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MONITOREO Y EVALUACIÓN
DESARROLLO DE INDICADORES*
Ricardo Marín García** *
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
MONITOREO Y EVALUACIÓN
DESARROLLO DE INDICADORES
¿Qué es un indicador?
¿Que atributos debe tener un indicador?
¿Qué problemas pueden encontrase durante el diseño y selección de indicadores?
¿Cómo construir o diseñar indicadores?
¿Qué es la unidad de análisis?
¿Qué se entiende por variables?
¿Cómo formular un Indicador?
*
*Elaborado por Ricardo Marín en el marco del Diplomado Gerencia Social para la protección social.
Universidad icesi. Cali 2006
**Ricardo Marín, Asesor en el desarrollo e implantación del Sistema de Gestión de Calidad para la
Administración Central del Municipio de Cali
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DOCUMENTO TÉCNICO PARA “LA INICIATIVA DE FORMACIÓN EN GERENCIA SOCIAL PARA LA
PROTECCIÓN SOCIAL” ZONA SUR-OCCIDENTE FONADE- UNIVERSIDAD ICESI
MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
INTRODUCCIÓN
Con frecuencia se utilizan los términos monitoreo y evaluación para hacer referencia a la
verificación de la gestión de un proceso, o a la verificación de los resultados obtenidos de
un proceso. El uso de los mismos es indiscriminado. Parece no haber una claridad sobre
cual es el propósito de cada uno de ellos dentro de ese verificar; e igual sucede cuando de
desarrollar indicadores se trata.
Vale la pena, entonces, adelantar la revisión conceptual de estos temas, a la luz de una serie
de preguntas y respuestas, elaboradas a partir de la compilación y análisis de los conceptos
y procedimientos, presentados por diferentes autores, quienes en el desarrollo de su trabajo
han contribuido a especificar y precisar los mismos.
Es bien importante tener en cuenta que para llegar a un proceso de monitoreo y/o
evaluación, previamente, debe haberse dado un proceso de planificación y su consecuente
desarrollo de indicadores, solamente con esta información, se puede de manera sistémica
comparar lo ejecutado con lo planificado, para así poder proponer los ajustes necesarios en
procura de alcanzar los propósitos deseados.
Así mismo, se requiere que se genere la información necesaria y oportuna para realizar
dicha comparación y tomar las decisiones del caso.
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PROTECCIÓN SOCIAL” ZONA SUR-OCCIDENTE FONADE- UNIVERSIDAD ICESI
MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
MONITOREO Y EVALUACIÓN
Puede decirse, entonces, que el monitoreo permite describir y calificar el cumplimiento del
plan de trabajo que contiene las actividades operativas; entendiendo como tales aquellas
que el equipo gestor del plan, programa o proyecto, deben llevar a cabo para asegurar el
logro de cada resultado o producto. El monitoreo responde, así, a la evaluación del proceso.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
Y, contempla:
Vista así, la evaluación “se puede convertir en aliado del equipo gestor, cuyo papel
consiste en asegurar que la iniciativa que gesta efectivamente genera valor para la
sociedad”, 1 alcanzando los resultados propuestos. Pues, si se logran obtener los resultados
o productos, se logran los propósitos; y si se logran los propósitos se hace una contribución
significativa al logro del fin.
2. Medir el cumplimiento de los objetivos y las metas alcanzadas para un plan, programa o
proyecto, ponderando su eficiencia y determinando sus impactos sobre la
transformación de las condiciones iniciales. Haciendo referencia, así, al evaluar.
1
MOKATE, K. M. El Monitoreo y la Evaluación. Herramienta indispensable de la
Gerencia Social. BID, Indes, ‘Diseño y Gerencia de Políticas y Programas Sociales’ agosto
2000. Indes 2002. 35 p.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
Si, los procesos de monitoreo y de evaluación son complementarios entre sí, “ya que el
monitoreo permite describir y calificar el cumplimiento del plan de trabajo y la evaluación
permite ver si dicho cumplimiento, a su vez, ha conducido al logro de efectos e impactos
que dan una razón de ser al plan, programa o proyecto. En la medida en que la evaluación
revela un logro de mejoras en las condiciones de vida de la población objetivo, el
monitoreo genera valiosa información para analizar las relaciones causales entre las
actividades de la iniciativa que se evalúa y dicho cumplimiento (o falta de logro)”. 2
Es en este sentido que se habla de ellos como un todo o como un solo proceso, pues la
realización del uno sin el otro, conduciría a una visión parcial o incompleta de la ejecución
o los resultados del proyecto, dependiendo de cual de ellos se adelante.
2
MOKATE, K. M. El Monitoreo y la Evaluación. Herramienta indispensable de la
Gerencia Social. BID, Indes, ‘Diseño y Gerencia de Políticas y Programas Sociales’ agosto
2000. Indes 2002. 35 p.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
De igual manera, no es posible hacer solo la evaluación de resultados sin el seguimiento del
proceso, pues para juzgar la eficacia y eficiencia de unas determinadas acciones en el logro
de mejoras en las condiciones iniciales, la evaluación requiere de toda la información
generada por el monitoreo acerca de los aspectos cuantitativos y cualitativos de su
ejecución.
En este punto es importante tener en cuenta que “Los diversos momentos de la evaluación
no son exclusivos; cada momento de la evaluación puede ser valioso, pues arroja
información relevante en la fase correspondiente de los procesos decisorios y
gerenciales”. 3
3
MOKATE, K. M. El Monitoreo y la Evaluación. Herramienta indispensable de la
Gerencia Social. BID, Indes, ‘Diseño y Gerencia de Políticas y Programas Sociales’ agosto
2000. Indes 2002. 35 p.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
es bien importante que se incorporen todos los gestores, sin importar si son personas
independientes, grupos de personas u organizaciones, o el tipo de vinculación con el plan,
programa o proyecto que se evalúa.
Igualmente, se deben incorporar en todas las etapas (formulación, gestión y evaluación) del
plan, programa o proyecto, sus beneficiarios o población objetivo.
Así mismo, debe darse cabida a las evaluaciones externas, en aras de obtener perspectivas,
ideas e interpretaciones alternativas, que enriquezcan la información y el aprendizaje que
resulta del proceso.
De igual manera se deben definir mecanismos y procedimientos para que dicha información
fluya fácil y oportunamente, entre los diferentes actores, en los medios apropiados para su
revisión y análisis.
En este punto, vale la pena tener en muy en cuenta, que la importancia de la información
generada, no radica en su cantidad sino en su calidad o confiabilidad y en la difusión,
conocimiento y análisis que de ella se haga, permitiendo su transformación en aprendizajes
y acciones, que retroalimenten la gestión del proyecto, aplicando los correctivos necesarios
en aquellos aspectos que así lo requieran.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
Son muchas las definiciones que se han hecho de lo que es un marco conceptual, en la
formulación de un plan, programa o proyecto. Algunas de ellas son las siguientes:
• Es una relación de las Actividades a los Productos; de los Productos a los Objetivos
Intermedios; de los Objetivos Intermedios a los Objetivos Finales; y de los
Objetivos Finales a la Contribución a la transformación deseada
• Es una serie de ideas o conceptos coherentes organizados de tal manera que sean
fáciles de comunicar a los demás.
• Es una manera organizada de pensar en el cómo y el porqué de la realización de un
proyecto, y en cómo entendemos sus actividades.
• Es la base de pensamiento sobre lo que hacemos y lo que ello significa, con la
influencia de otras ideas e investigaciones.
• Es una visión de conjunto de las ideas y las prácticas que conforman
el modo en que se lleva a cabo el trabajo de un proyecto.
• Es una serie de suposiciones, valores, y definiciones que todo el equipo adopta para
un trabajo conjunto.
Una buena herramienta que facilita la construcción del marco conceptual, en la formulación
de un plan, programa o proyecto, es el ‘Marco Lógico’.
El marco conceptual permite explicar el camino que se ha decidido tomar: el porque se han
escogido ciertos métodos y no otros para llegar a un punto determinado.
Puede que haya personas que hayan tomado trayectorias similares y hayan tenido
experiencias diferentes usando una u otra vía. También es posible que existan trayectorias
que nunca han sido exploradas. Con un marco conceptual se puede explicar por qué se ha
intentado seguir determinada vía y no otra, basándose en las experiencias de los demás, y
en lo que se quiere explorar o descubrir.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
Pueden considerarse como actores, también, los gestores del proyecto, la población
objetivo del mismo, sus proveedores y quienes lo financian (incluidos los contribuyentes).
• Eficacia
• Eficiencia
• Equidad
• Sostenibilidad
No obstante, pueden ser complementados con otros criterios que expresen expectativas
particulares, tanto de los procesos como de los resultados esperados.
¿Cuales son los pasos que se deben seguir para el diseño y puesta en
marcha de un proceso evaluativo?
A continuación se presentan algunos pasos que no necesariamente conforman una
secuencia y con los cuales se pretende dar una visión global del proceso evaluativo, que en
la práctica se desarrolla mediante aproximaciones y ajustes, acordes con el grado de
evolución o interés en desarrollar el mismo.
1. Identificar los diferentes usuarios del proceso evaluativo y de otros interesados en él;
3. Especificar los marcos conceptuales que permitan a los diferentes actores, entender las
actividades o estrategias del plan, programa o proyecto y los resultados esperados de él;
4. Definir cuáles son las preguntas de los diversos actores a las cuales se pretende dar
respuesta, por medio del proceso evaluativo;
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7. Definir y manejar de manera efectiva cuales deben ser los flujos a seguir por la
información generada durante el proceso evaluativo;
CONCLUSIONES
Concluyendo se puede decir que el monitoreo y la evaluación son procesos que nos
permiten aprender: aprender lo que está resultando y lo que no resulta. Aprender que en
determinados entornos, una determinada relación causa-efecto se produce, mientras que en
otros entornos, no se produce. Nos permite detectar los ajustes que hay que hacer para
facilitar que las actividades se hagan de manera oportuna, en forma eficiente y con la
calidad esperada. Identifica los ajustes o las actividades adicionales que tienen que
incluirse, con tal de producir los efectos esperados. En síntesis, la evaluación permite
enriquecer los procesos gerenciales con un aprendizaje dinámico.
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DESARROLLO DE INDICADORES
¿Qué es un indicador?
Son medidas específicas, verificables objetivamente, sobre los cambios o resultados de una
actividad.
Son variables o relaciones entre variables que ayudan a caracterizar una situación o a medir
los cambios presentados en ella después de una actividad. 4
4
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN - DNP.
Guía para la formulación de planes de desarrollo. Fondo Financiero de Proyectos de
desarrollo – FONADE. p. 69.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
• El tener que elegir entre muchos indicadores posibles para una misma meta o
variable.
La unidad de análisis será cada uno de los objetivos establecidos que se hayan seleccionado
como estratégicos para el cumplimiento de las metas y objetivos globales. 7
5
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN - DNP.
Guía para la formulación de planes de desarrollo. Fondo Financiero de Proyectos de
desarrollo – FONADE. p. 70.
6
Ibíd., p. 70.
7
Ibíd.., p. 70.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
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COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN - DNP.
Guía para la formulación de planes de desarrollo. Fondo Financiero de Proyectos de
desarrollo – FONADE. p. 70-71.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
Los indicadores pueden medirse mediante operaciones (índices, tasas, promedios, etc.) o
investigarse por medio de ítems o preguntas que se incluyen en los instrumentos para
recopilar información (cuestionarios, fichas de entrevista, guía de investigación). Ejemplo:
porcentaje de población entre 0 y 10 años por municipio es la relación entre población total
en ese grupo de edad en el municipio y el número total de habitantes. 9
• De Gestión o Eficiencia
9
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN - DNP.
Guía para la formulación de planes de desarrollo. Fondo Financiero de Proyectos de
desarrollo – FONADE. p. 71-72.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
• De Logro o Eficacia
Los Indicadores de Logro o de Eficacia son cconocidos también como indicadores de éxito,
externos, de impacto, de resultados o de objetivos. Permiten la valoración de los cambios
en las variables socioeconómicas propiciados por la acción institucional. Miden el grado
con el que una acción alcanza los resultados esperados.
Es posible distinguir cuatro tipos de Indicadores de logro acordes, cada uno de ellos, con el
nivel de planificación y los objetivos establecidos para cada nivel, así:
Indicadores de Impacto: Relacionados con los logros a largo plazo y las contribuciones de
los proyectos y programas al cumplimiento de la misión u objetivo superior de la
institución o el grupo.
Indicadores de Efecto: Relacionados con los logros a mediano plazo y las contribuciones
de los proyectos sociales al cumplimiento de los objetivos en una región especial.
Indicadores de Resultado: Relacionados con los logros a corto plazo y las contribuciones
del proyecto social a resolver directamente problemas y necesidades del grupo.
10
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN - DNP.
Guía para la formulación de planes de desarrollo. Fondo Financiero de Proyectos de
desarrollo – FONADE. p. 72-73.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
De proceso De producto
Ejemplo:
# de talleres de Agricultura Toneladas de abono % de variación de la % de variación en los
orgánica orgánico producido productividad ingresos
# de hombres y mujeres
capacitados
La documentación consultada sobre el tema provee criterios que se pueden clasificar en dos
categorías principales: los generales, o aquellos que pueden ser aplicados a cualquier tipo
de indicador, y los específicos, o aquellos que se aplican por tipo de indicador. A
continuación se presenta una lista de criterios de indicadores generales divididos en las
siguientes categorías: usuario, propiedad, integración, comparabilidad, independencia,
incorporación de situaciones extremas, costo razonable, puntualidad, consistencia y
confiabilidad.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN – DESARROLLO DE INDICADORES
• Propiedad. Que se pueda asociar a los procesos que se llevan a cabo en una unidad
organizacional, la cual es responsable de su implantación (A su vez, se debe evitar que
esta responsabilidad fomente un ambiente de competencia donde unas divisiones de la
organización puedan perjudicarse a cuesta de otras). Que no lleve a los dueños del
proceso a conducta indeseable, como sacrificar calidad de un servicio por mayor
rapidez.
De insumo. Estos proveen una medida de los recursos que se utilizan para proveer
servicios; se pueden expresar en términos monetarios y no monetarios. Los indicadores de
11
ESCUELA DE GRADUADOS DE PLANIFICACIÓN, UNIVERSIDAD DE PUERTO
RICO. Metodología para el Desarrollo de Indicadores de Desempeño en el Sector Público,
http://egp.rrp.upr.edu/Investigacion/DESINDSP.htm. p. 5-6
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De efectividad. Estos indicadores expresan hasta que punto se cumplieron los objetivos al
llevar a cabo un programa o actividad. Indicadores de efectividad apuntan hacia el logro de
objetivos de calidad, prontitud, exactitud y satisfacción propuestos en algún tipo de plan. 12
Que la información de insumo esté disponible, Que los datos de insumo sean confiables.
Que los resultados de medición estén disponibles con la frecuencia necesaria. Que midan el
progreso alcanzado en cuanto al cumplimiento de los objetivos del Plan (pertinencia), Que
respondan a los procesos de la organización, Que represente lo que se está midiendo
(representatividad), Que refleje el punto de vista de los clientes o constituyentes, y que su
costo no exceda los beneficios que resultan de su utilización. 13
12
Ibíd., p. 6-7
13
ESCUELA DE GRADUADOS DE PLANIFICACIÓN, UNIVERSIDAD DE PUERTO
RICO. Metodología para el Desarrollo de Indicadores de Desempeño en el Sector Público,
http://egp.rrp.upr.edu/Investigacion/DESINDSP.htm. p. 7.
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Tanto los indicadores como las estrategias e instrumentos a utilizarse deberán estar
enmarcados en un plan de evaluación que sirva de guía al proceso de recopilación y análisis
de datos. Este plan de evaluación debe estar alineado a los objetivos y plan estratégico de la
agencia u organización.
¿Qué medir?
La visión de la organización como totalidad permite que sea posible medir todos los
procesos de organización, tanto internos como aquellos relacionados con el entorno, el
mercado y el cliente.
Cada organización, de acuerdo con sus características, debe definir las perspectivas o
dimensiones de su modelo de medición de gestión. Por tanto, no existe un modelo con
perspectivas predefinidas. Cada organización debe definir las perspectivas o dimensiones
que deben integrar su propio modelo. Aquí está el factor clave de éxito. 15
14
ESCUELA DE GRADUADOS DE PLANIFICACIÓN, UNIVERSIDAD DE PUERTO
RICO. Metodología para el Desarrollo de Indicadores de Desempeño en el Sector Público,
http://egp.rrp.upr.edu/Investigacion/DESINDSP.htm. p. 10-12.
15
SERNA G. H. Casals & Asociados. Habilidades Gerenciales. [CD]. p. 134-135.
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implantarían las medidas. Como menciona Hofstede (1981), mientras más se formalice un
sistema de control, se corre un riesgo mayor de lograr seudo-control. Para minimizar esta
probabilidad, se deben tomar en cuenta aspectos del comportamiento humano asociados a
estas medidas.
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Sin embargo, debe existir en la organización una unidad que sea la responsable de
recolectar y procesar la información que sirva para el soporte del análisis de evaluación de
los resultados de la organización. Esta unidad, generalmente, es la oficina de planeación o
su equivalente dentro de cada organización.
Es indispensable, entonces, que exista una unidad que cumpla la función de recolección y
procesamiento de la información. El análisis de los resultados, las conclusiones y el diseño
de recomendaciones de estrategias de mejoramiento, deben ser responsabilidad de cada
unidad.
Es a la unidad a la que compete evaluar su propio desempeño. Ésta no puede ser tarea de la
oficina de planeación.
El modelo no requiere jueces externos. Cada unidad debe ser su propio juez. Así, entramos
en la filosofía del mejoramiento continuo y no en la del castigo.
Por ello, es muy importante la realización en cada nivel de una sesión estratégica de análisis
de desempeño y una definición de estrategia y acciones de mejoramiento.
16
ESCUELA DE GRADUADOS DE PLANIFICACIÓN, UNIVERSIDAD DE PUERTO
RICO. Metodología para el Desarrollo de Indicadores de Desempeño en el Sector Público,
http://egp.rrp.upr.edu/Investigacion/DESINDSP.htm. p. 14-15
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Los criterios que se utilicen para planificar deben ser los mismos que se empleen para
evaluar, si es que se pretende que la evaluación realimente la planificación y ésta sea
también objeto de evaluación en sí misma.
17
SERNA G. H. Casals & Asociados. Habilidades Gerenciales. [CD]. p. 135-136.
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BIBLIOGRAFIA
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