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Nombre del curso: Expresión Oral y Escrita II Nombre del profesor: Lic. Olga Lydia Salazar
Villegas
Unidad III: Redacción de documentos Tema 1: Cualidades de la redacción de
ejecutivos y técnicos documentos ejecutivos y técnicos
Tema 2: Presentación de un trabajo
Comentarios del alumno: : La empresa donde laboro es la refinería de PEMEX-Refinación
ubicada aquí en ésta localidad de Cadereyta Jiménez, N.L. y mi puesto es Ayudante
de Ingeniero en el departamento de Inspección Técnica y cuento con una antigüedad
laboral de 17 años.
Características
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> Memorándum
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a
personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos
que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son
correctos Memoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándumes).
> Oficio
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes,
informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como:
ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre
otras.
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Nombre de Año
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en
curso.
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Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con
mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación,
las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año
en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y
luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento
recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe
con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
Cuerpo o texto
Despedida
Firma y posfirma
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo
que le distingue, más el sello respectivo.
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Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en
minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas,
programas, etc.
Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta
información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas
utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría: Anexos.
Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.
> Circular
Una circular es una orden o conjunto de instrucciones de carácter interna reglamentarias, aclaratorias
a recordatorias sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para
comunicar de un asunto a varias personas.
> Proyecto
Estructura de Proyecto:
A modo orientativo, los proyectos han de tener la siguiente estructura para facilitar su análisis y
seguimiento, a la par de condicionar unos criterios objetivables a la hora de tomar la decisión sobre
su viabilidad inicial o tras el proceso de análisis y mejora que se determine.
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1. Título
Se ha de dar un título que defina claramente el proyecto y no deje lugar a dudas de qué pretende.
Se ha de indicar a qué desafío y línea/s de trabajo se corresponde. Se trata de dejar claro qué
pretende cambiar o mejorar el proyecto una vez que finalice su plazo de ejecución.
Los objetivos en un proyecto constituyen el punto central de referencia, son los que conforman su
naturaleza y le dan coherencia al plan de acción. Por ello, es muy importante que los objetivos sean:
Claros: Formulados en un lenguaje comprensible y preciso, fáciles de identificar.
Factibles: Posibles de alcanzar con los recursos disponibles, con la estrategia adoptada y
dentro de los plazos previstos.
Pertinentes: Tienen una relación lógica con el tipo de problema que se pretende soluciona.
4. Objetivos Específicos
Bajo la premisa anterior, se trata de crear una serie de inputs fácilmente cuantificables que
permitan servir de marcadores del proyecto. Los objetivos deben ser claros y fácilmente definibles,
que sirvan como guía del proyecto.
5. Plazos de Ejecución
Organizarnos el Tiempo
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El proyecto ha de ir con un calendario predeterminado que marque los
hitos del proyecto, así como cada una de las fases en las que se divide su ejecución. Se ha de
presentar con un cronograma donde se identifiquen claramente tanto los hitos, las fases y aquellas
fechas que se consideren especialmente remarcables para su desarrollo. En todo proyecto es
imprescindible determinar la duración aproximada de cada una de las etapas y decidir la secuencia
de las mismas en el proyecto total.
6. Recursos Humanos
El proyecto ha de dejar claro cuánta gente necesita para llevarse a cabo, qué perfiles técnicos son
necesarios y cuánto vale su contratación. En caso de recursos voluntarios ha de dejarse claro qué
tipo de voluntariado se necesita, cuántos son necesarios y cómo se coordinan entre ellos y cuál es la
estructura jerárquica del proyecto.
7. Recursos Económicos
El proyecto ha de presentarse con una memoria de Gastos e Ingresos previstos. En el caso de los
Ingresos ha de indicarse claramente su naturaleza. De dónde vienen, cómo se consiguen o qué sería
necesario para su obtención. En caso de no estar garantizados habrá que determinar claramente
como su no obtención incidiría en la consecución o no de los objetivos principales del proyecto. En
caso de disponer de ellos se ha de indicar claramente su procedencia y el grado de compromiso en
su adjudicación por parte del emisor de los fondos
8. Recursos Tecnológicos
9. Indicadores
Para que el proyecto se pueda medir en su grado de ejecución se ha de indicar claramente cómo se
van a medir los resultados del mismo, indicando por tanto los indicadores mínimos tanto
cuantificables como calificables que permitan un seguimiento adecuado de la marcha del proyecto.
Como ya se ha comentado en el inicio de la unidad, os adjuntamos un anexo con la ficha de
indicadores que es fundamental rellenar a la hora de llevar a cabo un proyecto Guadalinfo.
10. Evaluación
A partir de los objetivos marcados y los indicadores establecidos se ha de definir cuáles serían los
objetivos mínimos que ha de cubrir el proyecto una vez ejecutado para que se considere acertada su
ejecución y por lo tanto sea susceptible de tener mayor duración en el tiempo o su extensión en el
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territorio. La evaluación es la etapa final de un proyecto en la que éste es
revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como
sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.
> Curriculum
El currículum se estructura por apartados. No se trata de un esquema rígido, si no que tenemos que
saber adaptarlo a nuestro perfil. Esto significa que si dentro de nuestro currículum hay algún punto de
lo que no tenemos nada que decir, simplemente no lo incluiremos.
Dichos apartados son los siguientes:
Formación académica: Titulación obtenida, años de inicio y finalización y el centro donde se estudió.
Otros datos de interés: En este apartado se incluyen datos como el carné de conducir,
disponibilidad geográfica, posibilidad de incorporación inmediata, experiencias y/o actividades de
menor interés, capacidades y habilidades, aficiones...
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> Manual
Tabla de contenido
Introducción
Flujogramas
Glosario de términos
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos
dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer
dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan
nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su
reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado departamento.
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4.- Manuales para Especialistas
8.- Manuales del sistema o manual de operación de una maquina o de una planta completa
> Reporte
de información, anexos. De esta manera una estructura de reporte del trabajo podría ser:
Titulo o portada.
Dedicatoria
Agradecimientos
Contenido
Índice de figuras.
Índice de tablas,
Índice de graficas.
Introducción.
Desarrollo.
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Análisis de resultados.
Conclusiones.
Fuentes de información.
Anexos.
Al numerar las páginas, las primeras páginas se les identifican con números
> Bitácora
Su estructura se encuentra organizada de forma cronológica, tal modo que a medida que se van
consiguiendo avances en el proyecto, los resultados se plasman en el cuaderno para poder tener un
claro seguimiento de toda la labor realizada. En una bitácora de este tipo deberán registrarse todas
las condiciones en las que se ha desarrollado el proyecto.
Al igual que ocurre con las actas jurídicas, no pueden arrancarse hojas; si se llega a cometer algún
error de escritura o lo que sea, deberá hacerse una llamada con una errata explicándolo. Esto se
hace de este modo porque se considera que aquello que en un momento puede ser considerado
erróneo en el futuro puede servir para resolver el mismo u otro problema.
Portada: (la primera hoja en la que se incluye el nombre de la escuela y los datos de dicha
institución, el nombre que lleva el proyecto y los datos de quienes participan del mismo),
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Tabla de contenido: (se presenta un índice con las diversas actividades
que se encontrarán incluidas en la bitácora; el mismo se va completando a medida que se avanza en
el proyecto por lo cual deben dejarse varias hojas en blanco luego de la portada)
Procedimientos: (cada miembro del equipo va plasmando sus ideas y resultados de forma libre de
modo que todos puedan consultar lo expuesto o investigado por otros)
Bibliografía: (se incluyen las referencias de aquel contenido que haya ayudado a los miembros del
equipo en la investigación y que ayuden a esclarecer ciertas partes de lo incluido en la bitácora).
En conclusión
Una bitácora es como una "memoria". Es una herramienta importante para ir registrando momento a
momento cómo van sucediendo los hechos que uno quiere tener presentes para llevar un recuento de
actividades realizadas o para posteriormente realizar un trabajo de investigación, análisis de tarea, o
simplemente recordar momento a momento lo que se ha ido desarrollando durante un lapso de
tiempo pautado. Son fundamentales cuando se está llevando a cabo un proyecto o trabajo.
> Informe
La estructura de un informe tiene una secuencia lógica que en términos generales, explica de qué se
trata, que se hizo, como se hizo y cuáles son las conclusiones. Cualquiera que sea la longitud o la
índole de los informes, estos tienen ciertos elementos comunes que constituyen su estructura básica.
Una forma de hacerlo más o menos universalmente admitida es la siguiente:
Sección Preliminar:
1. Prologo
2. Contenido o General
3. Introducción
c. Explicación lo más precisa posible del Objeto de la Investigación: qué se hace y para qué se hace.
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5. Revisión de la Bibliografía relacionada con el tema y con Investigaciones
ya realizadas sobre la misma cuestión o similares.
6. Esquema de la investigación
a. Los Hechos
8. Resúmenes y Conclusiones:
c. Diagnostico (cuando se trata de una investigación para realizar un programa de acción social.
Sección de Referencias:
9. Bibliografía
a. Gráficas e Ilustraciones
b. Datos Estadísticos
c. Material Suplementario
Portada:
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La portada debe contener un título que resuma la esencia del estudio,
fecha nombre de la organización que está presentando el informe de la organización a quien va
dirigido e informe. Si el informe es confidencial, los individuos que van a recibirlo deben estar
incluidos en esta página.
Tablas de Contenido:
La tabla de contenido enumera en forma secuencial los temas cubiertos en el informe, junto con sus
referencias de páginas. Su propósito es ayudar a los lectores a encontrar secciones específicas del
informe que son de mayor interés para ellos.
Índice de Tablas:
Este índice enumera los títulos y números de páginas de todas las ayudas visuales. Esta tabla se
puede ubicar en la misma página de la tabla de contenido o en una página separada.
Resumen Gerencial:
El resumen gerencial es una presentación concisa y exacta de los aspectos fundamentales del
informe. Esta sinopsis de una o dos páginas debe hacerse para la mayor parte de los informes de
investigación. Puestos que muchos ejecutivos leen únicamente el resumen gerencial, es importante
que esta sección sea exacta y que este escrita en forma adecuada.
El resumen gerencial no es una miniatura del informe principal, este proporciona a quien toma
decisiones los resultados de la investigación que presentan en mayor impacto en la decisión que se
tiene que tomar, este resumen debe incluir:
c. Resultados clave
e. Recomendaciones.
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> Minuta
Las minutas de trabajo son escritos en los cuales se registra lo sucedido en una junta de trabajo, con
la finalidad de archivar y dejar asentado la información revisada en dicha reunión, para enviárselo a
todos los involucrados y así poder darle un seguimiento a los resultados obtenidos en la misma.
Las minutas de trabajo pueden ser tan extensas o tan breves como sea necesario, de la misma
manera pueden ser tan detalladas, haciendo literalmente una transcripción, o tan sencillas y
generales, como una lista de resoluciones y decisiones tomadas en la reunión.
Las empresas privadas tienen la libertad de decidir la forma en la que deben realizarse sus minutas
de trabajo, no así, es el caso de las dependencias gubernamentales, quienes deben atenerse a un
formato ya definido y establecido.
Generalmente, una minuta de trabajo debe proporcionar una descripción detallada sobre la estructura
de la junta y la información tratada en ella:
7. Fecha, hora y lugar del cierre. Las minutas de trabajo, por lo general, no están a disposición de
todos los subordinados de la empresa, ni al público en general, esto debido al carácter privado de las
mismas; A saber, las minutas de trabajo de ciertas entidades pueden ser documentos jurídicos
importantes, una razón para limitar su consulta.
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Instrucción II.- Contesta lo siguiente referente al tema 2.
- Hoja de presentación
- Índice
- Texto, cuerpo del trabajo o desarrollo
- Conclusión
- bibliografía
- Anexos
Hoja de presentación
Fuente de Financiamiento:
______________________ _________________________
Índice
Un índice es una lista de palabras o frases ('encabezados') también conocidos como franser en Italia
indicadores asociados, que permite la ubicación de material al interior de un libro o de una
publicación. En un índice tradicional, los encabezados incluirán nombres de personas, lugares y
eventos, y conceptos seleccionados como relevantes y de interés para el lector. Los indicadores
suelen ser números de páginas.
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Texto, cuerpo del trabajo o desarrollo
Por lo general, el cuerpo del trabajo no es un bloque de texto uniforme, sino que se divide en distintos
apartados y subapartados que articulan el desarrollo delos diferentes aspectos del tema tratado.
Hay que cuidar también la redacción de los epígrafes (los títulos de los apartados), procurando que
den en cada caso una idea clara y sintética del contenido y que, en su conjunto, constituyan una
secuencia coherente. Es aconsejable no usar títulos demasiado extensos.
El cuerpo del trabajo responde a una construcción dinámica que explica de forma analítica todo lo
que se anuncia en la introducción.
Una manera de organizar el trabajo puede ser dividirlo en partes. Un formato habitual, pero no rígido,
supone el establecimiento de tres partes con subdivisiones, como ocurre con frecuencia en los
estudios de Letras.
Conclusión
La conclusión es un recordatorio del tema tratado, del punto de vista defendido y de los principales
argumentos presentados.
La conclusión debe ser breve, destacando únicamente los puntos básicos que se han expuesto.
Bibliografía
La bibliografía es una lista de las fuentes utilizadas en la preparación del trabajo. Las obras se
ordenan alfabéticamente según el apellido del autor. Si dos o más obras son de un mismo autor no se
repite el nombre, sino que se utiliza una línea de siete guiones (-) seguido de un punto (.) para indicar
la omisión del nombre. La puntuación en las bibliografías es diferente a la de las notas de pie: en
lugar de comas se utilizan puntos, los títulos de los artículos no se encierran entre comillas, y los
datos de publicación de los libros no se encierran entre paréntesis.
Anexos
En el anexo se colocan aquellos contenidos que amplían la información que se está tratando, pero
que harían una interrupción abrupta a la lectura en caso de incorporarse en el mismo texto. Es por
ello que van en un apartado, y se nombran con números o letras: Anexo 1, Anexo, 2,…etc. o Anexo
A, Anexo B, …etc.
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