor de urmat în
succesiune logică, modalităţile de lucru şi regulile de aplicat pentru realizarea activităţilor şi acţiunilor,
respectiv activităţile de control implementate, responsabilităţile şi atribuţiile personalului de conducere şi
de execuţie din cadrul entităţii publice.
(4) Procedurile formalizate se elaborează în conformitate cu modelul prezentat în anexa nr. 2 B -
Procedura formalizată.
(articol modificat prin art. I pct. 6 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[Art. 7. - Raportarea pentru primul semestru al anului 2015 privind stadiul implementării sistemelor de
control intern/managerial la nivelul instituţiilor publice se va realiza în conformitate cu cerinţele
prezentului ordin. (text original în vigoare până la 12 aprilie 2016) ]|
Art. 7. - (1) Secretariatul General al Guvernului, prin Direcţia de control intern managerial şi relaţii
interinstituţionale (DCIMRI), elaborează şi implementează politica în domeniul sistemului de control
intern managerial, coordonează şi supraveghează prin activităţi de verificare şi îndrumare metodologică
implementarea şi dezvoltarea sistemelor de control intern managerial din cadrul entităţilor publice.
(2) Pentru îndeplinirea atribuţiilor prevăzute la alin. (1), DCIMRI derulează misiuni de verificare şi
îndrumare metodologică la instituţii publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al
bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, pe baza
Planului anual de activitate al direcţiei.
(21) De la prevederile alin. (2) sunt exceptate autorităţile şi instituţiile publice din sistemul naţional de
apărare, ordine publică şi securitate naţională. (alineat introdus prin art. I pct. 2 din Ordinul S.G.G. nr.
530/2016, în vigoare de la 26 mai 2016)
(3) Planul de activitate al DCIMRI este elaborat anual, de către conducerea direcţiei şi aprobat de către
secretarul general al Guvernului, pe baza Notei de justificare.
(4) Planul anual de activitate al DCIMRI se modifică şi se completează pe baza Notei de modificare pe
parcursul anului sau la sfârşitul acestuia.
(articol modificat prin art. I pct. 7 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[Art. 8. - Toate prevederile din legislaţia în vigoare privind Ordinul ministrului finanţelor publice nr.
946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control
intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial,
republicat, cu modificările ulterioare, se consideră a fi făcute la dispoziţiile prezentului ordin. (text
original în vigoare până la 12 aprilie 2016) ]|
Art. 8. - (1) Actele administrative de constituire şi de modificare a structurilor, prevăzute la art. 3 şi 5,
inclusiv programele de dezvoltare elaborate şi actualizate, conform art. 4, se transmit, în vederea
informării şi armonizării, la entităţile publice ierarhic superioare, până la data de 15 martie a fiecărui an.
(2) Stadiul implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern managerial la nivelul entităţilor
publice, precum şi situaţiile deosebite, constatate de către Comisia de monitorizare, fac obiectul
Art. 81. - (1) Conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual Raportul asupra sistemului de control
intern managerial la data de 31 decembrie 20 . . ., în baza art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările
şi completările ulterioare, conform modelului prezentat în anexa nr. 4 - Instrucţiuni privind întocmirea,
aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial, care se prezintă
organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, la termenele prevăzute la alin. (2).
(2) Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al
bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit la DCIMRI, din cadrul
Secretariatului General al Guvernului, Raportul asupra sistemului de control intern managerial la data de
31 decembrie 20 . . ., prevăzut la alin. (1), până la 20 februarie a anului următor, pentru anul precedent.
|[(3) Entităţile publice care, conform reglementărilor legale, nu se subordonează unei entităţi publice
superioare întocmesc documentele prevăzute la art. 8 şi 81 ca documente doveditoare ale implementării şi
dezvoltării sistemului de control intern managerial. (text în vigoare până la 26 mai 2016) ]|
(3) Entităţile publice care, conform reglementărilor legale, nu se subordonează unei entităţi publice
superioare, precum şi autorităţile şi instituţiile publice din sistemul naţional de apărare, ordine publică şi
securitate naţională întocmesc documentele prevăzute la art. 8 şi art. 81 ca documente doveditoare ale
implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial. (alineat modificat prin art. I pct. 3
din Ordinul S.G.G. nr. 530/2016, în vigoare de la 26 mai 2016)
(4) Raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă organului ierarhic superior la
termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.
(articol introdus prin art. I pct. 9 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
Art. 82. - Controlul intern managerial este în responsabilitatea conducătorilor entităţilor publice, care au
obligaţia proiectării, implementării şi dezvoltării continue a acestuia. Încredinţarea unor terţi a realizării
activităţilor privind implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial al entităţii
publice presupune că, în această situaţie, conducătorul entităţii publice nu îşi îndeplineşte propriile
atribuţii cu bune rezultate. (articol introdus prin art. I pct. 9 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare
de la 12 aprilie 2016)
Art. 83. - (1) Secretariatul General al Guvernului, prin DCIMRI, elaborează şi prezintă Guvernului, în
temeiul art. 11 alin. (3) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri
de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte
normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare, până
la sfârşitul semestrului I al anului curent, pentru anul precedent, un raport privind stadiul implementării
sistemelor de control intern managerial la nivelul instituţiilor publice.
(2) Raportul prevăzut la alin. (1) cuprinde analiza şi stadiul implementării sistemelor de control intern
managerial la nivelul instituţiilor publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al
bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.
(articol introdus prin art. I pct. 9 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
Art. 84. - Anexele nr. 1 - 4 fac parte integrantă din prezentul ordin. (articol introdus prin art. I pct. 9 din
Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
Art. 9. - La data intrării în vigoare a prezentului ordin orice dispoziţie contrară se abrogă.
Art. 10. - Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi se afişează pe pagina
de internet a Secretariatului General al Guvernului.
SUMAR:
|[ANEXA Nr. 1 Codul controlului intern/managerial al entităţilor publice (text original în vigoare
până la 12 aprilie 2016) ]|
ANEXA Nr. 1 Codul controlului intern managerial al entităţilor publice (anexă înlocuită prin art. I
pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[ANEXA Nr. 2 Procedura operaţională (text original în vigoare până la 12 aprilie 2016) ]|
ANEXA nr. 2A Registrul de riscuri (anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr.
200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
ANEXA nr. 2B Procedura formalizată (anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr.
200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[ANEXA Nr. 3 Situaţie centralizatoare semestrială/anuală privind stadiul implementării şi
dezvoltării sistemului de control intern/managerial (text original în vigoare până la 12 aprilie 2016)
]|
ANEXA Nr. 3 Situaţia centralizatoare privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de
control intern managerial la data de . . . . . . . . . . (anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul
S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[ANEXA Nr. 4 Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra
sistemului de control intern/managerial (text original în vigoare până la 12 aprilie 2016) ]|
ANEXA Nr. 4 Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului
de control intern managerial (anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în
vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[
ANEXA Nr. 1
(text original în vigoare până la 12 aprilie 2016)
I. Consideraţii generale
1. Conceptul de control intern/managerial
Legislaţia comunitară în domeniul controlului intern este alcătuită, în mare parte, din principii generale
de bună practică, acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeană.
Modalitatea în care aceste principii se transpun în sistemele de control intern este specifică fiecărei ţări,
fiind determinată de condiţiile legislative, administrative, culturale etc.
În contextul principiilor generale de bună practică regăsite în legislaţia comunitară, controlului intern i
se asociază o accepţie mai largă, acesta fiind privit ca o funcţie managerială şi nu ca o operaţiune de
verificare. Prin exercitarea funcţiei de control, conducerea constată abaterile rezultatelor de la ţintele
stabilite, analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile corective sau preventive care se
impun.
Necesitatea şi obligativitatea organizării controlului intern în entităţile publice sunt reglementate prin
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Conform acestui act normativ, controlul intern/managerial este definit ca reprezentând ansamblul
formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în
concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării
fondurilor publice în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile
organizatorice, metodele şi procedurile.
În pofida faptului că definiţiile date pe plan naţional şi internaţional controlului intern sunt numeroase,
acestea nu sunt contradictorii în esenţă, toate precizând că nu este vorba de o singură funcţie, ci de un
ansamblu de dispozitive implementate de către responsabilii de la toate nivelurile organizaţiei pentru a
deţine controlul asupra funcţionării activităţilor lor.
Organizarea sistemului de control intern/managerial al oricărei entităţi publice are în vedere realizarea a
trei categorii de obiective permanente, care pot fi grupate astfel:
Proiectarea şi implementarea unui sistem de control intern viabil sunt posibile numai cu condiţia ca
sistemul să respecte următoarele cerinţe:
mijloace, acţiuni, dispoziţii, care privesc toate aspectele legate de activităţile entităţii, fiind stabilite şi
implementate de conducerea entităţii pentru a-i permite deţinerea unui bun control asupra funcţionării
entităţii în ansamblul ei, precum şi a fiecărei activităţi/operaţiuni în parte.
Instrumentarul de control intern/managerial poate fi clasificat în şase grupe mari: obiective; mijloace;
sistem informaţional; organizare; proceduri; control. Construirea unui sistem de control intern solid este
un proces de durată, care necesită eforturi importante din partea întregului personal al entităţii şi în mod
deosebit din partea angajaţilor cu funcţii de conducere.
Controlul intern/managerial este în responsabilitatea conducătorilor, care au obligaţia de a-l defini,
proiecta, implementa şi de a-l perfecţiona continuu. În acest sens, se poate afirma că un conducător care ar
încredinţa unor terţi controlul intern/managerial al entităţii nu îşi va mai îndeplini atribuţiile cu bune
rezultate.
Activităţile de control intern/managerial fac parte integrantă din procesul de gestiune orientat spre
realizarea obiectivelor stabilite şi includ o gamă diversă de politici şi proceduri privind: autorizarea şi
aprobarea, separarea atribuţiilor, accesul la resurse şi documente, verificarea, reconcilierea, analiza
performanţei de funcţionare, revizuirea operaţiilor, proceselor şi activităţilor, supravegherea.
Mediul de control:
- Standardul 5 - Obiective
- Standardul 6 - Planificarea
- Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
- Standardul 8 - Managementul riscului
Activităţi de control:
- Standardul 9 - Proceduri
- Standardul 10 - Supravegherea
- Standardul 11 - Continuitatea activităţii
Informarea şi comunicarea:
Evaluare şi audit:
1.2.3. Conducerea entităţii publice înlesneşte comunicarea deschisă de către salariaţi a preocupărilor
acestora în materie de etică şi integritate, prin crearea unui mediu adecvat.
1.2.4. Acţiunea de semnalare de către salariaţi a neregularităţilor trebuie să aibă un caracter transparent
pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune şi trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.
1.2.5. Salariaţii care semnalează neregularităţi de care, direct sau indirect, au cunoştinţă sunt protejaţi
împotriva oricăror discriminări, iar managerii au obligaţia de a întreprinde cercetările adecvate, în scopul
elucidării celor semnalate, şi de a lua, dacă este cazul, măsurile ce se impun.
1.2.6. Conducerea şi salariaţii entităţii publice au o abordare pozitivă faţă de controlul
intern/managerial, a cărui funcţionare o sprijină în mod permanent.
1.3. Referinţe principale:
- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi
instituţiile publice;
- codul de conduită al entităţii publice;
- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată;
- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu
modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 115/1996 privind declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, funcţionarilor
publici şi a unor persoane cu funcţii de conducere, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor
publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu
modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice, pentru
modificarea şi completarea Legii nr. 144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea
Agenţiei Naţionale de Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative,
cu modificările ulterioare;
- Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul
unor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcţiei;
- Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi din
alte unităţi care semnalează încălcări ale legii;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada
2012 - 2015, a Inventarului măsurilor preventive anticorupţie ş: a indicatorilor de evaluare, precum
şi a Planului naţional de acţiune pentru implementarea Strategiei naţionale anticorupţie 2012 - 2015.
3.2.3. Performanţele profesionale individuale ale angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an în
raport cu obiectivele anuale individuale şi sunt discutate cu aceştia de către evaluator.
3.2.4. Competenţa şi performanţa trebuie susţinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de
calcul, programele informatice, brevetele, metodele de lucru etc.
3.2.5. Conducătorii compartimentelor entităţii publice asigură fiecărui angajat participarea în fiecare an
la cursuri de pregătire profesională în domeniul său de competenţă.
3.3. Referinţe principale:
4.2.2. În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, conducătorul
entităţii publice aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri,
posturi de lucru.
4.2.3. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regăseşte în
statul de funcţii al entităţii şi se realizează cu respectarea concordanţei dintre natura posturilor şi
competenţele profesionale şi manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor fixate titularilor de posturi.
4.2.4. Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului;
acestea trebuie să fie bine definite, clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru
realizarea obiectivelor entităţii publice.
4.2.5. Conducerea entităţii publice analizează şi determină periodic gradul de adaptabilitate a structurii
organizatorice la modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul entităţii, pentru a asigura o
permanentă relevanţă şi eficienţă a controlului intern.
4.2.6. În fiecare entitate publică delegarea se realizează, în principal, prin regulamentul de organizare şi
funcţionare, fişele posturilor şi, în unele cazuri, prin ordine exprese de a executa anumite operaţiuni.
4.2.7. Delegarea este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de încărcare cu sarcini a
conducerii entităţii şi a salariaţilor implicaţi.
Actul de delegare este conform atunci când:
4.2.8. Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care a delegat îşi
menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.
4.3. Referinţe principale:
Standardul 5 - Obiective
cu misiunea entităţii publice şi să se refere la realizarea unor servicii publice de bună calitate, în condiţii
de eficienţă, eficacitate şi economicitate.
5.2.2. Conducerea entităţii publice transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate
aşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică salariaţilor.
5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe
"S.M.A.R.T."*).
5.2.4. Stabilirea obiectivelor este în competenţa conducerii entităţii publice, iar responsabilitatea
realizării acestora este atât a conducerii, cât şi a salariaţilor.
5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la bază formularea de ipoteze/premise acceptate conştient prin
consens.
5.2.6. Conducerea entităţii publice actualizează/reevaluează obiectivele ori de câte ori constată
modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării obiectivelor, ca urmare a transformării
mediului intern şi/sau extern.
5.3. Referinţe principale:
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind
conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de
credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni;
- actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.
Standardul 6 - Planificarea
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind
conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de
credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.
8.2.2. Conducerea entităţii publice trebuie să îşi definească clar obiectivele, în vederea identificării şi
definirii riscurilor asociate acestora.
8.2.3. Conducătorul entităţii publice are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem eficient de
management al riscurilor, în principal, prin:
8.2.4. Toate activităţile şi acţiunile iniţiate şi puse în aplicare în cadrul procesului de gestionare a
riscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza informaţiilor/datelor şi deciziilor luate în acest proces este
cuprinsă în Registrul riscurilor, document care atestă că în organizaţie s-a introdus un sistem de
management al riscurilor şi că acesta funcţionează.
8.2.5. Conducerea entităţii publice analizează mediul extins de risc în care acţionează şi stabileşte
modul în care acesta îi afectează strategia de gestionare a riscurilor.
8.3. Referinţe principale:
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada
2012 - 2015, a Inventarului măsurilor preventive anticorupţie şi a indicatorilor de evaluare, precum
şi a Planului naţional de acţiune pentru implementarea Strategiei naţionale anticorupţie 2012 - 2015;
- Hotărârea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizării principalelor funcţii de sprijin
pe care le asigură ministerele, celelalte organe centrale şi organizaţiile neguvernamentale privind
prevenirea şi gestionarea situaţiilor de urgenţă;
- Metodologie de implementare a standardului de control intern "Managementul riscurilor",
elaborată de Ministerul Finanţelor Publice, publicată pe adresa de internet a Ministerului Finanţelor
Publice, www.mfinante.ro.
Standardul 9 - Proceduri
9.2.3. Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în care datorită unor
circumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente
adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.
Circumstanţele şi modul de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se
analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi
formalizate.
9.2.4. Procedurile concepute şi aplicate de personalul entităţii publice trebuie să asigure o separare a
funcţiilor de iniţiere şi verificare, astfel încât atribuţiile şi responsabilităţile de aprobare, efectuare şi
control al operaţiunilor să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod se reduc considerabil riscul
de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de nedetectare a acestor probleme.
9.2.5. Conducătorii entităţilor publice în care, datorită numărului mic de salariaţi, se limitează
posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor trebuie să fie conştienţi de riscul
cumulării atribuţiilor şi responsabilităţilor şi să compenseze această limitare prin alte măsuri de control.
9.2.6. În entitatea publică, accesul la resursele materiale, financiare şi informaţionale, precum şi
protejarea şi folosirea corectă a acestora se reglementează prin acte administrative, care se aduc la
cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.
9.3. Referinţe principale:
- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în
legătură cu gestionarea bunurilor agenţilor economici, autorităţilor sau instituţiilor publice, cu
modificările ulterioare;
- Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările
ulterioare;
- Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea
neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale
aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi
completările ulterioare;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi funcţionarea inspecţiei
economico - financiare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 107/2012, cu
modificările ulterioare;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate
prin trezoreria statului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;
- Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a
bunurilor aparţinând instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 17
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
Standardul 10 - Supravegherea
- fluctuaţia personalului;
- lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos;
- fraude;
- dificultăţi şi/sau disfuncţionalităţi în funcţionarea echipamentelor din dotare;
- disfuncţionalităţi produse de unii prestatori de servicii;
- schimbări de proceduri etc.
11.2.3. Planul de continuitate a activităţii trebuie să fie cunoscut, accesibil şi aplicat în practică de
salariaţii care au stabilite sarcini şi responsabilităţi în implementarea acestuia.
11.2.4. Conducerea entităţii publice acţionează în vederea asigurării continuităţii activităţii prin măsuri
care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate, de exemplu:
- angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publică din alte
considerente;
- delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.);
- proceduri formalizate pentru administrarea situaţiilor care pot afecta continuitatea operaţională şi a
tranzacţiilor financiare relevante;
- achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente necorespunzătoare din dotare;
- service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare.
În entitatea publică sunt stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele,
destinatarii acestora şi se dezvoltă un sistem eficient de comunicare internă şi externă, astfel încât
conducerea şi salariaţii să îşi poată îndeplini în mod eficace şi eficient sarcinile, iar informaţiile să ajungă
complete şi la timp la utilizatori.
12.2. Cerinţe generale
12.2.1. Calitatea informaţiilor şi comunicarea eficientă sprijină conducerea şi angajaţii entităţii în
îndeplinirea sarcinilor, a responsabilităţilor şi în atingerea obiectivelor şi ţintelor privind controlul
intern/managerial.
12.2.2. Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de înţeles şi
receptat.
12.2.3. Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din
exterior, care să necesite cheltuieli reduse, prin evitarea paralelismelor, adică a circulaţiei simultane a
aceloraşi informaţii pe canale diferite sau de mai multe ori pe acelaşi canal şi a transcrierii inutile de date.
12.2.4. Conducerea entităţii publice stabileşte metode şi căi de comunicare care să asigure transmiterea
eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării proceselor organizaţiei, inclusiv
îndeplinirii obiectivelor de control.
12.2.5. Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul entităţii publice, cât şi
între aceasta şi mediul extern, şi să servească scopurilor utilizatorilor.
12.2.6. Comunicarea cu părţile externe trebuie să se realizeze prin canale de comunicare stabilite şi
aprobate, cu respectarea limitelor de responsabilitate şi a delegărilor de autoritate, stabilite de manager.
12.2.7. Conducerea entităţii publice reevaluează sistematic şi periodic cerinţele de informaţii şi
stabileşte natura, dimensiunea şi sursele de informaţii şi date care corespund satisfacerii nevoilor de
informare a entităţii.
12.3. Referinţe principale:
pentru fiecare program obiectivele, rezultatele preconizate şi cele obţinute, indicatorii şi costurile
asociate.
14.2.4. În entitatea publică sunt elaborate proceduri şi controale contabile documentate în mod
corespunzător, vizând corecta aplicare a actelor normative din domeniul financiar - contabil şi al
controlului intern.
14.3. Referinţe principale:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;
- regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de nominalizare a
membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activităţii de audit public intern;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.183/2012 pentru aprobarea Normelor privind sistemul de cooperare
pentru asigurarea funcţiei de audit public intern;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2012 pentru aprobarea Normelor privind coordonarea şi
desfăşurarea proceselor de atestare naţională şi de pregătire profesională continuă a auditorilor
interni din sectorul public şi a persoanelor fizice;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita
etică a auditorului intern.
Activitate - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de
omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele necesare realizării activităţii sunt din domenii limitate,
personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde
atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii publice.
Activitate procedurabilă - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă
cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi metode de lucru
general valabile în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a
obiectivelor compartimentului/entităţii publice.
Atribuţie - un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau
unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru
realizarea unui obiectiv specific.
Audit public intern - activitate funcţional independentă şi obiectivă de asigurare şi consiliere,
concepută să adauge valoare şi să îmbunătăţească activităţile entităţii publice; ajută entitatea publică să îşi
îndeplinească obiectivele, printr-o abordare sistematică şi metodică, evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa
şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi proceselor de guvernanţă.
Autoevaluarea controlului intern - un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată şi
evaluată în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entităţii publice vor fi realizate.
Competenţa - capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii.
Competenţa profesională - capacitatea de a aplica, a transfera şi a combina cunoştinţe şi deprinderi în
situaţii şi medii de muncă diverse, pentru a realiza activităţile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ
specificat în standardul ocupaţional.
Comunicare - transmiterea şi schimbul de informaţii (mesaje) între persoane; proces prin care un
emiţător transmite o informaţie receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra
receptorului anumite efecte.
Coordonare - armonizarea deciziilor şi a acţiunilor componentelor structurale ale organizaţiei, pentru
a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.
Control intern/managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările
legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include,
de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma "control intern/managerial"
subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor
interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.
Alte definiţii ale controlului intern:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare: control
intern - totalitatea politicilor şi procedurilor elaborate şi implementate de managementul entităţii
publice pentru a asigura: atingerea obiectivelor entităţii într-un mod economic, eficient şi eficace;
respectarea regulilor specifice domeniului, a politicilor şi deciziilor managementului; protejarea
bunurilor şi informaţiilor, prevenirea şi depistarea fraudelor şi erorilor; calitatea documentelor
contabile, precum şi furnizarea în timp util de informaţii de încredere pentru management;
- Comisia Europeană: controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi
implementate de către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea furnizării unei
asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi
eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea
bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de
contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar
şi de management;
- INTOSAI: controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare
rezonabilă că obiectivele managementului sunt îndeplinite;
- Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) - COSO: controlul
*) S - Precise (în limba engleză: Specific); M - Măsurabile şi verificabile (în limba engleză: Measurable
and verifiable); A - Necesare (în limba engleză: Appropriate); R - Realiste (în limba engleză: Realistic); T
- Cu termen de realizare (în limba engleză: Time - dependent).
(text original în vigoare până la 12 aprilie 2016) ]|
ANEXA Nr. 1
(anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
1.7. Proiectarea, implementarea şi dezvoltarea continuă a unui sistem de control intern viabil sunt
posibile numai cu condiţia ca sistemul să respecte următoarele cerinţe:
1.8. Sistemul de control intern managerial al oricărei entităţi publice operează cu o diversitate de
procedee, mijloace, acţiuni, dispoziţii, care privesc toate aspectele legate de activităţile entităţii, fiind
stabilite şi implementate de conducerea entităţii pentru a-i permite deţinerea unui bun control asupra
funcţionării entităţii în ansamblul ei, precum şi a fiecărei activităţi/operaţiuni în parte. Instrumentarul de
control intern managerial poate fi clasificat în şase grupe mari: obiective; mijloace; sistem informaţional;
organizare; proceduri; control.
1.9. Construirea unui sistem de control intern solid este un proces de durată, care necesită eforturi
importante din partea întregului personal al entităţii şi, în mod deosebit, din partea angajaţilor cu funcţii
de conducere.
1.10. Activităţile de control intern managerial fac parte integrantă din procesul de gestiune orientat spre
realizarea obiectivelor stabilite şi includ o gamă diversă de politici şi proceduri privind: autorizarea şi
aprobarea, separarea atribuţiilor, accesul la resurse şi documente, verificarea, reconcilierea, analiza
performanţei de funcţionare, revizuirea operaţiilor, proceselor şi activităţilor, supravegherea.
2. Scopul şi definirea standardelor de control intern managerial
2.1. Standardele de control intern managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care
toate entităţile publice trebuie să le urmeze.
2.2. Scopul standardelor de control este de a crea un model de control intern managerial uniform şi
coerent, care să permită comparaţii între entităţi de acelaşi fel sau în cadrul aceleiaşi entităţi, la momente
diferite, şi să facă posibilă evidenţierea rezultatelor entităţii şi a evoluţiei sale. Standardele constituie un
sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează sistemele de control intern managerial, se identifică
zonele şi direcţiile de schimbare.
2.3. Stabilirea sistemului de control intern managerial intră în responsabilitatea conducerii fiecărei
entităţi publice şi trebuie să aibă la bază standardele de control intern promovate de Secretariatul General
al Guvernului, în temeiul legii. Formularea cât mai generală a acestora a fost necesară pentru a da
posibilitatea tuturor conducătorilor să le aplice, în pofida deosebirilor semnificative între diferitele entităţi
publice. Sistemele de control intern managerial trebuie dezvoltate ţinând cont de specificul legal,
organizaţional, de personal, de finanţare etc. al fiecărei entităţi publice în parte.
2.4. Standardele sunt grupate în cadrul a cinci elemente - cheie ale controlului intern managerial:
• informarea şi comunicarea. În această secţiune sunt grupate problemele ce ţin de crearea unui
sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte privind execuţia planului de management,
a bugetului, a utilizării resurselor, precum şi a gestionării documentelor;
• evaluare şi audit. Problematica vizată de această grupă de standarde priveşte dezvoltarea capacităţii
de evaluare a controlului intern managerial, în scopul asigurării continuităţii procesului de
perfecţionare a acestuia.
a) Mediul de control:
• Standardul 5 - Obiective
• Standardul 6 - Planificarea
• Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
• Standardul 8 - Managementul riscului
c) Activităţi de control:
• Standardul 9 - Proceduri
• Standardul 10 - Supravegherea
• Standardul 11 - Continuitatea activităţii
d) Informarea şi comunicarea:
e) Evaluare şi audit:
- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi
instituţiile publice;
- Codul de conduită al entităţii publice;
- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată;
- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu
modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 115/1996 pentru declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, a unor
persoane cu funcţii de conducere şi de control şi a funcţionarilor publici, cu modificările şi
completările ulterioare;
- Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor
publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu
modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice, pentru
modificarea şi completarea Legii nr. 144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea
Agenţiei Naţionale de Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative,
cu modificările ulterioare;
- Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul
unor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcţiei;
- Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi din
alte unităţi care semnalează încălcări ale legii;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada
2012 - 2015, a Inventarului măsurilor preventive anticorupţie şi a indicatorilor de evaluare, precum
şi a Planului naţional de acţiune pentru implementarea Strategiei naţionale anticorupţie 2012 - 2015.
sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare, precum şi din alte acte
normative; acesta se comunică salariaţilor şi se publică pe pagina de internet a entităţii publice.
2.2.2. Fiecare salariat trebuie să cunoască misiunea încredinţată entităţii, obiectivele şi atribuţiile
entităţii publice şi ale compartimentului din care face parte, rolul său în cadrul compartimentului, stabilit
prin fişa postului, precum şi obiectivele postului pe care îl ocupă.
2.2.3. Conducătorii compartimentelor entităţii publice au obligaţia de a întocmi şi de a actualiza, ori de
câte ori este cazul, fişele posturilor pentru personalul din subordine.
2.2.4. Sarcinile trebuie să fie clar formulate şi strâns relaţionate cu obiectivele postului, astfel încât să
se realizeze o deplină concordanţă între conţinutul sarcinilor şi conţinutul obiectivelor postului.
2.2.5. Conducătorii compartimentelor entităţii publice trebuie să identifice sarcinile noi şi dificile ce
revin salariaţilor şi să le acorde sprijin în realizarea acestora.
2.2.6. Conducerea entităţii publice îşi identifică funcţiile sensibile şi funcţiile considerate ca fiind
expuse, în mod special, la corupţie şi stabileşte o politică adecvată de gestionare a personalului care ocupă
astfel de funcţii.
2.2.7. Funcţiile sensibile şi cele considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupţie pot fi ataşate
tuturor activităţilor privind gestionarea resurselor umane, financiare şi informaţionale.
2.2.8. Conducerea entităţii identifică funcţiile sensibile pe baza inventarului funcţiilor sensibile şi a
listei salariaţilor care ocupă aceste funcţii sensibile. În situaţia în care hotărăşte să declare existenţa
funcţiilor sensibile va elabora un plan pentru rotaţia personalului la intervale, de regulă, de minimum 5
ani. În situaţia în care conducerea entităţii publice hotărăşte să nu declare unele funcţii sensibile, atunci, în
mod obligatoriu, va implementa activităţi de control suplimentare sau alte măsuri pe fluxul procesului
respectiv, astfel încât în procesul de administrare a riscurilor efectele asupra activităţilor desfăşurate în
cadrul entităţii să fie minime.
2.3. Referinţe principale
3.2.3. Performanţele profesionale individuale ale angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an în
raport cu obiectivele anuale individuale şi sunt discutate cu aceştia de către evaluator.
3.2.4. Competenţa şi performanţa trebuie susţinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de
calcul, programele informatice, brevetele, metodele de lucru etc.
3.2.5. Conducătorii compartimentelor entităţii publice asigură fiecărui angajat participarea în fiecare an
la cursuri de pregătire profesională, în domeniul său de competenţă.
3.3. Referinţe principale
ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea
carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum
vitae;
- hotărârile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funcţiilor publice anuale;
- actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entităţile
sistemului de apărare şi ordine publică, precum şi statutele corpurilor profesionale.
4.2.8. Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care a delegat îşi
menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.
4.3. Referinţe principale
Standardul 5 - Obiective
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind
conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de
credite în scopul finanţării unor acţiuni sau unui ansamblu de acţiuni;
- actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.
Standard 6 - Planificarea
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind
conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de
credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.
a) identificarea riscurilor în strânsă legătură cu activităţile din cadrul obiectivelor specifice a căror
realizare ar putea fi afectată de materializarea riscurilor; identificarea ameninţărilor/
vulnerabilităţilor prezente în cadrul activităţilor curente ale entităţii care ar putea conduce la
săvârşirea unor fapte de corupţie şi fraude;
b) evaluarea riscurilor, prin măsurarea probabilităţii de apariţie şi a impactului asupra activităţilor
din cadrul obiectivelor în cazul în care acestea se materializează; ierarhizarea şi prioritizarea
riscurilor în funcţie de toleranţa la risc, aprobată de către conducerea entităţii;
c) stabilirea strategiei de gestionare a riscurilor prin identificarea celor mai adecvate modalităţi de
tratare a riscurilor, astfel încât acestea să se încadreze în limitele toleranţei la risc aprobate de către
conducerea entităţii şi să asigure delegarea responsabilităţii de administrare a acestora către cele mai
potrivite niveluri decizionale;
d) monitorizarea implementării măsurilor de control, precum şi a eficacităţii acestora;
e) revizuirea şi raportarea periodică a situaţiei riscurilor.
8.2.4. Toate activităţile şi acţiunile iniţiate şi puse în aplicare în cadrul procesului de gestionare a
riscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza informaţiilor/datelor şi deciziilor luate în acest proces este
cuprinsă în Registrul riscurilor, document care atestă că în cadrul entităţii publice există un sistem de
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada
2012 - 2015, a Inventarului măsurilor preventive anticorupţie şi a indicatorilor de evaluare, precum
şi a Planului naţional de acţiune pentru implementarea Strategiei naţionale anticorupţie 2012 - 2015;
- Hotărârea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizării principalelor funcţii de sprijin
pe care le asigură ministerele, celelalte organe centrale şi organizaţiile neguvernamentale privind
prevenirea şi gestionarea situaţiilor de urgenţă;
- Metodologie de implementare a standardului de control intern "Managementul riscurilor",
elaborată de Ministerul Finanţelor Publice, publicată pe adresa de internet a Secretariatului General
al Guvernului, www.sgg.ro
Standardul 9 - Proceduri
Conducerea entităţii publice asigură elaborarea procedurilor formalizate pentru procesele sau
activităţile derulate în cadrul entităţii şi le aduce la cunoştinţă personalului implicat, respectiv procedurile
de sistem şi proceduri operaţionale.
9.2. Cerinţe generale
9.2.1. Conducerea entităţii publice se asigură, pe baza unei liste a obiectivelor, activităţilor şi
indicatorilor de performanţă sau de rezultat, că pentru toate procesele majore, activităţile, acţiunile şi/sau
evenimentele semnificative există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în
documente.
9.2.2. Pentru ca procedurile formalizate să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie:
9.2.3. Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în care din cauza unor
circumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente
adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Circumstanţele şi modul
de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se analizează periodic, în
vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.
9.2.4. Procedurile formalizate concepute şi aplicate de către personalul entităţii publice trebuie să
asigure o separare a funcţiilor de iniţiere şi de verificare, astfel încât atribuţiile şi responsabilităţile de
aprobare, de efectuare şi de control al operaţiunilor să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest
mod, se reduce considerabil riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de nedetectare
a acestor probleme.
9.2.5. Procedurile formalizate elaborate şi aplicate de întreg personalul entităţii publice trebuie să fie în
conformitate cu structura unei proceduri privind elaborarea procedurilor, care este o procedură de sistem
şi se elaborează pe baza anexei nr. 2 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu
modificările şi completările ulterioare. Procedurile formalizate se semnează la întocmire de către
responsabili de activităţi, la verificare de către şeful de compartiment, la avizare de către preşedintele
Comisiei de monitorizare şi se aprobă de către conducătorul entităţii publice.
9.2.6. Conducătorii entităţilor publice în care, din cauza numărului mic de salariaţi, se limitează
posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor trebuie să fie conştienţi de riscul
cumulării atribuţiilor şi responsabilităţilor şi să compenseze această limitare prin activităţi de control
suplimentare implementate pe fluxul proceselor sau activităţilor.
9.2.7. În entităţile publice, accesul la resursele materiale, financiare şi informaţionale, precum şi
protejarea şi folosirea corectă a acestora se reglementează prin acte administrative, care se aduc la
cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.
9.3. Referinţe principale
- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în
legătură cu gestionarea bunurilor agenţilor economici, autorităţilor sau instituţiilor publice, cu
modificările ulterioare;
- Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările
ulterioare;
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 39
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
- Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea
neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale
aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi
completările ulterioare;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi funcţionarea inspecţiei
economico - financiare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 107/2012, cu
modificările ulterioare;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate
prin trezoreria statului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;
- Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a
bunurilor aparţinând instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de
organizare şi exercitare a controlului financiar de gestiune;
- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă ale unităţilor socialiste;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice
generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme
profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu,
republicat;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi
utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003,
cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind modul de încasare şi utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi
sponsorizărilor de către instituţiile publice;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizărilor privind
întocmirea şi actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi
organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările
ulterioare;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind
organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor
proprii.
Standardul 10 - Supravegherea
10.2.2. Controalele de supraveghere implică revizuiri ale activităţii realizate de salariaţi, rapoarte
despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor.
10.2.3. Conducătorii compartimentelor verifică şi aprobă activităţile salariaţilor, dau instrucţiunile
necesare pentru a asigura minimizarea erorilor şi pierderilor, eliminarea neregulilor şi fraudei, respectarea
legislaţiei şi corecta înţelegere şi aplicare a instrucţiunilor.
10.2.4. Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care:
- fluctuaţia personalului;
- lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos;
- fraude;
- dificultăţi şi/sau disfuncţionalităţi în funcţionarea echipamentelor din dotare;
- disfuncţionalităţi produse de unii prestatori de servicii;
- schimbări de proceduri etc.
11.2.3. Planul de continuitate a activităţii trebuie să fie cunoscut, accesibil şi aplicat în practică de
salariaţii care au stabilite sarcini şi responsabilităţi în implementarea acestuia.
11.2.4. Conducerea entităţii publice acţionează în vederea asigurării continuităţii activităţii prin măsuri
care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate, spre exemplu:
- angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publică din alte
considerente;
- delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.);
- proceduri formalizate pentru administrarea situaţiilor care pot afecta continuitatea operaţională şi a
tranzacţiilor financiare relevante;
- achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente necorespunzătoare din dotare;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobării tacite, aprobată cu
modificări şi completări prin Legea nr. 486/2003, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenţa relaţiilor financiare dintre autorităţile
publice şi întreprinderile publice, precum şi transparenţa financiară în cadrul anumitor întreprinderi;
- Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii
nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 161/2003
privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor
publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, referitoare la implementarea
Sistemului Electronic Naţional, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea
birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul, cu modificările ulterioare;
- bugetul aprobat al fiecărei entităţi publice;
- analize periodice asupra execuţiei bugetare;
- ordine/decizii ale conducătorului entităţii publice;
- adresa de internet a entităţii publice.
Conducătorul entităţii publice instituie o funcţie de evaluare a controlului intern managerial, elaborând,
în acest scop, politici, planuri şi programe. Conducătorul entităţii publice elaborează, anual, prin
asumarea responsabilităţii manageriale, un raport asupra propriului sistem de control intern managerial.
15.2. Cerinţe generale
15.2.1. Conducătorul entităţii publice asigură verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionării
sistemului de control intern managerial şi a componentelor sale, pentru a identifica la timp
slăbiciunile/deficienţele controlului intern şi pentru a lua măsuri de corectare/eliminare în timp util a
acestora.
15.2.2. Conducerea entităţii publice efectuează, cel puţin o dată pe an, pe baza unui program/plan de
evaluare şi a unei documentaţii adecvate, o verificare şi autoevaluare a propriului sistem de control intern
managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control intern managerial.
15.2.3. Conducătorul entităţii publice ia măsuri adecvate şi prompte pentru remedierea
deficienţelor/slăbiciunilor identificate în procesul de autoevaluare a sistemului de control intern
managerial.
15.2.4. Conducătorul entităţii publice elaborează, anual, un raport asupra sistemului de control intern
managerial, ca bază pentru un plan de acţiune care să conţină zonele vulnerabile identificate,
instrumentele de control necesar a fi implementate, măsuri şi direcţii de acţiune pentru creşterea
capacităţii controlului intern managerial în realizarea obiectivelor entităţii.
15.3. Referinţe principale
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare;
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;
- regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.
16.2.8. Conducătorul entităţii publice dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările din
rapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.
16.3. Referinţe principale
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de nominalizare a
membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activităţii de audit public intern;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.183/2012 pentru aprobarea Normelor privind sistemul de cooperare
pentru asigurarea funcţiei de audit public intern;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2012 pentru aprobarea Normelor privind coordonarea şi
desfăşurarea proceselor de atestare naţională şi de pregătire profesională continuă a auditorilor
interni din sectorul public şi a persoanelor fizice;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita
etică a auditorului intern.
4. Glosar de termeni
Abatere - încălcarea unei dispoziţii cu caracter administrativ şi disciplinar.
Activitate - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de
omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele necesare realizării activităţii sunt din domenii limitate,
personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde
atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii publice.
Activitate procedurabilă - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă
cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru,
general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a
obiectivelor compartimentului/entităţii publice.
Atribuţie - un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau
unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru
realizarea unui obiectiv specific.
Audit public intern - activitate funcţional independentă şi obiectivă, de asigurare şi consiliere,
concepută să adauge valoare şi să îmbunătăţească activităţile entităţii publice; ajută entitatea publică să îşi
îndeplinească obiectivele, printr-o abordare sistematică şi metodică, evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa
şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi proceselor de guvernanţă.â
Autoevaluarea controlului intern - un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată şi
evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entităţii publice vor fi realizate.
Competenţa - capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii.
Competenţa profesională - capacitatea de a aplica, a transfera şi a combina cunoştinţe şi deprinderi în
situaţii şi medii de muncă diverse, pentru a realiza activităţile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ
specificat în standardul ocupaţional.
Comunicare - transmiterea şi schimbul de informaţii (mesaje) între persoane; proces prin care un
emiţător transmite o informaţie receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra
receptorului anumite efecte.
Coordonare - armonizarea deciziilor şi a acţiunilor componentelor structurale ale entităţii publice
pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.
Control intern managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările
legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include,
de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma "control intern managerial"
subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor
interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 46
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare: control
intern - totalitatea politicilor şi procedurilor elaborate şi implementate de managementul entităţii
publice pentru a asigura: atingerea obiectivelor entităţii într-un mod economic, eficient şi eficace;
respectarea regulilor specifice domeniului, a politicilor şi deciziilor managementului; protejarea
bunurilor şi informaţiilor, prevenirea şi depistarea fraudelor şi erorilor; calitatea documentelor
contabile, precum şi furnizarea în timp util de informaţii de încredere pentru management.
- Comisia Europeană: controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi
implementate de către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea furnizării unei
asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi
eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea
bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de
contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar
şi de management.
- INTOSAI: controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare
rezonabilă că obiectivele managementului sunt îndeplinite.
- Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) - COSO: controlul
intern este un proces implementat de managementul entităţii publice, care intenţionează să
furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor, grupate în următoarele categorii:
eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiilor financiare; respectarea legilor şi
regulamentelor.
- Institutul Canadian al Contabililor Autorizaţi (Criteria of Control): controlul intern este
ansamblul elementelor unei organizaţii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura şi
sarcinile) care, în mod colectiv, îi ajută pe oameni să realizeze obiectivele entităţii publice, grupate
în trei categorii: eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiei interne şi externe;
respectarea legilor, regulamentelor şi politicilor interne.
|[
ANEXA Nr. 2
(text original în vigoare până la 12 aprilie 2016)
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Model
Entitatea publică . . . . . . . . . .
Departamentul (Direcţia) . . . . . . . . . .
..........
..........
COD: P.O. . . . . . . . . .
Ediţia . . . . . . . . . .
Revizia . . . . . . . . . .
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei
în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
. . . . Revizia 1
....
..
2.n. . . . . . . . . . .
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii operaţionale
. . . . . . . alte scopuri
...
3.n. ..........
Nr.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
crt.
1. Procedura operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a
metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării
activităţii, cu privire la aspectul procesual
2. Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale,
operaţionale aprobată şi difuzată
3. Revizia în cadrul unei Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după
ediţii caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii
operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate
... .......... ..........
...
...
.
n .......... ..........
Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. P.O. Procedura operaţională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
.... .......... ..........
....
..
n .......... ..........
8.1. Generalităţi
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate
8.2.3. Circuitul documentelor
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
8.3.2. Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
Compartimentul
Nr. (postul)/ .........
I II III IV V VI
crt. acţiunea .
(operaţiunea)
.........
0 1 2 3 4 5 6
.
1. a E
2. b V
3. c A
4. d Ap.
5. e Ap.
6. f Ah.
..... .......... .........
..... .
n z .........
.
11. Cuprins
Numărul
componentei
în cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
procedurii
operaţionale
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
4. Scopul procedurii operaţionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8. Descrierea procedurii operaţionale
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
10. Anexe, înregistrări, arhivări
11. Cuprins
A. Precizări generale
b.1.1) Datele de identificare din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu modificările cerute de
rubrici, acolo unde este cazul.
b.1.2) Denumirea procedurii operaţionale şi codul acesteia se stabilesc în cadrul fiecărei entităţi
publice şi trebuie să reflecte activitatea procedurată şi locul acesteia în sistemul de codificare
utilizat.
b.1.3) Ediţiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activităţii
procedurate, determină revizia sau, după caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura
operaţională respectivă.
b.1.5) În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a
procedurii operaţionale.
b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz,
a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 1):
- responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaţiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act
de decizie internă a conducătorului entităţii publice;
- când una sau mai multe operaţiuni se realizează, conform deciziei, de către un grup sau o
comisie, în listă se cuprind toţi membrii grupului sau ai comisiei.
- se cuprind, în ordine cronologică, toate ediţiile şi, respectiv, reviziile în cadrul ediţiilor;
- când se realizează o nouă ediţie a procedurii operaţionale, coloanele nr. 2 şi 3 privind
componenta revizuită, precum şi modalitatea reviziei nu se completează;
- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveşte acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau
altele asemenea, după caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii
operaţionale;
- la fixarea datei de la care se aplică prevederile noii ediţii sau revizii (coloana nr. 4) se are în
vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea şi studierea acesteia de către aplicatori.
b.2.3) Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 3):
internaţionale în legătură cu domeniul respectiv sunt cele la care România este parte; legislaţia
primară se referă la legi şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundară are în vedere
hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care sunt
emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv
reglementări interne ale entităţii publice (legislaţie terţiară), se referă la instrucţiuni, precizări,
decizii, ordine sau altele asemenea şi au efect asupra activităţii procedurate.
- se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin
cunoscuţi; prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor, pot conduce la confuzii etc.;
- se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte termenul în
cauză;
- se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.)
utilizaţi cu mai mare frecvenţă în textul procedurii operaţionale şi/sau care, în urma acestei
acţiuni, permit o înţelegere şi utilizare mai uşoară a procedurii;
- se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul de la pct. 7.1,
cât şi abrevierile termenilor în tabelul de la pct. 7.2 să fie aceea dată de prima apariţie în textul
procedurii operaţionale a termenului definit sau abreviat, după caz;
- în tabelele de la pct. 7.1 şi 7.2 din modelul de procedură operaţională au fost definiţi şi,
respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model.
- această componentă reprezintă, în fapt, esenţa procedurii operaţionale. În acelaşi timp este şi
acea componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte
largi. Componenta este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoară
activitatea respectivă în cadrul entităţii publice, de modul de organizare, de gradul de
subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi
pregătirea profesională a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor
de management financiar şi control. Cele câteva puncte şi subpuncte, enumerate la această
componentă în prezentul model de procedură operaţională, recomandă una din multitudinea de
posibilităţi de descriere a acestei componente;
- la "Generalităţi" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activităţii.
Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii
operaţionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaţionale (prezentate la componenta
4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (prezentate la componenta 5)
sau cele privind documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurate (prezentate la
componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind activitatea de
aprovizionare, la "Generalităţi" se poate menţiona că aceasta urmăreşte descrierea clară a
produsului/serviciului de achiziţionat, verificarea şi aprobarea documentelor utilizate în
procesul de aprovizionare, relaţiile cu furnizorii/prestatorii, recepţia produsului/serviciului
aprovizionat, păstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile
generale aplicabile activităţii, cum ar fi: transparenţa, egalitatea şanselor potenţialilor
furnizori/prestatori, legalitatea, imparţialitatea, confidenţialitatea etc.;
- la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar şi
manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare (check - lists) etc., care furnizează
informaţii necesare derulării activităţii, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului
sau transmit rezultatele obţinute altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie
actualizate, utile, precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor
şi terţilor, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 şi 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona
problemele abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul,
diversitatea şi complexitatea documentelor respective;
- la "Lista şi provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în vedere nominalizarea
tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor
de identificare, dacă este cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În această listă se
nominalizează şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul
compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele entităţii publice;
- la "Conţinutul şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în forma completă,
anexând la procedură modele ale documentelor, instrucţiuni de completare ale acestora şi
menţiuni referitoare la rolul lor;
- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care
trebuie să circule documentele în procesul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se
efectuează în legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoană pe la care
circulă. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul
general al documentelor din cadrul entităţii publice. Se recomandă utilizarea reprezentării
grafice a circuitului documentelor;
- pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse
materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi, respectiv, resurse financiare (subpct.
8.3.3). De menţionat că structura resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea la care ne
referim, la unele activităţi resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este
preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii ale acestora;
- subpct. 8.3.1 "Resurse materiale" se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune,
rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date,
reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altă natură,
dacă specificul activităţii o impune. De exemplu, în cazul unei entităţi publice cu activitate de
teren intensă, cu deplasări auto frecvente, activitatea de transport capătă o conotaţie distinctă,
iar procedura operaţională aferentă, la resursa materială, va trebui să reflecte parcul auto, fapt
care, în acest caz, va da greutate sporită acestui tip de resursă, în comparaţie cu resursa umană
sau financiară;
- subpct. 8.3.2 "Resurse umane" fixează compartimentul/ compartimentele şi/sau
persoana/persoanele din cadrul entităţii publice care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de
serviciu, în realizarea activităţii procedurate;
- subpct. 8.3.3 "Resurse financiare" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare
cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării
activităţii, acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu
personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de
cheltuieli proprii unei anume activităţi. De exemplu, în situaţia unei activităţi de achiziţie,
resursa financiară trebuie să reflecte sumele din buget aferente programului de achiziţii al
entităţii publice;
- pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în
procedura operaţională numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea activitate;
- subpct. 8.4.1 "Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii" se sprijină, pe de o parte, pe
acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 9
"Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii", iar pe de altă parte, pe o bună
cunoaştere şi stăpânire a cerinţelor generale şi a celorlalte caracteristici ale standardului de
control intern nr. 6 "Planificarea" şi a standardului de control intern nr. 8 "Managementul
riscului", prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acţiunile analizate prin prisma resurselor de toate
categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a măsurilor de limitare a
efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă şi legalitate impuse, puse în corelaţie şi într-o
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 62
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
- se vor urmări identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu activitatea procedurată,
precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile
şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea;
- se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a desfăşurării
lor, iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenţiei în proces;
- în tabelul de la pct. 9 din modelul de procedură operaţională, compartimentele (posturile) au
fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, . . ., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, . . ., iar
responsabilităţile/răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul de la pct. 7.2, unde: E =
elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de
exemplu, că operaţiunea a este o operaţiune de elaborare E, care revine compartimentului I;
operaţiunea c este o operaţiune de aprobare A, în răspunderea postului III; acţiunea f este o
acţiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.
ANEXA nr. 2A
(anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
Entitatea publică . . . . . . . . . .
Compartimentul . . . . . . . . . .
Cauzele
care Risc inerent Data Risc rezidual
Obiective/ Strategia
Riscul favorizează ultimei
activităţi adoptată
apariţia Probabilitate Impact Expunere revizuiri Probabilitate Impact Ex
riscului
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ANEXA Nr. 2B
(anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
Entitatea publică . . . . . . . . . .
Departamentul (Direcţia) . . . . . . . . . .
..........
..........
Cod: PS/PO . . . . . . . . . .
Ediţia . . . . . . . . . .
Revizia . . . . . . .
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei
în cadrul ediţiei procedurii formalizate
. . . . . Revizia 1
2.n. . . . . . . . . . .
. . . . . alte scopuri
3.n. . . . . . . . . . .
Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PS/PO Procedura formalizată
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
..... .......... ..........
n .......... ..........
8.1. Generalităţi
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate
8.2.3. Circuitul documentelor
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
8.3.2. Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
Compartimentul
Nr. ........
(postul)/acţiunea I II III IV V VI
crt. ..
(operaţiunea)
........
0 1 2 3 4 5 6
..
1. a E
2. b V
3. c A
4. d Ap.
5. e Ap.
6. f Ah.
.... .......... ...
n z .......
11. Cuprins
Numărul
componentei
în cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate Pagina
procedurii
formalizate
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,
după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,
revizia din cadrul ediţiei procedurii formalizate
4. Scopul procedurii formalizate
5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate
6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
8. Descrierea procedurii formalizate
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
10. Anexe, înregistrări, arhivări
11. Cuprins
b.1.1) Datele de identificare din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu modificările
cerute de rubrici, acolo unde este cazul.
b.1.2) Denumirea procedurii formalizate şi codul acesteia se stabilesc în cadrul fiecărei entităţi
publice şi trebuie să reflecte activitatea procedurată şi locul acesteia în sistemul de codificare utilizat.
b.1.3) Ediţiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activităţii
procedurate, determină revizia sau, după caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura formalizată
respectivă.
b.1.5) În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii.
b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate (componenta 1):
- responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaţiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de
decizie internă a conducătorului entităţii publice;
- când una sau mai multe dintre operaţiuni se realizează, conform deciziei, de către un grup sau o
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 69
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
comisie, în listă se cuprind toţi membrii grupului sau ai comisiei.
- se cuprind, în ordine cronologică, toate ediţiile şi, respectiv, reviziile în cadrul ediţiilor;
- când se realizează o nouă ediţie a procedurii formalizate, coloanele nr. 2 şi 3 privind componenta
revizuită, precum şi modalitatea reviziei nu se completează;
- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveşte acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii formalizate;
- la fixarea datei de la care se aplică prevederile noii ediţii sau revizii (coloana nr. 4) se are în
vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea şi studierea acesteia de către aplicatori.
b.2.3) Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,
revizia din cadrul ediţiei procedurii formalizate (componenta 3):
- această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii publice, astfel încât
la fixarea şi definirea activităţii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activităţi (pct. 5.2 şi 5.3) sau la
precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă (pct. 5.4) să fie eliminată orice
situaţie de suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a
procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, de atribuţii pentru care nu au fost fixate
responsabilităţi etc.;
- de exemplu, în cazul unei proceduri formalizate privind raportarea numărului de personal şi a
veniturilor salariale se recomandă:
• prezentarea activităţii de raportare a datelor privind numărul de personal şi veniturile
salariale ale acestuia (pct. 5.1);
• delimitarea acesteia, în special de alte activităţi de raportare, cum ar fi cele financiare, cele
privind achiziţiile etc. (pct. 5.2);
• nominalizarea activităţilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de
întocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activităţi furnizoare de informaţii către activitatea de
raportare a numărului de personal şi a veniturilor salariale, sau nominalizarea activităţii de elaborare a
rapoartelor de sinteză, pe ansamblul entităţii publice, care se bazează pe informaţiile primite de la
activitatea procedurată (pct. 5.3);
• nominalizarea, ca furnizor/furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atribuţii/sarcini de
organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a direcţiilor/serviciilor la nivelul cărora se întocmesc
pontajele, a compartimentului/ persoanei care elaborează statele de salarii etc. sau a compartimentului de
sinteză, ca beneficiar de informaţii. Se nominalizează ca fiind implicate în procesul activităţii
persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenţei personalului şi a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia
(pct. 5.4).
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 70
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
b.2.6) Cu privire la Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
(componenta 6):
- se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin
cunoscuţi; prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor, pot conduce la confuzii etc.;
- se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte
termenul în cauză;
- se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.)
utilizaţi cu mai mare frecvenţă în textul procedurii şi/sau care, în urma acestei acţiuni, permit o înţelegere şi
utilizare mai uşoară a procedurii;
- se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul de la pct. 7.1,
cât şi abrevierile termenilor în tabelul de la pct. 7.2 să fie aceea dată de prima apariţie în textul procedurii
formalizate a termenului definit sau abreviat, după caz;
- în tabelele de la pct. 7.1 şi 7.2 din modelul de procedură formalizată au fost definiţi şi,
respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model.
b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii formalizate (componenta 8):
- această componentă reprezintă, în fapt, esenţa procedurii. În acelaşi timp, este şi acea
componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi.
Componenta este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea
respectivă în cadrul entităţii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de
dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesională a salariaţilor şi, nu
în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemului de management financiar şi control. Cele câteva
puncte şi subpuncte, enumerate la această componentă în prezentul model de procedură, recomandă una
din multitudinea de posibilităţi de descriere a acestei componente;
- la "Generalităţi" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile
activităţii.
Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii formalizate,
cum ar fi cele legate de scopul procedurii formalizate (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul
de aplicare a procedurii formalizate (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referinţă
aplicabile activităţii procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri privind
activitatea de aprovizionare, la "Generalităţi" se poate menţiona că aceasta urmăreşte descrierea clară a
produsului/serviciului de achiziţionat, verificarea şi aprobarea documentelor utilizate în procesul de
aprovizionare, relaţiile cu furnizorii/prestatorii, recepţia produsului/serviciului aprovizionat,
păstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activităţii,
cum ar fi: transparenţa, egalitatea şanselor potenţialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparţialitatea,
confidenţialitatea etc.;
- la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar şi
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 71
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare (check - lists) etc., care furnizează informaţii necesare
derulării activităţii, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele obţinute
altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie actualizate, utile, precise, uşor de examinat,
disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor şi terţilor, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 şi 8.2.3 au
mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în funcţie de
amploarea, volumul, diversitatea şi complexitatea documentelor respective;
- la "Lista şi provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în vedere nominalizarea
tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor de
identificare, dacă este cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În această listă se nominalizează şi
documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor sau, prin colaborare,
între compartimentele entităţii publice;
- la "Conţinutul şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în forma completă,
anexând la procedură modele ale documentelor, instrucţiuni de completare ale acestora şi menţiuni
referitoare la rolul lor;
- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care trebuie să
circule documentele în procesul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează în legătură
cu documentul respectiv la fiecare compartiment/persoană pe la care circulă. Este necesar ca circuitul
documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entităţii publice.
Se recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului documentelor;
- pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse materiale
(subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menţionat
că structura resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea la care ne referim, la unele activităţi resursa
necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori
combinaţii ale acestora;
- subpct. 8.3.1 "Resurse materiale" se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune, rechizite,
linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă,
posibilităţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altă natură, dacă specificul activităţii o
impune. De exemplu, în cazul unei entităţi publice cu activitate de teren intensă, cu deplasări auto frecvente,
activitatea de transport capătă o conotaţie distinctă, iar procedura operaţională aferentă, la resursa materială,
va trebui să reflecte parcul auto, fapt care, în acest caz, va da greutate sporită acestui tip de resursă, în
comparaţie cu resursa umană sau financiară;
- subpct. 8.3.2 "Resurse umane" fixează compartimentul/ compartimentele şi/sau
persoana/persoanele din cadrul entităţii publice care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de
serviciu, în realizarea activităţii procedurate;
- subpct. 8.3.3 "Resurse financiare" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor
de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării activităţii, acoperirea
contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat în
activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activităţi.
De exemplu, în situaţia unei activităţi de achiziţie, resursa financiară trebuie să reflecte sumele din buget
aferente programului de achiziţii al entităţii publice;
- pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în procedură,
numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea activitate;
- subpct. 8.4.1 "Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii" se sprijină, pe de o parte, pe
acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 9, "Responsabilităţi şi
răspunderi în derularea activităţii", iar, pe de altă parte, pe o bună cunoaştere şi stăpânire a cerinţelor
generale şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 6 - Planificarea şi a Standardului
de control intern nr. 8 - Managementul riscului, prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acţiunile analizate prin
prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a măsurilor de
limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă şi legalitate impuse, puse în corelaţie şi într-o
succesiune logică şi cronologică, constituie, în fapt, instrumentul de planificare cuprins în procedura pentru
activitatea analizată;
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 72
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
- subpct. 8.4.2 "Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii" reflectă programul de zi cu zi al
compartimentului/ persoanei implicate în realizarea activităţii, în care acesta/ aceasta uzează de toate
instrumentele specifice şi acţionează corespunzător prevederilor din procedură şi, în special, celor din
instrumentul de planificare a activităţii. Se recomandă cuprinderea în procedură, sub formă tabelară, a
modului de operare, unde pe verticală se pot cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu activitatea
respectivă, iar pe orizontală se precizează intrările de informaţii (de la cine? ce?), operaţiunile,
acţiunile/prelucrările, completările etc., ce au loc faţă de datele intrate, instrumentele utilizate în acest
scop, ieşirile de rezultate (care? către cine? etc.);
- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activităţii" poate fi orientat către mai multe direcţii, de
exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanţă asociaţi activităţii; furnizarea datelor
şi informaţiilor cu privire la rezultatele activităţii către beneficiarii acestora; identificarea măsurilor de
îmbunătăţire etc.
b.2.9) Cu privire la Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii (componenta 9):
- se vor urmări identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu activitatea
procedurată, precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile
şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea;
- se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a
desfăşurării lor, iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenţiei în proces;
- în tabelul de la pct. 9 din modelul de procedură, compartimentele (posturile) au fost
simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, . . ., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, . . ., iar responsabilităţile/
răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul de la pct. 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A =
aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de exemplu, că operaţiunea a este o operaţiune de
elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea c este o operaţiune de aprobare A, în răspunderea
postului III; acţiunea f este o acţiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.
- este necesar ca procedura să cuprindă, în anexe, toate instrumentele relevante, prezentate în cadrul
celorlalte componente ale acesteia şi care sunt aplicabile în realizarea activităţii;
- pentru o mai bună ordonare şi evidenţă a anexelor, se recomandă întocmirea tabelului prezentat
la componenta 10.
(anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[
Entitatea publică . . . . . . . . . .
Aprobat
Preşedintele structurii,
..........
(numele,
prenumele/funcţia/semnătura/data)
SITUAŢIE CENTRALIZATOARE
semestrială/anuală privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control
intern/managerial
la data de1) . . . . . . . . . .
CAPITOLUL I
Informaţii generale2)
1. Entităţi publice X X
subordonate/în coordonare
2. Entităţi publice în care s-a
constituit structura cu
atribuţii de monitorizare,
coordonare şi îndrumare
metodologică a sistemului
de control intern/managerial
3. Entităţi publice în care s-a
elaborat şi aprobat
programul de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial
4. Entităţi publice care şi-au
stabilit obiectivele generale
5. Obiective generale stabilite
de către entităţile publice de
la pct. 4
6. Entităţi publice care şi-au
inventariat activităţile
procedurabile
7. Activităţi procedurabile
inventariate de către
entităţile publice de la pct. 6
8. Entităţi publice care au
elaborat proceduri
9. Proceduri elaborate de către
entităţile publice de la pct. 8
10. Entităţi publice care au
elaborat indicatori asociaţi
obiectivelor specifice
11. Indicatori asociaţi
obiectivelor specifice de
către entităţile publice de la
pct. 10
12. Entităţi publice care au
identificat, analizat şi
gestionat riscuri
13. Riscuri înregistrate în
Registrul riscurilor de către
entităţile publice de la pct.
12
CAPITOLUL II
Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor
autoevaluării la data de 31 decembrie 20 . . . 3)
- cap. I "Informaţii generale" se întocmeşte semestrial de către toate entităţile publice şi se transmite
Secretariatului General al Guvernului - Direcţia de control intern managerial şi relaţii
interinstituţionale, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, numai de către
instituţiile publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat,
bugetului asigurărilor sociale de stat şi al bugetului oricărui fond special; data situaţiei este, după
caz, 30 iunie sau 31 decembrie a anului de raportare;
- cap. II "Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor
autoevaluării", se întocmeşte anual, data situaţiei fiind 31 decembrie, şi se transmite până la data de
20 februarie a anului următor pentru anul precedent.
- abrevierile "I", "PI" şi "NI", corespunzătoare coloanelor 2 - 10, au următoarele semnificaţii: "I" -
implementat; "PI" - parţial implementat; "NI" - neimplementat;
ANEXA Nr. 3
(anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
SITUAŢIA CENTRALIZATOARE
privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 1) . . .
.......
CAPITOLUL I
Informaţii generale2)
CAPITOLUL II
Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor
autoevaluării la data de 31 decembrie 20 . . . . . . . . . . 3)
din care:
Numărul de
Entităţi
entităţi publice
publice
subordonate/ Observaţii
Denumirea standardului de control care Aparat propriu
raportează:
în coordonare
I PI NI I PI NI I PI NI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
I. Mediul de control
Standardul 1 - Etica şi integritatea
Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini
Standardul 3 - Competenţa, performanţa
Standardul 4 - Structura organizatorică
II. Performanţe şi managementul riscului
Standardul 5 - Obiective
Standardul 6 - Planificarea
Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
Standardul 8 - Managementul riscului
III. Activităţi de control
Standardul 9 - Proceduri
Standardul 10 - Supravegherea
Standardul 11 - Continuitatea activităţii
Elaborat:
..........
Secretarul Comisiei de monitorizare.
- cap. I "Informaţii generale" se transmite semestrial până la data de 25 a lunii următoare fiecărui
semestru încheiat;
- cap. II "Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor
autoevaluării la data de 31 decembrie 20. . ." se transmite anual, până la data de 20 februarie a anului
următor pentru anul precedent.
- abrevierile "I", "PI" şi "NI", corespunzătoare coloanelor 2 - 10, au următoarele semnificaţii: "I" -
implementat; "PI" - parţial implementat; "NI" - neimplementat;
- coloanele 8 - 10 se completează de ordonatorul principal de credite, prin cumularea informaţiilor
conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4.2 la Instrucţiuni, "Situaţia sintetică a rezultatelor
autoevaluării", prevăzute în anexa nr. 4 la ordin.
Aceste informaţii sunt transmise de entităţile publice direct subordonate ordonatorului principal de
credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit inclusiv pentru entităţile aflate în subordine) sau,
după caz, terţiari de credite, precum şi de entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal
de credite.
(anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
|[
ANEXA Nr. 4
(text original în vigoare până la 12 aprilie 2016)
INSTRUCŢIUNI
privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control
intern/managerial
ANEXE
1. Prevederi generale
1.1. În conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind
controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează, anual, un raport asupra sistemului de control
intern/managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit formatului prevăzut în anexa nr. 4.3,
care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni.
1.2. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul
entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial şi este documentul prin care entităţile
publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului
asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Secretariatului General al
Guvernului informaţiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.
1.3. Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la sistemul de control
intern/managerial al entităţii, existent la data închiderii exerciţiului financiar.
Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi
constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern/managerial,
controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de
audit extern.
1.4. În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune programarea şi efectuarea de
către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de
control intern/managerial.
Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice poate recurge la capacitatea de consiliere
a compartimentului de audit intern, în condiţiile prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 1.086/2013 pentru
aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, dar şi a altor structuri cu
rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern/managerial.
1.5. Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă de cel puţin 5 ani
documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemului de control intern/managerial
propriu şi pe cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.
2. Conţinutul raportului
2.1. Formatul de raport cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze
conducătorul entităţii publice.
2.2. Conducătorul entităţii publice poate include în raport şi alte informaţii referitoare la anumite
elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi:
3.1. Raportul se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenţei sau de către
titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în conformitate cu principiul responsabilităţii
manageriale.
3.2. Raportul conducătorului entităţii publice se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se
prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.
3.3. Au obligaţia de a prezenta Secretariatului General al Guvernului - Direcţia de control intern
managerial şi relaţii interinstituţionale rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai
conducătorii entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de
stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.
SUMAR:
Compartiment . . . . . . . . . .
Conducător de compartiment,
..........
(numele, prenumele,
funcţia/semnătura/data)
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE
a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial
La nivelul
Răspuns şi explicaţii2) compartimentului
Criterii generale de evaluare a stadiului standardul este4):
implementării standardului1)
Explicaţie asociată
Da/Nu3) I/PI/NI
răspunsului
1 2 3 4
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 - Etica şi integritatea
A fost comunicat personalului un cod de conduită,
care stabileşte reguli de comportament etic în
realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât
personalului de conducere, cât şi celui de execuţie
din cadrul compartimentului?
Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se
aplică un sistem de monitorizare a respectării
normelor de conduită?
Standardul 6 - Planificarea
Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să
asigure activităţile necesare realizării obiectivelor
specifice compartimentului?
În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt
stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în
resursele repartizate?
Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi
activităţilor compartimentului cu cele ale altor
compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi
coerenţei acestora?
Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare
a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi
obiectivelor specifice?
Indicatorii cantitativi şi calitativi, asociaţi
obiectivelor specifice, sunt măsurabili, specifici,
accesibili, relevanţi şi stabiliţi pentru o anumită
durată în timp?
Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o
reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi
obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor
cuvenite?
Standardul 8 - Managementul riscului
Sunt identificate şi evaluate/reevaluate principalele
riscuri, proprii obiectivelor compartimentului şi
activităţilor derulate în cadrul acestuia?
Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor
identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din
cadrul compartimentului?
Este asigurată completarea/actualizarea registrului
riscurilor?
III. ACTIVITAŢI DE CONTROL
Standardul 9 - Proceduri
Pentru activităţile proprii au fost
elaborate/actualizate proceduri operaţionale?
Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a
operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de
persoane diferite?
În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe
deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite,
se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel
corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?
Standardul 10 - Supravegherea
- implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-
a răspuns cu "Da";
- parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin două dintre criteriile generale de evaluare aferente
standardului s-a răspuns cu "Da";
- neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente
standardului s-a răspuns cu "Nu".
Aprobat
Preşedintele structurii,
..........
(numele/prenumele/funcţia/semnătura/data)
SITUAŢIA SINTETICĂ
a rezultatelor autoevaluării
Elaborat:
RAPORT
asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 decembrie 20 . . .
În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
subsemnatul . . . . . . . . . . (numele şi prenumele), în calitate de . . . . . . . . . . (denumirea funcţiei de
conducător al entităţii publice), declar că . . . . . . . . . . (denumirea entităţii publice) dispune de un sistem
de control intern/managerial ale cărui concepere şi aplicare . . . . . . . . . . (permit/permit parţial/nu permit)
conducerii . . . . . . . . . . (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă că
fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost utilizate în
condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.
Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra
sistemului de control intern/managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.
Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii
manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia aferentă
autoevaluării sistemului de control intern/managerial, deţinută în cadrul . . . . . . . . . . (denumirea entităţii
publice), precum şi în rapoartele de audit intern şi extern.
Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi
prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/ managerial, aprobate prin Ordinul secretarului
general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor
publice.
Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31 decembrie 20 . . . . . . . . . ., sistemul de
control intern/managerial al . . . . . . . . . . (denumirea entităţii publice) este . . . . . . . . . . (conform/parţial
conform/neconform) cu standardele cuprinse în Codul controlului intern/managerial.
Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului . . . . . . .
. . . (principal/secundar) de credite de către ordonatorii . . . . . . . . . . (secundari şi/sau terţiari) de credite,
direct subordonaţi, rezultă că:
..........
(funcţia)
(numele şi prenumele)
(semnătura şi ştampila)
NOTĂ:
Declaraţiile conducătorului entităţii publice trebuie să fie corelate atât între ele, cât şi cu
conţinutul anexei nr. 3 la ordin şi al anexelor nr. 4.1 şi nr. 4.2 la instrucţiuni.
ANEXA Nr. 4
(anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
INSTRUCŢIUNI
privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 93
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
managerial
ANEXE
1. Prevederi generale
1.1. În conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind
controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează, anual, un raport asupra sistemului de control
intern managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit formatului prevăzut în anexa nr. 4.3,
care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni.
1.2. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul
entităţii publice cu privire la sistemul de control intern managerial şi este documentul prin care entităţile
publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului
asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Secretariatului General al
Guvernului informaţiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.
1.3. Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la sistemul de control
intern managerial al entităţii, existent la data închiderii exerciţiului financiar.
Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi
constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern managerial,
controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de
audit extern.
1.4. În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune programarea şi efectuarea de
către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de
control intern managerial.
Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice se recomandă să recurgă la capacitatea de
consiliere a compartimentului de audit intern, în condiţiile prevederilor Hotărârii Guvernului nr.
1.86 /2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, dar şi
a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern
managerial.
Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern managerial al entităţii se realizează prin
programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni:
1.5. Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă de cel puţin 5 ani
documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemului de control intern managerial
propriu şi pe cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.
2. Conţinutul raportului
2.1. Formatul de raport cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze
conducătorul entităţii publice.
2.2. Conducătorul entităţii publice poate include în raport şi alte informaţii referitoare la anumite
elemente ale sistemului de control intern managerial propriu, cum ar fi:
3.1. Raportul asupra sistemului de control intern managerial se aprobă prin semnarea acestuia de către
titularul de drept al competenţei sau de către titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în
conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale.
3.2. Raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă organului ierarhic superior la
termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.
3.3. Au obligaţia de a prezenta Secretariatului General al Guvernului - Direcţia de control intern
managerial şi relaţii interinstituţionale rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai
conducătorii entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de
stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.
SUMAR:
Compartiment . . . . . . . . . .
Conducător de compartiment,
..........
(numele, prenumele, funcţia/semnătura/data)
CHESTIONARUL DE AUTOEVALUARE
a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial
La nivelul
compartimentului
Răspuns şi explicaţii 2)
Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardul este
3):
standardului 1)
Explicaţie asociată
Da/Nu 4) I/PI/NI
răspunsului
1 2 3 4
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 - Etica şi integritatea
A fost comunicat personalului un cod de conduită,
care stabileşte reguli de comportament etic în
realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât
personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din
cadrul compartimentului?
Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică
un sistem de monitorizare a respectării normelor de
conduită?
În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul
de compartiment a întreprins cercetările adecvate în
scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se
impun?
Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini
Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele
elaborate/actualizate privind misiunea entităţii,
regulamentele interne şi fişele posturilor?
Au fost identificate şi inventariate funcţiile considerate
ca fiind în mod special expuse la corupţie?
Au fost luate măsuri de control adecvate şi suficiente
pentru administrarea şi gestionarea funcţiilor
sensibile?
Standardul 3 - Competenţa, performanţa
Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile
necesare în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor
asociate fiecărui post?
Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii
profesionale a personalului?
- implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-
a răspuns cu "DA";
- parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente
standardului s-a răspuns cu "NU";
- neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente
standardului s-a răspuns cu "NU".
4) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor neaplicabile unui anumit compartiment,
în coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de evaluare al acelui standard,
prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului". La nivelul unui
compartiment pot fi considerate neaplicabile numai standardele: 14 "Raportarea contabilă şi financiară" şi
16 "Auditul intern", cu respectarea condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile.
SITUAŢIA SINTETICĂ
a rezultatelor autoevaluării
Elaborat:
..........
Secretarul Comisiei de monitorizare
RAPORT
asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20. . .
În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern
managerial şi control financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
subsemnatul . . . . . . . . . . (numele şi prenumele), în calitate de . . . . . . . . . . (denumirea funcţiei de
conducător al entităţii publice), declar că . . . . . . . . . . (denumirea entităţii publice) dispune de un sistem
de control intern managerial ale cărui concepere şi aplicare . . . . . . . . . . (permit/permit parţial/nu permit)
conducerii . . . . . . . . . . (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă că
fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost utilizate în
condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.
Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra
sistemului de control intern managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.
Sistemul de control intern managerial . . . . . . . . . . (cuprinde/cuprinde parţial/nu cuprinde) mecanisme
de autocontrol, iar aplicarea măsurilor privind creşterea eficacităţii acestuia . . . . . . . . . . (are/nu are) la
bază evaluarea riscurilor.
În acest caz, menţionez următoarele:
Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii
manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia aferentă
LexNavigator(TM) - Copyright © UltraTech Group Pagina 102
Ordin 400 12-06-2015 Secretariatul General al Guvernului Activ important UTG colectie republicari 2 26-mai.-2016
se aplica de la: 26-mai.-2016 - Text mestesugit de UltraTech Group
..........
(funcţia)
(numele şi prenumele)
(semnătura şi ştampila)
NOTĂ:
Declaraţiile conducătorului entităţii publice trebuie să fie corelate atât între ele, cât şi cu
conţinutul anexei nr. 3 la ordin şi anexelor nr. 4.1 şi 4.2 la instrucţiuni.
(anexă înlocuită prin art. I pct. 10 din Ordinul S.G.G. nr. 200/2016, în vigoare de la 12 aprilie 2016)
1. 12 aprilie 2016 - Ordinul S.G.G. nr. 200/2016 privind modificarea şi completarea Ordinului
secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entităţilor publice, publicat în Monitorul Oficial nr. 275 din 12 aprilie 2016.
2. 26 mai 2016 - Ordinul S.G.G. nr. 530/2016 privind modificarea şi completarea Ordinului
secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern
managerial al entităţilor publice, publicat în Monitorul Oficial nr. 401 din 26 mai 2016.