“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”

UNIVERSIDAD ANDINA NESTOR CACERES VELASQUEZ

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

GABINETE CONTABLE II

GESTION POR RESULTADOS; FASES

DE ACTOS PREPARATORIOS

DOCENTE : Lic. CPC Francisco Antonio Huisa Ticona

INTEGRANTES :

 FLOR DE MARIA APAZA CASTILLO

 DENIS LIPA HUAQUISTO
 SHEIMIN LEITHOLD QUISPE DIAZ

SEMESTRE :X

SECCIÓN :D

Juliaca - 2017
Dedicado a nuestros padres por el apoyo
incondicional que nos brindan en el
desarrollo de nuestra formación profesional.

2
 PRESENTACIÓN

El presente trabajo pretende presentar nuestras observaciones en el desempeño

de la función supervisora, esperando que el contenido del presente sirva para

reforzar otras ideas con las cuales discernir o compaginar para que mediante el

debate colegiado surja un trabajo de importancia que reúna los requisitos con el

fin de hacerlas llegar a quien corresponda para que con verdadera vocación de

servir y no de regatear recursos proceder a seguir abonando a la esperanza de

poner un granito de arena rumbo al tan deseado cambio con base al seguimiento.

3
 INTRODUCCION

Cuando hacemos referencia a una gestión orientada hacia resultados dejamos

de lado una visión cortoplacista y nos abocamos a una planificación estratégica,
establecemos metas y objetivos de largo y mediano plazo, sin dejar de lado la
planificación operativa, con indicadores y un mecanismo de evaluación que nos
permita cotejar el cumplimiento de metas, disponemos de un prepuesto que le
permita desarrollar estos planes cuya ejecución se evalúa de acuerdo al cambio
en los indicadores que han sido establecidos, tenemos proyectos de inversión
que se ejecutan luego de un análisis adecuado de alternativas y que se
encuentran alineados con lo planificado; y todo se esto se materializa mediante
un sistema de contratación pública que permita maximizar el valor del dinero del
contribuyente mediante procesos de selección de proveedores transparentes
que se realicen de forma oportuna, con una calidad adecuada y un precio de
mercado.
Otro actor importante es el Organismo Supervisor de las Contrataciones del
Estado (OSCE) que además de supervisar la salud del sistema, se encarga de
regular, resolver controversias y sancionar proveedores; y, finalmente la
Contraloría General de la República (CGR), que conjuntamente con las Oficinas
de Control Institucional (OCI) de cada entidad, se encarga de controlar el
correcto uso de los recursos públicos, de supervisar la labor de los funcionarios
públicos involucrados en el proceso de compra e imponer sanciones.
El proceso de contratación pública se encuentra conformado por los siguientes
momentos:
a) Programación y actos preparatorios, fase que comprende la planificación
de las necesidades de contratación, la aprobación del Plan Anual de
Contrataciones (PAC), la determinación de los requerimientos, el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado (EPOM) y la elaboración de las Bases del
futuro proceso de selección.
b) Selección, fase en la que participan los postores interesados en contratar con
alguna entidad, para lo cual presentan propuestas que serán evaluadas para
finalmente escoger entre ellas aquella propuesta que en términos de calidad,
precio y oportunidad satisfaga de mejor manera las necesidades de la Entidad.

4
c) Ejecución contractual, que se inicia con la suscripción del contrato de aquel
postor seleccionado en la fase de selección y comprende la prestación del
servicio, la entrega del bien o la ejecución de la obra pública. Culmina con la
conformidad o liquidación y el pago correspondiente.
Cada una de estas fases se desarrolla de manera sucesiva y orgánica, los
problemas o defectos en cualquiera de estas etapas tendrá un impacto en las
demás y finalmente en la eficiencia y eficacia de la contratación. Repasemos
cada uno de estos momentos y los principales problemas que nos impiden llegar
al resultado esperado en términos de calidad, oportunidad y precio.

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 CONTENIDO
PRESENTACION.............................................................................................................................. 3
INTRODUCCION ............................................................................................................................. 4
GESTIÓN POR RESULTADOS .......................................................................................................... 8
CONCEPTO................................................................................................................................. 8
HITOS DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS ................................................................................. 8
OBJETIVOS DE LAA GESTION POR RESULTADOS ....................................................................... 8
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS ......................................................................... 9
CICLO DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS.................................................................................. 9
FASE DE ACTOS PREPARATORIOS................................................................................................ 10
Plan estratégico institucional .................................................................................................. 10
CONCEPTO ........................................................................................................................... 10
PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL .......................................................................................... 12
a) CONCEPTO:.................................................................................................................. 12
b) Enlace con el PEI (PEI) ................................................................................................. 12
c) Contenido del POI ....................................................................................................... 12
d) Órgano Responsable ................................................................................................... 13
e) Formulación y aprobación ........................................................................................... 13
f) Evaluación ................................................................................................................... 13
Importante .......................................................................................................................... 14
g) El financiamiento de los planes institucionales ........................................................... 14
Determinación de necesidades ............................................................................................... 15
DEFINICIÓN:......................................................................................................................... 15
Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) ........................................................................... 15
CONCEPTO:.......................................................................................................................... 15
Enlace con el POI y el subsistema de contratación del Estado ............................................ 15
Nociones presupuestarias básicas....................................................................................... 16
Plan Anual de Contrataciones (PAC) ........................................................................................ 17
DEFINICIÓN:......................................................................................................................... 17
Finalidades........................................................................................................................... 18
Enlace con el PIA y el POI ..................................................................................................... 18
Órgano responsable ............................................................................................................ 19
Formulación y Aprobación del PAC ..................................................................................... 19
EXPEDIENTE DE CONTRATACION ............................................................................................ 22

6
 FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN.................................... 23
CONTENIDO QUE DEBE TENER UN EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN: ............................... 23
DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL ..................................................................................... 24
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 28

7
 GESTIÓN POR RESULTADOS

CONCEPTO
La Gestión basada en Resultados (GPR) es un enfoque de gestión del sector
público cuya función es facilitar a las organizaciones públicas, la dirección
efectiva e integrada de su proceso de creación de valor público a fin de
optimizarlo, asegurando la máxima eficacia, eficiencia y efectividad de su
desempeño, la consecución de los objetivos de gobierno y la mejora continua de
sus instituciones.

HITOS DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS

 El alcance de metas de desarrollo

 La responsabilización de los funcionarios públicos

 La transparencia y la imputabilidad

 La utilización de los datos disponibles para mejorar el proceso de

decisión

OBJETIVOS DE LAA GESTION POR RESULTADOS

1. Aumentar la transparencia y la imputabilidad de los funcionarios y

servidores hacia el gobierno y la población
2. Promover el desarrollo de un sistema de información en apoyo a una
gestión basada sobre el desempeño
3. Clarificar las prioridades, alinear los programas, los sub- programas y los
proyectos; así como asignar los recursos para la ejecución de los mismos.
4. Implementar un marco institucional que permita el alcance de las metas
en términos de resultados respetando las asignaciones presupuestarias.
5. Proveer un enfoque de gerencia pública que precise los roles de todos en
la organización del trabajo
6. Ajustar las políticas y los programas así como los mecanismos
institucionales en función de los resultados.
7. Hacer la evaluación de programas para mejorar la pertinencia, la eficacia
de la focalización, la economía, la eficiencia y los impactos.

8
 8. Asegurar un monitoreo continuo y estrecho de la ejecución de los
programas, sub-programas y proyectos.

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS

 Centrar el diálogo en los resultados

 Alinear la programación, el monitoreo y la evaluación de los resultados

 Promover y mantener procesos sencillos de medición e información

 Gestionar para resultados

 Usar los resultados para aprender y para apoyar la toma de decisiones

CICLO DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS

9
 FASE DE ACTOS PREPARATORIOS

Como habíamos mencionado, la Fase de actos Preparatorios es el conjunto de

actuaciones que se inician desde la decisión de adquirir y está destinada a definir
con claridad el objeto de contratación, destinar un presupuesto para tal efecto y
definir con claridad sus características.

Dentro de esta fase encontramos las siguientes actuaciones:

 Plan Estratégico Institucional

 Plan Operativo Institucional

 Determinación de necesidades

 Presupuesto Institucional

 Plan Anual de Contrataciones

 Expediente de contratación

 Designación del Comité Especial

 Elaboración de las Bases

Debe saberse que al final de cada año, las diversas dependencias al interior de
la entidad identifican sus respectivas necesidades para el siguiente ejercicio, las
que son incluidas dentro del Presupuesto institucional. A continuación,
desarrollaremos los siguientes pasos a seguir.

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

CONCEPTO

El Plan Estratégico Institucional (PEI): Es un instrumento orientador de la gestión

o que hacer institucional de una entidad pública formulado desde una perspectiva
multianual. Toma en cuenta la Visión del Desarrollo, los Objetivos Estratégicos y
acciones concertadas en el Plan de Desarrollo concertado (para el caso de las
municipalidades y gobiernos regionales), y los lineamientos establecidos en los
Pesem. Contiene los objetivos institucionales y las acciones que le corresponde
realizar en el marco de sus competencias. En el caso de los gobiernos locales,

10
el PEI equivale al Plan de Desarrollo Institucional que señala la Ley Orgánica de
Municipalidades.

La estrecha relación que debe existir entre los distintos instrumentos de

planeamiento del Sector Público se refleja explícitamente en la Ley General del
sistema Nacional de Presupuesto, que textualmente señala lo siguiente: “Las
entidades para la elaboración de sus Planes Operativos Institucionales y
Presupuestos Institucionales, deben tomar en cuenta su Plan Estratégico
Institucional (PEI) que debe ser concordante con el Plan Estratégico de
Desarrollo Nacional (PLADES), los Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales
(Pesem), los Planes de Desarrollo Regional Concertados (PDRC), y los Planes
de Desarrollo Local Concertado (PDLC), según sea el caso”.

En general, la descripción global del proceso de elaboración de un Plan

Estratégico Institucional (PEI), debe considerarse:

1. Descripción de las Generales de la Entidad Pública

2. Determinación del Horizonte o Período de Planeamiento

3. Realización del Diagnóstico Situacional Integral (Identificación de

Problemáticas Generales)

4. Definición de la Visión Futura Institucional

5. Definición de la Misión Institucional y los Valores Institucionales,

6. Definición de los Ejes Estratégicos

7. Realización del Diagnóstico o Análisis Estratégico (Diagnóstico o FODA

(Identificación de Problemáticas Estratégicas)

8. Definición de Objetivos Estratégicos, Líneas de Base y Metas

9. Formulación de Políticas Institucionales

10. Definición de Programas, Proyectos y Actividades Prioritarias

11. Proyectos y Actividades

12. Elaboración del Presupuesto del Plan

11
 13. Determinación de los Responsables de la Ejecución del Plan

14. Definición de las Acciones de Monitoreo y Evaluación del Plan:

Para todo este proceso, se debe contar con la presencia de expertos que hayan
tenido experiencia en la elaboración, evaluación y retroalimentación de los
planes estratégicos institucionales; una vez validados y aprobados, éstos deben
estar publicados en los portales electrónicos de todas las entidades públicas.

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

A) CONCEPTO:

El POI es un instrumento de gestión de corto plazo cuya finalidad es determinar

cuáles serán las líneas de acción estratégica que dentro del año debe desarrollar
una entidad para ir concretando los objetivos trazados en el PEI, con la finalidad
de alinear y organizar sus esfuerzos y recursos. Asimismo, contiene las
actividades de carácter permanente de la Entidad, es decir, aquéllas de carácter
funcional.

B) ENLACE CON EL PEI (PEI)

En base al PEI, el titular de la Entidad define los objetivos institucionales

para el año y su orden de importancia conforme a una escala de
prioridades. Sobre la base de las tácticas previstas en el PEI y de la evaluación
del último POI ejecutado, cada unidad orgánica deberá definir qué actividades,
tareas y acciones le corresponde desarrollar en el año.

C) CONTENIDO DEL POI

Objetivos institucionales: alineados con el PEI y su escala de prioridades.

Actividades, tareas y acciones: relación de actividades de carácter estratégico
y/o permanente que cada unidad orgánica debe ejecutar en el año.

Las actividades más representativas con enfoque en resultados para la

población objetivo serán consideradas como metas presupuestarias.

Unidad de medida: cómo se medirá el avance de cada actividad.

Cantidad: meta a alcanzar en el año por cada actividad.

12
Cronograma de ejecución: cantidad mensual a ejecutar según la capacidad
financiera de la entidad. Se elabora en la fase de aprobación.

Presupuesto requerido: costo total para la cobertura de las actividades

previstas por cada unidad orgánica en recursos humanos, bienes y servicios,
adquisición de activos.

D) ÓRGANO RESPONSABLE

Cada unidad orgánica (órgano) de la Entidad elabora su correspondiente

plan operativo, mientras que la Oficina de Planificación o la que realice las
funciones como tal en la institución, es responsable de su consolidación,
revisión de la alineación con el PEI, seguimiento y evaluación.

E) FORMULACIÓN Y APROBACIÓN

Su elaboración da origen a la programación y formulación del Presupuesto

Institucional. En tal sentido, el proyecto de POI se elabora nueve meses
antes de iniciado el ejercicio anual. Sin embargo, se aprueba en forma posterior
a la aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) debido a que,
según el nivel de financiamiento autorizado a la Entidad, deberá ajustarse la
cantidad de metas que se piensa ejecutar en el año por cada unidad orgánica,
utilizando como herramienta la escala de prioridades de los objetivos que el
titular de la Entidad haya establecido.

El POI es aprobado por la autoridad que indica el Reglamento de Organización

y Funciones (ROF) Institucional.

F) EVALUACIÓN

No obstante que el POI no cuenta con directivas propias, la Ley Anual de

Presupuesto señala que, de acuerdo al nivel de cumplimiento obtenido en las
metas trazadas por cada área usuaria, la Entidad podrá disponer el incremento
o la reducción de recursos a la unidad orgánica responsable de dicho resultado.

La ejecución del POI es reportada por cada unidad orgánica a la Oficina de

Planificación o la que realice las funciones de tal en la institución. Usualmente
se evalúa en forma trimestral aunque algunas entidades lo hacen en forma
mensual.

13
Antes del mes de diciembre, la Oficina de Planificación deberá hacer un
corte y evaluar el POI para determinar las actividades que quedarán pendientes
de ejecución al cierre del año y aquellas que se encuentren en proceso de
ejecución contractual, que generarán costos en el siguiente ejercicio anual. En
coordinación con la Oficina de Presupuesto y las unidades orgánicas deberá
definir qué actividades programadas para el siguiente año no son prioritarias
para retirarles el financiamiento y poder cubrir las actividades pendientes que
pasan al presupuesto del siguiente año.

Le corresponde al CEPLAN elaborar el instructivo de formulación, aprobación y

evaluación del POI como instrumento de nivel operativo de gestión, a fin de
hacer un adecuado seguimiento del avance a corto plazo de los planes
estratégicos.

IMPORTANTE

Las metas presupuestarias son las células a partir de las cuales se realizan las
asignaciones de gasto. Vinculan el Plan Operativo con el Presupuesto
Institucional.

G) EL FINANCIAMIENTO DE LOS PLANES INSTITUCIONALES

Importancia

Uno de los sistemas administrativos más importantes y completos está

constituido por el Sistema Nacional de Presupuesto, cuya finalidad es conducir
el proceso presupuestario de todas las entidades. Su rectoría se encuentra a
cargo de la Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP) del Ministerio
de Economía y Finanzas.

Normativamente se rige por la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional
de Presupuesto, las leyes anuales de presupuesto y las directivas que emite la
DNPP para las fases de programación, formulación, ejecución y evaluación.

Cuenta con quince principios regulatorios, entre los cuales destacan:

Equilibrio presupuestal: los ingresos deben ser equivalentes a los gastos.

14
Especialidad cualitativa: es decir, que el gasto debe destinarse a la finalidad
para la cual se autorizó.

Universalidad y unidad: la entidad se sujeta a la Ley Anual de Presupuesto,

Integridad: se debe registrar todo ingreso y gasto de la entidad

Anualidad: su vigencia coincide con el año fiscal.

DETERMINACIÓN DE NECESIDADES

DEFINICIÓN:

La Determinación es el acto por el que se establece o identifica con precisión el

concepto, el monto, la oportunidad y la persona natural o jurídica, que debe
efectuar un pago o desembolso de fondos a favor de una Entidad.

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA (PIA)

CONCEPTO:

El PIA es un instrumento de gestión de corto plazo para el logro de resultados

a favor de la población a través de la prestación de servicios con eficacia y
eficiencia. Permite mostrar las principales líneas de acción, los gastos a
atender durante el año, así como el financiamiento correspondiente.

En el transcurso del año, el PIA sufre modificaciones sea por la incorporación

de mayores recursos o por su reprogramación interna, luego de lo cual recibe
la denominación de Presupuesto institucional Modificado (PIM).

ENLACE CON EL POI Y EL SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DEL

ESTADO

El PIA es el reflejo financiero del Plan Operativo Institucional, muestra las metas
presupuestarias de cada unidad orgánica y su costo. Al respecto, dado que
existe una asignación inercial de recursos en cada Entidad, se ha introducido la
técnica del presupuesto por resultados, que promueve una visión integrada
entre el planeamiento y el presupuesto.

En relación a las contrataciones, la Oficina de Presupuesto evalúa y otorga la

certificación de disponibilidad presupuestal que garantiza la existencia de

15
recursos para cubrir el pago por las prestaciones de los contratos que se
efectúen dentro del ejercicio anual.

NOCIONES PRESUPUESTARIAS BÁSICAS

Fuentes de financiamiento: Son los tipos de ingreso con que cuenta la

entidad. Son cinco: Recursos Ordinarios, Recursos Directamente Recaudados,
Donaciones y Transferencias, Recursos Determinados y Recursos por
Operaciones Oficiales de Crédito.

Genérica del gasto: Constituyen grandes agrupaciones de gasto, según

naturaleza. Están conformadas por las sub genéricas y específicas de gasto,
aprobadas por el MEF.

Clasificador Funcional Programático (CFP): Estructura que agrupa las

principales líneas de acción del Estado en tres niveles (Función, Programa y
Subprograma) para llevar el control de los costos del cumplimiento de sus
funciones, objetivos y metas.

Actividad o Proyecto: Es una desagregación amplificada del CFP que recoge

los resultados a los que debe llegar cada entidad, se subdivide en componentes
y metas presupuestarias. El MEF asigna oficialmente los recursos
presupuestarios en este nivel presupuestario.

Meta presupuestaria: Es la célula básica para la asignación del gasto de la

Entidad que vincula al PIA con el POI, al contar con un componente físico y uno
financiero.

Modificación presupuestaria: Es la variación del presupuesto asignado para

un mejor cumplimiento de las metas.

Puede ser de dos tipos:

 A nivel institucional, la cual implica la variación del presupuesto global

de la Entidad
 A nivel funcional programático, es decir, la recomposición del
presupuesto asignado a la Entidad, entre actividades y proyectos.

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Presupuesto por resultados: Es una metodología que se incorpora
progresivamente al proceso presupuestario para asegurar una visión integrada
de la planificación y el presupuesto, en la cadena insumos producto resultado,
integrando sectores y niveles de gobierno.
Cuenta con tres instrumentos:
 Los programas estratégicos, que se diseñan para enfrentar un problema
de carácter nacional cuya solución involucra a más de una entidad y/o
nivel de gobierno para obtener resultados.
 Los programas Institucionales, cuya intervención es para dar solución al
problema de una población e involucran sólo a una Entidad.
 Las evaluaciones independientes, cuyo objetivo es el análisis de políticas
en curso, para evaluar su eficiencia e impacto en la población objetivo.

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

DEFINICIÓN:

El Plan Anual de Contrataciones es el instrumento de gestión logística que sirve

para programar, difundir y evaluar la atención de las necesidades de bienes,
servicios y obras que una entidad requiere para el cumplimiento de sus fines,
cuyos procesos de selección se encuentran financiados y serán convocados
durante el año fiscal.

Todo proceso de contratación pública pasa por las siguientes fases:

1º Programación y actos preparatorios, que comprende la planificación

de las necesidades, la aprobación del Plan Anual de Contrataciones, la
formación del expediente de contratación, la designación del comité
especial, la elaboración de las bases y su aprobación.

2º Proceso de selección, que se inicia con la convocatoria del proceso

de selección específico, continúa con el registro de participantes, la
presentación de consultas, su absolución, la presentación de
observaciones y su absolución, la integración de las bases, la
presentación de propuestas, la evaluación de las mismas, el
otorgamiento de la buena pro y su consentimiento.

17
3º Ejecución contractual, que se inicia con la suscripción del contrato
y comprende la prestación del servicio, la adquisición del bien o la
ejecución de la obra (en que pueden ocurrir ampliaciones de plazo,
adicionales, reducciones de contrato, aplicación de penalidades, entre
otros) hasta su conformidad o liquidación y el pago correspondiente.

La elaboración y aprobación del PAC da inicio a la fase de programación y

actos preparatorios, bajo sanción de nulidad.

FINALIDADES

Programar: A través de este documento las instituciones públicas determinan

qué bienes, servicios y obras necesitan, en qué cantidades y para cuándo van
a contratarlos. Esta información resulta básica para programar los recursos
financieros en forma oportuna.

Difundir: La puesta en conocimiento de este documento en forma oportuna

facilita a los futuros participantes del proceso de selección la programación de
sus ventas al Estado, negociar con sus propios proveedores y organizar sus
compras y el financiamiento. En otras palabras, les da la posibilidad de
prepararse con suficiente anticipación para presentar ofertas más competitivas.
De esta manera se promueve la transparencia ante la ciudadanía, una sana y
libre competencia y las mejores condiciones de compra para el Estado.

Evaluar: Permite dar a conocer el estado de avance de la programación

(procesos de selección retrasados, concluidos exitosamente, cancelados,
anulados o en ejecución). De esta manera hace posible cuantificar y calificar
periódicamente los resultados, estableciendo las causas de las contrataciones
no realizadas, adoptando las medidas correctivas o replicando las buenas
prácticas.

ENLACE CON EL PIA Y EL POI

Para poder incluir un proceso de selección en el PAC, el financiamiento de dicho

gasto a realizarse durante el año fiscal debe estar previsto en el presupuesto
institucional. En caso de que la contratación supere el año fiscal, se considerará
en la programación y formulación del presupuesto del año siguiente.

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De otro lado, la programación del PAC debe alinearse a la oportunidad en la
cual las unidades orgánicas requieren que un determinado bien, prestación de
servicio o una obra se ejecuten. En ese sentido, el desarrollo de los procesos
de selección dentro del plazo previsto es determinante para el apoyo en el
avance de las metas institucionales, en términos de oportunidad.
Una inadecuada formulación del PAC genera deficiencias a lo largo del proceso
de contratación y produce efectos negativos a la Entidad pública. Si queremos
obtener buenos resultados es sumamente importante que el PAC se
interrelacione con otros instrumentos de gestión institucional, tales como el
Plan Operativo Institucional y el presupuesto institucional.

ÓRGANO RESPONSABLE

El órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, previsto en sus

documentos de organización y funciones es el responsable de formular,
ejecutar, revisar, evaluar y actualizar el PAC. (Art. 6 del RLCE)

FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PAC

El proceso de elaboración del PAC pasa por dos grandes etapas concurrentes
a las fases de programación y formulación del presupuesto Institucional y a la
de aprobación presupuestal, lo cual se explica a continuación:

Fase de formulación del PAC

En esta fase, que se realiza nueve meses antes del inicio del año al que
corresponde el PAC, el titular de la Entidad señalará los plazos internos para
que las unidades orgánicas determinen las necesidades de bienes y servicios
que requerirán para cumplir con las actividades previstas en el proyecto de POI
del año para el que se está programando.

Las unidades orgánicas propondrán, a través de un cuadro de necesidades, los

bienes, servicios y obras que requieren durante el año, para lo cual harán
uso del Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras. LINK

El área de almacén proporcionará los datos históricos sobre la cantidad de

bienes de uso permanente utilizados en un año móvil por las unidades orgánicas

19
(áreas usuarias o dependencias administrativas de la Entidad), y sobre cuya
base se determinará la cantidad de bienes a adquirir. Para el caso de los
servicios básicos, el órgano encargado de las contrataciones (OEC) es el que
hará la proyección en función del consumo histórico.

Al OEC le corresponde consolidar y ajustar los cuadros de necesidades de

las unidades orgánicas y valorizar los costos de los bienes, servicios y obras.
Para ello verifica los últimos precios históricos de las compras, cotiza precios,
consulta compras similares en el SEACE, entre otras acciones, a fin de darles
el valor monetario respectivo.

Teniendo en cuenta que dichos precios están valorizados nueve meses antes
de la ejecución del gasto, se añadirá al precio obtenido el porcentaje de inflación
o la diferencia por el tipo de cambio del año siguiente, según los indicadores
macroeconómicos establecidos en el Marco Macroeconómico Multianual que
para cada año elabora el MEF, aprueba el Consejo de Ministros y que se publica
a fines de mayo en la sección Normas Legales del diario oficial “El Peruano”.

Una vez valorizados los requerimientos incluidos en los cuadros de necesidades,

este será remitido al área de presupuesto para que le otorgue el financiamiento
respectivo, de acuerdo a las metas previstas y con las proyecciones de ingresos
que por cada fuente de financiamiento cuente la Entidad. Si el gasto proyectado
fuese mayor al nivel de ingresos, se someterá a los ajustes necesarios de
acuerdo a la escala de prioridades de los objetivos establecida por el titular de la
entidad.

En el siguiente esquema se puede visualizar la primera etapa del PAC:

20
 Fase de aprobación del PAC

Al aprobarse la Ley Anual de Presupuesto, a fines de noviembre y publicada en

diciembre del año anterior, el proyecto de presupuesto de la Entidad puede haber
sido recortado, generando un menor financiamiento de los procesos de selección
previstos. Es así que mientras a nivel presupuestal se ingresa a la fase de
aprobación, a nivel del PAC también.

El órgano encargado de las contrataciones (OEC) debe efectuar un corte al Plan

Anual de Contrataciones del año en curso, a fin de evaluarlo y determinar qué
procesos de selección no han sido convocados, cuáles fueron declarados
desiertos o nulos, y aquellos en curso pero con retraso, debido a que su
ejecución contractual tendrá repercusión en el siguiente año, siempre y cuando
persista la necesidad.

En tal sentido, en esta etapa coordinará con la Oficina de Planificación, la Oficina

de Presupuesto y la Unidad Orgánica para decidir su financiamiento e inclusión
en el POI, PIA y PAC con cargo a dejar de financiar otros gastos previstos en
la fase de Formulación.

21
El Reglamento de la Ley de Contrataciones otorga hasta 15 días hábiles una vez
aprobado el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) para que el titular de
la entidad apruebe el PAC (facultad delegable por escrito) y 5 días hábiles
adicionales para su publicación en el SEACE y en la página Web de la Entidad.

El PAC aprobado deberá estar a disposición de los interesados y ser publicado

en el portal institucional de la Entidad, pudiendo ser adquirido por los
interesados al costo de reproducción.

EXPEDIENTE DE CONTRATACION

En primer lugar debemos tener en cuenta que un expediente de contratación se

origina a partir de la etapa o fase de actos preparatorios, pero qué es
un expediente de contratación; son aquellos documentos que conformarán un
contrato, esto se realiza con el objetivo de asegurar la oportuna satisfacción de
los objetivos y metas de una entidad.

Para tener un concepto más claro, el expediente de contratación es aquel

conjunto de documentos que conforman una contratación ya sea de bienes,

22
servicios u obras. En estos documentos encontraremos todas las actuaciones
referidas a una contratación.

Por otro lado, el artículo 7° de la Ley de Contrataciones del estado señala lo

siguiente: “La Entidad llevará un expediente de contratación que contendrá todas
las actuaciones de proceso de contratación, desde el requerimiento del área
usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las ofertas no
ganadoras. El referido expediente quedará bajo custodia del órgano encargado
de las contrataciones, conforme establezca el Reglamento”.

Debemos tener en cuenta, que el expediente de contratación se inicia con la

formulación del requerimiento del área usuaria y qué es un requerimiento; es
aquel acto y consecuencia de solicitar pedir o necesitar algo. Pues toda entidad
para el desarrollo y cumplimiento de sus fines se valen de requerimientos para
poder satisfacer sus necesidades. Asimismo, el expediente concluye con la
culminación del contrato, es decir, con el pago.

FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

Es de vital importancia porque va a permitir a la Entidad obtener una oferta

idónea, asimismo nos permitirá cumplir las metas y objetivos de la Entidad según
sus planes estratégicos de manera eficiente.

CONTENIDO QUE DEBE TENER UN EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN:

 Se necesita un requerimiento del área usuaria.

 Documento que apruebe el proceso de estandarización.
 Informe técnico de evaluación de software, cuando corresponda.
 Indagaciones del mercado y su actualización cuando corresponda.
 Resumen ejecutivo.
 Valor estimado o valor referencial, según corresponda.
 Certificación del crédito presupuestario o previsión presupuestal.
 Opción de realizar contratación por paquete, lote y tramo.
 Procedimiento de selección, sistema de contratación y modalidad de
contratación, de ser el caso, con el sustento correspondiente.

23
 Fórmula de reajuste, de ser el caso.
 La declaratoria de viabilidad y verificación de viabilidad, cuando esta última
exista, en el caso de contrataciones que forman parte de un proyecto de
inversión pública.
 En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que cuenten
con componente equipamiento, las especificaciones técnicas de los equipos
requeridos.
 Otra documentación necesaria conforme a la normativa que regula el objeto
de la contratación.
DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL

Una vez definido el requerimiento formulado por el área usuaria, verificado que
el mismo se encuentre previsto en el Plan anual de Contrataciones y realizado
el estudio de mercado para determinar el precio, la normativa de contrataciones
establece que se debe conformar un órgano encargado de la elaboración de las
Bases y la conducción del proceso de selección. Dicho órgano es denominado
por nuestra legislación como Comité especial.

El Comité especial es un órgano colegiado conformado por profesionales y

especialistas, encargado de la conducción de un proceso de selección. Dicho
órgano organiza, conduce y ejecuta el proceso de selección desde la
convocatoria hasta que la buena pro quede consentida y administrativamente
firme o se cancele el proceso.

El Comité especial conducirá el proceso de selección desde: la preparación de

las Bases, absolución de consultas y observaciones, recepción de ofertas,
calificación de propuestas y en general todo acto necesario para realizar el
proceso de selección.

El Comité especial deberá estar compuesto por tres (3) miembros de los cuales
uno debe pertenecer al órgano encargado de las contrataciones y otro al área
usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la convocatoria. Alguno de
ellos o un tercer miembro deberá tener conocimiento del objeto de la
convocatoria.

Dicho órgano es designado por escrito por el titular de la entidad o el funcionario

a quien se le hubiera delegado dicha atribución. En el documento de designación

24
se indicará el número de miembros, sus nombres y apellidos y su condición de
titulares o suplentes.

Es importante señalar que cada titular deberá contar con su respectivo suplente.
En caso de ausencia de un titular éste deberá ser reemplazado por su
correspondiente suplente sin que pueda hacerlo otro de los suplentes
designados.

La razón de esta regulación está dada puesto que la conformación del Comité
especial debe respetar la estructura requerida en nuestra legislación, esto es:
representante del área usuaria, representante del área de contrataciones de la
entidad, alguno de ellos o un tercer miembro deberá tener conocimiento en el
objeto de la convocatoria.

Por ejemplo, en caso que el representante del área usuaria tenga que ser
reemplazado por su respectivo suplente, debe mantenerse la estructura exigida,
por lo que dicho suplente también deberá pertenecer a esa dependencia.

Junto con la designación se hará entrega al presidente del Comité especial del
expediente de Contratación y toda la información técnica y económica necesaria
que pudiera servir para cumplir el encargo.

El Comité especial elaborará las Bases y las elevará para la aprobación de la

autoridad competente. Luego de aprobadas, el Comité especial dispondrá la
convocatoria del proceso.

Es importante señalar que cuando se trata de Licitaciones y Concursos Públicos

se designará un Comité especial ad hoc; mientras en que en las adjudicaciones
directas y adjudicaciones de Menor Cuantía podrá designarse uno o más
Comités especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines, salvo
que se trate de procesos derivados de una declaratoria de desierto, los que serán
conducidos por el mismo Comité especial designado inicialmente.

Así, los Comités especiales Permanentes son designados para conducir varios
procesos de selección y en un período mayor a diferencia de los Comités
especiales ad Hoc, que son designados para conducir procesos de selección
específicos.
25
En lo que respecta a la designación de los integrantes de un Comité especial, la
Ley y el Reglamento no condicionan la conformación de los mismos a aquellos
trabajadores que tengan relación laboral con la entidad, sean del régimen público
o privado, habiéndose limitado tan solo a hacer precisiones respecto de los
representantes de qué áreas como mínimo deben integrar este órgano y la
especialidad o conocimiento técnico que debe tener uno de sus integrantes sobre
el objeto de la convocatoria, no señalando, por último, el vínculo contractual que
debe tener el resto de los integrantes de un Comité especial.

Por otra parte, el Reglamento también establece determinados impedimentos

para formar parte de un Comité especial, que atienden, en unos casos, a las
facultades atribuidas a determinados funcionarios de la entidad cuyas funciones
resultarían incompatibles con las labores realizadas como miembro de un Comité
y, en otros, a que las actuaciones precedentes de los mencionados funcionarios
y/o servidores no garantizarían la debida organización y conducción que debe
seguir todo proceso de selección.

De otro lado, el Comité especial ciñe su actuación a los principios de colegialidad,

especialidad, solidaridad, autonomía y confidencialidad7.

Es colegiado pues las decisiones se adoptan de forma conjunta8. el Comité es

un órgano especializado ya que uno o más de los miembros del Comité deberá
ser especialista o tener conocimiento técnico en el objeto de la convocatoria.

Los miembros del Comité especial son solidariamente responsables porque la

selección realizada se encuentre conforme a la Ley, por lo que responden
administrativa y/o judicialmente, en su caso, de cualquier irregularidad cometida
que les sea imputable. La excepción a este supuesto se presenta siempre que
hayan señalado en el acta correspondiente su voto discrepante.

De igual modo, el Comité especial es autónomo en sus decisiones, las cuales no

requieren ratificación alguna por parte de la entidad.

La actuación del Comité especial debe guardar reserva sobre la información

confiada por los postores en las propuestas, hasta que éstas deban hacerse
públicas en el acto de apertura de sobres.

26
El Comité especial podrá estar integrado por expertos independientes que son
personas naturales o jurídicas especializadas en determinado objeto contractual.
Dichos funcionarios serán contratados vía un proceso de adjudicación de menor
cuantía.

Cuando el experto independiente sea una persona jurídica se requiere que el

giro principal de su negocio esté vinculado con el objeto de la convocatoria,
debiendo designar a la persona natural que la representará dentro del Comité
especial.

Nuestra normativa ha establecido aquellos ámbitos en los cuales el Comité

especial no cuenta con facultad para intervenir. Entre ellos ubicamos la cantidad,
plano o dimensión de bien, servicio u obra, las características y especificaciones,
el valor referencial, el Financiamiento y el tipo de proceso de selección. Si el
Comité especial interviene en alguno de los supuestos antes mencionados dicho
proceso adolecerá de una causal de nulidad.

27
 CONCLUSIONES

La Contratación Pública debe ser entendida a partir del estudio de las tres Fases
de Contratación, estas son: actos Preparatorios, selección y ejecución
Contractual.

Si bien no existe un orden de importancia entre cada una de estas fases, el inicio
del proceso puede definir el devenir de las futuras actuaciones. Contar con una
normativa favorable que regule esta etapa no basta, es necesario que ésta se
aplique de manera adecuada por los operadores involucrados.

El Plan anual de Contrataciones constituye un instrumento de gestión con el que

cuentan las entidades Públicas cuya operatividad permite programar con la
debida anticipación los requerimientos de bienes, servicios u obras necesarios
para el cumplimiento de sus fines y, entre otros, evaluar el grado de eficacia y
eficiencia de los mecanismos de planificación que hubieran adoptado
oportunamente.

Asimismo, permite a los distintos proveedores de los bienes, servicios u obras

requeridos, tomar conocimiento de las invitaciones a ofrecer que, de manera
formal, difunden las entidades interesadas a través del citado PAC.

Resulta de suma importancia definir con precisión las características técnicas de

aquello que será materia de contratación para facilitar el estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado y para la satisfacción del usuario final.

La finalidad de realizar estudios de las posibilidades que ofrece el mercado en

un procedimiento de contratación permite que la entidad pueda definir con
precisión los requerimientos y especificaciones técnicas mínimas de los bienes,
servicios u obras a contratar, así como determinar el valor referencial del
proceso, en función de los precios vigentes del mercado.

El estudio de mercado nos permitirá realizar un examen pormenorizado de las

principales variables que condicionan el comportamiento y evolución de la oferta
en el mercado de proveedores al cual va dirigido el proceso de selección.

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La actuación del Comité especial y la correcta observación de los dispositivos
previstos en la normativa de Contrataciones permitirán que el proceso de
contratación se desenvuelva de forma eficiente. Entre otros, la participación de
los miembros suplentes y el resguardo de la conformación primigenia permitirán
que se adopten decisiones válidas.

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