UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

ESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS INFORMATICOS
MANEJO DE SOFTWARE PARA MICROCOMPUTADORAS
CICLO II-2017
GUIA DE LABORATORIO 10 - PRESENCIAL
Microsoft Access 2016
Entrega de guía en la Semana: del 17 de Octubre al 21 de Octubre 2017 (Unicamente en su hora de laboratorio)
Objetivo:
• Aprender el ambiente de trabajo del gestor de base de datos de Microsoft Access 2016 con un ejercicio práctico.
• Crear una base de datos partiendo de la importación de sus tablas, y efectuando además modificaciones en ellas.
• Generar consultas, formularios e informes para ser organizada dentro de un Panel de Control.

Indicaciones
• Esta guía está diseñada para ser desarrollada y entregada en hora de laboratorio en la semana 11, en base a las indicaciones
de entrega arriba señaladas.
• Para tener derecho a la entrega de la guía de laboratorio 10, será necesario asistir a su laboratorio como se ha establecido
en las guías presenciales, y entregar en el enlace creado para este fin. La entrega del archivo corresponde al desarrollo de
la guía de laboratorio completamente terminada. Si esta es entregada parcialmente, tendrá una entrega parcial.
• En la sesión de laboratorio, él Instructor Revisará el examen parcial 2, tomará su tiempo para revisar el examen. La guía se
revisará en la semana 12 o 13, quedará a discreción del Instructor el día de la revisión, pero en su momento hará preguntas
al respecto para corroborar que el estudiante la haya realizado. Como se ha realizado en las sesiones anteriores.

PRÁCTICA DE MICROSOFT ACCESS 2016

Abre la base de datos creada en MS Access 2016 nombrada como "Capacitaciones.accdb" que posee la información
de las diferentes capacitaciones impartidas por la unidad de Capacitaciones de la FIA en la Universidad de El
Salvador. En ella deberás de crear todos los objetos tales como consultas, formularios e informes que coexistentes
en el Gestor de Base de Datos de estudio a excepción de las tablas que para el caso práctico ya se encuentran
diseñadas en nuestra base de datos. De las tablas existentes (Personas, Participantes, Eventos, Alcance, Áreas y
Facilitador) relacionadas con nuestra base de datos Estudiaremos algunas de las propiedades de los campos que
ellas poseen. Con este fin deberás de entrar a las Propiedades de los campos de cada una de las tablas mencionadas.
Para poder lograrlo entra a la vista de diseño de tablas y principalmente Examina de cada campo las propiedades
Tamaño del campo, Formato, Mascara de entrada, Valor predeterminado, Reglas y Texto de Validación, Requerido,
Permite longitud cero e Indexado. Observe además la configuración del Tipo de datos asignada a cada campo.

Luego de haber analizado las propiedades de las tablas, procederemos a completar

con datos nuestras tablas, para esta tarea deberás de considerar los libros de MS Excel
(denominados de la misma forma que las tablas de base de datos con extensión *.xlsx)
proporcionados en la carpeta de descarga de la guía de laboratorio 10, con el objetivo
que de ellos habrán que importar y vincular el origen de los datos a cada una de las
tablas que se encuentran definidas en nuestra base de datos "Capacitaciones.accdb".
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Considere además que cada una de las tablas que se encuentran en los libros de MS Excel contempla la misma
configuración (propiedades) de los campos de las Tablas diseñadas en las base de datos para poder transferir los
datos de una aplicación a otra. De no ser así, podría generarse diferentes conflictos a la hora de tratar de realizar
la importación de los datos entre tablas, que lo pudiésemos solucionar realizando una serie de revisiones y
corrigiendo los datos (indicadores vistos en clases) para luego copiarlo desde las Tablas de MS Excel y pegarlo en
las Tablas de MS Access como si estuviera pegando filas (registros) en Excel.

Tabla ALCANCE de MS Excel

Tabla ALCANCE de MS Access

Resultado Esperado

Base de datos: Capacitaciones.accdb

DISEÑO DE TABLAS
Ubica la Base de Datos de Access que se te proporciono, Selecciona Doble clic sobre ella. Complementa habilitando
el contenido de Advertencia de Seguridad de la Base de Datos.

Para las tablas adyacentes que se muestran, deberá de examinar cada uno de los
Tipo de datos y de las propiedades de campos que poseen las tablas.
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TABLAS Y SUS CAMPOS CLAVES PRINCIPALES
Define un campo como clave principal: En toda tabla debe existir al menos
Clave
una clave principal (también llamada clave primaria o clave maestra). En Tabla
Principal
algunos casos a parte de las claves maestras también existirán claves
Personas Idparticipa
externas (desde 0 a muchas). Una clave principal es un campo o conjunto
Participantes idcorrela
de campos cuyos valores
Eventos Idevento
no se repiten y a través
de los cuales se Alcance IdAlcance
identifica de forma única Facilitador Idfacilita
al registro completo. Es Areas Idarea
decir, que no hay dos registros en una tabla con la
misma clave. Para ello revisa si en las tablas
proporcionadas en la base de datos existen las llaves
que se proporciona según su tabla. De no ser así para
cambiarla solo basta con seleccionar Clic derecho sobre
el campo y seleccionar Clave Principal o bien
seleccionar de la cinta Herramienta de Tabla la opción
de Diseño y Clave Principal.

Tablas de la base de datos:

Tablas abiertas (se encuentran en memoria):

RELACIONES ENTRE TABLAS

En una base de datos lo habitual es que existan varias tablas relacionadas entre sí. La integridad referencial
de una base de datos pretende asegurar que no se den situaciones de inconsistencia como la antes
descrita. Para establecer las
reglas de integridad
referencial en Access
debemos indicar qué
campos de qué tablas están
relacionados. Supongamos
que tenemos las siguientes
tablas: Eventos y
Participantes.

Antes de establecer la relación entre las tablas, cierre todas las ventanas de los objetos que estén abiertas
y active la ficha Herramientas de Base de Datos

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Establecer las relaciones entre las diferentes tablas:

Seleccione las tablas o consultas a relacionar y pulse el botón agregar. Pulse el botón Cerrar para cerrar
el cuadro de diálogo "Mostrar tabla": Para nuestro caso la Relación entre Eventos y Participantes: muestra
listas de los participantes por cada evento.

Clic sobre el botón Relaciones, luego doble clic sobre Eventos y Participantes:

Desde la tabla Eventos, arrastre el campo Idevento al equivalente de la tabla Participantes

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Seleccione Exigir Integridad Referencial,
Actualizar en cascada y Eliminar en cascada. Tome
en cuenta que para poder establecer las
relaciones de 1 a muchos los campos que seran
claves deben de tener la misma configuracion y su
equivalente en las propiedades para cada uno de
sus campos. En general el nombre es opcional
pero con fines evaluativos para la materia se
deberan llamar y configurar de la misma forma.

Establezca las otras relaciones según las siguientes relaciones que se muestran:

IMPORTACION O CAPTURA DE DATOS

Para cada una de las tablas de nuestra base de datos, deberás de extraer los datos externos vinculados a los libros
de MS Excel que se le proporciono dentro de la carpeta descargada. Esto servirá para rellenar los registros de las
tablas que recién fueron configurados en el paso anterior. Lo haremos de dos formas, una será importando desde
un libro de MS Excel y otro copiando y pegando Seleccione
los datos desde MS Excel. Cabe señalar que se aquí
debe de tomar en cuenta una serie de criterios
que se vieron en clase, aunque uno de los
criterios más relevante es que exista el
Formato de dato configurado de los campos de
Excel de la misma manera que el de la
propiedad Formato de los campos de Access así
como el campo indexado. ‹‹Consulte a su instructor si
tiene problemas››

Iniciará con la Tabla Facilitador: Los datos se

encuentran en el libro llamado FACILITADOR.xlsx Tablas Cerradas
Requisito: las tablas deben de estar cerradas.
Seleccione la ficha: Datos externos / Importar y
Vincular / Icono de Excel:

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En la siguiente
pantalla: Seleccione
Examinar… buscar el
archivo
FACILITADOR.xlsx
en la ubicación
especificada por
Usted mismo, el cual
guardo su archivo
Ubicación
Ubicación
base. Para este Especificada, deben
Especificada
de coincidir
paso dependerá
donde haya guardo
los archivos bases
de la práctica.

Seleccione la opción
“Anexar una copia de
los registros a la
tabla” y seleccione
de la lista
desplegable la tabla:
Facilitador.

Resultado logrado:

Y luego Seleccione el botón Aceptar

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Verifique los datos y luego el botón siguiente:

Verifique que la importación se realice sobre la tabla Objetivo Tabla Facilitador, luego seleccione el
botón Finalizar:

Los datos se agregaron a la tabla Facilitador, seleccione Cerrar y verifique los datos copiados:

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 Deberá de coincidir Ubicación donde se
encuentra la tabla importada

Verificación de los datos:

Para ello deberás Abrir la tabla Facilitador en Vista de Hoja de Datos. Para ello deberás de dar Doble clic
en la tabla Facilitador:

Realice los mismos pasos efectuados para la tabla Facilitadores a la tabla Areas para completar la
importación y vinculación del origen de datos de la tabla Areas.

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Para el resto de las tablas efectuaremos otro método más efectivo, para ello deberás de seleccionar los
datos del libro ALCANCE.xlsx que se encuentra en MS Excel, aplicar cualquier técnica aprendida para
copiar los registros de las tablas e ir a pegar los
registros a nuestra Tabla Alcance de nuestra base de
datos de datos.

En primer lugar abra el libro de MS Excel denominado

ALCANCE.xlsx y copie todos los registros que se
muestran en la imagen adyacente. Observe que los
datos poseen la misma configuración en ambas
aplicaciones, lo que implica que a la hora de pegar los datos el proceso se realizará sin problema alguno.

Ahora que los datos los carga en Memoria (después de haberlo copiado) deberá de ir al Objeto Tablas de
nuestra base de datos y seleccionar la Tabla Alcance en Vista de Hoja de Datos. O seleccionar doble clic
sobre ella. Se mostrará la pantalla en la cual aparece la tabla lista para ingresar los datos de forma manual.

Para Nuestro caso no ingresaremos manualmente, sino que por el contrario pegaremos los datos que
cargamos en memoria en el punto anterior y los pegaremos como se muestra:

Aparecerá un mensaje de advertencia de Microsoft Access confirmando la cantidad de registros que se

están importando (pegando a la tabla Alcance). Seleccionará Si para Aceptar el ingreso de los datos a la
tabla de nuestra base de datos Capacitaciones.accdb.

Si en algún momento existen relaciones o Integridad Referencial entre Tablas de nuestra base de datos
antes de importar o agregar datos, se recomienda eliminar la relación para que no se genere algún
problema con los datos extraídos desde un origen distinto de nuestra base.

Realice los mismos pasos efectuados a la tabla Alcance para la tabla Personas para completar la
importación y vinculación del origen de datos del libro Personas.

En seguida procede a completar la importación de los datos de las tablas Participantes y Eventos
respectivamente. Cabe señalar que el orden en que se efectué la importación es de suma importancia.
Primero lo hará con las tablas que no poseen llaves externas (sola clave primaria) y por ultimo con las
tablas que posean tanto claves primarias como claves externas.

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CONSULTAS
Consisten en tablas virtuales que combinan campos de una o varias tablas, filtrando y ordenando la
información, estas son creadas a partir de una solicitud de información.

Ejercicio 1
Crear una consulta que muestre la lista de participantes para el evento de Visual Basic I, se debe de
mostrar los siguientes campos: código del evento, nombre del evento, apellidos y nombres de los
participantes en orden ascendente:

Los datos se encuentran en las tablas Eventos y Participantes:

En la parte superior se muestran las tablas participantes y relacionadas, en la parte de abajo los campos
a mostrar en la consulta, criterios (filtros) y tipo de ordenamiento, arrastre los campos indicados de las
tablas hacia cada columna en la parte de abajo o doble clic en los campos de las tablas:

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Campos a copiar: código del evento, nombre del evento, apellidos y nombres de los participantes.

Clic en botón ejecutar:

Filtrar para el curso de Visual Basic I, este contiene el código “00000004” y ordenamos ascendentemente
por apellidos y Nombres:
Volvemos nuevamente a diseño de consultas:

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Resultado

Guardar la consulta con el nombre: Visual Basic I

Cierre la consulta:
Cerrar

Ejercicio 2
Crear una consulta que muestre los eventos de Visual Basic III y Access III, nombre del facilitador y sus
participantes que han cancelado con tarjeta de crédito
Tablas participantes agregarlas en el siguiente orden: Eventos, Facilitador, Participantes y Personas.

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Criterios y Ordenamiento

Guardar:

Resultado de la Consulta:

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Ejercicio 3
Evento y sus participantes, donde el usuario pueda seleccionar el código del evento.

En la columna del campo Idevento, en la fila Criterios digite [Digite Id Evento]

Resultado, digite un código de evento:

Resultado:

Guarde la consulta con el nombre: Detalle de Participantes por Evento seleccionado

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Ejercicio 4
Listado de participantes por evento, donde pueda el usuario seleccionar el evento y género del
participante, los apellidos y nombres deben aparecer unidos.

Campo calculado en la tercera columna:

Nombre Completo: [Apellidos] & ", " & [Nombres]

Resultado al ingresar por medio de parámetros Id Evento = “00000003” y Genero “F”:

Guarde la consulta con el nombre: Nombre completo

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Ejercicio 5
Se incrementará el costo de los Eventos en el mes de enero
2017, hacer una consulta que muestre el costo actual y el
costo incrementado un 10%.

Campo calculado de la cuarta columna:

Incremento 10%: ([Costo]*0.1)+[Costo]

Guardar con el nombre: Incremento 10%

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Ejercicio 6
Personas que cancelaron con tarjeta sus respectivos cursos entre el 15 de agosto al 31 de octubre del
presente año:

Campo Finscrito (fecha que se inscribe) en la quinta columna:

>= #15/08/2017# Y < = #31/10/2017#

Resultado:

Guardar con el nombre: Eventos pagados en 2017

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Ejercicio 7
Listado de participantes que cancelaron en efectivo desde inicios del 2017 hasta antes del 31 de Octubre
se les hará efectivo un descuento del 15%

Columna ocho:
Precio Especial: [Costo]-([Costo]*0.15); a este campo agréguele formato de moneda con 2 decimales,
como aparece en la muestra.

Resultado:

Guardar con el nombre Descuentos

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Ejercicio 8
Mostrar los eventos, consolidando cantidad pagada y el total de personas inscritas por cada uno de
ellos. Como se trata de un consolidado (agrupamientos), así como de nuevos cálculos como por ejemplo
sumar y contar registros, seleccione el botón titulado “Totales”:

Clic en
Totales

Se muestra un nuevo elemento en los criterios: “Agrupar por”:

Diseño de los criterios y agrupamientos:

Resultado:

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FORMULARIOS
Es la interfaz que permiten a los usuarios finales actualizar datos o ingresar datos a la base de datos.

Creación del formulario Personas

Seleccione la tabla Personas y clic en el botón asistente para formularios:

Siga los siguientes pasos del asistente:

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Seleccione tabular Título mostrado en el formulario o nombre:

Formulario en ejecución:

Realice los mismos pasos para las tablas: Alcance, Areas y Facilitador.

Creación de formulario Doble.

En el caso de las tablas Eventos y Participantes mantienen una relación de uno a muchos de forma permanente por
lo que es necesario actualizarlas juntas a través de un mismo formulario:
Primero se establece quien es la tabla Padre (uno) y quien será la tabla Hija (muchos). Para este caso, la tabla
principales Eventos y la hija es Participantes.

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Selecciona los Campos seleccionados: Seleccione la tabla Participantes:

Seleccione todos los campos: Por Eventos:

Hoja de datos: Título Eventos y subtitulo Participantes

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Formulario Eventos – Participantes:

REPORTES
Consisten en los informes impresos o a pantalla que tienen como características en cada página:
• Un encabezado: Subtitulo de la página, membretes y/o logo de las instituciones.
• Un cuerpo o contenido de la página: se refiere a los datos mostrados.
• Un pie de página: donde se coloca número de página, subtítulos, etc.

Seleccione la consulta “Eventos pagados en 2017”. Seleccione la Pestaña Crear, en la zona de Informes seleccione
asistente para informes:

Se creará un Informe a partir de la consulta: “Eventos pagados en 2017” Seleccione todos los campos (>>), luego
siguiente.

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Sin aplicar criterios de ordenación, ya que se encuentra Página ordenada verticalmente:
ordenada desde la consulta:

El titulo debe aparecer “Personas que cancelaron en 2017” y clic en botón Finalizar:

El informe aparece mal distribuido por lo que debe de ir a diseño y hacer los cambios necesarios:

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Clic en el botón Diseño de
Informe Y el Estado actual se
muestra en la Imagen
adyacente:

Se trasladaron los
campos Apellidos
de la banda
Encabezado de
página a
encabezado de Titulos, deben de aparecer en encabezado
apellidos.
Se cambió el ancho
de los campos
Apellidos, Nombres
y de eventos.

Resultado:

Campos, se colocan en Detalle

Genere un reporte para cada una de las consultas.

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ADMINISTRADOR DE PANEL DE CONTROL
Administrador del Panel de Control:
Este consiste en crear una interfaz para el usuario, que le permita seleccionar a través de botones los diferentes
objetos entre los que están: formularios, consultas e Informes.

Para nuestra base de datos genere un menú basado en el siguiente diagrama:

Capacitaciones

Informe de Pagos
Catalogo de Catalogo de
realizados en Cerrar
Personas Eventos
2017

Generalmente no aparece en la cinta de opciones de Access por lo que debe agregarse, Esto se encuentra en:
Ficha: Archivo / Opciones / Personalizar cinta de opciones /Comandos disponibles en: Todos los comandos.
Seleccione:
Administrador de
panel de control.
Crear o seleccionar
un nuevo grupo por
ejemplo: Panel y un
subgrupo llamado
también Panel.

Por ultimo clic en botón Aceptar:

Aparecerá la Cinta
de opciones de
Access:

Administrador del Panel de Control:

Crear el Panel de control para el formulario de

Personas, una consulta y un informe:
Clic en el botón: Administrador del Panel de
Control
Clic en botón Nueva…

Clic en el botón Modificar…:

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Digite Capacitaciones y luego seleccione el

boton Nueva…
Texto: “Catalogo de Personas”
En comando a ejecutar seleccione: Abrir Formulario en modo edición.
De la lista de formularios seleccione: Catalogo de personas.
Clic en botón Aceptar.

Se tiene la primera opción programada.

Continuar con una consulta, seleccione el botón Nueva…:

Agregar segunda opción:

Texto: “Catalogo de Eventos”
En comando a ejecutar seleccione: Abrir
Formulario en modo edición.
De la lista de formularios seleccione:
Eventos.
Clic en botón Aceptar.

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Agregar tercera opción: un informe.
Texto: “Informe de Pagos realizados en
2017”
En comando a ejecutar seleccione: Abrir
el informe.
De la lista de formularios seleccione:
Personas que cancelaron en 2017.
Clic en botón Aceptar.

Para finalizar agregue el botón Cerrar:

Contenido del Panel:

Seleccione Cerrar

Seleccione Cerrar:

Activación del Panel de Control

Seleccione Archivo / Opciones /
Título de la aplicación: Capacitaciones.
Puede seleccionar un Icono.
Mostrar formulario: seleccione Panel
de control

Seleccione el botón
Aceptar

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Y nuevamente Seleccione Aceptar

Cierre y desde Windows abra

el archivo Capacitaciones:

Crear una lista de datos para un campo opcional en la tabla evento

Crear nuevos consultas:
- Asistentes por evento filtrados por Genero.
- Total de personas que no han cancelado por evento.
- Personas que cancelaron en Noviembre
- Total de Personas inscritas en eventos del área de informática.
- Total de Personas inscritas en eventos centroamericanos.

Recuerde estar guardando los cambios realizados a la base de datos "Capacitaciones.accdb". Al terminar los pasos.

No olvide subir la base de datos desarrollado durante su práctica de laboratorio: al enlace Entrega de archivos
Guía 10 en la Nueva Aula virtual MSM11S.

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