Administración de tiempo/Texto completo

1 Metas generales 4 Aprendizaje clave

• Adquirir conciencia de que la administración del El tiempo es una simple medida. La percepción de no te-
tiempo depende totalmente de la administración que ner tiempo se debe a una mala selección o distribución de
se haga de los propios hábitos. las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente
significa administrarse uno mismo, de tal manera que se
• Revisar y analizar diferentes metodologías de uso pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dis-
del tiempo pone.

• Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del

tiempo.

• Identificar a través de un instrumento de auto eva-

luación, formas para mejorar el uso del tiempo que
hacen actualmente los participantes.

• Conocer el uso de herramientas complementarias de

apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.

2 Objetivos
Los participantes, serán capaces de:

• Reaccionar conscientemente en situaciones frecuen-

tes que implican riesgo de mal uso del tiempo.

• Identificar con precisión sus causas particulares de

desperdicio del recurso.

• Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de ac-

ción.

• Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la di-

ferencia entre acciones importantes y acciones ur-
gentes.

• Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo pa-

ra emprender las acciones correctivas necesarias..

3 Competencias a desarrollar de 5 ¿Qué es el tiempo?

manera indirecta
“¿Para qué es el tiempo? ¿Quién puede explicarlo fácil
• Capacidad de auto crítica y brevemente? ¿Quién puede tanto comprenderlo men-
talmente como expresarse al respecto? Y sin embargo,
• Organización personal ¿qué puede ser más familiar y más mencionado concien-
zudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?
• Orientación a resultados Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuan-

1
2 7 LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

do hablamos de él; igualmente lo entendemos cuando lo 9. Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el
oímos nombrar, al hablar con otra persona. ¿Qué es en- tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo
tonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo sé; pero usamos, pero nunca de no tenerlo.
si quisiera explicárselo a alguien que me lo pregunte, sen-
cillamente no lo sé”. 10. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras
acciones, pero no el tiempo.
Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustín
escribió esas palabras; todos sabemos lo que queremos
expresar con el término tiempo, pero no podemos decir
lo que es. 7 La administración del tiempo
Los modernos diccionarios lo definen: “Relación que se
establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las per-
u objetos” (Encicl. Ilustrada Cumbre); “Duración de los sonas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en
fenómenos ... época, siglo” (Dicc. Larousse); “Duración sí, la administración del tiempo es la administración de sí
de las cosas sujetas a mudanza” (Dicc. de la Real Aca- mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo or-
demia); “Aspecto mensurable de la duración” (Dicc. de den, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al
Psicología). tiempo.
La mejor definición, si bien no la más clara para el lector El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No
moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aris- podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para ha-
tóteles: “El número, o la medida, del movimiento según cerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilu-
antes y después”. Para Aristóteles, como para la mayoría sión, porque nadie puede realmente administrar el tiem-
de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movi- po. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos.
miento equivalía a cambio (decían que todo lo que cam- Independientemente de quiénes somos o qué estamos tra-
biaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la tando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo
posibilidad a la realidad). ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresión “Ad-
El tiempo es pues, la dimensión del cambio. Si nada cam- ministrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos,
biara, no habría tiempo. para usar nuestros momentos disponibles con algún sig-
nificado. Administrar el tiempo realmente significa ad-
Resulta entonces un corolario que sorprenderá a más de ministrarnos nosotros mismos, de tal manera que poda-
uno: El tiempo en sí no existe. No existe porque es una mos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir
simple medida. No existe el tiempo como no existen ni nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que
el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en
medidas por tales patrones convencionales. cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia.
La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente
estar ocupado (en libros de administración se habla como
6 Características del tiempo la eficacia -hacerlo simplemente- y la eficiencia -hacerlo
bien y a la primera-, optimizando los recursos en el cum-
Frases para reflexionar plimiento de los objetivos, en este caso me causa un des-
equilibrio su definición).
1. El más importante de los recursos. Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que ten-
drían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus ho-
2. El más atípico de los recursos. ras más eficientemente. El resultado es a menudo un in-
tento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando
3. El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.
que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener
4. Un recurso limitado y caduco por definición: ha- tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona
gamos lo que hagamos se nos acaba. y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas.
5. Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni
prestarse. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay me-
nos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de
6. El más indispensable de los recursos: ninguna ac- tomar decisiones para solucionar problemas. Como resul-
ción humana puede realizarse sin tiempo. tado, los días comienzan a parecer frenéticos.

7. Recurso insustituible. Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una

segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos
8. Recurso inexorable: no podemos variar ni su direc- esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina,
ción, ni su sentido, ni su cadencia. Lo más que po- se generan otros problemas: las horas semanales se alar-
demos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que gan a 50, 60, 70, 80 o más. El tiempo personal va desapa-
va llegando. reciendo a medida que se incrementa el tiempo de traba-

jo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gas-
resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven tando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no
en horas. dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su propio
Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse
pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin em- a sí mismo.
bargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques
les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser
hechas. No se dan cuenta de que no importa cuánto ha-
gan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras de-
cisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las de-
cisiones con acciones.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos
suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo
que hay. No importa cuánto hagamos, siempre hay alter-
nativas interminables para invertir el tiempo. La solución
a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las co-
sas más importantes, en la seguridad de que siempre ha-
brá tiempo suficiente para las cosas que realmente es ne-
cesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no pode-
mos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos
dado un paso muy importante hacia una efectiva admi-
nistración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades
se convertirá en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja:
si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En con-
secuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien
que lo usemos. El conocimiento de que estamos desper-
diciando este recurso tan personal cuando no lo usamos
debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a in-
vertir el tiempo de mejor manera.
8 Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de
tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte
en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a
nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo.
En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún
que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo
que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario,
por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser
productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en
organizarse y en encontrar maneras de ser más enfocado
y eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es
realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es
importante.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite dis-
frutar del trabajo y su descanso. La autodisciplina signi-
fica fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son
más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en
vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las
3
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de
pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún
cada minuto.
Cada semana, contamos con cientos de horas. ¿Cómo
utilizamos dichas horas? Todos podemos beneficiarnos
del uso del tiempo. Debemos analizar objetivamente el
uso que le damos a nuestro tiempo. Manejar nuestro tiem-
po nos obligará a ser explícitos en cuanto al valor que le
damos a nuestra vida personal y profesional, y nos per-
mitirá dirigir nuestros esfuerzos en concordancia. Con-
trolar nuestro tiempo nos ayudará a mantener el equili-
brio entre las múltiples presiones bajo las cuales estamos
sometidos, facilitándonos entonces el logro de nuestros
objetivos, evitando el estrés y el cansancio.
El líder primero es líder de su propia vida. Para liderar a
otros primero se necesita crecer en el liderazgo de sí mis-
mo: liderazgo intrapersonal. La perspectiva ancestral de
los Proverbios del rey Salomón trae sabiduría al respecto
al referir que mejor es el que tarda en airarse que el
fuerte; y el que se enseñorea del espíritu que el que toma
una ciudad. Resultaría paradójico ver a un líder preten-
diendo liderar a otros, inspirar a otros, guiar las vidas de
otras personas, manejar el negocio de otro, encaminar a
sus seguidores hacia una visión organizacional, si él no
es el dueño de sí mismo, si no es capaz de manejar y di-
rigir adecuadamente sus emociones, si no está a cargo y
se ha hecho responsable de su propia vida, si no tiene su
propia definición de visión y proyecto de vida. En tales
condiciones, ¿cómo podrá liderar a otros?
Los líderes necesitan, pues, aprender a guiarse y gestio-
narse primero a sí mismo antes de liderar a otros, lo cual
implica aprender a administrar su tiempo, sus prioridades
y sus propósitos. Por sobre todos los consejos para mejo-
rar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy
visible (en su teléfono, computador, etc) con lo siguien-
te escrito bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO
EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN DIREC-
CION HACIA MIS OBJETIVOS?
9 Elementos básicos para controlar
el tiempo
• Conozca cómo utiliza su tiempo.
• Establezca sus objetivos.
• Organice su tiempo.
• Identifique y elimine los enemigos de su tiempo.
4 12 POSIBLES SOLUCIONES

10 Mitos Pornografía. (Otros vicios) Ludopatía. (Off-Online y

otras adicciones)
El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de tra- Uso ineficiente (o nulo) de herramientas ofimáticas.
bajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con
la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el ni- 12 Posibles soluciones
vel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se rega-
tea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mis-
mo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando 12.1 Agenda
personalidades y matando motivaciones.
• Citas.
El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las
decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que
sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. • Proyectos.

El mito del indispensable: “Los resultados son direc- • Actividades por realizar.
tamente proporcionales al volumen de trabajo invertido,
así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en • Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes,
trabajar más, en vez de trabajar mejor. (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Im-
El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo portantes.
a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el
tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratán-
dolos de manera superficial, de modo que se está conde- 12.2 Uso del teléfono
nando a repetir lo que salió mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo pre- • Antes de llamar, planifica la conversación.
siona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso
recurso queda convertido en estorbo y objeto de justifi- • Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apar-
caciones. tar un tiempo específico para llamadas.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser hu-
• Trata de acortar la parte social de la conversación,
mano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo por-
ve directo al grano y permanece en él.
que ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a
veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuan-
do se pierde el tiempo por hacer algo menos importante • Si la conversación se extiende innecesariamente,
de lo que se podría estar haciendo. Aunque a veces perder busca excusas para cortarla.
el tiempo, en el sentido más popular y vulgar, puede ser
sinónimo de un mejor aprovechamiento del mismo, en • Establece periodos de tiempo donde no recibirás lla-
tanto el ocio y el descanso forman parte consustancial del madas sino sólo en casos de emergencia.
desarrollo humano y social. En la antigüedad, el ocio era
bien visto, porque su empleo permitía ejercitar el saber.
12.3 Uso del Chat
Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa
que impida que una persona alcance sus objetivos de la
manera más efectiva posible. • Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos.
Los DDT se dividen en externos, si son provocados por
otras personas, o internos si son provocados por nosotros
mismos.
• Evitar tener abierta la ventana del chat y las herra-
mientas de trabajo al mismo tiempo.
• Utilizar estatus como “No disponible” o “Ausente”
la mayor parte del tiempo.

11 Desperdiciadores de tiempo ex-

12.4 Uso del Facebook y YouTube
ternos
• Destinar una cantidad de tiempo al día para revisar-
Excesivo flujo de papeles. Teléfono. Chat. Facebook. los.
YouTube Mirar la televisión. Visitantes. Reuniones. Fa-
llas de comunicación. Políticas y procedimientos. Infor- • Dejarlo para horas que no sean de estudio ni de tra-
mación. (Falta / exceso) bajo (nos desconcentra y hace perder tiempo).
12.8 Reuniones 5

12.5 Mirar la televisión • No contribuyas a conversaciones innecesarias.

• Limita la cantidad de tiempo para ver televisión. • Promueve citas en vez de permitir visitas inespera-
das.
• Evita ver el televisor mientras estás comiendo.

• No ver la televisión mientras se estudia para un exa- • Aprende a decir no, especialmente cuando te pre-
men. guntan "¿Tienes un minuto?"

• Aísla la televisión de tu lugar de trabajo; existen lu-

gares específicos para usar la televisión, por ejem- 12.8 Reuniones
plo, una sala de juntas o una sala audiovisual. Si la
televisión tiene que estar en tu lugar de trabajo (por • Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
ejemplo: (en un restaurante) dirigirla entonces hacia
los clientes y no hacia a ti. • Pregúntate si la reunión es realmente necesaria.
• Si no quieres perderte algún programa de televisión y ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efec-
dispones de una videograbadora programable, graba to? ¿Es necesaria mi presencia?
el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto
para tal propósito. • Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

• Es recomendable ver la televisión en los tiempos de • Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones,
descanso, por ejemplo: fines de semana, días festivos mantente en el tema.
o días inhábiles.
• Minimiza las conversaciones intrascendentes. No
contribuyas a conversaciones innecesarias.
12.6 Correspondencia
• Escribe menos, usa más el teléfono.
13 Desperdiciadores de tiempo in-
• Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y
redactar correos electrónicos. ternos
• Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las • Falta de prioridades.
respuestas al margen y enviándolas de vuelta.

• Usa el reverso de una carta o memo como copia • Falta de planes.

de respuestas usando el papel carbón, elimina do-
cumentos y deja todo registrado en la misma hoja. • Objetivos no claros.

• Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios. • Dejar cosas para después.

• Piensa antes de escribir, plánea lo que quieres ex- • Intentar hacer muchas cosas a la vez.
presar.

• Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. • Falta de autodisciplina.

• Al escribir usa palabras sencillas. • Falta de habilidad y conocimientos.

• No revises una y otra vez en nombre de la perfec-

ción, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
14 Soluciones
12.7 Interrupciones y visitantes inespera- • Reflexión
dos
• Decisión
• Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e
interrupciones. • Disciplina
• No permitas que ciertos visitantes inesperados to-
men asiento. • Motivación

• Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. • No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos
6 17 EJERCICIO II
15 Morosidad
La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuan-
do se hacen en el momento preciso las cosas realmente
importantes que conducen a los resultados deseados. Sin
embargo, son esas cosas importantes las que usualmente
dejamos para después.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas
importantes es porque tendemos a confundir lo impor-
tante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de
demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de
presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El respon-
der a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza
un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en
nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra
inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de accio-
nes. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil
continuarla. Lo difícil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayoría de los casos a ca-
rreras de último minuto, resultados por debajo de la cali-
dad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas,
clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés,
lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto dis-
minuye nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como
el hacer las cosas eficiente y efectivamente.
Las principales causas de morosidad son:
1. Trabajos no placenteros.
2. Trabajos difíciles.
3. Indecisión.
El término de morosidad se aplica más comúnmente en el
ámbito financiero ya que “morosidad” se refiere al retraso
o falta de pago de un compromiso o deuda.
16 Una preocupación para las em-
presas
Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiem-
po: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de
comprar, tiempo de vender...
Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala ad-
ministración del tiempo, y es impresionante la cantidad
de personas que no se han concienciado de él: en las em-
presas y, en general, siempre que alguien tiene emplea-
dos, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero
la realidad es que se paga por “X” tiempo, y se espera que
en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios
son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimien-
to de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de
los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no
está bien empleado, el patrón está pagando un dinero que
se va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal
usado es dinero mal gastado.
17 Ejercicio II
1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que
realiza en un día (promedio), desde que inicia sus
actividades hasta que se retira, incluyendo ir al ba-
ño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo
anote el tiempo que destina para cada actividad.
2. Clasifique cada actividad con una letra “A” para las
indispensables, “B” para las necesarias y “C” para
las deseables.
3. Debemos de considerar que las actividades “A” son
aquellas que nos llevan a resultados que la empre-
sa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer
balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las ac-
tividades “B” son las que necesitamos para realizar
algunas actividades necesarias como ir al baño, ve-
rificar mi equipo y herramientas, analizar recursos,
revisar agenda, etc. Y por último las actividades “C”
son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi
productividad, tales como: fumar un cigarro y pen-
sar “qué ocupado estoy”, platicar la última película,
hablar con la mamá, platicar con los compañeros de
cualquier tema, etc.
4. Divida lo que usted gana mensualmente entre la can-
tidad de días trabajados para sacar el estimado de
sueldo diario.
5. El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo
por hora, así mismo puede dividir este último resul-
tado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.
6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de noso-
tros resultados, sume el tiempo de las actividades
“A” y el de las “B” y multiplíquelo por el sueldo que
tiene por hora y minuto. El resultado será lo que real-
mente usted debería de ganar.
7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la
Empresa en nosotros.
Sea honesto. Sólo usted verá este documento.
limpio mi lugar de trabajo A reviso el correo se la em-
presa A abro el facebook C reviso documentación para
trasladarla a la computadora A voy al baño B les apo-
yo en reuniones A prepara informe financiero de flujo de
gastos A salgo a almorzar b reviso mi agenda b

18 Principios prácticos
Para conocer qué cosa en particular puede hacer un ejecu-
tivo, que verdadera y rápidamente lo haga más efectivo, y
que lo haga lograr más y disfrutar de lo que está haciendo,
es necesario saber en qué se le va el tiempo. ¡No dependa
de la memoria, pues es traicionera!.
Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si
podemos examinar en forma objetiva y realista cómo lo
manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será
una técnica, o una serie de complicadas formas burocrá-
ticas que debamos seguir por el resto de nuestros días. El
resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo de-
be ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal
del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos.
19 1 Auto análisis del uso del tiem-
po
Para quien sinceramente se propone mejorar la adminis-
tración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en
averiguar cómo lo está empleando.
En este punto se puede dividir la próxima semana en in-
tervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada
hora se registra cómo se empleó esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir ade-
lante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que
el descanso de 15 minutos para el café, usualmente se
convierte en 30.
20 Ejercicio III
El tiempo es un recurso único. Día a día, todos gozamos
de la misma cantidad y debe gastarse a razón de 60 se-
gundos por minuto.
Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas
las tuyas?
7
A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del
tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada
punto.
1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
2. 0 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4)
Casi siempre
3. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por
escrito.
4. 1) Casi nunca 0 2) A veces 3) Frecuentemente 4)
Casi siempre
5. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerar-
quizo según su importancia y trato de manejarlos en
ese orden.
6. 1) Casi nunca 0 2) A veces 3) Frecuentemente 4)
Casi siempre
7. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar,
y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.
8. 1) Casi nunca 0 2) A veces 3) Frecuentemente 4)
Casi siempre
9. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones
de manejar problemas, así como algo inesperado.
• 0 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente
4) Casi siempre
10. Delego satisfactoriamente buena parte de mis acti-
vidades.
• 0 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente
4) Casi siempre
11. Trato de manejar una sola vez la papelería que me
llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre
ella.
12. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 0 4)
Casi siempre
13. Tengo una estrategia diseñada para evitar las inte-
rrupciones.
• 0 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente
4) Casi siempre
14. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere
en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a
asuntos pendientes.
• 0 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente
4) Casi siempre
15. En forma habitual práctico la relajación para reducir
tensiones.
• 1) Casi nunca 0 2) A veces 3) Frecuentemente
4) Casi siempre
8 23 ESTABLECER FECHAS DE SEGUIMIENTO

16. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de se-
mana.
• 0 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente
1) Casi siempre
17. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o des-
agradables de mi trabajo.
• 0 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente
1) Casi siempre
18. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en
que utilizas el tiempo.
• 1) Casi nunca 0 2) A veces 3) Frecuentemente
4) Casi siempre

21 Puntuación
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcas- • Reviso mis metas y establezco tareas diarias especí-
te, y tu resultado será el siguiente: ficas.

Entre 10 y 28: Mal, tienes serios problemas, • Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.
debes disciplinarte!.
• Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.
Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar. • Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.
Administración de tiempo/Administración de actividades
Para establecer mis metas de una manera adecuada es ne-
cesario que:
• Estén en línea con mis valores.
• Sean de tiempo definido.

22 Planear las actividades • Estén definidas clara y específicamente.

• Sean completamente mías.

• Diseño de Objetivos.
• Sean realistas.
• Planes de contingencia.

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en

oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es expri-
mido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades
más rutinarias.
Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpre-
sas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la
situación. Para esto es indispensable Planear nuestras ac-
tividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del
que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódica-
mente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana,
o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder
la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificación eficaz si:
23 Establecer fechas de seguimien-
to
Toda planificación es pensar en el tiempo por venir. Lo
que varía en los planes es hasta donde se extienden al fu-
turo y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en
cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier mo-
mento dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción.
El imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la
autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo,
favorece la eficiencia personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier ca-
mino.

24 Realizar las actividades planea-
das sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada
una de las actividades previamente planeadas, organiza-
das y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca
de vista el grado de avance hacia la consecución de los
objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos,
pues si no los tenemos claros somos fácilmente maneja-
bles por cualquier evento que se presente, en cambio, si
no los descuidamos siempre sabremos hacia dónde diri-
girnos.
25 El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX
postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual di-
ce que un 80% de los resultados se obtienen con un 20%
del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nues-
tro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20%
de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20%
de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo
y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer
esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos
nuestro tiempo.
26 Eficiencia vs. efectividad
Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien
las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En
nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad
que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va
derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia.
Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos
resultados.
27 Aspectos importantes a consi-
derar
Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más
a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados se-
rán mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato
y preguntándose ”¿Qué es lo que tengo que -y quiero- Una disciplina esencial es elaborar un programa para el
hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se día. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y tam-
jerarquiza, se manejará mejor. bién de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que
Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras pala- dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas
bras, evitar la realización demasiado correcta de tareas... por separado.
9
que no son las que se tienen que hacer.
Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que
con menores esfuerzos se producen mayores resultados.
Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de
Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner
un número redondo) producen la gran mayoría de los re-
sultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en can-
tidades inversamente proporcionales a la importancia de
las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solución de
problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de te-
ner bien definido el problema.
También en la medida de lo posible, señalar en el progra-
ma diario tiempos de no interrupción para poder concen-
trarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas
de privacidad”.
Asegurar la buena comunicación dentro de la institución.
Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la
concisión de los mensajes y la retroalimentación o feed-
back.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los pro-
blemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en
los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”:
Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es
como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede
comenzar a trabajar efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los
fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá
cuáles son las prioridades en términos de importancia y
urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.
28 Como planear el día
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que
tengas la agenda del año siguiente, descarta los días fes-
tivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al
trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegúrate
de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva
agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan
que haberse cumplido las actividades.
Súbitamente, el año en blanco empieza a verse lleno. No
obstante, aún es mucho el tiempo no comprometido, y
manejarlo bien debe ser tu prioridad.
29 La lista diaria
10 31 EFECTIVIDAD DEL TIEMPO EN LA OFICINA

Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habi- ja de papel en blanco. “Escriba cada noche las cosas que
túate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de
para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una importancia. Por la mañana, lo primero que debe hacer es
visita o realizar el informe. Verifica después si tu estima- empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar
ción fue realista. hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el número
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compo- 2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabo-
ne de dos elementos en variadas proporciones: urgencia re una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas
e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, las actividades de su lista. Si no puede con este método,
no podrá hacerlo con ningún otro. Pruébelo por unos días
pero no es importante. Es importante empezar a pensar
en la estrategia de mercado para el próximo año, pero no y luego págueme lo que crea que vale este consejo”.
es urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, Poco después, Schwab le envió a Lee un cheque por
en la reunión de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas $25,000 USD. Más tarde dijo que ésta era la lección más
campañas de ventas, sí es urgente e importante. rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no de-
puede convenir realizarlas primero. La razón de tiempo- be convertirse en un mandamiento sagrado. Es una herra-
beneficio puede ser aquí una buena guía. Si el beneficio mienta para usar, no un ídolo para adorar. Para reflexio-
es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, haz- nar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por
lo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
siguiente manera. “La persona que llama inesperadamente, agradable o des-
:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. agradable, interrumpe su patrón de tiempo. Ese tiempo
:C: Podría hacerse hoy. ya está asignado. Consecuentemente, no hay tiempo pa-
Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los ra ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para
listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso disfrutar una charla.
te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido El disfrute queda siempre para después de despachar to-
de las prioridades, hoy solo habrás hecho cosas importan- dos los trabajos dentro de los plazos determinados, las
tes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese mo-
trabajo. mento nunca llega. Siempre habrá más cartas, más venci-
Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al co- mientos, más trabajos, y así la vida se ve pospuesta hasta
menzar el día. Otras prefieren planear el día la noche an- un indefinido después: hasta demasiado tarde. Un háms-
terior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo ter en su rueda de jaula tiene más o menos la misma clase
con la almohada; en ocasiones, después del descanso noc- de libertad”.
turno se te ocurrirán otros puntos que agregar a la lista, o Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu
es posible que alteres tus prioridades. ideal pero nunca convertirse en una obsesión. Si se pre-
Verifica integralmente el plan para el día, para ver si hay senta una finalidad superior, sé flexible. Una de las fina-
lidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser
algún vacío o algún tiempo marginal que pueda llenarse
o destinarse a un buen uso. libre en esa forma: tener tiempo para dedicárselo a lo
inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer
Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de la de la forma más económica. Trata siempre de disfrutar lo
lista de un día para otro, puede ser señal de que lo es- que estés haciendo y no desperdicies tiempo lamentándo-
tás postergando. Examina el punto cuidadosamente para te por lo que no dejaste tiempo para hacer.
asegurar que no sea ese el caso.
Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las
razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mis-
mo: explora hasta encontrar razones reales.

31 Efectividad del tiempo en la ofi-

30 Un consejo valioso cina

Charles M. Schwab, quien transformó la compañía Beth-
lehem Steel en la más grande productora independiente
de acero en el mundo, en una ocasión planteó un desafío
durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy
Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer
más cosas con mi tiempo y le pagaré los honorarios que
quiera, dentro de lo razonable”. Lee le extendió una ho-
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando
a otras personas, las cuales es muy posible que no utili-
cen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible
que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos
de diversas maneras. Es por esto que debemos de trans-
formar nuestra oficina en una plataforma para la acción
efectiva.
 11

32 Arreglo de la oficina forma los estaremos manejando durante los periodos de

máxima eficiencia.
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales
área de trabajo no está bien organizada. no haremos ni recibiremos visitas, de modo que poda-
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funcio- mos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos
nes que desempeñas. El equipo y los materiales que utili- horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al
zas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada,
física y la satisfacción estética son factores importantes. pues en esos momentos las exigencias de los demás son
Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas mínimas.
sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de pa- En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llama-
peles, tazas de café sin lavar, polvo y basura, mala ilumi- das por tandas, a fin de dedicar ese tiempo específico a
nación, etc. ¡Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nues-
se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada tras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día,
y en orden. ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al
La buena iluminación es especialmente importante para grano.
evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza. Es importante resaltar que la persona que más interrum-
El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto pe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, él es la segunda;
el del trabajo específico que tengas entre manos. Eso te la primera eres tú mismo. Todos en ocasiones deseamos
invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentración vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando
es una gran ahorradora de tiempo. estamos acometiendo un trabajo difícil o desagradable,
es un placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el
Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que teléfono, o súbitamente lo tomamos para hablarle a un co-
te sientes ante él. ¿Hay encima un revuelto de papeles, lega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso
cartas y carpetas? Si se deja el desorden, éste te crea un interrumpimos a la otra persona. “No, no, nada urgente...
sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensión y frustra- sólo estoy llamando para charlar”.
ción. Como primera medida, despeja el escritorio y pon
las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo Otras formas de interrumpirse personalmente son: ha-
necesaria para buscarlas. ciendo café, dejando un proyecto y acometiendo otro,
platicando con los compañeros de oficina, etc.
Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté
organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una
cosas como bolígrafos, clips, regla, lápices, tijeras, hojas, interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.
etc. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional: un
lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un
34 Tiempo comprometido
escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de
mañana. En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno real-
mente no está haciendo aquello para lo cual ha compro-
metido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando
se está esperando o no totalmente ocupado.
33 Interrupciones
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiem-
po perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de resolución, uno puede realizar varias actividades dentro
ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.
miras a minimizar la cantidad de interrupciones indesea- Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta
bles. Una hora de trabajo concentrado brinda más resul- o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.
tados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o
visitas inesperadas. Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en admi-
nistradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es tres carpetas dentro de su portafolios:
coherente en los períodos que constituyen su tiempo óp-
timo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar
mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves noc- • Carpetas de color beige que contienen asuntos pen-
turnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la dientes, tales como cartas por contestar o informes
luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, por revisar.
lo importante es que cada uno proteja ese tiempo. • Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de
Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse elaboración, como pueden ser presupuestos, políti-
de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta cas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.
12 36 CONCLUSIONES PRÁCTICAS

mientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnología

adecuada. Debes concentrarse en las actividades que más
te retribuyan en términos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Uti-
liza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera
mayor concentración. Si es posible, establece un periodo
de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya
asuntos presionantes.
Después, establece objetivos mensuales y desarrolla un
plan para realizarlos. Mantén cierta flexibilidad para po-
der responder a situaciones inesperadas. Determina, en
orden de importancia, los pasos por seguir que se requie-
ran para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el regis-
tro de una semana típica; después examina tus activida-
des. Con este análisis determina las causas principales en
el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben
adaptarse a tu situación personal.

35.1 Resumen escrito de Aprendizaje

Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que

• Carpetas azules que contienen los sueños dorados aprendió en el libro.
para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa
Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Te-
se anota en la carpeta azul.
ma, Objetivos, Experiencias / Consideraciones/ Aspec-
tos Clave, Acciones que Seguiré
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules
para determinar cual de todas las ideas se puede conver-
tir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta
rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar 36 Conclusiones prácticas
los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la
carpeta beige”. El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recu-
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos perar el tiempo perdido.
preparados para darle algún uso al tiempo que espera- Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza
mos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmen-
requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro te.
tiempo óptimo.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un
Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con aliado. Para el jefe es un activo. La sabiduría popular dice:
nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro interés. “El tiempo es oro”.
De esa manera aprovechamos cada “tiempo muerto” en
aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta te- El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión
lefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de
al buscar continuar nuestra lectura. tiempo es la buena administración.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación,
desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y des-
35 En resumen concentrarse en las actividades, confundir lo importante
con lo urgente.
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy
cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere yo mismo.
disciplina y dedicación a los principios básicos de este La administración del tiempo laboral es esencialmente un
manual. esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coor-
En resumen: necesitas identificar la porción de tiempo so- dinación de actividades, ayuda mutua y sincronización.
bre la que tienes el control. Después desarrolla procedi- Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo

cuando se practica en toda la organización.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en
la realización. Hay que preocuparse más por trabajar in-
teligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser
mayor en la medida que aumenta su nivel jerárquico.
Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración
ininterrumpida.
Emplea los últimos minutos laborables del día en planear
por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudará a evaluar
diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones,
la consecución de logros y establecer objetivos de mejora
a corto plazo.
37 Administración del Tiempo
• Reaccionar conscientemente frente a ocasiones fre-
cuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
• Identificar con precisión sus causas particulares de
desperdicio del recurso.
• Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de ac-
ción.
• Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la di-
ferencia entre acciones importantes y acciones ur-
gentes.
• Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo pa-
ra emprender las acciones correctivas necesarias.
• Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren
tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografía, lectu-
ra rápida, etc.
38 Evaluación periódica del uso del
tiempo
Dos semanas después de haber comenzado a esforzarte
por mejorar la administración de tu tiempo, completa el
siguiente examen. Este te indicará las áreas donde todo va
bien y donde aún necesitas prestar atención.
Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2;
a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no se aplica, NA.
1. ¿Has escrito una lista bien definida de tus objetivos? nos puntos, mejor. Observa especialmente las preguntas
2. ¿Pláneas y registras tu tiempo de acuerdo con una que hayas calificado con “4” o “5”. Estos aspectos repre-
base diaria y semanal?
3. ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando serás tú.
lo necesitas?
4. ¿Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas los viejos hábitos vayan presentándose, buscando reducir
en tu trabajo?
13
5. ¿Té niegas a contestar llamadas telefónicas cuando
estás ocupado en actividades o conversaciones im-
portantes?
6. ¿Usas en forma productiva el tiempo que esperas y
cuando viajas?
7. ¿Delegas todo lo que es posible?
8. ¿Evitas que tus subordinados te pasen sus “chan-
gos?”
9. ¿Te das un tiempo todos los días para pensar si estás
haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus objeti-
vos?
10. ¿Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste
tiempo la semana pasada?
11. ¿Crees tener un pleno control de tu tiempo?
12. ¿Tu oficina y Tu escritorio están bien organizados y
libres de papales amontonados?
13. ¿Has eliminado o reducido alguna causa de pérdida
de tiempo durante las juntas?
14. ¿Has dominado tu tendencia a los retrasos?
15. ¿Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?
16. ¿Resistes la tentación de meterte demasiado en ac-
tividades improductivas?
17. ¿Controlas tu horario para que otras personas no
pierdan tiempo esperándote
18. ¿Cumples con tus fechas límite?
19. ¿Puedes identificar las tareas decisivas que intervi-
nieron en la mayoría de tus resultados?
20. ¿Estás mejor organizado y estas logrando más que
hace seis semanas?
21. ¿Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas
atendiendo a los visitantes inesperados?
22. ¿Controlas eficientemente las interrupciones y a los
visitantes inesperados?
23. ¿Has dominado la habilidad de decir “no” cuando
así debe ser?
24. ¿Estás al día con las lecturas que más te interesan?
25. ¿Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones,
estudio, servicio comunitario, familia?
Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras me-
sentan áreas de mejora. Se sincero, el único que se verá
beneficiado al contestar este cuestionario honestamente
Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras
el total en cada aplicación.
14 39 ORIGEN DEL TEXTO Y LAS IMÁGENES, COLABORADORES Y LICENCIAS

39 Origen del texto y las imágenes, colaboradores y licencias

39.1 Texto
• Administración de tiempo/Texto completo Fuente: https://es.wikibooks.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_tiempo/Texto_completo?
oldid=238096 Colaboradores: Rutrus, LadyInGrey, Swazmo, Arauzo, Igna, Leitoxx y Anónimos: 5

39.2 Imágenes
• Archivo:5-to-12-icon.svg Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/c/ca/5-to-12-icon.svg Licencia: Public domain Co-
laboradores:
• 5-to-12-icon.jpg Artista original: 5-to-12-icon.jpg: RudolfSimon
• Archivo:Crystal_128_date.png Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/6/60/Crystal_128_date.png Licencia: LGPL
Colaboradores: All Crystal icons were posted by the author as LGPL on kde-look Artista original: Everaldo Coelho (YellowIcon);
• Archivo:Geneva_flowerclock.jpg Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a5/Geneva_flowerclock.jpg Licencia:
CC BY-SA 2.0 de Colaboradores: photo taken by Julia Lukmanova Artista original: Julia Lukmanova
• Archivo:Hourglass.jpg Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/b/bc/Hourglass.jpg Licencia: Public domain Colabo-
radores: ? Artista original: ?
• Archivo:Hourglass_drawing.jpg Fuente: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/9/9b/Hourglass_drawing.jpg Licencia: Pu-
blic domain Colaboradores: ? Artista original: ?

39.3 Licencia del contenido

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