Ensayo: Planes de Gestión en la gerencia de proyectos

Actividad: 2
Alejandro De las salas De Armas

Cada vez que usted planea, se arriesga,

fracasa, revalúa o hace ajustes,
está disponiendo de otra oportunidad para volver a empezar,
sólo que en mejores condiciones que la primera vez.
Jhon C. Maxwell

La gestión de proyectos surge de la necesidad de guiar procesos, desde su

planificación, organización de las actividades, la designación de las personas
responsables, administrar recursos y finalmente entregar el producto
encomendado dentro de los límites de tiempo, requerimientos y costos.
Dentro de sus objetivos está la de satisfacer las necesidades de un entorno ya sea
empresarial o en nuestro caso educativo, es de vital importancia prever el costo
del proyecto y el tiempo o ciclo de vida de este.
Es pertinente la documentación de las actividades a implementarse en el
proyecto, para poder controlar y establecer las funciones y responsabilidades.

La supervisión y control del proyecto es de vital importancia ya que permite la

toma de acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del
proyecto. Esta debe ser realizada por la dirección del proyecto a lo largo de él.
Dentro del proyecto existen unas áreas o fases de planeación que tienen como fin
recoger todas las posibles áreas en dónde un proyecto tiene influencia, estas
fases tienen unos objetivos y metas bien definidas para alcanzar de manera
positiva la culminación del proyecto.
La fase inicial o de INTEGRACIÓN como su nombre lo indica hace referencia
principalmente a la unificación, consolidación y articulación de las actividades que
son necesarias e importantes para la correcta finalización del proyecto, durante
esta fase se levanta el acta de constitución del proyecto dando autorización al
inicio del proyecto además contiene las funciones del director del proyecto. La
integración permite definir el alcance del proyecto que incluye aspectos como los
objetivos del proyecto y del producto, características y requisitos del producto.
La fase de integración en el caso de las Instituciones Educativas determina las
características del PEI (Proyecto Educativo Institucional), teniendo en cuenta
todos actores de la Comunidad Educativa padres de familia, estudiantes e
institución (Rector, coordinadores, cuerpo docente), se establecen las
características del “producto” o tipo de ser humano a formar, se adopta un modelo
pedagógico que mejor se adapte al contexto institucional, los ejecutores directo del
proyecto en este caso son los docentes en cada área, tratando de asegurar la
calidad del “producto” en formación.
En la fase de ALCANCE abarca cinco aspectos que son los objetivos del
proyecto, requisitos y características del producto o servicio, criterios de
aceptación del producto, límites del proyecto, requisitos y productos entregables
del proyecto.
En la fase de alcance se desarrolla el Plan de Gestión del proyecto que involucra
todas las acciones necesarias para definir las actividades, y control de las mismas
es decir que controla el proyecto desde su iniciación hasta el final del proyecto.
La fase gestión de alcance en la Instituciones Educativas se ve relacionada con la
visión y misión institucional ya que teniendo en cuenta estos aspectos quedan muy
claros los objetivos y tipo de ser humano que se desea formar, se establecen
criterios de evaluación para mejorar la calidad educativa, ya que estos nos
permiten ejecutar correctivos si los resultados no son los deseados en la
integración o elaboración del PEI.

La fase de PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO es determinado por un eje principal

que es el cronograma, tratando que las actividades se ejecuten en un tiempo
determinado y dentro de unos parámetros preestablecidos, logrando alcanzar los
objetivo del proyecto en su totalidad. Es fundamental que las actividades en un
cronograma al cual se le deba hacer continuo control para asegurar que el
proyecto se cierre y termine según las expectativas de los interesados.
En las Instituciones Educativas de Gestión del tiempo determina el espacio
temporal en la realización de los proyectos institucionales. Se establece límites de
tiempo en las actividades del proyecto, controlando actividades y tiempos de
realización de cada una, así como la ejecución total del proyecto, la mejor
herramienta para alcanzar cada meta en el tiempo propuesto es sin duda el
cronograma de actividades, sin él no podría se podría establecer los verdaderos
avances de un proyecto y en qué grado esta su ejecución.

En la fase de COSTOS se da el cálculo de cada proyecto, permite dar

consistencia a la viabilidad del mismo, porque cuando un proyecto es muy costoso
desafortunadamente apunta a que sea rechazado, convirtiéndose en un gran
desafío y parte vital del proyecto. Dentro del Plan de Gestión de Costos de deben
tener en cuenta tres aspectos claves: Estimación de costos que hace referencia a
la estimación de costos de cada actividad, Determinación de costos al cálculo total
de costos necesarios para el proyecto y Control de Costos que es el control de
costos en la ejecución de todo el proyecto. El control de costos del proyecto
incluye principalmente: Identificar los factores que pueden generar cambios en la
línea base de costo, procurar para que toda novedad en el desarrollo del proyecto
que pueda solicitar cambio en el presupuesto se lleve a cabo de manera oportuna,
propende por la realización de los cambios reales en el presupuesto en el
momento que suceda participando del mismo a los interesados en el proyecto,
Propender por que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el
proyecto en cada fase como en el proyecto total.
El Plan de Gestión de Costos en proyectos educativos, es muy complicado en las
Instituciones Educativas ya que influyen muchos de factores intrínsecos de la
Institución, como extrínsecos a ella. Las Instituciones Educativas del estado para
obtener recursos para poner en marcha su PEI influye como agente intrínseco la
cobertura estudiantil a mayor cobertura, mayor cantidad de recursos para
satisfacer las necesidades propias del funcionamiento de una Institución
Educativa, de ahí la importancia la capacidad de gestión del director del proyecto o
rector en este caso en lograr la intervención de la empresa privada para lograr
satisfacer las necesidades de la Institución en cuanto Infraestructura, capacitación
a docentes.
Es importante reconocer el valor de la gerencia en la gestión de proyectos en
todos los aspectos de la ejecución de un proyecto, si se desea tener éxito en él.
En el sector industrial o empresarial, el educativo, cultural y político, esto lo que
convierte a la gerencia de gestión de proyectos en una disciplina o ciencia
fundamental la cual no debería estar alejada de la planificación escolar.