APRENDER GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA

La gerencia de proyectos de tecnología Educativa se enfoca en la inclusión de

TIC en la Educación y direcciona la secuencia ordenada y eficaz del proceso de

actividades que se necesitan desarrollar de forma estructurada para obtener los

resultados propuestos en determinado proyecto, establecido y previsto en recursos,

tiempo, costos y calidad. Se debe tener en cuenta cada paso correspondiente en

cada proceso Para que se pueda llegar a un objetivo. Se debe prever la sucesión

bien concreta de actividades con un principio y un final.

Se comienza con el proceso de Iniciación que es la autorización que debe

tener el proyecto mediante un acta, que será prese ntada por el ente iniciador o el

patrocinador del proyecto donde quedará nombrado o ficialmente el director y toda

la información referente al proyecto. Luego se hace la planificación estratégica, o la

planeación que será la etapa más transcendental en la cual se planifica el curso de

acción para conseguir los objetivos de un proyecto; etapa en la cual se tiene como

finalidad recoger todas las áreas en las cuales el proyecto pueda tener respaldo y

en cuáles de éstas se debe h acer énfasis y así lograr excelentes resultados. Para

que, ello se cumpla es necesario tener en cuenta las siguientes áreas o fases:

Integración, Alcance, Tiempo y Costos; que deben ser cumplidas exactamente antes

de pasar a la siguiente.

En la planificación de integración se empieza por la elaboración del acta de

constitución del proyecto. En la que se transmite la autoridad y autonomía al

director del proyecto para disponer de los recurso que necesite y se cuenta con la

claridad de ejecución del proyecto. El plan de gestión de la integración es el que

conforma todos los procesos y actividades que se necesitan para identificar,

concretar y ordenar todos los métodos de acciones de dirección de proyectos. En

esta fase se puede prever el alcance y se logra observar y registrar el trabajo. La

integración es muy importante porque es mediante la cual se logra la unificación, y

es de gran importancia su aplicación en proyectos educativos porque se puede ir

integrando paso a paso la planeación y así tener una mejor visión y organización en

los procesos. Además se consolida y articula las acciones que son vitales para la

correcta terminación del proyecto.

La planificación del alcance es la fase en la que se define completamente el

proyecto; ello demanda una organización y para ese fin se debe establecer “una

estructura de desglose de trabajo” (EDT)1.Aspectos fundamentales del alcance del

proyecto. PMBOK (2008). Que es la encargada poner el orden en todos los procesos

, adecuando las partes del proyecto en micro partes con más fácil manejo y control

en todos los aspectos; Para que un EDT pueda funcionar adecuadamente se

necesita tener en cuenta fundamentalmente tres aspectos que a continuación se

hace referencia: El primero es la inclusión de cada uno de los procedimientos que

hacen parte de la organización y así se genere el impacto esperado con

determinado proyecto; el segundo aspecto que se incluye es el alcance del proyecto,

en el que se requiere tener claro hasta donde generara impacto en la organización;

lo cual se obtiene al concretar la idea que se propone y los esfuerzos. El tercer

aspecto a llevar a cabo es la creación del plan de gestión

del alcance; en el que se define cómo se va a logar el alcance. Para este proceso se

debe tomar en cuenta estamentos financieros, operativos, de planificación y de

control que establezca conceptos para crear una secuencia de procedimientos

para obtener el alcance del proyecto. El EDT debe contener una plantilla que

especifique los objetivos del proyecto con los responsables, claramente

identificados, con capacidad de entregar los resultados esperados y oportunamente,

pero sobre todo con la correcta consecución del proyecto. El plan de gestión del

alcance radica en concretarlo íntegramente y se enmarcan las características más

trascendentales junto a los lím ites del proyecto.

En el plan de gestión del alcance debe tener nclusión mínimo cinco aspectos que

a continuación se hace referencia.” Objetivos del proyecto y del producto, requisitos

y características del producto o servicio, criterios de aceptación del producto, límites

del proyecto, requisitos y productos entregables del proyecto.” 2.Aspectos

fundamentales del alcance del proyecto. Referencia original PMBOK (2008). Para

desarrollar el plan de gestión general del proyecto se deben abarcar todas las tareas

que se necesitan para disponer todas las actividades y acciones con el fin de

gestionar desde cómo se inicia, todo su proceso en el transcurso hasta el cierre del

proyecto. Se debe cumplir con las actividades necesarias para llegar a una concreta

ejecución. En esta etapa es fundamental tener elaborada toda la documentación de

las actividades relacionadas con el proyecto. Igualmente se debe documentar las

experiencias positivas y las que dejan lecciones para ponerlas en práctica en futur

os proyectos.
 Es de gran significado el cierre del proyecto, que es donde se establecen los

procedimientos que se necesitan para confirmar y justificar el producto entregable

del proyecto, que éste sea entregado a gusto del cliente teniendo claro los términos

de tiempo y costos.

Es de gran importancia en los proyectos Educativos ya que es la supervisión y el

control del proyecto, y la aplicación porque de ese modo se puede acoger acciones

para corregir o advertir, teniendo el control del rendimiento del proyecto.

El plan de gestión del tiempo es lograr la concreta realización de los objetivos del

proyecto dentro del plazo específico y el plan de gestión de costos es la inclusión de

procesos necesarios para planificar, estimar y controlar los costos, estableciendo un

presupuesto que implica sumar los costos individuales con base a las necesidades.

Además se refiere a todos los e lementos que conforman un proyecto y que son

esenciales para una culminación oportunamente; estos se definen a continuación

“Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestión del proyecto,

evaluar el rendimiento para ejecutar una acción correctiva o preventiva cuando sea

necesario, efectuar el seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto, suministrar

proyecciones para actualizar la información del coste actual y del cronograma actual

y supervisar la implementación de los cambios aprobados cuando y a medida que

estos se produzcan”. FIGURA 13 Elementos de supervisión y control. NOTA Fuente: Adaptado de

PMBOK, Referencia original PMBOK(2008).

Los anteriores pasos son los que se encargan de direccionar el camino y deben

estar plasmados en el cronograma y es importante en los proyectos Educativos

porque marcar el ritmo de desempeño y su aplicaciónse hace para estimar la

duración de las actividades teniendo como base el cronograma.

Para finalizar este proceso se debe apreciar el plan de gestión de costos; que se

define como la inversión que tomará el proyecto y que será el gran desafío, porque

de los costos depende su aprobación. En la gestión de costos se establecen tres

aspectos como son: Hacer una estimación de ellos, realizar un cálculo de

presupuesto y controlar los costos dura nte toda la ejecución del proyecto. Esta fase

es importante en los proyectos Educativos porque se puede analizar cuánto

presupuesto se requiere invertir y su aplicación crea una acercamiento de costos

integrales del proyecto.