by Mark Katsouros  Multi‐Modal vs. Single‐Modal 
Published on Sunday, November 3, 2013 
Some of the hosted, or SaaS (Software 
 
as a Service), emergency notification solutions 
Scenario  focus solely on text messaging, in the form of 
As the CIO at her university, Emma is expected  mobile phone text messaging, or Short Message 
to be the IT service provider of emergency  Service (SMS), and email.  While SMS/text might 
notification, not only towards her institution’s  be the most reliable, scalable modality, it 
Clery Act compliance, but also to support the  should not be the only one upon which your 
institution’s goal of keeping its community as  institution relies.  With a broad range of 
safe as possible.  The institution is a large,  available messaging options and notification 
public, research university, with tens of  technologies, providing a multimodal solution 
thousands of students, faculty, and staff, so an  dramatically increases the chance of reaching 
on‐premise solution seems unrealistic, given  more people sooner, not only because of the 
how taxing it would on the institution’s own  diversity of individual communication 
infrastructure to initiate notifications for such a  preferences/capabilities, but also because of 
large constituency.  the greater resiliency achieved in not relying on 
only one or two communication infrastructures.  
As Emma and her IT team, along with 
In addition to text, consider landline and 
representatives from University Police, Public 
cellular voice, indoor and outdoor 
Relations, Risk Management, and General 
loudspeakers/sirens, digital signage, websites, 
Counsel, search for the right technical solution 
social media, and others.  In addition, all of the 
to meet the institution’s emergency notification 
modes should be controllable from a single 
requirements, it soon becomes apparent to 
console (or as few control points as possible) in 
everyone that the technology is actually one of 
order to reduce the time it takes to initiate a 
the easier components of this undertaking. 
multimodal notification. 
With the stakes as high as they can be, valuable 
lessons are learned, not only along the road  Emergency Only vs. Casual/Other Use 
towards the technical implementation, but also  No spam!  And, even if people opt in to 
in terms of defining the actual policies,  receive non‐emergency messages, “mixed 
procedures, and roles surrounding this critical  messages” dilute the most important 
function.  Learning from these lessons results in  stuff.  There are plenty of other mechanisms for 
a robust, optimally effective emergency  non‐emergency announcements, such as 
notification implementation and set of  LISTSERVs and websites.  Reserve your 
procedural best practices, keeping the  Emergency Notification System (ENS) for 
institution’s community informed of threats to  emergencies only, so people will treat those 
public safety and thus as out of harm’s way as  messages as having the utmoste importance.
possible. 
© 2013 EDUCAUSE
This work is licensed under a Creative Commons
Attribution-NonCommercial-NoDerivs 3.0 License.
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/

  educause.edu 
 

Templates vs. On‐the‐Fly  Policies and Procedures vs. Just 
Wordsmithing  Technology 
There is no time for a well‐thought‐out, well‐ Again, the technology is the easy (or at least 
crafted message during an emergency, so do  easier) part.  Fully developing and documenting 
that in advance and in the form of pre‐approved  your emergency notification policies and 
templates for ease.  You’ll want to establish a  procedures, including identifying who is 
broad collection of templates, that account not  authorized to initiate notifications and who is 
only for all foreseeable emergency scenarios  trained in the mechanics of sending them, is 
(e.g., active shooter, armed suspect, bomb  critically important.  Well‐documented 
threat, earthquake, flood, hazmat, hurricane,  communication and marketing plans, testing 
tornado, winter weather emergency, etc), but  procedures, and overall notification policies are 
also for the various modalities (e.g., email,  critical to ensure consistent on‐boarding, a 
enunciated voice, text, tweet, etc).  This also  verifiably functional system, and a clear 
affords buy‐in on the wording from all major  understanding of when and how the system will 
stakeholders, from Legal to Public Relations to  be utilized. 
Risk.  Choose an ENS that supports easily‐used 
templates.  Consistent and Explicit vs. Irregular 
and “War of the Worlds” Testing 
Text‐to‐Speech‐Enunciated vs.  Notifiers should literally test at the start of 
Recorded‐Speech Notifications  every shift by sending a test message to 
Just as wordsmithing an appropriate message  themselves, and those messages should never 
from scratch is difficult during an emergency,  mock a real emergency scenario, just in case 
trying to record a calm, cohesive voice message  they somehow are distributed by accident.   
during an emergency can be equally  This regular testing ensures that notifiers have 
challenging, and variable scenario specifics,  the access and the familiarity they need to 
such as location, prevent you from recording in  competently and swiftly initiate a notification, 
advance, so leverage text‐to‐speech  and that the system, with all of its complex 
enunciation, which has come a long way.  Some  integrations, continues to function as expected. 
systems do support a pre‐ or sponsor‐message, 
which can be recorded by a voice of authority, 
like “This is University Police Chief John Doe; 
please listen to this important alert.”  This tends   
to add some credibility to the machine‐ EDUCAUSE is a nonprofit membership association created to 
generated message that follows.  support those who lead, manage, and use information technology 
to benefit higher education. A comprehensive range of resources 
and activities are available to all EDUCAUSE members. For more 
Opt‐out vs. Opt‐in  information about EDUCAUSE, including membership, please 
This is the difference between having a  contact us at info@educause.edu or visit educause.edu. 

near‐100‐percent subscriber base and a near‐
 
zero subscriber base.  Default to having 
everyone signed up, for all modalities, and have  Mark Katsouros is the Director of Network 
Planning & Integration at the Pennsylvania 
them opt‐out where they want.  When their  State University.  The opinions expressed in 
actions do not mimic their intentions, your  this article are his and are not necessarily 
shared by the University, but they just might 
constituents are far less vulnerable having not  be, as PSU is a pretty awesome institution. 
opted out vs. having not opted in. 

    November 2013