Conceptos básicos sobre macros

En la actualidad, las empresas requieren de mayores cantidades de información para la

correcta toma de decisiones; por lo que, se necesita automatizar los procedimientos que
involucran el análisis de los mismos. VBA es una opción económica y eficaz para las
empresas, a continuación detallaremos 5 conceptos básicos de VBA.

Funciones

Excel contiene funciones desarrolladas por Microsoft para el cálculos matemáticos,

financieros, de texto, etc. No obstante en el mundo laboral se tienen restricciones y
parámetros específicos. Las funciones en VBA (Function) son una alternativa para modelar
una función que vaya acorde con lo que se necesita.

Por ejemplo una universidad desea calcular el promedio de los alumnos de la Facultad de
Ciencias e Ingeniería, el cálculo del mismo es un promedio simple de tres notas eliminando
la más baja.

(Para mayor visualización de la imagen, hacer click en la misma)

Veamos el código en VBA

Function promedio_nota(num_menor1, num_menor2, num_menor3) As Double

Dim numero_menor As Double

numero_menor = num_menor1

If numero_menor > num_menor2 Then

numero_menor = num_menor2
End If

If numero_menor > num_menor3 Then

numero_menor = num_menor3
End If

promedio_nota = (num_menor1 + num_menor2 + num_menor3 – numero_menor) / 2

End Function

*Macro propia

InputBox

Es una función de VBA que muestra un mensaje en un cuadro de dialogo cuya finalidad es
captar lo escrito por el usuario y asignarlo a una variable predeterminada.

Si se quisiera mostrar el nombre que el mismo usuario coloca, inputbox puede hacer la tarea
(Para mayor visualización de la imagen, hacer click en la misma)

Nuevamente veamos el código en VBA

Sub imputbox()

Dim a As String

a = InputBox(“Escriba su nombre”)

MsgBox a, , “Su nombre es: ”

End Sub

*Macro propia

Userforms
Una userform es un objeto de VBA en la cual se hace uso de ventanas y cuadros de diálogo
como una aplicación con la que el usuario interactúa.

El objetivo de las userforms es la de presentar un entorno más amigable al usuario, ahorrar

tiempo en la realización de la tarea, entre otras cosas. El uso de userforms permite reducir la
cantidad de errores de imputación de parte del usuario y un mejor rendimiento de la macro.

El siguiente ejemplo ilustra el uso de una userform en el registro de información de un nuevo

cliente en una entidad financiera.

(Para mayor visualización de la imagen, hacer click en la misma)

Para mayor información siga el siguiente link:

http://www.excel-avanzado.com/15920/formulario-registro-credito.html
Subprocedimiento (Sub)

Es una instrucción de VBA en la cual se ingresan una serie de instrucciones (código en

VBA) las cuales contienen algoritmos matemáticos, de texto, booleanos (lógicos), etc.

Es una parte importante de VBA, ya que en ella modelaremos nuestras funciones, variables,
se llamaran a otros subprecedimientos, etc.

El siguiente ejemplo muestra parte un módulo que contiene una macro que sirve para el
control de cuentas de Edelnor, realiza el cruce de información y la clasifica como verificado
(“Veri”) o si no es corte.

(Para mayor visualización de la imagen, hacer click en la misma)

*Macro propia
Cuadro de texto

Es un objeto de Excel que se usa en Userforms, es una ventana o cuadro de diálogo que
permite al usuario escribir texto para que sea capturado y con dicha información tomar
decisiones a través de código en VBA, este objeto ayuda mucho en la interacción del usuario
con el entorno programado (macro) y es una manera eficaz de capturar data que es variable.

En el siguiente ejemplo vemos un userform en donde se ingresa el nombre y una casilla de

verificación en donde se pone si es trabajador o no.

(Para mayor visualización de la imagen, hacer click en la misma)

*Macro propia

* Todos los ejemplos mostrados fueron inspirados en los vistos en el siguiente link

Crear una macro manualmente

Para crear una macro de forma manual, es necesario tener conocimientos de programación
en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que
se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base, puedes saltarte este punto del tema.

Si quieres leer sobre los conceptos básicos de programación, visita nuestro básico:
Programación básica .
Primero, debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt+F11.
Para ver el entorno de desarrollo de programación del editor Visual Basic, visita nuestro
básico: El editor de Visual basic .

Una vez abierto el editor de Visual Basic, debemos insertar un módulo de trabajo que es
donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar
un módulo, accedemos al menú Insertar → Módulo.

A continuación, debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que
devuelva algún valor) o si, por el contrario, es un procedimiento (si no devuelve ningún
valor).

Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar →
Procedimiento...

Nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen donde le damos el
Nombre: al procedimiento/función, sin insertar espacios en él.

También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o Propiedad.

Además, podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público,

podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo; si lo creamos como
Privado, sólo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito, presionamos sobre Aceptar y se
abrirá el editor de Visual Basic donde escribiremos las instrucciones necesarias para definir
la macro.

18.5. Guardar archivos con Macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen
con el resto de las hojas de cálculo, deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.

Para ello, deberemos ir la pestaña Archivo y seleccionar la opción Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo,

seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

.
Dale un nombre y el archivo se almacenará.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas, puede que se nos muestre este
anuncio bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas
por código, podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confías
en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú, pulsa el botón Habilitar
contenido. Y si no, cierra la advertencia de seguridad con el botón de la derecha. En ese caso,
las macros seguirán deshabilitadas.

Conceptos básicos de Microsoft Word

Word es un poderoso procesador de textos. Forma parte de un paquete de aplicaciones de

Microsoft, llamado Office.

Entre las posibilidades que brinda como tal, está el escribir textos con prolijidad, corregir la
ortografía, seleccionar la letra y el tamaño que se desee para el texto, hacer tablas, insertar
imágenes al trabajo, etc.

Para elegir la letra del texto a escribir, hay varios caminos:

Cliqueando con el botón izquierdo del mouse, se entra al menú Formato, (que se
encuentra en la Barra de menú, ubicada en la parte superior, debajo de la barra azul,
llamada Barra de título, donde está el nombre de la aplicación en uso y el nombre
del archivo que se está realizando), ahí se selecciona la opción Fuente, y se abre un
cuadro de diálogo donde se puede seleccionar el tipo de letra, el tamaño y el estilo de
la misma, si se quiere letra normal, cursiva, negrita, o subrayada.
Si quiero seleccionar una línea de texto doy un clic cuando el puntero se ha transformado en
flecha blanca, frente a la misma; si quiero seleccionar todo el párrafo doy dos clics seguidos;
y si quiero seleccionar todo el texto doy tres clics consecutivos.

Cambios en el aspecto del texto:

Si se quiere cambiar la ubicación del texto en la hoja, en relación con los márgenes laterales,
se debe modificar la alineación del mismo, la que puede ser izquierda, centrada, derecha, o
justificada.

Insertar imagen

Para colocar una imagen a un texto, se puede copiar la misma de donde se desee y se pega
colocando el cursor donde se quiere ubicar la imagen, cliqueando en el menú Edición, en la
opción Pegar.

El mismo resultado se obtiene si se cliquea la herramienta Pegar, que está en la Barra de

Herramientas, o cliqueando la opción Pegar del Menú contextual que aparece al cliquear el
botón derecho del mouse

También se puede colocar una imagen insertándola desde un archivo, o sea insertar una
imagen que esté archivada o guardada en algún medio que esté disponible, (disco duro, cd,
disquete, pendrive, etc.). Colocado el cursor en el lugar donde irá la imagen, se cliquea el
menú Insertar, la opción Imagen, y a partir de ahí se localiza la imagen que se quiere, para
luego cliquear el botón Insertar.

Conceptos básicos sobre documentos maestros e índices

Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal

(gráficos, tablas, formato de texto, etc.) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos
separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos
normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se verán reflejadas
automáticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a
estos subdocumentos.

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus
características está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos).
Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos
dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar.

En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para
compartir un documento dividiéndolo en subdocumentos individuales por ejemplo para
trabajar bajo un mismo proyecto, para la realización de un manual extenso, donde cada
miembro del grupo realiza diferentes capítulos, siguiendo la misma estructura en los
subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro.

Sabiendo esto puedes pensar, muy bien pero ¿y qué ocurre con los números de página, los
índices y demás características de los subdocumentos? El documento final no estará
organizado. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un
único documento, teniendo su propio índice general, números de páginas, encabezados, etc.

El método de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen
gran potencia de cálculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos
causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros
trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea.

En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos.
16.2. Botones del documento maestro

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la
unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que están destinados al
tratamiento de documentos maestros. En el último punto del tema explicaremos más
detalladamente el uso de estos botones.

Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista
- Esquema.

Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:

Aparecerán nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

 Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a
raíz de un título. Lo veremos con detalle más adelante.

Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos

como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y
deje de existir como subdocumento.

. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento

maestro.

Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en

uno solo.

Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en

varios subdocumentos.

. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo

lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo

Conceptos básicos de los índices

Otras versiones

Un índice es una estructura de disco asociada con una tabla o una vista que acelera la
recuperación de filas de la tabla o de la vista. Un índice contiene claves generadas a partir de
una o varias columnas de la tabla o la vista. Dichas claves están almacenadas en una
estructura (árbol b) que permite que SQL Server busque de forma rápida y eficiente la fila o
filas asociadas a los valores de cada clave.

Una tabla o una vista puede contener los siguientes tipos de índices:
  Agrupado
o Los índices agrupados ordenan y almacenan las filas de los datos de la tabla
o vista de acuerdo con los valores de la clave del índice. Son columnas
incluidas en la definición del índice. Sólo puede haber un índice clúster por
cada tabla, porque las filas de datos sólo pueden estar ordenadas de una forma.
o La única ocasión en la que las filas de datos de una tabla están ordenadas es
cuando la tabla contiene un índice clúster. Cuando una tabla tiene un índice
clúster, la tabla se denomina tabla agrupada. Si una tabla no tiene un índice
clúster, sus filas de datos están almacenadas en una estructura sin ordenar
denominada montón.
 No agrupado
o Los índices no agrupados tienen una estructura separada de las filas de datos.
Un índice no agrupado contiene los valores de clave de índice no agrupado y
cada entrada de valor de clave tiene un puntero a la fila de datos que contiene
el valor clave.
o El puntero de una fila de índice no agrupado hacia una fila de datos se
denomina localizador de fila. La estructura del localizador de filas depende
de si las páginas de datos están almacenadas en un montón o en una tabla
agrupada. Si están en un montón, el localizador de filas es un puntero hacia la
fila. Si están en una tabla agrupada, el localizador de fila es la clave de índice
agrupada.
o Puede agregar columnas sin clave al nivel hoja de un índice no agrupado con
el fin de eludir los límites existentes para las claves de índice, 900 bytes y
columnas de 16 claves, así como para ejecutar consultas indizadas y
totalmente cubiertas. Para obtener más información, vea Índice con columnas
incluidas.

Para obtener más información acerca de la arquitectura de índices, vea Arquitectura de

estructuras de tablas y datos de índices.

Tanto los índices agrupados como los no agrupados pueden ser únicos. Esto significa que
dos filas no pueden tener el mismo valor para la clave de índice. De lo contrario, el índice no
es único y varias filas pueden compartir el mismo valor de clave. Para obtener más
información, vea Directrices para diseñar índices únicos.

Los índices se mantienen automáticamente para una tabla o vista cuando se modifican los
datos de la tabla.

Índices y restricciones

Los índices se crean automáticamente cuando las restricciones PRIMARY KEY y UNIQUE
se definen en las columnas de tabla. Por ejemplo, cuando cree una tabla e identifique una
determinada columna como la clave primaria, Motor de base de datos crea automáticamente
una restricción PRIMARY KEY y un índice en esa columna. Para obtener más información,
vea Crear índices (motor de base de datos).

Cómo utiliza los índices el optimizador de consultas

Los índices bien diseñados pueden reducir las operaciones de E/S de disco y consumen
menos recursos del sistema, con lo que mejoran el rendimiento de la consulta. Los índices
pueden ser útiles para diversas consultas que contienen instrucciones SELECT, UPDATE,
DELETE o MERGE. Fíjese en la consulta SELECT Title, HireDate FROM
HumanResources.Employee WHERE EmployeeID = 250 en la base de datos
AdventureWorks2008R2. Cuando se ejecuta la consulta, el optimizador de consultas evalúa
cada método disponible para recuperar datos y selecciona el método más eficiente. El método
puede ser un recorrido de la tabla o puede ser recorrer uno o más índices si existen.

Al realizar un recorrido de la tabla, el optimizador de consultas leerá todas las filas de la tabla
y extraerá las filas que cumplen con los criterios de la consulta. Un recorrido de la tabla
genera muchas operaciones de E/S de disco y puede consumir recursos. No obstante, puede
ser el método más eficaz si, por ejemplo, el conjunto de resultados de la consulta es un
porcentaje elevado de filas de la tabla.

Cuando el optimizador de consultas utiliza un índice, busca en las columnas de clave de

índice, busca la ubicación de almacenamiento de las filas que necesita la consulta y extrae
las filas coincidentes de esa ubicación. Generalmente, la búsqueda del índice es mucho más
rápida que la búsqueda de la tabla porque, a diferencia de la tabla, un índice frecuentemente
contiene muy pocas columnas por fila y las filas están ordenadas.

El optimizador de consultas normalmente selecciona el método más eficaz cuando ejecuta

consultas. No obstante, si no hay índices disponibles, el optimizador de consultas debe
utilizar un recorrido de la tabla. Su tarea consiste en diseñar y crear los índices más
apropiados para su entorno de forma que el optimizador de consultas disponga de una
selección de índices eficaces entre los que elegir. SQL Server proporciona el Asistente para
la optimización de motor de base de datos como ayuda en el análisis del entorno de la base
de datos y en la selección de los índices adecuados.

. Conceptos básicos sobre tablas de contenidos, insertar gráficos y organigramas

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como
índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto
siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de
contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del
documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los
términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan
encontrarlos.

En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que
nos permitirán organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por
parte de los lectores.

17.2. Conceptos básicos

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha
palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo
que normalmente nosotros llamamos índice alfabético o glosario. Utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos
importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un índice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y

contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de
contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo
a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro
y es lo primero que miramos cuando queremos saber qué temas tratará. Si hemos dado a los
títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casí
tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla de
contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos
a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas
no dejan de ser una vista que está sólo disponible en la versión digital del documento.

17.3. Insertar marcas de índice

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Existen dos formas de marcar las entradas del índice:

De forma automática:

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.

- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos
tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el
título en el documento es Capítulo 2. Tipos de vehículos en la columna tendremos que
escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos capitulo 2. Tipos de vehículos no sería
correcto ya que la c está en minúscula y la i no está acentuada y por tanto la tomaría como
otra frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.

- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro
del Capítulo 2 una subentrada llamada Vehículos de motor entonces en la segunda columna
pondremos Capítulo 2. Tipos de vehículos:Vehículos de motor, los dos puntos ":" indican
que es un subíndice de Capítulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.

- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro
podemos utilizar la opción de la pestaña Vista > Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automáticamente.

- Abrimos el documento a marcar.

- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice .

Aparece el diálogo de Índice.

- Hacemos clic en el botón Automarcar...

Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.

- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en nuestro
texto.

Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el
siguiente apartado.