23/1/2018 Aprovechando Zapier en su práctica de planificación financiera

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22 de enero de 2018 /  en asesores financieros , publicaciones de consejeros ,tecnología , gestión de prácticas , tema -
tecnología , tema - práctica de gestión , gestión de clientes , automatización  /  por Stephen Alred

En general, hay tres campos de propietarios de negocios cuando se trata de usar la tecnología para
la automatización de procesos : 

1. No conocen una solución, pero creen que es posible

2. Han oído hablar de Zapier, pero no se han atrevido a probarlo
3. Han aprendido Zapier e implementado los conceptos básicos

Si no está en el tercer grupo, se está perdiendo una poderosa herramienta que utilicé para fortalecer el
proceso de incorporación en mi empresa y para optimizar mi estrategia de curación en las redes
sociales. Pasé de aprender sobre Zapier a consultar con RIA sobre el poder de Zapier en sus
empresas. Descubrí que muchos empresarios caen en el segundo grupo.

En este artículo, le daré cinco formas en que puede aprovechar Zapier para lograr uno de estos nobles
objetivos: hacer que su empresa sea más eficiente , mejorar su conocimiento de marca o aumentar sus
ingresos.

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¿Cómo se aplica Zapier a los asesores financieros de solo

honorarios?
En nuestra industria, es raro que las herramientas interactúen unas con otras de manera significativa. Esto
se debe principalmente al hecho de que los recursos simplemente no existen para muchos proveedores en
el espacio de servicios financieros para construir integraciones con cualquier otro proveedor de software. Y
dado que la selección de la pila tecnológica es extremadamente subjetiva, es aún más difícil decidir qué
recursos asignar para construir esas integraciones antes mencionadas.  

Ingresa a Zapier.

¿Desea ingresar sus nuevos contactos en Wealthbox CRM sin tener que iniciar sesión en
Wealthbox? Configure Zapier para que lo haga automáticamente si tiene un dispositivo móvil basado en
Android (también puede hacerlo con dispositivos iOS, solo requiere uno o dos pasos adicionales).

Cuando dirigía mi empresa, usé Zapier en lugar de contratar a un gerente de redes sociales, un asistente
administrativo y un especialista en operaciones al mismo tiempo. No es que nunca hubiera contratado para
esos roles, simplemente no tenía el ancho de banda financiero para pagarlos todos a la vez. Idealmente, me
hubiera gustado tener personas en esos roles aprovechando Zapier para hacer que la experiencia sea aún
más personal para clientes potenciales y clientes potenciales.

Es por eso que veo a Zapier como una mina de oro para asesores financieros. Es una plataforma
para automatizar tareas tediosas para que pueda concentrarse en las interacciones personales . Sí, puede
automatizar la publicación en diferentes sitios y boletines, pero si lo usa de esa manera, asigne el tiempo
que guardó para tener interacciones personalizadas después de distribuir esas publicaciones. 

¿Qué es Zapier?
Zapier es una infraestructura basada en API (interfaces de programación de aplicaciones) que permite a las
empresas externas integrarse con diversas tecnologías. De hecho, Zapier acaba de pasar el hito de las 1,000
integraciones. Sí. Lo leíste bien. Ahora puede conectar 1,000 aplicaciones y proveedores de software entre sí
a través de Zapier.

El software tiene un modelo gratuito para que te mojes los pies y luego usa una estructura de precios
escalonada para medir tu tasa de uso. Por tan solo $ 20 por mes, puedes hacer algunas cosas bastante
poderosas con Zapier. Para agregar guinda al pastel, el uso más básico de Zapier, la transferencia de
datos, es también lo que hace que sea difícil resistir. Puede tomar el trabajo de un asistente administrativo,
pagar un poco menos de $ 100 por mes y ahorrar decenas de miles de dólares en nómina. No solo eso, el
flujo de datos será instantáneo sin posibilidad de error humano.  

El eslogan de Zapier, "La forma más fácil de automatizar su trabajo", es acertado; crear "zaps", o tareas
automáticas, es extremadamente fácil.

Si nunca antes ha utilizado el servicio, pregúntese qué tareas completa a diario o semanalmente. Escriba
cada paso de sus tareas repetitivas ; cada paso puede ser algo que puedes automatizar. 

Este es el punto de partida perfecto para que comiences a explorar. Escribo explorando porque esa es la

única forma de aprender cómo ayudar a que su empresa sea más eficiente . Debido a que hay más de 1,000
aplicaciones en la plataforma (y esas aplicaciones se actualizan semanalmente), no recomendaría configurar
sus zaps y detenerse ahí. Reviso regularmente las integraciones agregadas más recientemente solo para ver
si hay nuevas herramientas que aún no he descubierto. Luego, a veces elimino los servicios que no están
integrados con Zapier a favor de los que ahora son.    

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5 formas de aprovechar Zapier en su

empresa

1. Distribución automática de contenido

La mayoría de los especialistas en marketing saben que la parte más difícil del trabajo no siempre es crear
el contenido . Puede ser igualmente difícil hacer que la gente encuentre tu contenido. Puedes pasar
innumerables horas creando algo valioso, pero si nadie lo ve, ¿realmente le da valor a
alguien? Definitivamente no. La distribución del contenido es importante y, en ocasiones, puede ser un
proceso manual y repetitivo para  programar  publicaciones nativas en todos los canales de las redes
sociales .

Con Zapier, tan pronto como se publique su contenido, se publica automáticamente en todos sus canales
sociales en el formato apropiado. Simplemente vaya a Zapier y configure un zap desde Wordpress
activando las siguientes tareas:

publicar en twitter
publicar en LinkedIn
publicar en Facebook
publicar en páginas de Facebook (para su página comercial)
notifica a tus suscriptores por correo electrónico
agregue el contenido a MeetEdgar

Todo esto se hace automáticamente cuando presionas enviar desde tu blog de Wordpress. Ahora dime que
eso no te ahorra al menos 10-15 minutos cada vez que escribes un blog. También puede hacer este truco
siempre que publique un estado de redes sociales o una actualización de la compañía.

La curaduría de contenido es donde Zapier realmente es útil. Si me sigues en LinkedIn o Twitter , sabes que
publico muchos artículos. Lo que no sabes es que usualmente uso Zapier para curarlos y publicarlos con el
contexto y los hashtags correctos.

Utilizo un servicio llamado Pocket para realizar un seguimiento de todos los artículos interesantes que
encuentro en la web y en Flipboard. Este servicio tiene una característica de etiquetado que está muy
infrautilizada en lo que respecta a la conservación de contenido.

Al usar Zapier con Pocket, cuando etiqueto un artículo como "marketing", se activa un zap que envía un
tweet y una publicación de LinkedIn utilizando el contexto y los hashtags correctos. Lo tengo configurado
para estas palabras clave: estrategia, tecnología, marketing, marca, asesores, millenials y más.

Así es como automatizo completamente mi curaduría de contenido para los emprendedores y aspirantes a
emprendedores que me siguen en las plataformas sociales.

2. Sincronización automática de contactos

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Recientemente, alguien en el grupo XYPN Radio VIP mencionó que les gustaría poder ingresar un contacto
sobre la marcha y actualizarlo en general. Zapier es la respuesta.

Cuando descubrí que Wealthbox CRM tenía un "zap de contacto de creación" disponible en la plataforma,
sabía que las posibilidades eran infinitas. Lea a continuación un ejemplo de cómo puede funcionar para su
empresa de planificación financiera (y esta es solo la punta del iceberg):

Me encuentro al azar con un prospecto potencial en una cafetería. Lo conversé un rato y le pregunté si le
gustaría mantenerse en contacto y recibir mi boletín informativo. "¡Claro!" Lo agregué a mi registro de
Contactos de Google y observé cómo sucedía la magia.

En segundo plano, tengo un zap en funcionamiento: una vez que un registro de contacto se coloca en
Contactos de Google, Zapier agrega el contacto a mi WealthBox CRM. Suscribe el contacto a mi boletín de
noticias y agrega un recordatorio de tareas para que haga un seguimiento con el prospecto potencial en
tres semanas. Más tarde, Zapier envía al prospecto una invitación a una consulta gratuita y gotea
continuamente una secuencia de correo electrónico que configuré en Mailchimp.

La mejor parte de este proceso: si no eres un vendedor seguro o si no te gusta presionar, puedes dejar que
la tecnología se venda por ti . Si le preocupa la falta de personalización, pruébela a algunos de sus amigos y
familiares para ver si les parece impersonal. Si piensas en cómo  programar  los zaps, dudo que tus
prospectos sepan que no eras tú el que estaba en el back-end.

Tenga en cuenta que esta tecnología no debe reemplazar su toque personal . Es solo debería reducir el
tiempo que lleva ejecutar esos toques.

3. Flujo de trabajo y gestión de procesos

Si utiliza Wealthbox CRM como su CRM (XYPN tiene un acuerdo empresarial para ofrecerlo a todos nuestros
miembros como parte de la membresía), entonces esto probablemente le impacte más que a otros. Sin
embargo, si está leyendo este artículo y no usa Wealthbox, hay una gran cantidad de otros CRM,
incluido Redtail , que también se integran con Zapier.

Hablemos de gestión de procesos .

En términos generales, si tiene un socio, asociado o paraplanner que completa tareas para sus clientes,
deberá mantenerse al tanto. Si usa Slack como herramienta de comunicación del equipo, puede configurar
un zap para informarle cuando hay un nuevo comentario en un registro de contacto en su CRM. Por
ejemplo:

Su cliente revela un detalle a su paraplanner que podría cambiar la agenda de una próxima reunión. En
lugar de actualizar tanto a usted como a su CRM, puede configurar un zap que
le enviaráautomáticamente un mensaje flojo cuando se agregue un nuevo comentario a un registro de
contacto en su CRM.

4. Relaciones enriquecedoras

Si utiliza webinars para nutrir a los posibles clientes, use Zapier para automatizar el compromiso con ellos
antes y después de la presentación. ¿Por qué? Es común tener un centenar de personas registradas en un
webinar, pero solo aparece un 30-40%. En muchos casos, se debe a que los registrantes no participaron
antes del seminario web.

Una forma de abordar este problema es creando una secuencia de  automatización  dentro

de Mailchimp para gotear contenido relevante para los registrantes hasta el seminario web. (Cuando se
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trata del contenido específico que envía, solo hágalo de forma correcta y asegúrese de que los clientes
potenciales lo consideren valioso). Es probable que aumente su índice de registro para asistentes.  

(En XYPN, utilizamos el software de videoconferencia GoToWebinar , así como Zoom . Ambos se integran

con Zapier).  

Para mejorar la tasa de retención de clientes, inicie nuevas relaciones de manera impactante. Zapier puede
ayudar.

Si nunca ha oído hablar del servicio de correo electrónico en video BombBomb , es hora de intensificar su
servicio al cliente / juego de integración. BombBomb es una herramienta que puedes usar para enviar
prospectos y clientes un video personalizado.

Imagínese este escenario: inmediatamente después de que los clientes firman su papeleo final, reciben un
mensaje de correo electrónico con un mensaje de video que les da la bienvenida a la familia del cliente y les
presenta los recursos a su disposición. Es una forma abotonada y pulida para causar una primera
impresión.

Para hacer esto, debe usar una plataforma de firma electrónica, con capacidad de activación, para su
acuerdo de planificación financiera y acuerdos de asesoramiento. Crearás un zap para que Wealthbox
actualice el registro de contenido de los clientes potenciales al estado del cliente, y para que BombBomb
envíe el video de bienvenida de tu equipo.

Eso es lo que yo llamo una experiencia encantadora para el cliente .

5. Calificar clientes potenciales

Puede usar Zapier para determinar si sus clientes potenciales serán buenos clientes al crear un zap
usando Calendly , Typeform , Wealthbox y Gmail.

Este caso de uso comienza con un cliente que programa una reunión en su sitio web usando Calendly (o un
programa integrado de manera similar). Establezca el zap para transferir inmediatamente la  información
del planificador a su CRM y para enviar un correo electrónico con un enlace a un cuestionario confidencial
creado en Typeform. Una vez que el prospecto ha completado el cuestionario confidencial, el zap actualiza
el registro de contacto en Wealthbox. Cuando la información se "elimine" de Typeform en Wealthbox, su
componente de Gmail activará el envío de un correo electrónico para confirmar la cita.

Déjame decirte por qué este caso de uso es tan importante: si los prospectos no llegan a completar el
cuestionario confidencial, es una señal de que no tendrás una relación exitosa con ellos. Su esfuerzo inicial
disminuirá en gran medida la cantidad de tiempo que lleva crear su plan financiero personal y mejorará su
capacidad para ayudarlos.

(Tenga en cuenta al crear su cuestionario: si tiene una plataforma de planificación financiera con agregación
de cuentas como eMoney , tenga cuidado de no duplicar las preguntas que le hará el software. No desea
agregar fricción a su proceso de incorporación preguntando a sus clientes potenciales por la misma
información dos veces).  

Conclusión
Al final del día, Zapier solo está limitado por sus limitaciones de tiempo y creatividad. Como mencioné
anteriormente, no es un sustituto de un toque personal. Este potente producto se utiliza mejor para
eliminar tareas de poca intervención, por lo que puede proporcionar un servicio de alto toque. El mejor
consejo que tengo para descubrir todo lo que Zapier puede hacer es:
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