Profesora Pilar

Carretero

TABLAS DINÁMICAS
EN EXCEL
CÓMO ORGANIZAR LOS DATOS EN EXCEL Y EXTRAER
INFORMACIÓN DE ELLOS
 Tablas Dinámicas

1.- Introducción.

1.1.- Las tablas dinámicas. Definiciones.

Base de datos: Conjunto de información o datos estructurados guardados en

un disco. Este conjunto de datos puede consultarse y modificarse.

Registro: Cada registro corresponde a una información relativa a un elemento

guardado en la base de datos.

Campo: Un campo representa una característica precisa del registro. Se

requieres varios ampos para caracterizar un registro. Por ejemplo en el caso de un
empleado, puede ser, Nombre, Apellidos, Sexo, Salario, Categoría…

Filtro del informe: Permite filtrar los datos que deben mostrarse en función del
elemento seleccionado en el filtro del informe. Un filtro de informe sirve para presentar
con rapidez un subconjunto de datos en un informe de tabla dinámica. Cuando los
datos de origen son abundantes, el filtro permite trabajar con una parte de los datos
de origen del informe. También es posible mostrar los resúmenes relativos a una familia
de productos, un período de tiempo o una categoría específica de personal.

Rótulos de fila: Permiten mostrar los campos en forma de filas en el lado

izquierdo del informe. Una fila de posición inferior queda anidada en la fila que se
muestra inmediatamente por encima de ella.

Rótulos de columna: Permiten mostrar los campos en forma de columnas en la

parte superior del informe. Una columna de posición inferior queda anidada en la
columna que se muestra inmediatamente por encima de ella.

Campos de valores: Sirven para mostrar datos de resumen numéricos. Pueden

utilizarse diversas funciones de resumen ( suma, promedio, min, max, contar…)

1.2.- Los límites de las tablas cruzadas dinámicas.

Las tablas dinámicas son tablas interactivas que resumen rápidamente, o incluir
cruzados, grandes cantidades de datos. Dentro de una tabla dinámica, puede girar
las filas y columnas para ver distintos resúmenes de los datos de origen, filtrar los datos,
mostrando páginas diferentes, o mostrar los detalles para las áreas de interés.
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Tamaño máximo
No hay ningún tamaño máximo fijo. El tamaño máximo normalmente está
limitado sólo por la cantidad de memoria disponible en el equipo.

Los campos de columna

El producto del número de elementos de todos los campos de columna de una
tabla dinámica no puede exceder 32.768.
Por ejemplo, suponga que crea una tabla dinámica que contiene cinco
campos de columna. Los campos contienen 10 5, 2, 40 y 3 elementos
respectivamente. El producto de estos valores es 10 x 5 x 2 x 40 x 3 = 12,000.
Si intenta agregar un campo más que contiene tres elementos, el producto
sería 12,000 x 3 = 36,000. Dado que este número supera el producto máximo de los
elementos, recibirá el mensaje de error siguiente:

No hay memoria suficiente para mostrar completamente la tabla dinámica.

Los campos de fila

El producto del número de elementos de todos los campos de fila de una tabla
dinámica no puede superar los 2 ^ 31 (2 elevado a la potencia 31) o elementos de
aproximadamente 2.1 millones. La misma lógica que se aplica a los campos de
columna también se aplica a los campos de fila.

Número máximo de registros

No hay ningún número máximo fijo de registros que se pueden usar cuando se
crea una tabla dinámica.
En la práctica, crear una tabla dinámica a partir de una base de datos externo
que contiene un gran número de registros puede afectarán el rendimiento de la
estación de trabajo en la que Excel se está ejecutando y puede tardar mucho tiempo
en completar.

Número máximo de elementos por campo de tabla dinámica

Hay un límite de 8.000 elementos únicos por campo de fila, campo de columna
o campo de página. Si se intenta colocar un campo en la tabla dinámica que supera
este límite, el campo no se agregará a la tabla dinámica y puede recibir el siguiente
mensaje de advertencia:
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Un campo de los datos de origen tiene más elementos únicos que pueden
utilizarse en una tabla dinámica. Microsoft Excel no puede crear la tabla dinámica o
puede crear la tabla dinámica sin los datos de este campo.

1.3.- Los datos de origen

Los datos de origen de una tabla cruzada dinámica deben tener siempre la
misma estructura:

 Una fila representa un registro de la base de datos,

 Una columna representa un campo.

Aquí tenemos un ejemplo con las primeras filas de los datos de origen, extraídas
de una hoja de cálculo de Excel.

Artículos Año Mes Ventas Vendedor Zona

Carnes 2008 Feb 8.987 € Ibañez Alta
Pescados 2008 Mar 2.583 € Ebro Alta
Congelados 2007 May 4.568 € Ibañez Baja
Carnes 2007 Mar 4.787 € Ibañez Alta
Carnes 2007 May 451 € Ibañez Alta
Pescados 2007 May 8.988 € Ebro Alta
Carnes 2007 Jun 2.569 € Ebro Baja
Pescados 2008 Dic 565 € Ibañez Baja
Carnes 2007 May 451 € Ibañez Alta
Pescados 2007 May 12.147 € Ebro Alta
Carnes 2007 Jun 2.885 € Ebro Baja
Congelados 2007 May 5.369 € Ibañez Baja
Congelados 2007 May 1.547 € Ibañez Baja
Carnes 2007 Mar 9.584 € Ibañez Alta

La primera fila debe incluir los títulos (nombre de los campos).

Para que se puedan cruzar los datos, la base de daos debe incluir por lo
menos dos campos para cruzar, más un campo de datos numéricos.
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1.4.- Recomendaciones.

Para evitar problemas a la hora de crear las tablas dinámicas, tendremos en

cuenta estas indicaciones:

Las celdas de la fila de los títulos no deben combinarse.

No puede haber dos campos con el mismo nombre.
Un nombre de campo nunca debe estar vacío.
La base de datos no debe incluir ninguna fila o columna vacía.
Las filas de subtotales no deben introducirse en la base.
En las columnas de valores numéricos, es preferible rellenar las celdas vacías
con ceros.
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2.- Las Bases.

2.1.- Introducción.

Vamos a desarrollar las técnicas básicas de creación de una tabla dinámica.

Comenzaremos con una tabla simple con objeto de familiarizarnos con la
metodología de creación.

2.2.- Crear una tabla dinámica.

2.2.1.- La tabla de Origen.

Construiremos nuestra primera tabla dinámica a partir del archivo EJERCICIOS

TABLAS DINAMICAS.xlsx

La información puede provenir de un extracto obtenido desde su programa de

gestión comercial, pero también puede haberse tecleado directamente en Excel a
medida que se realizaban las distintas ventas.

Los datos de la hoja 01 Ventas tienen el siguiente aspecto:

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La tabla representa un listado de las ventas de un organizador de estancias

vacacionales por temas.

Tenemos cinco comerciales que venden cuatro tipos de estancias

vacacionales.

Estancias Comerciales

Cultural Alejandro
Deportiva Carmen
Relajación Isabel
Talasoterapia Miguel
Natalia

2.2.2.- Primer Resumen.

Dado que la tabla de datos, solo incluye tres columnas, nuestra primera tabla
dinámica va a resultar fácil de crear.
En primer lugar vamos a calcular la cifra de negocio alcanzada por tipo de
estancia y comercial.

1. Seleccione una de las celdas de la tabla de datos.

2. En la ficha Insertar, pulsaremos en el botón Tabla dinámica
del grupo Tablas.
El rango de los datos que hay que analizar se selecciona
automáticamente y aparece rodeado por una línea de puntos que
parpadean. Y se muestra el cuadro de dialogo Crear Tabla dinámica.
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3. En esta primera ventana indicamos principalmente dos cosas: 1ª Los

datos de los que partirá la tabla dinámica se encuentran seleccionados
en nuestra hoja ventas, rango A1:C151 y 2º el informe se colocará en
una nueva hoja de cálculo. Aceptar.
4. Excel crea una nueva hoja de cálculo; en la parte izquierda aparece el
área del informe. Y en la parte derecha el panel Lista de campos de
tabla dinámica.

5. El Panel Lista de campos de tabla dinámica, puede personalizarse y

moverse; el botón situado arriba y a la izquierda,
 Tablas Dinámicas

permite modificar la visualización y la disposición de los diversos

componentes.
6. Marcaremos los tres campos para incluirlos en el informe de tabla
dinámica. Y veremos que la tabla se actualiza al momento.
7. Excel ha calculado, para cada tipo de estancia, la cifra de negocios
realizada por cada uno de los comerciales.

8. Podemos pensar que la tabla muestra un par de inconvenientes, que

son:
a. Se duplica el nombre de cada comercial tantas veces como
tipos de estancias hay.
b. La distribución de los datos los realiza según su criterio, no el
nuestro.
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2.3.- Diseño y formato de la tabla dinámica.

2.3.1.- Modificar el diseño/disposición de la tabla dinámica.

En general, es preferible presentar un informe de tabla dinámica poniendo en

el encabezado de fila el concepto que tenga más datos. Así, la tabla podrá imprimirse
sin problemas en sentido vertical. En este caso, el número de comerciales es mayor
que el de tipos de estancia; por esta razón, colocaremos los comerciales en el
encabezado de fila y las estancias en el encabezado de columna.

Pasos:
1. Haga clic derecho en el campo Tipo de estancia que aparece en el
panel Lista de campos de tabla dinámica.
2. En la opción Agregar a etiquetas de columnas haremos un clic.

3. Podemos comprobar que la tabla se ha reorganizado y se ha

modificado el contenido del panel.

Para agregar un campo a la tabla dinámica o modificar su ubicación,

también puede arrastrar su nombre desde la zona Seleccionar campos para agregar
al informe hasta una de las cuatro zonas situadas en la parte inferior del panel.

Cuando hace clic en una celda situada fuera de tabla dinámica, el panel
deja de verse. Para hacer que aparezca de nuevo, basta con hacer clic en una
celda de la tabla dinámica.
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Si se ha cerrado el panel y quiere volver a verlo, haga clic derecho en una

celda de la tabla dinámica y escoja la opción Mostrar lista de campos.
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2.3.2.- Modificar el formato de los números.

Pasos:
1. Haga clic derecho en uno de los valores de la tabla y escoja la opción
Formato de número.
2. En la categoría Moneda, Utilizaremos el euro.
3. Especifique 0 en la zona Posiciones decimales.
4. Aceptar.
El formato se aplica a todos los valores de la tabla dinámica.

2.3.3.- Modificar el título de la tabla.

Pasos:
1. En la zona Valores del panel, abra la lista asociada al campo Suma de
ventas sin IVA y haga clic en la opción Configuración de campo de
valor.
2. Escriba Cifra de negocio sin IVA en la zona Nombre Personalizado.
3. Aceptar.

2.3.4.- Calcular el número de ventas.

Puede resultar interesante obtener el número de ventas realizadas de cada

tipo de estancia por cada comercial. Podríamos añadir esta característica a nuestra
tabla dinámica, pero ello haría más pesada su lectura. Lo que vamos a hacer es
duplicar la tabla y modificar las estadísticas en la tabla copiada.
Pasos:
1. Seleccione las celdas que constituyen la tabla dinámica.
2. Copie y Pegue la tabla dejando una fila en blanco entra la tabla
original y la copiada.
3. En la zona Valores del panel, abra la lista asociada al campo Suma de
ventas sin IVA y haga clic en la opción Configuración de campo de
valor.
4. En la Pestaña Resumir Por, seleccionaremos la función Cuenta y también
podemos cambiar su nombre personalizado por Número de Venas. Tal
como se muestra en la siguiente ventana.
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5. Aceptar.

Ahora mostramos el número de ventas, por comercial y por tipo de estancia, tal
y como se indica en la pantalla inferior. Aplicar el Formato adecuado.
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2.4.- Actualizar los datos.

Cuando se modifica un dato en una tabla de Excel que contiene fórmulas, esas
fórmulas se vuelven a calcular automáticamente. Pero, en una tabla dinámica, si se
modifica la información de la base de datos, las tablas cruzadas que se han creado a
partir de dicha base no se actualizan automáticamente. Por lo tanto, debemos
actualizar las tablas cruzadas si los datos de origen se han modificado.

Vamos a modificar las dos primeras filas de datos de la hoja Ventas tomando
como referencia esta pantalla.

Si volvemos a la hoja que contiene las dos tablas dinámicas, podemos observar
que los totales no se han cambiado y tampoco se ha añadido Pedro en la lista de
comerciales. Procederemos por tanto a la actualización.

Pasos:
1. Haremos clic en una de las dos tablas cruzadas.
2. En la pestaña Opciones, abrimos la lista del botón Actualizar, y hacemos
clic en la opción Actualizar todo o bien usamos el método abreviado
También podemos emplear el método abreviado de teclado Ctrl + Alt + F5.

Los totales se han modificado y el nuevo comercial se ha añadido a las tablas.

En contraposición, las tablas, que sólo estaban separadas por una línea, ahora se
encuentran pegadas una debajo de otra.

Si la tabla dinámica sólo halla filas vacías al extenderse, no se insertará ninguna

fila nueva para desplazar la parte situada debajo. Por tanto no habrá problema, la
tabla se ampliará con normalidad.
 Tablas Dinámicas

Pero si la tabla dinámica se encuentra con otra tabla dinámica al extenderse,

aparece el siguiente mensaje: Al hacer clic en Aceptar, lo único que conseguiremos
será rellenar las filas que se encuentren en blanco entre una tabla y otra, pero la tabla
no se desplegará en su totalidad.

Para que nuestras tablas estén lo suficientemente separadas, insertaremos

varias filas entre ellas. Y volveremos a Actualizar.

2.5.- Ordenar los campos.

El comercial añadido, no se ha ordenado alfabéticamente en nuestras dos

tablas cruzadas.
La ordenación se efectúa automáticamente cuando se crea una tabla
dinámica, pero no cuando se actualiza.

La ordenación se efectúa automáticamente cuando se crea una tabla

dinámica, pero no cuando se actualiza.

Pasos:
1. Haremos clic con el botón derecho del ratón, en uno de los nombres de
los comerciales.
2. Señalamos la opción de Ordenar y seleccionamos Ordenar de A a Z.
3. Procederemos de igual modo con la segunda tabla, pero esta vez
Ordenar de Z a A.
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Una vez se haya realizado una ordenación, ya sea de filas o de columnas, si los
datos se vuelven a actualizar, automáticamente los nuevos valores se encontraran
ocupando su sitio de manera ordenada.

Dentro de la Opción Ordenar en Mas Opciones de Ordenación, pulsaremos en

el botón de Mas opciones, donde podemos comprobar que la casilla de ordenar
automáticamente cada vez que se actualice se encuentra activada.
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2.6.- Calcular Porcentajes.

Podría ser muy interesante conocer como se distribuye la cifra de negocio por
tipo de estancia para cada comercial. Las tablas dinámicas permiten obtener
rápidamente este tipo de información. Para ello vamos a copiar la primera tabla
cruzada, y la pegaremos dejando por lo menos una fila en blanco entre tablas.

Pasos:
1. Haremos clic en la tercera tabla cruzada, abriremos la lista del Campo
Cifra de Negocio sin iva que aparece en el panel Lista de Campos y
seleccionaremos Configuración de campo de valor.
2. En la ficha Mostrar Valores Como, desplegaremos Mostrar valores como
y elegiremos % de la fila.
3. En la zona Nombre Personalizado escribiremos Porcentaje de Comercial.
4. Aceptar.

La tabla pasa a mostrar los porcentajes por Comercial.

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Repetiremos estas acciones para representar el porcentaje por Tipo de

estancia. Para ello ahora seleccionaremos % de la Columna.

La tabla pasa a mostrar los porcentajes por Tipo de Estancia.

Para obtener la distribución de la cifra de negocio de cada elemento en

relación con la cifra de negocio total, en la lista Mostrar Valores como,
seleccionaremos la opción % del total.

La tabla pasa a mostrar los porcentajes respecto al Total.

Ejercicio:
Partiendo de la hoja 02 Zonas, preparar un informe que indique para cada
vendedor, el total de su facturación por zonas, expresado en Euros. Ordénala
descendente por Zona.
También presentar otra tabla que indique que porcentaje representan las
ventas de cada vendedor por zonas.
Por ultimo presentar un listado de todas las zonas que terminan por e, y el total
del vendedor se encuentre comprendido entre 150.000€ y 190.000€
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3.- Técnicas de Creación.

3.1.- Cruzar más de dos informaciones.

Vamos a partir de una hoja 03 ventas, que contiene la lista de las ventas de un
distribuidor de productos alimentarios.

Hay cuatro familias de productos y tres comerciales para venderlos:

Familias Comerciales Tipo Cliente Provincias

Congelado Areta Minorista 08

Integral Merino Centro Comercial 28

Panadería Díaz

Pastelería

Calcular el importe de la cifra de Negocio alcanzada por cada uno de los

comerciales para cada familia de productos. También queremos ver (por producto y
por comercial) el porcentaje de la cifra de negocio de cada departamento.

La ordenación se efectúa automáticamente cuando se crea una tabla

dinámica, pero no cuando se actualiza.