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Integrantes:
Proceso Administrativo
El proceso administrativo esta compuesta por dos fases, la fase mecánica y la dinámica. La
fase mecánica comprende: la planeación la cual consiste en objetivos, programas y
procedimientos. Y la organización que se encarga de la división del trabajo, coordinación,
Jerarquización y descripción de funciones. En la fase dinámica encontramos la dirección:
que consiste en la toma de decisiones, supervisión e integración
El proceso administrativo es de carácter universal ya que puede ser utilizado para el logro
de objetivos de un grupo de personas.
Los diferentes enfoques del proceso administrativo fueron estudiados por Henry Fayol,
Terry, Scanlan, Koontz y Odonnell los cuales hablan de los cuatro pasos básicos de la
administración. Agustín Reyes Ponce según su opinión la administración consta de dos
etapas: La Estática y Dinámica; en la primera encontramos: previsión, planeación y
organización y en la Dinámica: integración, dirección y control. En los principios de
dirección menciona ocho puntos en donde sobresale el segundo el cual recalca la
impersonalidad del mando la cual debe de ser producto de la necesidad de todo organismo
social y no de intereses personales del administrador, y el ultimo es principio de excepción:
dice que el control es mas eficaz cuando se concentra en cosas que no salieron como se
planeo en un inicio.
Las ventajas del proceso administrativo es que se obtiene flexibilidad lo que quiere decir
que es aplicable a una gran variedad de situaciones para adaptarlo al margen de un
conjunto particular de situaciones .Por ello se debe realizar la Planeación para que el
administrador , realice la políticas y planes delineadas por su superioridad. Tomando en
cuenta los elementos de la administración que son los siguientes: propósitos, investigación,
objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuesto, procedimiento. También se es
necesario el análisis del entorno (planeación estratégica) pues observa la cadena de
consecuencias de causas y efectos durante un tiempo , relacionada con una decisión real
o intencionada que tomara el director , la esencia consiste en la identificación sistemática
de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro , los cuales combinados con otros
datos proporcionan la base para que una empresa tome las mejores decisiones en el
presente para explotar las oportunidades y evitar los peligros. La idea no es que los planes
se estén cambiando a diario sino que la planeación debe efectuarse en forma continua y
ser apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario.
En la Formulación de planes nos dice el autor que estas deben empezar con la
programación a mediano plazo ya que es el proceso mediante el cual se prepara y se
interrelacionan planes específicos para mostrar detalles del como se llegara al objetivo y
misión de la compañía a largo plazo y el siguiente paso es desarrollar los planes a corto
plazo con base a los de mediano plazo.
En la Implementación y Revisión, una vez que los planes operativos son elaborados deben
ser implantados y estos planes deben ser revisados y evaluados porque contribuye
significativamente al mejoramiento de la planeación del siguiente ciclo.
La planificación estratégica proporciona la dirección que guiara la misión, los objetivos y las
estrategias de la empresa, pues facilita el desarrollo de planes para cada uno de sus áreas
funcionales. Para llegar a la misión se debe hacer un Análisis de las fortalezas y limitaciones
que tiene la empresa, las primeras constituyen las fuerzas propulsoras de la organización
y facilitan la consecución de los objetivos. El análisis interno implica el análisis de los
recursos que dispone o puede disponer la empresa para sus operaciones actuales o
futuras, el Análisis de la estructura organizacional, sus aspectos negativos y positivos, la
división del trabajo y como se distribuyeron los objetivos organizacionales en objetivos por
departamentos.
Estudio del entorno: Determinar los alcances y límites del sistema. Se debe estudiar los cambios
y tendencias que suceden en el entorno, identificando las cosas que se pueden controlar y las
que no, las que pueden ser modificadas mediante su acción social etc.
El examen más importante del estudio en el sector es la determinación del área estratégica, la
cual es propia de todo el sector y cambia con el tiempo.
Las técnicas o cuantitativas más antiguas son las de creatividad, criterio, presentimiento,
pueden ser por medio de sugerencias, ideas. El modo cuantitativo, donde se utilizan sistemas
de contabilidad general, balance general, entre otros. Los modelos básicos de computación en
donde se utilizan técnicas más avanzadas y modernas de matemáticas adaptadas a la
computadora; una buena estrategia es la matriz FODA (plan estratégico) donde se puede
identificar los factores internos y externos para la realización de varias estrategias.
DA: disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas a través de acciones defensivas. Esta
estrategia va dirigida a la sobrevivencia.
Los objetivos: Son los resultados que se esperan obtener en un tiempo específico y de manera
cuantitativa.
Si los objetivos organizacionales son usados como base para las direcciones, entonces servirán
como guía para la toma de decisiones, actividad productiva, calidad y planeación de resultados
efectivos. Hay varios tipos de objetivos:
Individuales: las que cada miembro tiene. En cuanto a tiempo se clasifican en: corto (hasta 1
año), mediano (de 1 a 5) y largo plazo (más de 5 años).
Políticas: Principios de acción que guían el comportamiento hacia el futuro. Define el área dentro
de la cual se toma una decisión.
Estrategias:
Niveles de estrategia:
Nivel corporativo: formulada por la alta administración con el fin supervisar los intereses y las
operaciones de organización.
El autor menciona que esta idea fue modificándose hasta llegar al concepto de planeación
estratégica, tomando en cuenta ahora, las causas del estancamiento y paralización del
crecimiento, el desarrollo tecnológico, de transporte y comunicación. Esto beneficiaría a
corto y largo plazo la producción, rendimiento y aseguración de los negocios de las
empresas.
PRESUPUESTOS
El autor define presupuesto como un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos financieros, debiéndose cumplir en un determinado tiempo
y bajo ciertas condiciones previstas. Su función, según el autor, es la de tener el control
presupuestario comparando los resultados con los propuestos y actuando de manera
preventiva o correctiva. Su importancia radica en que ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de organización, también sirve como mecanismo de revisión de políticas y
estrategias de la empresa y direccionarlas hacía lo que verdaderamente se busca; deben
controlar y medir los resultados cualitativos y los cuantitativos y fijar responsabilidades.
Debe planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes, controlar el manejo
de ingresos y egresos de la empresa relacionar y coordinar las actividades y lograr los
resultados dentro del período.
PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION
Para el autor los principios de la presupuestacion son:
1.- principios de previsión: predictibilidad, determinación cuantitativa y el objetivo.
2.- principios de planeación: previsión, costeabilidad, flexibilidad, unidad confianza,
participación, oportunidad, contabilidad por áreas de responsabilidad.
3.- principios de organización: orden y comunicación
4.- principios de dirección y de control: autoridad y coordinación; reconocimiento, excepción,
normas, conciencia de costos.
Si falta alguno de los elementos de la presupuestacion, esta puede fracasar. El autor
también define el calendario presupuestal mencionando que esta es la agenda en donde
se define el tiempo de ejecución, el control y la evaluación del presupuesto que puede ser
diaria, semanal, quincenal, mensual o anual. Así mismo para poder organizar el
presupuesto este debe de tener sus limitaciones bien fijadas, así como sus atribuciones y
sus responsabilidades, el autor propone la utilización de método de la gráfica de Gantt.
ORGANIZACIÓN
Es una función administrativa que consiste en definir las actividades laborares de manera
jerárquica para alcanzar metas. Puede ser visto como un método para la distribución de
autoridad y responsabilidad estableciendo canales de comunicación.
Para establecer una estructura organizacional, cada unidad administrativa debe de estar
ordenada de manera técnica, es decir, dividir la carga laboral; y presentar relaciones entre
las funciones, niveles, actividades de los elementos materiales y humanos para obtener la
máxima eficiencia.
La organización puede ser formal o informal; formal significa que su estructura está bien
definida, tiene autoridad, poder, subordinación y responsabilidad, una estructuración
superior-subordinado, coordinado y cooperativo en dirección a cumplir un objetivo. La
organización informal, tiene una estructura organizativa débil, sin relaciones superior-
subordinado y en general todo lo contrario a la organización formal.
RUTA CRITICA: los eventos y actividades que se realizan requieren un periodo prolongado
de tiempo así como sus resultados.
ANALISIS: se lleva de acuerdo a la realidad utilizando la planeación de una entrevista,
debiendo haber primero la lectura de los antecedentes, establecimiento de objetivos de la
entrevista, seleccionar al entrevistado, la preparación misma de este y el tipo de preguntas
y si estás serán abiertas o cerradas. Pueden estructurarse de 3 formas: de pirámide,
primero con las preguntas cerradas y luego con las abiertas; de embudo, lo contrario del de
pirámide; o de diamante que combina las dos, de manera intercala. A través de los
cuestionarios se recopilan actitudes, creencias, conductas y características de gente clave
de la organización. Existen cuatro formas de medición del tópico: nominal, ordinal, de
intervalo y proporcional.
ORGANIGRAMAS
Para el autor los organigramas o carta de organización, muestran la estructura
organizacional de la empresa. Indican a las unidades y sus interrelaciones y pueden ser
verticales, horizontales o mixtos.
Aquella persona encomendada a este trabajo debe poseer una gran capacidad para el
análisis de los factores que están a su alrededor así como de una mente abierta y creativa
para ingeniar las soluciones adecuadas a los problemas presentados. El perfil educativo de
esta persona deberá de ser 100% enfocado a la administración y al proceso administrativo;
herramientas básicas en este tipo de labor, ya que es un solucionador de problemas por
naturaleza mediante las herramientas practicas y teóricas que logro captar dentro de su
formación académica.
Deberá ser un agente de cambio “un agente de cambio es aquella persona que sirve como
catalizador para el cambio, que desarrolla un plan para el mismo y colabora con otros para
agilizarlo” (Butos, 2003, pág. 67); es decir, es aquella persona que revoluciona el
funcionamiento de las organizaciones y procesos mediante la puesta en practica de los
requerimientos de analista administrativo que ya mencionamos anteriormente, el deberá de
proporcionar un sustento teórico y practico de sus nuevas disposiciones para el alto
rendimiento de la entidad en la que esta empleado o esta haciendo las recomendaciones.
Identificación
Índice introducción
Directorio
Antecedentes
Base legal (en caso de organismo publico)
Organigrama
Estructura funcional.
La reducción de papeleo mejora mucho mas nuestro proceso, pero dentro de las empresas;
aun más en el sector publico, son tediosos y cuestan demasiado tiempo, es que por ello
deberemos de encontrar la manera más eficiente de eliminarla o determinar la información
exacta que se necesite para la labor de las actividades. La mejor solución a la que me veo
sometido por los lectores es la de la eliminación de pasos innecesarios que complican todo
nuestro proceso, pero debemos de analizar nuestra organización para tomar la decisión.
Los éxitos de las empresas se conocen como registros de vitales, estos registros están en
lugares para no apto para todo el público se los dan a las personas de confianza estas
deben de tener un cierto control para que no haya infiltrados pero hay que diferenciar
papeles comunes de los clave para la empresa.
Registros y Archivos
Es el inventario de archivos en las oficinas, estos deben tener una información básica: su
objetivo, ultima revisión capacidad del sistema de archivo, su utilización, métodos de
clasificación, métodos de archivo, numero diario de papeles archivados y descarga de
documentos.
Reingeniería de procesos
Para este proceso necesitamos saber cuales son las fallas y las virtudes de la organización
o empresa, estudiar cuales pueden ser las alternativas para una mejora y construir un
nuevo modelo. Definir el nuevo modelo y así poder construir una nueva administración para
que haya una modernización.
También puede ver reingeniería de negocios, donde hay un cambio drástico de las
estrategias, donde hay una relación mucho mejor de cliente y vendedo. Con esto puede
que haya mejor competitividad, pero a la vez los objetivos de reingeniería tienen mayor
éxito
Manuales de procedimiento
En estos se consigna la forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para
la realización de las funciones de una unidad administrativa. Cuando una empresa tenga la
necesidad de desarrollar un programa, utilizan los sistemas y procedimientos para llevar
acabo sus tareas. En la primera parte presenta una serie de objetivos, donde se hace la
presentación del sistema y como opera, después se tiene tipo de precisiones como la
secuencia lógica y responsabilidades esto es importante ya que con esto, creo yo que en
todo un proceso es fundamental. También se hace un inventario de lo que se realiza, apoyo
a los nuevos compañeros para que se adapten rápidamente a la dinámica de la empresa.
Hay manuales para que se aplica en cada situación este tiene el propósito de cumplir
sistemáticamente con sus funciones y objetivos, estas pueden ser como: ventas, compras,
finanzas, personal, crédito y cobranza, etc. Las etapas de elaboración se podrán distinguir
algunos problemas de su elaboración del programa distribuir el trabajo, ver de nuevo los
objetivos. Una de las cosas que retoma el autor pero que no es muy importante es la
impresión del manual, aunque yo digo que en ninguna parte pierde su esencia. La
implantación es una de las etapas donde es obligatorio retomar todo el programa para ver
donde hay errores.
Hay varios tipos de diagramas que pueden representar de diferentes tipos la organización
de las empresas o tipos de diagramas que solo representa diversas actividades como,
diagramas que indican la sucesión de los hechos, diagramas con escala de tiempo y
diagramas que indican movimiento. Habrá muchas ventajas como una visualización
completa de lo que se desempeña en el sistema. Es obvio que para realizar un trabajo se
necesita un espacio para cada actividad y se necesita un cierto control para que no haya
errores, espacio para que el operario haga sin complicaciones su trabajo.
Las técnicas auxiliares son fundamentales para ser más eficaz la empresa. Pero la que más
se destaca en la lectura es la de ergonomía que consiste en unir tres sistemas que son:
hombre-máquina-entorno. La palabra ergonomía fue acuñada a partir de los términos
griegos ergon: trabajo y nomo: leyes naturales. Gracias a hacer más eficiente el trabajo por
el periodo de la Segunda Guerra Mundial, y quitar ese estereotipo que el humano es
manejado por la maquina y viceversa, nace la ergonomía. Aquí debe de haber varios
factores para que funcione bien la relación de máquina y hombre, para que haya mejor
desenvolvimiento y que no ocurra accidentes. Es importante el ambiente en que se
desarrolla una ejemplo si es higiénico. Esto es importante porque se ve si no afecta su salud
física y mental del trabajador, con la reducción de lesiones enfermedades, estrofíar sus
órganos y que en un futuro les pueda funcionar adecuadamente; el ambiente es
fundamental para conservar en buen estado la salud de los empleados, como menos luz,
mas iluminación, que no se exponga de mucho ruido.
Para tener menos o prevenir los accidentes se contempla tres tipos de actividad:
Prevención de accidentes ,Prevención de robos y Prevención de incendios.
Bibliografia:
http://procesoadministrativopublico.blogspot.com/#!/2012/11/ensayo-proceso-
administrativo.html