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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1.1. DEFINICIÓN SISTEMAS DE INFORMACÓN

1.1.1. DEFINICIÓN DE UN SISTEMA

• Sistema: Conjuntos de elementos que interactúan para realizar un conjunto de

funciones específicas.

Figura 1.Sistema. Obtenido de: http://serviva.org.br/wp-content/uploads/10916486-global-blue-network1.jpg

• Datos: Representación formal de hechos, conceptos o instrucciones adecuada

para su comunicación, interpretación y procesamiento por seres humanos o medios
automáticos.

• Información: Datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para

alguien

1.1.2. DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE

INFORMACIÓN

• Concepto:

◦ Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto

de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan,
almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y
el control en una organización.
 ◦ Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio un sistema de
información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin
embargo, en la práctica se utiliza como sinónimo de “Sistema de
información computarizado”.

Figura 2. Sistema de Información. Obtenido de: http://proikos.pe/wp-content/uploads/2015/04/sistema.png

• Características:

Un SI tiene diversas características dependiendo de la perspectiva con la que

se observa, lo dividiremos en dos grupos (1) desde la naturaleza:

◦ Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los

elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una
distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

◦ Globalismo o totalidad: Un cambio en una de las unidades del sistema,

con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se
presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de
causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos:
entropía y homeostasia.

◦ Entropía: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse,

para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad.
La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información,
disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración
y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como
medio o instrumento de ordenación del sistema.
 ◦ Homeostasis: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

1.2. DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN

• Concepto: Conjunto de datos debidamente organizados que permiten transmitir o

comunicar un mensaje, el cual lleva a la toma de decisiones a nivel personal u
organizacional. Se puede clasificar en personal, institucional y documental.

• Características:

◦ Datos: La información es un conjunto de datos, estos son recopilados y

codificados para poder archivarlos y guardarlos.

◦ Orden: La información sin orden pierde totalmente el sentido, lo que nos

obliga a saber qué datos utilizamos y a decodificarlos de forma adecuada.

◦ Veracidad: Para poder tener un servicio óptimo la información deberá ser

ordenada, veraz y útil, aunque el sentido puede cambiar, sobre todo en los
nuevos sistemas de difusión en donde la veracidad se encuentra en

◦ Dirección: La información se debe dirigir a un punto o sentido en

específico, por lo cual la información como los datos médicos, jurídicos o
técnicos, siempre se direccionan en un sentido especifico.

◦ Clasificación: Los datos son clasificados para que se puedan acceder a los
mismos, la clasificación de los datos pertenece al control de una ciencia-
técnica denominada archivología, o archivista, quien guarda los datos en
forma óptima.

◦ Usos.: Los usos de la información son muy variados, y en un momento

dado la información se consideró como un tesoro, en tanto que en otros
lugares pertenecía a una elite que controlaba la misma. Era utilizada en
sentido práctico por los obreros, campesinos, artesanos etc., mediante la
transmisión de persona a persona y para ello utilizaron la técnica del
aprendiz, quien pasaba a ser al final maestro.

1.3. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

La estructura de un sistema de información se ve compuesta por los siguientes elementos:

 • Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales aquellas
personas que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de información),
a los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipo, personal
administrativo) a los diseñadores y a los que implementan el sistema.

• Datos: constituyen la materia prima empleada para crear información útil.

• Actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la

empresa y las actividades y las actividades de proceso de datos y generación de
información que sirven de soporte a las primeras.

• Redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los

restantes bloques elementales en los lugares más útiles (centros de producción,
oficinas, delegaciones) así como la comunicación y coordinación de dichos lugares.

• Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de

apoyo a los restantes bloques integrantes del sistema de información.

1.4. PROCESOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Como sabemos todo Sistema de información es un conjunto de partes que se relacionan

entre sí para lograr un objetivo que contribuirá a la toma de decisiones y esto es posible
gracias a las diversas actividades que se llevan a cabo, lo cual estimula que la
organización desarrolle sus procesos de mejor manera, obteniendo así una eficiente labor.
Es por esta Razón que Fuentes (2003, pp.21-24), hace mención que los Sistemas de
Información realizan las diversas actividades principales haciendo uso de la
computadora, lo cual permite un mejor desempeño de los sistemas de información en las
organizaciones públicas y/o privadas.
Las actividades básicas de un sistema de información son las siguientes:
• Entrada de datos: Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su
posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros
sistemas.
 • Almacenamiento de datos: Proceso mediante el cual el sistema almacena de
manera organizada los datos e información para su uso posterior.

Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en:

◦ Campo: agrupación de caracteres que identifican a un sujeto, lugar u objeto,
por ejemplo: nombre de un empleado.
◦ Registro: conjunto de campos interrelacionados, por ejemplo, el registro
nómina de un trabajador podría componerse por el nombre, ítem, departamento
y sueldo.
◦ Archivo: conjunto de registros interrelacionados, por ejemplo, el archivo
planilla del mes enero del año 2001 podría estar compuesta por registros de la
nómina de todos los trabajadores durante el mes de enero de 2001.
◦ Base de datos: conjunto integrado de registros interrelacionados. Por ejemplo,
la base de datos de empleados de una organización, podría incluir archivos de
las planillas de todos los meses, junto con otros archivos relacionados a
registros de evaluación de desempeño de cada trabajador, asistencia a
capacitaciones, etc.

• Procesamiento de datos: Es la capacidad de efectuar operaciones con los datos

guardados en las unidades de memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo
siguiente:
1. Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.
2. Analiza y evalúa su contenido.
3. Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye
un componente clave en el sistema de información gerencial.

• Salida de información: Actividad que permite transmitir información útil y

valiosa a los usuarios finales.

Además, un sistema de información debe tener control del desempeño del sistema, es
decir debe generar retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento,
 almacenamiento y salida de información. Esta retroalimentación debe evaluarse para
determinar si el sistema cumple con los estándares de desempeño establecidos.

1.5. EJEMPLOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

 Carpeta de archivos
 Recepción de documentos para trámites burocráticos
 Historial de calificaciones en una escuela
 Finanzas de una empresa
 Contratación de personal
 Nomina, prestaciones y seguro social

Todos son ejemplos de sistemas de información, en un sistema de información

interactúan personas y datos, los cuales son almacenados en computadoras o en papel
para su futura consulta.

• Sistemas de información por computadora:

 SAP - gestión empresaria
 SAE - ventas, inventarios, bancos
 NOI/COI/BANCOS - contabilidad y finanzas
 CONTPAQ - contabilidad

Sistemas a la media; son sistemas de información creados para solucionar problemas

específicos de la empresa, ejemplo: sistema de administraciones de calificaciones del
colegio nueva Villahermosa. Su alcance es específico.

1.6. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Existen cuatro niveles que dividen al sistema de sistemas de información

 • Nivel Operativo: Se manejan procedimientos de rutina relacionados con las
distintas actividades de la organización. En este nivel tiene lugar el grueso del
tratamiento de datos y el sistema mantiene vínculos estrechos con los procesos
físicos realizados por la organización. Operaciones de la empresa o industria,
seguimiento de las mismas, registro de transacciones, ingresos, salidas. “Los
gerentes operativos las emplean para llevar un seguimiento de los procesos.”

• Nivel de Conocimiento: Tiene como objetivo contribuir con las empresas en

involucrar los actuales conocimientos en los negocios y a su vez apoya el control
de salida de trabajo. Busca llevar y
administrar el conocimiento al
interior de la organización. “Se
realiza un seguimiento al flujo de
trabajo.”

• Nivel Administrativo: Es un
sistema que fue creado con la
finalidad de supervisar y llevar el
control de la empresa, obteniendo
información de la estabilidad de esta
y si su funcionamiento es el esperado Figura 3. Tipos Sistema de Información. Obtenido de:
o concuerda con el objetivo de dicha https://encrypted-
tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTtCeXMDnSjE
empresa. Se centra en las actividades ZNFhNlcYw1WdOCtE-84c8dKi7va_xhvN-OggShxXg
de toma de decisiones menores. No
requieren una respuesta inmediata sus informes son en la mayoría periódicos.
Sistemas de localización de mercancías o empleados, están dentro de los ejemplos.

• Nivel Estratégico: Su función primordial no es apoyar la automatización de

procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Sin embargo, este tipo de sistema puede llevar a cabo esas funciones, igualmente
su objetivo es proporcionar ventajas que los competidores no tiene, como los costó
y servicios diferenciados con clientes y proveedores, así mismo apoyan el proceso
de innovación de producto. Los directores lo emplean para
realizar planificación estratégica, tomar decisiones a largo plazo y conseguir un
impacto empresarial. “No solo se analizan aspectos internos de la empresa”.

1.7. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información, de manera general se pueden clasificar de tres

formas según sus propósitos generales tales como Sistemas Transaccionales,
Sistemas Estratégicos y Apoyo de Decisiones.
 Figura 4. Clasificación sistemas de información. Obtenido de: http://4.bp.blogspot.com/-
jUE3I3FgMEI/T2wx4zY8WHI/AAAAAAAAAJA/feY9FEsGIMM/s1600/information_systems.gif

• Sistemas transaccionales: Es un tipo de sistema de información diseñado para

recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es
generada por las transacciones en una organización. Una transacción es un evento
o proceso que genera o modifica la información que se encuentran eventualmente
almacenados en un sistema de información.

Sus principales características de los sistemas transaccionales son:

◦ A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,

debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

◦ Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta

en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización para continuar con los mandos intermedios y posteriormente
con la alta administración conforme evolucionan.

◦ Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos

suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas requieren mucho
manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado
generan también grandes volúmenes de información.

◦ Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de

estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación
posterior. Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la
información que se maneja en la organización, la cual será utilizada
posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos.
 ◦ Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables. El proceso de justificación puede realizarse enfrentando
ingresos y costos. Esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los
resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistemas. Entre
las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual.

◦ Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el

mercado, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son
similares o iguales en otras organizaciones. Ejemplos de este tipo de sistemas
son la facturación, nóminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, etcétera.

• Sistemas estratégicos: Un sistema de información estratégico (SIS – “Strategic

Information System”) se puede definir formalmente como un SI que apoya
directamente a la organización en sus estrategias, planes y acciones para lograr
ventajas competitivas en un mercado globalizado.

Sus principales características son:

◦ Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos

operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de
decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo
dichas funciones.

◦ Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por

lo tanto, no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado.

◦ Típicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a través

de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o
función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas
funciones o procesos.
◦ Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales
como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratégicos son creadores
de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros
automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que brinda
ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo
decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para
tener un nivel similar al de sus competidores.
 ◦ Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la
empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y
una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

• Sistemas de apoyo a las decisiones: Se define a los sistemas de apoyo a las

Decisiones como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener
oportunamente la información requerida durante el proceso de la toma de
decisiones, en un ambiente de incertidumbre.

Las principales características de estos sistemas son las siguientes:

◦ Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas

Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos
constituyen su plataforma de información.

◦ La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a

la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

◦ Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de

información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera
requiere poca información de entrada, genera poca información como
resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

◦ No suelen ahorrar mano de obra. La justificación económica para el

desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos
del proyecto de inversión.

◦ Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos

estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario
final.

◦ Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas

y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un
Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un
pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye
la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

◦ Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final

sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de
Informática.
 ◦ Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción,
compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos
de simulación de negocios, modelos de inventarios, etcétera.

 DIVISION DE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN POR

NIVELES ORGANIZACIONALES

• Sistemas de soporte ejecutivo (ESS): Los sistemas ESS o EIS (también

conocidos como Executive Support Systems o Executive Information
Systems), por sus siglas en inglés, se encuentran dentro del nivel estratégico
en la pirámide de los sistemas de información. Se trata de sistemas de
información dirigidos a la alta dirección puesto que permiten automatizar la
obtención de datos (tanto internos como externos de la empresa) más
relevantes y estratégicos para la organización, presentándolos de la forma más
comprensible posible con la finalidad de poder dar seguimiento a los factores
críticos de éxito.

Los sistemas ESS recogen todo tipo de información y datos, los analizan y los
integran para finalmente diseñar gráficos (visuales e intuitivos) e informes que
permitan la correcta monitorización de las operaciones. Es decir, nos permiten
analizar los indicadores claves de desarrollo (conocidos como KPI).

En otras palabras, los sistemas ESS principalmente proporcionan información

de la situación actual de la compañía y permiten optimizar el proceso de toma
de decisiones, para ver si estamos cumpliendo (o no) con el plan estratégico de
la compañía, entre otros.Las características que debe de tener un buen sistema
ESS son:

◦ Presentar la información en forma de gráficos, columnas y textos

intuitivos que contengan información relevante.
◦ Cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta dirección.
◦ Garantizar tiempos de respuesta cortos.
◦ Manipular, filtrar, comprimir y dar seguimiento a la información crítica
del negocio.
◦ Disponer de información actualizada y siempre disponible.

• Sistemas de Información Gerencial (MIS): El Sistema de Información

Gerencial (MIS) es uno de los cinco subsistemas principales del Sistema de
Información basado en Computadoras. Su propósito es satisfacer las
necesidades de información generales de todos los gerentes de la compañía o
de alguna subunidad. Las subunidades pueden basarse en áreas funcionales o
en niveles gerenciales.
 El MIS proporciona información a los usuarios en forma de informes y salidas
de simulaciones hechas con modelos matemáticos. Los informes y las salidas
de los modelos se pueden preparar en forma tabular o gráfica.

El MIS refleja el deseo de los gerentes de poner la computadora a disposición

de todos los que resuelven los problemas de la compañía. Una vez que el MIS
está instalado y funcionando según lo planeado, puede ayudar a los gerentes y
otros usuarios tanto dentro como fuera de la organización a identificar y
entender los problemas.

Figura 5.MIS. Obtenido de: http://c13-sig.blogspot.com.co/2009/01/el-sistema-de-informacion-gerencial.html

• SISTEMAS DE SOPORTE DE DECISIONES (DSS): Un Sistema de

Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence
enfocada al análisis de los datos de una organización.

El DSS es una de las herramientas más emblemáticas del Business Intelligence

ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de las
limitaciones de los programas de gestión. Estas son algunas de sus
características principales:

◦ Informes dinámicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario

no tenga que ceñirse a los listados predefinidos que se configuraron en
el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus dudas
reales.

◦ No requiere conocimientos técnicos. Un usuario no técnico puede crear

nuevos gráficos e informes y navegar entre ellos, haciendo drag&drop
 o drill through. Por tanto, para examinar la información disponible o
crear nuevas métricas no es imprescindible buscar auxilio en el
departamento de informática.

◦ Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente

suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de
datos en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos están
optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de información.

◦ Integración entre todos los sistemas/departamentos de la compañía. El

proceso de ETL previo a la implantación de un Sistema de Soporte a la
Decisión garantiza la calidad y la integración de los datos entre las
diferentes unidades de la empresa. Existe lo que se llama: integridad
referencial absoluta.

◦ Cada usuario dispone de información adecuada a su perfil. No se trata

de que todo el mundo tenga acceso a toda la información, sino de que
tenga acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo
más eficiente posible.

• Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS): Son Sistemas de información

que apoyan a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración
del nuevo conocimiento en la organización.

Están Diseñados para promover la creación de conocimiento y garantizar que

el nuevo conocimiento y la experiencia técnica se integren adecuadamente en
la empresa.

• Sistemas de Automatización de Oficina (OAS): Los sistemas de

automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas en inglés
(Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al
trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo
de software los procesadores de texto las hojas de cálculo , los editores de
presentaciones, los clientes de correo electrónico etc.

El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y

la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan
apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información,
comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las actividades
realizadas dentro de una compañía.
 • Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés)

es un tipo de sistema de información que recolecta, procesa, almacena, exhibe
modifica, cancela y recupera toda la información generada por las
transacciones producidas en una organización.

Son sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones diarias

necesarias para dirigir el negocio, es decir, dan servicio a nivel operativo de la
organización y se utilizan para producir un conjunto de informes programados
con regularidad. Los gerentes necesitan los TPS para supervisar el estado de
las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el entorno externo.

Sus principales características son:

◦ Primer tipo de sistemas que se implanta en las organizaciones
◦ Apoyan las tareas a nivel operativo de la organización
◦ Muestran una intensa entrada y salida de información
◦ Cálculos y procesos son simples y poco complejos
◦ Son recolectores de información (datos)
– Ejemplo: facturación, nóminas, cuentas por cobrar, etc

1.8. CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

El modelo de ciclo de vida clásico, también denominado "modelo en cascada", se basa

en intentar hacer las cosas bien desde el principio, de una vez y para siempre. Se pasa, en
orden, de una etapa a la siguiente sólo tras finalizar con éxito las tareas de verificación y
validación propias de la etapa. Si resulta necesario, únicamente se da marcha atrás hasta
la fase inmediatamente anterior.
Este modelo tradicional de ciclo de vida exige una aproximación secuencial al proceso
de desarrollo del software. Por desgracia, esta aproximación presenta una serie de graves
inconvenientes, entre los que cabe destacar:
• Los proyectos reales raramente siguen el flujo secuencial de actividades que
propone este modelo.
• Normalmente, es difícil para el cliente establecer explícitamente todos los
requisitos al comienzo del proyecto (entre otras cosas, porque hasta que no vea
evolucionar el proyecto no tendrá una idea clara de qué es lo que realmente
quiere).
 • No habrá disponible una versión operativa del sistema hasta llegar a las etapas
finales del proyecto, por lo que la rectificación cualquier decisión tomada
erróneamente en las etapas iniciales del proyecto supondrá un coste adicional
significativo, tanto económico como temporal (y eso sin tener en cuenta la mala
impresión causada por un retraso en la fecha de entrega).

Figura 6.Ciclo de vida de un SI. Obtenido de: http://flanagan.ugr.es/docencia/2005-2006/2/apuntes/ciclovida.pdf

1.9. ORGANIZACIÓN

1.9.1. DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS

En términos administrativos se puede definir a una organización como la
estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin
de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
En otras palabras también se puede definir a una organización como el diseño de un
estructura formal, en donde se establecen las funciones a desempeñar y sus relaciones,
y la jerarquía y los niveles de autoridad, de acuerdo con las actividades y objetivos
de la empresa (identificar y clasificar las actividades requeridas, agrupar todas las
acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos, asignar a cada grupo, de
acuerdo con sus tareas, un administrador dotado de autoridad necesaria para
supervisarlo, establecer las coordinaciones horizontal y vertical en la estructura de la
empresa).
Aunque las dos definiciones anteriores son válidas Chiavenato define lo siguiente:
"La palabra organización puede ser usada con dos significados diferentes:
 1. Como organización, entidad o unidad social, en la cual las personas se integran
entre sí, para alcanzar objetivos específicos. En este sentido la palabra
organización denota cualquier emprendimiento humano, planeado
intencionalmente para lograr determinados objetivos.

2. Organización como función administrativa, es una parte del proceso

administrativo. En este sentido organización significa, acto de organizar,
estructurar e integrar los recursos y los órganos, encargados de su
administración y de establecer relaciones entre ellos y atribuciones de cada uno
de ellos".

Figura 7. Organización. Obtenido de:http://reportedigital.com/wp-content/uploads/2015/01/Indicadores-de-Salida-

%C2%BFc%C3%B3mo-sacarles-provecho-para-la-organizaci%C3%B3n--600x375.jpg

Características
Existen algunas características comunes en las organizaciones, dichas características son las
siguientes:
• Toda organización es un sistema abierto que actúa en un entorno mayor: El cual no
es estable, ni estático, sino más bien dinámico y cambiante, recibe influencias de
orden económico, político, cultural, tecnológico, jurídico, legal, etc., y también
influye sobre estas en una transacción permanente. En la interacción con el entorno,
busca un equilibrio dinámico a nivel interno y externo, que constituye su adaptación,
evolución y desarrollo.

• Toda organización tiene fines, objetivos y metas, las organizaciones existen para algo,
persiguen fines y objetivos tendientes a satisfacer alguna necesidad humana a nivel
individual o colectivo, es decir procesan los insumos que absorben (materiales,
dinero, habilidades, energía e información), que los transforman en bienes o servicios,
 que son sus productos y los arrojan al entorno con un valor agregado para los
consumidores o la sociedad y por esa acción obtienen utilidades o beneficios.

• La organización como todo sistema posee una estructura, para el efecto existe una
división de funciones, tareas y responsabilidades, con jerarquías y niveles de
relaciones entre sus miembros, cada elemento tiene un nivel jerárquico y una
capacidad de decisión y de ejecución diferente, todos los elementos interactúan
directa o indirectamente en función a los fines del todo. En esa interacción a veces
surgen conflictos que son resueltos por la autoridad de la misma organización.

• Las organizaciones están compuestas por personas; las personas conforman el sistema
social, la organización internacional del trabajo (OIT) las llamo el alma de la empresa.
El personal es el elemento viviente, altamente dinámico y cambiante, porque las
personas son seres que piensan, sienten y actúan en función a sus múltiples
necesidades, motivaciones, expectativas y valores, ellas con su interacción crean
climas psicológicos, generan valores, ideologías y culturas organizacionales.

• Las organizaciones poseen equifinalidad, vale decir los objetivos finales de la

organización pueden lograrse partiendo de situaciones iníciales diferentes o por
diferentes métodos, medios y caminos, asimismo, dos organizaciones con diferentes
estructuras pueden alcanzar un mismo objetivo

1.9.2. ESTRATEGIA COMPETITIVA

Para Johnson y Scholes (1993), la estrategia es la dirección y el alcance de una
organización a largo plazo, la cual conseguirá ventajas para la organización a través
de su configuración de los recursos en un entorno cambiante, para hacer frente a las
necesidades de los mercados y cumplir las expectativas de los accionistas. Esta
estrategia trata sobre las decisiones acerca de negocios que compite, delimitan el
entorno específico de la empresa y fijan los límites de la misma; y persigue adaptar
la empresa a su entorno.
Por ello la estrategia en la organización comprende todos los niveles que existen en
la organización: corporativo, negocio o competitivo y funcional, estos niveles son
explicados a continuación:
El primer nivel es el corporativo se divide en tres ámbitos:
a. El ámbito de producto: allí determinan los productos en los que se compite.
b. El ámbito geográfico: decide si se compite a nivel local, nacional o
internacional.
c. El ámbito vertical señala las actividades verticales en que participará la
organización.
El segundo nivel es el competitivo o de negocio este nivel hace referencia a las líneas
de acción a seguir para mejorar el posicionamiento competitivo de cada una de las
unidades de negocio de la empresa en sus respectivos sectores es decir que ayuda a
alcanzar mayores ventajas competitivas sostenibles a largo plazo.
Por último, existe un nivel funcional que representa un componente importante de la
estrategia de negocio, centrándose en las acciones llevadas a cabo en las diferentes
áreas funcionales. Es en este nivel donde se produce la vinculación más significativa
entre la dirección estratégica y otras disciplinas del campo de la dirección de empresas
como el marketing, las finanzas, los recursos humanos o los sistemas de información,
además de suponer el nexo de unión entre la planificación y la implementación.

1.9.3. PROCESOS DE UNA ORGANIZACIÓN

Los procesos a nivel general en las organizaciones están determinados según los
niveles que tienen que son el nivel estratégico, táctico y operativo, de esta forma los
procesos para cada nivel se definen de la siguiente forma:
• Nivel estratégico: Análisis y control del desempeño empresarial, control de
métricas e indicadores; también se encarga de la alineación de estrategias y
objetivos corporativos.
• Nivel táctico: Consulta y análisis multidimensional; también se encarga de
acceder, analizar y formatear información de manera independiente.
• Nivel operativo: Reportes operativos y distribución de reportes de cualquier
fuente de datos; también se encarga de responder a preguntas de negocio
correcta y oportunamente.
A un nivel más específico los procesos de negocio sirven para determinar la forma en
que se organiza, coordina y se enfoca el trabajo para producir o generar un producto
o servicio está más dado al ¿Cómo se debe hacer?; también están relacionados con
los flujos concretos de material, información y conocimiento a estos elementos se les
denomina grupos de actividades.
Los procesos del negocio también pueden comprenderse como las formas únicas para
coordinar un trabajo, información y conocimiento, también son vistos como los
caminos o las rutas que escoge la gerencia para coordinar el trabajo.
1.9.4. CADENA DE VALOR
Se puede definir la cadena de valor como un conjunto de actividades que realiza la
empresa o negocio para crear un valor agregado a los bienes o servicios que vende;
también se le atribuye como un conjunto de factores controlables genéricos y/o de
eventuales factores críticos de éxito para desarrollar y mantener una ventaja
competitiva; Los componentes de la cadena de valor son las actividades de valor, el
margen calculado como precio menos (-) el costo total y los eslabones.
 La cadena de valor también es tratada como un modelo teórico que gráfica y permite
describir las actividades de una organización para generar valor al cliente final y a la
misma empresa. En base a esta definición se dice que una empresa tiene una ventaja
competitiva frente a otra cuando es capaz de aumentar el margen (ya sea bajando los
costos o aumentando las ventas). Este margen se analiza por supuesto a través de la
cadena de valor de Michael Porter,
Para entender un poco mejor el concepto cada se dice que cada empresa es un
conjunto de actividades que se desempeñan para diseñar, producir, llevar al mercado,
entregar y apoyar sus productos. Todas esas actividades pueden ser representadas
usando la cadena de valor, como se muestra en la imagen

A continuación, se nombran los pasos para aplicar el modelo:

• Paso 1: Identificar las sub-actividades para cada actividad principal:

Para cada actividad principal, determinar cuáles son las sub actividades
específicas que crean valor. Hay tres tipos diferentes de sub actividades:

◦ Actividades directas: crean valor por sí mismas. Por ejemplo, en el

marketing y las ventas de la actividad de una editorial, las sub-
actividades directas incluyen hacer llamadas de ventas a librerías, la
publicidad y la venta en línea.

◦ Actividades indirectas: permiten que las actividades directas que se

ejecuten sin problemas. Para ventas y marketing del ejemplo de la
editorial, las sub-actividades indirectas incluyen la gestión de la fuerza
de ventas y mantener los registros de clientes.

◦ Actividades de aseguramiento de la calidad: aseguran que las

actividades directas e indirectas cumplan con los estándares necesarios.
 Siguiendo con el ejemplo de ventas y marketing de la editorial de libros,
esto podría incluir anuncios de revisión y edición.

• Paso 2: Identificar las sub-actividades para cada actividad de apoyo:

Para cada una de las actividades de apoyo como la gestión de Recursos

Humanos, Desarrollo Tecnológico y Adquisiciones, hay que determinar las
sub-actividades que crean valor dentro de cada actividad principal. Por
ejemplo, considere cómo la gestión de recursos humanos agrega valor a la
logística de entrada, operaciones, logística de salida, y así sucesivamente.
Como en el paso 1, busque las sub-actividades directas, indirectas y de
aseguramiento de la calidad.
• Paso 3: Determinar los vínculos:
Encuentra las conexiones entre todas las actividades de valor que ha identificado.
Esto tomará tiempo, pero los vínculos son clave para aumentar la ventaja
competitiva en el marco de la cadena de valor. Por ejemplo, hay un vínculo entre
el desarrollo de la fuerza de ventas (una inversión de recursos humanos) y los
volúmenes de ventas. Hay otro vínculo entre los tiempos de respuesta, y para las
llamadas de teléfono de servicio de los clientes frustrados esperando las entregas.
• Paso 4: Busque oportunidades para aumentar valor:
Revise cada una de las sub-actividades y enlaces que te ha identificado, y piense
en cómo se puede cambiar o mejorar para maximizar el valor que ofrece a los
clientes (clientes de las actividades de apoyo tanto interno como externo).

1.9.5. PAPEL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LA

ORGANIZACIÓN
Los sistemas de información como ya se ha venido hablando, son reconocidos como
una herramienta básica para usar y acceder a la información además de facilitar el
proceso de toma de decisiones en las organizaciones, es allí donde radica su
importancia, no obstante, algunos autores se han dedicado reafirmar lo mismo:
• Según Muñoz Cruz un sistema de información:

“es un conjunto de elementos o componentes relacionados con la información

que interaccionan entre sí para lograr un objetivo: facilitar y/o recuperar
información”

• Segun Laudon, K y Laudon J, los sistemas de información:

 “son un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o
recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la
toma de decisiones y el control de una organización.
Aunque a priori la importancia de los sistemas de información se base en la toma de
decisiones y el acceso sencillo a la información, también ayudan a los directivos y
trabajadores a analizar problemas, como también a visualizar asuntos de alta
complejidad, también se ofrecen de apoyo para la construcción o elaboración de
nuevos productos. Los siguientes autores reafirman lo dicho.
• Según Whitten, Bentley y Dittman un sistema de información

“es un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologías de la información

que interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información
necesaria para el correcto funcionamiento de la organización”
• Andreu, Ricart y Valor definen a los sistemas de información

“como el conjunto formal de procesos que opera con un conjunto estructurado

de datos de acuerdo a las necesidades que una organización, recopila, elabora
y distribuye la información necesaria para la operación de dicha organización
y para las actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al
menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones
y procesos de negocio de acuerdo con su estrategia”
• Ponjuán plantea que para estos sistemas

“su meta debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje,
estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorización y llenar cada vez
más la brecha existente entre conceptos formales y la intuición, la teoría y la
práctica”