Grupo del Proceso de Planificación

Plan Subsidiario: Gestión del costo

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Planificación

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de

Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento
Costos y gestión de costos

 El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo

específico o algo que se da en intercambio

 Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como

pesos

 La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios

para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto
aprobado
Principios básicos de la gestión del costo
 La mayoría de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y
están más interesados en términos financieros que en los términos
técnicos del proyecto
 Administradores de proyectos deben hablar su idioma
 Ganancia: Ingresos - Gastos
 Margen de ganancia: Relación de los ingresos con las ganancias
Margen de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%]

 Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el

desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto
 Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de
un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese
periodo
Error y propagación del error
Control de calidad al final del proyecto

Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto

Costo de los defectos de software

FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS

Análisis de requerimientos 1X

Codificación y pruebas unitarias 5X

Integración y pruebas de sistema 10X

Prueba beta 15X

Post producción y liberación 30X

Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.
Principios básicos de la gestión de costos

 Costos o Beneficios tangibles

Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($)
 Costos o Beneficios intangibles
Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios
 Los costos directos
Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción
de los productos y servicios del proyecto
 Los costos indirectos
Costos que no están directamente relacionados con los productos o
servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados
con la realización del proyecto
Costos directos e indirectos

Jefes de
producción

Mantenimiento

Mano de obra
Supervisores
Materia Prima indirecta

Materiales
Choferes
Directos
Insumos Vigilantes

Repuestos
Costos Directos
Sueldos y
salarios Costos Indirectos
Materiales
Lubricantes
indirectos

Mano de Obra Combustibles

Gratificaciones
directa
Alquileres

Indemnizaciones Amortizaciones

Gastos indirectos

Intereses

Seguros
Clasificación de costos

Costos de
Administración

Materia Costos
prima Financieros

Amortizaciones
diferidas
Costo
distribución Depreciación
Costos Costos Fijos
Variables Impuestos y
Materiales patentes

directos Materiales
indirectos

Mano de Mano de obra

indirecta

obra directa
Gastos
generales
Principios básicos de la gestión de costos (continúa)
 Teoría de la curva de aprendizaje
Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario
de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la
cantidad
 Las reservas
Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos
por situaciones futuras difíciles de predecir
 Reservas para contingencias
Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente
necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son “incógnitas conocidas”.
No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el
presupuesto para el proyecto
 Gestión de reservas
Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitas
conocidas”)
Estimar costos

 Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en

serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de
presupuesto

 Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo

preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la
estimaciones de costos del proyecto
Tipos de estimación de costos

Tipo de estimación Cuándo hacerla Por qué hacerla Exactitud

De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de Brinda estimación de -50% a + 100%

vida del proyecto costos para decisiones
3 – 5 años antes de la de selección
terminación del proyecto

Presupuestaria Temprano Poner pesos en los -10% a +25%

1 -2 años antes del fin planes del
presupuesto
Definitiva Tarde en el proyecto Da detalles para -5% a +10%
compras y estimación
Menos de un año antes del fin
de costos actuales
Plan de gestión de costos

 Plan de gestión de costos

Documento que describe cómo la organización manejará la variación
de los costos en el proyecto

 Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son

generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de
proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de
obra
Ejemplo: Máximo número de empleados por
departamento y año

Departamento 1994 1995 1996 1997 1998 Totales

Sistemas de 24 31 35 13 13 116
información

Sistemas de 3 3 3 3 3 15
mercadeo

Reservaciones 12 29 33 9 7 90

Contratistas 2 3 1 0 0 6

Totales 41 66 72 25 23 227
Técnicas y herramientas de estimación de costos
 Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos
 Estimación por Analogía
Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para
estimar el costo del proyecto actual.
 Estimación ascendente
Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del
cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume
o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento
 Estimación paramétrica
Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos
históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una
construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de
mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un
recurso de la actividad del cronograma
Problemas típicos en la estimación de costos

 La estimación se hizo muy rápido

 Falta de experiencia en la estimación

 Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación

 Gestión de los deseos de precisión

Estimación de costos - consideraciones

 Antes de crear un presupuesto, es necesario

 Saber lo que se utilizará.

 Recopilar tanta información como sea posible

 Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación

 Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la

EDT

 Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de

cambios en el documento y la estimación
Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto
#Unidades Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1 % del total
/hora EDT
Elementos de la EDT
1. Gestión del proyecto $306.300 20%
Director del proyecto 960 $100 $96.000
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000

Contratistas (10% de desarrollo y prueba $66.300

del software)
2. Hardware $76.000 5%
2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000
2.2 Servidores 4 $4000 $16.000
3. Software $614.000 40%
3.1 Software licenciado 100 $200 $20.000
3.2 Desarrollo del software $594.000

4. Testing (10% del costo total de $69.000 $69.000 5%

hardware y software)
5. Entrenamiento y soporte $202.400 13%
Costo del entrenamiento 100 $500 $50.000
Costos de viaje 12 $700 $8.400
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
6. Reservas $253.540 $253.540 17%
Total costo estimado del proyecto $1.521.240
 Ejemplo: estimados para un proyecto de
desarrollo de software
1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos
Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150
Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75

Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba

2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos Cálculos

Función
Entradas externas 10 4 40 10 * 4
Archivos de interfaces externas 3 7 21 3*7

Salidas externas 4 5 20 5*4

Consultas externas 6 4 24 6*4
Tablas internas lógicas 7 10 70 7 * 10

Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba

Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia

Estimación de líneas de código fuente (LCF) 8.050 175*46
Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)
Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160
Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un
experto
Total de la estimación de funciones $562.158 4684.65*120
puntuales

Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072)

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II
http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html
Estimar costos

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Línea Base del Alcance
2. Cronograma del Proyecto
3. Planificación de los Recursos
Humanos
4. Registro de Riesgos
5. Factores Ambientales de la
Empresa
6. Activos de los Procesos de la
Organización
1. Juicio de Expertos 1. Estimaciones de Costos de las
2. Estimación Análoga Actividades
3. Estimación Paramétrica 2. Base de los Estimados
4. Estimación Ascendente 3. Actualizaciones a los Documentos
5. Estimación por Tres Valores del Proyecto
6. Análisis de Reserva
7. Costo de la Calidad
8. Software de estimación de costos
para la dirección de proyectos
9. Análisis de Propuestas para
Licitaciones

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto
Presupuesto de costos

 Presupuesto de costos
Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de
los elementos de trabajo individuales en el tiempo
 La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el
presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo
 Una meta importante es producir una línea base de costos.
 El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para
medir y monitorear el comportamiento de los costos
Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto
Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales

1. Gestión del proyecto

Gerente del proyecto 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 96.000

Miembros del equipo del 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 144.000
proyecto

Contratistas 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 66.297

2. Hardware

2.1 Dispositivos 30.000 30.000 60.000

2.2 Servidores 8.000 8.000 16.000

3. Software

3.1 Software licenciado 10.000 10.000 20.000

3.2 Desarrollo del 60.000 60.000 80.000 127.000 127.000 90.000 50.000 594.000
software

4. Testing 6.000 8.000 12.000 15.000 15.000 13.000 69.000

5. Entrenamiento y
soporte

Costo del 50.000 50.000

entrenamiento

Costos de viaje 8.400 8.400

Miembros del equipo del 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 144.000
proyecto

6. Reservas 10.000 10.000 30.000 30.000 60.000 40.000 40.000 30.000 3.450 253.450

Totales de estimados 20.000 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147

* Cantidades redondeadas
Determinar el presupuesto de costos

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Estimaciones de Costos de las 1. Suma de Costos 1. Línea Base del Desempeño de
Actividades 2. Análisis de Reserva Costos
2. Base de las Estimaciones 3. Juicio de Expertos 2. Requisitos de Financiamiento del
3. Línea Base del Alcance 4. Relaciones Históricas Proyecto
4. Cronograma del Proyecto 5. Conciliación del Límite del 3. Actualizaciones a los Documentos
5. Calendarios de Recursos Financiamiento del Proyecto
6. Contratos
7. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto