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MANUAL DE ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

DE CÓDIGOS

GS1 COLOMBIA
Tabla de Contenido

Página para la Asignación y Administración de Códigos 3


Asignación de Códigos Adquiridos 5
Productos de Consumo 6
Productos Farmacéuticos 14
Productos Textil 27
Productos de Peso Variable 33
Localizaciones 35
Activos 39
Crear Unidad de Empaque 42
Consultar Códigos Asignados 45
Cambio de Contraseña y Cerrar Sesión 47
Página para la creación de GTIN y/o GLN
Definiciones:

GTIN ( Global Trade Item Number): Es el número mundial de un artículo


comercial, el cual es utilizado para identificar de manera única cualquier
producto o ítem sobre el cual existe una necesidad de obtener una información
específica y al cual se le debe asignar un precio. Esta definición incluye
materias primas, productos terminados, insumos y servicios.

GLN (Global Location Number): Es el Número Global de Localización. El GLN


puede ser utilizado para identificar locaciones de tipo físico así como entidades
legales cuando es necesario retribuir información pre-definida para mejorar la
eficiencia en la comunicación con la Red de Valor.

Para la generación de los GTIN´s (Códigos de Barras para productos) y/o GLN
(Números de Localización) que usted adquirió, por favor realice los siguientes
pasos:

1. Ingresar al siguiente link:

http://servicios.gs1co.org/servicios/

2. Digite el usuario y contraseña que le fue suministrado y de clic en el botón de


ingresar o si usted es cliente nuevo y desea afiliarse a GS1 Colombia para la
adquisición de códigos diríjase a la opción de Registrarse y diligencie los datos.
3. Una vez ingrese a la herramienta, en la parte izquierda, le aparecerán
las siguientes opciones:

 Adquirir derechos de uso de Códigos de Barras


 Asignación de Códigos adquiridos
 Crear Unidad de Empaque
 Consultar códigos asignados
 Cambio de Contraseña
 Consulta y actualización de datos
 Contactenos
 Cerrar Sesión

A continuación se le explicara la funcionalidad cada una de estas opciones.


Asignación de Códigos Adquiridos

Para crear un nuevo GTIN´s (Códigos de Barras para productos) debe ingresar a
la opción Asignación de Códigos Adquiridos del menú que se encuentra en el
lado izquierdo. Allí se le desglosara un menú para que seleccione a que sector va
dirigido el Producto.
Productos de Consumo.
Para Artículos de Consumo como Confitera, Verduras, Frutas, Comidas Enlatadas,
Papelería, etc. Seleccionamos la opción de Consumo.

Al dar Clic nos aparece dos opciones, Cargue masivo de información y Cargue
individual de información en donde empezaremos a registrar nuestro(s) artículo(s).
Para el Cargue Individual de Información debemos tener en cuenta lo siguiente:

1. Nombre del Producto: En este espacio colocamos el nombre con el cual


conocemos el producto. Ej. Shampoo, Acondicionador, Gelatina, Jabón, Crema,
Café, Refresco, etc.

2. Marca: En este espacio colocamos la marca con la cual el producto es


identificado dentro del mercado y debe ser toda en mayúscula. Nota: Cuando la
Marca es demasiado larga se omite en ambas descripciones. Ej. JET,
COCACOLA, NOKIA, FRUCO, H&S, etc.

3. Características: En este espacio incluimos las características que diferencian


un producto con igual nombre de otro tales como sabor, estilo, fragancia, tamaño,
color, etc. Ej. Naranja, Flores tropicales, Grande, Rojo, etc.

4. Contenido: En este espacio incluimos lo que contiene el producto. Solo acepta


números. Ej. 500, 200, 3, 12.

5. Unidad de Medida: En este espacio solo va su unidad de medida. Ej. g, ml, kg,
und.

6. Calificador Cantidad: Valor que especifica el contenido del producto dentro del
envase. Esta es la oferta real del producto al consumidor.

7. Cantidad: En este campo se especifica el contenido del producto dentro del


envase. Es numérico y su longitud máxima es de 15. Ejemplo: 400

8. Unidad: En este campo se selecciona la unidad a la que hace referencia la


cantidad digitada anteriormente. Ejemplo: Centímetros Cúbicos.
Para el Cargue Individual de Información se realiza los siguientes pasos:

Gramática Recomendada: Como en toda oración comenzamos la letra inicial de


la primera palabra en Mayúscula y a excepción de la Marca todo va en minúscula.

Cuando el producto, con su nombre, marca, características, contenido y unidad de


medida no lo alcanzamos a definir en 40 caracteres utilizamos abreviaturas que ya
están estandarizadas dentro de GS1 Colombia en un manual llamado VOCABAS,
este manual lo podemos utilizar para abreviar las palabras de derecha a izquierda
y lograr definir el producto en los caracteres asignados. Debemos tener en cuenta
para utilizar el VOCABAS los siguientes criterios:

• Nunca abreviar la Marca del producto.


• Eliminar los prefijos y palabras como: de, para, en, sabor a, aroma a, etc.
• En última instancia eliminar la Marca si y solo si esta es demasiado larga.
• En última instancia abreviar el nombre del producto si y solo si este es
demasiado largo o es una palabra compuesta.
• Las 5 primeras Celdas deben de sumar los 40 caracteres permitidos.
• Todas las palabras abreviadas a excepción de las unidades de medida como g,
ml, l, Kg., etc., deben llevar punto al final.

Es necesario aclarar que dentro de los campos a diligenciar dentro de Asignación


de Códigos, no se deben colocar letras como la Ñ la cual se reemplaza por la N.
Nota: Para crear el producto de clic en el botón Crear. El sistema le solicitará una
confirmación de la veracidad e integridad de la información registrada.

Si los datos son correctos de clic en el botón Generar Códigos, de lo contrario de


clic en el botón Editar si no está de acuerdo con la información ingresada o
Eliminar si no está seguro de crear el Producto. Una vez quede guardado el
producto creado, el sistema le informará automáticamente el GTIN que le fue
asignado a ese producto.

Nota: Realice este mismo proceso para la creación de cada uno de sus productos.

Para el Cargue Masivo de Información se realiza los siguientes pasos:

Ingresar a la opción Cargue Masivo de información del menú que se encuentra


en el lado izquierdo.
Luego dar clic en el botón Descargar la plantilla.

Clic en el botón Guardar o Guardar Como para bajar a su equipo el archivo


ProductosConsumo.xls, donde debe diligenciar la información de los nuevos
productos a crear.
Nota: Esta plantilla soporta máximo 200 productos. (Si la cantidad de productos
a crear excede este número, deberá crear y cargar varios archivos de Excel).
Es importante que recuerde que todas estos archivos deben tener extensión .xls
(Hoja de cálculo de Microsoft Office Excel Versión 97-2003).

Al abrir el Archivo encontrará los mismos campos que están en la Plataforma de


Asignación de Códigos con sus respectivos ejemplos:

Nota: Para la Plantilla Excel aplican las mismas validaciones en la Calidad de las
Descripciones Largas que están establecidas en la Plataforma de Asignación de
códigos.
Para cargar el archivo, debe dar clic en el botón Buscar archivo.

Busca la ruta donde guardo el archivo y luego selecciona el archivo creado. Luego
de clic en el botón de abrir.

De clic en Cargar archivo para generar los códigos de manera masiva.


Este proceso puede tardar algunos minutos. Posteriormente, el sistema le
informara el resultado de la operación por cada una de las filas registradas en el
archivo y le dará el detalle del código de barras asignado a cada uno de los
productos registrados.

Clic en el botón Generar Códigos.


Nota: Realice este mismo proceso para el cargue de cada uno de los archivos de
Excel creados. Si la empresa está cargando la plantilla con los nuevos
productos y contiene caracteres especiales en las descripciones o sobrepasa el
límite permitido, el sistema le arrojará el siguiente mensaje:

Si la Empresa ya solicitó y asignó todos los códigos adquiridos, y trata de


ingresar el sistema le arrojara un mensaje de error.
Productos Farmacéuticos.
Para Artículos Farmacéuticos. Seleccionamos según la opción de Farmacéutica
que más aplique el artículo.

Productos Farmacéuticos:
I. Productos Genéricos
II. Productos No Genéricos

Vamos a empezar con los Farmacéuticos Genéricos, primero seleccionamos en


tipo de producto farmacéutico la opción Genérico.

Farmacéutico Genérico

Esta descripción está dividida en 8 partes:

1. Nombre del Producto: En este espacio se debe colocar el nombre con el cual
se conoce el producto que para el caso de los productos GENERICOS es el
Principio Activo ejemplo: Acetaminofen, Amoxisicilina, Ibuprofeno.

2. Marca: En este espacio se coloca la marca con la cual el producto es


identificado dentro del mercado.

Nota. Cuando la Marca es demasiado larga se omite en ambas


descripciones.
3. Concentración: Indica la cantidad de medicamento que viene por cada unidad
de medida del mismo. Ejemplo: Si el medicamento viene en tabletas, la
concentración será cuantos mg hay en cada tableta. Si el medicamento es un
jarabe, la concentración será cuantos mg del principio activo hay por ml hay en el
jarabe.

4. Forma Farmacéutica: es la disposición individualizada a que se adaptan las


sustancias medicinales1* (principios activos2*) y excipientes3* (materia
farmacológicamente inactiva) para constituir un medicamento 4*.

1* Es toda materia, cualquiera que sea su origen- humano, animal, vegetal,


químico o de otro tipo - a la que se atribuye una actividad apropiada para
constituir un medicamento.
2*Denominación común recomendada por la Organización Mundial de la
Salud o, en su defecto, la denominación científica del medicamento.
3* Sustancia inerte que se mezcla con los medicamentos para darles
consistencia, forma, sabor u otras cualidades que faciliten su dosificación y
uso.
4* Sustancia que, administrada interior o exteriormente a un organismo
animal, sirve para prevenir, curar o aliviar la enfermedad y corregir o reparar
las secuelas de esta.

5. Presentación empaque: Se refiere al empaque y cantidad en el cual viene el


producto.

6. Calificador de Cantidad: Valor que especifica el contenido del producto dentro


del envase. Esta es la oferta real del producto al consumidor.

7. Cantidad: En este campo se especifica el contenido del producto dentro del


envase. Es numérico y su longitud máxima es de 15. Ejemplo: 400

8. Unidad: En este campo se selecciona la unidad a la que hace referencia la


cantidad digitada anteriormente.

Gramática Recomendada: Como en toda oración comenzamos la letra inicial de


la primera palabra en Mayúscula y a excepción de la Marca todo va en minúscula.

Cuando el producto, con su nombre, marca, características, contenido y unidad de


medida no lo alcanzamos a definir en 40 caracteres utilizamos abreviaturas que ya
están estandarizadas dentro de GS1 Colombia en un manual llamado VOCABAS,
este manual lo podemos utilizar para abreviar las palabras de derecha a izquierda
y lograr definir el producto en los caracteres asignados. Debemos tener en cuenta
para utilizar el VOCABAS los siguientes criterios:

• Nunca abreviar la Marca del producto.


• Eliminar los prefijos y palabras como: de, para, en, sabor a, aroma a, etc.
• En última instancia eliminar la Marca si y solo si esta es demasiado larga.
• En última instancia abreviar el nombre del producto si y solo si este es
demasiado largo o es una palabra compuesta.
• Las 5 primeras Celdas deben de sumar los 40 caracteres permitidos.
• Todas las palabras abreviadas a excepción de las unidades de medida como g,
ml, l, Kg., etc., deben llevar punto al final.

Es necesario aclarar que dentro de los campos a diligenciar dentro de Asignación


de Códigos, no se deben colocar letras como la Ñ la cual se reemplaza por la N.

Nota: Para crear el producto de clic en el botón Crear. El sistema le solicitará una
confirmación de la veracidad e integridad de la información registrada.

Si los datos son correctos de clic en el botón Generar Códigos, de lo contrario de


clic en el botón Editar si no está de acuerdo con la información ingresada o
Eliminar si no está seguro de crear el Producto. Una vez quede guardado el
producto creado, el sistema le informará automáticamente el GTIN que le fue
asignado a ese producto.
Nota: Realice este mismo proceso para la creación de cada uno de sus productos.

Para el Cargue Masivo de Información de Productos Genéricos se realiza los


siguientes pasos:

Ingresar a la opción Cargue Masivo de información del menú que se encuentra


en el lado izquierdo.

Luego dar clic en el botón Descargar la plantilla.

Clic en el botón Guardar o Guardar Como para bajar a su equipo el archivo


ProductosFarmaceuticosGenericos.xls, donde debe diligenciar la información de
los nuevos productos a crear.
Buscamos la ruta donde guardaremos nuestro archivo.

Una vez descargada procedemos a diligenciar, luego guardamos los datos y por
ultimo realizamos la carga de la información en la plataforma por la opción de
Cargar Archivo.

Este proceso puede tardar algunos minutos. Posteriormente, el sistema le


informara el resultado de la operación por cada una de las filas registradas en el
archivo y le dará el detalle del código de barras asignado a cada uno de los
productos registrados.

Clic en el botón Generar Códigos. Y luego nos arroja el mensaje de que los
Códigos han sido creados satisfactoriamente.

Nota: Realice este mismo proceso para el cargue de cada uno de los archivos de
Excel creados. Si la empresa está cargando la plantilla con los nuevos
productos y contiene caracteres especiales en las descripciones o sobrepasa el
límite permitido, el sistema le arrojará un mensaje. Si la Empresa ya solicitó y
asignó todos los códigos adquiridos, y trata de ingresar el sistema le arrojara
un mensaje de error.

Farmacéuticos No Genéricos

Para crear un producto No Genérico, debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar en el tipo de Producto farmacéutico: No Genérico


Esta descripción está dividida en 8 partes:

1. Nombre del Producto: En este espacio se debe colocar el nombre con el cual
se conoce el producto que para el caso de los productos NO GENERICOS puede
coincidir con la marca registrada. Ej. Benadryl, Aspirina, Unasyn, Geodon.

2. Marca: En este espacio se coloca la marca con la cual el producto es


identificado dentro del mercado.

Nota. Cuando la Marca es demasiado larga se omite en ambas


descripciones.

3. Concentración: Indica la cantidad de medicamento que viene por cada unidad


de medida del mismo. Ejemplo: Si el medicamento viene en tabletas, la
concentración será cuantos mg hay en cada tableta. Si el medicamento es un
jarabe, la concentración será cuantos mg del principio activo hay por ml hay en el
jarabe.

4. Forma Farmacéutica: es la disposición individualizada a que se adaptan las


sustancias medicinales1* (principios activos2*) y excipientes3* (materia
farmacológicamente inactiva) para constituir un medicamento 4*.

1* Es toda materia, cualquiera que sea su origen- humano, animal, vegetal,


químico o de otro tipo - a la que se atribuye una actividad apropiada para
constituir un medicamento.
2*Denominación común recomendada por la Organización Mundial de la
Salud o, en su defecto, la denominación científica del medicamento.
3* Sustancia inerte que se mezcla con los medicamentos para darles
consistencia, forma, sabor u otras cualidades que faciliten su dosificación y
uso.
4* Sustancia que, administrada interior o exteriormente a un organismo
animal, sirve para prevenir, curar o aliviar la enfermedad y corregir o reparar
las secuelas de esta.

5. Presentación: Se refiere al empaque y cantidad en el cual viene el producto.

6. Calificador de Cantidad: Valor que especifica el contenido del producto dentro


del envase. Esta es la oferta real del producto al consumidor.

7. Cantidad: En este campo se especifica el contenido del producto dentro del


envase. Es numérico y su longitud máxima es de 15. Ejemplo: 400

8. Unidad: En este campo se selecciona la unidad a la que hace referencia la


cantidad digitada anteriormente.

Gramática Recomendada: Como en toda oración comenzamos la letra inicial de


la primera palabra en Mayúscula y a excepción de la Marca todo va en minúscula.

Cuando el producto, con su nombre, marca, características, contenido y unidad de


medida no lo alcanzamos a definir en 40 caracteres utilizamos abreviaturas que ya
están estandarizadas dentro de GS1 Colombia en un manual llamado VOCABAS,
este manual lo podemos utilizar para abreviar las palabras de derecha a izquierda
y lograr definir el producto en los caracteres asignados. Debemos tener en cuenta
para utilizar el VOCABAS los siguientes criterios:

• Nunca abreviar la Marca del producto.


• Eliminar los prefijos y palabras como: de, para, en, sabor a, aroma a, etc.
• En última instancia eliminar la Marca si y solo si esta es demasiado larga.
• En última instancia abreviar el nombre del producto si y solo si este es
demasiado largo o es una palabra compuesta.
• Las 5 primeras Celdas deben de sumar los 40 caracteres permitidos.
• Todas las palabras abreviadas a excepción de las unidades de medida como g,
ml, l, Kg., etc., deben llevar punto al final.

Es necesario aclarar que dentro de los campos a diligenciar dentro de Asignación


de Códigos, no se deben colocar letras como la Ñ la cual se reemplaza por la N.
Nota: Para crear el producto de clic en el botón Crear. El sistema le solicitará una
confirmación de la veracidad e integridad de la información registrada.

Si los datos son correctos de clic en el botón Generar Códigos, de lo contrario de


clic en el botón Editar si no está de acuerdo con la información ingresada o
Eliminar si no está seguro de crear el Producto. Una vez quede guardado el
producto creado, el sistema le informará automáticamente el GTIN que le fue
asignado a ese producto.
Para el Cargue Masivo de Información de Productos No Genéricos se realiza los
siguientes pasos:

Ingresar a la opción Cargue Masivo de información del menú que se encuentra


en el lado izquierdo.

Luego dar clic en el botón Descargar la plantilla.


Clic en el botón Guardar o Guardar Como para bajar a su equipo el archivo
ProductosFarmaceuticosNoGenericos.xls, donde debe diligenciar la información de
los nuevos productos a crear.

Una vez descargada procedemos a diligenciar, luego guardamos los datos y por
ultimo realizamos la carga de la información en la plataforma por la opción de
Cargar Archivo.

Este proceso puede tardar algunos minutos. Posteriormente, el sistema le


informara el resultado de la operación por cada una de las filas registradas en el
archivo y le dará el detalle del código de barras asignado a cada uno de los
productos registrados.
Clic en el botón Generar Códigos. Y luego nos arroja el mensaje de que los
Códigos han sido creados satisfactoriamente.

Nota: Realice este mismo proceso para el cargue de cada uno de los archivos de
Excel creados. Si la empresa está cargando la plantilla con los nuevos
productos y contiene caracteres especiales en las descripciones o sobrepasa el
límite permitido, el sistema le arrojará un mensaje. Si la Empresa ya solicitó y
asignó todos los códigos adquiridos, y trata de ingresar el sistema le arrojara
un mensaje de error.
Productos Textil.
Para Artículos de Textil como Chaquetas, Faldas, Medias, Sacos, Zapatos, etc.
Seleccionamos la opción de Textil.

Esta descripción está dividida en 8 partes:

1. Nombre del Producto: En este espacio colocamos el nombre con el cual


conocemos el producto. Ej. Camisa, Pantalón, Camiseta, Vestido, Zapato, Tenis,
etc.

2. Marca: En este espacio colocamos la marca con la cual el producto es


identificado dentro del mercado. Ej. GEF, LEONISA, OFF CORSS, etc. Nota.
Cuando la Marca es demasiado larga se omite en ambas descripciones.

3. Características: En este espacio incluimos las características que diferencian


un producto con igual nombre de otro tales como estilo, talla, tipo de tela, etc. Ej.
Deportivo, M, Manga larga, Naranja, Flores tropicales, Grande, Rojo, azul, seda,
etc.

4. Unidad de Medida: En este espacio solo va su unidad de medida. Ej. T, NAR,


PAR, PZA.

5. Contenido: En este espacio incluimos lo que contiene el producto. Ej. 1, 2, etc.

6. Calificador de Cantidad: Valor que especifica el contenido del producto dentro


del envase. Esta es la oferta real del producto al consumidor.

7. Cantidad: En este campo se especifica el contenido del producto dentro del


envase. Es numérico y su longitud máxima es de 15. Ejemplo: 400

8. Unidad: En este campo se selecciona la unidad a la que hace referencia la


cantidad digitada anteriormente.

A continuación podrán observar un ejemplo claro para crear un artículo textil y


como debe de ir estructurado:

Nota: Para crear el producto de clic en el botón Crear. El sistema le solicitará una
confirmación de la veracidad e integridad de la información registrada.

Si los datos son correctos de clic en el botón Generar Códigos, de lo contrario de


clic en el botón Editar si no está de acuerdo con la información ingresada o
Eliminar si no está seguro de crear el Producto. Una vez quede guardado el
producto creado, el sistema le informará automáticamente el GTIN que le fue
asignado a ese producto.
Para el Cargue Masivo de Información de Productos Textiles se realiza los
siguientes pasos:

Ingresar a la opción Cargue Masivo de información del menú que se encuentra


en el lado izquierdo.
Luego dar clic en el botón Descargar la plantilla.

Clic en el botón Guardar o Guardar Como para bajar a su equipo el archivo


ProductosTextil.xls, donde debe diligenciar la información de los nuevos productos
a crear.

Una vez descargada procedemos a diligenciar, luego guardamos los datos y por
ultimo realizamos la carga de la información en la plataforma por la opción de
Cargar Archivo.
Este proceso puede tardar algunos minutos. Posteriormente, el sistema le
informara el resultado de la operación por cada una de las filas registradas en el
archivo y le dará el detalle del código de barras asignado a cada uno de los
productos registrados.

Una vez diligenciado los campos le damos clic en grabar y su artículo será creado
satisfactoriamente.

Nota: Realice este mismo proceso para el cargue de cada uno de los archivos de
Excel creados. Si la empresa está cargando la plantilla con los nuevos
productos y contiene caracteres especiales en las descripciones o sobrepasa el
límite permitido, el sistema le arrojará un mensaje. Si la Empresa ya solicitó y
asignó todos los códigos adquiridos, y trata de ingresar el sistema le arrojara
un mensaje de error.
Productos de Peso Variable

Para crear un nuevo Producto de Peso Variable (GTIN´s -7Códigos de Barras


para productos) debe ingresar a la opción Asignación de Códigos Adquiridos
del menú que se encuentra en el lado izquierdo. Allí le aparecerá un formulario
para el registro de la información básica de su producto.

Nota: Es importante que tenga en cuenta la recomendación que le sale al


momento del ingreso a la opción.

Después de darle clic en Cargue Individual de Información, le aparecerá la


siguiente ventana para que registre la información básica del producto a crear.
Por cada referencia de producto o GTIN a crear, se debe digitar la siguiente
información:

Descripción Larga: En este campo definimos e identificamos el producto en toda


su dimensión en un máximo de 40 caracteres. No introduzca caracteres
especiales como el signo + & * < >, etc.
Ejemplo: Chuleta de cerdo GS1 Colombia

Para crear el producto de clic en el botón Crear. El sistema le solicitará una


confirmación de la veracidad e integridad de la información registrada.

Si los datos son correctos de clic en el botón Generar Códigos, de lo contrario de


clic en el botón Editar si no está de acuerdo con la información ingresada o
Eliminar si no está seguro de crear el Producto. Una vez quede guardado el
producto creado, el sistema le informará automáticamente el GTIN que le fue
asignado a ese producto.

Nota: Realice este mismo proceso para la creación de cada uno de sus productos.
Si la empresa ya solicitó y asignó todos los códigos adquiridos, y trata de
ingresar un producto adicional, el sistema le arrojará un mensaje. Si la Empresa
ya solicitó y asignó todos los códigos adquiridos, y trata de ingresar el
sistema le arrojara un mensaje de error.
Localizaciones

Para crear un nuevo GLN (Números de Localización) debe ingresar a la


opción Asignación de Códigos Adquiridos del menú que se encuentra en el
lado izquierdo. Allí le aparecerá un formulario para el registro de la información
básica de su nueva localización.

Después de darle clic en Cargue Individual de Información, le aparecerá la


siguiente ventana para que registre la información básica de la localización a
crear.
Por cada Localización o GLN a crear, se debe digitar la siguiente información:

Descripción: En este campo definimos e identificamos la localización


detalladamente en un máximo de 50 caracteres. No introduzca caracteres
especiales como el signo + & * < >, etc.
Ejemplo: CENTRO DE DISTRIBUCIÓN BOYACÁ CON 26

Ciudad: En este campo se selecciona la ciudad donde está ubicada la


localización que está creando.
Ejemplo: BOGOTA

Dirección: En este campo se especifica la dirección donde está ubicada


físicamente la localización que está creando. Es numérico y su longitud máxima es
de 15.
Ejemplo: Avenida El Dorado N° 70-16

Teléfono: En este campo se especifica el número telefónico asociado a la


Localización que está creando, se aconseja colocar entre paréntesis el código del
país y el indicativo.
Ejemplo: (571) 4270999

Fax: En este campo se especifica el número del Fax asociado a la Localización


que está creando, se aconseja colocar entre paréntesis el código del país y el
indicativo.
Ejemplo: (571) 4254700

Es la Localización Principal: Este campo se chequea cuando la localización


que está creando identifica a la compañía o a su punto de venta principal.

Para crear el Punto de Venta de clic en el botón Crear. El sistema le solicitará


una confirmación de la veracidad e integridad de la información registrada.
Si los datos son correctos de clic en el botón Generar Códigos, de lo contrario de
clic en el botón Editar si no está de acuerdo con la información ingresada o
Eliminar si no está seguro de crear el Producto. Una vez quede guardado el punto
de venta creado, el sistema le informará automáticamente el GLN que le fue
asignado a ese producto.

Nota: Realice este mismo proceso para la creación de cada uno de sus productos.
Si la empresa ya solicitó y asignó todos los códigos adquiridos, y trata de
ingresar un producto adicional, el sistema le arrojará un mensaje. Si la Empresa
ya solicitó y asignó todos los códigos adquiridos, y trata de ingresar el
sistema le arrojara un mensaje de error.
Crear Activo
Para crear un nuevo Activo debe ingresar a la opción Asignación de Códigos
Adquiridos del menú que se encuentra en el lado izquierdo. Allí le aparecerá un
formulario para el registro de la información básica de su nuevo Activo.

Después de darle clic en Cargue Individual de Información, le aparecerá la


siguiente ventana para que registre la información básica del producto a crear.

Por cada Activo a crear, se debe digitar la siguiente información:

Descripción: En este campo definimos e identificamos el activo


detalladamente en un máximo de 100 caracteres. No introduzca caracteres
especiales como el signo + & * < >, etc.
Ejemplo: Montacargas eléctrico GS1 Colombia.

Para crear el Punto de Venta de clic en el botón Crear. El sistema le solicitará


una confirmación de la veracidad e integridad de la información registrada.

Si los datos son correctos de clic en el botón Generar Códigos, de lo contrario de


clic en el botón Editar si no está de acuerdo con la información ingresada o
Eliminar si no está seguro de crear el Producto. Una vez quede guardado el punto
de venta creado, el sistema le informará automáticamente el GLN que le fue
asignado a ese producto.
Nota: Realice este mismo proceso para la creación de cada uno de sus productos.
Si la empresa ya solicitó y asignó todos los códigos adquiridos, y trata de
ingresar un producto adicional, el sistema le arrojará un mensaje. Si la Empresa
ya solicitó y asignó todos los códigos adquiridos, y trata de ingresar el
sistema le arrojara un mensaje de error.
Crear Unidad de Empaque

Para crear un nuevo GTIN´s (Códigos de Barras para productos) debe ingresar a
la opción Crear Unidad de empaque del menú que se encuentra en el lado
izquierdo.

Allí le aparecerá un formulario para el registro de la unidad logística (GTIN 14)


asociada a un producto.

A continuación para hacer la búsqueda, de clic en el botón buscar, el sistema


le generará los resultados de acuerdo a los parámetros ingresados, como se
ilustra en la siguiente imagen.
El sistema le desplegará la siguiente pantalla:

Por cada referencia de producto o GTIN que maneje una unidad logística, se
puede digitar la siguiente información:

Código de Barras: En este se debe digitar el código de Barras de la unidad de


consumo (Producto) GTIN 13. Campo Opcional. Ejemplo: 7709990628784

Nombre del Producto: Se debe digitar el nombre o parte del nombre del
producto al cual desea crear la unidad de empaque. Campo Opcional.
Ejemplo: Crema GS1 Colombia piel seca x 400 cc O puede también digitar solo
parte del nombre, ejemplo: x 400
Por cada referencia de producto o GTIN a crear, se debe digitar la siguiente
información:

Descripción Larga: En este campo definimos e identificamos la unidad de


empaque del producto en toda su dimensión en un máximo de 40 caracteres. No
introduzca caracteres especiales como el signo + & * < >, etc.
Ejemplo: Caja crema GS1 piel seca x12Unx400cc

Calificador de Cantidad: Valor que especifica el calificador de la cantidad de


unidades de producto contenidas de la unidad inferior GTIN 13.

Cantidad: En este campo se especifica el número de unidades de producto


contenidas de la unidad inferior GTIN 13. Es numérico y su longitud máxima es de
15.
Ejemplo: 12

Unidad: En este campo se selecciona la unidad a la que hace referencia


la cantidad digitada anteriormente.
Ejemplo: Número de Artículos.

Si los datos son correctos de clic en el botón Crear, de lo contrario de clic en el


botón Editar si no está de acuerdo con la información ingresada o Eliminar si no
está seguro de crear la unidad de empaque. Una vez quede guardado el producto
creado, el sistema le informará automáticamente el GTIN que le fue asignado a
ese producto.
Consultar Códigos Asignados

Para crear un nuevo GTIN´s (Códigos de Barras para productos) debe ingresar a
la opción Consultar Códigos Asignados del menú que se encuentra en el lado
izquierdo.

A continuación para hacer la búsqueda, de clic en Consultar códigos asignados, el


sistema le generará los resultados como se ilustra en la siguiente imagen.
En la parte superior encontramos la opción de exportar el listado en los formatos,
PDF, Excel, Word, CSV (delimitado por comas), Archivo XML, MHTML (archivo
web)
Cambio de contraseña y Cerrar Sesión
Para cambiar la contraseña de ingreso, nos vamos a la opción Cambio de
contraseña que se encuentra en el menú.

Digitamos la contraseña actual, luego la nueva contraseña y por ultimo confirmamos


la nueva contraseña.

Para cerrar la sesión en la Plataforma de Asignación de Códigos de modo seguro de


clic en Cerrar Sesión del menú que se encuentra en el lado izquierdo.