INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

DEL PROYECTO

MARIANO LEVIS CRUZ

ANGEL LILIANA LOPEZ MORENO
LUIS ANGEL CARVAJAL RUIZ
FERNEY SNEYDER MONCADA MUÑOZ

ENERO 2018

SENA
CENTRO DE GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS DE
LA INFORMACION
FASE 1- IDENTIFICACION
 2

DEDICATORIA

Dedico este trabajo al centro de gestión de mercados, logística y tecnologías de la

información.
 3
AGRADECIMIENTOS

Gracias al centro de gestión de mercados, logística y tecnologías de la información

y al grupo de instructores a cargo, por su constante apoyo y acompañamiento durante
la formación.
 4
TABLA DE CONTENIDOS

Dedicatoria ...................................................................................................... 2
Agradecimientos ............................................................................................ 3
Formulación del proyecto ............................................................................ 5
Requerimientos ........................................................................................... 6
Objetivos de la recolección de datos............................................................ 7
Stakeholders involucrados en el proceso. .................................................... 8
Identificación de la técnica de recolección de datos . .................................. 9
Instrumentos de recolección ...................................................................... 10
Bibliografia .................................................................................................. 11
 5

FORMULACION DEL PROYECTO

El proyecto “Sistema de gestión y facturación” se desarrollará para la empresa

CONSTRUCTORES Ltda, ubicada en la ciudad de Sevilla valle; como una solución
a los procesos administrativos y de gestión contable de la empresa que a
continuación de describen.

La empresa CONSTRUCTORES Ltda, que distribuye materiales de construcción a

diferentes partes de la región actualmente realiza sus inventarios, contabilidad y
facturaciones de manera manual y por lo tanto lleva sus registros contables y de
nómina en facturas de papel, lo cual hace vulnerable su sistema de control a perdida
de documentos y deterioro de los mismos, afectando sus resultados contables y
presupuestales.

Los procesos manuales también representan pérdida de tiempo puesto que los
inventarios, revisión de documentación para balances mensuales, gestión de pedidos
y distribución toman tiempo al personal de planta.

Otro punto importante es que la empresa que efectúa sus labores desde el año 2009
está expandiendo sus actividades con proyección a distribuir sus productos a otras
partes del país. Por ello se hace necesario desarrollar un sistema de información que
sistematice y gestione en una base de datos y una interfaz gráfica fácilmente
accesible por los administrativos, todos los procesos contables, de inventario,
facturación y también nominales; y así administrar mucho mejor el tiempo, su
personal, productos y control sobre todos sus procesos pertinentes.
 6
REQUERIMIENTOS

Se requiere dar solución a los problemas de perdida de información por el deterioro

natural de los elementos usados para realizar facturas, nóminas y contabilidad de la
empresa.

También se solicita un mayor control sobre los materiales almacenados en bodega;

como su cantidad, entrada, salida además de los datos de los proveedores y clientes,
lugares a donde son distribuidos y una administración sistematizada de la
contabilidad. Y también la posibilidad gestionar e imprimir las facturas con los datos
necesarios.

En conclusión, el sistema de facturación requerido debe cumplir las especificaciones

y además garantizar al máximo la integridad de la información de la empresa.

Para ello se hace necesario:

a. Establecer los objetivos de la recolección de datos.

b. Identificar los stakeholders involucrados en el proceso.

c. Identificar la técnica de recolección de datos, de acuerdo con el objetivo

propuesto.

d. Elaborar los instrumentos de recolección necesarios para el levantamiento de

información.
 7

OBJETIVOS DE LA RECOLECCION DE DATOS

Dada la situación de la empresa CONSTRUCTORES Ltda. Se hace necesario

dar solución a los inconvenientes de perdida de información por usar papelería
como elemento principal en todos los registros de facturación, perdida de
tiempo en procesos manuales de facturación y contabilidad y conocimiento de
los materiales almacenados, los que salen, y entran. Para ello es necesario
identificar elementos claves en los procesos de CONSTRUCTORES y recopilar
datos de ellos para así tener información confiable, tales datos hacen referencia
a:

 Datos de las instalaciones y la infraestructura de la empresa.

 Datos de los jefes inmediatos en la empresa, que a su vez serán los que
tengan acceso al sistema de información y facturación.
 Datos de los empleados en general de CONSTRUCTORES Ltda.
 Datos los materiales de construcción y demás con lo que la empresa
comercia en la región.
 8

STAKEHOLDERS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO

Los stakeholders involucrados en la empresa CONSTRUCTORES, deben ser

plenamente identificados para hacer una correcta recolección y análisis de datos
con las que se desarrollará el sistema de información que dará solución a los
problemas de gestión y facturación en esta empresa. Teniendo en cuenta que los
stakeholders de la empresa CONSTRUCTORES Ltda, son aquellos que
participan de una u otra manera en el todas las actividades que realiza la empresa
en la región. Pues podemos destacar a los Jefes de la empresa, el gerente y los
administrativos como los principales involucrados, ya que ellos a fin serán los
que tendrán la responsabilidad de gestionar la información del sistema de
facturación implementado en su empresa; los administrativos tendrán mayor
contacto con este sistema ya que en su rol y responsabilidad ellos a diario usaran
este sistema de facturación, introduciendo información de entrada de materiales,
salida de los mismos, almacenamiento, nóminas de empleados, contabilidad de
la empresa y perdidas en caso de presentarse.
 9

TECNICA DE RECOLECCION DE DATOS

La técnica de recolección de datos es lo que en definitiva garantiza el éxito o

fracaso en el desarrollo de la solución por medio del sistema de información y
facturación, por esta razón es menester hacer un correcto estudio y elegir la
mejor opción para garantizar que los datos recolectados y la posterior
información tengan las características necesarias (que sea exacta, completa,
económica, flexible, confiable, pertinente, simple, oportuna, verificable,
accesible y segura).

Teniendo en cuenta estos tópicos, consideramos para el desarrollo del sistema

de facturación en la empresa CONSTRUCTORES Ltda, que por las
características del proyecto el mejor método a utilizar se deriva de los
MÉTODOS INTERACTIVOS, ya que estos permiten un contacto directo con
las fuentes más confiables de información, como lo son los stakeholders, y
también porque permiten tener control de los datos, como la cantidad de datos
a recolectar y su importancia en el estudio.

Los métodos en cuestión que nosotros utilizaremos son las ENTREVISTAS Y

MÉTODO JAD.
En el caso de las entrevistas, estas se harán a los administrativos de la empresa,
pues son ellos quienes constantemente realizan estos procesos de facturación e
inventario y por ende se convierten en la fuente más confíale de información.

Para la recolección de los datos preparamos una serie de preguntas cerradas y

abiertas acerca de los procesos diarios en la empresa, como la información que
almacenan en sus registros tangibles, la manera en que llevan la contabilidad y
como operan sus empleados. También es imprescindible saber cuál es su
experiencia con las tecnologías a usar para el uso del sistema de facturación, ya
que ellos siendo responsables de este, deberán tener los conocimientos
necesarios para su correcto entendimiento y uso. Dentro de estas encuestas
también consideramos muy necesario hacer un espacio para observaciones de
los directivos, para que ellos nos digan si dentro del proyecto hay algunas
necesidades que no se hayan contemplado ya, y de esta manera hacer las
correcciones o adiciones necesarias.
 10

INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN

Los instrumentos de recolección de datos como ya mencionamos son los

correspondientes a los métodos interactivos como las entrevistas y el metido
JAD, puesto que tendiendo contacto directo con los principales implicados en
los procesos diarios de la empresa CONSTRUCTORES, se puede llegar a la
una información muy precisa que conlleve al conocimiento para dar solución a
sus inconvenientes. Se llevarán a cabo una serie de entrevistas a los directivos,
y otra al gerente además de una charla con algunos empleados para tomar nota
de datos importantes de como realizan sus actividades.

Con esto finalizaría la etapa de recolección de datos, dejando estos preparados

para su posterior análisis y demás etapas de desarrollo del software. Dando así
una vista preliminar de los beneficios de la implementación de este sistema de
facturación y la manera en cómo podría dar solución a la gestión de todos los
procesos en la empresa CONSTRUCTORES.
 11

BIBLIOGRAFIA

 GUÍA DIDÁCTICA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Cod. ADSI-P01-AP0101

 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.pdf

 INFOGRAFIAS - FASE IDENTIFICACIÓN - DATOS E

INFORMACION.pdf

 INFOGAFIAS - FASE IDENTIFICACION - RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN.pdf

 INFOGRAFIAS - FASE IDENTIFICACION - TENDENCIAS

TECNOLOGICAS.pdf