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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA

GESTION DOCUMENTAL

ACTIVIDAD UNO

ENSAYO “INPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Presentado Por:

HOYOS HERNÁNDEZ HÉCTOR JAVIER

Presentado A:
JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

SENA” EDUCACION PARA TODOS”

FEBRERO 2018
Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que
mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una
Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus
conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su
memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman mayor
importancia la conservación de los documentos escritos en ligares específicos de forma
organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez
hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera
fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en
lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan
suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el
contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las
acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y
el hombre en general.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación
y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de historia y
para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su
vez una identidad nacional ya definida.

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, y


la administración documental hace parte de esta organización donde se ven involucrados
todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesibles
posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener
previo conocimiento de la ubicación exacta.

Como el avance de la tecnología no para el papel cada vez se vuelve más complejo e
indispensable para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad organizada. Anteriormente
no conocíamos este concepto que como tal es parte importante en el desarrollo de una
entidad, ya que si miramos tiempos pasados los archivos de la misma no tenían un orden
especifico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información
determinada, ni un orden especifico para manejar el papel, carpetas, bandejas,
archivadores, ni espacios reservados para documentación detalle que podía hacerlo tardar
horas buscado la misma documentación y retrasando procesos que pueden ser
determinantes para la empresa y colaboradores o recurso humano.
Por tal motivo vamos a ver como hacemos de la administración una herramienta de avance.
Organización rapidez y eficiencia en el manejo de documentaciones.