Equipe do Laboratório para Melhorias Contínuas

Para começar

Desenvolver gradualmente a equipe Antes de criar sua equipe Identifique um método, ou

para MC, você deve pensar na
interna é dar às pessoas o reconheci- necessária infra estrutura para
possibilitar os trabalhos. Sem
mento de sua importância na organi- esse preparo, corre-se o risco
zação e facilitar o maior conhecimento de ver a equipe se dispersar,
sem um rumo claro e sem
por todos dos processos locais. vistas aos objetivos a serem al-
cançados. Veja abaixo algumas
ideias sobre como criar uma
infra estrutura:
Melhorias Contínuas (MC) no auxílio no reconhecimento Seja um líder e comece por
laboratório é um método para dos problemas e na imple- criar a participação dos colabo-
agir no sentido de se obterem mentação de soluções. Criar a radores na equipe de MC, de
melhores práticas para o equipe, dar nomes respectivos preferência de modo volun-
serviço e a qualidade. O núcleo ao grupo e ao líder garante tário, ou com discretas formas
desse método está na equipe maior comprometimento e de nelas despertar motivação,
de colaboradores, que por ser melhores resultados. partindo de você.
intrínseca ao laboratório, pode
garantir sustentabilidade e Desenvolva o espírito de
MC, mostrando claramente
a importância do laboratório
prestar o melhor serviço, com
qualidade e nos prazos com-
patíveis.
ferramenta de trabalho, que
possa auxiliar a equipe com
clareza de processos e com
evidências dos resultados
alcançados e os pendentes
que exigem perseverança para
resolver. Disponibilize esse
método para a equipe.
Identifique consultores
externos que possam contribuir
para a organização inicial e a
formulação da prática para MC.
Desenvolva membros locais
para assumirem com mais
envolvimento a leitura de tex-
tos, coleta e análise de dados,
buscas na internet.
Garanta o patrocínio da alta
administração, que é elemento
fundamental para o sucesso do
processo de MC.

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O LiVer – Listas de Verificacao, é u m método de trabalho Recrutando os membros da equipe
para as Melhorias Contínuas. Informe-se!
Na dependência do porte do
laboratório, você poderá con-
tar com pessoas de diferentes
habilidades e conhecimentos,
bem como também dife-
rentes comportamentos e
iniciativas para montar uma
equipe. Veja como conseguir
motivar as pessoas que pos-
sam contribuir e, sobretudo,
possam trabalhar em grupo.
Laboratórios de porte menor
podem ter restrições quanto
a esse recrutamento, o que é
natural, dado o menor número
de pessoas disponíveis. Ainda
assim, é possível motivar e en-
volver colaboradores nos obje-
tivos de MC, incluindo a direção.
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Tenha em mente que a equipe
não deve ser grande e tenha
como parâmetro o número de
até cinco componentes.
Um dos membros da equipe
será o Auditor Interno (AI), que
ao final assume um papel de
líder. Pode ser o proprietário
do laboratório, ou outra pessoa
designada. O auditor interno
terá maior familiaridade com
o método de trabalho, será
responsável por agendar e con-
duzir as reuniões e irá apresen-
tar os indicadores de evolução
da atividade para a adminis-
tração.
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Estabelecendo o quadro geral
As equipes são mais efetivas se
todos têm clareza das razões
para esse trabalho e dos obje-
tivos que se pretende alcançar.
O quadro geral, estabelecido
pela administração, o escopo
delimitado dos trabalhos, os
prazos para realização e as
pessoas envolvidas e que rece-
berão atribuições constituem-
se elementos fundamentais e
são os marcos dos processos.
Uma ideia para essas refe-
rências é que se estabeleça
um compromisso claro para
Antes de criar a equipe, é importante ter claros quais
os objetivos ela deve alcancar. Essa é a meta para a
equipe.
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a equipe, que como exemplo,
poderia ser:
Meta: Adequação do labo-
ratório ao marco legal da An-
visa, segundo a RDC 302/2005.
Prazo: três meses, a partir
de15/01/2015.
Equipe envolvida: Fulano,
Sicrano, Beltrano
Auditor interno: Fulano
Com a utilização da infra es-
trutura, o método de trabalho
e com esses marcos a equipe
deverá atuar e apresentar seus
resultados para a admi-
nistração.
Para o escopo específico su-
gerido acima, deverá avaliar
a lista de requisitos das RDC
302/2005, verificar a quais o
laboratório atende e a quais
não atende. Feito isso, passa-
se à criação de um plano de
ação para cuidar dos requisitos
não atendidos. O processo de
verificação de grupos de itens
deve ser realizado em reuniões
das MC, previamente agenda-
das.
A administração do laboratório
pode estabelecer a meta
principal e os indicadores de
progresso do alcance dessa
meta, que serão apresentados
pelo AI. São parâmetros sim-
ples, mas que dão boa ideia do
andamento dos trabalhos.
Podem ser:
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Número total de itens;
Número de itens atendidos
pelo laboratório;
Número de itens não atendi-
dos (Não conformidades);
Número de reuniões realiza-
das.
Quanto à solução de proble-
mas, no Plano de Ação Corre-
tiva, o AI apresentará à
administração:
Número de não conformi-
dades;
Número de Não conformi-
dades encaminhadas;
Número de Não conformi-
dades em atraso;
Não conformidades que re-
querem ações da adminis-
tração.
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Ao avaliar esses indicadores a
administração irá tomar as me-
didas necessárias para apoiar
A equipe de MC e o trabalho de auditoria
Os melhores resultados virão
com o trabalho articulado entre
os membros da equipe e entre
a equipe e a administração,
sobre o escopo definido sobre
quais os assuntos serão trata-
dos.
A verificação das conformi-
dades conforme uma lista
(citamos o exemplo da RDC
302/2005) é a melhor definição
de escopo e se dá por meio de
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Os melhores resultados virão com
a equipe de MC, fazer ajustes
e correção de rumos, visando
o trabalho articulado entre os membros
atingir os objetivos no prazo da equipe e entre a equipe e a adminis-
determinado.
tração.
reuniões. Portanto, as reuniões
são muito importantes para
esse trabalho e serão de três
tipos. A estratégia de realizar
reuniões é muitas vezes critica-
da, porque alguns consideram
improdutiva. Nosso entendi-
mento é que se trata de uma
boa prática e se for bem con-
duzida é o modo de operar que
satisfaz plenamente no alcance
dos objetivos e crescimento
das pessoas.
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Algumas ideias devem ser tratadas para os bons resultados das
reuniões da equipe de MC:
Na primeira reunião, definam o papel de cada membro e porque
estão ali;
Definam o modelo de decisão como decisão por consenso, com
respeito ao outro membro e todos com grande habilidade para ouvir;
Estabeleçam a agenda, dentro do possível e compatível com as
rotinas do laboratório e as necessidades de se cumprirem os prazos
estabelecidos para o cumprimento da meta;
Reuniões regulares têm como sustentação a disciplina: data
agendada, hora de início e de término inalteráveis, pontualidade para
uma e outra;
Planejem a pauta, ou seja, qual(is) categorias de requisitos serão
discutidas naquela reunião. O método de trabalho ajuda nesse sen-
tido;
Façam uma ata sucinta, com o registro dos participantes, os as-
suntos discutidos (as categorias), a data e hora de início e de término;
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Num primeiro momento, as reuniões serão de avaliações quanto
ao atendimento dos requisitos e o registro dessa situação. Usando
um método online, tenha disponível um computador, ou tablet, para
ler o requisito, qual a evidência deve ser apresentada para comprovar
o atendimento.
Após verificados todos os requisitos, crie um Plano de Ação Corre-
tiva, para encaminhamento de soluções para as não conformidades.
Com um plano de ação, as reuniões passam a ser propositivas,
discutindo-se as ações a serem tomadas para as correções de re-
quisitos não atendidos.
Façam-se as atribuições de responsáveis e prazos. É muito im-
portante a figura de um responsável, mesmo que ele vá incluir outras
pessoas, mas tal não dilui a responsabilidade;
Num terceiro momento, as reuniões passam a ser para acompa-
nhamento dos encaminhamentos de soluções, avaliação das dificul-
dades e estudo de diferentes modos de encaminhamentos.
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Abordagem dos requisitos-Auditorias
Na definição do escopo, o labo-
ratório deve escolher qual a
lista de requisitos será tratada
para realização de auditorias
internas. Sugerimos que o la-
boratório se avalie inicialmente
pela RDC 302/2005 da Anvisa,
que se trata de conformidade
legal e é uma obrigação para o
laboratório.
Auditorias são métodos de
trabalho em que se busca ava-
liar a situação da organização,
melhor ainda tendo como
referência os requisitos de
As reuniões para cada meta serao de tres tipos e seguirao algum organismo de padrões
esse padrao e ordem da figura acima. Serao inicialmente reconhecidos. Consiste em
repassar os requisitos de uma
avaliativas, depois propositivas e por último de acompa- lista e avaliar se o laboratório
nha mento de solucões. atende, não atende, ou se o
requisito não se aplica porque é
um assunto não pertinente.
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No início de cada reunião,
devem-se apresentar os indi-
cadores de progresso, reava-
liando a agenda de reuniões e
os prazos.
Os requisitos são distribuí-
dos na lista por categorias.
Isso permite que o AI trabalhe
grupos de requisitos e, se julgar
necessário, poderá convidar
outras pessoas a participarem
das reuniões, sempre evitando
excesso de participantes. Por
exemplo, pode agendar dis-
cussão de verificação do grupo
de requisitos 5.8 - Limpeza,
Desinfecção e Esterilização
e para essa convidar pessoas
diretamente envolvidas com
esses processos. Idem para
5.2 - Recursos Humanos, e a
discussão específica dos re-
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quisitos dessa categoria com
pessoas que lidam nessa área e
que não fazem parte da equipe
MC.
Algumas listas de verificação,
como a do DICQ e a do PALC
apresentam junto a cada re-
quisito a evidência que deve ser
apresentada pelo laboratório,
comprovando o
atendimento ao mesmo. O
laboratório pode editar es-
sas listas e acrescentar suas
próprias determinações em
cada requisito, para maior
clareza dessas evidências.
Outras notas de observações
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podem ser registradas também
para cada um, bem como uma
nota geral para o processo de
auditoria como um todo.
No decorrer do processo, vai-se
percebendo o quanto o labo-
ratório está em conformidade.
As Não conformidades são
separadas, para constituírem
o Plano de Ação Corretiva, ou
seja, estratégia para buscar
soluções e transformar as Não
conformidades em itens aten- Final
didos. Ao final tem-se o cum-
primento da meta estabelecida,
que espera-se tenha sido no Uma equipe que se mantém aprendizado na atuação com
prazo determinado.. coesa, persistente e diligente aquela equipe. Em virtude da
é a chave para os bons resul- maturidade conquistada no
tados no processo de Melho- trato das questões, essa equipe
rias Contínuas. Certamente será considerada quando se
que cada um dos membros estabelecerem outras metas
irá reproduzir em seu local para as Melhorias Contínuas.
de trabalho os benefícios do
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 Publicado em Janeiro 2015

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