17/10/2016 Estudando: Gestão de Projetos ­ Cursos Online Grátis | Prime Cursos

ESTUDANDO: GESTÃO DE PROJETOS

Cronograma de Execução

MC:  O  nosso  próximo  passo  é  estabelecer  o  cronograma  de  execução  do  projeto.  Já  definimos  o  Plano
Organizacional e a seqüência das atividades; agora é hora de juntar as partes e elaborar o cronograma do projeto.

DS: Determinar a programação de um projeto não é uma atividade simples?

MC: Na verdade, não. Elaborar um cronograma requer uma combinação de arte e ciência.

DS: Eu entendo que o principal objetivo desse cronograma é garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo
determinado.

MC:  É  o  nosso  desafio.  Sabemos  que  o  tempo  não  pára.  O  cronograma  do  projeto  é  sempre  uma  restrição,  até
mesmo  quando  a  data  de  término  não  é  crítica.  Se  um  projeto  atrasa,  na  maioria  das  vezes  ele  irá  consumir  um
capital  que  ele  não  tinha  previsto,  comprometendo,  também,  o  seu  custo,  podendo  até  mesmo  causar  sérias
conseqüências mercadológicas para o produto, ou serviço, do projeto.

SB: Lembro­me de o meu amigo Luiz Otávio dizer que ele estabeleceu prazo para execução da obra do restaurante
de acordo com o projeto arquitetônico, sem estabelecer nenhuma folga. No entanto, ao iniciar as obras, ele viu que
o prazo não era suficiente e, para não comprometer todo o cronograma, acabou contratando mais pessoas. Com
isso gastou mais dinheiro.

PR: Este foi um bom exemplo. Maria, como estabelecer um cronograma?

MC: Lembra­se de que eu acabei de falar da estratificação das atividades?

PR: Lembro. Mas o que são atividades?
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MC: Bem. Atividades são etapas necessárias para se contemplar um projeto. São executadas em uma seqüência
caracterizada pela natureza do projeto. As atividades podem ocorrer seqüencialmente, ou simultaneamente.

PR: Está bem e daí? Continuo sem entender!

MC:  O  projeto  vai  sendo  decomposto  até  que  todas  as  etapas  e  entregas  sejam  atingidas.  Os  principais  tipos  de
atividades são:

1  –  Atividades  Executivas,  que  são  aquelas  relacionadas  diretamente  com  a  ação  dentro  do  projeto.  Exemplo:
embalar computadores; limpar o terreno; digitar o relatório de compras;
2  –  Marcos,  que  representam  um  evento,  ou  condição,  que  determina  a  execução  de  um  grupo  de  atividades
relacionadas entre si, ou o término de uma fase de projeto.

Servem  também  para  identificar  as  entregas  dos  pacotes  de  trabalho  e  não  possuem  duração.  São  também
chamados  de  etapa.  Como  exemplo  de  marcos,  temos:  telhado  pronto  (entrega);  testes  do  produto  realizados;
recebimento da 3ª parcela.

O terceiro e último tipo são as Atividades­Resumo. São atividades que englobam outras atividades, denominadas
subatividades.  Elas  representam  um  conjunto  de  atividades,  totalizando  duração,  datas  e  custos  das  atividades  a
elas pertencentes.

PR: Mas como se desenvolve o cronograma?

MC: O desenvolvimento do cronograma deve ser feito iterativamente, ou seja, ser elaborado de forma progressiva e
repetida até o momento em que seus resultados sejam confiáveis e possam atender aos objetivos do projeto.

Assim, neste desenvolvimento, estabelecemos as datas de início e término das atividades. Esse processo é um dos
mais importantes de toda a fase de planejamento, uma vez que consolida informações de outras áreas, tais como
custo, recursos humanos e escopo. O nivelamento de recursos é uma das ferramentas utilizadas.

DS: Mas como estimar a duração das atividades?

MC:  Segundo  o  Guia  PMBOK®,  estimar  a  duração  das  atividades  “é  obter  avaliações  quantitativas  do  número
provável de períodos de trabalho necessários para a conclusão de uma atividade do cronograma”.

Para  elaboração  de  um  cronograma,  é  necessário  o  desdobramento  das  atividades,  como  acabamos  de  falar  na
explicação da EAP. Uma das questões mais ignoradas na elaboração do cronograma é relativa àquelas datas que
estão “amarradas” a determinadas situações. Por exemplo, para o Luiz Otávio mobiliar o restaurante, ele precisou
aguardar a conclusão da obra. Ele simplesmente não pode colocar os móveis sem que antes tudo estivesse pronto.

Outras  considerações  incluem  saber  quais  os  recursos  serão  utilizados,  sua  disponibilidade  (calendários)  e
experiências vivenciadas em outros projetos similares.

SB: Como estabelecemos a duração das atividades?

MC:  Boa  pergunta.  A  duração  de  uma  atividade  é  o  tempo  necessário  para  que  a  atividade  possa  ser  realizada.
Esse tempo pode ser estipulado em semanas, dias, horas e minutos, dependendo do tamanho de cada projeto.

Essa etapa tem por objetivo calcular ou determinar, corretamente, a quantidade de tempo necessária para executar
cada  atividade  para  que,  ao  ser  integrante  de  um  cronograma,  possa  determinar  a  duração  do  projeto.  Ela  é
conduzida  em  paralelo  à  alocação  de  recursos  nas  atividades,  uma  vez  que  existe  uma  dependência  intrínseca
entre duração e quantidade de recursos.

DS: Por que as estimativas variam tanto?

MC: Porque desconhecemos quais fatores influenciarão a duração. Então não é possível saber exatamente quanto
tempo será consumido.

Outro fato importante é que muitas vezes, ao elaborarmos um cronograma, não envolvemos quem irá executar a
tarefa.

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DS: Você está dizendo que quem deverá preparar as estimativas são as pessoas que executam as atividades?

MC: Exatamente. Quem sabe o tempo é quem faz.

PR: Realmente é uma etapa bem difícil.

MC: Apesar de ser “difícil”, o envolvimento da equipe do projeto desde a concepção é fundamental para o sucesso.

PR: Você falou que os prazos das atividades estão “amarrados”. Explique um pouco melhor.

MC: Está certo. Acho que empolguei um pouco e acabei pulando uma explicação fundamental nesta fase.

Quando  disse  que  as  atividades  estão  inter­relacionadas,  estava  tentando  explicar  que  temos  de  estabelecer
precedentes para que atividades interdependentes sejam identificadas e o cronograma do projeto seja determinado.

DS: Maria, li alguma coisa sobre isso. Veja se entendi corretamente: Uma atividade que comece ou finalize antes
que outra atividade possa começar é chamada predecessora. Uma atividade que dependa do início ou do final de
outra atividade é chamada de sucessora.

MC: Isto mesmo.

SB: E como definimos esta “relação de amor é ódio”?

DS: Amor e ódio é por sua conta.

RISOS

MC: É necessário estabelecermos alguns parâmetros importantes. São eles:

Data de início do projeto: é o primeiro dia da primeira atividade a ser desenvolvida.
Normalmente essa data é definida quando apresentamos a proposta do projeto, ou seja,
juntamente com o objetivo do projeto.

Data de término do Projeto – é o último dia da última atividade a ser desenvolvida.
Normalmente é calculada pelo detalhamento do plano do projeto.

Início da atividade – é a data e a hora em que a atividade se inicia. Pode ser um dado fixo
do projeto ou calculada em conseqüência de suas atividades predecessoras.

Término da Atividade – é a data e a hora em que atividade termina. Normalmente, é
calculada a partir da data de início da atividade e de sua duração.

Calendários – os calendários são utilizados para determinar e selecionar os dias de
trabalho, ou folga, do projeto. Os calendários também devem ser utilizados para indicar horas
específicas de trabalho para um determinado recurso.

Feriados e Dias Especiais – Devem ser sempre inseridos para que não ocorram erros no
gerenciamento das atividades. Por exemplo, férias coletivas, feriados municipais, véspera de
Natal e Ano Novo, dentre outros.

DS: E férias dos participantes dos projetos?

MC: Boa lembrança. Um projeto pode ter datas especiais para diferentes participantes do projeto, de acordo com
cronograma de férias de cada um.

SB: Existe alguma forma visual de montar um cronograma, ou basta detalhar no papel?

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MC: Você pode apenas detalhar no papel, no entanto, temos hoje o que chamamos de diagrama de Gantt.

SB: Muito prazer, Sr. Gantt, eu sou o Sr. Been.

MC:  Não  brinque!  Diagrama  de  Gantt,  ou  diagrama  de  barras,  é  hoje  a  forma  mais  utilizada  para  representação
gráfica de um cronograma.

O diagrama utiliza barras horizontais, colocadas dentro de uma escala de tempo. O comprimento relativo das barras
determina a duração da atividade. As linhas conectando as barras individuais em um diagrama de Gantt refletem as
relações entre as atividades.

DS: O Diagrama de Gantt já foi desenvolvido em software?

MC: Sim. O Diagrama de Gantt é a visualização­padrão da maioria dos softwares de gerenciamento de projetos.

PR: O software facilita a elaboração do cronograma!

MC: Facilita não, ajuda e muito. Mas temos de lembrar que temos uma metodologia, e é ela quem facilita o nosso
trabalho. O software é apenas uma ferramenta que nos auxilia na construção do cronograma.

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