Processos Administrativos na

Gestão Pública

Caucaia
2017
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01.INTRODUÇÃO
Os processos administrativos estão presentes em todas as organizações, sem
eles nenhuma ação em que se almeje alcançarsucesso pode ser realizada, pois o
mesmo pode ter o significado de ser um conjunto de ações ou tarefas que são
interligadas, conectadas de maneira lógica, sequencial com o intuito de realizar um
objetivo.
Para identificaressas atividades e representá-las graficamente faremos uso de
uma técnica conhecida como mapeamento de processos, essa técnica evidencia a
ordem das atividades, os executores envolvidos, os prazos e o fluxo das
informações. O mapeamento de processos auxilia o gestor na melhoria dos
processos identificando e tratando os pontos críticos.
Essas informações após identificadas serão colocadas de forma sequencial e
interativa utilizando-se uma ferramenta bemconhecida, se é que podermos chamar
assim, o fluxograma. As informações são representadaspelo fluxograma através de
seus símbolos eles proporcionam uma melhor visualização do funcionamento do
processo, ajudando no seu entendimento e tornando a descrição do processo mais
visual e intuitiva garantindo a qualidade e aumentando a produtividade.
No Gerenciamento de processos, o fluxograma é fundamental para
simplificação e racionalização do trabalho, permitindo um estudo detalhado dos
métodos, processos e rotinas de um departamento ou área da organização.
Esse trabalho tem o objetivo de apresentar os principais elementos para se
entender como funciona o fluxograma, suas principais vantagens e seus símbolos
além de identificar o mapeamento de processo e sua utilização.

02.DESENVOLVIMENTO
Para entendermos o que são fluxogramas e suas utilidades iremos
inicialmente apresentar o que são processos administrativos, mapeamento de
processos os fluxogramas e seus símbolos.

2.1. Processos Administrativos

Administrar é uma tomada racional de decisões, com vistas à eficiência na
distribuição dos recursos necessários, a obter a eficácia e à efetividade
organizacional. Agora para que tudo isso seja possível surge o que chamamos de
processo administrativo.
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Processo administrativo é o conjunto de ações que compreendem o

planejamento, a organização a direção e o controle das ações para o alcance dos
objetivos propostos de uma determinada organização seja ela pública ou não, ou
seja, é qualquer fenômeno que apresente mudanças contínuas no tempo, fazendo
com que os acontecimentos e as relações sejam dinâmicas.
No que se refere à organização, trata-se do conjunto de atividades que, em
função do planejamento formulado, estabelece a melhor disposição dos recursos
das organizações. O principal instrumento desses subprocesso é a modelagem de
estruturas, representada pelos fluxogramas, que associada à estratégia e aos
processos de negócios compõem a arquitetura organizacional. Veja figura 01.

Figura 01 – Processos Administrativos

Fonte: Elaborado pelo autor

2.2. Fluxogramas
São ferramentas utilizadas para identificação e mapeamento de processos
(Mendonça, 2010 p. 48), ou seja, é uma representação de um processo que utiliza
símbolos gráficos para descrever passo a passo a natureza e o fluxo deste
processo. O objetivo é mostrar de forma descomplicada o fluxo das informações e
elementos, além da seqüência operacional que caracteriza o trabalho que está
sendo executado. É importante destacar que os fluxogramas, preferencialmente,
devem ser elaborados passo a passo, isto é, devem apresentar o encadeamento do
trabalho executado, por meio da identificação de sua menor partícula. (Mendonça,
2010 p. 48). Veja figura 02.

Figura 02 – Modelo de Fluxograma

Fonte: Elaborado pelo autor
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2.3. Os Símbolos
As etapas do fluxograma são apresentadas utilizando-se figuras geométricas
que podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas ou setas, sendo que cada
símbolo possui um significado importante (figura 03).

Figura 03 – Símbolos do fluxograma

Fonte: Elaborado pelo autor

Quando pretendemos descrever um processo através de fluxogramas, as

formas mais comuns de disposição são: de forma linear (fluxograma Linear) ou de
forma matricial (fluxograma Funcional ou Matricial). O fluxograma linear é um
diagrama que exibe a seqüência de trabalho passo a passo que compõe o processo.
Esta ferramenta ajuda a identificar retrabalhos, redundâncias ou etapas
desnecessárias.
Já o fluxograma funcional tem como objetivo mostrar o fluxo de processo atual
e quais as pessoas ou grupo de pessoas envolvidas em cada etapa. Neste caso,
linhas verticais ou horizontais são utilizadas para definir as fronteiras entre as
responsabilidades.
2.4. Vantagens de usar fluxogramas
Dentre as vantagens de utilizar o fluxograma, é possível ressaltar que ele
melhora a compreensão do processo de trabalho através de seus gráficos
mostrando os passos necessários para a realização dos trabalhos a serem
desenvolvidos.
Demonstra a sequência e interação entre as atividades podendo ser utilizado
para encontrar falhas no processo, pode ser utilizado como fonte de informação para
análise críticade determinada atividade além de facilitar a consulta em caso de
dúvidas sobre o processo.
Por dar suporte a análise de processo, tornam-se um meio eficaz para o
planejamento e a solução de problemas, o fluxo permite visão global do processo
por onde passa o produto e, ao mesmo tempo, ressalta operações críticas ou
situações, em que haja cruzamento de vários fluxos.
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2.5. Mapeamento de processos

Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que tem como objetivo
identificar as informações, o fluxo, as partes envolvidas, capacidades, competências
e recursos para atender todos os componentes necessários fazendo com que todas
as atividades de uma empresa ou negócio saiam conforme o planejado, com poucas
alterações e sem problemas. Esse tema é muito relacionado à gestão de operações,
que envolve sempre um mapeamento eficaz dos processos.
Portanto, uma empresa é formada por processos e um sistema que os
organiza. O mapeamento é uma forma de gestão e organização desses processos,
que são pontos-chave do funcionamento de uma empresa, de forma a torná-los mais
eficazes. O mapeamento de processos, visa estabelecer de forma organizada e
eficiente as atividades que sustentam uma empresa, priorizando e classificando
essas tarefas.
2.6. padrões
Em 1947, a American Society of Mechanical Engineers – ASME,
estipulou cinco símbolos que representam as cinco famílias de ações passíveis de
serem encontradas nos processos industriais de produção. Estas famílias são:
Operação: uma operação existe quando um objeto é modificado
intencionalmente numa ou mais de suas características. A operação é a fase
mais importante no processo e geralmente é realizada numa máquina ou
estação de trabalho. Transporte: um transporte ocorre quando um objeto é
deslocado de um lugar para outro, exceto quando o movimento é parte integral
de uma operação ou inspeção. Inspeção: uma inspeção ocorre quando um
objeto é examinado para identificação ou comparado com um padrão de
qualidade. Espera: uma espera ocorre quando a execução da próxima ação
planejada não é efetuada. Armazenamento: um armazenamento ocorre quando um
objeto é mantido sob controle, e a sua retirada requer uma autorização. O quadro
abaixo apresenta a simbologia para representação gráfica dos processos, cm
alguns exemplos.

American National Standards Institute (literalmente traduz-se como "Instituto

Nacional Americano de Padrões"), também conhecido por sua sigla ANSI, é uma
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organização particular estado-unidense sem fins lucrativos que tem por objetivo
facilitar a padronização dos trabalhos de seus membros.

Segundo a própria organização, o objetivo é melhorar a qualidade de vida e

dos negócios nos Estados Unidos. São conhecidos por terem inúmeros padrões,
entre eles o ANSI C que serve como guia na escrita de compiladores e de
programas nesta linguagem de programação.

Por ser uma entidade padrão de uma economia forte , outras entidades
semelhantes no mundo seguem alguns dos padrões adotados pela ANSI.

Seu equivalente no Brasil seria a ABNT.

Um fluxograma padrão ANSI fornece uma compreensão detalhada de um
processo, que excede, e em muito, aquela dada por um diagrama de blocos.

03. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Enquanto a gestão de processos cada vez ganha mais espaço no mercado, os
mapas de processos se tornam ferramentas cotidianas. Estes mapas normalmente
são chamados de fluxograma, um diagrama que apresenta o fluxo do processo.
Como todo diagrama, os fluxos dos processos possuem regras para seu
desenvolvimento. As regras escolhidas para a criação do fluxograma vão definir o
formato dele.
Algumas atividades que compõem um processo podem ser ordenadas de
maneira diferente. Em outros casos algumas atividades precisam ser incluídas e
outras podem ou precisam ser eliminadas.
Quando se fala em análise de processos, os fluxogramas ainda são as
melhores ferramentas disponíveis. Infelizmente ainda existe algum preconceito
quanto aos fluxogramas.

Muitos não vêem valor na existência destas ferramentas tão importantes. Isto
talvez ocorra porque alguns profissionais de processos pensam que ao desenhar o
fluxo o trabalho já está concluído.
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Fazer o diagrama do processo simplesmente por fazer, não gera nenhum valor
para o negócio. Estes mapas devem apontar com clareza quais os drivers de
geração de riqueza e como eles podem ser maximizados.
Se não for assim o mapeamento de processos vira uma burocracia indesejada
ao invés de uma ferramenta para ganho de eficiência. Aproveito para afirmar mais
uma vez gestão de processos vai muito além do desenho dos processos.

04. BIBLIOGRAFIA
Mendonça, Ricardo Rodrigues Silveira de - Processos administrativos / Ricardo
Rodrigues Silveira de Mendonça. – Florianópolis : Departamento de Ciências da
Administração / UFSC; [Brasília] : CAPES : UAB, 2010.