17/10/2016 Estudando: Gestão de Projetos ­ Cursos Online Grátis | Prime Cursos

ESTUDANDO: GESTÃO DE PROJETOS

Plano de Comunicação
SB: Alguém quer sobremesa?

MC: Eu quero. Adoro doce.

DS: Saiu no jornal uma reportagem sobre as delícias das sobremesas ligths elaboradas por este restaurante. Eu
também quero conhecer.

MC: Já que estamos falando de reportagem, vamos falar um pouco de comunicação?

SB: Comunicação em projetos?

MC: Gerenciamento das comunicações. Nossa próxima etapa.

DS: Há uma frase de David I. Cleland, que diz: “A grande maioria dos atritos, frustrações e ineficiências em nossas
relações com as outras pessoas é causada pela pobreza nas comunicações”

MC:  Segundo  o  Guia  PMBOK®,  o  gerenciamento  das  comunicações  subdivide  em  quatro  processos:  o
Planejamento das Comunicações, a Distribuição de Informações, os Relatórios de Desempenho ou Performance e
o Gerenciamento das Partes Interessadas.

Ainda, segundo o Guia, “o Planejamento da Comunicação é o processo onde será determinada a necessidade de
informações de cada parte interessada do projeto, bem como o modo como essa informação será levada ao mesmo
e qual o seu nível do detalhe”.

SB: Posso dizer, então, que o Plano de Comunicação estabelece os meios e instrumentos para a comunicação de
dados e informações do projeto, de acordo com as necessidades dos stakeholders.

DS: E quais seriam esses meios e instrumentos?

MC:  Os  meios  podem  ser  mediante  correspondências  (e­mails,  cartas,  fax),  mídia  impressa  (encartes,  releases,
notas  e  matérias  jornalísticas),  mídia  eletrônica  (intranet,  sistema  de  informação)  e  os  seguintes  relatórios
(Progresso, Desempenho, Executivo, Divulgação e gráficos de gestão a vista). E através de eventos.

Os  eventos  de  comunicação  são  as  reuniões  realizadas  entre  os  envolvidos,  como  por  exemplo:  “Kick­off”;
Acompanhamento de progresso; Reunião de encerramento.

PR: Quais os propósitos de um plano de comunicação?

MC: O desenvolvimento de um plano de comunicação eficaz deve ter em mente atingir os seguintes propósitos:

1 Assegurar que as informações importantes cheguem às partes corretas nos prazos adequados;
2 Apontar e identificar problemas potenciais, por meio de reportes de andamento programados e consistentes;
3 Gerar entusiasmo e empolgação com o projeto;
4 Facilitar a tomada de decisão e o controle de mudanças;
5 Oferecer um processo específico para feedback e resolução de conflitos;
6 Melhorar e facilitar o trabalho em equipe, a cooperação e colaboração.

DS: Maria, você poderia explicar um pouco mais sobre os eventos e também quais aspectos temos que observar ao
elaborarmos um plano de comunicação?

MC: Os Planos de Comunicação podem variar de acordo com a complexidade, tamanho e duração do projeto, mas,
de qualquer forma, é preciso observar os seguintes aspectos:

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1 Propósito: os objetivos da comunicação do projeto, sendo esse propósito formal ou informal;
2 Métodos: os mecanismos e formatos da comunicação no projeto;
3 Freqüência: o momento (data e evento) e a freqüência das atividades formais de comunicação.

Sobre os eventos, posso dizer:

Reunião de Partida (kick­off meeting): essa reunião formaliza e dá início de fato ao projeto,
justificando­se  pelos  seguintes  motivos:  impõe  o  planejamento  no  início  do  ciclo  de  vida  do
projeto,  ajuda  na  formação  de  consenso,  estimula  engajamento  e  integração  da  equipe  e,
principalmente, ajuda a quebrar a inércia que sempre ocorre no começo do projeto.

Reunião  de  Acompanhamento:  essa  reunião  é  usada  para  acompanhar  e  verificar  o

andamento  do  mesmo,  e  ocorre  periodicamente  com  a  freqüência  combinada,  acontecendo
também reuniões de emergência, sempre que um fato ou acontecimento assim o justificar.

Reunião de Encerramento ou de Entrega do Projeto: essa reunião caracteriza e formaliza o
fim do projeto bem como todo o envolvimento do gerente e sua equipe com o mesmo; assim,
ao seu final, o projeto é considerado entregue e funcionando a contento.

Esses eventos variam de empresa para empresa de acordo com a metodologia utilizada.

DS: Então existem outros eventos?

MC: Sim. Podemos ter reuniões periódicas com os stakeholders, Reuniões de Avaliação de Desempenho e outros
eventos que a empresa julgar necessários para execução de seu projeto.

DS: Maria, você poderia desenhar para nós um modelo de Planejamento de Comunicação.

MC: Claro. Aqui está.

MC: Primeiro devemos informar o nosso público­alvo, ou seja, qual stakeholder. Vocês se lembram quais são?

SB: Eu acho que lembro. Eles são:

­ o Sponsor;
­ o Gerente de Projeto;
­ os clientes;
­ a Organização “executora”;
­ a equipe do projeto;
­ os Fornecedores;
­ e os usuários finais.

MC: Isto mesmo Been. Devemos planejar as informações sobre o projeto para cada parte interessada. O próximo
item é definir qual evento, conforme falei há pouco.

DS: Pelo que eu estou vendo, se possível, devemos colocar o nome dos participantes.

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MC:  Exatamente.  E  por  fim  colocar  de  quanto  em  quanto  tempo  irá  ocorrer  ou  quando  irá  ocorrer.  É  um  modelo
simples,  no  entanto,  é  muito  importante.  E  mais  uma  coisa,  para  cada  metodologia  adotada,  este  modelo  muda,
dependendo, inclusive, do tamanho do projeto.

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