MODUL

MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN

D
I
S
U
S
U
N

OLEH

PESERTA DIKLAT AKUNTANSI ANGKATAN 1

2005

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU KEJURUAN
BIDANG BISNIS DAN PARIWISATA
JLN.RAYA PARUNG Km 22-23 BOJONG SARI SAWANGAN
DEPOK-JAWA BARAT
 KATA PENGANTAR

Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era globalisasi saat ini menuntut dunia
pendidikan agar terdapat relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja yang
mengharuskan peserta diklat kompeten dalam bidang masing-masing sehingga mampu
untuk terjun ke lapangan kerja.

Kurikulum 2004 yang berbasis kompetensi agar peserta didik mampu atau terampil
dalam melaksanakn diklat yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja.Pada modul ini
peserta diklat diharapkan mampu dan teranpil dalam masalah administrasi pembelian
yang diterapkan pada perusahaa-perusahaan dagang maupun industri.

Dalam modul ini penulis yakin banyak kekurangan dan kelemahannya,maka

diharapkan ada kritikan atau perbaikan dari rekan-rekan guru.Semoga modul ini dapat
bermanfaat bagi peserta diklat maupun rekan-rekan guru.

Sawangan,akhir juli 2005

Tim Penyusun
 iii
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………………………………………………………….
KATA PENGANTAR…………………………………………………………
DAFTAR ISI…………………………………………………………………..
GLOSARIUM…………………………………………………………………..
PETA KEDUDUKAN MODUL……………………………………………….

BAB I. PENDAHULUKAN.
A. Deskripsi………………………………………………………………
B. Prasyarat…………………………………………………………
C. Petunjuk Penggunaan modul…………………………………….
D. Tujuan…………………………………………………………….
E. Kompetensi……………………………………………………….
F. Cek Kemampuan………………………………………………….

BAB II. PEMELAJARAN

A. Rencana Belajar siswa………………………………………….
B. Kegiatan Belajar…………………………………………………

BAB III. EVALUASI…………………………………………………..

BAB IV PENUTUP…………………………………………………

DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………..

 PETA KEDUDUKAN MODUL

A.1 A.2 A.3

B.1

B.2
I
C.1
M
O C.2
D
U
L C.3

D.2 D.1 D.7 D.9 D.11 D.13 D.14

D.3 D.4 D.8 D.10 D.12

II
D.5

D.6

D.15 D.18

D.16
III
D.17

E.1
 GLOSARIUM

Administrasi : Usaha dan kegiatan yang meliputi

penetapan tujuan serta penetapan
cara-cara penelenggaraan
pembinaan organisasi.

Distribusi : Penyaluran kepada beberapa orang

atau ke beberapa tempat.

Repetitif : Bersifat pengulangan

( pengulangan secara masal ).
 BAB I

PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI

Modul pengelolaan administrasi pembelian terkait dengan sub kompetensi :

1. Menerima dan memverifikasi permintaan pembelian
2. Meminta surat penawaran harga kepada Pemasok
3. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para Pemasok
4. Membuat dan mengirim order pembelian

B. PRASYARAT

Agar dapat mencapai tujuan diatas, Peserta diklat hendaknya memahami :

1. Standart operasi prosedur ( SOP ) untuk pengelolaan afdministrasi pembelian
yang disusun oleh perusahaan
2. Mengoperassikan peralatan manual atau computer
3. Memahami lembar-lembar formulir pada administrasi pembelian

C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL.

1. Modul ini terdiri dari 4 sub kompetensi kegiatan belajar selama 60 jam
pelajaran
2. Memahami tujuan yang hendak dicapai.
3. Memahami informasi yang terdapat pada modul

D. TUJUAN AKHIR

Diharapkan setelah mempelajari modul ini Peserta diklat dapat :

1. Memverifikasi pembelian.
2. Membuat dokumen permintaan pembelian.
3. Mernguraikan prosedur pembelian/barang
4. Membuat surat permintaan penawaraqn harga kepada Pemasok.
5. Meringkas data Pemasaok.
6. Membuat rekap daftar Pemasok.
7. Mengindentifikasi Pemasok.
8. Membuat order pembelian.
9. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian.
10. Menguraikan prosedur Pengiriman order pembelian.

CEK KEMAMPUAN

Isilah pernyataan-pernyataan dibawah ini dengan memberi tanda cek (V ) pada

kolom jawaban yang sesuai :
No. Pernyataan Jawaban

Ya Tidak

1. Dapat memverifikasi permintaan pembelian

2. Dapat membuat dokumen permintaan pembelian
3. Dapat menguraikan prosedur administrasi pembe-
Lian
4. Dapat membuat surat permintaan penawaran harga
Kepada Pemasok
5. Dapat membuat data-data Pemasok
6. Dapat membuat daftar pemasok
7. Dapat mengidentifikasi Pemasok
8. Dapat membuat order pembelian
9. Dapat membuat bukti-bukti pendukung order pembelian
10. Dapat menguraikan prosedur order pembelian
 BAB II

PEMBELAJARAN

A. Rencana belajar peserta diklat.

Kompetensi ; Pengelolaan Administrasi Pembelian.

Sub Kompetensi ;

1. menerima dan memverifikasi permintaan pembelian barang/

supplies.
2. Meminta surat ppenawaran harga pada para pemasok.
3. Membuat rekap daftar penawaran dari para pemasok.
4. Membuat dan mengirim order pembelian.

No Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Tempat Alasan Tanda

belajar Perubahan Tangan
Guru
1 Menerima dan
memverifikasi permintaan
pembelian barang
2 Meminta surat penawaran
harga kpd para pemasok
3 Membuat rekap daftar
penawaran dari para
pemasok
4 Membuat dan mengirim
order pembelian

B Kegiatan Belajar:

Kegiatan belajar I
 MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN

a Tujuan kegiatan belajar:

1. Memverifikasi dokumen permintaan pembelian barang dari gudang

2. Menguraikan prosedur pembelian barang
3. Membuat surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok
4. Memverifikasi daftar pemasok beserta daftar penwaran harga
5. Mengidentifikasi pemasok yang layak
6. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para pemasok.
7. Membuat order pembelian
8. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian
9. Menguraikan prosedur pengiriman order pembelian

b. Urain Materi

Pembelian merupakan kegiatan dalam perusahaan untuk memperoleh barang yang

akan dijual atau dipakai untuk memproduksi barang.kegiatan pembelian akan
berpengaruh terhadap keadaan barang yang ada di gudang kurang cukup atau lebih
Harga pokok barang yang dipakai/dijual harganya lebih tinggi akan mengakibatkan
biaya makin besar apabila harga beli naik,tetapi apabila harga pembelian rendah maka
harga pokoknya juga mengecil.Dalam melakukan pembelian harus
mempertimbangkan:

1. Memperhatikan barang yang ada di gudang sesuai dgn surat permintaan

pembelian barang.
2. Mempertimbangkan harga yg ditawarkan para pemasok .

VERIFIKASI PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG/SUPLLIES

1. Prosedur permintaan Pembelian

 Dalam prosedur permintaan pembelian,bagian gudang mengsjukan permintaan
pembelian kpd bgn pembelian.Jika barang tdk disimpan di gudang,misalnya utk
barang-barang yang langsung dipakai,bagian yang memakai barang mengajukan
permintaan pembelian langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan
Surat Permintaan Pembelian.Permintaan dan pembelian barang dibuat dalam
formulir SPP barang oleh bgn gudang yg diterima bgn pemb.

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN No SPP 456789

Gunakan formulir yg berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.

Dari bagian:………………………………………Digunakan untuk:

Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak

Kuantitas No part atau no katalog Ukuran Penjelasan Lengkap

Diisi Oleh Bagian pembelian

Kirim ke……. pmsk Harga/unit Total No

Harga SOP
Bebankan ke dep…no rek

Tgl diperlukan../../200..

Diperlukan oleh……… Harga Yang Lalu………

Disetujui oleh………... Pemasok yg Lalu……..

Ya utk dibeli………….

Gambar D.7.1 Surat permintaan pembelian

 Surat Permintaan Pembelian Dibuat rangkap 2,lembar 1 diserahkan untuk bagian
pembelian dan lembar 2 disimpan di bagian yang mengeluarkannya sebagai
arsip.Apabila pemesanan barang dilakukan secara rutin dan berulangkali,dapat
menggunakan formulir”Treveling Purchase Refuisition”atau”Surat Permintaan
Berulangkali”. Surat Permintaan Pembelian Berulangkali dibuat dan disimpan oleh
bagian gudang sebanyak 1 lembar.

Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan diserahkan bgn gudang kepada

bagian pembelian sebagai Bukti Permintaan Pembelian.Bagian pembelian mengisi
formulir Surat Permintaan Pembelian Berulangkali ttg : Nama Pemasok,Harga dan
Nomor Surat Order Pembelian dan mengirim kembali dokumen tsb ke bagian gudang
utk disimpan sbg lampiran utk kartu gudang.

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Kode Barang Keterangan Titik Kuantit Pemesanan

Pemesanan
Kembali

Tgl No No Pemasok Ditangan Permintaan Saldo Kuantitas Harga Tgl

kontrak SOP dan dipesan diperlu
dipesan kan

Surat Permintaan Pembelian atau Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan

ditinjaklanjuti apabila sudah sah dan jelas.
 Dokumen dinyatakan:Sah apabila ada otorisasi dari pihak yang berwenang.Jelas
apabila dokumen berisi ttg sifat,kuantitas,jenis dan ukuran,dikirim kemana,dibebankan
ke bgn mana,kapan diperlukan.

MEMINTA SURAT PENAWARAN HARGA KEPADA PARA PEMASOK

1. Pengertian Surat Permintaan Penawaran Harga

Surat Permintaan Penawaran Harga adalah dokumen yang digunakan

untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tdk
bersifat repetiti,yg menyangkut jumlah rupiah yang besar.

2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga.

Setelah Surat Permintaan Pembelian diferivikasi,bagian pembelian

membuat Surat Permintaan Penawaran Harga utk dikirim kpd para
pemasok.Permintaan Penawaran Harga dpt dilakukan melalui faximile
atau tlpn apabila sdh ada hubungan dgn pemasok.Surat permintaan
Penawaran Harga dikirim kpd calon pemasok bertujuan untuk
mengetahui informasi ttg harga,syarat pembelian dan syarat
pembayaran.

Berikut bentuk formulir Surat Permintaan Penawaran Harga:

PT HORAS
JL Merdeka No. 472
Yogyakarta

LAPORAN PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

Catatan:
Kepada Yth.
Permintaan Penawaran Harga
Ini Bukan Merupakan Order
Permbelian

Kepada Yth.

Tgl SPPH Tgl Penyerahan Barang

Kepada Yth.

Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini, kami bersedia

mempertimbangkan barang subsitusi:
Kuantitas No. Port Keterangan Harga Per Unit Potongan Harga Bersih

Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman FOB…………

Dan syarat pembayaran………… dengan jangka waktu pengiriman………… hari
Setelah order pembelian kami terima

Nama Perusahaan Tanda Tangan

………………… ………………..

Kirimkan kembali formulir ini ke

Bagian Pembelian Pada Alamat diatas
 MEMBUAT REKAP DAFTAR PENAWARAN HARGA DARI PARA PEMASOK

Daftar Penawaran Harga yang didterima dari para pemasok direkap dalam
daftar.Dari rekap daftar penawaran harga,bagian pembelian memutuskan utk
memasok dari pemasok yang menawarkan sesuai dgn keinginan perusahaan.

Berikut contoh Daftar Penawaran Harga dari beberapa pemasok

No Nama Barang yg Spesifikasi Harga Syarat Syarat

Pemasok ditawarkan persatuan Penye Pembayaran
rahan
1 PT MAJU NOKIA 3100 Rp 1.200.000 FOB N/30

NOKIA 3600 Rp 2.200.000

NOKIA 6820 Rp 2.700.00-

2 PT JAYA NOKIA 3100 Rp 1.100.000 FOB N/30

NOKIA 3600 Rp 2.300.000

NOKIA 6820 Rp 2.700.000

3 PT NOKIA 3100 Rp 1.100.000 FOB N/30
SEJAHTERA
NOKIA 3600 Rp2.300.000

NOKIA 6820 Rp 2.600.000

Dari rekap daftar penawaran harga yang diterima dari beberapa pemasok maka
bagian pembelian memutuskan :

- Membeli NOKIA 3100 dari PT JAYA

- Membeli NOKIA 3600 dari PT MAJU
- Membeli NOKIA 6820 dari PT SEJAHTERA.

MEMBUAT DAN MENGIRIM ORDER PEMBELIAN

1. Pengertian surat order pembelian

Surat Order pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan

barang kpd pemasok yang telah dipilih.Surat order pembelian dibuat rangkap 7
oleh bagian pembelian.

2. Prosedur Order Pembelian

Dlm prosedur ini bagian pembelian mengirim surat order pembelian

yaitu lembar 1 dan 2 kpd pemasok,di mana lembar 1 sbg order resmi yg
dikeluarkan oleh perushaan.Sedangkan lembar 2 utk ditandatangani oleh
pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan pembeli sbg bukti telah diterima
dan disetujui order pembelian,serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang spt dlm dokumen tersebut.

Lembar ke 3 diserahkan kpd bagian penerimaan barang sgb otorisasi utk

menerima barang yg mutu dan kuantitas dari pemasok spt yang tercantum dlm
dok tsb.

Lembar ke 4 diserhkan ke bagian utang sbg salah satu dasar utk

mencatat kewajibn yg timbul dari transaksi pembelian.

Lembar ke 5 diserahkan kpd bagian gudang (bagian yg meminta

pembelian barang)bhw barang yg diminta utk dibeli telah dipesan.

Lembar 6 & 7 diarsip oleh bagian pembelian dimana lembar 6 diarsip

berdasarkan tgl penerimaan barang yg diharapkan sbg dasar utk mengadakan
tindakan penyelidikan jika barang tdk datang pd wkt yg telah ditetapkan.Lembar
ke 7 diarsip bagian pembelian berdasarkan nama pemasok sbg dasr utk mencari
informasi mengenai pemasok.

“Berikut contoh bentuk dokumen Surat Order Pembelian dan contoh Surat
Permintaan Pembelian yg diterima dari bagian gudang.”
 Order Pembelian No. 678901
PT. HORAS
Jln. Merdeka No. 400 Nomor ini hrs dicantumkan
Dalm faktur,slip pembungkus dan
Jakarta korespondensi

Dijual Kepada:

Tanggal :
Syarat :
Tgl Diperlukan:

Dikirim Ke:

No.|Urut Nama Spesipikasi satuan kuantitas Harga Jumlah

Barang barang satuan harga

Jumlah

Penting:
Penerimaan barang ditutup jam 16.00
Kecuali dengan janji khusus
Manajer Pembelian

Gambar D 7.4 Surat order pembelian

Contoh : Surat permintaan Pembelian yang diterima dari bagian gudang

Surat Permintaan Pembelian No.SPP 475689

Tanggal: 1/7/2005
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta
Dari Bagian : Gudang Digunakan Untuk : Mengisi Gudang
Sifat permintaan : biasa □ segera □ mendesak □

Kuantitas No. Port atau Nama Katalog Ukuran Penjelasan Lengkap

100 3120
80 3100

Kirim ke : Bagian Gudang

Bebankan Ke Dep. No. Rek Disi Oleh Bagian Pembelian
Tanggal diperlukan : 15/7/2005
Pemasok Harga Per Total Nomor
Unit Harga SOP
Diperlukan Oleh : Bagian Gudang
Disetujui Oleh : Kepala Gudang

Harga Jual :
Pemasok yang lalu :
Ya untuk dibeli :

Surat permintaan pembelian di atas membuktikan bhw persediaan barang

digudang sdh berkurang.Oleh bagian pembelian menindaklanjuti dgn membuat
surat permintaan penawaran harga dan dikirim kpd para pemasok tujuannya adl
utk menentukan dari mana brg tsb akan dibeli.Contoh dlm hal ini ada 3 pemasok
yg menawarkan brg yg diminta bgn gudang kemudian bgn pembelian membuat
surat permintaan penawaran harga ( SPPH ) dan mengirimkannya kpd masing-
masing pemasok.SPPH tsb dpt dilihat pada gambar di bawah ini:

( Gambar D. 7.6 ) .
Setelah menerima kembali daftar harga dari para pemasok,bagian pembelian
menentukan dari pemasok mana,barang tsb akan dibeli;Kemudian bgn
pembelian membuat surat order pembelian rangkap 7 spt pada gambar di bawah
ini:

Rangkuman :

Bagian yg terkait dlm pembelian adalah :

- Bagian gudang
- Bgn Pembelian
- Bgn Penerimaan
- Bgn Akuntansi
- Bgn Kartu Persediaan & Kartu Biaya
- Bgn Utang

Dokumen yang digunakan dlm sistem pembelian adl :

- Surat Permintaan Pembelian

- Surat Permintaan Penawaran Harga
- Surat Order Pembelian
- Laporan Penerimaan Barang
- Surat Perubahan Order
- Bukti Kas Keluar

d. Tugas :
1. Bagian manakah yg membuat dokumen di bawah ani :
a. Surat Permintaan Pembelian barang
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
c. Surat Order Pembelian
2. Surat oeder Pembelian dibuat rangkap 7.Bagaimana
distribusi ke 7 lembat SOP di atas.
3. Apa kegunaan Surat Permintaan Pembelian bagi bgn
Pembelian
4. Apa kegunaan Surat Permintaan Penawaran Harga
5. Mengapa salah satu lembar SOP diserahkan kpd bgn
Penerimaan Barang.

e. Tes Formatif :

1. Sebutkan apa yg perlu diverifikasi dari Surat Permintaan

Pembelian Barang.
2. Siapakah Yg mengotorisasi Surat Permintaan Pembelian.
3. Bagaimana jangka wkt secara umum utk barang yg diminta
pembeliannya yg bersifat :

a. Mendesak
b. Segera
c. Biasa

4. Apa yg dimaksud dgn Surat Order Pembelian

5. Mengapa SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas
tdk diisi oleh bgn pembelian.

f. Kunci Jawaban
1. Yang perlu diverifikasi dari Surat Permintaan Pembelian
adalah:
a. Hrs jelas nama bagian dari sumber tsb
b. Harus jelas tujuan dokumen
c. Harus jelas kuantitas nama barang dan spesifikasi dlm
dokumen
d. Hrs jelas kemana nantinya barang dibeli akan dikirim
e. Hrs jelas ke bgn mana nantinya dibebankan pembelian
brg tsb.
f. Hrs jelas tgl diperlukan.
g. Hrs jelas diperlukan oleh siapa
h. Hrs diotorisasi yg berwenang
2. Bagian Gudang

3. Biasa apabila barang tiba di gudang pembeli dlm wkt 2 – 4

minggu setelah tgl SPPB.

Segera apabila barang tiba di gudang pembeli dalam jangka

wkt 1 – 2 minggu setelah tgl SPPB.

Mendesak apabila barang tiba di gudang pembeli dlm jangka

wkt tdk lebih dari 1 minggu

3. Surat Order Pembelian yaitu : dokumen yang digunakan utk

memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas tdk diisi
oleh bgn pembelian,dimaksudkan agar bgn penerimaan dpt
benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barg yg
diterima dari pemasok.

g. Lembar Kerja
PT GELORA yang beralamat di jln Setia Budi No 41 Medan

Dari Surat Permintaan Pembelian di bawah ini buatlah Surat

Permintaan Penawaran Harga atas :

- TV FUJI 20 inci
- TV POLITRON 20 inci
- RADIO/TAPE POLITRON
- RADIO/TAPE NASIONAL

Kepada Pemasok :

1. PT ABC Jln.Flamboyan No 46 Sawangan

2. PT XYZ Jln.Bogenvil No 58 Tangerang
3. PT KLM Jln.D.I.Panjaitan No 100 Jakarta

No.SPP 475689

Tanggal 1/7/2005

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Gunakan formulir yg berbeda utk setiap barang yg saudara minta

Permintaan : Biasa Segera v

 Sesuai dengan daftar harga yang doterimadari ketigapemasok di
atas , pada tgl 3 Juli 2005 dipilih PT ABC. Data yang dikirim PT
ABC sebagai berikut :

HARGA PER
NO NAMA BARANG SATUAN SYARAT FOB PENGIRIMAN
1 Televisi Fuji 20 inci Rp 1.500.000 2/10,n/30 destination Paling lambat 10
hari setelah SOP
2 Televisi Politron 20 inci Rp 1.300.000 2/10,n/30 destination
3 Radio Tape Politron Rp 500.000 2/10,n/30 destination
4 Radio Tape National Rp 400.000 2/10,n/30 destination

Berdasarkan daftar harga yang diterima dari PT ABC buatkan SOP

BAB III
 EVALUASI

1. Pilih salah satu di Perusahaan yang ada dibawah ini yang masing-masing
menawarkan harganya

No Nama Perusahaan Alamat

1. PT. SUKSES Jl. Langto, 15 Mataram NTB

2. PT. WAEPALO Jl. Pelita, 6 Ruteng NTT
3. PT. KENCANA Jl. Muara, 10 Medan Sumut
4. PT. ASA Jl. Merdeka , 11 Denpasar Bali
5. PT. KOLEGA Jl. Merah Putih, 11 Jakarta

Daftar harga dan spesifikasi barang yang ditawarkan :

No. Nama Perusahaan Nama barang Spesifikasi Harga/ unit

1. PT. SUKSES NOKIA 3100 Rp 1.200.000

2. PT. WAEPALO NOKIA 3100 Rp 1.100.000
3. PT. KENCANA NOKIA 3100 Rp 1.150.000
4. PT. ASA NOKIA 3100 Rp 1.300.000
5. PT. KOLEGA NOKIA 3100 Rp 1.350.000

No. Nama Perusahaan Nama barang Spesifikasi Harga/unit

1. PT. SUKSES NOKIA 6820 Rp 2.700.000

2. PT. WAEPALO NOKIA 6820 Rp. 2.650.000
3. PT. KENCANA NOKIA 6820 Rp. 2.720.000
4. PT. ASA NOKIA 6820 Rp 2.730.000
5. PT. KOLEGA NOKIA 6820 Rp. 2.740.000

No Nama Perusahaan Nama barang Spesifikasi Harga / unit

1. PT. SUKSES NOKIA 3660 Rp. 2.200.000

2. PT. WAEPALO NOKIA 3660 Rp 2.150.000
3. PT. KENCANA NOKIA 3660 Rp 2.250.000
4. PT. ASA NOKIA 3660 Rp. 2.300.000
5. PT. KOLEGA NOKIA 3660 Rp. 2.350.000

No. Nama Perusahaan Nama barang Spesifikasi Harga/unit

 1. PT. SUKSES NOKIA 2100 Rp. 900.000
2. PT. WAEPAO NOKIA 2100 Rp. 910.000
3. PT. KENCANA NOKIA 2100 Rp 920.000
4. PT. ASA NOKIA 2100 Rp 850.000
5. PT. KOLEGA NOKIA 2100 Rp 890.000

No. Nama Perusahaan Nama barang Spesifikasi Harga / unit

1. PT. SUKSES NOKIA 6610 Rp 2.300.000

2. PT. WAEPALO NOKIA 6610 Rp 2.310.000
3. PT. KENCANA NOKIA 6610 Rp 2.300.000
4. PT. ASA NOKIA 6610 Rp 2.320.000
5. PT. KOLEGA NOKIA 6610 Rp 2.250.000

2. Dari data-data yang sudah tersedia diatas anda diminta untuk mengindetifikasi
perusahaan mana yang paling tepat untuk dipilih jadi pemasok barang yang
dibeli.
3. Setelah anda mengidentifikasi perusahaan yang paling menguntungkan, anda
diminta untuk membuat surat order pembelian dengan syarat 1\10, n\30 syarat
penyerahan SOB Destination point.

SOAL TEORI

2. Jelaskan laporan yang dihasilkan dari sistim pembelian

3. Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam pembelian
4. Jelaskan prosedur pembelian barang
5. Sebutkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian

Suarat Permintaan Penawaran Harga ( di Scan )

JAWABAN SOAL TEORI

1. Laporan Yang dihasilkan dari sistim pembelian :

a. Laporan tentang kegiatan bagian pembelian meliputi order pembelian
yang telah dikirim kepada Pemasok, order pembelian yang telah
dipenuhi Pemasok dan order pembelian yang masih beredar.
b. Laporan distribusi pembelian meliputi berbagai jenis barang yang dibeli
dan berbagai jenis biaya yang terjadi
2. Unit organisasi yang terkait dalam pembelian meliputi bagian gudang, bagian
pembelian, bagian penerimaan barang, bagian jurnal, buku besar dan laporan,
bagian kartu persediaan dan bagian utang.
3. Prosedur pembelian barang :
a. Prosedur permintaan pembelian yaitu bagian gudang mengajukan
permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga kepada pemasok yaitu bagian
pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para
pemasok.
c. Prosedur order pembelian yaitu bagian pembelian mengirim surat order
pembelian kepada Pemasok yang telah ditentukan.
d. Prosedur penerimaan barang yaitu bagian penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, jumlah dan mutu barang dan mencocokkan
dengan order pembelian kemudian membuat laporan penerimaan barang.
e. Prosedur pencatan utang yaitu bagian utang memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian pencatatan utang serta
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian melipti distribusi rekening dari transaksi
pembelian untuk pembuatan laporan.
4. Dokumen – dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian :
a. Surat permintaan pembelian
b. Surat permintaan penawaran harga.
c. Surat order pembelian.
d. Surat laporan penerimaan barang.
e. Surat perubahan order.
f. Bukti kas keluar.

BAB IV
 PENUTUP

Setelah mempelajari modul ini diharapkan siswa dapat mencapai tujuan akhir
dari pengelolaan order pembelian yang telah diuraikan pada modul ini. Siswa
diharapkan mampu atau kompeten dalam masalah pengelolaan administrasi pembelian
Siswa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh sertifikat kompetensi dari
pihak penguji atau assessor berdasarkan hasil ujian yang diperoleh oleh masing-masing
pesrta diklat.
Siswa atau peserta diklat yang sudah kompeten dan memperoleh sertifikat dapat
melanjutkan ke modul berikutnya atau sub kompetensi selanjutnya dan bagi peserta
diklat yang belum dinyatakan kompeten masih mendalami modul yang belum dikuasai.