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"Año del Buen Servicio al Ciudadano"
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2017
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Contenido
RELACIÓN DE CLIENTES CON EL CICLO DE VENTAS Y COBROS........................................................................ 5
CICLOS DE TRANSACCIONES ............................................................................................................................ 6
3|Página
AUDITORÍA DEL CICLO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO ................................................................... 37
FUNCIONES EN EL CICLO Y CONTROLES INTERNOS ...................................................................................... 38
PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA................................................................................................ 39
RECEPCIÓN DE MATERIALES NUEVOS ........................................................................................................... 39
ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS .................................................................................................. 39
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RELACIÓN DE CLIENTES CON EL CICLO DE
VENTAS Y COBROS
Las ventas son la base medular de cualquier organización, aunque en muchos casos se
considere una actividad secundaria, sin una eficaz gestión de ventas los productos y/o
servicios de las organizaciones no se desplazan. Las empresas deben dedicar en un promedio
el 80 por ciento de sus esfuerzos a esta tarea y un 20 por ciento a todas las otras actividades.
Con esto no quiere decir que dejan de ser importantes las tareas operativas o
administrativas, sino simplemente que se debe procurar que lo operativo interfiera lo menos
posible con las ventas. Más aún, lo operativo debe apoyar la gestión de ventas diciéndole a
cada persona qué hacer y cómo hacerlo exactamente.
Ganar clientes es un arte y una actividad costosa. Es por esto que el proceso de ventas debe
manejarse a la perfección para potencializar el negocio y generar diferencias de la
competencia.
1. Preparación. Este es el trabajo previo, el agente de ventas deberá estar capacitado y con
los conocimientos necesarios de la empresa que representa y el producto que comercializa.
Así como también deberá tener nociones básicas del mercado al que se dirige y cierta
sensibilidad con los clientes como individuos. Los materiales de apoyo son importantes,
destacando folletería, descripciones del producto, presentaciones tanto impresas como
virtuales, etc.
3. Cierre. Suele suceder que el agente de ventas se prepara arduamente y presenta de forma
extraordinaria, pero si no sabe cerrar la venta no servirá de mucho todo el tiempo y
esfuerzos invertidos en la actividad. Existen técnicas para cierres de ventas que en otra
ocasión tocaremos a fondo, pero la esencia del cierre es guiar la negociación y al cliente por
medio de preguntas y enunciados que conduzcan a la ejecución de la transacción. Esto no
tiene que ver con trucos ni engaños, un buen vendedor sabrá cerrar una venta sin ocultar
información puesto que al final de cuentas su objetivo debe ser ayudar al cliente a mejorar
sus condiciones mediante el producto o servicio que comercializa.
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4. Seguimiento. Se trata de no dejar solos a los clientes una vez que se haya concretado la
venta, sino todo lo contrario permanecer al tanto de que su satisfacción sea completa y que
queden seguros de que haber hecho la compra fue la mejor decisión. Entre las actividades
que podemos mencionar a este respecto se encuentran:
Programas de lealtad con descuentos especiales por recompra, premios por referir
conocidos, invitaciones a actividades y eventos propios de la empresa y con el fin de festejar
a los clientes, tarjetas de felicitación en fechas importantes como navidad, detalles en
cumpleaños, etc.
Es importante mantener una base de datos con los clientes de la empresa y monitorear su
movimiento. De esta manera sabremos cuando un cliente se pierde y porque razones, este
es un elemento diferenciador muy especial, ya que, la actividad de compra-venta pasa a
convertirse en una experiencia traduciéndose en valor en la percepción de los clientes
CICLOS DE TRANSACCIONES
Las auditorías se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o componentes
más pequeños. Esta división permite que la auditoria sea más manejable y ayuda a la
asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditoría. La mayoría de los
auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos
diferentes. Se audita cada segmento en forma separada pero no por completo
independiente uno de otro.
Por ejemplo al auditar los activos fijos quizá se detecte un efecto por pagar no registrado.
Los resultados se combinan una vez que se termina la auditoría de cada segmento
incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.
Para cualquier tipo de operaciones, existen varios objetivos de auditoria que se cumplen
antes de que el auditor llegue a una conclusión que el total se presenta con imparcialidad.
CICLO DE VENTAS
La Cuenta 12 Cuentas por Cobrar Comerciales – Terceros del Plan Contable General para
Empresas (PCGE) comprende las subcuentas que representan los derechos de cobro a
terceros que se derivan de las ventas de bienes y/o servicios que realiza la empresa en razón
de su objeto de negocio.
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---------------------------- XX ----------------------------
12 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES –
1,190.00
TERCEROS
121 Facturas, boletas y otros comprobantes
por cobrar
1213 En cobranza
40 CONTRAPRESTACIONES 190.00
401 Gobierno Central
4011 Impuesto General a las Ventas
40111 IGV - Cta. Propia
70 VENTAS 1,000.00
701 Mercaderías
7011 Mercaderías manufacturadas
70111 Terceros
x/x Por la venta de mercaderías a una empresa
no relacionada.
---------------------------- XX ----------------------------
---------------------------- XX ----------------------------
12 CLIENTES 1,190.00
121 Facturas por cobrar
40 TRIBUTOS POR PAGAR 190.00
401 Gobierno Central
70 VENTAS 1,000.00
701 Mercaderías
x/x Por la venta de mercaderías a una empresa
no relacionada.
---------------------------- XX ----------------------------
La Cuenta 69 “Costo de ventas” agrupa las subcuentas que acumulan el costo de los bienes y/o
servicios inherentes al giro del negocio, transferidos a título oneroso.
La Cuenta 20 “Mercaderías” agrupa las subcuentas que representan los bienes adquiridos
por la empresa para ser destinados a la venta, sin someterlos a proceso de transformación.
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¿QUÉ ES EL BALANCE GENERAL?
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo
que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
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1.1 Qué partes conforman el balance general:
· Activos
· Pasivos
· Patrimonio
ACTIVOS
Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes
categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.
ACTIVOS CORRIENTES
Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante el
período normal de operaciones del negocio.
a. Caja
Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al
día no consignados.
b. Bancos
Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de
cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de
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cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las
personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
d. Inventarios
Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el costo
aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los
pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance. Por ejemplo, la
mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo),
los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada,
desbastada, bordado, estampado, etc.
Activos Fijos
Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven
para desarrollar sus actividades.
- Maquinaria y Equipo
- Vehículos
- Muebles y Enseres
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- Construcciones
- Terrenos
Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta
aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el
balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de
compra.
Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de
“depreciación”
OTROS ACTIVOS
Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos
fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.
PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden
de exigibilidad en las siguientes categorías.
1. 1. Pasivos corrientes
Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año.
a. a. Sobregiros:
b. b. Obligaciones Bancarias
Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades
financieras.
d. d. Anticipos
Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
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e. e. Cuentas por pagar
Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los
préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de
entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa les debe a sus
trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas
obligaciones en el momento
Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año, tales
como obligaciones bancarias, etc.
3. 3. Otros pasivos
Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes y
pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.
a. a. Patrimonio
- Capital
- Utilidades Retenidas
- Reserva legal.
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Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse. El patrimonio se obtiene
mediante la siguiente operación: El Activo es igual a PASIVOS más PATRIMONIO.
• Ventas.
El ciclo incluye varias clases de operaciones cuentas y funciones administrativas así como
varios documentos y registros.
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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL
CICLO DOCUMENTOS Y REGISTROS
RELACIONADOS
La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa
realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es útil conocer estas
funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se
realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece difícil determinar
cuáles documentos existen en cualquier área de auditoría y cómo fluyen en la empresa del
cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayoría de los
documentos comunes que se utilizan en cada función, se examinan en esta sección.
Pedido del cliente: Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede
recibirse por teléfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes
posibles ya existentes, a través de los vendedores o en otras formas.
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OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO
Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el
crédito para el cliente por las ventas a cuenta. Las prácticas nulas de la aprobación de
crédito frecuentemente ocasionan un número excesivo de ventas malas y cuentas por
cobrar que quizás sean incobrables. Para la mayoría de las empresas, una indicación de la
aprobación del crédito en la orden de venta es la aprobación para embarcar los bienes.
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FACTURACIÓN A LOS CLIENTES Y
REGISTRO DE LAS VENTAS
Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del
monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los
aspectos más importantes de la facturación son asegurarse que todos los embarques hayan
sido facturados, que ningún embarque haya sido facturado más de una vez y que cada uno
sea facturado por el monto adecuado. La facturación por el monto adecuado depende de
cobrar a los clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado.
El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago. En la mayoría
de los sistemas, la facturación de los clientes incluye la preparación de una factura de ventas
con varias copias y la actualización simultanea del archivo de operaciones de ventas, del
archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas
por cobrar. Esta información se utiliza para generar el diario de ventas junto con las entradas
de efectivo y los cargos varios, permite la preparación del balance de comprobación de
cuentas por cobrar.
Diario de ventas: Es un diario para registrar las operaciones de ventas Un diario de ventas
detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo general indica las ventas
brutas para diferentes clasificaciones tales como líneas de productos, la captura en cuentas
por cobrar, cargos y abonos varios. El diario de ventas también puede incluir las
devoluciones y rebajas sobre ventas. Este diario se elabora para cualquier periodo de las
operaciones de ventas incluidas en el archivo de la computadora.
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Archivo maestro de cuentas por cobrar: Es un archivo para registrar las ventas individuales,
las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y para
conservar los estados de cuenta de 1os clientes. El archivo maestro se actualiza con las
ventas, las ganancias y previsiones sobre ventas y las entradas de efectivo y los archivos de
operaciones. El total de los saldos en cuenta individuales del archivo maestro es igual al
balance total de las cuentas por cobrar del libro mayor. Una impresión del archivo maestro
de cuentas por cobrar muestra, por cliente, el saldo inicial en las cuentas por cobrar, cada
operación de venta, devoluciones y rebajas sobre ventas las entradas de efectivo y el saldo
final. Cada vez que se utilice el vocablo archivo maestro en este libro, se refiere ya sea al
archivo de computadora o a una impresión de ese archivo.
Balanza de comprobación o relación de cuentas por cobrar: Es una lista de los montos que
debe cada cliente en determinado momento. Se prepara directamente a partir del archivo
maestro de cuentas por cobrar. Con mucha frecuencia es una balanza de comprobación de
saldos vencidos en la que se muestra la antigüedad de los componentes de las cuentas por
cobrar de cada saldo del cliente a la fecha del informe.
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efectivo debe ser depositado en el banco en el monto adecuado en forma oportuna y
registrado en el archivo de operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar
el diario de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y
del libro mayor. Los avisos de remesas son importantes para este propósito.
Listado de las entradas de efectivo: Es una lista que prepara una persona independiente
cuando se recibe el efectivo. Se utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y
depositado en los montos correctos y en forma oportuna.
Diario de entradas de efectivo: Es un diario para registrar las entradas de efectivo por
cobranzas, ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el total del mismo recibido,
el abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto la venta original, descuentos
comerciales, en efectivo, otros abonos y cargos. En el diario de entradas de efectivo se
apoyan con los avisos de remesa. El diario se genera para cualquier periodo a partir de las
operaciones de entradas de efectivo incluidas en los archivos de computadora.
PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE
GANANCIAS Y PROVISIONES DE VENTAS
Cuando un cliente no está satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la
devolución de bienes u otorga una reducción en los cargos. Las devoluciones y rebajas se
registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operador es de devoluciones y
rebajas sobre ventas, y del archivo maestro te cuentas por cobrar. Regularmente se emiten
notas de crédito por las devoluciones y rebajas para conservar un control y facilitar la
contabilidad.
Nota de Débito
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Nota de Crédito
Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes, y además:
motivo e importe de la disminución de lo adeudado (subtotal, IVA resultante y total),
número de la factura que corresponde al crédito efectuado.
Motivos:
Rescisiones de operaciones.
Ventas
Esta cuenta registra las disminuciones y los aumentos relativos a la operación de ventas de
mercancías de la entidad, las que constituyen su actividad o giro principal, ya sean al
contado, a crédito o con documentos. Registradas a precio de venta.
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SE CARGA: Al final del ejercicio: 1. Del importe de su saldo para saldarla, con abono en la
cuenta de costo de ventas.SE ABONA: Durante el ejercicio: 1. Del importe de las ventas de
mercancías realizadas al contado, a crédito o con garantía documental, a precio de venta.
Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones realizados por concepto de la mercancía
que los clientes devuelven a la empresa, por no ser la que ellos pidieron, o por no estar de
acuerdo con la misma, ya sea por cuestiones de calidad, color, tamaño, etc., es decir, estas
devoluciones pueden ser sobre ventas de contado, crédito o documentadas, registradas a
precio de venta.
SE CARGA: Durante el ejercicio: 1. Del importe de las mercancías que los clientes devuelven
físicamente, por no estar de acuerdo con sus requerimientos de calidad, color, tamaño,
precio, etc., registradas a precio de venta.
SE ABONA: Al final del ejercicio: 1. Del importe de su saldo para saldarla, con cargo en la
cuenta de costo de ventas.
Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las bonificaciones que sobre
el precio de venta se concede a los clientes, sobre ventas de mercancías de contado, a
crédito o documentadas, registradas a precio de venta.
SE ABONA: Al final del ejercicio: 1. Del importe de su saldo para saldarla, con cargo en la
cuenta de costo de ventas.
Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que por descuentos por pronto pago
(pago anticipado, es decir, antes del vencimiento) se concede a los clientes. Esta cuenta
también podrá ser registrada como un gasto financiero.
SE CARGA: Durante el ejercicio: 1. Del importe de los descuentos por pronto pago (pago
anticipado) que se conceden a los clientes, al liquidar sus adeudos antes de su vencimiento.
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Compras
SE CARGA: 1. Del importe del precio de costo de adquisición de las mercancías compradas al
contado, a crédito o con documentos.2. Del importe del total de gastos de compra.
SE ABONA: Al final del ejercicio: 1. Del importe de las devoluciones sobre compra.2. Del
importe de las rebajas sobre compra. Al final del ejercicio: 3. De su saldo para saldarla, con
cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Compra-Venta al Contado
Una compra-venta al contado es una operación donde el pago de los productos o bienes que se
han adquirido se realiza en el momento de la entrega. Es opuesta a la compra-venta a crédito,
donde se abona el dinero después de que se haya recibido lo que se ha comprado, generalmente,
a cambio de unos intereses.
Pueden comprarse al contado todo tipo de productos que estén englobados en el comercio, e
incluso las acciones negociables; de hecho, y aunque son más comunes en transacciones de
escaso valor económico, nada impide que se hagan operaciones al contado con objetos que
mantengan precios elevados. En este sentido, es importante recordar que no necesariamente el
pago al contado se realiza en efectivo, ya que puede hacerse mediante cheque, tarjeta de débito o
transferencia bancaria, entre otras alternativas.
Dinero en efectivo.
Cheque: documento por el que la persona que lo expide da la orden al banco o
entidad financiera, en la que tiene depositados fondos, para que pague el cheque a
una tercera persona.
Transferencia bancaria: operación por medio de la cual los titulares de cuentas
bancarias pueden realizar un traspaso de fondos entre dos cuentas, del mismo titular
o de dos titulares distintos, en el mismo o en distinto banco, en la misma localidad o
a otra diferente.
Giro postal: consiste en el envío de dinero a través del servicio postal de Correos,
para ser entregado a una persona beneficiaria. Existe una modalidad de giro postal,
denominada giro telegráfico, de tipo urgente, en el que el tiempo que transcurre
entre envío y recepción es de unas horas.
Abono en cuenta: consiste en el ingreso en efectivo de una cantidad de dinero, que
realiza un ordenante en la cuenta bancaria del beneficiario.
Tarjetas de crédito: supone un contrato especial entre el emisor -banco o entidad de
crédito- y el comerciante por el que el primero se compromete a pagar las facturas y
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el segundo a aceptar los pagos con tarjetas. El comerciante pagará al banco un
porcentaje sobre el importe de la venta abonada con tarjeta de crédito; mientras, las
entidades bancarias, quincenal o mensualmente, cargan en la cuenta corriente del
titular de la tarjeta la totalidad o parte de los pagos efectuados en la quincena o mes
anterior, con lo que, siendo una forma de pago al contado, se difiere para el
comprador; igualmente, para el vendedor supone un cobro al contado.
Tarjetas de débito: mediante estas tarjetas, sus titulares pueden realizar los pagos de
sus compras o disponer del dinero de sus cuentas en los cajeros automáticos. A
diferencia de las tarjetas de crédito, las disposiciones de dinero se adeudan de
inmediato en la cuenta, siendo condición necesaria que ésta tenga saldo suficiente.
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FORMA DE AUTORIZACIÓN DE CUENTAS
INCOBRABLES
Es un documento que se utiliza en forma interna para el débito (cargo a gastos) de una
cuenta por cobrar por considerarse incobrable.
Una provisión para cuentas incobrables es un tipo de cuenta de salvaguardia establecidas por
muchas empresas. La función principal de este tipo de cuenta es proporcionar un colchón contra
las facturas de clientes que estén pendientes de pago durante períodos prolongados de tiempo.
Las empresas normalmente la base de la cantidad de reservas que se mantienen en la cuenta en
las evaluaciones de los clientes de alto riesgo y la probabilidad de que los clientes no podrá
honrar a las facturas.
Es importante señalar que la función normal de una provisión para cuentas incobrables no se
destina a cubrir los saldos pendientes en las facturas que se encuentran actualmente de
menos de seis meses. Hasta ese momento, los esfuerzos de recolección se realizan
normalmente, incluidos los intentos de llegar a acuerdos de pago con los clientes que han
sufrido algún tipo de inversión financiera. Muchas empresas no tratan de hacer uso de los
fondos en la cuenta de provisión dudoso hasta que se determine que el saldo pendiente no
es probable que sea coleccionable.
Mientras que una provisión para cuentas incobrables es una estrategia común empleada por
las grandes corporaciones, pequeñas empresas también pueden beneficiarse de establecer
este tipo de partida contable en línea. Vista de las reservas, por un lado, y un conjunto de
directrices claras en cuanto a cuando las reservas se pueden utilizar es muy importante.
Muchas empresas también asegurarse de que al menos dos funcionarios de la empresa
puede autorizar la transferencia. La creación de recursos para compensar las deudas que no
pueden ser recogidos ayuda a garantizar que la empresa pueda continuar cumpliendo con
sus propias deudas, evitando así cargos por mora o daño a la calificación crediticia de la
compañía.
Al hablar de las Cuentas Incobrables, es necesario remitirnos al Inciso i) del artº. 37 de la Ley
del Impuesto a la Renta (LIR) el cual da pautas necesarias para la deducción; mencionando
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que son deducibles: Los castigos por deudas incobrables y las provisiones equitativas por el
mismo concepto, siempre que se determinen las cuentas a las que corresponden.
Podemos entender, que para efectuar la deducción de estas cuentas, es necesario que
podamos identificarlas, determinarlas a que Cliente corresponden y cuáles son los
documentos que dan origen a dichas deudas, debiendo tenerlas documentadas.
Por otra parte el Reglamento de la LIR en en el inciso f) de su artículo 21º establece que para
efectuar la provisión de deudas incobrables, se deberá tener en cuenta las siguientes reglas:
a) Aspectos sustanciales:
• Que la deuda se encuentre vencida y se demuestre la existencia de dificultades financieras del
deudor que hagan previsible el riesgo de incobrabilidad, mediante análisis periódicos de los
créditos concedidos o por otros medios, o
• Que hayan transcurrido más de doce (12) meses desde la fecha de vencimiento de la
obligación sin que ésta haya sido satisfecha.
b) Aspectos formales:
• Que la provisión al cierre de cada ejercicio figure en el Libro de Inventarios y Balances en
forma discriminada.
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a) Asientos por la recuperación parcial de la acreencia
27 | P á g i n a
b) Asientos por el castigo de la deuda incobrable
De esta manera lo primero que hacemos es analizar el caso para ver las distintas
posibilidades de cobro y determinar los medios de actuación. Nosotros únicamente
cobramos en caso de éxito, es decir que si usted no cobra nosotros tampoco. (Según tarifas)
Este es uno de los puntos más importantes para empezar el recobro con buen pie. Para
poder hacer esto en nuestro contrato enviamos al cliente una serie de hojas aparte en la
cual debe hacer constar todos los datos posibles del deudor para ponernos de esa manera
en contacto con el mismo. Hay clientes que mandan contrato sin enviar luego ningún tipo de
información sobre el deudor o envían la misma por correo o lo dicen por teléfono, sin
embargo, el cliente debe incluir los datos en el espacio habilitado, que no es otro que en el
28 | P á g i n a
contrato. Esto nos permite tener más organizada la información y proceder mejor luego en
el cobro del expediente.
❷Contacto con el deudor ya sea por la vía telefónica como por la presencial.
Este es el segundo paso que cualquier empresa de recobro suele realizar nada más se
contrata una deuda. En función del tipo de deudas así como la vía exigida el modo de
actuación es uno u otro.
Por ejemplo. Una deuda extrajudicial con años de antigüedad y de importe pequeño es difícil
pensar que cualquier empresa de recobro haga visitas…normalmente se realiza la operativa
en función del éxito probable, es decir, se dedican la mayoría de recursos a aquellas
operaciones que evidentemente cuentan con más probabilidades de cobro, ya sea porque el
deudor es solvente, porque no es una deuda muy antigua (10 años por ejemplo ya es una
deuda muy antigua y prácticamente incobrable).
En este punto nuestro gestor de cobro ya tiene más o menos claro el motivo de la deuda,
como se originó, porque se ha impagado…A partir de aquí el gestor propone diferentes
modos de actuación.
Si por el contrario nos encontramos con un deudor profesional o bien con uno que reconoce
la deuda pero no está dispuesto a pagarla sin aportar ningún motivo justificado entonces
aplicamos los medios judicial o extrajudicial. En función del tipo de deudor y de sus
circunstancias recomendamos una opción u otra por lo que es aconsejable que el acreedor
se deje asesorar por nuestro despacho.
Esto va a depender siempre de la tarifa que hayamos escogido. En la tarifa mensual al cliente
no se le aplica ningún tipo de comisión sobre las cantidades recuperadas, sin embargo si se
aplican en las tarifas judicial y extrajudicial “a comisión”.
29 | P á g i n a
En Cobro-deudas tratamos la operación en función de los resultados que nos puedan
aportar. Así pues, en función del tipo de deudor, adoptamos unas medidas de actuación, las
cuales casi siempre se determinan en el trato con el deudor, viendo la predisposición en el
pago, su capacidad de pago real.
CAJA CHICA
Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la
finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece
un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo
incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones,
para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados
son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuenta no es
recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja
Chica. Y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha
gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.
31 | P á g i n a
necesidades de información. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen
físicamente las mercancías desde el momento de su recepción hasta su salida. El personal en
el departamento de recepción debe ser independiente del personal de almacén y del
departamento de contabilidad. Por último, los registros contables transfieren la
responsabilidad de las mercancías conforme pasan de la recepción al almacén, y del almacén
a fabricación.
RECONOCIMIENTO DE LA
RESPONSABILIDAD
El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepción de mercancías y servicios
requiere registros rápidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los
estados financieros registrados y el desembolso real de efectivo; por tanto, se debe tener
gran cuidado para incluir sólo las adquisiciones validas de la compañía en las cantidades
correctas.
Reporte resumido de adquisiciones: Documento generado por computadora que resume las
adquisiciones para un periodo. El reporte por lo general incluye información analizada por
componentes claves, como clasificación de cuentas, tipo de inventario y división.
Factura del proveedor: Documento que indica conceptos como la descripción y cantidad de
mercancías y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, términos de descuento en
efectivo, y fecha de facturación. Es un documento esencial porque especifica la cantidad de
dinero que se le debe al proveedor por una adquisición.
Póliza de cargo: Documento que indica una reducción en la cantidad que se le debe a un
proveedor por mercancía devuelta o por una rebaja concedida. A menudo toma la misma
forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por
pagar en lugar de aumentarlas.
32 | P á g i n a
Póliza: Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio
formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las pólizas incluyen una hoja o folder de
cubierta para contener los documentos y un paquete de documentos relevantes, como la
orden de compra, copia de la boleta de empaque, reporte de recepción, y factura del
proveedor. Después del pago, se agrega una copia del cheque al paquete de pólizas.
Archivo maestro de cuentas por pagar: Archivo para registrar las adquisiciones individuales,
desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor.
Se actualiza el archivo maestro de los archivos de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y
desembolsos en efectivo y archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por
computadora. El total de los saldos de las cuentas individuales en el archivo maestro es igual
al saldo total de las cuentas por pagar en el mayor general.
Relación de cuentas por pagar: Listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por
cada factura o póliza en un momento determinado. Se prepara directamente del archivo
maestro de cuentas por pagar.
Estado de cuenta del proveedor: Un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el
proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al
proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades representan las transacciones para el
periodo pos parte del proveedor y no del cliente. Excepto por las cantidades que no se han
conciliado y las diferencias causadas por las fechas, el archivo maestro de cuentas por pagar
del cliente debe ser igual que el estado de cuenta del proveedor.
Un control importante en los departamentos de cuentas por pagar y es exigir que el personal
que registra las adquisiciones no tenga acceso al efectivo, valores negociables, y otros
activos. Los documentos y registros adecuados, procedimientos correctos para mantener los
registros, y revisiones independientes sobre el desempeño también son controles necesarios
en la función de cuentas por pagar.
33 | P á g i n a
PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE
DESEMBOLSOS EN EFECTIVO
Para la mayoría de las organizaciones, el pago se efectúa por cheques preparados por
computadora a partir de la información que se incluye en el archivo de transacciones de
adquisiciones en el momento que se reciben las mercancías y servicios. Es usual que los
cheques se preparen en un formato de copias múltiples, con el original para el proveedor,
una copia se archiva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es
archivada numéricamente. En la mayoría de los casos, los cheques individuales se registran
en un archivo de transacciones de desembolsos de efectivo.
Cheque: Medio de pago de la adquisición cuando se vence el pago. Después, una persona
autorizada firma el cheque, y éste se convierte en un activo. Cuando el proveedor lo hace
efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque cancelado.
Controles internos: Los controles más importantes en la función de las salidas de efectivo
incluyen la firma de cheques por una persona con la autoridad necesaria, separación de
responsabilidades para firmar los cheques y desempeñar la función de cuentas por pagar, y
un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el cheque en el
momento en que lo firma.
Los cheques están foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la
alteración del nombre del receptor o la cantidad. También es importante tener un método
de cancelación de los documentos de respaldo, para evitar que se usen de nuevo como
apoyo para otro cheque en un momento posterior. Un método común es escribir el número
del cheque en los documentos de respaldo.
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PRUEBAS DE CONTROL Y PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES
En una auditoria común, las cuentas que más tiempo se llevan para su verificación en
pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas
por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro estén relacionadas directamente con
el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto ahorrado si el auditor
reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de
transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos
de efectivo. Por tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas
sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos reciban atención
considerable en las auditorias bien llevadas, en especial cuando el cliente tiene una
estructura efectiva de control interno.
En algunos casos las transacciones incorrectas son obvias, como la adquisición de articulas
personales no autorizados por el personal o un desfalco verdadero de efectivo al registrar
una adquisición fraudulenta en el diario de adquisiciones. En otros casos, es más difícil
evaluar la corrección de una transacción, como el pago de la membrecía de funcionarios a
clubes campestres, vacaciones con gastos pagados a países extranjeros para los miembros
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de la administración y sus familias, y pagos ilegales aprobados por la administración a
funcionarios de países extranjeros. Si los controles sobre transacciones incorrectas o
inválidas son inadecuados, es necesario realizar un examen exhaustivo de la documentación
comprobatoria.
CONTROLES INTERNOS
Se ilustra los efectos de los controles internos del cliente sobre las pruebas de las cuentas
por pagar con dos ejemplos. En el primero, supongamos que el cliente tiene una estructura
de control interno muy efectiva sobre los registros y pago de las adquisiciones. Se
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documenta con la recepción de mercancías por reportes foliados de recepción; se preparan
con rapidez y eficiencia, y se registran los comprobantes foliados en el archivo de
transacciones de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar. También se
efectúan los desembolsos de efectivo con oportunidad cuando tienen que hacerse, y se les
registra de inmediato en el archivo de transacciones de desembolsos de efectivo y en el
archivo maestro de cuentas por pagar. Cada mes se concilian los saldos individuales de las
cuentas por pagar en el archivo maestro con los estados de cuenta de los proveedores y se
compara el total con el mayor general, por una persona independiente. En estas
circunstancias, la verificación de las cuentas por pagar exige poco esfuerzo del auditor, una
vez que éste llega a la conclusión de que la estructura de control interno está operando de
forma efectiva.
PROCEDIMIENTOS DE ANÁLISIS
Uno de los procedimientos de análisis más importantes para descubrir errores en las cuentas
por pagar es la comparación de los totales de gastos del año actual con los de años
anteriores. Por ejemplo, al comparar los gastos por servicios con los del año anterior, el
auditor puede determinar que no se registró el último recibo del año. La comparación de
gastos con los años anteriores es un procedimiento analítico efectivo para las cuentas por
pagar porque los gastos, año tras año, son más o menos estables relativamente.
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mercancía a mano disponible para su venta. Para los hospitales el inventario incluye
alimentos, medicinas, y suministros médicos. Una compañía industrial tiene materias primas,
piezas compradas y suministros para uso en la producción, artículos en proceso de
fabricación y mercancía terminada disponible para su venta.
Por las razones que siguen, con frecuencia la auditoria de inventarios es la parte más
compleja y que consume más tiempo en una auditoría:
El inventario está en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo físico. Las
compañías tienen su inventario accesible para la fabricación eficiente y venta del producto,
pero esta dispersión crea considerables problemas en una auditoría.
La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. Partidas como joyas,
materias químicas y piezas electrónicas, presentan problemas de observación y evaluación.
Existen varios métodos de evaluación de inventario que son aceptables pero cualquier
cliente determinado debe aplicar un método de manera consistente año tras año. Además,
una organización prefiere utilizar diferentes métodos de valuación para diferentes partes del
inventario.
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PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE
COMPRA
Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de compras y control
que finque órdenes para obtener diversos artículos para el inventario. El personal de
almacén inicia las requisiciones, o se realiza esto por computadora cuando el inventario llega
a un nivel predeterminado; se colocan las órdenes para obtener los materiales requeridos
para un pedido de un cliente; o se inicia las órdenes a partir de un conteo periódico de
inventarios realizado por persona responsable. Sin importar el método que se siga, los
controles sobre requisiciones de compras y las órdenes de compra relacionadas se evalúan y
prueban como parte del ciclo de adquisiciones y pagos.
ALMACENAMIENTO DE MATERIAS
PRIMAS
Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacén hasta qué se necesitan para la
producción. Se envían los materiales de la existencia en inventarios a producción, mediante
la presentación de una requisición de materiales, orden de trabajo, u otro documento
similar debidamente aprobado que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. Se
utiliza este documento de requisición para actualizar los archivos maestros de inventario
perpetuo para realizar transferencias en libros de las cuentas de materias primas a las de
producción en proceso.
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PROCESAMIENTO DE ARTÍCULOS
La parte de procesamiento del ciclo de inventarios y almacenamiento varía mucho de
empresa a empresa. La determinación de las partidas y la cantidad a producirse se basa por
lo general en órdenes específicas de clientes, pronósticos de ventas, niveles
predeterminados de inventario de articulas terminados corridas económicas de Producción.
Con frecuencia, un departamento separado de control de la producción es responsable de la
determinación del tipo y cantidades de producción. Dentro de los diversos departamentos
de producción se deben hacer provisión para contabilizar las cantidades producidas, control
de desperdicios, controles de calidad y protección física del material en proceso. El
departamento de producción debe generar reportes de producción y desperdicios para que
el departamento de contabilidad pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros
y determinar costos precisos de producción.
ALMACENAMIENTO DE ARTÍCULOS
TERMINADOS
A medida que el departamento de producción concluye los artículos, se colocan en el
almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los
artículos terminados se guardan bajo control físico en área separada de acceso limitado. A
menudo se considera que el control de artículos terminados forma parte del ciclo de ventas
y cobranza.
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ARCHIVOS MAESTROS DE INVENTARIO
PERPETUO
Uno de los registros que se utilizan para los inventarios, que no se ha estudiada con
anterioridad, es un archivo maestro de inventario perpetuo. Por lo regular se guardan
registros perpetuos separados para materias primas y artículo terminados. La mayoría de las
empresas no utilizan inventarios perpetuos de producción en proceso.
Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen sólo información acerca de las
unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o también incluye información acerca
de los costos unitarios.
PARTES DE LA AUDITORIA DE
INVENTARIO
El objetivo global en la auditoria del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar
que las materias primas, producción en proceso, inventario de artículos terminados y costo
de ventas se señalan de forma correcta en los estados financieros. Se divide el ciclo de
inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas.
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TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOS
Las transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones: el procesamiento de los
artículos y almacenamiento de los artículos terminados. Estas dos actividades no están
relacionadas con ningún otro ciclo de transacciones, y, por tanto, se les deben estudiar y
verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad
de estas funciones son los registros de contabilidad de costos.
PRECIOS Y RECOPILACIÓN DE
INVENTARIO
Los costos que se utilizan para evaluar el inventario físico deben probarse, para determinar
si el cliente ha seguido correctamente un método de inventario qué concuerda con los
principios de contabilidad generalmente aceptados y, consistentes con el que se ha utilizado
en años anteriores.
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CICLO DE ADQUISICIÓN Y REEMBOLSO DE
CAPITAL
El último ciclo de transacciones analizado en este texto se relaciona con la adquisición de
recursos de capital en forma de deuda que genera intereses y capital social y el reembolso
de dicho capital.
1. Relativamente pocas transacciones afectan los saldos de las cuentas, pero cada
transacción con frecuencia es muy importante en su cantidad. Por ejemplo, la mayor parte
de las compañías rara vez emite bonos, pero el monto de una emisión de bonos es por lo
regular extensa. Por causa de su tamaño, es común verificar cada transacción que tiene lugar
en el ciclo para el año entero, como parte de la verificación de las cuentas del balance. No es
raro ver papeles de trabajo de auditoria que incluyen el saldo inicial de cada cuenta en el
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ciclo de adquisición y reembolsos de capital y documentación de cada transacción ocurrida
durante el año.
3. Hay una relación legal entre la entidad cliente y el tenedor de las acciones, bonos, o
documento de propiedad similar. En el ciclo de auditoria de las transacciones y cantidades,
el auditor debe tener gran cuidado para cerciorarse que se han cumplido de forma correcta
los requisitos legales significativos que afectan los estados financieros, y que se han
presentado y revelado de forma adecuada en los estados.
4. Hay relación directa entre las cuentas de Intereses y dividendos, 1a deuda y capital.
En la auditoria de una deuda que genera intereses, se verifica de forma simultanea el gasto
de interés relacionado y el interés por pagar, esto es cierto del patrimonio, dividendos
decretados y dividendos por pagar.
Se pueden entender mejor los procedimientos de auditoría para muchas de las cuentas en el
ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital cuando seleccionamos cuentas
representativas para su estudio.
La metodología para determinar las pruebas de detalles de saldo para las cuentas de
adquisición de capital es el mismo que se sigue para todas las demás cuentas.
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OBJETIVOS:
Los objetivos de la auditoria de los documentos por pagar son determinar si:
Las transacciones para el principal e intereses que involucren documentos por pagar están
autorizadas y registradas debidamente, según lo definen los seis objetivos de auditoría
relacionados con transacciones.
• El pasivo para documentos por pagar y los gastos relacionados de intereses y pasivos
acumulados están indicados correctamente según lo definen 8 de los 9 objetivos de
auditoría relaciones con saldos. (El valor realizable no es aplicable a las cuentas de pasivos.)
CONTROLES INTERNOS
Hay cuatro controles importantes sobre los documentos por pagar:
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. Verificación periódica independiente. Cada cierto tiempo se concilian los registros
detallados de pagarés con el mayor general y se comparan con los registros de los tenedores
de pagarés por un empleado que no tenga la responsabilidad de mantener los registros de
tallados. Al mismo tiempo, una persona independiente re calcula los gastos por intereses en
los pagarés, para comprobar la precisión y corrección de los registros.
Las pruebas de controles para los documentos por pagar e intereses relacionados enfatizan
la comprobación de los cuatro controles internos importantes que se analizaron
anteriormente. Además, se enfatiza el registro preciso de recibos de ingresos por pagares y
pagos del principal e intereses.
PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS
Los procedimientos analíticos son esenciales para los documentos por pagar, porque
frecuentemente se pueden eliminar las pruebas de detalles para gastos de intereses e
intereses acumulados cuando los resultados son favorables. La estimación independiente
que el auditor hace de los gastos por intereses, utilizando el promedio de los documentos
por pagar pendientes de pago y el promedio de tasas de interés, comprueba la razonabilidad
del gasto de intereses, pero también verifica si se omitieron documentos por pagar.
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PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS
El punto de arranque normal para la auditoria de documentos por pagar es un programa de
documentos por pagar e intereses acumulados obtenido del cliente. El programa común
incluye infamación detallada de todas las transacciones que se efectuaron durante todo el
año en relación con el principal e intereses, los saldos inicial y final de los documentos e
intereses por pagar, e información descriptiva acerca de los pagarés, como la fecha de
vencimiento, la tasa de intereses y los activos pignorados como garantía.
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