Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Centro Universitario de Jutiapa

Informática I

Práctica de Laboratorio 02 de septiembre de 2017.

Cartas modelo, sobres y etiquetas

Alguna vez ha tenido la necesidad de crear un documento como ejemplo una carta, un
sobre o etiquetas y que lo único que cambia son los datos de las personas a quien va dirigido el
documento?. Bien, es lo que aprenderemos a continuación, por la similitud en el procedimiento
para los tres tipos de documentos únicamente haremos la práctica con una carta.

Origen de datos:

Para crear cartas modelo, sobres o etiquetas postales, debe combinar un documento
principal con una fuente u origen de datos. La fuente u origen de datos contiene la información
que varía en cada versión de un documento combinado, como los nombres y las
direcciones de los destinatarios de una carta modelo. Puede abrir una fuente u origen de
datos existente, o bien crear una en Microsoft Word, Microsoft Access, Microsoft Excel o una
base datos externa como SQL Server, Oracle, MySQL, etc.
Documento Principal:
Contiene el texto y los gráficos que no cambian en las versiones del documento
combinado; por ejemplo, el remitente y el texto de una carta modelo. Podrá usar un
documento nuevo o uno ya existente como documento principal.
Carta modelo
Cuando crea una carta modelo, el documento principal contiene el texto, la puntuación,
los espacios, los gráficos y la información adicional que desea conservar en cada carta modelo.
A continuación, se insertan las instrucciones especiales en el documento principal, denominadas
campos de combinación.

Campos de combinación

Indican a Word dónde debe imprimir la información variable de la fuente u origen de datos.
Cuando combina el documento principal con la fuente u origen de datos, Word reemplaza los
campos de combinación por la información apropiada de la fuente u origen de datos.

Para el siguiente ejercicio, primero crearemos una carpeta en “Mis Documentos” llamada
“UMG Sección X” (Donde X corresponde a su sección A, B, C). Dentro de ésta carpeta
guardaremos nuestros documentos.

Para nuestro ejemplo utilizaremos los datos guardados en un archivo de Microsoft Excel.
Para ello cree un archivo con campos e información como el que se muestra a continuación:

Para el presente ejemplo ingrese al menos 15 registros. Luego, guarde el archivo de Excel,
recuerde la carpeta en la cual lo guardará. Luego guárdelo con el nombre de “Contactos”.

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Cree un documento como el que se muestra en la figura 1:

Figura 1

Figura 2

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Figura 3 Figura 4

En el espacio para la fecha, inserte un campo tipo “fecha Actual”.

Vaya a la barra de menús, luego seleccione “Correspondencia”, seleccione “Paso a Paso por el
asistente para combinar correspondencia…” en la sección “Iniciar combinación de
correspondencia”, como se muestra en la figura 2.

Le aparecerá una ventana como la que se muestra en la figura 3, en la cual seleccionará “Cartas” y
presione siguiente.

Le aparecerá una ventana como la que se muestra en la figura 4, en la cual seleccionará “Utilizar el
documento actual” y presione siguiente.

Le aparecerá una ventana como la mostrada en la figura 5 en la cual seleccionará la opción

“Utilizar una lista existente”, luego presione “Examinar”:

Figura 5 Figura 6

Al presionar “Examinar” le aparecerá una ventana como la que se muestra en la figura 6,

en esta ventana seleccionará en Tipo de Archivo “Archivos de Excel”, localice el archivo de Excel
creado con anterioridad, luego seleccione “Abrir”, le aparecerá una ventana como la que se
muestra en la imagen número 7.

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Figura 7

Figura 8
Seleccione la Hoja de Excel en la que guardó los datos, verifique que esté seleccionada la opción
“La primera fila de datos contiene encabezado de columna” y presione “aceptar”. Le aparecerá una
pantalla como la que se muestra en la figura 8, seleccione todos los contactos y presione “aceptar”,
esto lo llevará a la ventana como la que se muestra en la figura 9 en la que presionará siguiente.

Figura 9 Figura 10 Figura 11

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Esto lo llevará a una ventana como la que se muestra en la figura 10, seleccione más elementos,
esto le mostrará la siguiente ventana como la mostrada en la figura 11. Posicione el mouse en el
documento en donde quiera insertar los campos y seleccione cada uno de ellos en el siguiente
orden:

Debajo de Señor inserte: nombre Apellido, debajo de estos datos inserte el nombre de la empresa
y en la siguiente línea la dirección.
Al lado de la frase Estimado señor inserte el apellido nuevamente.
El documento le tendría que quedar como se muestra en la figura 12.

Figura 12

Puede utilizar la barra de navegación para cambiar de registros.

Figura 13

Por último puede utilizar el botón “Finalizar y Combinar” éste le servirá para imprimir o generar
cada uno de los documentos. También realice pruebas filtrando los datos.

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