CASO DE ESTUDIO Nº 1

El siguiente caso expone las particularidades de la Cadena de Tiendas EL CONSTRUCTOR, la

cual comercializa artículos de ferretería y materiales de construcción. Con la información
suministrada por el caso usted desarrollará un Plan de Auditoría y las Listas de verificación que
considere apropiadas para la realización de una auditoría interna. A continuación las
particularidades del caso.

TIENDAS EL CONSTRUCTOR
La cadena de tiendas el CONSTRUCTOR, está establecida en la ciudad desde hace 15 años,
poseen 7 sucursales, de las cuales 3 de ellas están incluidas en el alcance de un Sistema de
Gestión de la Calidad formalizado desde hace 2 años.
La distribución geográfica de las tiendas es la siguiente:
Ubicación Geográfica
Sucursal Nº 1 Avenida Central
Sucursal Nº 2 Barrio Oeste
Sucursal Nº 3 Calle 56 Norte
Sucursal Nº 4 Avenida Principal
Sucursal Nº 5 Barrio el Puente
Sucursal Nº 6 Calle 34
Sucursal Nº 7 Centro Comercial Galerías del Mar

Las sucursales incluidas en el sistema son la número 1, 4 y 7.

La estructura organizacional de cada tienda es la siguiente:

Gerente de Tienda

Ventas Bodega Cajas Mantenimiento

Supervisor de Piso Supervisor de Bodega Supervisor de Cajas Supervisor de

Mantenimiento

Vendedores Bodegueros Cajeros

Aseadores

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Cada tienda a su vez responde a la Oficina Central, ubicada en la Avenida Central, igual que la
tienda Nº1. La Oficina Central se encarga la Administración del Recurso Humano, Contabilidad y
Finanzas, Logística y Transporte, Gestión de la Calidad, Informática y Compras. La próxima
auditoría debe realizarse en una de las tres tiendas pertenecientes al sistema y adicional es
requisito que se auditade la unidad de Compras de la Oficina Central.

Los auditores disponibles son:

Julio Arosemena
Encargado de Tienda Sucursal 1. Tres años como Encargado de Tienda. Auditor Interno ISO 9001
desde hace 1 año. Posee 5 auditorías completas realizadas y tiene 4 años de experiencia en el
campo de administración de tiendas al detal.

María Castro
Encargada de Compras. Tiene 10 años de experiencia en Compra de insumos y materias primas.
Auditora en entrenamiento, no ha realizado auditorías internas desde que tomó el curso hace 3
meses.

Alicia Moreno
Encargada de la Tienda 5. Posee un título de Administración de Empresas. 2 años de experiencia
como encargada de tienda, este es su primer trabajo desde la universidad. Auditoría Interna de
calidad, en entrenamiento para ser auditor líder, ha realizado 2 auditorías completas.

Roberto Pérez
Auditor Contable, también formado como auditor interno ISO 9001. Tiene 1 año con la compañía,
pero ha desarrollado auditorías de calidad en sus trabajos anteriores, es auditor líder.

A continuación la descripción de uno de los procesos que es de interés que sea auditado:

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 FLUJO DEL PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

Responsable del proceso: GERENTE DE COMPRAS

Propósito: Poner a disposición de las tiendas bienes y servicios de acuerdo a sus requerimientos,
en el momento oportuno.

INICIO

PLANEACÍÓN DEL PROCESO DE COMPRAS

- Determinación de bienes y servicios a
comprar ENTRADA
- Determinación de las especificaciones
de compra
- Determinación de los riesgos potenciales
- Identificación de controles relacionados a la  Requisición de
compra compra aprobada
 Lista de proveedores
aprobados

SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR POTENCIAL

- Comunicación con el proveedor potencial
- Escogencia del proveedor

APLICACIÓN DE CONTROLES DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA COMPRA

MONITOREO DE LA ENTREGA DE BIENES Y

SERVICIOS

EVALUACIÓN O SEGUIMIENTO DE LOS

PROVEEDORES
- Evaluación / Re-evaluación del proveedor
- Análisis de los resultados

RESGUARDO DE REGISTROS DEL PROCESO DE

COMPRAS

FIN

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 El Constructor
Manual de Calidad – MC-01 / Rev.04

Aprobado por: Fecha de emisión 15.02.14 Pag. … de …

Gerencia General Fecha de revisión 15.02.14

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……………………………………………………………………………………………………………………
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1. Proceso de Compras
El CONSTRUCTOR ha constituido un proceso para asegurar que los bienes adquiridos, tanto las
Insumos para la venta como otros materiales, cumplen con las especificaciones de calidad
acordadas. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido depende del
impacto en la posterior realización del producto o sobre el producto final.

El CONSTRUCTOR realiza un control sobre los proveedores conformado por actividades de:
- Selección de proveedores
- Evaluación de proveedores
- Re-evaluación de proveedores

La selección de proveedores se realiza en función de su capacidad para suministrar productos de

acuerdo a los requisitos.

Se han establecido criterios para los controles aplicables al proveedor, en el cual se incluye el
procedimiento de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores.

Mantener los registros de los resultados de la selección, evaluación y re-evaluación de los

proveedores se constituye en un requisito de este proceso.

2. Información de las compras

El CONSTRUCTOR comunica a sus proveedores los requisitos del producto a comprar utilizando
para ello el formulario de Orden de Compra. Los registros están disponibles en la oficina de
compras.
Toda orden de compra estará amparada por una solicitud de compra, donde quien requiera o tenga
una necesidad debe especificar las características del producto que se necesita para la
comercialización, su clase, tamaño, cantidad y fecha de requerimiento.

Las órdenes de compra debe ser aprobadas por el Gerente de Compras y enviadas a los
proveedores para su trámite.

2. Verificación de los productos comprados

El CONSTRUCTOR ha establecido e implementado la inspección de sus insumos mediante la

evaluación de insumos y de otros materiales, para asegurar que los mismos cumplen con las
especificaciones de calidad establecidas.

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 El Constructor
Procedimiento de Selección, evaluación y re-
evaluación de proveedores
COM-P-01 / Rev.07
Aprobado por: Fecha de emisión 21.02.14 Pag. … de …
Gerencia General Fecha de revisión 25.02.14

1.0 Objetivo
Establecer una metodología para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores
aceptables de El CONSTRUCTOR.

2.0 Alcance
El procedimiento abarca las actividades relacionadas con la selección, evaluación y re-evaluación
de proveedores de productos o servicios que afectan la calidad en el proceso de El
CONSTRUCTOR.

3.0 Procedimiento

3.1 Selección de proveedores

El Gerente de Compras debe investigar la capacidad operacional y financiera del proveedor

potencial.

Los proveedores potenciales serán elegidos de acuerdo a la revisión de sus credenciales,

tomandose en consideración:

- Constitucion Jurídica (El proveedor debe tener una razón social constituida y aportar
evidencia de ello).
- Antecedentes como proveedor (Por lo menos 3 cartas de referencia).
- Garantía ofrecida (Todos los artículos, materiales y servicios deben contar con garantía y
esta debe indicarse formalmente antes de ser aprobado como proveedor)
- Tiempo de atención a pedidos (El proveedor debe indicar formalmente los tiempos en que
se compromete a entregar los pedidos).
- Capacidad para proveer materiales (El proveedor debe indicar formalmente su capacidad
para entregar los pedidos).

Nota:
 El encargado de la selección debe verificar la información recibida del proveedor en
cuanto a capacidad y organización y corroborar las experiencias y resultados conocidos
en el mercado: referencias en empresas del sector, otros usuarios, clientes, o información
de instalaciones, sobre la capacidad del proveedor, fiabilidad o resultados de los
suministros
 Cualquier método de selección debe mantener su soporte documental adecuado en
cada caso (certificados, informes ajenos o propios, etc.), así como los resultados de la
selección.
 La selección se aplica cada vez que sea necesaria.

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 El Constructor
Procedimiento de Selección, evaluación y re-
evaluación de proveedores
COM-P-01 / Rev.07
Aprobado por: Fecha de emisión 21.02.14 Pag. … de …
Gerencia General Fecha de revisión 25.02.14

3.2 EVALUACION Y RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

El Gerente de Gestión de la Calidad debe realizar la evaluación y re-evaluación de los proveedores

de materias primas y servicios subcontratados que afecten la calidad del producto.

3.2.1 Las insumos que afectan la calidad del producto son:

 Materiales de acero y otros metales (hojas de zinc, vigas, varillas)
 Cemento, arena y piedra
 Herramientas de construcción
 Madera
 Mobiliario de cocinas
 Pisos

3.1.2 Los servicios subcontratados que afectan la calidad del producto son:
 mantenimiento de edificios
 Transporte de materiales o productos

3.1.3 La evaluación de los proveedores debe ser realizada utilizando uno o más de los
siguientes métodos:

A) Auditoría del sistema de calidad del proveedor.

B) Evaluación de muestras de la materia prima.
C) Evaluación de datos históricos.
D) Ser poseedor de un certificado de calidad como ISO, ASME, API o alguna
institución reconocida sobre certificación de sistemas de calidad.
E) Por curriculum del proveedor (servicios sub-contratados).

3.1.4 El Gerente de Gestión de la Calidad debe mantener la información documentada

aplicable a la evaluación y re-evaluación de los proveedores.

3.1.5 El Gerente de Gestión de la Calidad debe evaluar a los proveedores cada seis (6)
para determinar si éstos mantienen el cumplimiento con los requisitos
especificados.

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 El Constructor
Procedimiento de Selección, evaluación y re-
evaluación de proveedores
COM-P-01 / Rev.07
Aprobado por: Fecha de emisión 21.02.14 Pag. … de …
Gerencia General Fecha de revisión 25.02.14

3.2 LISTA DE PROVEEDORES CONFIABLES O APROBADOS

3.2.1 El Gerente de Gestión de la Calidad debe elaborar y emitir la lista de proveedores

confiables semestralmente actualizándola en virtud de la evaluación realizada. La
lista de proveedores aprobados debe contener como mínimo los siguientes datos:

A) Nombre o razón social del proveedor.

B) Materia prima o servicio autorizado para suministro.
C) Método de evaluación.
D) Fecha de aprobación.
E) Fecha de revalidación.
F) Restricciones (en caso de existir)

3.2.2 El Gerente de Gestión de la Calidad debe distribuir copia de la lista de proveedores

confiables al gerente de compras e inspección al recibo.

3.2.3 El Gerente de Gestión de la Calidad puede eliminar o agregar proveedores de la

lista durante el período de vigencia de la misma por medio de un memorándum
secuencial, haciendo referencia a la fecha de vigencia de la lista y distribuyendo
copia del memorándum al gerente de compras e inspección al recibo.

3.2.4 Los proveedores citados en el memorándum deben ser integrados o eliminados

de la lista en su próxima emisión.