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PRÁTICAS DE GESTÃO

PARA CLÍNICAS E
iClinic | Práticas de Gestão para Clínicas & Consultórios Médicos
CONSULTÓRIOS MÉDICOS▲1
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO QUANTO CUSTA SEU
CONSULTÓRIO?
PROPOSTA DE VALOR
Qual o perfil da clínica? FONTES DE RECEITA
Análise SWOT
Qual experiência você quer que seu paciente tenha? Pesquisa de Mercado
Quais serviços oferecer? Composição dos preços
Precificação como estratégia de marketing

COMO VOCÊ VAI FORNECER


SEUS SERVIÇOS? OTIMIZAÇÃO
Novidades no consultório
Como escolher o melhor lugar para a sua clínica?
Gastos e Preços
Quais materiais você precisa para executar todos os serviços que planejou?
Refaça a análise SWOT
Como fazer a gestão das informações cotidianas?
Pacientes
Como selecionar a melhor equipe para trabalhar com você?

PARA QUEM? CONCLUSÃO


Quem é seu paciente?

SOBRE NÓS
Onde está seu paciente?
Atrair, Relacionar e Fidelizar

2
INTRODUÇÃO
O objetivo principal deste eBook segmentos e adaptamos para que
é te ajudar a estruturar um plano elas possam ser aplicadas na área da
de negócios para sua clínica ou saúde. Você vai conhecer instrumentos
consultório e executar esse plano como: Fluxo de Caixa, Net Promoter
enquanto gerencia o dia a dia do seu Score, Análise SWOT, Buyer Personas e
empreendimento. Ponto de Equilíbrio. Tudo de maneira
simples e com exemplos práticos do
Recorremos a várias teorias de seu cotidiano.
administração, empreendedorismo
e gestão para oferecer um material Traduzimos a linguagem dos negócios
atualizado, completo e útil para todo para que você possa ter ainda mais
profissional da saúde que deseja ter ferramentas e conhecimentos para
sucesso no seu consultório. fazer uma boa gestão e alavancar os
resultados do seu consultório!
Também compilamos ferramentas de
gestão que são utilizadas no mundo Boa leitura!
inteiro, por empresas de vários

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PROPOSTA DE
VALOR
O que seu serviço entrega de valor para os
pacientes?

A proposta de valor é o motivo pelo Para isso, é preciso entender o


qual um cliente escolhe uma empresa mercado em que você está inserido,
ou um produto em detrimento compreender o que os pacientes
a outros. No caso de clínicas e precisam e saber o que você pode
consultórios médicos isso não é oferecer como diferencial, seja como
diferente. Existe muita concorrência um serviço inovador ou um benefício
no mercado e o profissional de saúde inesperado. ⊲
que conseguir atender as expectativas,
suprir as necessidades ou resolver as
“dores” dos pacientes vai se destacar
na sua área de atuação.

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QUAL O PERFIL
DA CLÍNICA? ANÁLISE SWOT
Essa é uma das primeiras perguntas Uma boa maneira para começar a mais importantes que precisam ser
que rondam a mente de um médico ter as respostas das perguntas que melhorados e qual ação você e sua
empreendedor que está montando seu falamos acima é fazendo uma análise equipe podem tomar para resolvê-los
negócio. SWOT. Mesmo que o negócio ainda o quanto antes.
não esteja totalmente estruturado,
Claro, a resposta dessa pergunta essa técnica ajuda a entender pontos Além disso, com a matriz SWOT você
está atrelada a vários fatores, como: favoráveis e deficientes da empresa. faz uma análise prévia da viabilidade
serviços que serão oferecidos, do seu projeto e pode potencializar
pacientes a serem atendidos, definição O significado de SWOT é Strenghts, o que tem de melhor para aumentar
do público-alvo, experiência dos Weaknesses, Opportunities e Threats, seu crescimento e alavancar seus
pacientes, reconhecimento do mercado ou, em português, Forças, Fraquezas, resultados.
em que está inserido, entre outros Oportunidades e Ameaças.
aspectos. Essa análise pode - e deve - ser feita
Essa técnica é muito simples, basta com frequência, principalmente
Você também precisa pensar qual vai preencher um quadro de acordo quando o consultório está
ser a identidade da sua marca, se você com essas quatro categorias. É muito funcionando. Assim você garante que
vai se posicionar como um profissional importante que você seja realista está se atualizando constantemente e
autônomo ou vai criar toda uma e honesto nas suas respostas, não pode avaliar a situação do seu negócio.
comunicação baseada em um nome imaginando como seria um cenário ⊲
para sua clínica. ideal ou fazendo uma projeção muito
otimista sobre sua empresa.
A definição do perfil da clínica é que vai
guiar o planejamento e estruturação Você pode baixar gratuitamente um
do seu negócio, por isso é preciso modelo de matriz SWOT aqui.
fazer muitas pesquisas e reflexões
para conciliar as suas expectativas, O objetivo dessa matriz é ter uma
como idealizador do negócio, com as visão completa do seu negócio, tanto
possibilidades que você tem em mãos. interna quanto externa. Com ela você
também pode definir os elementos

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QUAL
EXPERIÊNCIA
VOCÊ QUER QUE
SEU PACIENTE
TENHA?
Essa parte do seu planejamento vários atendimentos por dia, muita espectro enorme de possibilidades nas pacientes quando eles chegam no seu
exige criatividade e também muito objetividade nas consultas e o máximo quais você pode investir, de acordo consultório.
conhecimento sobre o que você pode de praticidade possível. Esse tipo de com seu posicionamento de mercado,
Claro, todos esses investimentos
oferecer. É preciso “sonhar com os pés negócio atende bem àquelas pessoas sua proposta de valor e o público que
dependem da precificação dos
no chão”. que não têm um plano de saúde, nem pretende atender.
seus serviços e também do tipo de
tempo ou vontade de esperar um
Nessa etapa da formulação da sua Falando no seu público, você também atendimento que você vai oferecer. O
atendimento pelo SUS. Geralmente,
proposta de valor você vai definir precisa pensar em como eles vão se importante é que seu paciente tenha
essas clínicas populares comportam
muitas características sobre a sua sentir dentro do seu consultório. uma experiência positiva e se sinta tão
várias especialidades e oferecem
bem no ambiente que esteja propenso
clínica e também vai excluir muitas consultas a valores acessíveis. A recepção e a sala de espera são a voltar mais vezes e indicar seu
possibilidades. Mas não se sinta mal
Seguindo um conceito contrário, você áreas muito importantes e que podem consultório para conhecidos, amigos e
por descartar algumas opções, pois
pode investir em uma clínica com perfil ser determinantes para garantir a familiares. ⊲
quanto mais específico você for, mais
“premium”. Esse tipo de consultório satisfação dos pacientes. Você precisa
fácil será de colocar todos os planos
oferece atendimentos particulares, planejar o estilo da decoração, se
em prática.
personalizados e de longa duração. vai investir em alguma técnica de
A primeira decisão que você precisa Os valores cobrados dos pacientes marketing sensorial, como uma
tomar está muito relacionada à também são elevados, por isso são rádio exclusiva do consultório com
definição do seu público: você precisa empreendimentos voltados para um música ambiente, ou então apostar
saber em que tipo de clínica você vai público com maior poder aquisitivo. na aromaterapia, com uma essência
investir. personalizada para sua marca.
Essas são apenas duas opções simples Existe uma infinidade de “agrados” e
Pode ser uma clínica popular, com de serem exemplificadas. Existe um serviços extras que impressionam os

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QUAIS SERVIÇOS
OFERECER?
Como seus serviços, consultas e Tenha em mente algumas idéias como: Na elaboração do seu planejamento de
procedimentos podem ajudar seus negócio você precisa ter a resposta de
pacientes? • Quais procedimentos você vai realizar cada uma dessas perguntas na ponta
no seu consultório? da língua e, ao longo desse eBook
Você não deve apenas planejar vamos mostrar algumas técnicas para
como será a sua consulta e demais • Quais desses procedimentos já são
realizados pelos seus concorrentes e você obter todas essas respostas. ■
procedimentos médicos, mas sim,
como fornecer uma experiência quais só você oferece?
completa de conforto e acolhimento • Quanto tempo você leva em cada um
dentro do seu consultório. deles?
Na hora de pensar nos seus serviços, • Como será feito o treinamento da sua
nunca perca de vista as expectativas equipe para que seus colaboradores
e necessidades do seu público - esse prestem um serviço com a mesma
é seu norte, e a estrutura que vai qualidade que você?
guiar seu planejamento. Quando
você cumpre as expectativas do seu • Qual o valor cobrado por cada um dos
público-alvo e, melhor, supera essas procedimentos?
expectativas, você oferece uma
proposta de valor diferenciada para
seus pacientes e chega mais perto de
uma possível fidelização.

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COMO VOCÊ VAI
FORNECER SEUS
SERVIÇOS?
Pense em tudo o que você precisa para
atender seus pacientes.

Agora que seu portfólio de serviços imprevistos, contribuindo ativamente


e seu perfil de negócio já estão para o sucesso do seu consultório
definidos, é preciso pensar em como desde o planejamento.
colocar tudo isso em prática. Avaliar
com antecedência a melhor localização, Para você que ainda não abriu o seu
bons fornecedores e ter uma equipe consultório ou gostaria de redefinir seu
eficiente evita retrabalhos e gastos negócio, vamos começar pelo básico: ⊲

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COMO
ESCOLHER O
MELHOR LUGAR
PARA A SUA
CLÍNICA?
No mundo da gestão, antes de concorrência e perfil do seu público-
qualquer decisão de alto impacto, alvo. Primeiramente, faça uma
é necessário realizar a chamada pesquisa para saber onde os seus
Pesquisa de Mercado. concorrentes estão localizados,
e, como concorrência, você pode
Um dos maiores especialistas de levar em consideração clínicas e
marketing do mundo, Naresh Malhotra, profissionais da mesma especialidade,
define Pesquisa de Mercado como ou até mesmo empresas que fornecem
“a identificação, coleta, análise e serviços similares aos seus. Isso é
disseminação de informações com muito simples de se fazer!
o objetivo de melhorar a tomada de
decisão relacionada à identificação e Uma maneira prática para obter essas
solução de problemas e oportunidades informações é digitar no Google uma
para o marketing” (MALHOTRA, 2011). palavra genérica sobre a especialidade
ou tipo de serviço que você deseja
Traduzindo, a pesquisa de mercado procurar, e verificar os resultados no
nada mais é do que uma análise Google Maps. No exemplo abaixo,
de características que você julgar digitamos “clínicas de dermatologia
interessante, avaliando a sua dimensão em Ribeirão Preto” e obtivemos o
no mercado. resultado ao lado: ⊲
Por exemplo, digamos que você
queira analisar os seguintes critérios:

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Com estes resultados, você poderá identificar suas Buyer Personas. Essa
ter uma noção da concentração é uma estratégia muito utilizada na
espacial dos seus concorrentes. área de marketing para a criação de
Caso você deseje fazer uma análise uma comunicação bem direcionada
mais profunda, acesse diretamente e efetiva. Quando você conhecer
o Google Maps, digite as palavras- seu potencial paciente, você poderá
chave e analise detalhadamente saber por onde ele anda e terá mais
todas as opções que aparecerem nos facilidade para se aproximar dele.
resultados.
Com o mapeamento das atitudes
Nesta plataforma você também e demais características de perfil
tem a opção de fixar os “pins” e dos pacientes, tente elencar lugares
medir o raio de distância entre cada compatíveis com tais características
estabelecimento, delimitando a - shoppings, academias, centros de
concentração de todas as empresas saúde, empresas, ou qualquer outro
de maneira mais precisa. Não se tipo de informação a respeito do seu
esqueça que outras palavras-chave deslocamento. Estar perto do seu
relacionadas podem desencadear público faz com que você seja notável
novos resultados não contabilizados e conveniente - ambos são aspectos
pela primeira busca. Você também muito importantes para o processo
pode fazer essas outras pesquisas para decisório de qualquer paciente em
melhorar o seu diagnóstico! Por isso, potencial.
sempre pense nas palavras ou frases
que seu potencial paciente utilizaria Com a seleção destas informações,
para pesquisar sobre clínicas e serviços repita a busca pelo Google Maps e
similares ao seu negócio. delimite o seu espaço de influência.
Com todos esses dados definidos
Uma dúvida muito frequente de e combinados com suas próprias
qualquer empreendedor é como preferências (bairros residenciais ou
descobrir o perfil do seu cliente. Na comerciais, preço de aluguel por metro
área da saúde, essa também é uma quadrado, entre outros quesitos)
dúvida recorrente. No próximo capítulo você poderá ponderar o que é mais
deste eBook vamos falar sobre a importante para você, seu negócio e,
definição de um público-alvo e como principalmente, para seus pacientes. ⊲

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A pesquisa de mercado é uma do imóvel é levada em consideração
ferramenta muito presente no antes do alvará de funcionamento
mundo dos negócios, mas pode ser concedido. Mas, apesar de
ser “transferida” facilmente para burocráticas, estas certificações e
outras áreas de conhecimento. Por regularizações são importantes para
isso, aproveite as vantagens deste garantir a manutenção do padrão de
instrumento tão acessível para qualidade dos estabelecimentos de
aprimorar cada vez mais a sua clínica! saúde no Brasil.

Com um local em mente, está na hora Além de encontrar o seu local ideal, é
de planejar a sua estrutura. Pense em muito importante identificar a forma
todos os ambientes e acessibilidade pela qual você gostaria de “garantí-lo”.
que sua clínica deve ter - sala de Existem uma série de financiamentos
espera, sala de procedimentos, para pequenos e médios
sala para o administrativo, espaço empreendedores que podem fazer a
para esterilização, copa, despensa, alternativa de aquisição do imóvel ser
estoque, estacionamento, portas e mais atrativa. Ou, para assegurar a
banheiros acessíveis para deficientes mobilidade do investimento e não se
físicos e pessoas com dificuldades comprometer financeiramente logo no
de locomoção. Se possível, desenhe início do negócio, analise as opções e
uma planta ideal para o seu negócio variações de aluguel disponíveis para
e oriente sua pesquisa por locais que imóveis e salas comerciais. Lembre-
preencham todos esses requisitos. se de sempre negociar taxas e valores
para que sua análise de viabilidade se
Não se esqueça das exigências torne a mais real e segura possível. ⊲
da vigilância sanitária que podem
provocar mudanças em todo o espaço
da clínica. Também existem outras
regulamentações e requisitos iniciais
antes de montar um consultório,
como alvarás e certificados. Essa é
uma etapa que você precisa planejar
antes de escolher seu local ideal,
pois em alguns casos, até a planta

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QUAIS MATERIAIS VOCÊ PRECISA PARA EXECUTAR
TODOS OS SERVIÇOS QUE PLANEJOU?
O ideal aqui é que você faça uma lista • Como será a sua sala de espera? • Como será a consulta? Liste
de itens, segmentada de acordo com Considere móveis, itens de decoração, computadores, blocos de receituário,
serviços que você fornecerá ao seu revistas, bolachinhas, filtro de água, carimbos e demais itens de gráficas,
paciente. É importante se atentar sistema de som ambiente, entre equipamentos para consulta,
àqueles que “fogem do óbvio”, ou outros. procedimentos e exames, além do
seja, itens além dos utilizados em mobiliário específico para a sua sala
procedimentos e consultas médicas. • Como será realizado o cadastro de atendimento.
do seu paciente? Considere fichas
Um meio de facilitar a listagem de cadastrais, sistema de gestão, leitor • Como será a execução de
mercadorias é pensar na experiência de cartão magnético, computadores, procedimentos? Quais medicamentos,
do seu paciente assim que ele entra impressoras, etc. equipamentos, mobiliário, materiais
pela porta do seu consultório: descartáveis e de limpeza serão
necessários para cada serviço?

• E o pós-atendimento? Pense na
necessidade de cartões de visita e
de papéis para informações sobre o
retorno da consulta.

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COMO FAZER
A GESTÃO DAS
INFORMAÇÕES
COTIDIANAS?
Não adianta fazer um ótimo informação seguro, simples e acessível
planejamento do seu negócio, que proporciona a integração entre
detalhando todas as etapas de diferentes “áreas” - como financeiro,
investimento para o seu projeto, se agendamento e prontuário. Prezar
você não selecionar corretamente pela simplicidade e sincronia na gestão
as ferramentas de gestão de dados de dados do seus pacientes e da sua
cotidianos que passam pelo seu clínica como um todo, evita gastos
consultório. Lembre-se que um imprevistos de recursos importantes -
atendimento eficiente e organizado é como tempo e dinheiro.
um importante fator de satisfação dos
seus pacientes. Atualmente os sistema de gestão na
nuvem têm se provado a melhor opção
Hoje em dia, profissionais da saúde para clínicas e consultórios médicos.
podem se preocupar apenas com Isso porque esse tipo de tecnologia é
a qualidade o seu atendimento e muito mais segura do que os sistemas
deixar que a tecnologia faça o resto. mais tradicionais e também são mais
Afinal, o que realmente importa para práticas, pois você pode acessar as
você é a satisfação do seu paciente. informações de qualquer lugar, usando
Procure investir em um sistema de seu smartphone.

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COMO SELECIONAR A MELHOR
EQUIPE PARA TRABALHAR
COM VOCÊ?
A seleção de uma equipe preparada realize entrevistas de maneira a avaliar
para lidar com a rotina do seu tais competências e quaisquer outras
consultório é fundamental para que o necessidades convenientes ao exercício
seu plano de negócios seja colocado do seu cargo. Algumas das avaliações
em prática. que podem ser úteis para a sua clínica
são:
Sem dúvidas, o recurso mais
importante dentro de uma empresa • Qualidade: capacidade de realizar
é o humano - sem a dedicação e o o trabalho com planejamento e
desempenho dos colaboradores, organização;
nenhum resultado positivo será
alcançado. • Dedicação e compromisso:
comprometimento ao desenvolvimento
Para selecionar as pessoas corretas do trabalho;
para a sua equipe é necessário que
você faça uma análise da necessidade • Relacionamento interpessoal: lidar
de mão-de-obra de cada um dos social e profissionalmente com
serviços prestados em sua clínica, pessoas;
elencando as competências desejadas • Iniciativa e criatividade: tomar
para cada profissional. iniciativa e criar formas inovadoras de
Por exemplo, uma recepcionista deve desenvolvimento do negócio.
ter boas habilidades de comunicação e Quanto mais você pensar na rotina e
organização. Por isso, na divulgação da no seu negócio colocado em prática,
vaga de emprego, atente-se à descrição mais fácil e previsível será o seu
das tarefas que serão executadas e planejamento!
aos requisitos desejados. Além disso,

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PARA QUEM?
Conheça seus pacientes e elabore uma
estratégia de comunicação para eles.

Um dos principais passos na hora Tudo isso é fundamental para que


de você planejar o seu negócio é: você possa atrair novos pacientes,
conhecer seu público. Você precisa se relacionar constantemente com
saber tudo sobre seus futuros eles e, claro, consiga fidelizá-los ao
pacientes, desde as preferências deles, consultório.
as expectativas que eles têm sobre o
consultório, que tipo de atendimento
esperam, até qual a melhor maneira de
se comunicar com eles.

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QUEM É SEU
PACIENTE?
Quanto mais informações você tiver alvo é demasiadamente ampla e as A primeira Buyer Persona é a Joana.
sobre seu público-alvo, melhor. Você informações que você obtém são muito Joana tem 27 anos, solteira, é formada
precisa saber a faixa etária, perfil superficiais. E, você sabe, informações em Publicidade e Propaganda, gosta de
socioeconômico, onde vivem, lugares vagas não ajudam a elaborar uma boa viajar, está sempre nas redes sociais,
que frequentam e os principais estratégia. como Facebook, Instagram e Snapchat,
interesses dos seus potenciais e consome conteúdo e informações
pacientes. Tudo isso vai te ajudar Outra maneira, muito mais eficaz, para pelo smartphone. Joana gosta de sair
a construir um perfil de “pacientes definir seu público é através da criação com os amigos, passear em parques
ideais” para seu consultório, e vai das Buyer Personas. Essa é uma teoria e vai na dermatologista para prevenir
nortear toda a sua estratégia de que muitos negócios aplicam quando possíveis problemas de pele. Joana
comunicação com eles, desde a estão planejando suas estratégias costuma fazer compras no shopping,
“captação”, até torná-los leais aos seus de marketing e divulgação, afinal, mas sempre faz pesquisas sobre os
serviços. aprofundam os critérios de diagnóstico produtos e os preços na internet.
e oferecem mais dados na hora do
Por exemplo, vamos imaginar o planejamento. A segunda Buyer Persona é a Raquel.
caso de uma jovem dermatologista. Raquel é advogada, tem 43 anos e um
O público dela é composto em sua A Buyer Persona é um perfil filho adolescente. Ela lê os principais
maioria por mulheres, de 25 a 45 semificcional que representa seu jornais da cidade, tem um perfil no
anos, principalmente da classes B paciente, essa persona tem nome, Facebook para interagir com as amigas
e C, com formação superior. Essa é interesses, trabalho, hábitos e e sai para jantar com a família pelo
a definição do público-alvo dessa preferências. Para criar suas personas menos uma vez por semana. Raquel
médica. Como você pode ver, o é muito interessante conversar com vai na dermatologista frequentemente
público-alvo dá uma noção ampla seus pacientes atuais. Eles vão te dar para realizar novos tratamentos e
sobre os potenciais pacientes. Com uma boa perspectiva inicial. confia muito na indicação boca a boca,
essa definição de público-alvo você Seguindo o exemplo que falamos tanto de produtos quanto de serviços,
consegue ter uma noção dos principais acima, sobre a jovem dermatologista, e também é influenciadora entre seu
interesses dos seus pacientes e vamos criar duas personas para o grupo de contatos.
também como precificar seus serviços. consultório dela.
Mas, a análise feita pelo público-

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Como você viu nos exemplos, as Buyer Para fazer suas Buyer Personas você
Personas são muito mais específicas pode seguir esse roteiro de perguntas:
e reais do que um público-alvo.
Isso deixa a comunicação com seus • Que tipo de assunto interessa para
pacientes muito mais fácil e específica, ela?
afinal, você consegue visualizar essa • Quais atividade realiza no
pessoa e pode estabelecer uma seu dia a dia (pessoalmente e
conversa com elas. profissionalmente)?
Na hora de elaborar suas próprias • Qual seu nível de instrução?
Personas, você precisa fazer muita
pesquisa. A construção de um persona • Que tipo de informações consome e
deve ser feita com base em dados e em quais veículos?
fatos, e não apenas em percepções
ou palpites. Dê um nome para o • Quais seus objetivos, suas
personagem, descreva o dia a dia dele, dificuldades e desafios?
crie até uma história se for necessário, Para obter essas respostas você pode
o importante é que essa “pessoa” seja até mesmo entrevistar seus pacientes
factível. atuais, afinal, você quer um público
como eles.

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ONDE ESTÁ SEU
PACIENTE?
Se você já criou suas Buyer Personas, reflexão: onde os pacientes podem te
fica muito mais fácil responder essa encontar. Isso é essencial, tanto para a
pergunta, certo? criação da sua marca quanto para você
ser considerado uma referência na sua
Você precisa saber onde seu paciente área.
está para conseguir alcançá-lo e
poder se comunicar com ele. Lugares É aí que entra a sua estratégia de
físicos que eles frequentam, redes comunicação, na união desses dois
sociais que estão presentes, veículos dados. Você precisa saber onde está
de notícias em que se informam, tudo seu público-alvo para ser atuante
isso é importante para elaborar sua nesses canais. Tenha presença online
estratégia de comunicação. com um site bonito e responsivo,
crie uma página de negócios no
Quando você sabe exatamente Facebook, marque seu consultório no
onde estão seus pacientes, você Google Maps. Esses são passos muito
pode focar sua comunicação nesses simples, mas que podem alavancar sua
canais, otimizando seus resultados e comunicação com os pacientes. Esses
acertando no alvo. Isso evita que você meios são importantes para atrair
gaste energia e recursos com muitos novos pacientes e popularizar seu
meios que não são eficientes. nome, manter um bom relacionamento
com os pacientes atuais e, mais
Claro, essa pergunta “onde estão os importante, aumentar a retenção
pacientes” também levanta outra deles.

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ATRAIR,
RELACIONAR E
FIDELIZAR
Depois dos passos iniciais de conhecer afinal, um paciente fiel é muito mais com algumas dicas de prevenção e
seu público, personificá-los em Buyer propenso a voltar ao seu consultório recomendação de cuidados com a pele,
Personas, e conhecer os canais em que e realizar novos tratamentos. Você com a Raquel ela pode enviar emails
eles estão presentes, chegou a hora de pode fidelizar um paciente ao oferecer com os novos tratamentos do mercado
definir sua estratégia de comunicação, uma experiência personalizada, e enviar lembretes de próximos passos
seus objetivos e colocar tudo em se preocupar com detalhes do para um cuidado completo da pele.
prática. consultório, como o marketing Para fidelizar as duas pacientes, a
sensorial e realizar pesquisas de jovem médica pode realizar pequenos
No contexto de uma clínica ou satisfação constantemente.
consultório médico, a comunicação eventos e palestras no consultório
com os pacientes tem três objetivos Você deve planejar todos esses passos para falar de doenças mais comuns
principais: atrair, relacionar e fidelizar. baseado naquelas Buyer Personas e explicar como funcionam os novos
Atrair é o primeiro contato com novos que você criou lá no começo da sua tratamentos da área, por exemplo.
pacientes, ou seja, a maneira que ele estratégia de comunicação. Vamos
Essas três etapas - atrair, relacionar
fica sabendo dos seus serviços, pode pensar no exemplo que demos da
e fidelizar - estão intimamente
ser uma indicação, uma pesquisa jovem dermatologista que tem duas
relacionadas entre si, já que os
no Google ou um post no Facebook. personas, a Joana e a Raquel. A
Relacionar é a criação de um vínculo estratégia de atração dessa médica pacientes seguem por elas como
com seus pacientes mesmo fora do pode ser aplicada nas redes sociais, em um fluxo. E no final, quando o
consultório, é a construção de uma principalmente no Facebook, com paciente já está fidelizado, ele se torna
confiança mútua. Você pode fazer conteúdos interessantes e curiosidades um “promoter” dos seus serviços,
isso por meio do envio de conteúdos sobre saúde e cuidados com a pele. indicando seu nome para amigos e
específicos por email, ou pela Já o relacionamento com as duas familiares, ou seja, ele também se
interação nas redes sociais. Por fim, personas pode ser diferente. Enquanto torna um canal de divulgação do seu
a fidelização é um fator determinante que com a Joana ela pode utilizar trabalho, atraindo novos pacientes
para o sucesso do seu negócio, uma linguagem mais descontraída, para a clínica ou consultório.

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QUANTO
CUSTA SEU
CONSULTÓRIO?
Contabilize todos os gastos do consultório e
tenha controle total das suas finanças.

Na hora de estruturar o seu negócio o controle sobre as transações da sua


você precisa saber exatamente quais clínica e garantir a saúde financeira do
são todos os gastos do consultório. seu empreendimento.
Sejam as despesas de manutenção do
seu local de trabalho ou os custos que Para que você saiba coletar as
viabilizam os procedimentos, tudo isso informações financeiras mais
precisa estar bem determinado para importantes sobre o seu negócio,
que você entenda a essência da sua primeiramente é preciso conhecer a
empresa. diferença entre custos e despesas.

Veja como diferenciar os custos das


despesas e também como manter
todos esses dados atualizados.

Chegou a hora de colocar tudo que


você vai gastar com o seu negócio na
ponta do lápis. Contabilizar gastos é
uma forma muito simples de manter

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Os custos são gastos diretamente • Custos fixos: aluguéis (do próprio Já as despesas se referem aos gastos Você sabe que, além do investimento
relacionados ao serviço que você local, de equipamentos, máquinas com a manutenção da atividade inicial para a abertura, o seu negócio
presta em seu consultório. Ou seja, de cartão de crédito), salários, do consultório, como materiais de demanda aportes recorrentes de
custos envolvem todo o dinheiro impostos, segurança, serviços de escritório, contas de água, luz, internet capital para manter os serviços
que viabiliza as atividades básicas da limpeza contratados, entre outros; e telefone, por exemplo. atualizados e utilizar tecnologia
sua clínica: cirurgias, procedimentos, de ponta. Por isso, é importante
consulta e exames, por exemplo. Os • Custos variáveis: matéria-prima Um método muito simples para você
(água destilada para esterilização, acompanhar em como os retornos de
custos podem ser fixos, aqueles que conhecer e contabilizar os gastos da
etc.), materiais consumidos no sua clínica têm compensando estes
não variam de acordo com o volume de sua clínica é o Fluxo de Caixa. Nessa
serviço prestado (medicamentos, desembolsos recorrentes.
serviços prestados; ou variáveis, que ferramenta financeira é possível
se alteram conforme a frequência das materiais de limpeza e descartáveis), identificar todas as entradas e saídas O ponto de equilíbrio pode ser
atividades. honorários de médicos e de de dinheiro da sua empresa. considerado um indicador de
assistentes, horas extras, entre
Não se esqueça de contabilizar gastos segurança, uma vez que ele mostra
Para te ajudar a entender melhor como outros.
imprevistos, como Correios, compras o quanto é necessário vender para
identificar cada um desses elementos,
veja exemplos de custos fixos e de reposição materiais de escritório que todos os custos sejam cobertos.
variáveis: e taxas de máquinas de cartão de Com esta ferramenta, a possibilidade
crédito. Quanto maior o controle e de prejuízo na sua operação é
conhecimento a respeito do dinheiro praticamente eliminada. Afinal, você
recebido e gasto, maiores são as acompanha quanto está investindo
chances de você realizar uma gestão e pode traçar uma meta de quanto
financeira inteligente e sustentável. precisa trabalhar para suprir esses
aportes financeiros.
Falando em gestão sustentável, outro
conceito que pode te ajudar a entender Assim, quanto menor for o valor do
a importância do controle financeiro indicador, menos arriscado será o
para sua clínica é o Ponto de Equilíbrio. negócio.

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Normalmente, o ponto de equilíbrio dados históricos, caso seja possível, Realizar uma gestão financeira
Receita Mensal = R$10.000,00
indica uma porcentagem e é calculado quanto por uma simples estimativa cautelosa pode ser mais simples do
com base em projeções de receita. Ou condizente) e os seus custos variáveis - que você imagina - basta ter disciplina
Assim, temos:
seja, se você projeta uma receita de lembre-se de selecionar gastos que se para atualizar os dados com frequência
R$100.000,00 no ano e o seu ponto de referem a um mesmo período. Depois e utilizar as ferramentas necessárias.
equilíbrio é 65%, significa que quando disso, é só aplicar a fórmula a seguir: Ponto de Equilíbrio Essas técnicas de controle das finanças

( 10.0003.500- 3.000 ) x 100 = 50%


você tiver atingido um montante de vão te ajudar a analisar e organizar
R$65.000,00 em vendas, as demais todo o dinheiro que passa pelo seu
receitas a partir deste valor serão
Ponto de
Equilíbrio
= ( ReceitaCusto
- Custo Variável )
Fixo
x 100 consultório. E assim, você pode
inteiramente revertidas em lucro. garantir o retorno positivo do seu
Além de proporcionar uma métrica Isso significa que quando você atingir trabalho.
real sobre o desempenho financeiro Veja o exemplo: 50% do valor projetado para suas
esperado de seu negócio, ele também receitas (R$5.000) no mês, as vendas Os custos são gastos diretamente
pode servir como uma orientação e Custos Fixos Mensais adicionais representarão lucros.
acompanhamento de rendimentos.
R$2.000,00 (Aluguel)
Para você calcular o seu próprio ponto R$500,00 (Seguro)
de equilíbrio, separe seus custos fixos, R$1.000,00 (Serviços de Limpeza)
a projeção de receita (que pode ser
R$3.500,00
determinada tanto pela análise de
Custos Variáveis Mensais

R$1.000,00 (Materiais para


procedimentos)
R$2.000,00 (Medicamentos)
R$3.000,00

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FONTES DE
RECEITA
Como colocar o preço adequado pelos seus
serviços e garantir sua rentabilidade.

Quando você está fazendo o que você está inserido. Além disso,
planejamento estratégico do seu existem várias formas de precificação
negócio, um dos pontos mais difíceis é: que podem ser utilizadas de forma
precificar seu serviço. Afinal, existem estratégica para divulgar o seu
muitas variáveis envolvidas, como negócio.
os custos, o seu público-alvo, o tipo
de serviço prestado, a região que Você precisa estar atento a cada um
o consultório está localizado, seus desses pontos e garantir sua fonte de
objetivos de lucro e o mercado em receita da melhor maneira possível.

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PESQUISA DE
MERCADO
Uma boa maneira para começar a para analisar vários fatores, como o
pensar nos seus preços é aprofundar tipo de atendimento que é prestado
sua pesquisa de mercado. Procure na clínica, quais são as formas de
outras clínicas ou consultórios que pagamento que eles oferecem aos
atendam um público parecido com o pacientes, quais são os preços
seu, que estejam localizadas na mesma praticados, quanto tempo levam em
região e que você identifica como cada procedimento e quais serviços
potenciais concorrentes. são oferecidos. Toda informação que
você conseguir obter é válida!
Com essa pesquisa você pode obter
vários insights, não só sobre os preços Depois de compilar todas essas
que já são praticados no mercado, informações, você pode começar a
mas também para entender mais sua estratégia de diferenciação da
sobre os serviços que já são comuns concorrência. Você pode oferecer um
e como você pode se diferenciar da ambiente mais agradável na sua clínica
concorrência - seja oferecendo preços e aplicar o marketing sensorial na sala
mais atraentes, serviços exclusivos, e de espera para que seus paciente se
até mesmo analisando quais erros não sintam mais confortáveis e à vontade;
cometer no seu negócio. pode investir em treinamentos para
suas secretárias praticarem um
Essa é uma análise muito fácil de se
atendimento humanizado; oferecer
fazer e que traz muita inteligência de
serviços e tratamentos novos que
mercado para você. Em mercados
ainda não estão presentes no
competitivos, como é a área da saúde,
portfólio da concorrência; ou até
ficar de olho nos concorrentes é uma
boa maneira para você planejar seus mesmo se especializar em uma área
próximos passos. que ainda não está saturada e tem
potencial de expansão com um nicho
Você precisa aproveitar essa pesquisa exclusivamente seu.

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COMPOSIÇÃO
DOS PREÇOS
Chegou a hora de definir os preços serviço que você oferece.
dos seus serviços no consultório.
Para fazer isso, você deve levar em Na percepção de valor dos pacientes,
consideração os insights da pesquisa podemos ter três valores diferentes:
de mercado, as despesas relacionadas caro, custoso e barato.
ao procedimento e à manutenção do • Caro: mesmo que se consulte com
consultório, o valor da mão de obra um bom profissional, o paciente
envolvida e a margem de lucro. pode sair decepcionado com o
Para pensar no preço que seus atendimento e com o consultório.
procedimentos vão custar para Dessa maneira, na visão do
seus pacientes, você deve levar paciente, a consulta foi cara;
em consideração principalmente • Custoso: quando todas as
as despesas relacionadas ao expectativas do paciente são
procedimento e o valor da mão cumpridas e ele sai satisfeito do
de obra envolvida, pois devem ser consultório, mesmo que o valor
priorizados os custos relacionados à da consulta seja elevado, ele não
atividade final. Também precisam ser vai achar cara, mas sim custosa. O
incluídas, em segundo lugar, a margem investimento vale a pena;
de cobertura de gastos fixos do
consultório (luz, água, internet, entre • Barato: se o paciente é bem
outros) e a margem de lucro desejada. atendido em um consultório que
tinha baixas expectativas ele
Lembrando que a definição do seu considera esse valor barato.
preço depende também da percepção
de valor que os pacientes têm do
consultório, ou seja, de quanto estão
dispostos a pagar de acordo com o

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PRECIFICAÇÃO
COMO
ESTRATÉGIA DE
MARKETING
A precificação dos seus serviços deve drasticamente o perfil da demanda. procurados podem ter suas margens valor desse procedimento também
ser adotada de forma estratégica. Além Portanto, tenha atenção! aumentadas, afinal, eles têm mais precisa subir. Esses ajustes de preços
dos seus custos, você precisa levar custos com estocagem. Avalie são fundamentais para manter o
em consideração seu público-alvo, os A outra maneira de precificar constantemente o volume dos crescimento do seu consultório e
procedimentos oferecidos, o ambiente é já começar a oferecer seus procedimentos que você realiza e dê garantir o sucesso do seu negócio.
do consultório e claro, a percepção de procedimentos e consultas a preços enfoque no que você é especialista!
valor dos seus pacientes. acima do mercado. Se você deseja se Muitas empresas também oferecem
posicionar como um serviço premium, Além disso, você precisa ter em mente descontos como uma forma de
Existem várias estratégias de essa pode ser uma boa estratégia, que a precificação é um processo ajustar seus preços de acordo com
precificação, que podem ser adotadas afinal, acaba segmentando o seu contínuo. Ou seja, constantemente as necessidades de seus clientes,
de acordo com seu posicionamento de público mais rapidamente. Além disso, você precisa analisar os preços que mas isso não pode ser feito na área
mercado. Esse posicionamento deve essa é uma forma de obter o retorno está praticando e verificar se eles médica. Clínicas e consultórios
ser muito claro para você e para seu dos investimentos feitos no consultório estão competitivos no mercado e se médicos não podem aplicar descontos
público. em um curto espaço de tempo. você continua tendo lucro. e condições especiais de pagamento
para seus pacientes como uma forma
Por exemplo, abrir o consultório com Você também pode variar sua margem Por exemplo, você pode negociar de promoção dos serviços. Essa é
preços menores do que os praticados de acordo com a popularidade de cada com seus fornecedores, conseguir uma limitação imposta pelo CFM em
no mercado pode passar a ideia de procedimento. Afinal, não faz sentido descontos nos produtos e pode seu Manual de Publicidade Médica,
que vai atrair mais público, mas na manter exatamente a mesma margem baixar o preço dos seus serviços publicado na Resolução 1.974/11.
verdade, pode até prejudicar seu em todos os seus serviços. perante a concorrência, essa é uma
relacionamento com os pacientes. boa maneira de atrair e reter novos
Esses preços baixos não garantem Os procedimentos que são mais pacientes. Outro ponto que precisa
volume de pacientes e, com o passar realizados podem ter uma margem de atenção é a inflação, se todos os
do tempo, você vai precisar subir menor, garantindo um ganho de preços dos materiais de determinado
esses valores, o que vai alterar volume. Já os serviços menos procedimento tiveram aumento, o

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OTIMIZAÇÃO
Seu planejamento está perfeito, mas sempre
é possível melhorar os resultados.

Administrar um negócio é um trabalho Para conseguir isso, você precisa


constante. Por mais que todos os revisar alguns pontos do negócio de
processos estejam funcionando tempos em tempos, sempre tendo
perfeitamente, que o planejamento foco no aumento da performance e a
esteja dentro do budget e dos prazos capacidade de inovar.
que foram estipulados e todo o time
esteja motivado, sempre é possível
otimizar os resultados.

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NOVIDADES NO
CONSULTÓRIO
A atualização dos serviços que interessantes para sua gama de
você oferece é fundamental para procedimentos e serviços oferecidos.
que sua clínica continue crescendo. Conheça as propostas, pergunte os
Siga analisando o mercado em que diferenciais e procure ativamente
você está inserido, afinal, hoje em coisas novas. Muito provavelmente
dia, as mudanças acontecem cada você não vai implementar todas essas
vez mais rapidamente. Os avanços novidades no seu consultório, mas
da tecnologia, da economia e até é essencial saber o que está sendo
de relacionamentos interpessoais lançado no mercado e também o que
impulsionam disrupções a todo seus concorrentes estão oferecendo.
momento, e você tem que acompanhar,
senão, fica parado no tempo. Outro aspecto que pode ser um
atrativo no seu consultório é a
Seus pacientes com certeza utilização de equipamentos modernos.
acompanham essas novidades que Conhecer as novas versões dos
acontecem mundo afora, e também equipamentos e produtos é um
reconhecem quando veem esforços de diferencial que vai posicionar seu
atualização e modernização dentro do consultório como um centro de
consultório. Isso é muito positivo para inovações. Mesmo que a compra
a construção de uma imagem positiva desses equipamentos seja inviável,
e também para garantir a satisfação você pode procurar meios de alugá-
deles. los e, com uma boa comunicação
com seus pacientes, agendar dias
Por isso, é importante manter contato especiais para realizar procedimentos
com representantes de empresas específicos.
fornecedoras e fazer network com
colegas da área da saúde. Você pode
ficar sabendo de muitas novidades
e lançamentos que podem ser

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GASTOS E REFAÇA A
PREÇOS ANÁLISE SWOT
Se você está fazendo uma boa gestão se não interferirem na qualidade do É muito interessante refazer a análise
financeira do consultório e sabe quais seu trabalho. Não cogite economizar SWOT depois de certo tempo de
são seus gastos e quais são suas em coisas que podem prejudicar a funcionamento do consultório. Dessa
receitas, fica muito mais fácil trabalhar experiência dos pacientes, pois isso forma você tem mais conhecimento
na atualização de preços e também na pode significar, na visão deles, uma sobre os processos e tem mais
redução de gastos. diminuição da qualidade do serviço experiência sobre os fatores internos
oferecido, causando uma influência que favorecem ou prejudicam seus
Com uma planilha de fluxo de caixa negativa na sua imagem. resultados.
bem feita, você pode ver quais são os
custos e as despesas que mais pesam Você se lembra sobre o que falamos Essa avaliação atualizada permite
na sua saída de dinheiro. Com uma sobre precificação, certo? Pois que seu negócio esteja em evolução
análise mais estratégica, você pode bem, os preços dos seus serviços constante, pois você sempre leva
encontrar maneiras de economizar, também devem ser atualizados. em consideração fatores internos
seja negociando valores com seus Você precisa verificar se os preços e externos, que mudam com certa
fornecedores, ou encontrando gastos dos seus procedimentos continuam frequência.
desnecessários, como um plano de competitivos, ou se estão muito abaixo
telefonia muito maior do que sua do praticado no mercado. Também Levante suas Forças, Fraquezas,
necessidade mensal, por exemplo. deve levar em consideração a inflação Oportunidades e Ameaças, corrija o
dos custos e despesas, afinal, isso que pode não estar funcionando como
Esse corte de gastos precisa ser feito também tem impacto no preço final. esperado e estabeleça novas metas.
constantemente, não só em momentos Aumentos esporádicos dos preços Essa capacidade de adaptação é muito
de crise, afinal, nenhuma empresa são aceitáveis, só tenha cuidado para positiva para seu negócio, assim você
deve gastar mais do que o necessário não fazer aumentos muito bruscos ou garante que ele se mantenha sempre
para seu funcionamento. Essas então muito constantes, pois isso pode em movimento, rumo ao sucesso.
economias, claro, só devem ser feitas danificar sua relação com os pacientes.

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PACIENTES
Todo seu planejamento de negócios, oferecer. Converse com eles, analise
elaboração de estratégias, aplicação suas preferências e peça feedbacks,
de teorias e aprendizados práticos de todo esse material é precioso para a
gestão devem ter um objetivo muito gestão do seu negócio.
bem definido: a satisfação dos seus
pacientes. Uma boa maneira de saber a opinião
dos seus pacientes é realizar pesquisas
Quando seus pacientes saem de satisfação. Um formato que vem
satisfeitos do consultório, significa sendo muito utilizado por empresas
que sua meta foi atingida, ou seja, de vários segmentos é o Net Promoter
além de você ajudá-los a melhorar Score (NPS).
suas condições de saúde, também é
reconhecido como um profissional que Com o NPS você mede o nível de
é capaz de fazer um bom atendimento, satisfação do seu público com apenas
acolher e ter empatia pela dor deles. E uma pergunta: “De 0 a 10, qual a
isso vale também para seu consultório chance de você indicar minha clínica
e toda sua equipe. para um amigo?”

Um paciente satisfeito muito Você pode mandar um email ou uma


possivelmente se tornará um paciente mensagem para o paciente um ou
fiel. A fidelização de pacientes pode dois dias após a consulta, assim a
ser um dos principais meios de ter seu sensações e ideias que ele teve sobre
trabalho divulgado. E o melhor, por seu consultório ainda estão recentes
um meio de confiança e gratuito: a em sua memória e as respostas serão
indicação boca a boca. mais honestas. Além da nota, você
também pode deixá-los à vontade
Portanto, sempre pense no que para darem suas opiniões e também
seu paciente quer antes de planejar contribuírem com sugestões para o
qualquer mudança no consultório, consultório.
desde um detalhe da decoração, até
o novo procedimento que pretende

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De acordo com as notas, você pode compilar todas as respostas individuais
delimitar três categorias: e ter uma noção mais geral sobre a
opinião dos pacientes. Utilize essa
• Defratores (notas de 0 a 6): fórmula para fazer o cálculo:
Pacientes que criticam seu
atendimento, que, se possível, % CLIENTES PROMOTORES – %
não retornariam ao consultório e CLIENTES DETRATORES = % NPS
com certeza mudarão de médico
na primeira oportunidade. Estão A nota final vai te ajudar a entender
extremamente insatisfeitos com o qual é a imagem da sua clínica e como
atendimento por algum motivo que ela está sendo vista pelo público.
você precisa descobrir. Você pode inserir todas as respostas
• Neutros (notas de 7 a 8): Pacientes do NPS em uma planilha e ir
indiferentes ao seu atendimento. atualizando esse arquivo conforme
Não estão insatisfeitos e tão pouco for recebendo novas respostas. A
seriam leais ao consultório, ou seja, vantagem da planilha é que ela faz os
provavelmente escolherão outro cálculos automaticamente. Se quiser,
médico se possível, pois não estão você pode baixar esse modelo gratuito.
impressionados com o atendimento. Pedir esse feedback para os pacientes
• Promotores (notas de 9 a 10): é muito útil para você gerenciar seu
Pacientes tão satisfeitos com seu consultório e entender quais pontos
atendimento que jamais procurarão podem ser aprimorados. Além disso,
outro médico. Gostam tanto do isso faz com que eles se sintam
consultório que indicam sempre importantes e ouvidos, contribuindo
que possível aos seus amigos e ainda mais para o aumento da
conhecidos que necessitam de um satisfação com seu consultório.
especialista como você.

Depois de um tempo você pode

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CONCLUSÃO
Ter um bom plano de negócios e uma Esperamos que este eBook tenha
estratégia de gestão bem executada é contribuído para que você se sinta
essencial para que qualquer negócio ainda mais seguro e capaz de
se desenvolva e se torne referência administrar seu negócio.
no mercado em que está inserido. Na
Você pode dar seu feedback sobre este
área da saúde isso também é muito
eBook aqui nesse link.
importante.
Se você quiser mais informações sobre
Clínicas e consultórios devem ser
gestão que não abordamos neste
vistos como empreendimentos que
eBook, é só mandar um e-mail para:
precisam de uma boa gestão para
atendimento@iclinic.com.br que vamos
crescerem e continuarem promovendo
te ajudar.
a melhora da condição de saúde dos
seus pacientes. Boa sorte e muito sucesso!

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SOBRE NÓS
A iClinic é uma empresa que oferece uma das startups mais promissoras
software especializado para gestão do Brasil, a iClinic já passou pelo
de clínicas médicas, que pode ser programa de aceleração da Rockstart,
acessado de qualquer lugar. em Amsterdã e no Vale do Silício.
Entre as ferramentas oferecidas
Nossa missão é levar mais gestão pelo software, estão: prontuário e
para clínicas e consultórios, ajudando prescrição eletrônicos, agenda online,
médicos e administradores a cuidarem envio automatizado de lembretes para
de seu negócio com os avanços e pacientes e controle financeiro da
benefícios da tecnologia. Queremos clínica.
tornar o atendimento aos pacientes
mais eficiente e possibilitar uma Para mais informações, acesse:
experiência mais agradável para
eles. Escolhida pela Endeavor como iclinic.com.br

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produzido por:

Conteúdo: Mariana Thomaz Nazário / Clara Bisinoto


Revisão: Renato Degiovani / Mariana Thomaz Nazário
Design: Renato Degiovani

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