Seminario taller en Gestión

Documental
Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad

23/09/2014 Gestión Documental 1

 Contenido
Fundamentación

Gestión Documental

Organización de archivos

23/09/2014 Gestión Documental 2

 Fundamentación

23/09/2014 Gestión Documental 3

 Normatividad

Decreto 2609 Reglamenta el titulo V de la ley

diciembre de 594 de 2000, referente a Gestión
2012 Documental.

Resolución 381 de 2011 reglamento de

archivo de la Universidad Sergio Arboleda

23/09/2014 Gestión Documental 6

 Responsabilidad en la Gestión
Documental

Entidades
Administración Entidades privadas que
pública territoriales cumplen
funciones públicas

Entidades del
Servidores y Organismos
estado en las
empleados regulados por la
distintas ramas del
públicos ley 594 de 2000
poder

23/09/2014 Gestión Documental 7

 Coordinación de la gestión
documental.

Los diferentes aspectos y

componentes de la gestión de
documentos deben ser
coordinados por los respectivos
Secretarios Generales o
quienes hagan sus veces

23/09/2014 Gestión Documental 8

 Comité Interno de Archivo

Grupo asesor de la alta dirección,

responsable de definir las políticas,
los programas de trabajo y de la
toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los
archivos.
Fuente: Luis Eduardo Peña Z.

23/09/2014 Gestión Documental 9

 Gestión
Conceptos básicos
Documental

Unidad
Tipo documental Subserie Serie
documental

Cuadro de Tabla de
clasificación Retención Inventario Ciclo vital de los
documental documental documental documentos

23/09/2014 Gestión Documental 10

 ¿Qué es la gestión documental?

El conjunto de actividades administrativas y

técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Reglamento General de Archivos

23/09/2014 Gestión Documental 11

¿Qué es un tipo documental?

Unidad mínima que reúne todas las

características necesarias para ser
considerada documento. Son
ejemplos de tipos documentales un
acta, un informe, un memorando,
una factura, entre otros.
23/09/2014 Gestión Documental 12
Tipo documental

23/09/2014 Gestión Documental 13

 ¿Qué es una unidad
documental?

Unidad de análisis en los procesos de

identificación y caracterización documental.
La unidad documental puede ser simple
cuando esta constituida por un solo tipo
documental o compleja cuando lo
constituyen varios tipos documentales,
formando un expediente.
23/09/2014 Gestión Documental 14
Unidad documental simple
Acta 04
Acta 03
Acta 02
Acta 01

Actas Comité de
Planeación

23/09/2014 Gestión Documental 15

Unidad documental compleja
Evaluación del evento y
acción de mejora
Registro audiovisual o
documental
Requerimiento a
proveedores
Diseño y aprobación de la
logística
Presupuesto para la
realización del evento
Requerimiento Escuela o
dependencia

Eventos
Académicos
23/09/2014 Gestión Documental 16
 ¿Qué es una serie documental?

Conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.
Ejemplos: Historias, Contratos, Actas,
Informes.
23/09/2014 Gestión Documental 17
Series documentales

23/09/2014 Gestión Documental 18

 ¿Qué es una subserie
documental?
Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma
separada del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varían de
acuerdo con el tramite de cada asunto.

23/09/2014 Gestión Documental 19

Subseries documentales

23/09/2014 Gestión Documental 20

 SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL

TIPO DOCUMENTAL

23/09/2014 Gestión Documental 21

 ¿Qué es un cuadro de
clasificación documental (CCD)?

Es un instrumento archivístico
que se expresa en el listado de
todas las series y susbseries
documentales con su
correspondiente codificación.
23/09/2014 Gestión Documental 22
Cuadro de Clasificación
documental

23/09/2014 Gestión Documental 24

 ¿Qué es tabla de retención
documental?

Listado de series con sus

correspondientes tipos documentales
producidos por las unidades
administrativas de una entidad, a las
cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
23/09/2014 Gestión Documental 25
Tabla de retención documental

23/09/2014 Gestión Documental 26

 ¿Qué es el inventario
documental?

Instrumento de recuperación
de información que describe
de manera exacta y precisa
las series o asuntos de un
fondo documental.
23/09/2014 Gestión Documental 27
Inventario documental

23/09/2014 Gestión Documental 28

Ciclo vital de los documentos

Las etapas o ciclos que

atraviesan los documentos
desde su proceso de
creación hasta su disposición
final.
23/09/2014 Gestión Documental 29
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Valorada y conservada

Valores Valores
Primarios secundarios

Histórico
Administrativo Cultural
Legal Investigación
Fiscal Científico
Contable
Técnico
Gestión Documental 30
 Taller 1

23/09/2014 Gestión Documental 31

 Gestión Documental

23/09/2014 Gestión Documental 34

 La gestión documental.

Aplica para cualquier tipo de

Información producida y/o
recibida por una entidad…

23/09/2014 Gestión Documental 35

 Tipos de información
a. Documentos de b. Archivos c. Sistemas de
Archivo (físicos y institucionales (físicos y Información
electrónicos). electrónicos). Corporativos.

e. Sistemas de
d. Sistemas de Trabajo f. Sistemas de Mensajería
Administración de
Colaborativo. Electrónica.
Documentos.

i. Disco duros, servidores,

discos o medios
g. Portales, Intranet y h. Sistemas de Bases de
portables, cintas o
Extranet. Datos.
medios de video y audio
(análogo o digital), etc.

j. Cintas y medios de
k. Uso de tecnologías en
soporte (back up o
la nube.
contingencia).
23/09/2014 Gestión Documental 36
 Procesos de la gestión
documental.
Planeación

Gestión y
Producción Organización
trámite

Disposición de Preservación de
Transferencia largo plazo Valoración
documentos

23/09/2014 Gestión Documental 37

 Instrumentos archivísticos para
la gestión documental.

a) El Cuadro de e) El Inventario h) Los mapas de procesos, flujos

Clasificación Documental. documentales y la descripción de
Documental
las funciones de las unidades
(CCD).
f) Un modelo de administrativas de la entidad.
b) La Tabla de requisitos para la
Retención gestión de i) Tablas de Control de Acceso
Documental documentos para el establecimiento de
(TRD). electrónicos categorías adecuadas de
derechos y restricciones de
c) El Programa acceso y seguridad aplicables a los
de Gestión g) Los bancos documentos.
Documental terminológicos de
(PGD). tipos, series y sub-
series documentales
d) Plan
Institucional de
Archivos
(PINAR).
23/09/2014 Decreto 2609 de 2012 artículo
Gestión 8°.
Documental 39
 Elaboración de la TRD

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental
para su aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención
Documental.

23/09/2014 Gestión Documental 40

 Aprobación de la TRD

1. Presentación de la propuesta de TRD al Comité de Archivo

institucional.

2. El Comité de Archivo institucional es de gran importancia para el

proceso de elaboración y presentación de las TRD.

3. Entregar las TRD -a cada integrante del Comité de Archivo.

23/09/2014 Gestión Documental 41

 Eliminación de documentos

La sustentación de eliminación documental debe hacerse por

escrito, mencionando la normatividad que señala:
1. la pérdida de valor de los documentos,
2. el hecho de que existe copia en otra serie documental y oficina,
3. la compilación de la información en otra serie,
4. o la intrascendencia de la información (sin valor alguno) para la
historia, siempre debe señalarse el por qué de dicha
determinación.

23/09/2014 Gestión Documental 42

 Taller 2

23/09/2014 Gestión Documental 45

 Organización de archivos

23/09/2014 Gestión Documental 46

 Organización de archivos
ORGANIZACIÓN
Comprende

Clasificación Descripción

Ordenación
Para

• Localización y consulta de los documentos

• Conservación de los documentos
47
23/09/2014 Gestión Documental
 Clasificación

Operación archivística que

consiste en el
establecimiento de las
categorías o grupos que
reflejan la estructura
jerárquica del fondo.
23/09/2014 Gestión Documental 48
23/09/2014 Gestión Documental 49
23/09/2014 Gestión Documental 50
 Clasificación
Letras
ABCD
Secciones de datos
A23D
C4B1
Fondo de datos
Números
1234

23/09/2014 Gestión Documental 52

 Principio de procedencia
• Principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece
que los documentos producidos por
una institución y sus dependencias
no deben mezclarse con los de otras.

23/09/2014 Gestión Documental 53

 Aplicación del Principio de
procedencia
• Identificar el nombre de la entidad o
persona autora de los documentos.
• Reconstruir la organización
jerárquica de la entidad productora.
• Precisar funciones y actividades
correspondientes a cada
dependencia.
23/09/2014 Gestión Documental 54
 Ventajas con la aplicación del
Principio de procedencia
• Sirve para proteger la integridad de las
agrupaciones documentales.
• Permite ubicar correctamente el
documento en el Fondo que le
corresponde de acuerdo con la
actividad o función que lo genera.
• Se aplica a todas las tareas relacionadas
con el quehacer.
23/09/2014 Gestión Documental 55
 Ordenación
Operación archivística realizada dentro del
proceso de organización que consiste en
establecer secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de las categorías o grupos
definidos en la clasificación.

23/09/2014 Gestión Documental 56

 Sistemas de Ordenación
1. Numéricos: simple o cronológico.
2. Alfabéticos: onomástico, toponímico,
temático.
3. Mixtos: Se ordena la serie documental
utilizando a la vez orden alfabético y
numérico cronológico.

23/09/2014 Gestión Documental 57

 Sistemas de Ordenación
1. Numéricos: simple, ordinal o cronológico.
2. Alfabéticos: onomástico, toponímico,
temático.
3. Mixtos: Se ordena la serie documental
utilizando a la vez orden alfabético y
numérico cronológico.

23/09/2014 Gestión Documental 59

 Principio de Orden Original
Se trata de un principio fundamental
de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de
los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los
produjo.

23/09/2014 Gestión Documental 60

 Causas por la cual el Orden
Original se pierde
No siempre se ha respetado este
principio en el transito administrativo ,
surgiendo de esta manera una fatal
perdida de la razón final de ser de los
archivo, el orden.

23/09/2014 Gestión Documental 61

 Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Incorrectos procesos de producción y
distribución documentales (duplicidad
de Documentos, mal manejo de
copias).

23/09/2014 Gestión Documental 62

 Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Desconocer el trámite para la
disposición física de los documentos,
pues es el trámite o gestión el que
indica (y obliga) el orden debido.

23/09/2014 Gestión Documental 63

 Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Incorrectas maneras de ubicar los
documentos han llevado a que se
formen series que no reflejan trámites
establecidos (documentos de un
mismo trámite repartidos en distintas
series).

23/09/2014 Gestión Documental 64

 Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Agrupaciones por tipos
documentales: (Solicitudes,
certificaciones, correspondencia
recibida, correspondencia enviada,
facturas, constancias).

23/09/2014 Gestión Documental 65

 Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Uso generalizado y sin ninguna
reflexión de los distintos sistemas
de ordenación.

23/09/2014 Gestión Documental 66

 Expediente
Conjunto de tipos documentales
que tratan de un mismo asunto o
materia, producido a medida que
se desarrollan los trámites.

23/09/2014 Gestión Documental 67

 Expediente
Cada pieza (tipo documental)
individual e indivisible, es un
eslabón en una cadena que le da
un valor que no tendría el
documento visto individualmente.

23/09/2014 Gestión Documental 68

 Ordenación de expedientes
• El primer documento será aquel que le ha dado
origen (mas antiguo) posteriormente se irán
añadiendo mas documentos hasta el que
concluye el tramite (mas reciente).

• No se tendrán en cuenta las fechas de los

anexos de los documentos principales.

• No es correcto abrir unidades de conservación

bajo el nombre de Correspondencia recibida o
despachada.

23/09/2014 Gestión Documental 69

 Expediente
Cada pieza (tipo documental)
individual e indivisible, es un
eslabón en una cadena que le da
un valor que no tendría el
documento visto individualmente.

23/09/2014 Gestión Documental 70

 Foliación
Consiste en dar un número
consecutivo 1 a todos los folios
escritos de cada unidad de
conservación.

23/09/2014 Gestión Documental 71

 Paso a paso en la foliación
• Debe hacerse solamente cuando las unidades de
conservación estén perfectamente ordenadas.
• Analizar si los documentos responden al trámite, y
depurar.
• La foliación se transcribirá en el borde superior derecho
del folio a nivel de lectura.
• Tener cuidado de no repetir o de omitir números.
• Si existe otra foliación esta se anulará con una línea
diagonal (/).
• En caso de expedientes que su contenido este en mas
de una unidad de conservación, la foliación de la
segunda será continuación de la primera.

23/09/2014 Gestión Documental 72

 Descripción
Proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, materializado en
representaciones que permiten su
identificación, localización y recuperación de su
información para la gestión y para la
investigación.

23/09/2014 Gestión Documental 73

Descripción

La identificación bien sea de las

carpetas o de las cajas de archivos
son una pequeña descripción de la
información contenida.

23/09/2014 Gestión Documental 74

Carpetas de archivo

23/09/2014 Gestión Documental 75

 Taller 3

23/09/2014 Gestión Documental 76

Contacto:
Jairo Sánchez Quintero PhD
jairo.sanchez@usa.edu.co
Asesor y Director Calidad
Celular: 3145884850

Diana Carvajal Martínez

diana.carvajal@usa.edu.co
Coordinadora Sistema de Gestión de la Calidad
Celular: 3214872410
Teléfono: 4305056 ext. 112

Sugey Patricia Rodriguez Rincón

calidad.sm@usa.edu.co
Practicante Gestión de la Calidad
Celular: 301 673 8189
Teléfono: 4305056 ext. 112

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