ACTIVIDAD 1

1. Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer

contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado,

de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la
fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo.

Las funciones que se destacan son:

 Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:

La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área.
La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación
documental, la definición de la Información contenida en los formatos y su
uso. La disposición final del documento, la definición de uso, manejo y
cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de
vigencias administrativas y valores documentales.
 Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del
documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la
información y el lugar en el cual se conserva la información documental.

Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento

como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve.
Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas
de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias,
hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nomina, personal de contrato
y la información en medios magnético. Almacenamiento de documentos:

Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados

y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar
adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus
características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta
en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo
social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa
que se maneje.
 En la empresa se maneja información muy valiosa donde clientes internos
presenta su hoja de vida con toda su información que esto debe es reservado
y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.

Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un

proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y
conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación de la persona
encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que
lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención.

Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo

General de la Nación, interviene y toma la decisión de descarte de
documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Sin
embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente
son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un
archivo hasta diez años.

 Recuperación de la Información: Es un proceso que se lleva a cabo a partir

de la exploración de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guías,
catálogos, índices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea
efectiva la recuperación de la información se acude a la búsqueda detallada
de información en los medios físicos o electrónicos que pueden ser claves en
la indagación. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:

2. Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las

etapas que presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión,
central y la disposición final.

Según la Organización:
De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

 Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la

documentación de la organización.
  Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias
de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
 Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de
cada oficina.
 Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de
archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que
maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo
central.

Según su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:

 Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual
o años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como:
historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se
encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las
necesidades de conservación y consulta permanente.

 Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de

conservación y su consulta es menor.

 Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el

periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas. Según su uso en el área de urgencias se maneja
los archivos activos ya que los demás documentos los maneja en archivo
central.

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarán a continuación:

 Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada

y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
  Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su
consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

 Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el

archivo central al archivo de conservación permanente.

Según su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

 Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades

públicas.

 Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su

valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

 Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales

o jurídicas.
a.¿Cuál es la importancia de la Administración Documental
La administración documental le permite a una Empresa organizar toda su
documentación de acuerdo a procesos y procedimientos, de ahí que si está bien
organizado puede ofrecer consulta y respuesta a cualquier tema en el menor tiempo
posible, La administración documental en las empresas es primordial ya que en esta
se refleja la importancia de la empresa, como lo es la comunicación de información
dela misma, se tiene en cuenta que se le da un valor agregado pues se trata de
implementar orden para asi evitar perdida de capital y tiempo que es valioso para
cualquier empresa.

b. ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Se refleja en la imagen y calidad de la Entidad frente a aquellos usuarios que
recurran de forma constante y periódica a solicitar información real, concreta y de
una forma rápida y eficiente.

c. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000

1. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes.

2. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.

3. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios

de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

4. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no

tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como:
premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

5. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los

archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivística.

d. 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa

que labora o que conoce.

Empresa Dental Class

1. Almacenamiento de Documentos

2. Posee estantería para almacenar los documentos

3. Los documentos se protegen a través de carpetas.

4. Los documentos se clasifican.

5. Se tiene un depósito adecuado para el almacenamiento y la conservación de los

documentos de archivo.