Servicio de Control Simultáneo

Unidad 2
Modalidades del Control Simultáneo
 Índice

Competencia……………………………………………………………………………………... 3
Capacidades……………………………………………………………………………………… 3
Organización del curso…………………………………………………………………………. 4
Contenidos……………………………………………………………………………………….. 5
¿Qué conocemos?.............................................................................................................. 6

2.1 Acción Simultánea.…………………………………………………………….……….…. 7

2.2 Orientación de Oficio……………………………………………………………………. 10
2.3 Visita de Control………………………………………………………………………….. 11

2
Competencia:

Al finalizar el curso virtual, logrará la siguiente competencia:

Distingue el ejercicio del servicio de control simultáneo,

valorando el marco normativo vigente.

Capacidad:

Al término de la unidad de aprendizaje debe lograr la siguiente capacidad:

Describe las modalidades del control simultáneo, detallando sus

etapas y características.

3
Organización del curso:

El curso virtual Servicio de Control Simultáneo está organizado en cuatro unidades de

aprendizaje.

Servicio de
Control
Simultáneo

Unidad 3
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 4
Seguimiento y
Generalidades del Modalidades del evaluación de las Casos de
Control Simultáneo Control Simultáneo acciones dispuestas por Aplicación
el titular de la entidad

En esta guía se desarrollará la Segunda Unidad de Aprendizaje: Modalidades del Control

Simultáneo

4
Contenidos

Los contenidos que se desarrollarán en esta unidad son:

Contenido conceptual Contenido procedimental

2.1. Acción Simultánea  Identifica las características de la

2.2. Orientación de Oficio visita de control.
2.3. Visita de Control

Contenido actitudinal

 Reconoce la importancia de recopilar información proporcionada por otros medios

distintos a los proporcionados por la entidad.

5
 ¿Qué conocemos?

Antes de iniciar, le planteamos las siguientes preguntas:

………………………………………………………

¿Cuáles son las modalidades ………………………………………………………

de control simultáneo?
………………………………………………………

………………………………………………………

………………………………………………………

………………………………………………………

………………………………………………………

¿En que es consiste la acción ………………………………………………………

simultánea?
………………………………………………………

………………………………………………………

………………………………………………………

6
 Unidad N°2
Modalidades del Control Simultáneo

2.1. Acción Simultánea

Definición
Es una modalidad del servicio de control simultáneo que sirve para evaluar
una o más actividades de un proceso en curso, durante la gestión de la
entidad, en cualquier momento en el que se desarrolla, y que puede
corresponder a un sistema administrativo1 o un sistema funcional2, ; con el
objeto de alertar oportunamente al Titular de la entidad sujeta a control
gubernamental sobre la existencia de hechos que ponen en riesgo el
resultado o el logro de los objetivos del proceso, buscando promover la
adopción de medidas preventivas que contribuyan a mitigar o superar el
riesgo identificado. (Numeral 5.3, 5.Disposiciones Generales. Directiva N°
006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”).
En el ejercicio de la acción simultánea, se efectúa tanto la verificación
documental, es decir la revisión de los documentos vinculados a la
actividad o actividades objeto de evaluación, como la verificación física de
la actividad o actividades en el momento en que se desarrollan, a fin de
determinar si estas se están realizando conforme a la normativa aplicable,
las disposiciones internas y las estipulaciones contractuales que se hayan
establecido.
Sin perjuicio de lo anterior y, con la finalidad de tener un mayor
conocimiento y realizar un análisis integral de las actividades que se
evalúan, el equipo de trabajo puede realizar la revisión de actividades
previamente ejecutadas a las que son objeto de evaluación.
Como ejemplo de los procesos cuya actividades se pueden evaluar
mediante la aplicación este servicio de control, podemos citar la
transferencia de gestión, los procesos de selección, ejecución contractual de
bienes, servicios, obras, asociaciones público privadas, provisión del
servicio alimentario por gestión de productos en el caso del Programa Social
Qali Warma, entre otros; siempre y cuando, la actividad materia de
evaluación se encuentre en curso.

1
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, Artículo 46°]
2
Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas públicas que requieren la
participación de todas o varias entidades del Estado. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 45°].

7
 Gráfico N° 1
Servicio de control simultáneo

ACTIVIDADES POR
ACTIVIDADES ACTIVIDADES EN EJECUTAR
EJECUTADAS EJECUCIÓN

PRODUCTO
FINAL

Pueden ser materia

de revisión para un ACCIÓN SIMULTÁNEA
conocimiento
integral de la
actividad materia de
control
Comunicación de
hechos que ponen
Adopción de Mitigar /
en riesgo los
medidas superar
objetivos del
preventivas riesgos
proceso

Características
El servicio de acción simultánea se caracteriza por los siguientes aspectos:
Su ejercicio comprende tres etapas: planificación, ejecución y elaboración
de informe.
I. Su desarrollo debe ser en un plazo no mayor de 20 días hábiles; sin
embargo, de manera excepcional y por la naturaleza de la actividad
o actividades materia de control, el responsable de la unidad
orgánica de la Contraloría o del Órgano de Control Institucional,
según corresponda, que tiene a su cargo la ejecución del servicio de
control, puede autorizar un plazo mayor, el cual debe determinarse
durante la etapa de planificación.
II. Durante la etapa de ejecución, el responsable de la unidad orgánica
de la Contraloría o del Órgano de Control Institucional debe
comunicar de manera inmediata al Titular de la entidad, los hechos y
riesgos que, por su naturaleza y trascendencia, requieran la adopción
inmediata de medidas preventivas por parte del titular; sin perjuicio,
de que sean desarrollados en el informe de acción simultánea.
Excepcionalmente, esta comunicación puede ser realizada por el jefe
de equipo a cargo de la acción simultánea, cuando se presenten
situaciones que limiten o impidan que el responsable de la unidad
orgánica de la Contraloría o del Órgano de Control Institucional
realicen oportunamente esta comunicación.

8
III. La acción simultánea culmina con la emisión de un ‘Informe de
Acción Simultánea’.
IV. El Órgano de Control Institucional de la entidad o el designado por la
Contraloría, es responsable de efectuar el seguimiento de los riesgos
comunicados.
V. (Literales a)Planificación, b) Ejecución y c) Elaboración del informe –
cuarto párrafo del numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Acción simultánea.
Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control
simultáneo”)

Cierre de la acción simultánea

El servicio de acción simultánea culmina con la emisión del “Informe de
acción simultánea”; este documento contiene los riesgos identificados en la
actividad o actividades del proceso en curso que ha sido objeto de
evaluación.
A través de este informe que es remitido al Titular de la entidad se
comunican los riesgos identificados, a fin que adopte las medidas
correspondientes que contribuyan a mitigarlos o superarlos asegurando el
cumplimiento de los objetivos del proceso y su producto final.

El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando la

estructura establecida por la Contraloría cuyo objetivo es estandarizar el
desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control facilitando
su registro en el sistema informático, correspondiente.

Es preciso señalar que los hechos identificados que son descritos en el

informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma:

 Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

 La descripción clara y objetiva del hecho identificado;
 El criterio inobservado; y,
 El riesgo identificado.

(Literal c) Elaboración del informe, Numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Acción

simultánea. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control
simultáneo”)

Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad

El Órgano de Control Institucional de la entidad que ejecutó la acción

simultánea o el Órgano de Control Institucional designado por la
Contraloría, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluación de las

9
 acciones realizadas por la entidad, para superar o mitigar los riesgos
identificados que fueron comunicados en el informe de acción simultánea.

(Numeral 7. Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la

entidad. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control
simultáneo”)

2.2. Orientación de Oficio

Definición
Es una modalidad del control simultáneo que ejercen las unidades orgánicas
del Contraloría o el Órgano de Control Institucional cuando toma
conocimiento de la presencia de situaciones que pueden conllevar a la
gestión a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos en el desarrollo
de una o más actividades de un proceso en curso.
(Numeral 6.3 Orientación de Oficio, 6. Disposiciones Específicas. Directiva
N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)
Para dicho fin, además de la información proporcionada por la entidad, se
puede recopilar y analizar información de diversas fuentes como medios de
comunicación, aplicativos informáticos web de acceso libre, internet, entre
otros, cuyo análisis se realiza estrictamente en gabinete.
La orientación de oficio se realiza mediante comunicación escrita, sea oficio
u otro documento y, es dirigido al Titular de la Entidad o a quien haga sus
veces en la entidad, haciendo de su conocimiento de manera clara y
concisa las situaciones identificadas y sus posibles riesgos.

Gráfico N° 2
Esquema del servicio de Orientación de oficio

Recopilación Análisis Comunicación

10
Características
El servicio de orientación de oficio, se caracteriza por los siguientes aspectos:
i) No tiene un plazo establecido para su ejecución; sin embargo al igual
que los otros servicios de control simultáneo, se caracteriza por ser
oportuno y expeditivo.
ii) La comunicación escrita que contiene las situaciones identificadas y sus
posibles riesgos, debe ser redactada de manera clara y objetiva,
respetando la estructura establecida por la Contraloría, cuyo objetivo es
estandarizar el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de
control facilitando su registro en el sistema informático, correspondiente.
Por ello cada situación identificada debe tener una sumilla, la
descripción clara y objetiva del hecho, el criterio inobservado y el riesgo
identificado.

2.3. Visita de Control

Definición
La visita de control es una modalidad del control simultáneo que está
orientada a presenciar y constatar actos o hechos en curso relacionados a la
entrega de bienes y servicios a los ciudadanos a cargo de las entidades, en
el ejercicio de sus competencias funcionales; así como, constatar el estado
y el mantenimiento de la infraestructura pública.
(Numeral 6.4.1 Definición, 6.4 Visita de control. Directiva N° 006-2014-
CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

En el ejercicio de la visita de control, prima la verificación física de los actos

o hechos en el momento en que se desarrollan, a fin de determinar si estos
se realizan conforme a la normativa aplicable, las disposiciones internas y
las estipulaciones contractuales que se hayan establecido.
Este servicio de control se puede efectuar por ejemplo, durante la entrega de
textos escolares en los centros educativos; durante la entrega de donaciones,
para atender las necesidades de ciudadanos afectados por desastres
naturales; durante la prestación de servicios en los centros de salud; así
como para constatar el estado y mantenimiento de la infraestructura
educativa, pistas, parques y jardines, entre otros.

11
 Gráfico N° 3
Esquema del servicio de visita de control

Entrega de bienes C
I
U
Entrega de servicios D
A
D
Estado y A
mantenimiento de N
infraestructura O
pública S

Características
El servicio de visita de control se caracteriza por los siguientes aspectos:
i) Su ejercicio comprende tres etapas: planificación, ejecución y
elaboración de informe.
ii) Su desarrollo debe ser en un plazo máximo de 7 días hábiles.
iii) En el ejercicio de la visita de control se aplican principalmente técnicas
de verificación física como la inspección, indagación y observación,
cuyos resultados son registrados en actas según el modelo establecido en
la Directiva.
iv) El servicio de visita de control culmina con la emisión de un ‘Informe de
Visita de Control’.
v) El Órgano de Control Institucional de la entidad o el designado por la
Contraloría, es responsable de efectuar el seguimiento de los riesgos
comunicados.
(Numeral 6.4.2 Etapas, 6.4 Visita de Control. Directiva N° 006-2014-
CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

Cierre de la visita de control

El servicio de visita de control culmina con la emisión del “Informe de visita de
control”; este documento contiene los hechos y los riesgos identificados en los
actos o hechos presenciados.

Este informe se remite al Titular de la entidad se comunican los riesgos

identificados, a fin que adopte las medidas correspondientes que contribuyan a
mitigarlos o superarlos.

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El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando la
estructura establecida por la Contraloría cuyo objetivo es estandarizar el
desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control facilitando su
registro en el sistema informático, correspondiente.

Es preciso señalar que los hechos identificados que son descritos en el informe
son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma:

i) Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

ii) El hecho identificado, con una descripción clara y objetiva;
iii) El criterio inobservado; y,
iv) El riesgo identificado.

Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad

El Órgano de Control Institucional de la entidad que ejecutó la visita de control

o el Órgano de Control Institucional designado por la Contraloría, cuando la
entidad en la que se interviene no cuenta con dicho órgano, es el responsable
de realizar el seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad
para superar o mitigar los riesgos identificados que fueron comunicados en el
informe de visita de control.

(Numeral 7. Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad.

Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

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