INSTITUTO MUNICIPAL DE VIVIENDA PÁGINA [1 DE 6]

DE LA UNION VALLE
“INVIUNION” CÓDIGO:
NIT.800.197.761-4
VERSIÓN 1
PROCEDIMIENTO EJECUCION DE Fecha de
INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS aprobación:
1/12/2016

PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE INVENTARIO DE BIENES
DEVOLUTIVOS

CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

ORIGEN DE LOS FECHA DE REGISTRO

VERSION NOMBRE DEL FUNCIONARIO
CAMBIOS DIA MES AÑO
CREACIÓN DEL ANDRES FELIPE GUTIERREZ
1 01 12 2016
DOCUMENTO IMPATÀ

ELABORO COORDINO APROBO

ANDRES FELIPE GUTIERREZ
ANDRES FELIPE GUTIERREZ
CORPSIGE IMPATÀ
IMPATÀ
Gerente

Instituto Municipal de Vivienda de La Unión Valle “INVIUNION”

Calle 15 No 14-34 Código Postal 761540 Barrio Belén - Teléfono 229 3129
E-mail: inviunion@launion-valle.gov.co
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1. OBJETIVO

Establecer las actividades requeridas para

garantizar la disponibilidad de los registros
actualizados de bienes devolutivos, que han sido
asignados en el desarrollo de las funciones propias de cada una de las áreas de
“INVIUNION”.

2. ALCANCE

Aplica para todas las áreas de “INVIUNION”, inicia con la verificación de los
inventarios físicos y finaliza con la firma de los responsables en el acta de
inventarios y en el formato establecido.

3. MARCO LEGAL

MECI 1000:2005: Modelo Estándar de Control Interno

NTC GP 1000:2009: Norma Técnica de Calidad para Gestión Pública.

Es deber de todo servidor público vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le
han sido encomendados”. (Ley 734 de 2002, Art. 34, Núm. 21).

4. DEFINICIONES
Para efectos de elaboración y manejo de inventarios, los bienes que pertenecen al
patrimonio Institucional se clasifican en los siguientes grupos:

Grupo 1: Elementos de consumo

Grupo 2: Elementos Devolutivos
Grupo 3: Inmuebles

BIENES INMUEBLES: Los que no se pueden trasladar de un lugar a otro.

BIENES MUEBLES: son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar

a otro, manteniendo su integridad.

ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen o se extinguen con los

primeros usos.

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ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son aquellos que

no se consumen, pero que a través del tiempo se
deterioran por su uso.

INVENTARIO FÍSICO POR DEPENDENCIA: Está

constituido por los bienes muebles que han sido asignados a determinada oficina.

INVENTARIO GENERAL: Es la relación de todos los bienes muebles que son

propiedad de INVIUNION.

5. RESPONSABLES

 Todos los funcionarios de INVIUNION.

6. POLITICAS DE OPERACIÓN:

En el sistema “SINAP” los elementos se cargan al responsable de la dependencia.

Todos los funcionarios de “INVIUNION” son responsables por la custodia de los

bienes que tienen a su cargo, por lo cual, un funcionario retirado, debe solicitar el
paz y salvo Al Auxiliar Administrativo, este verificara que realice la entrega de la
totalidad de bienes que se le asignó en el cumplimiento de sus funciones.

La responsabilidad de los funcionarios respecto de la tenencia de elementos

devolutivos, cesará únicamente, en el momento que se realice entrega formal a la
oficina de almacén de los bienes entregados bajo su custodia.

Si al momento de efectuar inventario físico a determinada dependencia existe un

faltante, y el responsable tiene la disposición de reponer el bien, es procedente
efectuar tal reposición.

En caso de hurto de bienes devolutivos, estos serán reportados a la compañía de

seguros responsable de la póliza que los proteja, por parte de la oficina de
Almacén.

Cuando los funcionarios ingresen bienes a las oficinas que son de su propiedad,
deben informar mediante memorando general a la oficina de almacén describiendo
el bien, la marca, modelo y serie, cada vez que se trate de un equipo, si el bien no
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es un equipo, se deben realizar las descripciones

completas del elemento.
Cuando una oficina adelante trámite de entrega
de un bien devolutivo a la oficina de almacén no
debe enviar el formato establecido a través de
ventanilla única (VUT), ya que el documento de
recibido del bien, sólo será firmado una vez sea entregado el bien físicamente.

Los inventarios serán realizados mínimo una vez al año al finalizar el mismo, o al
momento que los responsables se retiren de sus cargos, a fin de realizar el
empalme de inventarios físicos con el nuevo Jefe.

La responsabilidad por pérdida o mal uso de los bienes devolutivos será

determinada mediante investigación administrativa disciplinaria que se adelante
conforme a la normatividad vigente.

En caso de hurto de un bien devolutivo, el responsable del mismo, debe realizar la

denuncia pertinente de manera inmediata, y notificar a través de la ventanilla única
de tramites (VUT).

7. CONTENIDO Y DESARROLLO

Se notifica al responsable de los inventarios el día y la hora de verificación de

inventarios, si no se detecta ninguna novedad, el responsable firma el inventario
generado por el sistema y se realiza un acta de inventarios, de encontrar
sobrantes o faltantes, se debe consignar la situación presentada en el formato
Novedad de Inventarios, y se envía copia a las oficinas de Control Interno y
Contabilidad, y cuando se trate de faltantes se envía a Control Interno
Disciplinario.

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7.1 FLUJOGRAMA
No. ACTIVIDAD (Flujograma) RESPONS REGISTRO OBSERVACION
ABLE
INICIO
1 INICIO

Memorando General Se informa al responsable de la oficina, el

2 Auxiliar día, la hora y la persona encargada del
Notificar verificación de administrativo levantamiento del inventario.
inventarios

Se confrontan los inventarios de acuerdo

al informe generado por el sistema de
3 Todas las Formato información “SINAP”, revisando marca,
áreas Inventario por modelo y serie, en el caso que sean
Confrontación de responsable de equipos o elementos que contengan dicha
Inventarios de acuerdo a bienes devolutivos información.
informe generado por el De no presentarse ninguna novedad, el
sistema. “SINAP” Acta de Inventarios responsable firma el inventario generado
por el sistema, se realiza el “ACTA DE
INVENTARIOS” en la cual se consigna la
información pertinente y termina el
Procedimiento. En caso de existir alguna
novedad pasa a la siguiente actividad.

4 N/A Se alude novedad en el caso que

existieren faltantes o sobrantes con
No Todas las relación al informe generado por el
Existen áreas sistema de información “SINAP”
Existen
Novedades
Novedades

Rechaza
Rechaza
Si
Si al momento de verificación de
Formato inventarios se presenta un faltante o
Todas las Novedad de sobrante, se debe diligenciar el documento
Informar Novedad áreas Inventarios “NOVEDAD DE INVENTARIOS “en él se
menciona la situación presentada,
5
indicando las especificaciones
correspondientes del bien y se debe enviar
copia del documento a las oficinas de:
Contabilidad, y Control Interno, y cuando
se trate de un faltante a la de Control
Interno Disciplinario, lo anterior para los
fines que se consideren pertinentes.

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Documentos soporte Se archiva todos los documentos

FIN Auxiliar de la verificación de relacionados con el procedimiento
FIN inventarios.
administrativo

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS

Formato Inventario por Responsable de Bienes Devolutivos

Formato Novedad de Inventarios

Formato Acta de Inventarios

Memorando General

Formato Paz y salvo de Funcionarios

Formato Solicitud Retiro de Bienes Devolutivos

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