PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS

Objetivo: Establecer los parámetros para el control de registros (documentos y registros de los procedimientos) durante todo el
ciclo vital de los documentos, acorde con las disposiciones de Ley y la normatividad interna.
Alcance: Este procedimiento aplica a todos los procesos en Dirección
General, Regionales y Centros de Formación
Responsable: Responsables de todos los procesos y del
Inicia con la identificacion de los registros (documentos de todos los
proceso de gestión documental
procedimientos) y finaliza con la verificacion de la aplicabilidad de las
TRD
DEFINICIONES
Documento. Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el
desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.
Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está
codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de
magnetización.
Registro: Toda evidencia de la ejecucion de las actividades de un procedimiento (comunicaciones, resoluciones, actas, informes,
guias, instructivos, formatos diligenciados, entre otros).
Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta
por su contenido y sus características específica.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, en los archivos
de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales y fiscales en los archivos de
trámite o concentración (valores primarios), bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores
secundarios)
Valor primario. Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del ciclo vital, es decir, durante la
tramitación, la vigencia y el plazo precaucional mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario
del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
Valor secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
N° GENERALIDADES
El control de los registros (documentos de los procedimientos) se produce por cambios en la estructura orgánica, en las
funciones de las dependencias y modificaciones de Ley y se refleja en la Tabla de Retención Documental (TRD). La
1 actualización de ésta se realiza por solicitud de las dependencias interesadas a través del Responsable del proceso en
Dirección General y requiere aprobación del Comité de Desarrollo Administrativo

Cuando surgan inclusiones o exclusiones de documentos, o modificaciones a los nombres de las series, subseries y tipos
documentales, el Responsable del proceso en Dirección General, solicita al responsable del Proceso de Gestión Documental,
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el ajuste de la TRD. Esta actividad no requiere de aprobación del Comité de Desarrollo Administrativo.

Los registros (documentos de los procedimientos) que requieran codificación, ésta será asignada por el administrador del
SIG. Las series y subseries documentales serán codificadas por el Grupo de Administración de Documentos, en cumplimiento
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de la normatividad vigente para la organización de archivos en el Estado Colombiano.

4 La TRD está siempre publicada en el Aplicativo COMPROMISO

Cuando las regionales y/o centros de formación consideren necesario realizar ajustes al contenido de la TRD, deben presentar
5 y justificar la propuesta, al responsable de cada uno de los procesos en Dirección General
La aprobación de la TRD por parte del Comité de Desarrollo Administrativo se realiza de acuerdo con la programación del
6 Comité.
Las plantillas relacionados como documentos asociados a este procedimiento, no son codificadas por cuanto su contenido
7 cambia según las necesidades del usuario.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Formato GD-F-001 Identificación de Registros por procedimientos
Formato GD-F-001 Tabla de Retención Documental
GD-G-001 Guía para la aplicación de la TRD
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS
GD-F-007
ObjetivoFormato Acta los parámetros para el control de registros (documentos y registros de los procedimientos) durante todo el
: Establecer
GD-F-008
ciclo vitalFormato Circular
de los documentos, acorde con las disposiciones de Ley y la normatividad interna.
GD-F-009 Formato Convenio
GD-F-010 formato Resolución
GD-F-011 Formato Carta
GD-F-012 Formato Contrato
GD-F-013 Formato Acuerdo
GD-F-014 Formato lista de Asistencia
NORMATIVIDAD
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo),
Acuerdo 038 de 2002 Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos
Acuerdo 042 de 2002 Criterios para la organización de los archivos de gestion de las entidades públicas….
Acuerdo 027 de 2006 Actualización de definiciones reglamentarios de archivo
Decreto 2482 de 2012 Lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión
Directiva Presidencial 04 de 2012 (Plan de Eficiencia Administrativa y Cero Papel)
Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 (Disposiciones en materia de Gestión Documental)
GD-P-001 V01
 RESPONSABLE DE LA
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ACTIVIDAD REGISTRO
Inicio

1.
De acuerdo con las funciones asignadas, la normatividad que las regula, los Identificación de Registros
Responsables de cada
Identificar los registros del procesos y procedimientos se determinan los registros (documentos de los (documentos de los
procedimiento
uno de los procesos y
procedimientos) que evidencian el desarrollo de las actividades establecidas en procedimientos) en Formato
colaboradores GD-F-001
estos.

Establecidos los documentos del procedimiento, con la asesoria del responsable

Responsables de cada
del Proceso de Gestión Documental o su delegado, se construye la propuesta de
uno de los procesos y
Tabla de Retención Documental, que consiste en determinar para cada uno de Propuesta de TRD en
2. colaboradores y
Construir propuesta de TRD estos documentos: la tradición documenta, el tipo de soporte, el tiempo de Formato GD-F-002
Proceso de Gestión
retención de acuerdo con la normatividad que lo regula y la disposición final de
Documental
los mismos, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.

De acuerdo con el alcance del Procedimiento, el Responsable del Proceso en

Responsable de cada
Dirección General o su delegado y el responsable del Proceso de Gestión
3. uno de los procesos y el
Validar propuesta de TRD Documental, seleccionan tres regionales (grande, mediana y pequeña) y un Correo electrónico
responsable del Proceso
Centro adscrito a las mismas, para que confirmen el contenido de la propuesta
de Gestión Documental
de TRD. Esta validación se realiza en un plazo máximo de 15 días hábiles.

Recibidas las observaciones de las Regionales y Centros de Formación se

establece si la propuesta requiere ajustes. En caso positivo pasa a la actividad 4.

La propuesta Responsable del Proceso Consolidado de

requiere ajustes?
Si la propuesta no requiere ajustes el responsable del Proceso en Direccion
General la envía al responsable del Proceso de Gestión Documental para su en Direccion General observaciones
codificación.
SI

NO En los casos en que la propuesta requiere ajustes, el responsable del Proceso en

Responsable del Proceso
4. Dirección General, con la asesoría del Proceso de Gestión Documental analiza la Propuesta ajustada
en Dirección General
Realizar ajustes a la propuesta de TRD pertinencia de realizar los ajustes y continúa en la actividad 5

5. Asignar el respectivo código (dependencias, series y subseries documentales) y Responsable del proceso
Codificar y presentar propuesta de TRD TRD codificada
presentar ante el Comité de Desarrollo Administrativo para su aprobación. de Gestión Documental

NO Responsable del proceso

Si la propuesta es aprobada pasa a la actividad 6. Si no es aprobada pasa a la de gestión documental y Acta de aprobación de la
La TRD ES aprobada?
actividad 4 Comité de Desarrollo propuesta y TRD aprobada
Administrativo

SI Responsables del
Una vez aprobada la propuesta de TRD del procedimiento, el responsable del
proceso de Gestión
6. Proceso de Gestión Documental solicita ante el Grupo de mejora Contínua Correos electrónicos y
Publicar la TRD Documental y de
Institucional la publicación de la TRD en el aplicativo COMPROMISO para su publicación en la intranet
Gestión de
consulta y aplicación en las Dependencias Respectivas
Comunicaciones

7.
Responsables de cada
A través de diferentes modalidades de socialización se orienta la aplicación de la
Orientar la aplicación de la TRD uno de los procesos y TRD implementada
TRD del procedimiento, en donde éste sea ejecutado.
colaboradores

GD-P-004 Procedimiento La aplicación de las TRD debe seguir el procedimiento de Organización de

Organización de archivos Archivos

FIN

GD-P-001 V01

GD- P001 V 02