ORGANIZACIÓN DE EVENTOS MSC.

MARIANA DICADO ALBAN

QUE ES UN EVENTO
El término evento proviene del latín eventus y, de acuerdo al diccionario de la Real Academia
Española (RAE), tiene tres grandes usos. En varios países latinoamericanos, un evento es
un suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho acontecimiento puede ser
social, artístico o deportivo. Por ejemplo: “El evento de esta noche enfrentará a los dos mejores
equipos del torneo”, “El próximo mes se celebrarán tres eventos en la Facultad de Derecho”, “El
concierto de los Rolling Stones ha sido el evento más popular del año”, “Ya no quedan entradas
para el evento de poesía del viernes”.

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE-EVENTO
 Definición Del Programa
 Información Al Personal Del Lugar
 Cuenta Maestra
 Ultimar Detalles, Cambios Y Ajustes
 Investigación
 Planificación
 Organización

1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.

2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su
desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima
organizacional).

3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros
eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los
participantes y/o invitados especiales.

4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad,
la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.

5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o

participantes

6.- Definir:

 Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos
para determinar el tema, el alcance y el programa.
 Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del
mismo.
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7- Nombrar al Comité Organizador

 Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los

integrantes de evento.
 Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento
sistematizadamente.

8.-Fijar sede provisional del comité organizador.

9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.

10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales,

participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará tomando en cuenta la magnitud y las
posibilidades tanto del espacio físico como de recursos
financieros).

11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el

Programa para Damas y Acompañantes.

12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos

(Inventario Hipotético de Recursos).

13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos

que genere la realización del evento, más un 10% de
gastos imprevistos).

EVENTO

 Recibimiento y registro
 Montaje de salones y mesas
 Atención a participantes
 Manejo de personas vip
 Atención a acompañantes
 Control y supervisión
 Reunión diaria con empleados
 Desarrollo y Dirección

Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.

Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora

estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
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POST-EVENTO
 Revisión cuentas y facturación
 Despacho de material
 Cartas de agradecimiento
 Evaluación
 Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
 Se cancelan los pagos pendientes.
 Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
 Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible
la realización del evento.

Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo

planificado se cumplió o no.

Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).

EVENTOS SOCIALES

Suceso importante y programado que puede abarcar cualquier área social, artística,
deportiva y los mismos pueden presentarse como seminarios, talleres, conferencias,
inauguraciones, exposiciones entre otros.
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Tipos de eventos sociales

Bodas
Una boda o casamiento es una ceremonia religiosa o
civil, mediante la cual se celebra el comienzo
del matrimonio. Generalmente una boda es un rito que
formaliza la unión entre dos personas ante una autoridad
externa que regula y reglamenta el procedimiento, el
cual genera compromisos contractuales u obligaciones
legales -según las legislaciones- entre las partes o
contrayentes.

Cumpleaños y aniversarios
Sin duda son los eventos más frecuentes, porque se
repiten una vez al año. Pueden ser tan grandes como se
deseen, por ejemplo, la gente suele celebrar con más
ahínco ciertas edades (los 30 se celebran más que los 29,
por ejemplo).

Reuniones familiares
Las reuniones familiares tienen el único (y gran
objetivo) de juntar a toda la familia en un
mismo sitio. Ahí se reúnen parientes que tal
vez lleven años sin verse, lo que les da a este
tipo de eventos un aire único.

Catas de vinos y degustaciones

Las catas de vino, y las degustaciones en general, están de
moda. No es de extrañar, porque es la excusa perfecta para
probar vinos y alimentos de gran calidad y encontrarse con
gente interesante.
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Cócteles
Los cocteles son una gran alternativa a las cenas
formales de brazos caídos. Los cócteles normalmente
se llevan a cabo alrededor de 5 o 6 de la tarde y de
ejecución para sólo dos horas. Los cócteles se sirven
cerveza y vino, junto con varios aperitivos, tapas o
aperitivos. No hay que tener un buen motivo para
organizar un coctel, basta con un grupo de amigos
que quieran verse y pasar un buen rato.

Cenas intimas
En este tipo de eventos solo hay una pareja, por lo
que, a priori, son los más fáciles de organizar. Solo
se necesita una mesa, unas velitas, luz tenue y una
música adecuada.

Estos son, en resumen, los tipos de eventos sociales más habituales que puedes celebrar.
En nuestro próximo post hablaremos de los eventos empresariales.