DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

Puede definirse la contabilidad en un sentido amplio, como una forma sistemática de anotar la
historia o vida económica de una empresa o cualquier tipo de organización, pública o privada.

Una definición de contabilidad ampliamente aceptada es aquella formulada por el Comité sobre
Terminología del Instituto Americano de Contadores Públicos, que la describe como:

“el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero,

transacciones y actos que tengan, aunque sea parcialmente, características financieras, así como
interpretar sus resultados”.

Los procedimientos usados en la contabilidad de los organismos son: registro, clasificación,

resumen e interpretación. Esto es aplicable a cualquier tipo de organización, incluyendo las
gubernamentales, docentes, etc.

La contabilidad es el lenguaje para comunicar las operaciones financieras de la empresa, las cuales
al ser analizadas, les permite controlarlas y tomar decisiones a fin de hacer planes para el futuro.

Importancia de la Contabilidad
La Contabilidad cumple variados cometidos de gran importancia para los diversos objetivos de las
entidades. Algunos de dichos cometidos son los siguientes:

a) Elemento de prueba de las operaciones.

b) Prestar ayuda a los directivos.
c) Servicio de información a usuarios interesados.
d) Auxiliar de la administración.
e) Dar a conocer los resultados a las entidades del gobierno.
f) Material de trabajo del auditor.

La legislación impositiva ha sido causa de que los comerciantes sientan la necesidad y comprendan
la importancia del uso de esta disciplina.

Un sistema de contabilidad debe ofrecer a los directivos la información relevante y oportuna que
servirá de base para planear y controlar el rumbo de la entidad. La información histórica (contable) y
las estimaciones (presupuestos) son las bases para evaluar las consecuencias futuras de las decisiones
tomadas en el presente.

¿Cómo podría un moderno banquero iniciar las operaciones del día sin conocer exactamente cuáles
son sus disponibilidades de efectivo, sus préstamos con sus respectivos vencimientos, etc.?

¿Cómo podría un moderno industrial aceptar nuevas órdenes sin conocer sus existencias de
materias primas , sus costos de producción, sus posibilidades económicas de abastecimiento?

La contabilidad es cada día más necesaria como elemento de dirección en los negocios y la
expresión “manejo por medio de las cuentas” se ha convertido en un axioma para los dirigentes de las
grandes empresas.

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Objeto y campo de aplicación
Para dirigir una empresa es imprescindible tener en cuenta los objetivos siguientes:

1) Procurar la integridad del capital invertido.

2) Hacer producir a dicho capital un rendimiento adecuado en el que se aproveche al máximo los
elementos y recursos que integran dicho capital o patrimonio, de acuerdo a los objetivos de la
empresa.

El objeto de la Contabilidad es el estudio del patrimonio, tanto en su aspecto estático como

dinámico, con el fin de lograr la mayor productividad de éste.

Las entidades sin fines de lucro, tales como las dependencias del gobierno, reciben generalmente
una cantidad de dinero durante un período determinado (presupuesto). Sus directivos deben hacer
rendir al máximo los servicios que permiten los fondos disponibles. En estas circunstancias, la tarea
primordial de la Contabilidad es informar acerca de la entrada de dinero y el uso que se le ha dado
durante el período en cuestión, así como de informar acerca de los recursos disponibles para usos
futuros.

En las organizaciones lucrativas (empresas privadas), la contabilidad se ocupa de medir las

utilidades o beneficios originados por el trabajo en el negocio durante un período determinado. Para
los propietarios, las utilidades reflejan la manera de aquilatar su remuneración con respecto a su
inversión; los gerentes consideran las utilidades como indicadores de la calidad de su rendimiento; el
gobierno usa las utilidades para medir sus impuestos, los empleados para negociar aumentos de
salarios, etc.

El continuo aumento de las actividades en el mundo de los negocios se manifiesta en la variedad

de éstas, a que se dedican las personas que se han preparado en el campo de la Contabilidad, entre
otras se encuentran las siguientes:

1) Instalación de los sistemas de contabilidad.

2) Registro contable de las operaciones.
3) Preparación de estados financieros.
4) Auditoría.
5) Contraloría.
6) Contabilidad fiscal.
7) Presupuestos.
8) Contabilidad de costos.
9) Investigaciones especiales.

Generalmente el primer proceso contable que se efectúa en cualquier empresa u organización es la

implantación del sistema de contabilidad. El contador estudia la organización, la naturaleza,
objetivos, tipos de operaciones probables a efectuarse en el negocio. Cuando ha sido implantado el
sistema contable, las operaciones de la empresa se registran en las formas y libros establecidos en el
sistema. Utilizando los datos acumulados en los registros de contabilidad, el contador prepara los
estados financieros, los cuales muestran importantes informaciones a los usuarios de los mismos.

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Funciones básicas de la Contabilidad
Es función de la Contabilidad captar, registrar, comparar, modificar, comunicar e interpretar los
datos financieros y económicos originados por las operaciones de la entidad.

El proceso de recolección y tabulación consiste en obtener, registrar, verificar y hasta cierto punto,
clasificar la información contable.

Recolectar: significa simplemente extraer los datos iniciales de las diversas fuentes de origen, las
cuales son extensas y variadas; pueden cubrir todos los medios, desde talonarios de ventas, hasta
obligaciones comerciales.

Verificar: es determinar que los datos se originaron de una fuente fidedigna; es decir, que son
verídicos.

Desde el punto de vista contable, registrar y clasificar consiste en transcribir datos originales,
agrupando las similares. Un registro y clasificación adecuada hacen más fáciles la confrontación,
modificación, informe e interpretaciones subsiguientes.

Este proceso aquí comentado corresponde a las actividades enmarcadas dentro de la Teneduría de
Libros, la cuales son llevadas a cabo por el tenedor de libros o auxiliar de contabilidad.

Comparar: datos contables es clasificarlos en algún orden secuencial predeterminado y combinar

los datos similares de tal forma que puedan ser confrontados de acuerdo con criterios de semejanza o
disparidad.

Modificar: los datos contables es ajustarlos cuando sea necesario con el propósito de reflejar los
cambios en el estado financiero de una organización.

Comunicar e interpretar la información: es la distribución de los datos elaborados para quienes lo

necesitan. En el proceso informativo está implícita la idea de que los datos deben ser apropiados,
concisos, claros, confiables y oportunos.

La interpretación: etapa final del proceso contable, consiste en descubrir el significado de los
datos informados. Una interpretación sana de la información contable es el resultado de un juicio
lógico basado en análisis, integración y deducción.

En toda empresa, y sobre todo en las grandes organizaciones, el departamento de contabilidad

tiene a su cargo tres funciones principales:

1) Llevar los registros contables.

2) Formular los informes de contabilidad.
3) Interpretar los datos contenidos en registros e informes.

Sistema contable
Si una entidad va a comunicar información financiera, debe poder recopilar y ordenar
adecuadamente los datos necesarios.

Para proporcionar informes es preciso conocer los hechos consumados, relacionarlos entre sí con
los factores de la decisión y también comunicar la información resultante a quienes formulan las

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decisiones. Este proceso de conocer, relacionar y comunicar, exige organizar las actuaciones o las
cosas y recibe el nombre de “sistema”.

Todo sistema es una agrupación de cosas que se relacionan funcionalmente entre sí.

La información financiera se comunica a través del sistema de contabilidad, el cual consta de varias
etapas.

Si hemos de entender que la contabilidad se ocupa de registrar las operaciones y que la

tramitación de la documentación contable cae dentro del campo de la organización, se desprende
que una y otra deberán tomarse en cuenta para el establecimiento de un sistema de contabilidad
eficaz.

En la instalación de cualquier sistema de contabilidad convendrá tener muy en cuenta esta

circunstancia dando especial consideración a:

1) La documentación original que soporta o respalda las operaciones.

2) El sistema adecuado para su tramitación.
3) El medio manual o mecánico que se adopte para su registro.
4) La distribución del trabajo.

El contador estudia la naturaleza del negocio, analiza los tipos de operaciones que posiblemente
habrán de suceder y proyecta o selecciona las formas y registros necesarios para anotar las
operaciones.

A medida que la entidad crece, es costumbre que se reforme de vez en cuando el sistema contable
y se introduzcan en el mismo ampliaciones o reformas que se estiman convenientes.

Un sistema contable debe ser muy flexible y capaz de adaptarse a las necesidades de una firma en
particular. No hay un sistema contable único que pude ser utilizado por todas las empresas.

Sistemas contables automatizados y manuales

Después que una firma ha decidido, en base a sus necesidades reales, usar un sistema contable,
debe determinar si registrará sus operaciones en forma manual o en forma automatizada. Esta
decisión es, básicamente una función del “costo versus beneficio” de la firma. Por lo tanto, la
decisión de automatizar todo o parte del sistema contable, depende de la frecuencia de repetición de
los eventos, del volumen total de sus actividades y del equipo o personal disponibles.

En su forma tradicional, la contabilidad puede llevarse a mano, escribiendo a mano en el Libro

Diario todas y cada una de las partidas y después transcribiéndolas, pasándolas, dicen los contadores,
al Libro Mayor y, posteriormente, a los diversos libros y registros auxiliares. Este procedimiento,
técnicamente correcto, resulta en la práctica demasiado lento, en virtud del gran número de veces
que el mismo dato debe anotarse en diversos libros y registros.

Este largo trabajo pude reducirse por medio de máquinas en las que la operación se registre
simultáneamente en dos o más libros o documentos al mismo tiempo, de manera automática, para
así obtener las sumas de las operaciones y los saldos de las cuentas afectadas. Es decir, se registra la
operación y la máquina electrónica clasifica, calcula, resume y lista las operaciones en forma
predeterminada, a través de un programa.
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 Cuando las operaciones de la firma son limitadas, resulta demasiado costoso usar una
computadora. Pero cuando la empresa tiene un gran volumen de transacciones similares, tal como
una nómina semanal de 80 empleados, puede encontrar que la velocidad y exactitud que le
proporciona una computadora le ofrece la forma menos costosa de recoger y procesar estos datos.
Hay que hacer notar que el uso creciente de la computadora no ha disminuido el papel del contador.
Más bien, ha contribuido a la acentuación de la tendencia hacia sistemas contables más completos y
formales. Por eso, el desarrollo de la tecnología informática ha traído consigo una mejora en la
calidad de la información usada para tomar decisiones y ha contribuido a la reducción del personal de
oficina.

Bases para la integración de un sistema de información

Las cuatro etapas básicas para la integración de un sistema de información son:

a) Definición de las necesidades de información.

b) Diseño del sistema
- Banco de datos.
- Equipo humano.
- Equipo de registrar.
c) Definición y/o producción del sistema.
d) Implantación y operación.

El diseño de un sistema de información debe partir de una definición precisa de las necesidades de
los diferentes usuarios, cuidando que se satisfaga tanto a los niveles superiores como a los
intermedios, es decir, a todos aquellos que participan en la toma de decisiones. Por tal motivo, una
integración adecuada del sistema deberá considerar los objetivos y funciones de cada puesto de la
organización.

Al planear un sistema de información, debe decidirse la magnitud y complejidad que tendrá el

mismo, consistente en un agregado de operaciones básicas que permite tomar decisiones
elementales hasta llegar al sistema totalmente integrado, que proporciona tanto la información
primaria como la elaborada y que engloba los modelos de decisiones rutinarias.

La etapa del procesamiento del sistema de información funciona desde que se tienen los datos
originales hasta que se presentan los informes para usarlos en la formulación de decisiones. Las fases
de esta etapa son:

Registro de los datos en los documentos de la empresa. A veces se registran en documentos y

simultáneamente se introducen en aparatos electrónicos de comunicación, clasificación y almacenaje.

Comunicación o transmisión de datos de los sitios en que se registraron primeramente, a un nivel

central. Esto puede hacerse trasladando documentos o datos en forma condensada en discos
compactos, discos duros, etc.

Clasificación de datos en clases predeterminadas, según sean los tipos de información que han de
crearse.

Resúmenes de datos totalizados en clases y grupos de éstas.

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 Acumulación de datos por clases, como preliminar para usarlos en la preparación de informes
financieros.

Presentación de los informes en forma de estados financieros estándar e informes especiales.

La planeación, diseño, prueba e implantación de un sistema de información debe basarse en

criterios económicos, ya que el costo de la información es un factor importante que debe compensar
su valor.

La implantación de un sistema de información se hace gradualmente a partir de un sistema

modular, de manera que el módulo inicial pueda ser ampliado y sofisticado hasta llegar al modelo
total planeado.

Principios contables
Se entiende por Principios de Contabilidad el conjunto de normas o proposiciones de carácter
general que, como conceptos aceptados, sirven para uniformar criterios en materia de evaluación y
exposición de los hechos fenómenos patrimoniales y su interpretación.

Imagenémonos el caos que representaría sí, por ejemplo, al registrar en los libros de la empresa la
adquisición de un edificio, lo anotáramos por el valor en que pensamos venderlo, mientras que otro
comerciante al adquirir un apartamento lo registrara por el precio que pagó de inicial, o reflejara
como venta solamente aquellas que se hicieron de contado, cuando el resto de las empresas registran
las ventas totales en sus libros.

Es por eso que los Principios de Contabilidad tratan de uniformar criterios y, con base a su
aceptación general, han creado una serie de normas que tienden a reducir las alternativas posibles en
la interpretación de un hecho financiero. Los Principios de Contabilidad se asocian a términos tales
como conceptos, convenciones y normas. Es importante tener en cuenta que son producto del
hombre, a diferencia de las leyes naturales.

Los Principios Contables están evolucionando constantemente y sufren la influencia de muchos

factores: las prácticas mercantiles, la legislación y reglamentaciones gubernamentales, las opiniones
y actos de accionistas, de los acreedores y el razonamiento lógico de los contadores.

El conjunto total de dicha influencia halla su expresión en la teoría contable, ciertas teorías son
rechazadas, otras aceptadas. La aceptación general de una teoría contable es esencial para llevarla al
carácter normativo de un principio de contabilidad. Para ser aceptado, debe haberse determinado
que es variable, practicable y de utilidad general. El principal objeto de la teoría contable es formular
un convenio común sobre los asuntos contables y reducir el área de las alternativas.

Hipótesis del Negocio en Marcha

Al hacerse valoraciones contables se supone que la empresa tiene una duración indefinida, a
menos que exista una información fidedigna en contrario, o se trata de asociaciones de tiempo
limitado.

El supuesto de que la duración de la empresa es indefinida, se conoce como el concepto de

“negocio en marcha” y permite que las valoraciones contables se efectúen a largo plazo.

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 Un enfoque distinto seria tratar de medir los recursos de la empresa como si fueran a venderse en
el momento a precio de liquidación (o sea, su valor a corto plazo). En la mayoría de los casos esta
información no es la apropiada para los usuarios de los estados financieros. La empresa no tiene la
intención de vender su maquinaria, instalaciones y equipos de oficina, sino de utilizarlos para
efectuar sus operaciones comerciales. Si un negocio está en proceso de quiebra y su activo se ve
sujeto a una venta forzada, el método contable ordinario, aunque aceptado para una empresa en
marcha, a menudo daría lugar a información financiera inadecuada. Por ejemplo, en contabilidad se
acostumbra mostrar al costo el edificio empleado con fines de explotación del negocio, siempre y
cuando el negocio esté en marcha y se tenga la intención de continuar utilizando dicha propiedad en
la explotación de ese negocio, ya que su valor actual en el mercado no es de particular importancia;
pero para un negocio que se esté liquidando, y se venden sus activos para pagar a sus acreedores, el
costo original o histórico del edificio no representa su valor de realización, ya que por la situación en
que se encuentra el negocio, éste deberá ser vendido a la mayor brevedad posible, a fin de poder
pagar a sus acreedores y liquidar cuanto antes la empresa.

Como podemos observar, el edificio presenta dos valores:

a) Uno cuando la empresa está en marcha (largo plazo).

b) Otro cuando la empresa está en proceso de liquidación (corto plazo).

La hipótesis del negocio en marcha es una de las bases sobre las cuales se han desarrollado y
tienen aplicación los principios contables.

Hipótesis de la estabilidad monetaria

En el procedimiento usado por los contadores para valorar y manifestar las operaciones de un
negocio, está implícito el supuesto de que la unidad monetaria tiene la misma significación en una
fecha que en otra.
En épocas de relativa estabilidad de los índices generales de precios, esta suposición rinde
resultados razonablemente fidedignos, pero también es cierto que, en otros períodos, el poder
adquisitivo de la moneda ha cambiado sensiblemente. Ello ha ocurrido en nuestro país en las últimas
décadas, con el resultado de que ha aumentado la cantidad de dinero requerido para comprar una
determinada cantidad de bienes y servicios. En otras palabras, ha subido el nivel de los precios, o sea,
que ha cambiado el valor del dinero como unidad de medida. No obstante, en determinados casos, la
Contabilidad ha hecho abstracción de esta situación y el valor de los bienes se ha mantenido
registrado en los libros a su precio original, ya que se ha considerado que es preferible mantener el
riesgo de esta situación, antes de dejar la interpretación subjetiva de cada quien, el ajuste de los
valores correspondientes. En algunos países, y entre ellos Venezuela, sin embargo, ha sido imposible
mantener vigente esta hipótesis, debido a la constante devaluación de su signo monetario y la
pérdida notable de su valor adquisitivo, lo cual ha originado la necesidad de reajustar los valores de
los bienes, a fin de que éstos se adecúen a la situación real.

El objeto material de la contabilidad lo constituyen las operaciones y transacciones que pueden

expresarse en dinero. Por ejemplo, es útil informar que una empresa posee terrenos por Bs. 700.000,
que existen en el almacén mercancías por un valor de Bs. 900.000, etc.

La inflación en los últimos años ha ido agravando las distorsiones de los informes contables,
reduciendo su utilidad.

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Hipótesis de la unidad operativa
El contador debe tener cuidado de informar solamente sobre los datos a que se refiere el
patrimonio de la empresa. Las operaciones personales y familiares de los propietarios no tienen que
figurar en los informes financieros de la empresa.

La Contabilidad considera a la empresa como una entidad separada de sus propietarios,

empleados, acreedores, etc. Así pues, las propiedades que anteriormente pertenecían a uno de los
propietarios en su carácter individual, pero que actualmente están destinados para uso del negocio,
se consideran propiedad de éste y los dueños de la empresa los reciben en calidad de inversión o
aporte.

Toda empresa debe llevar registros contables independientemente de los de sus propietarios. Por
ejemplo, el automóvil personal del propietario de un negocio, o el del presidente de una gran
empresa, no debe incluirse entre los bienes de la entidad, ni manejarse como gastos del negocio, la
gasolina, aceite, reparaciones, etc. , que utilice el vehículo, pues ello distorsiona o deforma la
información mostrada en los estados financieros, acerca de la posición económica de la empresa.