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del
Integrador Contable
Premium Soft
Desarrollado por el TSU. Douglas D. Diaz A.
El módulo de Integración Contable permite registrar la información de manera automática
al sistema de Contabilidad Premium Soft proveniente del sistema Administrativo y del
sistema de Nómina así como también del sistema de Administración de Clínicas y
Hospitales. Permite que la empresa automatice el proceso Contable y éste se mantenga
actualizado basado en la información que se registra en el sistema Administrativo.
Estas opciones corresponden a los procesos que son manejados en el módulo de Integración
Contable Premium Soft, estas opciones serán documentadas durante este manual de manera
detallada con ejemplos y pantallas que permitirán al usuario ejecutar los procesos del módulo.
Botón BORRAR DUPLICADOS: Desarrollado para limpiar los registros de asientos generados a
través del integrador contable, esto debe utilizarse si se han ejecutado integraciones con
ejecutables anteriores a la fecha 01/12/2012.
Desde esta opción se registra la empresa a la cual se le establecerán las reglas de integración a
utilizar, tomando en cuenta que el módulo permite tener una cantidad de empresas registradas y
cada una de ellas tendrá su propia configuración, reglas, usuarios y directorios de configuración.
En esta pantalla se cargan los datos básicos de la empresa tales como Nombre o Razón Social,
Datos fiscales, Dirección, Teléfono, Fax, el nombre del Representante Legal y el correo electrónico
de la empresa.
En esta ventana se realiza la creación y modificación correspondiente a los usuarios que tendrán
acceso al integrador, esto con la finalidad de ejecutar las opciones del sistema.
En esta ventana se agregan los datos básicos de los usuarios tales como: código, nombre, clave de
usuario, cédula de identidad, dirección, números telefónicos, página WEB y el correo electrónico
del Usuario así como las empresas a las cuales el usuario tendrá acceso.
En esta pantalla del sistema se cargan las reglas de integración contable para cada una de las
operaciones a integrar.
Básicamente en esta pantalla se establece el llamado a la información, los filtros y las condiciones
que deben tener los datos para ser integrados con el sistema de contabilidad.
Permite además configurar las reglas de integración que pasarán a formar parte del proceso
automático de pase de datos. En esta pantalla se configura inicialmente el código que corresponde
al encabezado del comprobante contable.
Al oprimir el botón AMPLIAR se pueden apreciar las líneas correspondientes al asiento del
comprobante contable a generar.
En cada una de las líneas y por medio de sentencias SQL se puede hacer el llamado de la
información necesaria para el asiento contable.
Configurando así que cada movimiento pertenezca a una cuenta contable y se coloque en la
columna adecuada (Debe / Haber).
Las mismas formarán partes de las líneas del asiento que podrán
posteriormente ser modificadas o borradas del comprobante en cualquier
momento que el usuario lo requiera. Lista de campos que permitirán configurar el asiento,
estos campos traerán valores de la base de datos.
Si en el campo cuenta no se indica la cuenta contable la información será tomada de las tablas
CTASCON (cuentas de clasificación) o TIPOTRAN (tipo de transacciones) (depende de la
naturaleza del movimiento) (Deben tener cuenta contables asignadas en estos conceptos del
sistema Administrativo)
Cada línea corresponde a una consulta SQL y desde esta ventana se permite la modificación de la
misma; De no realizarse adecuadamente estas modificaciones se podrá ocasionar que la consulta
no sea la correcta.
La ventana muestra una lista de variables y los operadores lógicos disponibles, al dar doble clic la
variable o el operador se carga inmediatamente a la consulta.
Este método incluye al menos 6 comprobantes modelos donde se arman los asientos contables
dependiendo de la naturaleza del movimiento, solo es necesario indicar la cuenta contable de
cada registro.
Desde esta ventana se puede visualizar el proceso ejecutado, el sistema indicará cuando exista un
error y lo detallará en un archivo que se carga al directorio nativo del módulo de integrador
contable o ruta seleccionada en la configuración del sistema.
El sistema valida que existen registros ya integrados en el sistema de contabilidad, para evitar que
existan “duplicados” en los comprobantes.
Desde esta ventana se pueden determinar las opciones a las que el usuario tiene acceso, la opción
que se encuentra desmarcada no será mostrada en las opciones de menú del integrador contable.
Adicionalmente se debe indicar que tipo de reglas de integración puede el usuario visualizar,
manuales, automáticas o ambas, de esta el usuario sólo podrá acceder o no a reglas que no estén
configuradas para la empresa.
Esta opción permite visualizar las transacciones del usuario realizadas con la aplicación, con esto
se tiene control de todos los procesos que en un rango de fecha ejecuta un usuario determinado.
Para los registros se aplican filtros que pueden ser seleccionados por el usuario para mostrar
información mas detallada.
Pestaña GENERAL: Permite indicar el método a utilizar al momento de definir o configurar las
reglas de integración contable, la cantidad de comprobantes que se generan en lote para así
mejorar los resultados basados en los recursos disponibles del hardware y el nombre por defecto
que muestra para el archivo plano que se genera al momento de ejecutar la integración.
Pestaña CORREO ELECTRONICO: permite enviar el archivo plano (.txt) por correo electrónico
inmediatamente al ejecutar el proceso de INTEGRACION CONTABLE MANUAL, lo que permite que
el sistema de contabilidad no se encuentre instalado en el mismo servidor del sistema
Administrativo. Desde esta opción permite configurar el servidor de correo de salida SMTP y las
cuentas de correo electrónico a las cuales se les enviará la información.
Pestaña
AVANZADO: desde esta opción se configura todo lo referente a la INTEGRACION CONTABLE
AUTOMATICA, para esta configuración es necesario tomar en cuenta las configuraciones que
requiera el usuario del sistema Contable.
E) Se debe indicar el código de la empresa del sistema contable, ya que el proceso permite
insertar los registros directamente a las tablas de los comprobantes contables.
Esta opción permite realizar ajustes sobre los archivos propios del integrador
contable, tomando en cuenta que el mismo sufre cambios y requiere ser actualizado, es de hacer
notar que la información registrada no se pierde ya que la actualización de estructuras hace los
ajustes manteniendo la integridad de los registros. Las tablas que almacenan la información son
archivos “.dbf”.
“premiumica7struc.dbf”
Sistema Administrativo
Opción Cargar integración, esta opción permite visualizar y procesar los comprobantes
contables que se generaron a través del integrador fiscal, esta información se procesa al
cargar los archivos planos (.txt) o en caso de tener activada la opción automática los datos
generados quedarán disponibles en esta ventana para que el usuario decida cuáles
comprobantes va a incluir al sistema.
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Plan de cuentas