FERRETERÍA DEPOT

ÍNDICE
Pag.
INTRODUCCIÓN…………………………………………………… 1
CAPITULO………………………………………….........I
Antecedentes……………………………………................................2
Problemática………………………………………............................ 2.1
posibles causas…………………………………………………..….....3
posibles consecuencias……………………………………………..4
pronostico …………………………………………. ……………………4.1
objetivo del proyecto FD ferredepot…………………………….5
objetivos específicos…………………………………………………..5.1
justificación……………………………………………...........................6
alcance……………………………………………………………………….7

CAPITULO………………………………………………..II
marco de referencia……………………………………………………. 8
organización de la ferretería reseña histórica………………..9
responsabilidades…………………………………………………….….9.1
análisis de flujo de datos de la ferretería Fdferre depot……10
estructura organigrama de la ferretería General……………..11
organigrama especifico…………………………………………………12
descripción del trabajo……………………………………...................13
descripción de procedimiento………………………………………13.1
bases teóricas manuales………………………………………………..14
ventajas más importantes…………………………………………..15
otras ventajas ………………………………………………..................16
CAPITULO…………………………………………. III
Aspecto procedimental……………………………………………. 17
actividades de ejecutadas………………………………………… 18
CAPITULO……………………………………………….. IV
resultados………………………………………………………………… 19
conclusiones…………………………………………………………….. 20
recomendaciones……………………………………………………… 21
 1

Introducción

El presente manual se realiza con el fin de mantener un registro

actualizado de los procedimientos a efectuar por parte de los
empleados a la hora de realizar una venta en esta institución que
permita alcanzar los objetivos propuestos y contribuir con la
orientación de nuestro personal del área a la hora de tomar una
decisión.
El siguiente manual debe de ser presentado y entregado a cada uno
de los empleados de le área para su posterior estudio.
Cabe mencionar que el presente manual debe de ser estudiado y
actualizado por el personal correspondiente un plazo de no más de
un año con respecto a su fecha de autorización o también con
respecto a una modificación con la finalidad de mantenerlo
actualizado.
 2
Capítulo I

Antecedentes
FDferredepot fue fundada en el año 2005, por el señor JULIAN
GARCIA, con el fin de suplir lo que el cliente necesite, bajo un amplio
y osificado equipo de trabajo, en vista de lograr su objetivo han
trabajado arduamente para suplir un buen servicio al cliente.
Esta empresa consta con una amplia gama de herramientas de todo
tipo, con el fin de mantener un eficiente manejo de los servicios y los
estándares de calidad de los productos que ofrecen a los clientes.

2.1 Problemática
La carencia de lineamientos y pasos para la ejecución de actividades
inherentes al departamento administrativo de la ferretería
FDferredepot.
 3
Posibles Causas
 Políticas de mejora continúa de la Ferretería Fósalo al
departamento de producción.
 Falta de identificación y caracterización de las deficiencias de
esta área.
 Desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las
actividades administrativas por parte del personal de esta
área.
 Falta de relación de la administración con las políticas
y filosofía de la ferretería.
 Falta de supervisión de las actividades que se ejecutan en los
procedimientos de trabajo.
 No se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en
detectar y solventar fallas puntuales en el departamento.
 Desconocimiento de normativas y legislación existente en los
materiales del trabajo.
 4

Posibles Consecuencias
 Desconocimiento por parte del personal administrativo de
cómo realizar las actividades asignadas.
 Falta de organización y orden en la recopilación de
documentos de los archivos digitales de la empresa.
 Desconocimiento de cómo organizar y clasificar la información.
Retrasos, demoras y pérdidas de tiempo al realizar labores
administrativas.
 Insatisfacción por parte de la gerencia al no recibir los
resultados esperados.
 Sanciones monetarias por incumplimiento a tiempo de pagos,
por no ser gestionados en el debido momento.
 Extravíos, o de lo contrario, duplicación de información.

4.1 Pronóstico
De seguir así, pudiera afectar el rendimiento económico de la
ferretería, incurriendo en costos excesivos y graves pérdidas de
tiempo, incluyendo en este punto, la inversión de muchas
horas hombre para la orientación de los nuevos trabajadores que
desempeñen funciones de la administración y gerencia.
 5
Objetivo del manual FDferredepot

Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita

introducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se
desarrollan en la dependencia o Unidad administrativa
Por otro lado Contar con un lineamiento a seguir para asegurar la
eficacia y calidad en nuestros servicio a la hora de realizar la
actividades señaladas en el manual y otras no tan comunes en el
diario desempeño de las actividades cotidianas.

5.1 Objetivos Específicos

 Crear el modelo de simulación de la gestión de inventario
utilizando un sistema que puada facilitar a los clientes
claramente.
 Determinar, utilizando los resultados arrojados por la
simulación, el tiempo de procura de los bienes materiales y
servicios utilizados en el proceso de los servicios.
 Realizar un análisis de sensibilidad al sistema con el fin
desmejorar los tiempos que procura para la gestión de
inventario de los bienes y servicios utilizados en el proceso de
las piezas, equipos y materiales que son necesarias para el
correcto desarrollo de todos sus procesos.

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 Justificación

La ferretería FDferredepot que para ser competitiva deberá tener

una herramienta como es el Manual de Organización en el cual se
exponga en forma detallada la estructura de la organización, los
puestos, tipo de interrelaciones que existe entre ellas para el logro
de sus objetivos, las funciones y actividades de cada uno de los
empleados y direcciones que componen el Gerente.

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 Alcance

Este manual está destinado para el área de ventas, y su personal

compuesto por vendedores y cajeros.
No abarca las áreas administrativas como contabilidad, almacén y
gerencia así como a su personal: contables y gerentes y
almacenistas.

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 CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA

Generalidades de la ferretería

FDferredepot es un negocio de capital y privado e independiente

creado en 2005, para suplir las necesidades de los clientes con los
diversos productos y equipos que ofrecemos.
La ferretería FDferredepot se ha encargado de proporcionar
un servicio basado en soluciones de los servicios básicos, de
detalles, simulación y modelación, así
como consultoría y capacitación de los mismos.

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 Organización de la ferretería

Reseña histórica

MISIÓN
Establecer las estrategias administrativas que proporcione las
herramientas para el desempeño de sus funciones estableciendo
una adecuada división de trabajo en forma eficiente y eficaz con
calidad y calidez, realizando una atención personalizada hacia la
ciudadanía.

VISION
Ser el negocio modelo y reconocido por la eficacia en el logro de
mayores y mejores ventas de materiales indispensables.

9.1 Responsabilidades
La realización, difusión, control, vigilancia del proceso así como su
aprobación y revisión del presente manual es responsabilidad de la
gerencia general en las manos del propietario el señor Darío Inoa
Santana

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 Análisis de flujo de datos
De la ferretería Fdferre depot

Llego a la ferretería Entro a la Pregunto por Solicitocotización

ferretería vendedor materiales

Me No
favorecen Salgo de la ferretería
los precios
Si

Solicito que me
facturen

Me voy a caja para pagar

Salgo de la ferretería
Voy al área de despacho

Espero mi turno Doy la direccióndelenvió

Si

Si
Llego Si
Entrego la factura Le pediré
mi a Busco mi vehiculo para
para que me
turno domicilio cargarlos
despachen

No

No

11
 Estructura organigrama de la ferretería.
General:

Administrador

Secretario

Dep. de contabilidad

Gerente General

Supervisor

Dep. de Sistema

Area de Despacho Area de l almacén

12
 Organigrama especifico

Supervisor

Impresoras Servicio a domicilio Facturación

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 Descripción del trabajo asignado

El manual a realizar, incluirá la descripción de la organización

general y uso de las carpetas, documentos y formatos actividades
utilizados por la asistencia administrativa de la ferretería
FDferredepot.
El trabajo asignado se basa en la realización de mejoras para la
ejecución de procesos administrativos, principalmente
concernientes al manejo de formatos e información digitalizada, así
como la elaboración de una guía que especifique los pasos de
acciones para el control de parte de esta gestión administrativa, en
cuanto al asentamiento de datos ingresos, egresos, nómina, flujo
de dinero etc., detectar cuánto recibe la empresa por sus ventas y
entregar un programa de pagos a proveedores.

13.1 Descripción de Procedimientos

El personal que labora en la asistencia administrativa de la
Ferretería FDferredepot, lleva a cabo una serie de procedimientos
de trabajo que incluyen las responsabilidades que serán
mencionadas a continuación:

14
 Bases Teóricas Manuales
Son documentos detallados y sistemáticos que indican las
actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las
mismas deberán ser realizadas, ya sea, de manera conjunta o
separada.
Según Alonzo (1988), "Son libros organizados para promover un
mejor entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos
administrativos; su propósito es el de suministrar un
pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la función exacta de
cada fase del negocio de la empresa".

Los manuales administrativos

Son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática la información de una organización.

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Ventajas más importantes según Gómez (1994), se encuentran

las siguientes:
 Logra y mantiene un sólido plan de organización.
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensión del plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con
los demás de la organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de
funciones.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad
de los diversos niveles.
 La información sobre funciones y puestos suele servir como
base para la evaluación de puestos y como medio de
comprobación del progreso de cada quien.
 Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los
funcionarios más antiguos.

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Otras ventajas que pudieran resultar de la implantación del

manual de organización son las siguientes:
 Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
 Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a
ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las
políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y
normas a través del tiempo.
 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

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CAPITULO III
Aspecto procedimental
Investigación descriptiva, pues el estudio permite analizar y
caracterizar cada etapa que conformará el proceso en cuestión,
además de describir el comportamiento de las actividades que deba
ejecutar el personal administrativo próximo a ingresar en la
empresa y los sucesivos, permitiendo así establecer el camino
óptimo para realizar cada una de las diligencias necesarias.
La población de esta investigación está constituida por los
procedimientos que dan origen a la gestión administrativa de la
Consultora de Ingeniería Peñalver, desde la etapa de planificación,
seguido de las actividades inmersas en las etapas de gestión y
ejecución, y finalmente las actividades o procedimientos a realizarse
en una última etapa de evaluación de los resultados. “Investigación
de Campo”, pues la recolección de los datos necesarios para este
estudio fueron recolectados directamente del lugar donde ocurren
los hechos, es decir, se obtiene al presente y directamente en el sitio
donde es generada, es decir, en el área administrativa de ferretería
FDferredepot.

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Actividades de ejecutadas
Análisis e Interpretación de datos mediante entrevistas:
 Se efectuaron entrevistas personales y no estructuradas con el fin
de conocer más a fondo las funciones cotidianas administrativos.
Las entrevistas son producidas con la finalidad de obtener
respuestas relacionadas con el problema en estudio. Las mismas,
son de tipo no estructuradas, hechas con poca planificación, pero
cumpliendo con el objetivo de conocer la opinión de las personas
involucradas en el proceso, es decir, al personal de la asistencia
administrativa y directamente al gerente general de la organización.

19
CAPITULO IV
RESULTADOS
 Del análisis e interpretación de la situación actual Por medio de las
observaciones y entrevistas realizadas al personal que interviene
directamente en las actividades de administración se pudo
determinar que la base informativa que proporciona el
departamento de Gerencia, permite al departamento Administrativo
realizar eficientemente o no las labores principales concerniente al
manejo de los ingresos, egresos y nómina. Por otra parte, el contacto
directo y continuo entre la asistencia administrativa y los planes
de comercialización proporciona a este último departamento una
valiosa información, para la elaboración y ejecución de sus planes
estratégicos de acción, es por esa razón, que la asistencia
administrativa de la ferretería debe responder de manera más
efectiva cumpliendo con sus objetivos en el menor tiempo posible de
entrega. Es decir se establece un circuito informativo permanente
entre la Gerencia, la Administración y el departamento de
Comercialización y Mercadeo, en este mismo contexto, se pudo
visualizar y describir en el diario de actividades como se ejecutaban
los procedimientos de trabajo, el tipo de procedimiento o sea, la
secuencia en la ejecución de las actividades, su duración, los
profesionales encargados de realizarlas y los inconvenientes que
más frecuentes que se presentan como desorden en las actividades,
demoras, duplicidad de las funciones, entre otras.

20

CONCLUSIONES
 Las dependencias que se detectaron y que interactúan con el
departamento administrativo son en el departamento de gerencia,
quien suple a éste con información e instrucciones (entradas), y el
departamento de servicios y comercialización, quien exige de éste
información, datos e índices (salidas) para ellos planificar, coordinar
y ejecutar sus planes de acción, que luego repercutirán en el
departamento de productos. Se ordenaron y clasificaron las carpetas
digitales que contienen los documentos de la administración. La
carpeta global que almacena la información de este departamento
recibe el nombre según su código con respecto a otras carpetas de
documentos de la ferretería.

21
RECOMENDACIONES

 Implementar los procedimientos propuestos.

 Difundir los resultados de esta investigación a todo el equipo.
 El manual de procedimientos debe estar disponible, de tal
forma que pueda ser consultado en cualquier momento por el
personal encargado de la administración.
 Pueden realizarse campañas para que los empleados de la
asistencia administrativa y demás miembros involucrados de
la organización se familiaricen con el manual y valoren el
contenido del mismo.
 Utilizar el manual en la capacitación del personal de nuevo
ingreso en la unidad administrativa.
 Mantener siempre actualizado según los cambios que vayan
surgiendo en la unidad administrativa.
 Los responsables del manual de procedimientos deben vigilar
el fiel cumplimiento del mismo. Realizar seguimiento constante
a la utilización de los instrumentos para recabar toda la
información carente en el manual, como tiempos de ejecución
de actividades, etc.
 Es recomendable que los futuros manuales que se elaboren en
la asistencia administrativa y demás departamentos de la
organización se hagan bajo el sistema de gestión de la calidad
planteados en las normas ISO 9000.