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PREPARACIÓN DE OFERTAS Y
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PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN Y
PREPARACIÓN DE OFERTAS Y LEGALIZACIÓN DE
CONTRATOS

REV FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN

01-AGO-
0 RO AML AJSH Emisión
00

25-SEP-
1 RO AML AJSH Incluir observaciones de la Pre-Auditoria
00

01-ABR-
2 RO CCC AML Cambio de Formato y de Código
02
Se modifico el encabezado y algunas
21- DIC- definiciones para la integración de las
3 CAP FHS ASH
05 normas ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001
21 – DIC –
4 07
CAP FHS ASH Actualización de acuerdo a actividades

Cambio de Formatos
09-FEB-
5 LAM EMB ASH Se suprimió el Pago del impuesto de Timbre
10
al 0% a partir del año 2010
Según el decreto Ley 19 del 10 de Enero de
6 01-JUL-12 ABP GSH ASH 2012 Ley anti tramite el gobierno Nacional
Suprimió el diario único de Contratación

PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO X RECURSOS HUMANOS

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - HSEQ X BIENES E INMUEBLES

PROYECTOS INFORMÁTICA

SOLUCIONES X LOGÍSTICA

ECONÓMICO Y FINANCIERO AUDITOR INTERNO / ENTE CERTIFICADOR

COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades que se requieren coordinar para la presentación de

una Oferta, logrando que se incluyan todos los requisitos del pedido, de
acuerdo a los requerimientos de la Norma NTC-ISO 9001.

2. ALCANCE

Aplica para toda presentación y preparación de ofertas y legalización de

contratos que realice Montajes Morelco S.A.

3. DEFINICIONES

3.1 CLIENTE

El Receptor de un Producto suministrado por la Organización.

3.2 PROVEEDOR

Quien suministra un Producto a la Organización.

3.3 PROCESO

Un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforma

entradas en salidas.

3.4 OFERTA

Promesa que se hace de dar, cumplir o ejecutar una cosa. Propuesta para
contratar. Será motivo de procesar como Oferta aquellas solicitudes que
contengan una invitación formal por parte del Cliente y Pliego de
Condiciones.

3.5 PLIEGO

Documento en que constan las condiciones que rigen un Contrato.

3.6 ADENDO

Correspondencia que envía el Cliente para Aclaraciones, Adiciones o

Modificaciones al Pliego de condiciones inicialmente entregado para la
preparación de la Oferta.
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3.7 INSCRIPCIONES O PRECALIFICACIONES

Son procesos de selección adelantados por los Clientes para hacer un

registro de proveedores, una vez cumplidos una serie de requisitos.

3.8 LICITACION PUBLICA

Cuando la invitación la hace una entidad Pública mediante avisos de prensa

ó avisos en el portal de la página web del Cliente, en la que cualquier
persona natural, jurídica u otra figura pueden presentar oferta.

3.9 CONCURSO CERRADO

Cuando la invitación la hace una entidad Pública ó Privada con un grupo

definido de oferentes, de los cuales se pueden hacer asociaciones si el
Cliente así lo considera. Los concursos cerrados se derivan de las posibles
Inscripciones o Precalificaciones que el Cliente haya adelantado.

3.10 INVITACION DIRECTA

La invitación directa la hace el Cliente a un solo oferente cuando por alguna

circunstancia, ya sea técnica o de mercado sólo este cumpla con los
requisitos si así lo establece el Cliente.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 DIRECTOR DE LICITACIONES: Asegurar el cumplimiento de

los lineamientos establecidos en este procedimiento.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica

6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

6.1 GENERALIDADES

La Empresa establecerá con exactitud las necesidades del Cliente a través

del estudio detallado de los Pliegos de condiciones ó la invitación directa.
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Todas las solicitudes contarán con su correspondiente Cotización

plenamente documentada y preparada para el Cliente por la Empresa.

6.2 PROCEDIMIENTO

6.2.1 Procesos de Inscripción ó Precalificación

El Cliente mediante comunicación vía e-mail, prensa, página web,

teléfono ó fax hace el llamado a los posibles proveedores para que
apliquen en un banco de proveedores o un proceso en particular.

Una vez recibida la solicitud el Responsable de Licitaciones estudia las

condiciones y se identifican los requisitos que generalmente son:

 Existencia y representación Legal

 Requisitos Financieros
 Experiencia general y especifica
 Objeto
 Cerificados de Calidad y HSE
 Características de mercado
 Ubicación geográfica del proyecto

Se realiza la revisión de pliegos y se le presenta a la Gerencia, y se toma

la decisión de participar o no en el proceso de selección, una vez
verificado el cumplimiento de los indicadores que definan la capacidad
para participar.

Para la preparación de la documentación se elabora el índice,

identificando cada uno de los requisito, una vez recolectada toda la
información se hace el foliado, se edita con sus respectivas caratulas y
se hace el número de copias que se requieran.

Una vez completada la documentación en original y copias se hace la

coordinación de entrega en el sitio y hora definidos por el Cliente.

6.2.2 Preparación de Ofertas para Licitaciones Públicas

Cuando un Cliente por medio de su página web, aviso de prensa, e-mail,

teléfono ó fax hace la convocatoria, se hace la gestión para adquirir los
pliegos de condiciones. El Responsable de Licitaciones hace la revisión y
va consignando en el Formato FA-LC-001 Revisión de Pliegos, para poder
extractar las fechas y detalles importantes.
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Se elabora el índice los requisitos para la preparación de la

correspondiente oferta para la toma de decisión con el objetivo de definir
si participamos o no en el proceso, revisando los siguientes aspectos:

 Existencia y representación Legal

 Requisitos Financieros: se verifica con los estados financieros de la
compañía, si no se cumple se informa a la Gerencia para decidir si
se hace solicitud de cambio a los pliegos mediante comunicación
al Cliente, ya sea verbal o por escrito.
 Experiencia general y específica: se verifica con los certificados de
experiencia y apoyado con la Gerencia y los ingenieros de
proyectos se decide con cuales de ellos se cumple. De no cumplir
se hace solicitud de cambio a los pliegos mediante comunicación
al Cliente, ya sea verbal o por escrito.
 Objeto: Se revisa el objeto de la Licitación contra la razón social de
la Compañía, si aplica la Gerencia toma la decisión de continuar.
 Certificados de Calidad y HSE: Si son requeridos se anexa copia en
la documentación a entregar.
 Características de mercado: Se identifica el grupo de posibles
oferentes para establecer la competencia y las posibilidades de
conseguir un contrato, la Gerencia toma la decisión.
 Ubicación geográfica del proyecto: Dadas las condiciones
territoriales a nivel nacional, la Gerencia define si un determinado
sitio es óptimo para hacer presencia o no.

Dado el caso de que no se cumpla alguna de las condiciones anteriores,

la Gerencia toma la decisión de hacer algún tipo de asociación,
Consorcio ó Unión Temporal, según el Cliente establezca las condiciones.
Estas asociaciones logran reunir fuerzas para cumplir con las condiciones
que no se cumplan de manera individual.

La Gerencia es la que define en todos los casos las estrategias a seguir.

6.2.3 Identificación de los eventos de la Licitación

Cuando se inicia un proceso licitatorio o de oferta cerrada se identifican

los siguientes eventos que son de obligatorio cumplimiento:

 Reunión de aclaraciones: el Cliente establece el sitio, fecha y

hora para hacer esta reunión. Con estos datos se le informa a la
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Gerencia ó si el Responsable de Licitaciones tiene claro cual de los

ingenieros está cerca del sitio de reunión, lo programa y hace la
respectiva carta de autorización. Esta notificación se hace por
teléfono ó celular y se le envía por correo electrónico.

 Visita de obra: el Cliente establece el sitio, fecha y hora para

hacer esta visita. Con estos datos se le informa a la Gerencia ó si el
Responsable de Licitaciones tiene claro cual de los ingenieros está
cerca del sitio de reunión, lo programa y hace la respectiva carta de
autorización. Esta notificación se hace por teléfono ó celular y se le
envía por correo electrónico. En lo posible se deberá hacer una sola
carta para hacer la autorización a reunión aclaratoria y visita de
obra, así los sitios y personas autorizadas sean diferentes. Si el
cliente lo requiere se le envía con anticipación.

El responsable de asistir a la visita de obra deberá diligenciar el formato

FA-LC-009 Informe de Visita de Obra, indicando las condiciones del
sitio donde se ejecutarán los trabajos, así como los pormenores
expuestos en dicha visita y la reunión de aclaraciones.

 Cartas de intención: El Cliente define si mediante formato

determinado se hace una carta de intención de participación, en la
cual se manifiesta que nuestra compañía está interesada en
participar del proceso de selección. Si ha sido una invitación directa
y la Gerencia decide que no se participa, se hace una carta de
excusa explicando brevemente los motivos y se envía al cliente en
la fecha prevista de cierre y se guarda copia magnética en la
carpeta del proceso en el servidor.

 Compra de Pliegos: Si el Cliente es una entidad privada,

dependiendo de sus estamentos programa la venta de pliegos, para
lo cual indica el lugar, fecha y hora límite para la compra. Una vez
tomada la decisión de participación el responsable de Licitaciones
hace la solicitud de pago a la Directora Administrativa.

 Plazo para la elaboración de solicitudes de aclaración: El

cliente define la fecha y hora límites para la realización de las
solicitudes de aclaración, para lo cual se preparan las preguntas
técnicas y jurídicas del caso, si aplican, por cada uno de los
involucrados en la preparación de la oferta.

 Plazo para la presentación de oferta: el Cliente define el sitio,

fecha y hora para el cierre del proceso de selección. Si por alguna
circunstancia se advierte que el plazo no será suficiente, mediante
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comunicado se le solicita al Cliente una ampliación de plazo

prudente, explicando brevemente los motivos.

Los eventos enunciados anteriormente se deberán consignar en un

tablero de tal forma que sea visible y que permita la permanente
revisión de las fechas, para garantizar que no se deje de cumplir con
alguno de los requisitos. Adicionalmente, como registro se debe
diligenciar el formato FA-LC-004 Control de Ofertas, para recolectar
información adicional.

6.2.4 Identificación de las ofertas

Una vez se recibe la notificación para un proceso de selección, ya sea

publico o cerrado, el responsable de Licitaciones abre una carpeta en
físico, si así lo considera, y una carpeta en el disco duro del computador
de licitaciones, asignándole un consecutivo numerado así: COT - ### -
año (Ej; COT-175-11) Acompañado de alguna palabra clave para
identificar el proceso. Cuando hay cambio de año el consecutivo reinicia
y se cambia al nuevo año. En esta carpeta se guarda toda la información
recibida del cliente:

 Términos de Referencia
 Especificaciones técnicas
 Planos
 Minuta del contrato
 Anexos del proceso de selección
 Aclaraciones y adendas recibidos
 Correspondencia
 Solicitudes de cotización a proveedores
 Cotizaciones recibidas

Una vez que se tiene toda la documentación para iniciar a preparar la

oferta, se le informa a los encargados, para la preparación de la oferta
económica y oferta técnica, de acuerdo a lo previsto en el índice ya
creado, y se procede a hacer la recolección de los documentos.

7.2.5 Póliza de Seriedad de Oferta

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Cuando el Cliente solicita que la oferta incluya una póliza de seriedad de

oferta, esta deberá ser solicitada a la compañía corredora de seguros
definida previamente por la Gerencia y/o la indicada por el Cliente.

A dicha compañía se le enviará cuando aplique los siguientes

documentos, ya sea por correo electrónico, fax ó correo físico:

 Términos de Referencia
 Minuta del contrato
 Condiciones generales ó genéricas de la contratación, si así lo
tiene previsto el Cliente
 Clausulado General de Garantías, si así lo tiene definido el Cliente
 Otros documentos técnicos si así lo requiere la compañía de
seguros

Para la entrega de la garantía de seriedad se coordina para que la

entreguen en la Ciudad de Cali ó en Bogotá, dependiendo de las
características del proceso de selección.

Se le solicitará a la compañía de seguros la cotización de las garantías

futuras a fin de establecer en los costos de administración lo
correspondiente a garantías y seguros. La compañía corredora de
seguros deberá encargarse de todas las gestiones necesarias en calidad
de asesores, para que la garantía de seriedad sea aceptada por el
Cliente.

6.2.6 Preparación oferta económica

El ingeniero encargado de preparar los precios solicita el registro del

cuadro económico de los Items materiales y equipos y servicios
necesarios que apliquen al coordinador nacional de compras. Igualmente
prepara los costos de mano de obra, así como los costos de
administración para el cálculo del AIU. La oferta económica se deberá
preparar en el cuadro de precios enviado por el Cliente sin modificar
nada del mismo, ya que esto podría ser causal de descalificación.

Una vez terminada la oferta económica se presenta a la Gerencia para

su revisión, ajuste y aprobación.

6.2.7 Preparación de la documentación

Una vez realizado el índice de la oferta identificando los requisitos se

procede a recolectar todos los documentos necesarios, que
generalmente son:
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 Carta de presentación: Si el cliente entrega un formato determinado

para la carta de presentación de la oferta, se procede a diligenciarlo
en la papelería membreteada de la empresa. Si se decidió
previamente presentarse bajo la modalidad de Consorcio ó Unión
Temporal se hará un diseño del membrete con el nombre de dicha
asociación. Si el Cliente no establece un formato se indica en la Carta
de presentación condiciones como: Recursos a suministrar, Alcance de
los trabajos, Valor de la Oferta, Tiempo de Ejecución, Forma de Pago,
Validez de la Oferta, Garantías y Seguros, exclusiones si aplica.
 Abono de la oferta: si es requerido se adjunta copia de la matricula
profesional del ingeniero en la especialidad que establezca el Cliente.
 Certificado de existencia y Representación Legal: Se adjunta el
respectivo certificado en original
 Requisitos financieros: Se adjunta copia de los estados financieros y se
diligencia formato del cliente, si este lo ha enviado. Cada año el
departamento de Contabilidad actualiza la información financiera y
deberá entregar una copia al responsable de Licitaciones.
 Experiencia general y específica: se adjunta una relación de la
experiencia requerida y si el cliente lo solicita se anexan copias de las
certificaciones.
 Certificados: Si el Cliente lo solicita se adjuntan copia de los
certificados de QA/QC, que son los ISOS y el RUC
 Hojas de vida del personal directivo y supervisión, se adjunta si el
cliente lo solicita
 Características técnicas garantizadas de los equipos ofrecidos, si el
cliente los solicita, se traslada la solicitud al proveedor.

6.2.8 Revisión por la Gerencia

El Gerente revisa toda la Oferta y la firma, para realizar ajustes y

confirmar que se está ofertando de acuerdo a los requisitos del Cliente.

6.2.9 Entrega de la oferta

El Mensajero ó la persona que se asigne entrega la Oferta en el sitio,

fecha y hora indicadas por el Cliente. También puede ser que ésta se
envié por fax, e-mail ó correo, en tales casos se guarda la evidencia de
despacho y así cumplir con el cierre de la oferta.

6.2.10 Archivo de la documentación

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El responsable de Licitaciones organiza toda la documentación inherente

al proceso de preparación, organización y presentación de la Oferta en
un fólder ó A-Z, para dejar evidencia del proceso, hasta que se defina
quien es el adjudicatario del contrato. Si la compañía no sale favorecida
se guarda la copia y la documentación un tiempo prudencial y luego se
pasa la papelería a reutilizable.

6.2.11 Legalización de Contrato

Una vez seamos adjudicatarios favorecidos del contrato, el Cliente

notifica mediante correspondencia vía fax ó correo electrónico. Para la
legalización del contrato se deben cumplir por lo general, dependiendo
del Cliente, los siguientes pasos a realizar por el Responsable de
Licitaciones y Contratos:

 Acto de adjudicación: (depende del cliente), Mediante la cual el

Cliente después de analizar las propuestas toma de decisión de
adjudicación
 Carta de adjudicación: (depende del cliente) Es la comunicación
oficial con la que el Cliente notifica la adjudicación de un contrato.
 Revisión del contrato utilizando el formato FA-LC-005 Revisión de
Contratos - Hitos de Legalización.
 Elaborar índice: Para esto se evidenciará a través del formato FA-
LC-007 Índice del contrato para facilitar la búsqueda de la
información dentro del contrato.
 Garantías y Seguros: Una vez se tenga la minuta definitiva y
revisada se envía esta vía correo electrónico ó por correo físico
(según la disponibilidad) a la compañía corredora de seguros. Una
vez expedidas las garantías del contrato se hacen llegar al cliente
según sean las instrucciones de éste.
 Contrato Fiducia: Se solicita el contrato fiducia si aplica
 Una vez se cumplan esta serie de pasos, se entiende legalizado el
contrato, y simultáneamente los ingenieros designados por la
Gerencia para la Dirección y ejecución de los trabajos se encargarán
de seguir los siguientes pasos y enviar al Cliente cuando así los exija:

Hojas de vida del Equipo Mínimo de trabajo

Programa de Trabajo
Plan de Calidad
Plan de HSE
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Finalmente revisada toda la documentación anterior se programa una

reunión de arranque de obra con el Cliente y/ó la Interventoria designada
y se elabora el Acta de Inicio de los trabajos.

Durante el desarrollo de la obra se pueden presentar eventos como

ampliaciones de plazo, aumento en el valor del contrato ó acuerdos
mutuos entre la compañía y el Cliente, por lo que se deberán seguir los
pasos de legalización de contratos adicionales u otrosíes.

6.2.12 Liquidación del Contrato

Una vez terminado el contrato los ingenieros responsables de la

dirección de la obra se encargan de liquidar en común acuerdo con el
Cliente ó la interventoria delegada, generando un acta de terminación de
los trabajos (entrega técnica) y posteriormente el acta de liquidación,
que consiste en la entrega a paz y salvo por todo concepto.

Esta acta deberá ser entregada al responsable de Licitaciones y

contratos para que éste tramite los certificados finales de las garantías,
seguros y contrato fiduciario si lo hubo.

Una vez remitidas estas al Cliente, y revisadas se hace la aprobación

final y se da por terminado el contrato.

Se gestiona por parte de la Dirección de obra en coordinación con

Licitaciones y Contratos la consecución del certificado de Obra y/o
experiencia.

7. RECURSOS

7.1 PERSONAL

Gerente
Subgerente
Director Administrativo
Ingenieros de Obra
Responsable de Licitaciones y Contratos
Mensajero
Asesor Legal
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7.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

Computadores
Impresora
Fotocopiadora
Escáner
Fax
Sistemas de comunicación : PBX, Celular, e-mail
Cámara Fotográfica
Software
Papelería
Tablero y marcadores borraseco

8. ASPECTOS HSE

8.1 ASPECTOS DE SEGURIDAD

Verificar condiciones ergonómicas del puesto de trabajo (altura de silla,

descansa-pies, base para computador portátil, porta-mouse)
Realizar descansos periódicos con rutina de pausas activas
Verificar condiciones de iluminación en su puesto de trabajo

8.2 ASPECTOS AMBIENTALES

Implementación de las 4 R

1 R: REDUCIR: Gastar sólo lo necesario

2 R: REUTILIZAR: Sacar el máximo provecho a todo
3 R: RECUPERAR: Volver útil algo defectuoso
4 R: RECICLAR: Convertir material usado en materia prima
Clave: Separar en la fuente

9. REGISTROS
Formato Revisión de Pliego FA-LC-001
Formato Control de Ofertas FA-LC-004
Formato Revisión del Contrato / Hitos Legalización FA-LC-005
Formato Índice de Contrato FA-LC-007
Formato Informe de Visita de Obra FA-LC-009

10.ANEXOS
No aplica.