Pengertian Prosedur

 Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara
menjalankan suatu pekerjaan”
 Menurut Widjaja (1995 : 83) “Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling
berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang
tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut
proses tertentu”
 Sedangkan menurut Kamaruddin (1992 : 836 – 837) “Prosedur pada dasarnya adalah
suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan
prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari
suatu organisasi”.
 Sedangkan pengertian prosedur menurut Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa
“Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan
urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan
yang dilaksanakan berulang-ulang”.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan yang dimaksud
dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan
dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.

PENGERTIAN SOP

SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta
proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang
memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut
haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku.
Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses
pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang
seimbang.
SIMBOL-SIMBOL SOP

MANFAAT SOP
Manfaat yang didapat dengan pembuatan Standar Operasional Prosedur ini diantaranya:
1. Efisiensi Waktu, karena semua proses menjadi lebih cepat ketika pekerjaan itu sudah
terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis. Semua kegiatan karyawan
sudah tercantum dalam SOP sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan selama
masa kerja.
2. Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen
dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.
3. Kesungguhan karyawan dalam memberikan pelayanan, terutama terhadap konsistensi
waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Ini merupakan standardisasi bagaimana
seorang karyawan menyelesaikan tugasnya.
4. Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan.
 5. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses
layanan. Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan SOP berarti dia memiliki nilai
kurang dalam melakukan layanan.
6. Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat
suatu perubahan sistem.
7. Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas ketika
diadakan audit. SOP yang valid akan mengurangi beban kerja. Bersamaan dengan itu
dapat juga meningkatkan comparability, credibility dan defensibility.
8. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari.
9. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang
pegawai dalam melaksanakan tugas.

TEHNIK PENYUSUNAN SOP

Setelah mengetahui apa itu SOP dan tujuan serta manfaat SOP, maka selanjutnya adalah
tahapan dalam menyusun SOP. Tahapan-tahapan ini harus dipahami terlebih dahulu sebelum
menyusun SOP yang diinginkan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam menyusun SOP:

 Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik kualitatif maupun

kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan tanya-jawab (interview)
dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.
 Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan
dibuat.
 Gunakan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja
mendekati efektif.
 Gunakan setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja (tools,
hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.
 Catat efisiensi waktu, biaya (cost) dan energy lainnya untuk kemungkinan sistem yang
akan digunakan.
  Sistem yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih dahulu dengan
Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima pendapat dan masukan.
Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer dan pihak-pihak lain yang terlibat.
 Buat terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada (jika
menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)
 Lakukan uji coba instrumen yang ada dengan draft SOP yang telah menjalani proses
pembahasan.
 Jika dirasa sudah mewakili alur proses yang sesungguhnya serta cukup efektif dan
efisien, maka minta persetujuan dari pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draft revisi
final atas SOP tersebut.
 Lakukan sosialisasi secara resmi kepada team terkait tas SOP baru tersebut yang akan di
terapkan. Beri jangka waktu untuk persiapan antara sosialisasi dengan waktu penerapan
SOP.

Bentuk-Bentuk SOP
SOP memiliki berbagai macam jenis/bentuk sesuai dengan sistem kerja yangdijelaskannya.
Bentuk-bentuk SOP itu sendiri dapat dibagi menjadi 4 jenis dengan bentuk yang berbeda:
1) Simple Steps
Simple steps berisi prosedur kerja yang sangat sederhana dan tidak terlalu terperinci,
biasanya SOP jenis ini digunakan hanya untuk situasi kerja dengan sedikit operator. SOP
jenisini tepat digunakan untuk prosedur kerja dengan sedikit pengambilan keputusan, dna
kurang darisepuluh langkah.

2) Hierarchical steps
Hierarchical steps lebih terinci daripada jenis-jenis SOP simple steps, dimana pada SOP
initerdapat kalimat dan terdapat sub-kalimat sehingga memudahkan operator untuk
memahaminya.Jenis SOP ini cocol untuk digunakan untuk prosedur yang cukup panjang,
yakni jika proses yangakan ditulis lebih dari 10 langkah, dan tidak mempunyai banyak
keputusan.
3) Graphic Format
Graphic format merupakan pengambangan dari SOP Hierarchical steps, dimana dalam
penulisannya SOP jenis ini menyertakan gambar-gambar atau diagram untuk
mempermudah pengertiannya. Grafik yang digunakan dapat menyederhanakan suatu
prosedur dari bentuk yang panjang menjadi lebih singkat. SOP jenis ini biasanya dipakai
untuk prosedur yang cukup panjang, yakni jika proses yang akan ditulis lebih dari 10
langkah. Dalam pembuatan SOP jenisini sebaiknya gunakan kalimat singkat yang dapat
membantu untuk menjelaskan maksud dari gambar atau diagram yang ada, dan jika
memungkinkan, gambar atau diagram yang digunakandapat mengilustrasikan tujuan dari
prosedur tersebut.

4) Flowchart
Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah proses dalam
pembuatan suatu keputusan, flowchart berisi pertimbangan, langkah-langkah dan juga
pengambilan keputusan dalam suatu prosedur kerja. Apabila dalam suatu prosedur
kerjadibutuhkan banyak pengambilan keputusan sebaiknya menggunakan flowchart
untuk mempermudah pengertian prosedur yang dilakukan, dimana didalam flowchart
akan dijelaskanlangkah-langkah mana yang harus dipilih dan apa yang harus dilakukan
setelah langkah tersebut diambil. Flowchart menggunakan symbol-simbol yang
mempresentasikan suatu tindakan.