Lineamientos Operativos

LINEAMIENTOS OPERATIVOS PARA LA PLANEACIÓN, APROBACIÓN,
EJECUCIÓN, LEGALIZACIÓN Y VALIDACIÓN DE ACOMPAÑAMIENTOS

FORMATIVOS A ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS FOCALIZADOS POR EL
PROGRAMA TODOS A APRENDER 2.0
Bogotá D.C., octubre de 2017
Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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EQUIPO DE TRABAJO DEL PROGRAMA TODOS A APRENDER:
SANTIAGO VARELA LONDOÑO

Gerente
RODRIGO IVÁN SEPÚLVEDA LÓPEZ DE MESA

Componente Territorial
NATALIA BARBOSA RODRÍGUEZ

RUTH MIRYAM WAGNER AGUILAR
Componente Operativo
MARIA JOSÉ OTÁLORA LOZANO

Componente Pedagógico
MANUEL ALBERTO RIVERA DÍAZ

Componente Estratégico
LILIANA MARGARITA PUELLO LÓPEZ

Coordinación Regional Zona 1
TATIANA MARÍA GUTIERREZ CASTILLO

NOHORA LILIANA RONCANCIO BARÓN

CAROLINA AMAYA DÍAZ

FREDDY PEÑUELA PINTO

Lineamientos Operativos del Programa Todos a Aprender 2.0
Bogotá D.C., octubre de 2017

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LINEAMIENTOS OPERATIVOS PARA LA PLANEACIÓN, APROBACIÓN, EJECUCIÓN,
LEGALIZACIÓN Y VALIDACIÓN DE ACOMPAÑAMIENTOS FORMATIVOS A
ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS FOCALIZADOS POR EL PROGRAMA TODOS A
APRENDER 2.0
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento establece los lineamientos operativos para desarrollar los procesos
de planeación, aprobación, ejecución, legalización y validación de acompañamientos en
formación situada a docentes, los cuales se realizan en el Sistema de Información del
Programa Todos a Aprender 2.0 - SIPTA.
Los lineamientos operativos se estructuran en cuatro (4) secciones. En la primera, se

presenta el objetivo de los lineamientos operativos. Segundo, se define un glosario de
conceptos que aplican a los lineamientos en mención. Tercero, se presentan los
procedimientos para la creación y asignación de tutores a establecimientos y sedes
educativas, así como para las novedades que se presentan en torno a estos procesos. En
esta misma sección se presentan lineamientos operativos para la planeación, aprobación,
legalización y validación de agendas de acompañamiento a docentes; y finalmente, para el
reembolso de los costos de transporte y pernoctación de las agendas, así como del costo
de los materiales educativos utilizados durante el desarrollo de las agendas. En la última
sección, numeral cinco, se incluyen notas aclaratorias sobre los lineamientos en mención.
Los lineamientos operativos que se presentan a continuación incluyen indicaciones para

tutores, formadores, coordinadores regionales y Mesa de Ayuda del Programa Todos a
Aprender 2.0, y son de obligatorio cumplimiento para cada uno de estos actores. Por
esta razón, se solicita de manera respetuosa a estos cuatro (4) actores del Programa, la
lectura y estudio de estos lineamientos operativos, con el fin de que se cuente con el
conocimiento suficiente para lograr su total y oportuno cumplimiento.
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2. OBJETIVO
Establecer los lineamientos operativos que los diferentes actores del Programa Todos a
Aprender 2.0 deben implementar durante los procesos de planeación, aprobación,
ejecución, legalización y validación de agendas de acompañamiento, con el fin de contar
con los requerimientos administrativos necesarios para realizar el reembolso de los gastos
de desplazamiento, alojamiento, manutención y materiales a los tutores vinculados al
Programa.
3. GLOSARIO
3.1 Acompañamiento: formación pedagógica realizada por parte de los tutores a los
docentes en cada establecimiento o sede educativa, la cual puede realizarse de manera
presencial o virtual, con el objetivo de fortalecer las prácticas de aula de los docentes,
y mejorar el aprendizaje de los estudiantes.
3.2 Actividades del proceso de acompañamiento: corresponde a las etapas en las

cuales se desarrolla el acompañamiento del tutor al establecimiento o sede educativa,
las cuales cuentan con un responsable directo en SIPTA. Estas etapas son:
 Actividad 1. Planeación del acompañamiento: agenda en proceso de

planeación por parte del tutor.
 Actividad 2. Planeación en aprobación: agenda planeada por el tutor en revisión
y aprobación por el formador.
 Actividad 3. Legalización tutor: agenda aprobada por el formador, en proceso
de cargue de soportes pedagógicos y administrativos por el tutor en SIPTA.
 Actividad 4. Legalización por aprobación: agenda legalizada por el tutor,
pendiente de validación pedagógica por parte del formador.
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 Actividad 5. Legalización por validación: agenda con aprobación pedagógica
del formador, pendiente de revisión de los soportes administrativos y valores a
reembolsar por parte de la mesa de ayuda.
 Actividad 6. Reporte para reembolso: agenda aprobada por el validador, en
proceso de inclusión en la planilla enviada a la Fiduciaria para la realización de
reembolso de costos a tutores.
 Actividad 7 Reembolso: agenda reembolsada al tutor.
3.3 Agenda: herramienta de SIPTA para la programación, aprobación, ejecución,

legalización y validación de los acompañamientos realizados por parte de los tutores,
en los establecimientos o sedes educativas asignadas a ellos.
3.3.1 Agendas Presenciales: actividad de acompañamiento presencial en el

establecimiento educativo de acuerdo con los componentes de la Ruta del Programa.
3.3.2 Agendas Virtuales: actividad de acompañamiento a docentes y/o directivos

docentes del establecimiento educativo haciendo uso de medios de comunicación
virtual.
3.4 Asignación: mecanismo por medio del cual se asigna uno o más establecimientos y
sedes educativas a cada tutor, así como uno o más tutores a un formador, con el fin
de que se implemente la Ruta de Formación y Acompañamiento del Programa.
3.5 Coordinador regional: profesional responsable de la coordinación y seguimiento

operativo del Programa Todos a Aprender 2.0 en una zona del país.
3.6 Comité de lineamientos para la planeación y legalización de visitas: grupo de

profesionales encargado de definir los lineamientos operativos de los
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acompañamientos y tomar decisiones sobre su ejecución en campo. Este comité está
integrado por la Gerencia, Coordinación Territorial y Coordinación Operativa del
Programa.
3.7 Docente acompañado: docente perteneciente a cualquiera de las sedes educativas

focalizadas por el Programa Todos a Aprender 2.0.
3.8 Ejercicio de moda: costo aprobado por el Programa para el desplazamiento del tutor
entre su lugar de residencia y cualquiera de las sedes educativas focalizadas por el
Programa y asignadas a este.
3.9 Entidad Territorial Certificada (ETC): entidades que tienen la competencia de

administrar el servicio educativo en su jurisdicción, garantizando su adecuada
prestación en condiciones de cobertura, calidad y eficiencia.
3.10 Establecimientos educativos oficiales: instituciones educativas a cargo de las

Secretarías de Educación certificadas, cuyo fin es prestar el servicio público educativo
en los términos fijados por la Ley 115 de 1994.
3.11 Establecimiento educativo focalizado: establecimiento educativo en el que al

menos una de sus sedes ha sido seleccionada para implementar el Programa Todos
a Aprender 2.0.
3.12 Establecimiento educativo desfocalizado: establecimiento educativo que estuvo

focalizado por el Programa Todos a Aprender 2.0, y que ya no se beneficia de las
acciones del Programa.
3.13 Establecimiento educativo no focalizado: establecimiento educativo que no es

objeto de atención por parte del Programa Todos a Aprender 2.0.

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3.14 Establecimiento educativo de origen: establecimiento educativo en el cual el
docente que está en comisión como tutor se encuentra contratado.
3.15 Estado de tutores/formadores: clasificación del estado de los tutores o formadores

en SIPTA en tres (3) categorías:
 Usuario activo: corresponde al usuario que se encuentra vinculado al Programa

Todos a Aprender 2.0 y que cumple con los siguientes requisitos:
 Para el tutor: i) cuenta con comisión de servicio y/o acto administrativo
de nombramiento y/o acto de posesión, ii) tiene reemplazo de docente
en el establecimiento educativo de origen (si aplica), iii) no presenta
novedades de retiro definitivo y iv) está registrado con los soportes
validados en el sistema.
 Para el formador: i) asignado a un grupo de tutores por parte del
Coordinador regional, ii) asignado a una Entidad Territorial Certificada.
 Usuario inactivo: corresponde al usuario que se encuentra en retiro definitivo
del Programa. Para realizar la inactivación se requiere que el usuario se
encuentre al día con el proceso legalización de las agendas descritas en los
numerales 3.2 y 3.3. Este estado no le permitirá al usuario el ingreso a SIPTA.
 Usuario inactivo temporal: corresponde al usuario que se encuentra en retiro.
temporal del Programa. La inactivación temporal del usuario no le permitirá
crear agendas en SIPTA, pero si legalizarlas en los tiempos definidos.
3.16 Estado del acompañamiento: corresponde al estado en el que se encuentra la

agenda en SIPTA:
 Estado pendiente: agenda que se encuentra en cualquiera de las actividades

listadas del uno (1) al cinco (5) del proceso de acompañamiento.
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 Estado terminado: agenda que se encuentra la actividad siete (7) del proceso
de acompañamiento.
 Estado anulado: agenda que no logró superar cualquiera de las actividades del
proceso de acompañamiento, y no genera gastos de reembolso.
 Estado bloqueado: agenda que se encuentra suspendida para revisión del
Programa Todos a Aprender 2.0.
3.17 Fiduciaria: entidad aprobada y vigilada por la Superintendencia Bancaria encargada

de realizar los giros bancarios correspondientes al reembolso de agendas aprobadas
por el Programa Todos a Aprender 2.0.
3.18 Formador: encargado de la formación y seguimiento a los tutores en una o varias

entidades territoriales certificadas que le han sido asignadas.
3.19 Gerencia del Programa: instancia de la alta dirección del Ministerio de Educación
Nacional, encargada de dirigir el Programa Todos a Aprender 2.0, en todos sus
componentes.
3.20 Mesa de ayuda de SIPTA: instancia de apoyo operativo al Programa Todos a

Aprender 2.0, encargada de la validación de agendas de los tutores, atención de
peticiones, quejas y reclamos de tutores y formadores relacionados con la validación
de agendas, y el trámite de novedades. La disponibilidad de la mesa de ayuda de
SIPTA es de lunes a viernes, en días hábiles, en el horario de 7:00 am a 5:00 pm.
3.21 Novedades: modificaciones que se pueden presentar durante la operación, en

relación con la información de los tutores, formadores, establecimientos o sedes
educativas.

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3.22 Programa Todos a Aprender 2.0: segunda versión del Programa Todos a Aprender
que se implementó a partir del año 2015, que incorporan las recomendaciones de la
evaluación de impacto realizada en el año 2014.
3.23 Reasignación: cambio en la asignación de entidades territoriales a coordinadores

regionales y formadores, y de establecimientos y/o sedes educativas a tutores.
3.24 Recorrido: costo por concepto de servicio de transporte para ir de un punto A a un

punto B, en el marco de un trayecto de un acompañamiento del tutor a una sede
educativa.
3.25 Ruta de Formación y Acompañamiento: instrumento de planificación que contiene

los lineamientos operativos y pedagógicos del Programa Todos a Aprender 2.0, sobre
el cual se implementa la formación docente durante cada año lectivo.
3.26 Sede focalizada: sede educativa perteneciente a un establecimiento educativo
focalizado por el Programa Todos a Aprender 2.0, la cual es objeto de
acompañamiento.
3.27 Sede desfocalizada: sede educativa focalizada previamente por el Programa Todos
a Aprender 2.0, la cual no es objeto de acompañamiento.
3.28 Sede no focalizada: sede educativa que no es objeto de acompañamiento por parte
del Programa Todos a Aprender 2.0.
3.29 Sistema de Información del Programa Todos a Aprender 2.0 (SIPTA): plataforma
tecnológica que permite el registro de la planeación, aprobación, legalización,
validación y reembolso de los acompañamientos previstos por el Programa.

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3.30 Trayecto: desplazamiento que realiza el tutor entre su lugar de residencia a una sede
o viceversa, o entre una sede y otra, con el fin de ejecutar su acompañamiento. El
trayecto puede estar compuesto por uno o varios recorridos.
3.31 Tutor: docente encargado de realizar los acompañamientos en los establecimientos

y sedes educativas focalizadas y asignadas de acuerdo con los componentes de la
Ruta de Formación y Acompañamiento, con el fin de fortalecer las prácticas de aula
de los docentes, y mejorar el aprendizaje de los estudiantes.
3.32 Validador: personal de la mesa de ayuda encargado de realizar la validación

administrativa de las agendas legalizadas por los tutores y aprobadas por los
formadores del Programa Todos a Aprender 2.0.

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4 LINEAMIENTOS
4.1 CREACIÓN DE TUTORES Y ASIGNACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS

EDUCATIVOS EN SIPTA
Una vez la Secretaría de Educación ha emitido acto administrativo para que el docente de
aula seleccionado como tutor del Programa Todos a Aprender 2.0 pueda ocupar su cargo,
y haya designado un docente de aula que le reemplace en el establecimiento educativo de
origen -teniendo en cuenta que únicamente se requiere reemplazo para los docentes que
están nombrados en propiedad por la Secretaría de Educación correspondiente-, se debe
adelantar el siguiente procedimiento:
4.1.1 El formador debe asignar los tutores a los establecimientos educativos y sedes
focalizadas por el Programa, en coordinación con las Secretarías de
Educación.
4.1.2 El formador debe aplicar los siguientes criterios para la asignación de tutores
a los establecimientos y sedes educativas, en su respectiva Entidad Territorial
Certificada, y en el siguiente orden de prioridad:
 Primer criterio: establecimiento educativo ubicado en el mismo municipio

de residencia del tutor.
 Segundo criterio: establecimiento educativo cercano al municipio de
residencia del tutor.
 Tercer criterio: establecimiento educativo de origen del tutor.
 Cuarto criterio: establecimiento educativo cercano al establecimiento
educativo de origen.
 Quinto criterio: establecimiento educativo asignado de acuerdo con su
contexto, competencias y avances.
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No obstante, la coordinación regional podrá asignar al tutor al establecimiento
educativo focalizado que éste defina, en virtud de la necesidad del servicio.
4.1.3 El formador debe enviar a la Mesa de Ayuda de SIPTA el Formato de

Asignación y Novedades1 con todos los campos diligenciados y validados por
el coordinador regional. Adicionalmente, por cada tutor, el formador debe
adjuntar vía correo electrónico, la totalidad de los siguientes soportes de los
tutores relacionados en el Formato de Asignación y Novedades:
 Docentes del sector oficial: a) cédula de ciudadanía, b) acto

administrativo de comisión de servicios, c) acto administrativo de
nombramiento del reemplazo, si aplica, d) acto administrativo del último
ascenso y/o reubicación en el escalafón docente, e) certificado de
cuenta bancaria donde se evidencie el nombre e identificación titular de
la cuenta, expedido por la entidad bancaria y f) Solicitud de
reconocimiento de material.
 Docentes del sector privado: a) cédula de ciudadanía, b) acto
administrativo de nombramiento y/o acta de posesión, c) Soporte donde
se evidencie el grado o la asignación básica emitido por la Secretaría de
Educación correspondiente, d) certificado de cuenta bancaria donde se
evidencie el nombre e identificación titular de la cuenta, expedido por la
entidad bancaria y e) Solicitud de reconocimiento de material.
Nota: la mesa de ayuda solamente activará en SIPTA los tutores que cuenten
con la totalidad de los documentos anteriormente mencionados y la
1Este formato se encuentra en SIPTA en la sección: Guías y formatos

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información de asignación del tutor a establecimiento y sedes Educativas
focalizadas por el Programa Todos a Aprender 2.0.
4.1.4 Para todos los tutores registrados en SIPTA, es obligatorio mantener

actualizada la información personal y de contacto, de lo contrario se asume
que la información registrada es la vigente y será la utilizada para cualquier
tipo de comunicación, así como para la realización de los reembolsos de
agendas y materiales.
4.2 NOVEDADES
4.2.1 Para actualizar la información personal o laboral del tutor como: número de
teléfono de contacto (fijo o celular), dirección de residencia, tipo de residencia
(urbano – rural), o cuenta bancaria, el tutor debe tramitar el cambio
directamente ante la mesa de ayuda de SIPTA. Para el cambio de la cuenta
bancaria, se debe enviar el certificado de titular de la cuenta.
Nota: Para determinar el lugar inicial de residencia del tutor, así como para las
modificaciones del lugar de residencia, se debe tomar como referencia la
información que certifique la Secretaría de Educación de acuerdo con lo registrado
en el Sistema de Gestión del Recurso Humano utilizado por la Entidad Territorial
Certificada y lo definido en el numeral 4.4.7.
4.2.2 La novedad en el escalafón debe ser reportada por el tutor adjuntando los
soportes, acto administrativo del último ascenso y/o reubicación en el
escalafón docente, para docentes del sector oficial, o soporte donde se
evidencie el grado o la asignación básica emitido por la Secretaría de
Educación correspondiente, para docentes del sector privado, información que
debe ser validada por la mesa de ayuda de SIPTA. Para temas de reembolsos,
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estas novedades aplican para las agendas creadas con posterioridad a su
actualización en SIPTA.
4.2.3 Las novedades de reasignación (cambio de tutor, cambio de establecimiento

educativo, asignación de nuevos establecimientos educativos, cambio de
sedes o asignación de nuevas sedes), deben ser reportadas por el formador
vía correo electrónico al coordinador regional para la respectiva aprobación en
el formato de Asignación y novedades.
4.2.3.1 Las novedades deben cumplir con los criterios de asignación del Programa
Todos a Aprender 2.0 dados en el numeral 4.1.2.
4.2.3.2 Las novedades aprobadas deben ser remitidas por el formador a la mesa
de ayuda vía correo electrónico, con copia al coordinador regional, en el
formato correspondiente de acuerdo con lo establecido en el Instructivo de
Asignación y novedades.
4.2.4 El formador enviará al coordinador regional para su respectiva validación, el

reporte de novedades de los tutores, tales como licencias no remuneradas,
vacaciones o permisos. Posteriormente, el coordinador regional reporta la
novedad vía correo electrónico a la mesa de ayuda en el Formato de
Asignación y Novedades, adjuntando el respectivo soporte para la
correspondiente inactivación del usuario del tutor en SIPTA. La plataforma
estará habilitada por un plazo de siete (7) días calendario contados desde el
primer día calendario siguiente a la salida del tutor, para la legalización de las
agendas desarrolladas.
4.2.5 Para las novedades de retiros temporales por imprevistos del tutor, tales como
incapacidad por enfermedad, licencias de maternidad o licencia por luto, el

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tutor tendrá un plazo de siete (7) días calendario contados desde el día
calendario siguiente a la fecha de finalización del imprevisto, para realizar el
proceso de legalización de la(s) agenda(s) desarrollada(s). Estas novedades
deben ser reportadas por el formador de manera inmediata a la mesa de ayuda
de SIPTA. Durante éste tipo de novedad, el estado del tutor será Inactivo
temporal en SIPTA.
4.2.6 En el caso de retiro definitivo del Programa por parte del tutor, el formador
debe entregar vía correo electrónico al coordinador regional, el acto
administrativo de retiro emitido por la Secretaría de Educación
correspondiente y el formato Asignación y novedades. Hecho esto, el formador
debe solicitar la desactivación del tutor a la mesa de ayuda vía correo
electrónico, adjuntando el acto administrativo de retiro y la información en el
formato correspondiente.
El tutor saliente tiene un plazo máximo de siete (7) días calendario contados
desde el día calendario siguiente a la fecha del acto administrativo de retiro,
para realizar el proceso de legalización de la(s) agenda(s) desarrollada(s). De
no cumplirse este plazo, se anularán la(s) agenda(s) que no haya(n) surtido el
proceso completo de legalización, entendiéndose que no se harán reembolsos
por dicho acompañamiento. A partir de la finalización del plazo máximo de esta
novedad, el tutor queda en estado inactivo en el Sistema.
Nota: la anulación de agendas por esta causa, debe ser reportada a la mesa
de ayuda por el formador adjuntando el soporte acto administrativo de retiro y
la información de las agendas en el formato correspondiente.
4.2.7 La asignación de los formadores a las Secretarías de Educación está a cargo

de la Gerencia del Programa. Definida dicha asignación por la Gerencia, los
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coordinadores regionales deben notificar a la mesa de ayuda la distribución de
los formadores por Secretaría de Educación, y el listado de los tutores
asignados para la respectiva activación en SIPTA.
4.2.8 Ante la reasignación de un formador:
 El formador saliente debe aprobar o rechazar los acompañamientos

planeados por los tutores que se encuentren asignados hasta la fecha
del retiro del formador. Esto aplica para la Actividad 2 - Planeación en
aprobación y/o Actividad 4 - Legalización por aprobación.
 Es responsabilidad del formador saliente entregar, en los medios
disponibles, al coordinador regional la relación de los tutores con los
acompañamientos planeados y desarrollados que no hayan sido
legalizados al momento de su salida.
 La responsabilidad del proceso de las agendas en todas sus actividades
posteriores a la fecha de retiro del formador, deben ser asumidas por el
formador entrante.
 Es responsabilidad del formador saliente entregar, en los medios
disponibles, al coordinador regional una propuesta de la redistribución
temporal de sus tutores.
 La mesa de ayuda de SIPTA debe generar un reporte del estado de las
agendas asignadas al formador saliente.
Para casos de retiro temporal de formadores (vacaciones, licencias, entre otras), la

gerencia del Programa designará uno o más formadores que den continuidad a los
procesos pendientes en SIPTA, del formador que presente el retiro temporal.
4.2.9 Los criterios para tomar en consideración las solicitudes de pernoctación de

los tutores son los siguientes:
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 El establecimiento educativo donde el tutor desarrolla el
acompañamiento no se encuentra en el municipio, o municipios
cercanos, a su lugar de residencia.
 El establecimiento educativo donde el tutor desarrolla las actividades no
se encuentra en el municipio, o municipios cercanos, al establecimiento
educativo en el cual está nombrado en propiedad.
La Secretaría de Educación y el formador revisan el cumplimiento de estos

criterios, y la coordinación regional valida y aprueba la pernoctación, teniendo
en cuenta los criterios en mención, así como el tiempo de desplazamiento, la
distancia, los medios de transporte, las condiciones de la vía y el orden
público, entre otros.
Nota: el reembolso por gastos de alojamiento y manutención se reconocerá,

siempre y cuando se pernocte. Asimismo, la programación y ejecución del
acompañamiento con pernoctación debe ser mayor a un día.
El último día en el que el tutor regresa a su lugar de residencia, se reconocerá

solamente hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor día, puesto que no
hay pernoctación.
4.2.10 Las novedades correspondientes a alojamiento y manutención se deben

reportar por el formador al coordinador regional, para su validación y
aprobación. Una vez aprobado, el coordinador regional envía la novedad en el
Formato asignación y novedades a la mesa de ayuda para su trámite. Estas
novedades se aplicarán a partir de la actualización en Plataforma, no aplica
con retroactividad.

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4.2.11 La mesa de ayuda de ayuda de SIPTA gestionará las novedades reportadas
en un lapso de siete (7) días calendario posterior a la fecha del correo
electrónico donde se reporta la novedad por parte del solicitante, atendiendo
las condiciones de disponibilidad definidas en el numeral 3.20. En el evento
de superar los términos de gestión de novedades, la Gerencia del Programa
revisará la situación con la mesa de ayuda.
4.3 PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE ACOMPAÑAMIENTOS
El Programa Todos a Aprender 2.0 define los plazos para planear y ejecutar las agendas
de acompañamiento, así como el número máximo de días de acompañamiento para visitar
los establecimientos educativos durante periodos específicos, a través de un documento
denominado ABC de la Ruta de Formación y Acompañamiento para cada vigencia en curso.
El Programa puede modificar dichas fechas de planeación y ejecución, así como el número
de días máximo a agendar durante un periodo específico, lo cual será informado
previamente a través de comunicados para tutores y formadores. A continuación, se explica
el lineamiento para la planeación y desarrollo de los acompañamientos:
4.3.1 El tutor debe crear agendas durante los plazos estipulados y comunicados por
la gerencia y la coordinación territorial del Programa Todos a Aprender 2.0.
4.3.2 El tutor debe crear agendas que no sobrepasen el máximo de días de

acompañamiento permitido, establecidos en el ABC de la Ruta de Formación
y Acompañamiento o en los comunicados de la Gerencia del Programa que
así lo estipulen. Se debe tener en cuenta que el número máximo de días
incluye sábados, domingos y festivos, y/o agendas continuas.

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4.3.3 SIPTA no permite crear dos agendas presenciales del mismo tutor para las
mismas fechas. Cada agenda debe tener fechas diferentes.
4.3.4 SIPTA no permite crear acompañamientos en más de un establecimiento

educativo en una misma agenda.
4.3.5 El tutor no debe realizar el acompañamiento presencial al establecimiento o

sede educativa, hasta recibir la aprobación del formador en SIPTA.
4.3.6 El número máximo de sedes acompañadas al día son dos (2), previa
aprobación del formador, y el máximo número de trayectos en un día es de
tres (3).
4.3.7 Las agendas creadas con metodología virtual, no requieren soportes para su
legalización, teniendo en cuenta lo anterior, no son objeto de modificación o
devolución, ni de reembolso.
4.3.8 Las agendas creadas en modalidad presencial pueden cambiar a modalidad

virtual por el tutor en Actividad 3 – Legalización Tutor. Estas agendas no serán
objeto de reembolso.
4.3.9 El formador debe aprobar los acompañamientos a más tardar tres (3) días
calendario antes de iniciar el acompañamiento, verificando que el tutor esté
programando las actividades pedagógicas definidas en la Ruta de Formación
y Acompañamiento.
Si el formador no aprueba el acompañamiento, la agenda se devuelve a la

Actividad 1. Planeación del acompañamiento, con el fin de que el tutor realice

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los respectivos ajustes. De no haber actuación por parte del Formador, la
agenda se anulará automáticamente.
4.3.10 Si durante la ejecución del acompañamiento se presenta alguna novedad

sobre las fechas de realización de la agenda, el tutor debe modificar en SIPTA
una vez legalice la agenda, en la Actividad 3 – Legalización Tutor.
El tutor podrá cambiar fechas de realización de la agenda planeada, disminuir

la cantidad de días planeados originalmente o incrementarlos siempre y
cuando no sobrepase el máximo de días establecido por el Programa para el
periodo de tiempo estipulado.
Asimismo, el tutor puede modificar las sedes que acompañó dado el caso que
haya visitado sedes diferentes a las planeadas, siempre y cuando sean sedes
focalizadas que pertenecen al establecimiento educativo asignado y
agendado. Cabe reiterar que no se debe incluir más de dos sedes para un
mismo día de acompañamiento.
Por último, el Tutor podrá modificar las actividades pedagógicas desarrolladas

en el establecimiento educativo, siempre y cuando correspondan a las
actividades establecidas en la ruta de formación y acompañamiento vigente.
4.3.11 Todos los acompañamientos con más de cinco (5) días calendario, que han
sido aprobados previamente por la coordinación regional, deben ser acordes
con la ruta de formación y acompañamiento diferencial de cada Entidad
Territorial Certificada.
4.3.12 El tutor que requiera desplazamientos aéreos o agendas mayores a cinco (5)
días calendario, debe planear una agenda por la totalidad de días calendario
PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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aprobados por el formador para el desarrollo de los acompañamientos. Sin
embargo, los Registros de asistencia de los docentes participantes se deben
diligenciar semanalmente para el proceso de legalización respectivo.
4.3.13 Si un tutor requiere desplazamientos aéreos, el formador debe solicitar al

coordinador regional los tiquetes, veinte (20) días calendario antes del
acompañamiento, registrando el/los números(s) de la(s) agenda(s)
generado(s) por la plataforma. Este tipo de desplazamiento debe ser validado
por la Secretaría de Educación, por los medios disponibles, al inicio de cada
año. Estos acompañamientos deben tener una duración mínima de diez (10)
días calendario.
4.3.14 Cuando el acompañamiento requiere tiquetes aéreos, el tutor, en el momento

de legalizar, deberá cargar el pase de abordar o soporte del vuelo en la
plataforma, y la Mesa de Ayuda validará la agenda de acuerdo con el cargue
de estos soportes.
4.3.15 Los tiquetes aéreos son personales e intransferibles y para uso exclusivo de
las actividades planeadas en las agendas.
4.3.16 Una vez emitidos los tiquetes se debe cumplir con el itinerario definido por el
Programa Todos a Aprender 2.0. Cualquier cambio debe ser autorizado por el
coordinador regional.
4.3.17 Las multas que se generen por modificaciones en el itinerario de los tiquetes
aéreos imputables al tutor, deben ser asumidas directamente por él.
Nota: En el caso que el tutor realice el acompañamiento sin aprobación, se

entiende que no está autorizado y debe asumir las responsabilidades que se
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deriven de tal situación, sin perjuicio de las demás acciones pertinentes que esta
decisión acarree. Los gastos en los que se incurra en el acompañamiento no
aprobado no serán reembolsados.
4.4 LEGALIZACIÓN DE ACOMPAÑAMIENTOS
El tutor debe reportar y legalizar el acompañamiento durante catorce (14) días calendario,
posteriores a la finalización del acompañamiento. De lo contrario, se entiende que el
tutor no cumplió con el plazo dispuesto para la legalización, y SIPTA anulará la
agenda automáticamente.
El Programa podrá modificar los tiempos estipulados para legalización, aprobación y

validación de agendas de acompañamientos. Para todos los efectos, el Programa notificará
de manera oportuna a través de los canales existentes dicha decisión.
Nota: las agendas que se anulen de conformidad con lo previsto en este numeral, podrán
ser objeto de reactivación por decisión del coordinador territorial, previo concepto del
formador y el coordinador regional.
4.4.1 Para la legalización de los acompañamientos, el tutor debe diligenciar y

adjuntar los siguientes formatos en SIPTA:
 Certificado de cumplimiento: debe estar firmado por el rector o a quien

este delegue, o un coordinador del establecimiento educativo, o el líder
Programa Todos a Aprender 2.0 de la Secretaría de Educación respectiva,
en todo caso con firma original.

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La información en el soporte debe coincidir totalmente con la registrada
en SIPTA (datos del tutor, Establecimento Educativo, días de
acompañamiento a sedes educativas y la expedición del documento debe
ser fechado con el último día del acompañamiento o posterior a este).
 Registro de docentes participantes: debe contener las respectivas firmas

de los docentes beneficiarios de las actividades realizadas durante el
acompañamiento, pertenecientes a las sedes focalizadas por el
Programa, así como todos los campos diligenciados en tinta indeleble, y
datos legibles.
El docente que no firme el registro, no es tenido en cuenta para el cargue

en plataforma. Asimismo, el registro debe cumplir en su totalidad con el
Instructivo del formato de registro de docentes participantes estipulado
para el diligenciamiento de este formato, el cual se encuentra en SIPTA
en la pestaña Guías y formatos.
 Informe de acompañamiento: debe diligenciarse de acuerdo con los

lineamientos y el instructivo definido por el componente pedagógico del
Programa Todos a Aprender 2.0. De no realizarse de esta manera, la
agenda será devuelta por el formador en la actividad 4. Legalización por
aprobación, para aplicar los ajustes necesarios.
 Certificado o soporte de transporte: el transporte debe ser legalizado a

través de los tiquetes de las empresas, o en su defecto, a través del
Formato transporte terrestre_V2_2016 que se encuentra cargado en
SIPTA.

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Se debe reportar cada uno de los recorridos que realizó durante los
trayectos del acompañamiento, especificando el nombre de la sede
educativa que se acompaña. Los soportes deben ser coherentes en
tiempo y valor, deben corresponder con lo registrado en SIPTA, cumplir
con las indicaciones dadas en el instructivo para el diligenciamiento de
este formato, el cual debe ser cargado en SIPTA para cada
acompañamiento.
Los formatos para la legalización de los acompañamientos deben ser los

establecidos por el Programa Todos a Aprender 2.0, y se diligencian de
acuerdo con cada uno de sus respectivos instructivos. De no cumplir los
criterios anteriores, la agenda será devuelta y no será objeto de reembolso
hasta el momento en que se realicen las correcciones pertinentes.
4.4.2 El programa tiene el deber administrativo de verificar la consistencia de los

soportes para garantizar el adecuado soporte del gasto, en protección de los
recursos públicos, por lo tanto, si la mesa de ayuda de SIPTA evidencia firmas
digitales y/o copiadas de otros documentos, enmendaduras en fechas,
valores, firmas, y/o identifica la existencia de duplicidad de documentos
previamente reportados en acompañamientos anteriores, procederá con la
devolución al tutor para que se presenten documentos idóneos para el trámite
del desembolso de conformidad con el numeral 4.4.1.
4.4.3 El tutor es el único responsable de la información aportada en los soportes

correspondientes al desarrollo del acompañamiento y cargados en SIPTA.
Quien suministre información o utilice soportes inconsistentes o alterados,
podrá ser sujeto de las investigaciones y decisiones de tipo penal que se
surtan por las eventuales conductas punibles que se configuren, sin perjuicio
de las investigaciones disciplinarias y fiscales a que pueda dar lugar.
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4.4.4 El ejercicio de moda toma como referencia la mejor relación costo beneficio
entre la disponibilidad de tipo transporte, tiempo de desplazamiento y costo
del servicio. Cuando se presente una novedad en la ruta de transporte, que
incremente el valor reportado por el formador en el ejercicio moda, debe ser
revisada y aprobada por la coordinación regional de la zona a la que aplique
el caso. La coordinación regional tendrá hasta siete (7) días calendario
posterior al reporte del formador para la revisión de estos casos.
4.4.5 Las agendas que presenten un incremento en el ejercicio de moda, y que no

estén aprobadas por la coordinación regional, serán devueltas al tutor para su
ajuste.
4.4.6 No se realizará el reembolso de gastos de transporte o manutención cuando

la causa de estos corresponda a actividades distintas a la Ruta de Formación
y Acompañamiento de los docentes. (Ejemplo: evaluación de desempeño,
alojamiento por ser jurados de votación y asistencia a eventos que no estén
estipulados en el cronograma del Programa Todos a Aprender 2.0 o
actividades definidas por la Secretarías de Educación).
4.4.7 Se tomará como referencia para determinar el lugar de residencia del tutor, la
información que certifique la Secretaria de Educación respectiva, de acuerdo
con lo registrado en el Sistema de Gestión del Recurso Humano utilizado por
la Entidad Territorial Certificada.
En caso de requerirse modificaciones que afecten los gastos de alojamiento y

manutención, el tutor deberá tramitar una autorización y certificación con la
Secretaría de Educación respectiva, que deberá ser remitida al programa para
ser evaluada por el Comité de lineamientos para la planeación y legalización

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de visitas. Posterior a la revisión, el comité remitirá concepto de aprobación o
negación a la solicitud.
4.4.8 Los gastos de alojamiento y manutención se reembolsarán con base en lo

establecido por el Programa Todos a Aprender 2.0 y tomando como referencia
la asignación básica del docente. Este reembolso corresponderá al ciento por
ciento (100%) si cumple con los requisitos del numeral 4.2.9, conforme lo
señalado en la siguiente tabla:
TABLA DE REEMBOLSOS DE ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN

REEMBOLSO
BASE DE LIQUIDACIÓN
DIARIO EN PESOS
Desde $0 a $971.455 $88.107
Desde $971.456 a $1.526.549 $120.415
Desde $1.526.550 a $2.038.486 $146.105
Desde $2.038.487 a $2.585.544 $170.009
Desde $2.585.545 a $3.122.581 $195.224
Desde $3.122.582 a $4.709.326 $220.349
Desde $4.709.327 a $6.137.508 $267.647
4.4.9 Posterior a la legalización, el formador tendrá catorce (14) días calendario,

contados a partir del siguiente día calendario de la legalización de la agenda
por parte del tutor, para revisar el acompañamiento, y aprobar o devolver
conforme corresponda. Vencido este plazo, la agenda se bloqueará
automáticamente para revisión del Coordinador Regional.
El Programa podrá modificar los tiempos estipulados para legalización,

aprobación y validación de agendas de acompañamientos. Para todos los
efectos, el Programa notificará los cambios con la debida antelación a través
de los canales existentes dicha decisión.

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4.4.10 Si se presentan requerimientos de ajuste por parte del formador, el tutor
cuenta con siete (7) días calendario contados a partir del siguiente día
calendario de la devolución para realizar los cambios requeridos y enviarlos al
formador, quien a su vez tendrá siete (7) días calendario, contados a partir del
siguiente día calendario del ajuste por parte del tutor, para aprobar o devolver
la legalización.
4.4.11 Las devoluciones generadas por el formador no deben ser más de tres (3) en
actividad 4. Legalización por aprobación. Al presentarse la cuarta devolución,
SIPTA automáticamente bloqueará la agenda para la respectiva revisión por
parte del coordinador regional, quien revisará el caso con el tutor y formador
involucrados en el caso.
4.4.12 La mesa de ayuda de SIPTA validará las agendas aprobadas por los
formadores, en un lapso de catorce (14) días calendario, atendiendo las
condiciones de disponibilidad definidas en el numeral 3.21. En el evento de
superar los términos de validación, la Gerencia del Programa revisará la
situación con la mesa de ayuda.
El Programa podrá modificar los tiempos estipulados para legalización,

aprobación y validación de agendas de acompañamientos. Para todos los
efectos, el Programa notificará de manera oportuna a través de los canales
existentes dicha decisión.
4.4.13 Si se presentan devoluciones por parte de la mesa de ayuda, el tutor cuenta

con siete (7) días calendario contados a partir del siguiente día calendario de
la devolución para realizar los cambios requeridos y enviarlos a la mesa de
ayuda, para validar la agenda.

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4.4.14 Las devoluciones generadas por la mesa de ayuda no deben ser más de tres
(3) en actividad 5. Legalización por validación. Al presentarse la cuarta
devolución, SIPTA automáticamente bloqueará la agenda para la respectiva
revisión por parte del coordinador regional, quien revisará el caso con el tutor
y validador involucrados en el caso.
4.4.15 El coordinador regional a su vez contará con siete (7) días calendario contados
a partir del siguiente día calendario de la devolución, para autorizar el
desbloqueo o la anulación de la agenda. En caso de desbloqueo, el tutor debe
cumplir con los tiempos establecidos en este documento de lineamientos para
volver a planear o legalizar la agenda. La coordinación regional podrá remitir
la situación a la Secretaría de Educación de la Entidad Territorial a la cual
pertenezca el tutor.
Nota: las agendas que se anulen de conformidad con lo previsto en este

numeral, podrán ser objeto de reactivación por decisión del coordinador
territorial, previo concepto del coordinador regional.
4.4.16 Dado el caso que se presenten situaciones que requieran celeridad en la

ejecución presupuestal de cada vigencia fiscal, los plazos definidos
anteriormente para la legalización, aprobación y validación de agendas
tendrán lugar a modificaciones por parte del Programa Todos a Aprender 2.0.
En estos casos, el Programa comunicará los nuevos plazos a tutores,
formadores, coordinadores regionales y mesa de ayuda con anticipación.
4.5 REEMBOLSO A TUTORES
La mesa de ayuda de SIPTA habilitará el reembolso de los acompañamientos que hayan

cumplido con los parámetros de revisión anteriormente relacionados.
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4.5.1 Se reconocerá ochenta mil pesos ($80.000) mensuales por concepto de
materiales (guías, libros, materiales impresos y no impresos, esquemas,
videos, diapositivas, imágenes, entre otros). Para tal efecto es necesario que
el tutor tenga en SIPTA:
 Una (1) agenda con metodología presencial realizada en el mes objeto del
reembolso. Para esto se tomará en cuenta la fecha de inicio de la agenda.
 La agenda deberá estar en la actividad 6. Reembolso para pago.
Una vez se cumpla con las condiciones anteriores, SIPTA liquida

automáticamente el reembolso del material.
Nota: no se reconocerá este reembolso para agendas con metodología virtual.
4.5.2 La mesa de ayuda de SIPTA generará por lo menos una planilla mensual para
reembolso de agendas.
4.5.3 El Programa Todos a Aprender 2.0 debe tramitar por lo menos una planilla de
pagos al mes ante la entidad financiera correspondiente, para realizar el
reembolso de los recursos a los tutores.
4.5.4 Todo pago está sujeto a la disposición de la Programación Anual de Caja

(PAC) del Ministerio de Educación Nacional.
4.5.5 Una vez se hace efectivo el reembolso, que se evidencia con el paso de la
agenda a la actividad 7, el tutor contará con quince (15) días calendario para
realizar cualquier reclamo o ajuste sobre éste. Posterior a dicho plazo se da
por entendido que el tutor acepta de conformidad el valor reembolsado.
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Versión 3: 22/09/2017 Página 29 | 32
4.5.6 Es responsabilidad del tutor notificar y devolver los recursos oportunamente al
MEN cuando se realice un reembolso por un mayor valor al correspondiente a
su acompañamiento. Lo anterior, teniendo en cuenta la naturaleza de los
recursos públicos, ya que los mismos están sujetos a supervisión de los entes
de control del Estado.
Si el MEN llegase a identificar reembolsos a tutores por valores mayores a los

causados por el acompañamiento, requerirá la devolución inmediata de los
recursos adicionales reembolsados, sin perjuicio de las acciones legales y
disciplinarias correspondientes.
4.5.7 Sólo se reembolsarán gastos de transporte que no superen lo establecido en

los valores del ejercicio moda.
4.5.8 No se reembolsarán gastos por concepto de combustible, peajes, como

tampoco se reconocerán gastos por concepto de acompañantes y refrigerios.
4.5.9 Los acompañamientos virtuales no generarán gastos. Por lo tanto, ni los

materiales utilizados en agendas virtuales, ni los gastos de transporte que se
incluyan en este tipo de agendas, serán reembolsados por el Programa Todos
a Aprender 2.0.
5. NOTAS ACLARATORIAS
5.1 Cualquier modificación a los lineamientos operativos presentados en este documento,

será informado a través de comunicados remitidos por el Programa Todos a Aprender.
5.2 Los tutores que hacen parte del Programa Todos a Aprender 2.0, no son funcionarios
del Ministerio de Educación Nacional (MEN). Su vinculación laboral es directamente

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Versión 3: 22/09/2017 Página 30 | 32
con la Secretaría de Educación Certificada, por lo tanto, dicha entidad es la
responsable del seguimiento y control de las actividades que el tutor realice dentro
del Programa, de acuerdo con la Directiva Ministerial 30 del 2015.
5.3 Es la Secretaría de Educación respectiva, la que comisiona al docente para que sea
tutor del Programa Todos a Aprender 2.0, y participe de los procesos y actividades de
este.
5.4 El MEN, como ente rector de la educación, formula y ejecuta el Programa Todos a
Aprender 2.0 con el propósito de mejorar las prácticas de los docentes en los
establecimientos educativos. En consecuencia, las directrices que imparta el MEN en
el marco del Programa, no se pueden confundir con las órdenes que imparte la
autoridad nominadora y que corresponde a la Secretaría de Educación respectiva.
5.5 Con la comunicación de estos lineamientos, el tutor declara aceptar que será el único
responsable por sus actuaciones dentro del desarrollo de las actividades del
Programa Todos a Aprender 2.0 y en esa medida entiende, declara y acepta que el
MEN no se hará responsable por las actuaciones que desarrolle durante el
acompañamiento y que no estén dentro del alcance y objetivos del mismo.
5.6 En consecuencia, el tutor mantendrá indemne al MEN de cualquier responsabilidad

derivada de sus propias actuaciones, y por lo tanto asumirá las responsabilidades que
se generen con ocasión de una actuación dolosa o culposa en cualquier grado, que
genere un daño a otro, y se obligará a asumir de su propio pecunio las
indemnizaciones, perjuicios o sanciones a que haya lugar, sin perjuicio de las penas
principales que imponga la autoridad correspondiente.
5.7 Al no existir relación laboral entre los tutores y el Programa Todos a Aprender 2.0 del
MEN, el reembolso de los gastos en los incurre el tutor, por concepto de transporte,

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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alojamiento y manutención, no tienen la naturaleza de viáticos ni pagos laborales. El
MEN tendrá la posibilidad de fijar los criterios que considere pertinentes para tal efecto
al momento de la actividad realizada por el tutor, motivo por el cual, no puede ser
objeto de futuros reajustes.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Lineamientos Operativos

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LINEAMIENTOS OPERATIVOS PARA LA PLANEACIÓN, APROBACIÓN,

EJECUCIÓN, LEGALIZACIÓN Y VALIDACIÓN DE ACOMPAÑAMIENTOS

Bogotá D.C., octubre de 2017

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

SANTIAGO VARELA LONDOÑO

RODRIGO IVÁN SEPÚLVEDA LÓPEZ DE MESA

NATALIA BARBOSA RODRÍGUEZ

MARIA JOSÉ OTÁLORA LOZANO

MANUEL ALBERTO RIVERA DÍAZ

LILIANA MARGARITA PUELLO LÓPEZ

TATIANA MARÍA GUTIERREZ CASTILLO

NOHORA LILIANA RONCANCIO BARÓN

CAROLINA AMAYA DÍAZ

FREDDY PEÑUELA PINTO