Revelo Jefferson, Sánchez Joely,

Suárez Angie; Tibán Viviana.

aaaaa
 CURSO DE BASE DE DATOS 2

CURSO DE BASE DE DATOS

Revelo Jefferson, Sánchez Joely, Suárez Angie; Tibán Viviana.

Contenido
CAPÍTULO 1 Conceptos Básicos .................................................................................................. 3
1.1. ¿Qué es una Base de datos? ...................................................................................... 3
1.2. ¿Qué es una Base de Datos relacional? .................................................................... 3
1.3. Objetos de una Base de Datos ................................................................................... 3
1. Access 2013 ................................................................................................................. 4
2. Tablas de datos. ........................................................................................................... 4
3. Consultas. .................................................................................................................... 4
CAPÍTULO 2 Ejecución del Programa y Base de Datos ............................................................... 5
2.1. Abrir Access 2013 ........................................................................................................ 5
2.2. Crear Base de Datos .................................................................................................. 6
CAPÍTULO 3 Tabla de Datos........................................................................................................ 7
3.1. Crear una Tabla......................................................................................................... 7
3.2. Tipo de vista de una Tabla ........................................................................................ 7
3.3. Crear una tabla en vista diseño. ............................................................................... 7

Aaaaa

SIG I
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 3

CAPÍTULO 1
Conceptos Básicos
1.1. ¿Qué es una Base de datos?

“Una Base de Datos es un conjunto de información almacenada sistemáticamente y organizada

en registros.”
Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan
y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un
sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

1.2. ¿Qué es una Base de Datos relacional?

Se caracteriza porque en este tipo de base de datos se pueden crear diferentes relaciones entre
las tablas que las componen. Permite unir mediante campos, los registros que se encuentran en
diferentes tablas. Pero aún es pronto para saber qué es una tabla una relación o un campo, así
que no se asuste, por estos términos que aclararemos en breve. De todas formas, sirva como
introducción el siguiente ejemplo, que, si bien puede resultar ahora mismo difícil de
comprender, es bastante ilustrativo.
Ejemplo: en una empresa de alquiler de coches, la base de datos necesaria para su gestión
contará como mínimo con tres tablas.
 Clientes: se introducirá la información relativa a cada uno de los clientes de la empresa
como por ejemplo Nombre, Apellidos, DNI, etc.

 Coches: se introducirán los datos de cada uno de los vehículos en stock como por
ejemplo Marca, Precio, Matrícula, etc.

 Contratos: se detallarán conceptos como la Fecha de cada contrato, el número de

Kilómetros recorridos, el DNI del cliente y la Matrícula del coche que ha alquilado.

1.3. Objetos de una Base de Datos

3
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 4

1. Access 2013

Access 2013 es un gestor de bases de datos relacional que permite la creación de diferentes
tipos de objetos para gestionar una base de datos de forma rápida y eficiente. Utilizando los
diferentes objetos disponibles en Access, podemos introducir valores en las tablas,
modificarlos y eliminarlos de una forma ágil y libre de errores.
En Access 2013 existen seis tipos de objetos distintos de los cuales se hablará de 4.
 Tablas.  Informes.
 Consultas.  Macros.
 Formularios.  Módulos.

2. Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene información sobre un tema o asunto particular organizan en sentido vertical
mediante filas y columnas.
Campos o Columnas: Almacenan los diferentes datos como el código del alumno, nombre,
etc.
Registro o Fila: Conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina
registro o fila, así todos los campos de un alumno forman un registro, todos los datos de otro
alumno forman otro registro.

Dato o Celda: Unidad mínima de información de cualquier base de datos es la intersección

entre filas y columnas es decir entre el campo y el registro.

Registro

Campo
Dato
3. Consultas.

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en
las tablas ya creadas. En principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen
ciertas condiciones. Los tipos de consultas existentes son:
 Consultas de selección: Al realizar una consulta de selección, obtenemos la
información buscada y la información de las tablas permanece inalterable, es decir, no
se modifica.
 Consultas de acción: al realizar una consulta de acción, los datos almacenados en las
tablas sufren una modificación.
 Consultas específicas de SQL: Requiere el aprendizaje de dicho lenguaje de
programación y por su naturaleza.
4
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 5

CAPÍTULO 2
Ejecución del Programa y Base de Datos
2.1. Abrir Access 2013

Dependiendo del Sistema Operativo que

tengamos instalado en nuestro ordenador, se
procederá de manera diferente para abrir el
programa. A continuación, explicaremos la
forma de ejecutar Access bajo Windows 7 y 8.
1. Haz clic en el botón de Inicio de Windows.
2. Selecciona Todos los programas.
3. A continuación, elige Microsoft Office.
4. Por último, haz clic en Microsoft Access
2016.

Estructura de la ventana de Access

 Barra de título: Es la barra en donde se encuentran el nombre de las presentaciones de

Access.
 Barra de Menú: Es la barra donde se encuentran sub-menús que contienen todas las
opciones, funciones y comandos para trabajar con Microsoft Access.
 Barra de Herramientas: Contienen diferentes iconos, que nos permiten ejecutar
directamente las funciones y comandos más usados en Access.
 Área de trabajo Access: Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, por
ejemplo: Las bases de datos, formularios, informes, etc.
 Panel de Exploración. -Esta herramienta de Access 2013 nos permitirá acceder a los
diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.
 Área de trabajo en Access: Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, por
ejemplo: las bases de datos, formularios, informes etcétera.

Barra de Acceso Rápido Barra de Título

Ficha de Opciones

Barra de
Herramientas
Exporación
Panel de

Área de Trabajo en Access

5
Vistas
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 6

2.2. Crear Base de Datos

1. Hacer clic sobre la opción Base de Datos del escritorio en blanco.

2. A continuación, aparecerá en un panel a la derecha de la

pantalla el siguiente cuadro Aquí deberás indicar el
Nombre de archivo de la base de datos en nuestro caso
digitaremos el nombre “MI PRIMERA VEZ BD”,
(grabaremos en la carpeta BD_MiniCurso)
3. Hacer clic sobre el botón Crear.
4. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a
rellenar sus datos.

Si observamos esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde

podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.7

6
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 7

CAPÍTULO 3
Tabla de Datos
3.1. Crear una Tabla.

1. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña
Crear para visualizar sus opciones, seleccionamos la Opción
Tabla y automáticamente obtendremos la estructura de la tabla.
2. Para colocar el nombre de la Tabla, debemos dar clic derecho en
la pestaña que se crea automáticamente y que tiene el nombre de TABLA 1. Seleccionamos
Guardar y nos aparecerá un cuadro de diálogo donde ingresaremos el nombre que
deseemos en nuestro caso será Mi primer Tabla, damos clic en ACEPTAR

3.2. Tipo de vista de una Tabla

1. Damos clic derecho en la pestaña que se le denomino Mi primer Tabla.

2. Aparecerá las opciones vista de Diseño y vista Hoja de Datos, explicaremos brevemente
su función:
Vista Diseño: Esta vista permite agregar campos y, a continuación,
colocarlos, ajustar su tamaño, tipo de dato.
Vista Hoja de Datos: Permite ediciones de datos o no, según sus
preferencias.

3.3. Crear una tabla en vista diseño.

Existen varias formas de crear una tabla en vista diseño por lo que detallaremos brevemente:
1°Forma
1. Lo primero que debemos hacer es pulsar el botón Diseño de tabla que se encuentra dentro
del grupo Tablas en la ficha Crear.

2°Forma
1. Una vez creado nuestra Tabla, damos clic derecho en la pestaña Mi primera Tabla.
7
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 8

2. Seleccionamos Vista Diseño y automáticamente se muestra la cuadrícula en el panel

derecho el procedimiento será el mismo para todos los campos.

A continuación, tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se
utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y así sucesivamente.

La base de datos a crear llevara el control de estudiantes que toman varias materias en la
Universidad de las Fuerzas Armadas. Dicha información será controlada por dos tablas. Las
tablas por crear son:
Alumnos: Almacenará la información de los contactos.
Materias: Almacenará la información de las materias.

ALUMNNO
MATERIA
Nombre del Campo Tipo de Dato Tamaño
Nombre del Campo Tipo de Dato Tamaño
IdEstudiante Autonumeración Entero Largo
IDMateria Autonumeración Entero Largo
Apellidos Texto Corto 30
Nombre_Ma Texto Corto 30
Nombre Texto Corto 30
IDProfesor Numérico Entero Largo
Dirección Texto Largo 70
Obervaciones Texto Largo 80
Teléfono Texto corto 8

2. Empezaremos por la Tabla ALUMNO para ello debemos de ir diseñándola con mucho
cuidado, fijándose adonde escribimos y lo que escribimos, pues un error en el diseño arruina
toda la base de datos. En la siguiente figura se pueden notar 3 elementos que son
importantes.
8
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 9

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos
definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda
sobre lo que tenemos que hacer
3. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos
al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo
de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Tabla “Tipos de datos para bases de datos de escritorio Access”

Tipo de datos Uso Tamaño

Texto corto Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.) Hasta 255 caracteres.
Grandes cantidades de datos alfanuméricos: Hasta 1 (GB) aproximadamente
Texto largo
oraciones y párrafos. 64.000 caracteres.
Número Datos numéricos 1,2,4,8 o 16 bytes
Número grande Datos numéricos 8 bytes
Fecha y hora Fechas y horas 8 bytes
Datos monetarios, almacenados con 4
Moneda 8 bytes
posiciones decimales de precisión
Valor único generado por Access para cada
Autonumeración 4 bytes
registro nuevo
9
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 10

Datos booleanos (verdadero/falso); Access

Sí/No almacena el valor numérico cero (0) para 1 byte
falso y -1 para verdadero
Imágenes, gráficos u otros objetos
Objeto OLE Hasta 2 GB
compatibles con Windows
Una dirección de vínculo a un documento o
Hipervínculo 2048 caracteres
archivo de internet
Puede adjuntar archivos como imágenes,
documentos, hojas de cálculo. Datos adjuntos
Datos adjuntos Hasta unos 2 GB
puede obtener puede contener una cantidad
ilimitada de datos
Depende del tipo de datos de la
Puede crear una expresión que use datos de
Calculado propiedad y el tipo de resultado
uno o varios campos.
(heredado)
Asistente para No es realmente un tipo de datos solo que Depende del tipo de datos del
búsquedas facilita su registro en la tabla campo de búsqueda
Fuente: (Microsoft, support.office, 2018)

Tabla “Propiedades del campo numérico”

Byte Para números enteros comprendidos entre 0 y 255 1 byte

Número entero Para números enteros del -32.768 al +32.767 2 bytes
Entero largo Para números enteros del -2.147.483.648 al + 2.147.483.647 4 bytes
Para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 x
Simple 4 bytes
10^38 y +3,4 x 10^38 y hasta siete dígitos significativos.
Para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -
Doble 8 bytes
1,797x10^308 y +1,797x10^308 y hasta 15 dígitos significativos
Para valores numéricos comprendidos entre -9,99x1027 y -
Decimal 16 bytes
+9,99x1027
Fuente: Jefferson Revelo, Joely Sánchez, Angie Suárez, Viviana Tibán.(2018)

Clave principal ARREGLAR

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero
podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Pasos para asignar una clave principal a un campo:

 Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
 Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña
Diseño.

10
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 11

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la
clave principal de la tabla.

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal
de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el
mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con
valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve
un error de este tipo:

Pasos para Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.

Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuación:

Para ir al primer registro de la tabla.

Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al último registro de la tabla.
Para crear un nuevo registró que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble

clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. Escribir el número del
registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.

RELACIONES

Crear la primera relación.

11
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 12

1) Para crear relaciones en Access primero deberemos acceder a la ventana

Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la
pestaña Herramientas de base de datos.
2) Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle
las tablas que formarán parte de la relación a crear.
3) Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella,
aparecerá dicha tabla remarcada.
4) Hacer clic sobre el botón Agregar.
5) Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a
crear. Hacer clic sobre el botón
Cerrar.

Crear la relación:

1) Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso ID).

2) Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo
número de la tabla secundaria (Nombre).
3) Soltar el botón del ratón

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Id y
Nombre) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (código y numero).
Nota: Siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo
tanto del mismo tipo.

12
 CURSO DE BASE DE DATOS - SIG I 13

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las

características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados
y Eliminar en cascada los registros relacionados.

Integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurarse que
las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o
cambien datos relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access que no nos
deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido
el registro relacionado en la tabla principal.
Por ejemplo:

Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un
campo Población que me indica en qué población vive el habitante, las dos tablas deberían
estar relacionadas por el campo Población, en esta relación de tipo uno a varios la tabla
Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una población tiene
varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejará asignar a un
habitante una población que no exista en la tabla Poblaciones.

13