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01/2017
Ficha del documento
Contenido
FICHA DEL DOCUMENTO 2
CONTENIDO 3
1 ALCANCE 4
2 DOCUMENTOS REFERENCIADOS 5
3 SITUACIÓN ACTUAL 6
4 SISTEMA PROPUESTO 7
5 RESUMEN DE MEJORAS 15
6 INFORMACIÓN ADICIONAL 16
1 Alcance
Maneja una estructura sencilla en la cual los usuarios tendrán acceso a la información de
manera clara y precisa. Con la capacidad de extraer la información sin alterar su contenido
ni estructura, utilizando los formatos de acuerdo a su necesidad. Podrán ir verificando
durante el proceso por medio de ventanas emergentes si presenta algún error con el
proceso
Proporcionar mecanismos de programación de tiempo, para el anuncio de aquellas
comunicaciones que requieren de cierto tiempo para ser resuelta. También cuando una
sesión expire, el usuario puede continuar a su actividad sin perder datos al volver a
autentificarse. Contará con un módulo para autoguardado de plantillas para la elaboración
de comunicaciones.
Proporciona mecanismos para identificar si se encuentran creados los proveedores o
usuarios al sistema, permite que modifiquen datos básicos y maneja mecanismos para
identificar palabras inusuales, también plantillas para la elaboración de cartas y
comunicaciones empresariales manejando los estándares de calidad.
Proporciona mecanismos para crear nuevos usuarios, otorgando los perfiles adecuados
para ellos.
.
1.1 Identificación
CUSDOC es el nombre que posee el Software de gestión documental, proviene de la
abreviación Custodia Documentos (Custodiar los documentos) es un software que
permite optimizar los procesos archivísticos, en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.
2 Documentos referenciados
Nº Título Ruta Versión Fecha Autor
1 Informe SRS proyecto 1.0 18/07/2016 Equipo
SGD Proyecto SGD
3 Situación actual
Proyecto CUSDOC software de gestión documental inicio con la formulación del proyecto
donde se plantean objetivos y alcances, se ha realizado recolección de datos, la
caracterización por medio de diagramas de flujo, el informe SRS para describir los
requerimientos, caracterización de los procesos del proyecto, diagramas de clase y de
secuencia del modelado UML y Modelo entidad relación luego de haber aprobado el nivel
de Análisis, el proyecto se encuentra en fase de Diseño.
Fuente: http://ghctmfc32295.blogspot.com.co/2010/11/gestion-documental.html
4 Sistema propuesto
Sistemas de Gestión documental que permita el correcto almacenamiento, tramitación y
gestión de las entidades por medio del programa.
Objetos:
- Cliente
- Funcionario
- Tramite
- Radicado
- Archivar
- Respuesta
- Clientes
- Funcionarios
- Documentos
- Respuestas
- Dependencias
- Radicados
5 Resumen de mejoras
Proporcionar mecanismos para crear nuevos usuarios, otorgando los perfiles
adecuados para ellos.
6 Información adicional
Abreviaturas:
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
PGD: Programa de Gestión Documental
SGD: Sistemas de gestión documental.
AGN: Archivo general dela Nación.
Proyecto: