ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LA ACTIVIDAD EN PEQUEÑOS

NEGOCIOS O MICROEMPRESAS

1- Variables que intervienen en la optimización de recursos.

1.1 -. LA AUTOMATIZACIÓN Y/O LA EXTERNALIZACIÓN DE PROCESOS

Elección de proveedor de servicios: Los principales criterios para la elección de un

proveedor de servicios de externalización son:

 Conocimiento de las funciones de gestión objeto de la extenalización.

 Alcance y flexibilidad de los servicios : Encontrar proveedores que ofrezcan servicios
integrales , o también varios que realicen cada uno un servicio, gestión, fiscalidad, laboral,
etc...
 Capacidad de automatización de procesos: la capacidad de automatización que proporcionen
las herramientas de gestión de nuestro proveedor nos darán la garantía de la reducción de
errores humanos.
 Capacidad de personalización de procesos: hay algunos que sólo tienen soluciones
estándares, lo mejor es buscar al que pueda adaptarse a nuestras características personales.
 Capacidad de integración con los sistemas corporativos de información.
 Mantenimiento del control de la información : acceso a la información, que nos
proporcionen las herramientas para acceder a la información necesaria lo más rápida y
fácilmente posible.
 Estándares internos de calidad.
 Tecnología de las aplicaciones en que basan su gestión: buscaremos un proveedor cuyas
aplicaciones de gestión sean no sean rígidas para poder realizar modificaciones en caso de
necesitarlo para que no se conviertan en complejas,caras o imposibles de realizar.
 Anticipación y rapidez de repuesta a múltiples problemáticas.
 Formación y asistencia de los usuarios.
 Capacidad de crecimiento en volumen y en servicios.
 Solidez contractual. Precio de la propuesta.
 Afinidad cultural con el proveedor.
 Posibilidad de reversibilidad del proceso de externalización.
 Plan de transición
 Plan de reversión : rápido y eficaz.

1.2 -. LOS PERFILES PROFESIONALES ASIGNACIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

 Análisis de puestos de trabajo. Técnicas

Consiste en un estudio sistemático y detallado del puesto de trabajo mediante el que se identifican y
examinan los elementos y tareas que lo conformas, así como las características y los requisitos que
ha de cumplir la persona a la que se le asigne. Debe dar respuesta a las siguientes cuestiones.
 ¿Qué se hace en el puesto?
 ¿Por qué se hace?
 ¿Cómo se hace?
 ¿Con qué exigencias o especificaciones?
 ¿En qué condiciones?
 Las fases del análisis del puesto de trabajo son:

 Formulación de objetivos
 Selección y entrenamiento de los analistas
 Información sobre el programa
 Recogida de datos
 Análisis de los datos
 Informe final

 Métodos de obtención de la información

 Entrevista personal
 Entrevista grupal
 Reunión de expertos
 Observación
 Cuestionarios
 Diarios laborales
 Entrevista de incidentes críticos.

 Métodos de análisis del trabajo

 Procedimientos convencionales: respondiendo a una serie de preguntas:
 Qué se hace?
 Por qué se hace?
 Cómo se hace?
 Dónde se lleva a cabo?
 En qué condiciones se realiza?
 Qué responsabilidades implica?

 Procedimientos estructurados : buscan obtener una serie de datos sobre el trabajo con el
fin de compararlos entre sí (pasando filtros). Los datos pueden ser cuantitativos,
cualitativos, subjetivos o a través de cuestionarios.

 Análisis de tarea
Serie de procedimientos analíticos que buscan describir el trabajo que realizan las personas en
términos de las tareas que realizan.

 Descripción del puesto de trabajo

 Planificación de plantillas : es el proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas

haca el interior de la organización, dentro de ésta y hacia fuera. El propósito es utilizar estos
recursos con tanta eficacia como sea posible , dónde y cuándo se necesiten, a fin de alcanzar
las metas de la organización.

 Objetivos de la planificación de RR.HH.: puede ser a corto , medio o largo plazo. Estos
deben estar relacionados, deben superponerse : el medio plazo se modificará en función del
cumplimiento del corto plazo y el largo plazo será consecuencia de la evolución del plan a
medio plazo.

1.3 -. ELABORACIÓN DE LA FICHA TÉCNICA DE LOS PRODUCTOS.

Una ficha técnica es un documento que contiene parámetros ordenados que las empresas
deben seguir para lograr objetivos concretos. Es un documento mediante el cual las áreas de
producción se guiarán para conseguir cumplir con todas las especificaciones técnicas y lograr el
desarrollo de un buen producto. Hay diferentes modelos:

 Ficha técnica de construcción, medidas y acabados

 Ficha técnica de diseño
 Ficha técnica de etiquetado, envasado , empaquetado y embalaje
 Ficha técnica de manipulación y montaje.
 Ficha técnica de información a clientes y proveedores.

Como características :

 Debe ser sencilla en su interpretación

 Tener un formato estándar.
 Contener un lenguaje estándar.

1.4 -. TÉCNICAS DE BUENAS PRÁCTICAS

Se trata de compromisos voluntarios a los que las empresas se adhieren porque representan
un factor diferencial competitivo, ya que asumen cumplir con una serie de normas y códigos que
garantizan a clientes, consumidores, usuarios y proveedores una forma ética de gestionar,
comercializar y negociar. Este compromiso se recoge en los llamados Códigos de Buenas Prácticas
Sectoriales, respaldados por entes y organismos que representan a las diferentes partes interesadas,
normalmente, fabricantes, organismos públicos y asociaciones de consumidores y usuarios.

1.5 -. EVALUACIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS

El control se puede definir bajo dos perspectivas:

 Limitada: el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados

conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en
el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos
cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
 Amplia: el control es concebido como una actividad no solo a nivel directivo, sino de todos
los niveles y miembros de la entidad , orientando a la organización hacia el cumplimiento de
los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos.

 Elementos de concepto
 Relación con lo planteado.
 Medición
 Detectar desviaciones
 Establecer medidas correctivas

 Requisitos de un buen control

 Corrección de fallas y errores
 Previsión de fallas o errores futuros
 Importancia del control: el control se emplea para
 Crear mejor calidad
 Enfrentar el cambio
 Producir ciclos más rápidos
 Agregar valor
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

 Bases del control

 El control se basa en la consecución de las siguientes actividades
 Planear y organizar
 Hacer
 Evaluar
 Mejorar

 Elementos del control

 Establecimientos de estándares. Es la primera etapa del control que establece los
criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve
de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Hay cuatro tipos:
 De cantidad
 De calidad
 De tiempo
 De costos
 Evaluación del desempeño . Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
 Comparación del desempeño con el estándar establecido: compara el desempeño con lo que
fue establecido como estándar , para verificar si hay desvío o variación , esto es , algún error
o falla con relación al desempeño esperado.
 Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

 Áreas del control

 Áreas de producción : es aquella donde se fabrican los productos. Los principales
controles en este área son:
 Control de producción
 Control de calidad
 Control de costos
 Control de los tiempos de producción
 Control de inventarios
 Control de operaciones productivas
 Control de desperdicios
 Control de mantenimiento y conservación

 Área comercial : se encarga de vender o comercializar los productos o servicios

producidos.
 Control de ventas: por volumen total de las mismas, por tipos de artículos vendidos,
por volumen de ventas estacionales, por precio de artículos vendidos, por clientes,
por territorios, por vendedores, por beneficios producidos o por cosos de los diversos
tipos de ventas.
 Control de publicidad y promoción:
 Control de costos
  Área financiera : se encarga de los recursos financieros , como el capital, la facturación, los
pagos, el flujo de caja,.. Los principales controles son:
 Control presupuestario
 Control de costos.

 Área de Recursos Humanos: administra al personal, y los diferentes controles son:

 Controles de asistencia y retrasos
 Control de vacaciones
 Control de salarios.

 Pasos del proceso de control

 Establecer normas y métodos para medir el rendimiento
 Medir los resultados
 Tomar medidas correctivas
 Retroalimentación

 Reglas del proceso de control

 Hay que distinguir los siguientes pasos o etapas:
 establecimiento de los medios de control
 operaciones de recolección de datos
 interpretación y valoración de los resultados
 utilización de los mismos resultados.

 Técnicas para el control

 Hay muchas:
 Contabilidad, auditoría , presupuestos, reportes e informes, formas, archivos,
computarizados, mecanizados, gráficas y diagramas, proceso, procedimientos,
estudio de métodos, métodos cuantitativos, redes, modelos matemáticos,
investigación de operaciones , estadística....

 Fallas en el proceso de control

 El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios
que le fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como:
 cacería de brujas : buscar culpables en vez de causas
 esparcimiento de la responsabilidad
 obsesión en el control
 nostalgia

 Condiciones que influyen el el control de gestión

 El entorno, una buena adaptación del entorno facilita el desarrollo de la empresa.
 Los objetivos de la empresa
 La estructura de la organización
 El tamaño de la empresa
 La cultura de la empresa

 Fines del control de gestión

 Informar, coordinar, evaluar y motivar.

2-. Los indicadores cuantitativos de control , a través del Cuadro Mando Integral
Tres características principales:

 La naturaleza de las informaciones recogidas en él

 La rapidez de ascenso de la información entre los distintos niveles de responsabilidad
 La selección de los indicadores necesarios para la toma de decisiones , sobre todo en el
menor número posible.

Lo importante es establecer un sistema de señales en forma de Cuadro de mando que nos indique la
variación de las magnitudes verdaderamente importantes que debemos vigilar para someter a
control la gestión .

2.1 -. IDENTIFICACIÓN DE LAS VARIABLES CLAVE

Factores de éxito constituyen el punto inicial estratégico de un buen sistema de control:

 Eficacia
 Efectividad
 Resultado/ relevancia
 Productividad
 Disponibilidad de recursos.

2.2 -. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS INICIALES

 Han de ser un medio informativo destacable

 Deben ser una herramienta de diagnóstico, especificar lo que no funciona en la empresa:
 se han de poner en marcha aquellos parámetros que no funcionan como estaba previsto
 deberían seleccionar tanto la cantidad como la calidad de la información que suministran
en función de la repercusión sobre los resultados que vaya a obtener.
 Han de ser eficaces
 Deben promover el diálogo entre todos
 Han de ser útiles a la hora de asignar responsabilidades.
 Han de ser motivo de cambio y de formación
 Deben facilitar la toma de decisiones

2.3 -. EVALUACIÓN A POSTERIORI DE LA CAPACIDAD COMPETITIVA DE LA

EMPRESA.

 Debe haber una relación mútua entre el Cuadro de mando y el perfil de la persona a la que
va destinado.
 Y ayudar a la solución de problemas mediante acciones rápidas.
 Así como utilizar informaciones sencillas y poco voluminosas.

2.4 -. ANÁLISIS DE INCIDENCIAS, DEFICIENCIAS Y DESVIACIONES

Aspectos a tener en cuenta en la elaboración de un cuadro de mandos:

 han de presentar solo aquella información que resulte ser imprescindible, de forma sencilla y
resumida.
  Estructura piramidal
 destacar lo verdaderamente relevante.
 Importancia de gráficos, talas, cuadros de datos....
 uniformidad en la elaboración.

3-. Otros indicadores internos

Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de
producción se lleve a cabo con eficiencia y eficacia.

3.1 -. PRODUCTIVIDAD

Es sinónimo de rendimiento. Decimos que algo o alguien es productivo con una cantidad de
recursos en un periodo de tiempo dado se obtiene el máximo de producción.
Es la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados.

3.2-. CALIDAD DE PRODUCTO Y DE SERVICIO

La calidad se refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren

capacidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas.

La calidad significa aportar valor al cliente, ofrecer unas condiciones de uso del producto o
servicio superiores a lasque el cliente espera recibir y a un precio accesible.

Para conseguir una buena calidad en el producto hay que tener en cuenta tres aspectos
importantes:
 Dimensión técnica
 Dimensión humana
 Dimensión económica

Parámetros de la calidad:
 Calidad de diseño
 Calidad de conformidad
 Calidad de uso
 El cliente es el nuevo objetivo.

Los objetivos de la normalización de la calidad son:

 Reducir y unificar los productos, procesos y datos
 Mejorar los aspectos de seguridad
 Proteger los intereses de los consumidores y generales de la sociedad
 Abaratar costos generales

3.3 -. LIDERAZGO

Algunos de los atributos esenciales para un liderazgo efectivo son:

 Comportamiento ético
 Pensar estratégicamente
 Sustentar los objetivos del grupo
 Comunicación efectiva
  Toma de decisiones
 Presentar una imagen positiva

Las diferentes fases de las funciones de dirección son:

 Planificación
 organización
 Ejecución
 Coordinación y liderazgo
 Control y valoración.

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