Administrador

A General - Definista
Un administrador es aquella persona encargada de llevar a niveles óptimos los recursos existentes
dentro de la organización. Sus funciones se basan en la Planeación, Organización, Dirección y
control de las labores dentro de la empresa, manejando de manera eficaz, los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos de la misma.
administrador
El administrador se encargará de la contabilidad, del pago de proveedores, de contratar servicios,
etc., son muchas las tareas que tiene bajo su responsabilidad un administrador.Existen muchos
tipos de administradores, entre ellos están los de sistemas, que son los encargados de establecer y
mantener un sistema integrado por varios componentes informáticos, para realizar esto un
administrador de sistemas debe estar supervisando las condiciones del sistema, realizar las labores
de mantenimiento, estar pendiente de las nuevas actualizaciones, etc.
Está el administrador de un edificio, que es aquel que actuará en representación de los demás
propietarios ante entidades públicas, y se encargará de que el edificio esté actualizado en el pago
de los servicios públicos y que las áreas comunes del edificio se encuentren en óptimas
condiciones, así como procurar la seguridad dentro del edificio, algunas veces hacer el papel de
conciliador en caso de algún conflicto entre vecinos, y rendir cuentas cuando se requiera.
Para ser un buen administrador las personas deben cumplir con cierto perfil, la persona debe
tener ciertas destrezas que le permitan llevar a cabo su trabajo de manera efectiva: debe tener
Habilidad técnica, es decir, debe tener todos los conocimientos y técnicas que le permitan realizar
sus tareas perfectamente, debe tener Habilidad Humana, que se refiere a la capacidad de
tolerancia y comprensión para trabajar con personas aplicando un liderazgo eficaz, debe tener
habilidad Conceptual, que se refiere a la capacidad de comprender tanto las dificultades de la
empresa como el comportamiento del individuo dentro de la misma.
El administrador de tener Habilidad política, es decir, ser capaces de obtener una mejora en su
posición personal, los administradores que tiene buena habilidad política logran llegar muy alto
dentro de la organización, obtienen buenas evaluaciones y logran buenos ascensos. Ser
administrador requiere de mucha responsabilidad y sobre todo de mucha honestidad de allí radica
su éxito.
Característica del administrador
Niveles de administración
Existen diferentes niveles en los que se puede encontrar el perfil de un administrador. Estos se
pueden clasificar en 3 niveles o estratos:

Gerente de primera línea. Se encuentra en la base de esta pirámide de responsabilidades. Su

función radica más en la operatividad ya que es responsable directo de la producción de bienes.
Toma decisiones respecto de las operaciones, las cuales son siempre a corto plazo.
Administrador intermedio. Es el encargado de evaluar qué servicios o productos ofrecerá la
empresa (previo consentimiento y discusión con el empresario). Toma decisiones tácticas a
mediano plazo.
Administrador superior o de primer nivel. Se ocupa de las operaciones generales de toda la
empresa. Se encarga de desarrollar metas y políticas de acción para toda la compañía. Toma
determinaciones estratégicas y a largo plazo.
Analiza e investiga a sus trabajadores
Un buen administrador sabe que la empresa está compuesta por sus empleados y que son ellos
quienes, estimulados adecuadamente, lograrán el cumplimiento o no de las metas.
Por ello, es necesario que el administrador evalúe e investigue a sus empelados, viéndolos no sólo
como un medio para cumplir los objetivos de la empresa. De esta forma observa sus
características personales a fin de hallar el mejor modo de motivarlo. Se convierte así en una
especie de amigo o aliado.
Trabajo en equipo
Un administrador se rodea de gente capaz con la que no sólo puede contar sino también sobre la
que puede delegar varias de sus responsabilidades. Recluta a los empleados más idóneos para que
lo ayuden en la elaboración de los objetivos de la empresa.
Liderazgo
El administrador debe tener poder de mando pero también capacidad de comprensión frente a las
situaciones concretas. De este modo posee la habilidad para determinar qué cosas se pueden
delegar y a quienes puede hacerlo.
Carisma
Un administrador exitoso no es aquel que mantiene una relación lejana con sus empleados y
delega por completo el contacto con sus clientes sino todo lo contrario (aunque lógicamente un
buen administrador delegará parcialmente su cartera de clientes a sus empleados de confianza
pero jamás perderá de vista que los clientes son quienes sustentan la empresa).
Es imprescindible que el administrador tenga carisma con sus empleados y buen trato con sus
compradores o clientes.
Motivación y empatía
El administrador es un líder nato y tiene la capacidad de motivar al equipo de trabajo. Así se
encarga de escuchar y estar atento a cada uno de sus empleados con el objetivo de que éstos se
enfoquen en el trabajo diario.
Un adminsitrador no pierde de vista las características emocionales de cada persona y las
encuadra o encamina para que cada uno de ellos se sienta lo más a gusto posible dentro de la
institución y que logren así (en equipo) el objetivo propuesto.
Maestro y capacitador
El administrador busca constantemente nuevas estrategias y conocimientos. Elabora planes de
acción y señala caminos para que los empleados puedan cumplir con los objetivos buscados.
Creatividad
Un administrador no sólo debe ser capaz de detectar un negocio novedoso sino también debe
tener un ojo entrenado para la ejecución del mismo haciendo las cosas de manera diferente al
resto pero con efectividad.
Adaptabilidad
Frente a los cambios repentinos y bruscos (tanto internos como externos en la compañía), el
administrador debe tener gran capacidad de adaptación y rápida determinación para resolver
cada una de las situaciones que se presenten.
Visión de futuro
Un buen administrador debe tener la capacidad de desarrollar y aplicar los objetivos de la
planeación pero siempre observando el entorno y sus variaciones.

Las organizaciones
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por
tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones
personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el
trabajo individual no alcanzaría realizar.
Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente
coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la
existencia de la organización, y ésta existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse
Que estén dispuestas a actuar conjuntamente
Para obtener un objetivo común.
En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan allí, alcancen
objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.
TIPOS DE ORGANIZACIONES
Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de
servicio (bancos, universidades, hospitales, tránsito, etc.), militares, públicas, que pueden
orientarse hacia la producción de bienes o productos; éstas ejercen presión sobre la vida de los
individuos y hacen parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface
sus necesidades.
Organización Formal
Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma
eficiente.
Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del
objetivo primordial.
Propósitos:
Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales de
una empresa.
Eliminar duplicidad de trabajo
Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución
eficiente de sus tareas.
Una excelente organización permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados.
La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o
identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.
Organización Informal
Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización
formal.
Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:
Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí.
Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la
política de la empresa
Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente.
Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.
Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.
Organizaciones Sociales
Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados
objetivos en común que individualmente no es posible lograr.
Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo.
Pueden distinguirse dos etapas principales:
La estructuración o construcción del mismo.
Consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos.
En una empresa debe analizarse los elementos que la forman:
Recursos Humanos.
Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría más intelectual y
de servicio.
Recursos Materiales.
Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para adoptarlas a la labor
productiva.
Recursos Técnicos.
Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o éstas con
aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.
Áreas funcionales de las Organizaciones
Generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas funcionales básicas de trabajo.
■Área de Dirección General de la empresa
■Área de Administración
■Área de Mercadeo y Ventas
■Área de Producción
■Área Contable y Financiera.

Área de Dirección General de la Empresa:

Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario.
Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan
de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en
situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de
la misma. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y
respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.
Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una
comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa.
Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde
trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de
trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.
Más información Sistema Administración de Recursos Humanos
Área de Administración y Operaciones:
Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la
operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la
compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla
con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de
insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el
emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que
usted, como propietario esté presente todo el tiempo.
Área Contable y Financiera
Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos
monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante la
Superintendencia de Administración Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados de los
libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por
ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área. La
empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual, por lo que el mismo
propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta
disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios,
aunque en www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para
una pequeña empresa.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
Por Diego Alberto Mares García“El estudio de la administración apoya a que las empresas tengan
calidad en laorganización, las empresas necesitan que todos los recursos estén
biencoordinados para que logren su supervivencia y lucro”.Las empresas tienen como fin la
permanencia en el mercado y adquisición de lamayor cantidad de demanda, si una empresa hoy
en día quiere ser exitosa debeestar lo mejor organizada posible.Conocer el sistema administrativo
ayuda a que las empresas tengan un mejororden, sepan de qué manera tienen que laborar,
distinguir las áreas funcionales dela empresa, llevar a cabo el manual de procedimientos de la
organización, y lasmúltiples funciones del área administrativa de la entidad.A lo largo del tiempo la
forma en que se administraba ha ido cambiando hastallegar a las teorías administrativas
actuales.La toma de decisiones está conformada por varios aspectos a tomar en cuenta,
esnecesario conocer todo el procedimiento para elegir la mejor opción para alcanzarel mejor
aprovechamiento o escoger la opción que menos daño puedo causar a laempresa.Para el mejor
desarrollo de la actividad empresarial de una entidad es necesaria laadquisición de recursos,
estos pueden ser financieros, materiales, humanos,tecnológicos, tiempo, culturales, etc.Una
gran parte del alcance del éxito en las empresas se debe a la maximizaciónde la utilización de los
recursos, los recursos necesitan de una buenaadministración, la administración de los recursos
deberá ser firme y constante.Toda empresa tiene objetivos a alcanzar planteados por la
organización, la buenaadministración de los recursos que tiene la empresa para seguir
operandogenerará una coordinación con la cual los recursos sean aprovechados de lamejor
manera.
Enfoque sistémico de la organización
1. Enfoque Sistémico De La Organización La teoría de sistemas ofrece un esquema conceptual que
permite, al mismo tiempo, el análisis y la síntesis de la organización en un ambiente complejo y
dinámico. El concepto sistema se utiliza porque proporciona una manera más completa y
contingente de estudiar la complejidad de las organizaciones y la administración de sus recursos;
significa que no sólo se visualizan los factores ambientales internos y externos como un todo
integrado, sino también las funciones de los sistemas que lo componen. Un sistema se define
como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que desarrollan una actividad para
alcanzar determinado objetivo o propósito, que operan sobre datos, energía o materia tomados
del ambiente que circunda al sistema para producir información, energía o materia. El enfoque
sistémico se ha utilizado para facilitar el estudio de las relaciones entre individuos y
organizaciones, considerando a las organizaciones, a los grupos y a las personas como sistemas
abiertos en interacción continua con sus ambientes. Un sistema abierto describe las acciones e
interacciones de un organismo dentro del ambiente que lo rodea. El enfoque sistémico puede
dividirse en tres niveles de análisis: a) Nivel de comportamiento social (la sociedad como
macrosistema): permite visualizar la compleja e intrincada sociedad de organizaciones y la trama
de interacción entre ellas. Aquí se observa la organización como un todo con la sociedad. El nivel
social funciona como la categoría ambiental del comportamiento organizacional. b) Nivel del
comportamiento organizacional (la organización como un sistema): visualiza la organización como
un todo, dentro del cual sus componentes interactúan entre sí y también con los elementos
relevantes del ambiente. c) Nivel del comportamiento individual (el individuo como un
microsistema): permite una síntesis de varios conceptos sobre comportamiento, motivación,
aprendizaje, etc., y una mejor comprensión de la naturaleza ENFOQUES DEL COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL Enfoque de recursos humanos Enfoca principalmente el proceso de solución de
problemas: Identificación de preocupaciones y consecuencias Establecimiento de prioridad
Relación con los propósitos y objetivos Generación de estrategias y alternativas
2. Desarrollo de planes para implementación. Enfoque de contingencias En un aspecto más
amplio, el enfoque de la contingencia destaca que no se alcanza la eficacia organizacional
siguiendo un único y exclusivo modelo organizacional, o sea, no existe una única forma que sea
mejor para organizarse con el fin de alcanzar los objetivos diferentes de las organizaciones dentro
de un ambiente también cambiante. Los estudios actuales sobre las organizaciones complejas
llevaron a una nueva perspectiva teórica: la estructura de una organización y su funcionamiento
son dependientes de la interfase con el ambiente externo. Enfoque de productividad Hoy que
estamos hablando de competitividad, productividad y el enfoque de sistemas para la gestión que
nos plantea ISO, es conveniente conocer algunos elementos esenciales de éste interesante
concepto. Enfoque de sistema Cuando hablamos de "sistema" lo podemos definir a través de
muchas connotaciones: un conjunto de elementos interdependientes e ínteractuantes; un grupo
de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que
el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. El ser humano,
por ejemplo, es un sistema que consta de un número de órganos y miembros, y solamente cuando
estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la
organización es un sistema que consta de un número de partes interactuantes. El sistema lo
podemos definir entonces como: "un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de
cosas o partes, que forman un todo complejo o unitario".