CREACION DE UN SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL QUE PERMITA

OPTIMIZAR LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS, EN LAS ENTIDADES

PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS.

TEMA: INTERFAZ GRÁFICA DE USUARIO

INSTRUCTOR: RUBEN DARIO PRIETO SUAZA

PRESENTADO POR: JOHN MARIO CORRALES GRAJALES

LINETH MARIA RODRIGUEZ YEPE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2017
 1. RECEPCION DOCUMENTAL

Caso de uso Recepcionar documentos

Descripción El sistema debe generar un comportamiento donde describa
el procedimiento del caso de uso para que el funcionario
pueda realizar el ingreso de la documentación
Precondición El cliente y/o proveedor no se encuentran ingresado en la
base de datos del sistema
Secuencia paso Acción
Normal 1. El funcionario ingresa al sistema para ingresar a la
base de Datos al cliente y/o proveedor
2. El sistema genera un registro de la información
que se requiere del cliente y/o proveedor
(nombres, apellidos, identificación o NIT,
dirección, teléfono y ciudad)
3. El funcionario ingresa los datos suministrados por
el cliente y/o funcionario y procesa la información.
4. El funcionario radica la solicitud recibida.
5. El sistema carga formulario de radicación que
contiene(Información del cliente, Asunto, Numero
de Folios, Observaciones y dependencia a quien
va dirigida)
6. El sistema genera un numero de radicado que
contiene(Año_NumeroDependencia_Consecutivo
7. El funcionario imprime estique con el número del
radicado.
8. El funcionario digitaliza y asociación el documento
al radicado en el sistema.
Post Condición El cliente y/o proveedor se encuentra registrado en la base
de datos del sistema y cuenta con un trámite en proceso.
Excepciones Paso Acción
3. El sistema genera un reporte sobre el historial del cliente
y/o funcionario si se detecta duplicidad, si el trámite es
diferente o no cuenta con otro tramite se procede a
actualizar la información para que continúe el caso de uso
3. Si el funcionario cancela el registro, se termina el caso de
uso.

1.1. INTERFAZ GRAFICA DE RECPECION DOCUMENTAL

1.1.1. Interfaz gráfica de agregar cliente
1.1.2. Interfaz Gráfica Radicar Documento
1.1.3. Interfaz Gráfica de agregar Imagen
1.1.4. Caso de Uso Asignar Radicado
 Caso de uso Asignar Comunicación
Descripción El sistema bebe trabajar en un ambiente que permita la
manipulación virtual de los documentos y tramites que se les
pretendan dar en el caso de uso
Precondición El radicado cuenta con la asociación de la imagen hecha por
el funcionario en el sistema
Secuencia paso Acción
Normal 1. El funcionario ingresa al sistema y selecciona el
radicado.
2. El sistema visualiza un registro donde solicita:
Numero de la dependencia a quien se le va a
asignar, nombre del funcionario que pertenezca a
la dependencia y Observaciones.
3. El sistema procesa la solicitud y genera reporte de
asignación.
Post Condición El radicado no cuenta con la imagen del(los) documentos
asociada.
Excepciones Paso Acción
2. El sistema genera un reporte indicando que se debe
realizar la asociación de la imagen para que continúe el
caso de uso
2. El sistema cancela la solicitud y se termina el caso de Uso.

1.1.4.1. Interfaz Gráfica Asignar Radicado.

2. Caso de Uso de Tramite de solicitud
 Caso de uso Tramitar solicitud
Descripción El sistema bebe cooperar con el funcionario facilitándole todo
el ambiente para que el funcionario pueda realizar el debido
tramite a la solicitud puesta por el cliente
Precondición El radicado de la solicitud se encuentra asignado a la cuenta
del funcionario
Secuencia paso Acción
Normal 1. El funcionario ingresa al sistema y verifica la
información contenida en el radicado (Observa la
imagen anexada).
2. El funcionario identifica el requerimiento puesto por
el cliente y extrae la platilla del sistema para generar
la respuesta
3. El sistema arroja un registro solicitando la siguiente
información(Nombre del remitente, Asunto y radicado
asociado)
4. El funcionario ingresa la información.
5. El sistema arroja un nuevo radicado
6. El funcionario selecciona el radicado generado y
adjunto la plantilla con la respuesta.
7. El funcionario imprime la Respuesta con el radicado
asignado y los estándares de calidad.
Post Condición El documento contenido en el radicado no es competencia de
la dependencia
Excepciones Paso Acción
2. Si el funcionario identifica que el requerimiento no es de
su competencia, procede a Devolver el radicado a la
dependencia Anterior y se termina el caso de uso

2.1. Interfaz Gráfica de Tramite Radicado

3. Caso de Uso Archivar Tramite
 Caso de uso Archivar tramite
Descripción El sistema bebe trabajar en un ambiente que permita la
manipulación virtual de los documentos permitiendo que el
funcionario vaya evacuando todos los radicado (documentos)
que ya hayan finalizado su trámite.
Precondición El radicado (documento) cuenta con todo el tramite
requerido por el cliente y realizado por el funcionario.
Secuencia paso Acción
Normal 1. El funcionario ingresa al sistema y genera el número
del expediente virtual donde va a reposar todo el
trámite.
2. El sistema procesa la solicitud y genera el reporte con
la creación del número del Expediente.
3. El funcionario selecciona los radicados (documentos)
que pertenezcan al mismo trámite y los ingresa al
expediente creado y archiva los radicados
4. El sistema almacena los documentos en una cuenta
de la Administración y los desaparece de las carpetas
de la cuenta del funcionario
Post Condición Los radicados seleccionados no pertenecen al mismo tramite
Excepciones Paso Acción
3. El sistema genera un informe indicando que los radicados
no son compatibles y termina el caso de uso.

3.1. Interfaz Gráfica de Modulo de Archivo

4. Interfaz Gráfica de Consulta de Documento
5. Caso de Uso ingreso de solicitud Web
Caso de uso Ingresar solicitud
Descripción El sistema bebe trabajar en un ambiente que permita el
ingreso por medio de una plataforma web a los clientes de
las solicitudes que deseen tramitar
Precondición El cliente no tiene una cuenta de acceso a la plataforma
virtual del sistema
Secuencia paso Acción
Normal 1. El cliente ingresa a la plataforma y genera la apertura
de la cuenta
2. El sistema genera un reporte solicitando (Nombres y
apellidos, Número de identidad o Nit, Dirección,
teléfono y municipio, nombre de usuario y clave de
acceso)
3. El cliente ingresa la información solicitada.
4. El sistema procesa la información.
5. El cliente ingresa a la plataforma con los datos de
acceso y selecciona el tipo de tramite (Peticiones,
Queja, Reclamos y Solicitudes)
6. El sistema arroja una plantilla donde se debe ingresar
el motivo del PQRS.
7. El funcionario ingresa la solicitud y la procesa
8. El sistema arroja el número del radicado con el cual
se registró su proceso.
Post Condición El cliente cuenta con un registros en la plataforma
Excepciones Paso Acción
2. El sistema genera un reporte donde indica que el cliente
ya cuenta con datos de acceso a la plataforma y termina
el caso de uso.
2. El cliente Solicita Restablecimiento de clave de acceso y
continúa el caso de uso.