COMO SER BEM-SUCEDIDO TENDO UMA

VIDA MAIS PRODUTIVA E CRIATIVA COM

TÉCNICAS DO DESIGN DE ROTINAS
Rotinas criativas
SUMÁRIO
Introdução����������������������������������������������������������������������������������������������������� 4
Viver só por dever não é mais viver. É sobreviver����������������������������� 5
Sinais de desgaste excessivo������������������������������������������������������������������� 6
A palavra “não” tem poder. Não tenha medo de usá-la������������������� 7
Como equilibrar saúde física, emocional e espiritual����������������������� 8
O mundo pós-workaholic e o modelo mental�������������������������������������� 9
Uma questão de modelo mental����������������������������������������������������������������� 9
Máxima eficiência, mínimo esforço������������������������������������������������������ 10
Compartilhe essas dicas :-)
Combine sua abordagem de produtividade ao modo como você
trabalha������������������������������������������������������������������������������������������������� 11
Dicas para melhorar a sua concentração�������������������������������������������� 12
Referência e inspiração���������������������������������������������������������������������� 13
Design de Rotinas: 10 dicas para
eliminar a falta de produtividade��������������������������������������������������������� 14
Concentre-se no que mais importa������������������������������������������������������ 16
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Rotinas criativas
INTRODUÇÃO
D
esign de rotinas: como conciliar mais produtividade e criativida-
de no trabalho com uma vida mais saudável, com mais propósi-
to e mais divertida
Deve haver alguma coisa errada no mundo do trabalho contemporâ-
neo se os profissionais estão exaustos, estressados e profundamente
desanimados. Os líderes, por exemplo, são cobrados pela sua capacida-
de de inspirar e engajar as pessoas sob sua liderança.
Tanto pior se essas pessoas estão igualmente exaustas, estressadas e,
muitas vezes, desinteressadas. Não há necessidade de ser perfeito para
inspirar os outros.
Dentre os líderes de sucesso, os mais felizes são aqueles que conse-
guem usufruir de seu tempo fazendo coisas que fazem sentido para
eles. Quanto mais atividades ricas em significado couberem num dia,
melhor. Sejam elas quais forem.
Compartilhe essas dicas :-)
E como se faz isso? Gerindo bem seu tempo.
Para profissionais com este novo perfil, o desafio é administrar bem a
própria rotina para, então, se ajudarem ou ajudarem seus liderados a
projetar e executar melhor seus dias.
É o que chamo de regra da aeromoça – veremos mais adiante por que.
Para estar em condições de ajudar os outros a encontrar inspiração e
motivação, temos primeiro de aprender a cuidar de nós mesmos.
Este e-book criado por mim e apoiado pelas marcas AprendeAi Cur-
sos Online, IClips, mobLee, Sambatech, Smartalk levanta (e respon-
de!) questões importantes para quem quer dominar a arte do design
de rotinas e conciliar mais produtividade e criatividade no trabalho com
uma vida mais saudável, com mais propósito e – se não for pedir muito
– mais divertida. Ótima leitura!
Alexandre Teixeira, autor do livro Rotinas Criativas.
4
Como identificar a linguagem da sua marca nas redes sociais e em eventos

VIVER SÓ POR DEVER

NÃO É MAIS VIVER.
É SOBREVIVER

O
homem pós-moderno não trabalha para ir para o céu.
Trabalha porque tem prazer em trabalhar. Então, o trabalho
sai da condição de dever e vai para a dimensão de prazer.
E se a própria atividade produtiva é um prazer, então outros desfrutes
são admitidos na agenda, do modo mais natural possível.
Não é mais pecado ter prazer. Não é mais pecado dedicar-se a
atividades que não necessariamente estão ligadas ao trabalho, mesmo
no “horário de trabalho”.
Não é de hoje que executivos têm seus hobbies e momentos de
descompressão.
Atualmente, porém, muitos deles estão levando cada vez mais a
sério o que antes era brincadeira de fim de semana.
Suas atividades esportivas, seus hobbies e eventos familiares
encontram espaço na agenda, muitas vezes com horário rígido,
dificilmente negociável. Tornam-se, assim, algo mais sério que um
hobby, que ocupa um espaço significativo na vida desses profissionais.

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SINAIS DE DESGASTE EXCESSIVO
P
rofissionais pós-workaholic são executivos e executivas,
indivíduos, maridos e mulheres, filhos e filhas, irmãos e irmãs,
pais e mães, amigos e amigas. Na agenda deles, tem de caber
tudo isso.
Qual seu conceito de sucesso? E de vida bem vivida? Eles se completam
ou são polos contrários?
Duas sensações aparentemente inofensivas causam estresse e são sinais
de desgaste excessivo:
1. A sensação de não saber o que deveríamos estar fazendo a cada
momento. E, como consequência, de pensar constantemente sobre
o que deveríamos estar fazendo.
2. A sensação de que não conseguimos realizar o que precisávamos
ou queríamos.
Os dois sentimentos são tipicamente o resultado de gastar nosso
tempo sendo reativos, dando conta das tarefas atiradas na nossa
direção, em vez de proativos, reservando tempo para aquilo que é
relevante de verdade para nós.
O design de rotinas permite se livrar dessas sensações, blindando
nossas próprias agendas e alocando tempo para o que é importante.
Ele depende da maestria em dois exercícios potencialmente
complicados: identificar (e priorizar) o relevante e saber dizer não –
para poder dizer sim às coisas que realmente queremos fazer.
Todos nós temos uma certa dificuldade para dizer não a coisas da rotina
de trabalho para dizer sim a coisas de interesse pessoal. Uma forma de
superá-la é ter em mente que dizemos não para abrir espaço em nossas
agendas para as atividades complementares de que gostamos.
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A PALAVRA “NÃO” TEM PODER.
NÃO TENHA MEDO DE USÁ-LA
E
stá sobrecarregado? Diga não a novos pedidos. A primeira pro-
vidência, nestes casos, é seguir aquela instrução que as aero-
moças dão antes de todo voo. Elas dizem: “Em caso de despres-
surização, máscaras de oxigênio cairão automaticamente. Caso esteja
acompanhado de alguém que necessite de ajuda, coloque sua máscara
primeiro para só então ajudá-lo.”
Peça ajuda para priorizar. Explique que você tem um conflito real
(“Adoraria ajudar, mas...”) e está disposto a resolvê-lo. Esta dica é
especialmente válida se alguém te pede para assumir um projeto
quando você já está compromissado com outro. No mínimo, peça
prazo para se engajar.
A atenção plena nos ajuda a evitar a tentação de ser levados por
tarefas que parecem urgentes, mas não são importantes, e a evitar
outras distrações, para trabalhar no que realmente importa.
Para nós que vivemos num mundo de muita pressão, de muito
ego, valioso é um momento de liberdade. Um momento com
menos pressão e cobrança, menos rankings de performance.
Procure manter a curiosidade intelectual, desenvolver
flexibilidade para se adaptar a tempos ambíguos e cultivar a
empatia, em oposição ao individualismo predominante.
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COMO EQUILIBRAR SAÚDE

FÍSICA, EMOCIONAL
E ESPIRITUAL

A
ssim como as emoções positivas inflamam nossa energia,
emoções negativas drenam energias. “Coloco tanta coisa no
meu dia, coisas que eu gosto de fazer, que tudo vira tarefa”,
reclama um dos personagens de meu livro Rotinas Criativas. Esta é a
fórmula nada secreta do desequilíbrio.

Em oposição a isso, Flávia Bittencourt, a presidente da Sephora para

a América Latina, põe pouca coisa na agenda e procura saborear cada
atividade. Por exemplo, levar as filhas pequenas à escola. São só oito
minutos passados com elas no carro, mas eles são insubstituíveis.
“É quando a gente conversa sobre como vai ser o dia delas. São
conversas engraçadas”, diz ela.

Estar exausto não afeta apenas sua produtividade, mas também seu
bem-estar emocional e sua saúde física. No limite, é prejudicial para
pessoas físicas e jurídicas. Saber detectar os sinais de desgaste excessivo
é fundamental para desacelerar antes que seja tarde demais.

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O MUNDO PÓS-WORKAHOLIC
E O MODELO MENTAL
O
profissional contemporâneo não é uma negação de seu
antecessor. É, talvez, uma versão melhorada dele. Mais
bem adaptada ao novo ambiente. O pós-workaholic, na
verdade, está convivendo com o tradicional workaholic. Assim como
Neandertais conviveram com Sapiens.
As empresas mais espertas, ao perceber que a permissão para que
as pessoas trabalhem com um pouco mais de leveza acaba trazendo
resultados, começam a relaxar.
Trocam horários a cumprir por resultados a entregar. Ambientes de
trabalho ganham quadras de esporte, áreas de lazer, restaurantes
gourmet. Mas nossos modelos mentais são mais difíceis de mudar.
Uma questão de modelo mental
Está provado hoje que o treinamento da mente baseado em
mindfulness – atenção plena, desenvolvida através de meditação –
propicia ganhos de produtividade.
Compartilhe essas dicas :-)
Mas não no sentido de se fazer mais com menos. O ganho vem da
redução de erros. Você conclui as tarefas no mesmo tempo, mas com
menos estresse e com mais qualidade.
Um estudo de Harvard mostrou que o aprendizado-chave dos
treinamentos em mindfulness é a habilidade de organizar o trabalho
de modo a concluir uma tarefa por vez, ainda que em rápida sucessão.
Um modelo mental focado.
Ao receber uma nova tarefa, pense no desafio. Determine de quanto
tempo você precisará para entregar um trabalho de qualidade e como
essa tarefa se encaixa na sua carga de trabalho atual.
Muita gente consegue produzir muita coisa todo santo dia. São
pessoas ocupadas, que parecem produtivas. Mas produzir muita
coisa não significa ser produtivo, se o que produzimos tem pouco
valor. O treinamento em mindfulness ajuda a ter clareza sobre o que
realmente importa.
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MÁXIMA EFICIÊNCIA,
MÍNIMO ESFORÇO

S
e vai tocar a Segunda Sinfonia de Brahms e tem 20 anos de
orquestra, o músico já ouviu essa peça uma centena de vezes
e já tocou, provavelmente, umas 20.

Com apenas uma semana de ensaios, provavelmente obterá máxima

eficiência com mínimo esforço. Esta é uma das vantagens de se ter
uma rotina, qualquer que seja ela. Você confia no processo que já
viveu outras vezes. A falta de rotina te coloca num lugar de risco, de
estar sempre começando do zero.

Para a vida ser feliz, é importante cultivar uma atmosfera de

crescimento – ou seja, a sensação de que estamos aprendendo coisas
novas, ficando mais fortes e fazendo melhor as coisas. Perfeição pode
ser uma meta impossível, mas os hábitos nos ajudam a fazer cada vez
melhor.

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Combine sua abordagem de produtividade As pessoas não estão mais se espelhando em modelos de sucesso
universalmente aceitos. Não querem trabalhar apenas para produzir
ao modo como você trabalha mais – e, se querem, dá para produzir de qualquer lugar.

Como regra, gente que não sai do escritório não traz negócios para
Seus diversos interesses devem estar refletidos em suas metas.
a empresa. Pode trazer resultado, mas as companhias cada vez mais
Pessoais e profissionais. Desde, por exemplo, três objetivos-chave
querem também ideias novas.
para cada dia de trabalho até desafios de mais fôlego. Cabe o
planejamento estratégico da companhia, sim, mas também suas metas
Steve Jobs, por exemplo, costumava dizer que tinha as melhores ideias
pessoais e conjugais.
quando estava caminhando pelos jardins da Apple.

O estilo de vida identificado com o Vale do Silício hoje é cobiçado por

profissionais do mundo todo. Parece um sistema ideal, centrado na
autonomia em troca de desempenho.

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DICAS PARA MELHORAR

A SUA CONCENTRAÇÃO

Q
uando você necessita entrar em estado de concentração
máxima, desligue o telefone. Se ele tocar, você vai perder
aqueles cinco minutos do telefonema e mais uns 15 ou 20
minutos para voltar a conseguir o mesmo nível de concentração em
que estava antes. Há estudos sobre isso.
Um deles estima que a cada interrupção demoramos até 23 minutos para
voltar ao nível anterior de concentração. Em O Blackberry de Hamlet:
Filosofia para viver bem na era digital, William Powers estima que uma
interrupção de um minuto pode demandar até 15 para a recuperação.
De início, parece estranho cortar a comunicação com o resto do mundo,
mas decidir quando você está disponível é fundamental para aguçar
o foco – e, por tabela, fazer bem feito e fazer rápido aquilo que você
precisa fazer, para que te sobre tempo de fazer o que você deseja fazer.
têm consciência elevada e tratam a saúde como um elemento de
sustentabilidade pessoal.
Veja quatro dicas para aprimorar a sua concentração:
Não comece o dia com tarefas fáceis, como checar e responder
e-mails.
Não deixe sites de e-mail (ou mídias sociais) abertos no background
do computador.
Nunca marque reuniões de manhã, se puder evitar.
Nas primeiras horas do dia escreva, calcule, faça atividades que
demandam mais foco.

Esta maneira de encarar a rotina, com atitude de dono da agenda,

define a geração pós-workaholic. Muitos desses profissionais hoje

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Referência e inspiração
As pessoas bem-sucedidas do presente tendem a ser justamente
aquelas que conseguem exercer, paralelamente ao dever, funções de
natureza pessoal.
Esses profissionais servem de referência e inspiração para quem
não chegou lá ainda. Os pós-workaholics estão trabalhando menos
– ou melhor, trocando quantidade por qualidade quando se trata de
trabalho – porque entenderam que mais tempo no escritório nem
sempre significa mais trabalho (bem) feito.
Sai de cena o slogan “Meu nome é trabalho” e, junto com ele, os
casamentos desfeitos, os filhos que não foram vistos crescendo
e as pontes de safena exibidas como testemunhas da dedicação
incondicional ao trabalho.
Compartilhe essas dicas :-)
Entra, em seu lugar, o desejo de conciliar o que eu preciso fazer
profissionalmente com o que quero fazer pessoalmente. E o primeiro
passo para esta mudança é priorizar o que é importante, mesmo que
para isso seja preciso desligar o telefone.
Pegue a agenda de um pós-workaholic. É provável que você encontre
compromissos pessoais e profissionais misturados ao longo do dia.
Como se fosse uma vida só. E é.
Os melhores empreendedores sabem que é importante ter “tempo
para gerir o tempo”. Gente que consistentemente cumpre longas
jornadas acaba esgotada e começa a ter problemas pessoais.
O segredo para fazer mais em menos tempo parece ser manter
um foco à prova de distrações, não permitindo, por exemplo, que a
chegada de e-mails interrompa tarefas em execução.
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Rotinas criativas
DESIGN DE ROTINAS: 10 DICAS PARA
ELIMINAR A FALTA DE PRODUTIVIDADE
P
or mais diferentes que sejam os seus estilos de vida e os seus
designs de rotina, as pessoas bem resolvidas do ponto de vista
da gestão do próprio tempo têm em comum a capacidade de
dizer não ao que ameaça tirá-las do caminho que se propõem a seguir.
Algumas dicas:
1. Antes de mais nada, limite sua jornada de trabalho. Vive-se no Brasil e em
boa parte do mundo, uma epidemia de horas extras. Uma década atrás, a
Organização Internacional do Trabalho estimou que 600 milhões de pessoas
(equivalentes então a 22% da força de trabalho mundial) já trabalhavam mais
de 48 horas por semana – e, de lá para cá, a situação só piorou.
Compartilhe essas dicas :-)
2. Respire! Passamos 28% do nosso tempo no trabalho lidando com
e-mails. Um hábito nocivo e quase imperceptível conhecido como
apneia de e-mail (prender a respiração brevemente enquanto se lê uma
mensagem eletrônica) atinge 80% das pessoas.
3. Seja seletivo. Notícias, quando consumidas impropriamente, não só
roubam nosso tempo, como mascaram informação útil, ao favorecer
desinformação divertida, mas trivial. Se você sente que um veículo que
costuma acompanhar está usando truques para levá-lo a se engajar com
seu conteúdo, fique atento. Listas, bichos fofos e outros golpes baixos
podem ser um sinal de que a publicação talvez já não mereça o seu tempo.
14
Rotinas criativas
4. Esforço não é o mesmo que impacto. É duro cultivar a criatividade
quando a pressão não acaba nunca. Priorizar pode ser a tarefa mais difícil
de todas – e a mais relevante.
5. Diga não. Às vezes, o medo de dizer não é fruto de um temor maior,
da rejeição. Medo de decepcionar ou irritar alguém, ferir sentimentos,
parecer desagradável ou rude. É um fardo pesado de carregar, pois, com
o desejo de dizer sim, vem a falta de autoconfiança e autoestima. Dizer
“não”, evidentemente, não significa que você é uma má pessoa.
6. Qualidade (total) de vida. Ouço com alguma frequência executivos
dizendo que seu compromisso diário é ser uma versão deles mesmos
melhor do que a de ontem e pior do que a de amanhã. É o famoso
processo de melhoria contínua aplicado à própria vida.
7. Acorde, se organize, faça as suas coisas com calma. Especialmente na
segunda-feira, quando se faz a transição do modo descanso para o modo
trabalho. O desafio de tornar mais proveitoso e mais agradável o “dia
Compartilhe essas dicas :-)
internacional do mau humor” ajuda a entender que a rotina é importante
e que cabe a cada um projetar o seu dia a dia.
8. Não reprima hábitos heterodoxos nem se envergonhe deles. Por
exemplo, passear em um lugar que você gosta, em dias úteis, bem
cedinho, por umas duas horas e voltar reenergizado para o trabalho.
Esses podem ser os dias em que você chega mais ativo ao escritório.
9. Atualize-se! Até do ponto de vista do empregador, o workaholic perdeu
o charme. Se você é valioso para a empresa onde trabalha, não pode se
dar ao luxo de viver chateado, entediado e ao mesmo tempo limitado, já
que não tem tempo para pensar.
10. Sem medo. O desafio é se desprender da cultura de escassez que
faz com que passemos os dias obcecados em não deixar nenhuma
oportunidade de negócio escapar. Ao reduzir o ritmo, você talvez perca
oportunidades, mas procure não se estressar com isso.
15
Rotinas criativas Compartilhe essas dicas :-)

CONCENTRE-SE NO
QUE MAIS IMPORTA

E
xamine suas obrigações e prioridades antes de assumir novos
compromissos. Pergunte a si mesmo se o novo compromisso é
importante para você. Se for, vá em frente. Se não, passe essa.

Rotina é o que você faz de seus dias quando consegue organizar, dar
forma, empacotar uma sequência de atividades. Isso pressupõe uma
certa repetição, sim.

O que não está pressuposto é chatice, estresse, amolação. Em

oposição a uma rotina tediosa, existe um outro jeito, criativo, de
planejar seus dias.

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Alexandre Teixeira é jornalista de economia e negócios. Nos últimos

quatro anos, foi editor-executivo e redator-chefe da revista Época
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em inovação, sustentabilidade e empreendedorismo.

O jornalista também passou pelas redações da revista IstoÉ Dinheiro, dos

jornais Valor Econômico e Jornal da Tarde, além da TV Gazeta. É autor dos
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