Sesion 6 - Gestion de Tesoreria

SIIGO Dejando huella...........
SIIGO Versión 5.1
ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
GESTION DE TESORERIA
Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com 1

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION................................................................................. 4
1. MODULO DE TESORERIA ................................................................ 5
2. PARAMETRIZACION ....................................................................... 5
2.1. APERTURA DE TERCEROS ...................................................................... 6
2.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS........................................................... 7
3. FLUJO DE CAJA .............................................................................. 8
3.1. PARÁMETROS ........................................................................................ 8
3.1.1. Cajas............................................................................................................. 8
3.1.2. Bancos ........................................................................................................ 10
3.1.3. Conceptos De Cobro ...................................................................................... 16
3.1.4. Conceptos De Pago........................................................................................ 16
3.1.5. Impresión Definición De Cajas......................................................................... 17
3.1.6. Impresión Definición De Bancos ..................................................................... 18
3.2. CHEQUES POSFECHADOS..................................................................... 18
3.2.1. Histórico De Cheques Posfechados ................................................................... 21
3.3. SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS .................................................... 21
3.3.1. Listado De Saldos Telefónicos De Bancos ......................................................... 21
3.4. OTROS INGRESOS ............................................................................... 22
3.5. OTRAS OBLIGACIONES ........................................................................ 25
3.6. FLUJO DE CAJA .................................................................................... 28
3.7. LISTADO COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE
VENCIMIENTO ............................................................................................ 30
4. PROGRAMACION DE PAGOS ......................................................... 31
4.1. CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR ...................... 31
4.2. IMPRESION DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO ............................. 32
4.3. PROGRAMACION DE PAGOS................................................................. 32
4.4 IMPRESION PROGRAMACION DE PAGOS .............................................. 36
4.5. CONTABILIZACION DE PAGOS............................................................. 37
4.6. INFORME CONTABILIZACION DE PAGOS ............................................. 38
4.7. PAGOS ELECTRONICOS........................................................................ 39
4.7.1 Definición Del Archivo Para Pago Electrónico ...................................................... 39
4.7.2. Lista Definición Archivo Plano Para Pago Electrónico ........................................... 43
4.7.3 Pago Electrónico ............................................................................................ 43
5. CAJA MENOR................................................................................ 45
5.1. DEFINICION DE CAJAS MENORES........................................................ 45
5.2. RECIBOS DE CAJA MENOR ................................................................... 47
5.3. GASTOS DE CAJA MENOR..................................................................... 49
5.4. ELABORACION RECIBOS DE CAJA MENOR ........................................... 49
5.5. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR................................................ 54
5.6. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO.............................. 54
5.7. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR.................................................. 55
5.8. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO................................ 56
5.9. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR .................................... 56
5.10 BORRADO EN BLOQUE ........................................................................ 59
5.11 DESMARQUE DE DOCUMENTOS........................................................ 61
6. ASISTENTE DE CONCILIACION BANCARIA................................... 62

6.1. DEFINICION ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO ..................................... 62

6.2. LISTADO DEFINICION EXTRACTO BANCARIO...................................... 65
6.3. INCORPORACION EXTRACTO BANCARIO ............................................. 65
6.4. CONCILIACION BANCARIA .................................................................. 66
7. UTILITARIOS ............................................................................... 67
7.1. ASIGNA FECHA OPTIMISTA Y PESIMISTA AL MOVIMIENTO ................ 67

INTRODUCCION
Las tendencias económicas actuales requieren de la administración y uso eficiente

del efectivo, lo que permiten evaluar la gestión estratégica y fijar directrices para
determinar el comportamiento futuro de la empresa.
Por lo anterior, este manual ofrece una serie de herramientas que permiten obtener
un manejo y administración eficaz de los recursos de efectivo que controla la
empresa. Así mismo facilita las operaciones de pago con proveedores y genera
informes que ayudan al área Financiera a tomar decisiones acertadas.

1. MODULO DE TESORERIA
El modulo de tesorería es un módulo complementario de SIIGO, cuyo fin primordial

es ofrecer de manera directa al usuario, de la información, el control, el análisis y
comportamiento de los fondos que constituyen el efectivo de su compañía
2. PARAMETRIZACION
Ruta Menú Nuevo: Administración – parámetros – parámetros generales –

Registro de Control
Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro De Control
Se debe definir inicialmente en el Registro de Control el manejo de la fecha

optimista y/o pesimista.
La fecha optimista/pesimista en el módulo de Tesorería aplica para el manejo de

clientes y proveedores y es diferente a la fecha de vencimiento que se digita en
los registros de compra o factura de venta elaborados por SIIGO. Las fechas
optimistas y pesimistas permiten analizar diferentes escenarios en los que se puede
efectuar el recaudo y erogaciones de efectivo para determinar el saldo del efectivo
disponible en caja.

Fecha Optimista de Pago/ Cobro: Corresponde a la fecha en la que se espera

efectuar el recaudo o el pago.
Fecha Pesimista de Pago/Cobro: Corresponde al tiempo máximo de recaudo o

pago de los documentos tales como facturas de venta y compras elaborados por
SIIGO.
2.1. APERTURA DE TERCEROS
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad –Parámetros – Apertura de Terceros
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Administración De Terceros -

Apertura
Cuando se cuenta con el módulo de Tesorería, el programa habilita dos campos en la

apertura de los terceros que corresponden a los días optimistas y pesimistas que se
pueden manejar de manera estándar para clientes y proveedores.

RECUERDE….
Cuando el tercero tiene la clasificación de proveedor y se

han asignado los días optimistas y pesimistas, el programa
desplegará una ventana en la que solicitará los datos de un
banco para asignarle a este proveedor. Esta opción
únicamente aplica si se van a manejar pagos a los
proveedores por medio electrónico, pero primero se deben
crear los bancos, lo cual se explicará más adelante.
2.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS
Siempre que se elabore un documento por el módulo de documentos o entrada de

comprobantes que afecte cuentas por cobrar o por pagar y solicite la fecha de
vencimiento, solicitará adicionalmente la fecha optimista y pesimista siempre y
cuando se tenga parametrizada en el Registro de Control y en la creación del
Tercero. Estas fechas las mostrará el programa automáticamente con la posibilidad
de ser modificadas y serán calculadas dependiendo de los días asignados a cada uno
de los terceros.

3. FLUJO DE CAJA
Tiene como objetivo mostrar un informe detallado del estado de efectivo de la

empresa teniendo en cuenta para ello todos los Ingresos y Egresos que se pueden
generar en un periodo de tiempo determinado.
Para obtener este informe es necesario definir algunos parámetros dentro del módulo
de Tesorería, los cuales se indican a continuación:
3.1. PARÁMETROS
3.1.1. Cajas
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Parámetros – Flujo de Caja –

Cajas
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja - Parámetros –

Definición De Cajas
En esta opción se deben crear o definir todas las cajas generales que se manejen
dentro de la empresa y que se quieren tener en cuenta en el flujo de Caja.
El módulo de Tesorería permite crear hasta 999 cajas diferentes y es necesario

digitar la siguiente información:
• Código: Código asignado para la identificación de la caja.
• Descripción: Nombre que se le dará a esta caja, el cual aparecerá en el informe

de flujo de caja.

• Cuenta: Código de la cuenta contable asignado a esta caja, el cual se usará para
mostrar la información el flujo de caja.
• Estado: El estado Activo ocasionará que la caja sea relacionada en el informe de

flujo de caja, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarla.
Documento: Tipo L – (otros) con el cual se realizará la contabilización de la

programación de pagos en efectivo que se realiza por la opción:
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Programación de

Pagos – Contabilización
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación de Pagos –

Contabilización de Pagos.
Luego de parametrizar la caja, aparece una ventana anexa en la cual se realiza la

parametrización de cuentas contables adicionales utilizadas para aplicar descuentos
y/o cargos (IVA, retención en la fuente) al valor a pagar en la opción:

Pagos – Programación de pagos

Programación de Pagos.
Es posible párame trizar hasta cinco (5) cargos y cinco (5) descuentos con los
siguientes datos:
Descripción: Del cargo y / o descuento
Cuenta contable: Del cargo y / o descuento. Se puede ubicar con ícono de
búsqueda .
Porcentaje del cargo y / o descuento a aplicar. Si la cuenta contable está

marcada como RETENCION en su creación, arrastra el porcentaje asociado a la
cuenta.
En primer lugar se parametrizan los cargos; una vez registrada la información
anterior, con el ícono de grabar o F1, el sistema permite iniciar la creación de

los descuentos.

NOTA: Al igual que se realiza la parametrización de las cuentas de descuentos y

cargos para las cajas también se realizará esta misma definición en la creación de
bancos
3.1.2. Bancos
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Parámetros - Flujo De Caja -

Bancos

Definición De Bancos
A través de esta opción se definen o crean todos los Bancos de la empresa para el
manejo del efectivo y los bancos de los proveedores para el pago a los mismos.

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
• Código: Código para identificación del banco en el módulo de Tesorería. Se

recomienda asignar el mismo código establecido por la Superintendencia
Bancaria. El programa permite crear hasta 999 bancos.
• Nombre: Descripción o nombre del banco que se esta creando.
• Maneja Banco para la empresa: Esta opción se marca si el banco que se

esta creando es de la empresa y se quiere tener en cuenta para el flujo de
caja. En caso contrario se asumirá que el banco pertenece a un proveedor.
• Cuenta Contable: Se debe digitar la cuenta contable en la que se realizan

todas contabilizaciones correspondientes a este banco.

• Documento: documento tipo G – (Egreso) ó L – (otros), con el cual se

realizará la contabilización de la programación de pagos en cheque o pago
electrónico que se realiza por la opción:

Pagos – Contabilización

Contabilización de Pagos
• Número del Cheque Inicial: Número del cheque con el cual se iniciara el
conteo automático para realizar la Programación de Pagos cuando se realiza
pago en cheque.
• Estado: Activo ocasionará que el banco sea relacionado en el informe de flujo

de caja, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.
• Luego de parametrizar el banco, aparece una ventana anexa en la cual se

realiza la parametrización de cuentas contables adicionales utilizadas para
aplicar descuentos y/o cargos (IVA, retención en la fuente) al valor a pagar
en la opción:

Pagos – Programación de pagos

Programación de Pagos.
Es posible párametrizar hasta cinco (5) cargos y cinco (5) descuentos con los
siguientes datos:
Descripción: Del cargo y / o descuento
Cuenta contable: Del cargo y / o descuento. Se puede ubicar
con icono de búsqueda .
Porcentaje del cargo y / o descuento a aplicar. Si la

cuenta contable está marcada como RETENCION en su
creación, arrastra el porcentaje asociado a la cuenta.
En primer lugar se parametrizan los cargos; una vez registrada la información
anterior, con el icono de grabar o F1, el sistema permite iniciar la creación de

los descuentos.

• Usa en pago electrónico: Esta opción permite que se efectué el pago a los
proveedores por medio electrónico a través de los bancos. Únicamente se
marca este campo para los bancos que maneja la empresa. Una vez se ha
marcado esta opción el programa habilitará las siguientes opciones que se
deben definir para el manejo de los pagos electrónicos:
• Código Interno: Es el código asignado por la Superintendencia Bancaria.

• Oficina: Corresponde al código de la oficina donde se tiene la cuenta y es un
campo de carácter informativo.
• Tipo de Cuenta: Ahorros o Corriente.
• Número de la cuenta: Corresponde al número de la cuenta asignada por el
banco.
• Código Institución Financiera: Este es un dato de carácter informativo. Se
diligencia únicamente si el banco requiere de ésta información para la
generación del archivo del pago electrónico y esta debe ser suministrada por
el banco.
• Nombre del Titular: Responsable o titular de la Cuenta.
• Identificación Titular: Nit o C.C. del responsable o titular de la cuenta, este
debe ir sin puntos, comas y sin dígito de verificación.
• País y Ciudad. Se deben digitar los códigos del país y la ciudad en los que se
efectuó la apertura de la cuenta. Estos deben estar previamente
parametrizados.
• Genera Archivo Detallado o Agrupado: Si se escoge la opción detallado el
programa generará el archivo del pago electrónico detallando la factura y el
valor de cada una de ellas por proveedor. Si se escoge la opción de agrupar

el programa genera el archivo de pago electrónico con el detalle de las

facturas por proveedor, pero únicamente muestra un valor que corresponde a
la sumatoria de todas las facturas.
• Corporación : Se debe seleccionar del listado el banco correspondiente con
el cual se generara el archivo plano
RECUERDE….
Una vez se han creado los bancos se puede ingresar a :
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros –

Apertura de Terceros
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad –

Administración de Terceros – Apertura
Se debe escoger a los proveedores a los cuales se les va a

asignar un banco para el pago en medio electrónico. Al
ingresar por esta opción el programa desplegará la
siguiente pantalla y será necesario digitar la siguiente
información.

• Código: Se debe asignar el código del banco creado para el proveedor. Se

pueden consultar los bancos que ya se han creado con el icono de búsqueda.
• Nombre: El programa lo trae automáticamente de acuerdo a la descripción que
se haya asignado en la creación de los bancos.
• Código interno: Corresponde al código asignado por la Superintendencia
Bancaria.
• Tipo de Cuenta: Se debe marcar si es de ahorros o corriente.
• Número de la Cuenta: Se debe digitar el número de la cuenta en la que se
efectuarán los pagos de facturas a los proveedores.
• Documento Titular: En este campo de debe colocar el Nit del proveedor.

Este Nit debe ir sin puntos, comas y sin dígito de verificación.
• Dígito de Verificación: En este campo se debe asignar el dígito de
verificación del Nit.
• Nombre del Titular: Nombre del titular de la cuenta o proveedor.
• País: Código del país en el que el proveedor tiene la cuenta.
• Ciudad: Ciudad donde el proveedor tiene la cuenta.
• Siglas Departamento: Se deben colocar las siglas del Departamento en el
que se tiene la cuenta. Para algunos bancos es de carácter informativo y para
otros se requiere en la generación de los pagos electrónicos. El banco debe
indicar si requiere de ésta información para la generación del archivo del pago
electrónico.

3.1.3. Conceptos De Cobro
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Parámetros - Flujo de Caja -

Conceptos de Cobro.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería - Flujo De Caja - Parámetros –

Conceptos De Cobro
Son aquellos conceptos de ingresos que no están contabilizados y que se deben o se

quieren tener en cuenta en el momento de generar el Flujo de caja. Para definirlos
correctamente se deben asignar los siguientes parámetros:
• Código: Número asignado para identificar el concepto. El programa permite

crear hasta 999 conceptos de cobro.
• Nombre: Descripción o nombre del Concepto.
• Estado: Activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de flujo
de caja de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.
3.1.4. Conceptos De Pago
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería - Parámetros - Flujo de Caja -

Conceptos de Pago
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo de Caja – Parámetros -

Conceptos De Pago
Corresponden a aquellas erogaciones o pagos que debe realizar la empresa los

cuales no están contabilizados, pero se deben tener en cuenta en el momento de
generar el flujo de caja.

Para crearlos es necesario definir los siguientes parámetros:
• Código: Número asignado para identificar el concepto. El programa permite

crear hasta 999 conceptos de pago.
• Nombre: Descripción o nombre del Concepto.
• Estado: Activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de Flujo
de caja, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.
3.1.5. Impresión Definición De Cajas
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Informes y Consultas – Flujo de

Caja – Informe de Cajas

Impresión Definición De Cajas
A través de esta opción se puede generar un informe que permite verificar la

creación de cada una de las cajas y sus características principales, como son el
código asignado, el nombre o descripción, el código contable y la descripción de la
cuenta. Para generar este informe es necesario seleccionar el rango de las cajas
creadas.

3.1.6. Impresión Definición De Bancos

Caja – Informe de Bancos
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería –Flujo De Caja - Parámetros –

Impresión Definición De Bancos
En este informe se pueden visualizar cada uno de los bancos creados y las
características asignadas a cada uno de ellos. Para obtener este informe únicamente
es necesario seleccionar el rango de los bancos creados y escoger si se quieren
visualizar los activos, inactivos o todos.
3.2. CHEQUES POSFECHADOS
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería -Procesos – Flujo de Caja – Registro

Cheques Posfechados.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja – Cheques

Posfechados - Entrada De Cheques Posfechados
A través de esta opción se deben ingresar todos los cheques posfechados que han
sido girados por la empresa y los que se han recibido de proveedores u otros
terceros. Estos documentos serán reflejados en el Flujo de caja y para su registro
requieren de la siguiente información:

• Código Banco: Corresponde al asignado en el módulo de Tesorería.

• Número cheque: Se debe digitar el número consecutivo del cheque girado o
recibido por la empresa.
• Fecha Cheque: En este campo se debe digitar la fecha de cobro o pago del
cheque.
• Tipo de Documento: Escoger si el cheque es por cobrar o por pagar.
• Tercero: Corresponde al cliente o proveedor de quien se recibió o a quien se le
giró el cheque.
• Documento: Se debe escoger el documento de compra o venta que se esta
cancelando con el cheque posfechado, para que en el flujo de caja aparezca el
cheque y el documento que se esta cancelando con el cheque.
• Valor: El programa por defecto trae el valor del documento escogido, pero se
puede digitar un valor diferente.
• Fecha Optimista y Pesimista: Si se manejan días optimistas y pesimistas para
este tercero, el programa calculará estas fechas automáticamente, en caso
contrario será necesario digitarlas.
• Observaciones: Es un campo informativo y se utiliza para colocar alguna
observación sobre el cheque posfechado, la cual se verá reflejada en el flujo de
caja.
• Estado: Activo ocasionará que el cheque posfechado sea relacionado en el
informe de Flujo de caja, Cancelado es únicamente a nivel informativo y este
estado se reflejará en el informe del histórico de cheques posfechados.

Con el icono consulta donde se encuentran relacionados los cheques

posfechados ya registrados en el sistema, para evitar doble digitación. También se
puede ubicar en el menú de la opción en Búsqueda – Cheques.
Se pueden realizar ordenamientos en forma cronológica, numérica o alfabética.
RECUERDE….
Los cheques posfechados que se registren en esta opción

se verán reflejados en el informe de Flujo de caja, pero no
quedarán contabilizados.

3.2.1. Histórico De Cheques Posfechados

Caja – Informe Cheques posfechados Registrados.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja – Cheques

Posfechados – Impresión Histórico De Cheques Posfechados
Este listado presenta toda la información de los cheques posfechados que fueron
ingresados en el módulo de Tesorería en un periodo de tiempo determinado. Para
obtener este informe es necesario seleccionar el rango de bancos, escoger si se
desea ver con fecha real, optimista o pesimista, escoger el rango de fechas de los
cheques ingresados, seleccionar los cheques activos, cancelados o todos y por último
indicar si se quieren visualizar los cheques por cobrar o por pagar.
3.3. SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS
Ruta Menú: Gestión de Tesorería – Procesos – Flujo de Caja – Registro

Saldos Telefónicos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja - Saldos Telefónicos

De Bancos – Entrada De Saldos Telefónicos
Esta opción permite ingresar los saldos telefónicos consultados para cada uno de los
bancos que maneje la compañía y que previamente se crearon por el módulo de
Tesorería. Adicionalmente permite que la información bancaria sea real en el
momento de generar el flujo de caja, ya que en algunas ocasiones los saldos
contables de las cuentas de bancos no coinciden con el saldo real suministrado por
los bancos.
3.3.1. Listado De Saldos Telefónicos De Bancos
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Informes y Consultas – Flujo de

Caja – Informe Saldos Telefónicos.

Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja – Saldos Telefónicos

De Bancos – Listado Saldos Telefónicos
Este informe presenta un resumen del valor de los saldos telefónicos ingresado para
cada uno de los bancos. Para generar este informe se debe seleccionar el rango de
bancos y de fechas que se quieren consultar.
3.4. OTROS INGRESOS
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Flujo de Caja –

Registro Otros ingresos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja - Otros Ingresos –

Entrada De Otros Ingresos
A través de esta opción se hace la captura de los conceptos de ingresos que no están
contabilizados, pero que se deben tener en cuenta en la generación del flujo de caja
para obtener información real sobre los recursos que recibirá la empresa en un
periodo de tiempo determinado y es necesario ingresar los siguientes datos:

• Con.: En este campo se debe digitar el código del concepto de cobro o de

ingresos que se creó en la parametrización del módulo de Tesorería. Con el icono
de búsqueda o con la tecla de función F2 se pueden hacer búsquedas alfabéticas
y con la tecla de función F3 se puede hacer la búsqueda numérica de los
conceptos.
• Fecha de Cobro: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuará
el cobro o se recibirá el ingreso.
• Cliente: Corresponde al No. de cédula o Nit del tercero de quien se recibirán los
ingresos. Dando un clic sobre el icono de búsqueda se pueden llamar todos los
terceros creados.
• Fecha Optimista / Pesimista: Estas fechas las calcula el programa
automáticamente si se asignaron días optimistas y pesimistas en la creación del
tercero relacionado, en caso contrario se deben digitar.
• Descripción del Cobro: Es un campo alfanumérico de treinta (30) posiciones
para detallar el concepto de cobro. Esta descripción se podrá visualizar en el flujo
de caja.
• Valor: En este campo se debe digitar el valor que corresponde al concepto de
cobro escogido.
• Inactivo: Esta opción se marcará cuando alguno o algunos de los conceptos de
ingresos relacionados no se quieran tener en cuenta dentro del Flujo de Caja, en
este caso no será necesario eliminarlo simplemente inactivarlo.
Estos conceptos quedan guardados automáticamente después de registrar

toda la información correspondiente y no es necesario ejecutar ningún
comando adicional para que queden grabados dentro del módulo de
Tesorería.

Dando clic sobre este icono el programa desplegará la siguiente pantalla que
permitirá crear conceptos fijos de ingresos, los cuales son recibidos por la empresa
con determinada periodicidad.
Adicionalmente el sistema permite realizar la captura de cheques posfechados por

cada concepto de ingreso y / o obligación a incluir en el Flujo de Caja.
El sistema solicita los siguientes campos para diligenciar la información de las

cheques posfechados:
Banco: Banco del Cliente

Número de cheque : Se puede digitar la parte literal (letras) del cheque
Fecha: Fecha de canje del cheque

Valor: Valor del cheque
En caso de ser una programación automática de pagos se define por cada cuota, el
cheque respectivo y su valor.
NOTA: La información de los cheques posfechados se ve reflejada en la pantalla de

digitación de los ingresos y/o gastos, en los listados respectivos referentes a estas
opciones y en el Flujo de Caja.
RECUERDE….
Estos conceptos de ingresos aparecerán en todos los

informes de flujo de caja sin necesidad de volver a
generarlos y se pueden eliminar cuando se desee.
3.5. OTRAS OBLIGACIONES
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Flujo de Caja –

Registro Otros Obligaciones.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja – Otras Obligaciones –

Entrada De Otras Obligaciones

A través de esta opción se hace la captura de los conceptos de pago u otras

obligaciones que no están causados en la contabilidad, pero que se deben tener en
cuenta en la generación del Flujo de caja. para obtener información real sobre los
recursos que debe comprometer la empresa en un periodo de tiempo determinado y
será necesario ingresar los siguientes datos:
• Con.: En este campo se debe ingresar el código del concepto de pago que fue
creado en la parametrización del módulo de Tesorería. Con el icono de búsqueda
o con la tecla de función F2 se pueden hacer búsquedas alfabéticas y con la tecla
de función F3 se puede hacer la búsqueda numérica de los conceptos.
• Fecha de Pago: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuará el
pago de la obligación.
• Proveedor: Corresponde al No. de cédula o Nit del tercero a quien se le realizará
el pago de la obligación. Dando un clic sobre el icono de búsqueda se pueden
llamar los proveedores y demás terceros.
• Fecha Optimista / Pesimista: Estas fechas las calcula el programa
automáticamente si se asignaron días optimistas y pesimistas en la creación del
tercero relacionado, en caso contrario se deben digitar.
• Descripción Pago: Es un campo alfanumérico de treinta (30) posiciones para
detallar el concepto de pago o la obligación contraída. Esta descripción se podrá
visualizar en el momento de generar el flujo de caja.
• Valor: En este campo se debe digitar el valor que corresponde al concepto de
pago escogido.
• Inactivo: Esta opción se marcará cuando alguno o algunos de los conceptos de
pago relacionados no se quieren tener en cuenta dentro del flujo de caja, en este
caso no será necesario eliminarlo simplemente inactivarlo.

Estos conceptos quedan guardados automáticamente después de registrar

toda la información correspondiente y no es necesario ejecutar ningún
comando adicional para que queden grabados dentro del módulo de
Tesorería.
Dando clic sobre este icono el programa desplegará la siguiente pantalla que
permitirá crear conceptos fijos de pagos u obligaciones, los cuales son efectuados
por la empresa con determinada periodicidad.
Adicionalmente el sistema permite realizar la captura de cheques posfechados por

cada concepto de ingreso y / o obligación a incluir en el Flujo de Caja.

El sistema solicita los siguientes campos para diligenciar la información de las

cheques posfechados:
Banco: Banco del Cliente

Número de cheque: Se puede digitar la parte literal (letras) del cheque
Fecha: Fecha de canje del cheque
Valor: Valor del cheque
En caso de ser una programación automática de pagos se define por cada cuota, el
cheque respectivo y su valor.
NOTA: La información de los cheques posfechados se ve reflejada en la pantalla de

digitación de los ingresos y/o gastos, en los listados respectivos referentes a estas
opciones y en el Flujo de Caja.
3.6. FLUJO DE CAJA
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Flujo de Caja - Flujo de

Caja
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja – Listado Flujo De

Caja – Flujo de Caja
Esta es la última opción que se debe ejecutar para que el programa genere el
informe del Flujo de Caja. En el se mostrará toda la información del efectivo que
recibirá y comprometerá la empresa en el periodo de tiempo seleccionado.
Para generar este informe se debe digitar la siguiente información:

• Fecha a Usar: En esta opción el programa permite generar el informe con la

fecha real de las transacciones o de la información ingresada en el programa, o
con la fecha optimista o pesimista si así se requiere, de acuerdo al escenario que
se quiera analizar y el que sea más apropiado para la empresa.
• A un Corte Específico: Si se marca esta opción el programa tomará como fecha
inicial la de ingreso a SIIGO y se podrá digitar la fecha final que corresponde a la
fecha hasta la que se quiere generar el informa de Flujo de Caja. Si no se marca
esta opción el programa permitirá escoger un periodo o rango de fechas para la
generación del informe:
• Fecha Inicial: Fecha desde la cual se desea generar el informe del Flujo de
Caja.
• Fecha Final: Fecha de corte que se quiere para obtener el informe de Flujo de
Caja.
• Informe Detallado: Si se marca esta opción el programa mostrará el saldo
inicial de las cajas y los bancos y un detalle de los movimientos que tuvieron
durante el periodo de tiempo escogido y el saldo final. Así mismo muestra en
forma detallada los documentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que
se vencen en el rango de fechas escogido.
• Datos de bancos con saldo telefónico: Como se explicó anteriormente, en el
módulo de Tesorería se pueden capturar saldos telefónicos de bancos los cuales
pueden ser tenidos en cuenta en el Flujo de Caja, si se marca esta opción, de lo
contrario el programa tomará el saldo registrado en SIIGO.
• Destacado: Si selecciona esta opción el informe imprimirá algunos textos con
negrilla.

Una vez se hayan ingresado todos los datos se generará el siguiente informe:
3.7. LISTADO COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE

VENCIMIENTO

Caja – Comparativo Fechas de Recaudo.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja – Listado Comparativo

Fechas De Recaudo Vs. Fechas De Vencimiento
Con este informe se puede efectuar un análisis del tiempo que tarda la empresa en
efectuar el recaudo de cartera frente a la fecha de vencimiento del documento. Para
la generación de este informe es necesario seleccionar la fecha la fecha real,
optimista o pesimista y escoger el rango de fechas del periodo que se desea analizar.

4. PROGRAMACION DE PAGOS
Tiene como objetivo organizar, administrar y generar los pagos que deben realizarse
a los proveedores en un periodo de tiempo determinado.
Permite usar diferentes formas de organización del efectivo en la caja general y los
bancos, de acuerdo a la disponibilidad con que cuente la empresa.
Permite generar pagos electrónicos a los diferentes bancos con los cuales se pueden
tener convenios para que ellos efectúen un abono a las cuentas de los proveedores y
un retiro del efectivo a las cuentas bancarias de la empresa, de acuerdo a los valores
definidos en la programación de pagos.
4.1. CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR
A través de esta opción se pueden consultar y visualizar por pantalla los documentos
por proveedor que están pendientes por pagar en un rango de fecha determinado.
Para la generación de este informe se puede utilizar la fecha real, optimista o
pesimista.
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Informes y Consultas –

Programación de Pagos - Consulta de Doc. Pendientes por Pagar.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación De Pagos – Consulta

de Documentos Pendientes Por Pagar

4.2. IMPRESION DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO

Programación de Pagos – Informe de Doc. Pendientes por Pagar
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación De Pagos –

Impresión Documentos Pendientes De Pagos
Al ingresar a esta opción se genera un informe impreso de los documentos que están
pendientes por pagar en un rango de fecha determinado.
Para generar este informe es necesario definir si se quiere obtener la información

con fecha real, optimista o pesimista y se debe escoger el rango de fechas en el que
se quieren ver el informe.
4.3. PROGRAMACION DE PAGOS
Como su nombre lo indica, a través de esta opción se pueden generar diferentes

programaciones de pagos con el fin de realizar una planeación adecuada del manejo
de efectivo o recursos que comprometerá la empresa en el pago a sus proveedores.
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Procesos -Programación de Pagos

- Programación de Pagos
Ruta Menú Tipo Explorador: RUTA: Tesorería – Programación De Pagos –

Programación De Pagos
Para realizar la programación es necesario ingresar la siguiente información.

• Número de Programación: Las programaciones son los periodos de pago que

maneja la empresa de acuerdo a las políticas internas. Se debe generar una
programación por los pagos que se quieren efectuar. En este campo se debe
digitar el número de la programación y se pueden definir hasta 99999999
programaciones.
• Descripción: En este campo se debe digitar el nombre o descripción de la
programación.
• Fecha de Pago: En este campo se debe digitar la fecha en la que quedará
registrado el pago de las facturas a proveedores.
• Corte con Fecha: Se debe seleccionar la opción de la fecha real, optimista o
pesimista, de acuerdo a la forma como se quiera obtener el informe.
• Fecha Inicial: Fecha desde la cual se quieren tener en cuenta los documentos
para efectuar la programación de pagos.
• Fecha Final: Fecha de corte que se quiere para obtener la generación de los
pagos.
• Ordenado por: El informe permite seleccionar el orden; puede ser por fecha,
cuenta, tercero, centro de costos – cuenta, centro de costos – tercero.
Una vez dadas las condiciones de la programación, se podrán visualizar los

diferentes pagos que se deben realizar.

Dando clic sobre este icono o doble clic sobre cualquiera de los documentos que
se están visualizando el programa mostrará la siguiente pantalla:
Esta opción permite generar la programación de pagos documento por documento y

muestra información detallada del documento seleccionado y del proveedor. También
permite digitar el valor a pagar, definir una observación que será tomada
únicamente en los pagos electrónicos y seleccionar la forma de pago como efectivo,
cheque o pago electrónico. Si se escoge efectivo pedirá el código de la caja. Si se
escoge cheque o pago electrónico pedirá el código del banco.
Dando clic sobre este icono el programa mostrará la siguiente pantalla:

A través de esta opción se puede generar la programación de pagos de forma

general, es decir, que será para todos los documentos que se están visualizando en
pantalla y por el valor correspondiente (o que tiene el documento en ese momento).
Se podrá definir una observación que será tomada únicamente en los pagos
electrónicos. Se debe seleccionar la forma de pago como efectivo, cheque o pago
electrónico. Si se escoge efectivo pedirá el código de la caja, si se escoge cheque o
pago electrónico pedirá el código del banco.
Se implementó para cada detalle a programar el manejo de cuentas contables

adicionales que permiten aplicar descuentos y / o cargos al valor programado.
Es posible parametrizar hasta 5 cargos y 5 descuentos diferentes. Con base a la

definición de cajas y bancos, el sistema calcula sobre el valor programado, las cifras
correspondientes a los porcentajes indicados con anterioridad.

El valor calculado por el sistema puede ser modificado, o si es el correcto se

valida con el ícono de grabar o F1.
4.4 IMPRESION PROGRAMACION DE PAGOS

Programación de Pagos – Informe Programación.

Impresión Programación De Pagos
En este informe se pueden visualizar todos los documentos que fueron programados
para pago, el nombre del proveedor, la forma de pago y el valor a pagar, y el valor
de los descuentos y cargos adicionales. Para generar este informe únicamente se
requiere digitar el número de la programación que se quiere obtener.

4.5. CONTABILIZACION DE PAGOS
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Procesos – Programación de

Pagos – Contabilización.

Contabilización De Pagos
Una vez se han definido los pagos a realizar se pueden efectuar los registros
contables correspondientes. Para realizar este proceso es necesario definir la
siguiente información:
• Número de Programación: Se debe escoger el número de la programación que

se quiere contabilizar. Con el icono de búsqueda se pueden consultar las
programaciones existentes.
• Centro de Costo: Es un dato informativo y se puede seleccionar el centro de
costo principal.
Previamente se realiza la parametrización de los tipos de documentos con los cuales

se realizarán los registros contables en las opciones:
CAJAS

Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Parámetros – Flujo de Caja –

Cajas

Definición De Cajas
BANCOS
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Parámetros - Flujo De Caja -

Bancos

Definición De Bancos
De esta forma aplicar dichos documentos en el momento de contabilizar cada detalle

para el caso en el que la agrupación se realice por el NIT del tercero y por tipo de
documento.
Igualmente al momento de contabilizar se mostrará una ventana la cual permite

actualizar por cada banco la numeración de los cheques y del comprobante de
egreso.
De esta forma el sistema lleva un consecutivo automático, no solamente del

comprobante de egreso, sino también del cheque.
A través de este proceso el programa efectúa la contabilización de forma automática

en el que se disminuye la cuenta de proveedores y disminuye la caja o los bancos
dependiendo si el pago se efectuara en efectivo, cheque o medio electrónico.
4.6. INFORME CONTABILIZACION DE PAGOS

Programación de Pagos – Informe de Contabilización.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación De Pagos – Informe

de Contabilización de Pagos
Este informe se genera con el fin de verificar la contabilización efectuada en la

relación de los pagos generado a cada uno de los proveedores. Para obtenerlo es

necesario digitar el número de la programación y el tipo de pago como efectivo,

cheque, pago electrónico o todos.
4.7. PAGOS ELECTRONICOS
4.7.1 Definición Del Archivo Para Pago Electrónico
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Parámetros - Programación de

Pagos – Definición archivo pago electrónico.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos

Electrónicos – Definición Del Archivo Para Pago Electrónico
Tiene como objetivo generar un archivo plano para el banco con la información del
pago a proveedores a los cuales se les asignó la opción pago electrónico en la
programación de pagos.
El documento que contiene la información para el diseño del archivo plano debe ser
solicitado al banco que presta el servicio de los pagos electrónicos.
De acuerdo a la estructura del mismo, se deben diligenciar los siguientes campos:

• Formato: Se debe asignar un código al archivo plano que se desea crear. Se

pueden crear hasta 999 archivos planos.
• Relacionar con Bancos: Esta opción permite que el archivo plano de pago
electrónico que se va a generar para un banco pueda ser utilizado para otros
bancos siempre y cuando cumpla con las mismas especificaciones.
• Nombre del Archivo a Generar: Se debe indicar el nombre con el que se
generará el archivo plano para el pago electrónico.
• Nombre Secundario: El diligenciamiento de este campo es opcional y se
asigna un nombre en caso de que se requiera generar información adicional
en el pago electrónico.
• Descripción: Se debe colocar una breve descripción sobre el formato que se
va a definir. Es de carácter informativo
• Columna de: Corresponde a la posición inicial del campo que se va a definir.
• Columna a: Corresponde a la posición final del campo que se está
parametrizando.
• Número de Registro: Este número de registro se debe asignar de acuerdo
al instructivo que haya suministrado el banco para el diseño del archivo
plano. En esta opción el programa presenta un rango de 1 a 5 y se debe
escoger el que corresponda.
• Campo: Corresponde al código del campo que se debe definir en el archivo
plano, de acuerdo al instructivo suministrado por el banco. Estos campos no
están creados en SIIGO porque cada uno de los bancos maneja información
diferente, por lo anterior será necesario crearlos dando clic sobre el icono
El programa mostrará la siguiente pantalla para efectuar la creación de

los campos.

• Número Campo: En esta opción se debe asignar un código que

identifique el campo. Este código es informativo y no aparecerá
relacionado en el archivo plano.
• Descripción del Campo: Corresponde al nombre que se le va a asignar
al campo.
• Tipo de Carácter: Se debe seleccionar si el campo es alfabético o
alfanumérico.
• Formato: Esta opción únicamente aplica para la creación de la fecha y
debe escoger el formato establecido en el instructivo del banco. Si el
campo que se está definiendo no es de fecha se debe escoger la opción
“Nada”.
• Longitud: Esta opción es de carácter informativo, ya que el programa
toma la longitud real del los datos colocados en los campos “Columna de”
y “Columna a”.
• Decimales: Si de acuerdo al instructivo suministrado por el banco se
deben asignar decimales a los valores, se debe colocar el número de
decimales, en caso contrario se debe dejar en ceros.
• Alineación: Se debe indicar la alineación de los campos: hacia la derecha
o hacia la izquierda. Normalmente los campos numéricos se ubican hacia
la derecha y los alfanuméricos hacia la izquierda, aunque pueden existir
excepciones y en este caso se deben tener en cuenta las indicaciones del
instructivo suministrado por el banco.
• Completar con Ceros: Los campos numéricos deben completarse con
ceros cuando la información del archivo plano no ocupa toda la longitud
del campo.

• Completar con Espacios: Los campos alfanuméricos deben completarse

con espacios cuando la información del archivo plano no ocupa toda la
longitud del campo.
• Campo SIIGO: Esta opción permite tomar información que se encuentra
registrada en SIIGO y que se requiere para la definición del campo que se
está parametrizando. Ej. Si el Nit de un proveedor ya está creado en
SIIGO simplemente se debe ubicar el campo correspondiente utilizando el
icono de búsqueda. Estos campos están creados y si se requieren deben
ser solicitados a Informática y Gestión S.A. ya que no están incluidos
dentro del software.
• Valor: Corresponde a datos numéricos que son fijos y que deben ir dentro
del archivo de los medios magnéticos. Ej. El Nit de la empresa que genera
los medios magnéticos.
• Equivalencia: Este campo es para buscar información que se encuentra
registrada en SIIGO y que es equivalente a uno de los campos que se
deben generar en el archivo plano. Ej. El banco solicita que si la cuenta
del proveedor es de Ahorros marque 1 y si es corriente marque 2. Esta
información se encuentra registrada en SIIGO a través de la creación de
los bancos, pero aparece como A – Ahorros y C – Corriente. Con el icono
de búsqueda se pueden buscar los campos de equivalencia. Una vez se ha
escogido el campo el programa mostrará la siguiente pantalla para definir
la equivalencia:
Para guardar la información, una vez se ha registrado la equivalencia, se

puede con el icono “Bandera” o con la tecla de función F1.

4.7.2. Lista Definición Archivo Plano Para Pago Electrónico

Programación de Pagos – Lista Definición Archivo Pago Electrónico.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación de pagos -Pagos

Electrónicos – Lista Definición Archivo Plano Para Pago Electrónico
A través de este informe se pueden visualizar los parámetros que se definieron para
el archivo del pago electrónico. Para obtenerlo se debe escoger el código del
formato.
4.7.3 Pago Electrónico
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Procesos - Programación de Pagos

– Pago Electrónico.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación de pagos - Pagos

Electrónicos – Pago Electrónico
En esta opción se genera el archivo plano para el banco de acuerdo a los parámetros
y campos asignados en la definición del archivo.
Para la generación del archivo se debe indicar el número de la programación y dar

un clic sobre el botón “Generación”.
El archivo queda ubicado en la carpeta SIIWINN donde NN es el número de la

empresa en la que se está trabajando y se genera con el nombre asignado en la
definición del pago electrónico.

Una vez se ha generado el archivo plano el programa mostrará el siguiente mensaje

informativo:

5. CAJA MENOR
Tiene como objeto administrar, organizar y controlar los diferentes fondos de caja
menor que se manejan en la empresa.
5.1. DEFINICION DE CAJAS MENORES
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Parámetros – Caja Menor -

Definición De Caja Menor
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Definición De Cajas

Menores
Esta opción permite crear e identificar cada una de las cajas menores que se
manejan dentro de la empresa, a través de los siguientes campos:
• Código: Código que se desee asignar a la caja menor, permite crear hasta 999
cajas menores.
• Descripción: Nombre o descripción de la caja menor.
• Responsable: No. de cédula de la persona que tiene a cargo la caja menor.
• Valor Base: Monto Asignado a la caja menor.
• Cuenta: Cuenta contable en la que se contabilizan todos los movimientos de la
caja menor.

• Centro de Costo: Corresponde al centro de costo al que pertenece la caja

menor.
• Alerta Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje mínimo que debe quedar en la
caja para efectuar el reembolso. El programa automáticamente generará un aviso
de alarma cuando se haya llegado a este porcentaje, en el momento de elaborar
el recibo de caja menor.
• Alerta Días: En esta opción se generará una alerta cuando se cumpla el número
de días para efectuar el reembolso de caja menor. Esta opción únicamente aplica
si se efectúan los reembolsos de caja menor por el módulo de Tesorería. en el
momento de elaborar el recibo de caja menor.
• Estado Caja: Activo indica que a la caja se le puede asignar cualquier
movimiento e inactivo ocasionará lo contrario.
Después de crear la caja menor es necesario elaborar un documento tipo L, en el

cual se realiza el registro de saldo del valor de la caja menor en débito
De igual forma, se debe amarrar el número de la caja menor previamente creada en
el módulo de Tesorería, el cual se puede buscar con

Y se cierra el documento haciendo un registro con la misma cuenta de caja menor en

crédito:
5.2. RECIBOS DE CAJA MENOR
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Parámetros – Caja Menor –

Definición de Comprobantes
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Definición De

Comprobantes Recibos De Caja Menor
En esta opción se deben parametrizar los recibos de caja menor que se requieren
para el manejo y administración de las mismas.
Los recibos de caja menor serán documentos tipo X y será necesario definir la
siguiente información:

• Comprobante: Número del comprobante que se utilizará para elaborar los

recibos de caja menor. Se pueden definir hasta 999 tipos de comprobantes o
recibos de caja menor.
• Descripción: Nombre o descripción del recibo de caja menor.
• Número Inicial: Corresponde al número desde el que se desean controlar los
consecutivos de caja menor.
• Numeración Automática: Se marcará esta opción si se quiere que el sistema
controle de forma automática los consecutivos del recibo que se esta definiendo.
• Comprobante Gasto (L): En este campo se debe digitar el documento tipo L –
(Otros) en el que se contabilizarán los gastos de caja menor.
• Comprobante Egreso (G): En este campo se debe indicar el Documento tipo G
– (Comprobante de Egreso) en el que se efectuarán las contabilizaciones de los
reembolsos de caja menor.
• Página Completa: Para que en la impresión de los recibos de caja, el sistema
permita hacerlo en hoja carta, caso contrario, media carta.
RECUERDE….
Los documentos tipo L y G se deben definir por :
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros –

Definición de Documentos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad –

Definición de Documentos.

5.3. GASTOS DE CAJA MENOR
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Parámetros – Caja Menor –

Definición de Conceptos de Gasto.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Definición Conceptos

De Gasto Para Caja Menor
A través de esta opción se deben crear los diferentes conceptos de gastos que se
realizan por caja menor. Para ello es necesario definir la siguiente información:
• Código: Se debe asignar un código para identificar el concepto. El programa

permite crear hasta 999 conceptos de gastos por caja menor.
• Descripción: Se debe asignar un nombre o descripción al concepto o gasto
que se generará por caja menor.
• Cuenta: Corresponde al código de la cuenta contable en la que se efectuará
la contabilización de los movimientos por este concepto.
• Naturaleza: Seleccionar si es débito o crédito.
• Estado Concepto: Activo permite utilizar el concepto en la elaboración de los
recibos de caja menor.
5.4. ELABORACION RECIBOS DE CAJA MENOR
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Procesos – Caja Menor – Recibos

de Caja Menor.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Elaboración De

Recibos De Caja Menor

A través de esta opción se efectuará la captura de los recibos de caja menor

provisionales o definitivos:
• Comprobante X: En este campo se debe ingresar el número del

comprobante definido para caja menor. Dando click sobre el icono de
búsqueda se pueden visualizar os recibos que han sido creados.
• Consecutivo: Se debe digitar el consecutivo que corresponde al recibo de
caja menor o presionando Enter el programa lo traerá automáticamente.
• Nit: En este campo se debe ingresar el Nit del tercero a quien se le entrego el
dinero de caja menor
Después de ingresar el Nit el programa mostrará la siguiente pantalla para ingresar

los conceptos por los que se generaron los gastos de caja menor utilizando los
siguientes datos:

• Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto del gasto
que se está ejecutando. Con el icono de búsqueda se pueden visualizar los
conceptos que han sido previamente creados.
• Descripción: En este campo se debe asignar la descripción o detalle del
gasto que se está efectuando.
• Naturaleza: Indicar si el movimiento que se está efectuando es débito o
crédito.
• Valor: Digitar el valor del gasto que se esta efectuando.
• Centro de Costo: Indicar el centro de costo que al que se le debe cargar el
gasto de caja menor. El centro de costo lo solicita únicamente si la cuenta
que esta relacionada con el concepto de caja menor que se esta registrando
esta marcada como si centros del costo.
El programa permite ingresar varios conceptos de caja menor por cada uno de los
recibos que se elaboren los cuales se graban con el icono “bandera”.
Una vez se han guardado los conceptos correspondientes al recibo de caja menor el
programa habilita las siguientes opciones para indicar si el recibo es provisional,
definitivo o se debe anular. Se debe escoger la opción pertinente.
La opción de contabilizado únicamente la marcará cuando los gastos que se

encuentren relacionados en el recibo de caja menor estén efectivamente
contabilizados. Este proceso se describe más adelante.

Una vez se ha marcado alguna de estas opciones el programa mostrará el siguiente

mensaje:
Si esta seguro de que la información es correcta y desea guardar el documento debe

seleccionar la opción “SI”.
En este momento, el sistema permite realizar impresión o vista preliminar de los

recibos de caja:
La impresión la realiza en formato estándar:

Cuando los recibos de caja menor han sido guardados como provisionales y se
desean dejar como definitivos es necesario ingresar por la opción de elaboración de
recibos de caja menor, llamar el consecutivo del recibo, repasarlo y escoger la opción
“Definitivo”.
Cuando se ingresa por la opción de elaboración de recibos de caja menor y se

llama un recibo que ya esta elaborado como provisional o definitivo con éste icono se
pueden insertar mas registros.
Cuando se esté elaborando un recibo de caja menor y el saldo sea inferior al

porcentaje definido en la creación de la caja menor el programa mostrará el
siguiente mensaje, pero permitirá la elaboración del recibo, siempre y cuando el
valor no exceda el saldo existente en la caja.

5.5. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Informes y Consultas – Caja

Menor –Informe de Cuadre de Caja Menor.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Informe De Cuadre De

Caja Menor
Este informe permite efectuar una verificación detallada de los movimientos que se
han efectuado en cada una de las cajas menores y es una herramienta para realizar
los cuadres de caja menor.
Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el

rango de fechas para analizar los movimientos.
5.6. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO

Menor –Informe de Cuadre de Caja Menor Resumido.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Informe De Cuadre De

Caja Menor Resumido
Este informe permite hacer una revisión rápida del el estado en el que se encuentra
la caja menor.


5.7. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR

Menor – Lista Movimiento De Caja Menor.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Lista Movimiento De

Caja Menor
Este informe sirve como auxiliar de caja menor y permite verificar el movimiento que
se ha efectuado en un periodo de tiempo determinado.


5.8. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO

Menor – Lista Movimiento De Caja Menor Resumido.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Lista Movimiento De

Caja Menor Resumido
Como su nombre lo indica, este informe muestra de forma resumida los movimientos
efectuados en la caja menor en un periodo de tiempo determinado.

5.9. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Procesos – Caja Menor –

Contabilización Recibos
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Contabilización

Recibos De Caja Menor
Esta opción permite generar la contabilización de los recibos de caja menor y si se

desea también se puede generar automáticamente el reembolso de caja menor. Para
ello será necesario ingresar la siguiente información:

• Caja: Corresponde al código de la caja menor a la que se realizarán las

contabilizaciones. Con el icono de búsquedas se puede visualizar y seleccionar
la caja correspondiente.
• Desde/Hasta: Se debe seleccionar el rango de fechas en los que se quieren
hacer las contabilizaciones de los gastos de caja menor.
• Comprobante: Rango de tipos de comprobante X .
• Número desde / hasta: Rango de números de consecutivo que se desean
contabilizar.
• Tipo de Contabilización:
o Reembolso: Si se escoge ésta opción, los gastos de caja menor
quedarán registrados en un documento tipo G el cual fue seleccionado
en la definición de los comprobantes o recibos de caja menor. Así
mismo se generará el reembolso de caja menor.
o Gasto: En esta opción se contabilizarán únicamente los gastos de caja
menor en un documento tipo L definido en la creación de los
comprobantes de caja menor.
o Gasto y Reembolso: A través de esta opción se efectuarán las
contabilizaciones de los gastos de caja menor en un documento tipo L
y el reembolso en un documento tipo G.

Una vez se ha ejecutado este proceso los recibos de caja menor no podrán ser
modificados y en la elaboración de los mismos aparecerá marcada la opción de
contabilizado.
En la contabilización de recibos de caja menor, al seleccionar la opción REEMBOLSO,

el sistema solicita el código del banco y el número del cheque con los cuales se
realizará el valor crédito destinado a la caja menor, para registrarlo en el
comprobante de egreso en forma automática :
Adicionalmente en la contabilización de los gastos, el sistema permite hacerla de

manera DETALLADA o CONSOLIDADA.

5.10 BORRADO EN BLOQUE
Es posible realizar un borrado en bloque de los documentos tipo X no contabilizados,

a través de esta opción:
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Procesos – Caja Menor – Borrado

en Bloque
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Borrado en Bloque
Este proceso se realiza con el fin de reversar los registros generados en ellos.
Se indica cual de los documentos de comprobante se requiere borrar, haciendo doble

clic sobre él:

Luego se indica el rango de número de documentos que se desea borrar :
Una vez indicado, el sistema genera el siguiente mensaje:
Y finalmente genera el borrado en bloque de los documentos relacionados.

5.11 DESMARQUE DE DOCUMENTOS
En el momento en el cual sea necesario reversar la contabilización de los

documentos tipo X, y realizar modificaciones sobre ellos, se deben desmarcar a
través de esta opción:
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Caja Menor –

Desmarque de Documentos
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Caja Menor – Desmarque de

Documentos
El sistema borra el documento o documentos contable asociados (L) y desmarque

los respectivos recibos de caja menor dejándolos como DEFINITIVOS para que
puedan ser modificados y se puedan volver a contabilizar.
Para esto es necesario, indica cuál es el tipo de comprobante que se requiere para
esta operación:
Una vez indicado, se registran el rango de consecutivo de documentos a desmarcar,

y se hace un check sobre la casilla ESTA SEGURO:

El sistema genera un informe indicando los documentos que fueron desmarcados:
6. ASISTENTE DE CONCILIACION BANCARIA
Tiene como objetivo la generación de un comparativo de las contabilizaciones que se

han efectuado en las cuentas de bancos de la empresa contra los registros bancarios
informados por los bancos a través del extracto.
6.1. DEFINICION ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Parámetros – Conciliación

Bancaria – Definición archivo Conciliación Bancaria.

Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Asistente Conciliación Bancaria –

Definición Archivo Extracto Bancario
Esta opción permite definir la estructura del archivo plano del extracto bancario que
generan cada uno de los bancos, para posteriormente incluir esta información en
SIIGO.
Para definir el archivo del extracto bancario correctamente es necesario que el banco
suministre la información pertinente a cerca de la estructura del archivo plano. Una
vez se tiene esta información es necesario ingresar los siguientes datos.
¾ Banco: Se debe digitar el código del banco del cual se va a definir el

extracto.
¾ Camino y Nombre del Archivo a Leer: Con el icono de los puntos se puede
buscar la RUTA en la que se encuentra el archivo plano del extracto bancario.
¾ Columna de: Corresponde a la posición inicial en la que se encuentra el
campo que se va a definir.
¾ Columna a: Corresponde a la posición final en del campo que se está
parametrizando.
¾ Campos: Se debe seleccionar el tipo de campo de acuerdo a la estructura del
archivo plano del extracto bancario.
o Valor: Se debe escoger esta opción para el campo que corresponde al
valor de la transacción. Cuando se marca este campo el programa
habilita otra opción para indicar si este campo maneja decimales.
o Fecha: Se selecciona esta opción cuando el campo que se está
definiendo corresponde a la fecha de la transacción. Posteriormente el
programa habilita el campo que está frente a la opción de fecha para

seleccionar el tipo de formato que contiene el archivo plano del

extracto.
o Equivalencia: Se marcará esta opción cuando el campo del extracto

bancario que se está definiendo tenga un documento equivalente en
Siigo. Si es una consignación o depósito, el documento equivalente en
Siigo será un documento tipo L – Otros y si es un cheque será un
documento tipo G – Comprobantes de egreso. Una vez se marca la
opción de equivalencia el programa habilita el campo que está frente a
la opción, para determinar si el campo en el archivo plano es numérico
o alfanumérico.
Dando chic sobre este icono el programa mostrará la siguiente pantalla

en la que se debe definir la equivalencia.

¾ Equivalencia: Corresponde al código asignado por el banco para identificar

esta transacción. Este código aparece relacionado en el extracto bancario.
¾ Descripción: Nombre que se quiere dar a la equivalencia para su
identificación en Siigo.
¾ Documento Siigo: Se debe escoger el tipo de documento de Siigo que es
equivalente a la transacción que aparece en el extracto
o Observación: Se marca esta opción cuando se está definiendo el

campo que corresponde a la observación de la transacción.
o No aplica: Se marca esta opción cuando dentro del archivo plano del
extracto se encuentra un campo que no es de valor, fecha,
equivalencia u observación. En este caso de deben diligenciar los
campos “Columna de” y “Columna a”, pero se marcará la opción no
aplica.
6.2. LISTADO DEFINICION EXTRACTO BANCARIO
Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Parámetros – Conciliación

Bancaria – Listado Definición Extracto Bancario.

Listado Definición Extracto Bancario
A través de este informe se pueden visualizar los parámetros que se definieron para
el extracto bancario. Para obtenerlo se debe escoger el código del banco.
6.3. INCORPORACION EXTRACTO BANCARIO

Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería – Procesos – Conciliación Bancaria –

Incorporar Extracto Bancario.
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Asistente De Conciliación Bancaria –

Incorporación Extracto Bancario
A través de esta opción el programa permite incorporar a Siigo la información del

extracto bancario. Para ello es necesario escoger el código del banco y dar clic sobre
el botón “Incorporación”.
Una vez se ha incorporado la información el programa mostrará el siguiente

mensaje:
6.4. CONCILIACION BANCARIA

Conciliación Bancaria – Conciliación Bancaria.

Asistente Conciliación Bancaria

Este informe presenta la conciliación de cada una de las partidas del extracto
bancario y los registros contables efectuados en la cuenta del banco. Para obtener
este informe se debe escoger el código del banco a conciliar y el rango de fechas
objeto de la conciliación.
7. UTILITARIOS
En esta opción se ejecutará un proceso para asignar fechas optimistas y pesimistas a

los documentos en los que se afectaron las cuentas de clientes y proveedores. Estas
fechas serán asignadas de forma general y se debe ingresar la siguiente información:
7.1. ASIGNA FECHA OPTIMISTA Y PESIMISTA AL MOVIMIENTO
Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Parámetros – Programación de

Pagos - Asignación de fechas a movimiento
Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Utilitarios – Asigna Fecha Optimista

Y Pesimista Al Movimiento
Esta opción permite asignar una fecha optimista y pesimista a los documentos que
ya se han elaborado y en los que se efectuó una contabilización a las cuentas de
proveedores y clientes.
Para ejecutar este proceso se debe digitar la siguiente información:
Cuenta: Se debe digitar la cuenta de clientes o proveedores para que el programa

haga la lectura de los documentos en las que se afectaron contablemente estas
cuentas y les asigne la fecha optimista y pesimista.

Días Optimista/Días Pesimista: Número de días que se van a tomar para la

asignación de fechas optimistas y pesimistas.
Una vez se ha marcado la opción “Esta seguro” el programa ejecutará el siguiente

proceso, en que asigna fechas optimistas y pesimistas al movimiento que se ha
efectuado a cada uno de los terceros.


Sesion 6 - Gestion de Tesoreria

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Sesion 6 - Gestion de Tesoreria

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SIIGO Dejando huella...........

SIIGO Versión 5.1

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com 1

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6.1. DEFINICION ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO ..................................... 62

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Las tendencias económicas actuales requieren de la administración y uso eficiente

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El modulo de tesorería es un módulo complementario de SIIGO, cuyo fin primordial

Ruta Menú Nuevo: Administración – parámetros – parámetros generales –

Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro De Control

Se debe definir inicialmente en el Registro de Control el manejo de la fecha

La fecha optimista/pesimista en el módulo de Tesorería aplica para el manejo de

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Fecha Optimista de Pago/ Cobro: Corresponde a la fecha en la que se espera

Fecha Pesimista de Pago/Cobro: Corresponde al tiempo máximo de recaudo o

2.1. APERTURA DE TERCEROS

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad –Parámetros – Apertura de Terceros

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Administración De Terceros -

Cuando se cuenta con el módulo de Tesorería, el programa habilita dos campos en la

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Cuando el tercero tiene la clasificación de proveedor y se

2.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS

Siempre que se elabore un documento por el módulo de documentos o entrada de

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Tiene como objetivo mostrar un informe detallado del estado de efectivo de la

Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Parámetros – Flujo de Caja –

Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja - Parámetros –

El módulo de Tesorería permite crear hasta 999 cajas diferentes y es necesario

• Código: Código asignado para la identificación de la caja.

• Descripción: Nombre que se le dará a esta caja, el cual aparecerá en el informe

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• Estado: El estado Activo ocasionará que la caja sea relacionada en el informe de

Documento: Tipo L – (otros) con el cual se realizará la contabilización de la

Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Programación de

Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación de Pagos –

Luego de parametrizar la caja, aparece una ventana anexa en la cual se realiza la

Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Programación de

Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación de Pagos –

Cuenta contable: Del cargo y / o descuento. Se puede ubicar con ícono de

Porcentaje del cargo y / o descuento a aplicar. Si la cuenta contable está

En primer lugar se parametrizan los cargos; una vez registrada la información

anterior, con el ícono de grabar o F1, el sistema permite iniciar la creación de

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NOTA: Al igual que se realiza la parametrización de las cuentas de descuentos y

Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Parámetros - Flujo De Caja -

Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Flujo De Caja - Parámetros –

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

• Código: Código para identificación del banco en el módulo de Tesorería. Se

• Nombre: Descripción o nombre del banco que se esta creando.

• Maneja Banco para la empresa: Esta opción se marca si el banco que se

• Cuenta Contable: Se debe digitar la cuenta contable en la que se realizan

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• Documento: documento tipo G – (Egreso) ó L – (otros), con el cual se

Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Programación de

Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación de Pagos –

• Estado: Activo ocasionará que el banco sea relacionado en el informe de flujo

• Luego de parametrizar el banco, aparece una ventana anexa en la cual se

Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería – Procesos – Programación de

Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería – Programación de Pagos –

Cuenta contable: Del cargo y / o descuento. Se puede ubicar

con icono de búsqueda .

Porcentaje del cargo y / o descuento a aplicar. Si la