Manual De Usuario Tracking de Vehículos

1. Generalidades

1.1. Inicio de sesión: Ingrese a Office 365 (https://login.microsoftonline.com), con el

correo electrónico corporativo y la clave de dominio es decir con la que prende su
computador.

Luego seleccione la opción SharePoint

Luego haga clic sobre la opción Área de Ventas

Luego clic en el Menú, Área de ventas y por último Tracking de Vehículos

1.2. Opciones disponibles: Según el perfil o perfiles que tenga asociado el usuario que
inicio sesión el sistema presentara las opciones a las que puede acceder.

a) CEPD: Certificado de Emisión de Prueba Dinámica, esta opción permite la

administración y gestión de los certificados de emisión de gases y la consulta de
los mismos, en cualquier momento el usuario puede generar a PDF o a Excel
cualquiera de las listas.

b) BL: Esta opción permite la vinculación y desvinculación de pedidos de fábrica a

un embarque y a su vez los embarques a un BL, en cualquier momento el usuario
puede generar a PDF o a Excel cualquiera de las listas.

c) Vehículos Asesor: Esta opción es para los asesores comerciales, y en ella podrán
hacer los siguientes procesos:
● Revisión de sus pedidos o pedidos disponibles.
● Solicitudes de factura.
● Solicitudes Especiales de Factura.
● Solicitud de Nota Crédito
● Consulta de factura firmada.
● Verificación de cambios de estados y novedades sobre sus pedidos.
● Solicitudes de matrícula.
● Solicitudes de Nacionalización.
 ● Solicitudes de Nacionalización Especial.
● Solicitud de Desistimiento
● Actualización de datos de financiación.
● Actualización de programaciones de entrega.
● Entrega de vehículos al cliente.
● Asignación de Pedidos a otros asesores

d) Vehículos: Esta opción permite visualizar todos los pedidos del inventario con
información del vehículo, de la compra, de la venta, del estado y ubicación actual,
también permite ver la trazabilidad del pedido y dependiendo del perfil asignado
al usuario pueden hacer los siguientes procesos:
● Solicitudes de nacionalización.
● Solicitudes de nacionalización Especial.
● Traslado a transito nacional (despacho de pedidos).
● Recepción de pedidos en destino.
● Cargue de factura y solicitud de firma de factura.
● Ingreso de novedades.
● Generación de paz y salvo.

2. Descripción de Opciones: A continuación, se describe detalladamente cada una de las

opciones y de los procesos que se pueden hacer en cada una de ellas:

2.1. CEPD: Certificado de Emisión de Prueba Dinámica, esta opción permite la

administración y gestión de los certificados de emisión de gases y la consulta de los
mismos, en cualquier momento el usuario puede generar a PDF o a Excel cualquiera
de las listas.

El sistema primero muestra un listado de pedidos que no tienen CEPD, para que el
administrador de CEPD se encargue de iniciar la gestión sobre el mismo ante la
entidad competente. El usuario solo debe marcar los registros que desea gestionar
y hacer clic en el botón Guardar Solicitudes.

Inmediatamente el sistema envía un correo indicando que se hizo una solicitud de

gestión de CEPD.

Luego se muestra la lista de certificados que tienen solicitudes pendientes es decir

que ya están en trámite ante la entidad.

Cuando la entidad emite el certificado correspondiente el administrador debe

ingresar a la solicitud correspondiente y hacer clic en el botón Modificar y el sistema
presenta la siguiente información:
Aquí el usuario debe ingresar el No del CEPD, la fecha de aprobación y permite
cargar el CEPD n formato PDF, una vez el usuario diligencia esta información, carga
el archivo y hace clic en el botón Aprobar Solicitud, dicha solicitud pasa a la lista
inferior que contiene todos los CEPD aprobados.

La lista de los CEPD aprobados permite consultar cada certificado haciendo clic
sobre el link Certificado y el sistema abrirá en otra página de navegación el CEPD
desde allí el usuario podrá visualizar el documento, imprimirlo o descargarlo.
 El sistema también permite modificar el CEPD en caso de que dicho certificado sea
reemplazado por otro haciendo clic en el botón Modificar y el sistema presenta la
siguiente información:

Aquí el usuario debe ingresar el nuevo No del CEPD, la fecha de aprobación del
nuevo certificado y permite cargar el CEPD n formato PDF, una vez el usuario
diligencia esta información, carga el archivo y hace clic en el botón Aprobar
Solicitud.

2.2. BL: Esta opción permite la vinculación y desvinculación de pedidos de fábrica a un

embarque y a su vez los embarques a un BL, en cualquier momento el usuario puede
generar a PDF o a Excel cualquiera de las listas.

El sistema presentara una lista de pedido que no están incluido en ningún

embarque, el usuario deberá marcar los pedidos que desea vincular a un embarque,
debe diligenciar el número del embarque, la fecha estimada de arribo y la fecha de
salida de puerto y luego hacer clic en el botón Agregar.

En ese momento los pedidos seleccionados pasan a la lista de embarques

pendientes por vincular a un BL, desde allí el usuario puede liberar los pedidos del
embarque si detecta que se vincularon a un embarque errado, para esto puede
marcar los pedidos y hacer clic en el botón Liberar y el pedido volverá a parecer en
la lista de pedidos pendientes por vincular a un embarque. Si no hay ningún error
 en los pedidos vinculados al embarque lo que puede hacer el usuario es vincular el
embarque a un BL, para esto el usuario debe marcar el embarque y diligenciar los
campos de Número de BL y Fecha y hacer clic en el botón Agregar.

En ese momento el embarque queda cargado en la lista del BL que se ingresó, desde
allí el usuario también podrá desvincular el embarque del BL si lo vinculo por error
en un BL errado, para esto puede marcar los pedidos y hacer clic en el botón Liberar
y el embarque volverá a parecer en la lista de embarques pendientes por vincular a
un BL.

2.3. Campos adicionales incluidos en la Fase 2: Se incluyeron nuevos campos en la

visualización del Tracking de Vehículos que serán visibles inmediatamente en la vista
de vehículos y en el detalle cuando el asesor seleccione un registro, esto con fin de
cumplir con las funcionalidades adicionales que contiene esta fase.

● Costeado, NoLevante, FechaLevante, FechaCosteo: Se cargan de la base de

datos cada vez que hay una actualización automática o manual desde el
tracking.
● AsesorAsignado: En este campo queda registrado el nombre de los asesores
asignados por medio de la opción del Tracking, pueden ser varios, estos
asesores siempre son adicionales al asesor encargado original.
● Responsable: En este campo queda registrada la persona a cargo del vehículo
cuando hay algún cambio de tipo de vehículo, si ha habido varios cambios
pueden verse todos los anteriores responsables registrados en el histórico.
● Exhibición: Muestra si el pedido está o no en exhibición, cuando un vehículo
se ha marcada como exhibido parece en el campo la palabra SÍ, de lo contrario
 aparece vacío.

2.4. Vehículos Asesor: Esta opción es para los asesores comerciales, y en ella podrán
hacer revisión de sus pedidos o pedidos disponibles, verificación de cambios de
estados y novedades sobre sus pedidos, solicitudes de factura, consulta de factura
firmada, solicitudes de matrícula, actualización de datos de financiación,
actualización de programaciones de entrega, entrega de vehículos al cliente.

El sistema por defecto carga los pedidos que tiene asignado el asesor comercial que
inicio sesión, desde allí puede consultar cualquiera de sus pedidos bien sea
seleccionándolo de la lista cargada o puede hacer la búsqueda por cualquier dato o
parte de un dato relacionado con el pedido, pedido de fábrica, chasis, identificación
del cliente, etc. en fin, cualquier dato relacionado con el pedido, solo es cuestión de
digitarlo en el cuadro de texto disponible para este fin y dar enter y el sistema
mostrará la información del pedido en dos registros, la línea seleccionada y en la
parte inferior otra línea con más información sobre el pedido.

Dentro la información que el asesor podrá consultar y validar están datos técnicos
del vehículo, datos de la compra, datos de la venta, datos del cliente, estados y
ubicaciones, anticipos, usado en parte de pago, financiación, matriculación,

nacionalización y programaciones de entregas.

En la parte inferior muestra en un esquema grafico los principales procesos por los
que ha pasado el pedido, es decir muestra la trazabilidad sobre el mismo, el usuario
puede hacer clic sobre cualquiera de los iconos de procesos y el sistema mostrara
en una ventana emergente el proceso al que se refiere, la ubicación en la que estaba
el pedido cuando paso por ese proceso, el usuario que hizo el proceso y la fecha y
hora en la que se hizo el proceso.

El asesor también podrá ver las novedades que reporten sobre sus pedidos, el
sistema marca el icono con una imagen de alerta en rojo, y dentro de la ventana
emergente adicionalmente a la información que se mencionó anteriormente,
incluye la nota de novedad que en su momento se ingresó y la cual en su momento
envió un correo con la novedad y si adjuntaron fotos o imágenes con el link de
dichos soportes.

Este correo llega a un grupo de personas entre las que están personal de INMAR, la
coordinadora comercial, la persona que se encarga de programaciones de entrega
y el asesor que tiene asignado el pedido.

En la parte superior izquierda de la página el usuario encontrara las siguientes

opciones:
● Opción de exportar la información que está en pantalla a Excel mediante el
botón Exportar.
● Incluir los pedidos disponibles a la vista es decir pedidos que no tienen asesor
asignado, el usuario solo debe marcar la opción Mostrar Pedidos disponibles.
● Incluir los pedidos Anulados y Entregados, es decir pedidos que fueron
anulados por BMW o por Autogermana SA y pedidos que ya se entregaron al
cliente, el usuario solo debe marcar la opción Mostrar Histórico (Pedidos
 Anulados y Entregados).
● Mostrar n registros por página, el sistema permite que el usuario muestre en
pantalla 10, 25, 50 o 100 registros, el usuario solo debe seleccionar el número
de registros que desea ver en pantalla de la lista disponible.

Procesos que pueden hacer los asesores comerciales desde este perfil:

a) Solicitudes de factura: Para hacer solicitudes de factura el asesor comercial

debe seleccionar el estado actual en el que se encuentra el pedido a facturar,
luego debe buscar el pedido por cualquier dato que desee (chasis, pedido,
placa, cliente, etc.), luego debe seleccionar el pedido de tal forma que este
quede resaltado y el sistema presentará un bloque con la información necesaria
para solicitud; se cargarán los datos por defecto de la Ciudad de facturación,
Nombre de la persona a la que va dirigida, Número de identificación Dirección,
Teléfono y valor de factura excepto en los casos en los que por alguna condición
especial del pedido no estén registrados estos valores, El asesor deberá validar
los datos, modificarlos según sea el caso y confirmar el valor, luego de esto
debe hacer clic en el botón Solicitar Facturación, en ese instante el sistema
valida que el pedido esté nacionalizado, y que el valor del pedido esté cubierto

al 100% por el Valor de Anticipos + Valor de Usado + Valor Financiado, además

de que debe estar Costeado, si cumple con estas condiciones pasa el pedido a
solicitud de factura y genera un correo a las personas encargadas de la
facturación, esto depende de la ciudad de factura y del tipo de vehículo (Nuevo,
Usado, Demo) también se pone en copia al asesor comercial u otros asesores
asignados si el pedido los tiene.
b) Solicitud de Factura Especial: En caso de que al solicitar la factura no cumpla las
condiciones, pero aun así es necesario que el pedido continúe con el proceso,
existe la posibilidad de realizar una Solicitud de Factura Especial de la misma
manera que una solicitud normal y seleccionando la opción solicitud especial al
final del formulario.

Está acción enviará una notificación a las personas encargadas para que
aprueben o rechacen dicha solicitud especial, en caso de ser aprobada el pedido
quedará en el estado Solicitud de Factura y se podrá continuar con el proceso
normal, en caso de que sea rechaza, se notificará a los involucrados y el pedido
volverá a el estado anterior.

c) Solicitud de Nota Crédito: Existe la posibilidad de solicitar una nota crédito sobre
un pedido, el bloque de solicitud sólo aparecerá si el pedido se encuentra en el
 estado de Solicitud de Firma o Factura Firmada.
El motivo es obligatorio para realizar la solicitud, las personas encargadas de la

aprobación recibirán la notificación para aprobar o rechazar la solicitud. En caso

de ser aprobada, serán notificadas las personas responsables y el pedido estará
disponible para una solicitud de factura nueva, de lo contrario el pedido volverá
a su estado anterior.

d) Solicitud de Desistimiento: El Asesor Podrá Realizar una Solicitud de

Desistimiento, la cual llegará a las personas asignadas para aprobar o no dicha
solicitud, En caso de ser aprobada, esta solicitud llegará a las personas

designadas para elaborar el desistimiento a dicha Solicitud.

e) Solicitudes de nacionalización: Para hacer solicitudes de nacionalización el
usuario debe filtrar por el estado Zona Franca, luego debe seleccionar el pedido
al que desea hacer solicitud de Nacionalización y luego hacer clic sobre el botón
Solicitar Nacionalización, el sistema valida que pedidos cumplen las condiciones
de nacionalización y presenta una ventana con la confirmación, adicionalmente
envía un correo con la información del pedido el cual llega a un grupo de
personas ya definido quienes son las encargadas de hacer el proceso de
nacionalización, si el pedido no cumple con las condiciones el sistema no envía
la solicitud continúa disponible para hacer solicitud de nacionalización con
autorización especial, para esto el usuario debe seleccionar el pedido y marcar
la opción de Autorización Especial y luego sí proceder a hacer clic en el botón

Solicitar Nacionalización.

El pedido sólo quedará en estado de Solicitud de Nacionalización si una de las

personas encargadas aprueba la solicitud especial, de lo contrario quedará en
el estado anterior hasta que se vuelva a realizar una solicitud nueva.

f) Consulta de factura firmada: Una vez la factura es firmada el asesor comercial

recibe un correo indicando que la factura ya está firmada, este correo tiene el
link del documento firmado y adicionalmente el asesor puede consultar el
pedido y en pantalla también aparecerá el link para ver dicho documento.
g) Solicitudes de Matrícula: Una vez la factura es firmada el pedido se marca como
facturado y a partir de este momento el asesor comercial puede solicitar
matrícula del mismos, para esto el asesor debe filtrar por facturado, luego debe
buscar el pedido por cualquier dato que desee (chasis, pedido, placa, cliente,
etc.), luego debe seleccionar el pedido de tal forma que este quede resaltado y
el sistema presentara la siguiente información:
El asesor debe diligenciar los datos solicitados, marcar las opciones según
corresponda y hacer clic en el botón Solicitar Matrícula, en ese instante el
sistema pasa el pedido a solicitud de matrícula y genera un correo a las
personas encargadas de hacer este proceso, esto depende de la ciudad de la
factura y del tipo de vehículo (Nuevo, Usado, Demo) también se pone en copia
al asesor comercial.
Tanto para el cargo de Autogermana como Importador la Solicitud Pedirá Un
motivo y realizará el cálculo para enviarlo a las personas correspondientes para
que autoricen o no la solicitud de Matrícula.
h) Actualización de datos de financiación: El asesor comercial debe cargar la carta
en el sistema de gestión documental y diligenciar la información de financiación
en Incadea e inmediatamente ingresar al tracking de vehículos y actualizar la
financiación, para esto el asesor debe buscar el pedido por cualquier dato que
desee (chasis, pedido, placa, cliente, etc.), luego debe seleccionar el pedido de
tal forma que este quede resaltado y luego debe hacer clic en el botón
Actualizar que está en la parte inferior de la página, inmediatamente el sistema
inicia la actualización del pedido, una vez termina la actualización el sistema
mostrara en una ventana emergente el número de registros actualizados que
siempre debe ser 1.

Una vez termina la actualización el asesor debe buscar nuevamente el pedido

y verificar que el valor y los datos de financiación se actualizaron de forma
correcta.
i) Actualización de programaciones de entrega: El asesor comercial debe hacer la
programación de entrega en Incadea e inmediatamente ingresar al tracking de
vehículos y actualizar la programación, Esta actualización se hace de la misma
forma en que se actualiza cualquier información del vehículos en el tracking,
debe buscar el pedido por cualquier dato que desee (chasis, pedido, placa,
cliente, etc.), luego debe seleccionar el pedido de tal forma que este quede
resaltado y luego debe hacer clic en el botón Actualizar que está en la parte
inferior de la página, inmediatamente el sistema inicia la actualización del
pedido, una vez termina la actualización el sistema mostrara en una ventana
emergente el número de registros actualizados que siempre debe ser 1, una
vez termina la actualización el asesor debe buscar nuevamente el pedido y
verificar que los datos de programación se cargaron de forma correcta.
Esta verificación es de carácter obligatorio pues si la programación de entrega
no queda actualizada en el tracking de vehículos el pedido no se incluirá en la
lista que automáticamente envía el sistema para alistamiento este archivo se
envía a las 12:00 md y a las 4:00 pm todos los días.
 j) Asignación de Pedidos: Se pueden realizar asignaciones de los pedidos para que
diferentes asesores puedan visualizarlos y realizar el proceso necesario, cada
vez que seleccionamos un pedido aparece un bloque con el título Asignar
Pedido, para realizar la asignación simplemente seleccionamos en el control
desplegable el asesor al que va dirigido el pedido y hacemos click sobre el
botón, Llegará un correo con la información del pedido para que el asesor tenga

presente que tiene un nuevo pedido asignado.

k) Entrega de vehículos al cliente: Una vez se hace la entrega del vehículo al cliente,
es decir el cliente se retira de la vitrina con su vehículo, el asesor o persona que
hace la entrega debe ingresar inmediatamente al tracking de vehículos a
realizar la entrega del mismo al cliente, esto descarga el vehículo del inventario
del tracking, para esto el asesor debe filtrar por Paz y Salvo, luego debe buscar
el pedido por cualquier dato que desee (chasis, pedido, placa, cliente, etc.),
luego debe seleccionar el pedido de tal forma que este quede resaltado y el
sistema presentará la opción de entrega la cual despliega un botón de Entregar
al Cliente, solo debe hacer clic en este botón.

2.5. Vehículos: Esta opción permite visualizar todos los pedidos del inventario con
información del vehículo, de la compra, de la venta, del estado y ubicación actual,
también permite ver la trazabilidad del pedido.

El sistema por defecto carga todos los pedidos que estén activos, desde allí puede
consultar cualquier pedido bien sea seleccionándolo de la lista cargada o puede
hacer la búsqueda por cualquier dato o parte de un dato relacionado con el pedido,
pedido de fábrica, chasis, identificación del cliente, etc. en fin, cualquier dato
relacionado con el pedido, solo es cuestión de digitarlo en el cuadro de texto
disponible para este fin y dar enter y el sistema mostrará la información del pedido.

Dentro la información que podrá consultar y validar están datos técnicos del
vehículo, datos de la compra, datos de la venta, datos del cliente, estados y
ubicaciones, anticipos, usado en parte de pago, financiación, matriculación,
nacionalización y programaciones de entregas.

En la parte inferior muestra en un esquema gráfico los principales procesos por los
que ha pasado el pedido, es decir muestra la trazabilidad sobre el mismo, el usuario
puede hacer clic sobre cualquiera de los iconos de procesos y el sistema mostrará
en una ventana emergente el proceso al que se refiere, la ubicación en la que estaba
el pedido cuando paso por ese proceso, el usuario que hizo el proceso y la fecha y
hora en la que se hizo el proceso.

El usuario también podrá ver las novedades que reporten sobre sus pedidos, el
sistema marca el icono con una imagen de alerta en rojo, y dentro de la ventana
emergente adicionalmente a la información que se mencionó anteriormente,
incluye la nota de novedad que en su momento se ingresó y la cual en su momento
envió un correo con la novedad y si adjuntaron fotos o imágenes con el link de
dichos soportes.
Este correo llega a un grupo de personas entre las que están personal de INMAR, la
coordinadora comercial, la persona que se encarga de programaciones de entrega
y el asesor que tiene asignado el pedido.

En la parte superior izquierda de la página el usuario encontrara las siguientes

opciones:
● Opción de exportar la información que está en pantalla a Excel mediante el
botón Exportar.
● Incluir los pedidos Anulados y Entregados, es decir pedidos que fueron
anulados por BMW o por Autogermana SA y pedidos que ya se entregaron al
cliente, el usuario solo debe marcar la opción Mostrar Histórico (Pedidos
Anulados y Entregados).
● Mostrar n registros por página, el sistema permite que el usuario muestre en
pantalla 10, 25, 50 o 100 registros, el usuario solo debe seleccionar el número
de registros que desea ver en pantalla de la lista disponible.

Dependiendo del perfil asignado al usuario pueden hacer los siguientes procesos.

a) Solicitudes de nacionalización: Para hacer solicitudes de nacionalización el

usuario debe filtrar por el estado Zona Franca, luego debe seleccionar el pedido
o los pedidos a los que les desea hacer solicitud de Nacionalización y luego hacer
clic sobre el botón Solicitud de Nacionalización, el sistema valida que pedidos
cumplen las condiciones de nacionalización y presenta una ventana con las
solicitudes que pudo hacer, adicionalmente envía un correo con dichas
solicitudes el cual llega a un grupo de personas ya definido quienes son las
encargadas de hacer el proceso de nacionalización, si hay pedidos que no
cumple con las condiciones el sistema no envía la solicitud sobre ellos y estos
continúan disponibles para hacer solicitud de nacionalización con autorización
 especial, para esto el usuario debe seleccionar el o los pedidos y marcar la
opción de Autorización Especial y luego si proceder a hacer clic en el botón
Solicitud de Nacionalización:

El pedido sólo quedará en estado de Solicitud de Nacionalización si una de las

personas encargadas aprueba la solicitud especial, de lo contrario quedará en
el estado anterior hasta que se vuelva a realizar una solicitud nueva.

b) Despacho de pedidos (Traslado a transito nacional): Este proceso se debe hacer

en el instante en que los pedidos salen físicamente despachados, el usuario
debe filtrar por el estado actual en el que se encuentren los pedidos es decir de
donde salen, bien sea, Zona Franca, Vitrina, Concesionario, etc, luego debe
seleccionar los vehículos que se van a trasladar, posteriormente debe
seleccionar el transito al cual se van a trasladar los pedidos y el destino a donde
van y finalmente hacer clic en el botón Trasladar a TNAL, el sistema presenta
una ventana informando si se hizo o no el traslado y crea un registro en el
historial de dicho traslado.
c) Recepción de pedidos en destino: Este proceso se debe hacer en el instante en
que los pedidos llegan físicamente al destino, el usuario debe filtrar por el
estado en el que estaban los pedidos cuando fueron despachados, bien sea,
Zona Franca, Vitrina, Concesionario, etc, debe adicionar la búsqueda por el
tránsito o destino para reducir la lista de pedidos disponibles a ser recibidos,
luego debe buscar y marcar los pedidos que está recibiendo y posteriormente
hacer clic en el botón Trasladar y l sistema dejara los pedidos en el destino que
se definió en el despacho, el sistema presenta una ventana informando si se hizo
o no la recepción y crea un registro en el historial de dicha recepción.

d) Asignación de Pedidos: Se pueden realizar asignaciones de los pedidos para que

diferentes asesores puedan visualizarlos y realizar el proceso necesario, cada
vez que seleccionamos un pedido aparece un bloque con el título Asignar
Pedido, para realizar la asignación simplemente seleccionamos en el control
desplegable el asesor al que va dirigido el pedido y hacemos click sobre el botón,
Llegará un correo con la información del pedido para que el asesor tenga

presente que tiene un nuevo pedido asignado.

e) Des-Asignar Pedidos: El administrador también tiene la opción de quitar la
asociación de un pedido, al seleccionar la opción Asignar el pedido mostrará los
asesores que actualmente están para este pedido y al seleccionarlos se pueden

remover del mismo.

f) Cargue de factura y solicitud de firma de factura: El usuario también podrá cargar

las facturas y solicitar la firma de la misma al director correspondiente, para esto
el usuario debe hacer la factura en Incadea e imprimir el documento en PDF y
de inmediato ingresar al tracking de vehículos y filtrar por Solicitud Facturar,
luego buscar el pedido y seleccionarlo, posteriormente debe cargar la factura
en PDF, para esto debe hacer clic en el botón seleccionar archivo de la opción
de factura y buscar el documento en PDF en la ruta donde lo almaceno y
finalmente deberá hacer clic en el botón Solicitar Firma, de inmediato el sistema
presenta en otra ventana el documento cargado en formato PDF y envía un
correo al director o gerente al que le corresponde firmar dicha factura, esto está
dado según la marca (BMW, MINI, MOTORRAD, OTRAS), el tipo de venta (Nuevo
o Usado) así mismo deja un link dentro del tracking con el acceso al documento
en Documentos Asociados y crea un registro en el historial con la solicitud de
firma.
El director o gerente responsable de firmar la factura puede acceder desde el
link que llega en el correo o si ya está en el tracking filtrando por Solicitud de
Firma, desde allí podrá hacer clic sobre el link del documento asociado de la
factura y verificar la factura.
Una vez verifica la factura puede proceder a Firmar la factura haciendo clic en
el botón Firmar Documentos, el sistema enviará un correo confirmando que la
factura ya está firmada y adjuntando el link para descargar dicho documento,
así mismo pasara el pedido al estado facturado y lo quitara de las solicitudes de
firma, creara un registro en el historial con la información de quien firmo la
factura.

O puede proceder a rechazar la solicitud de firma para lo cual debe ingresar un

motivo de rechazo y hacer clic en el botón Rechazar Solicitud.
g) Aprobación y Rechazo de Solicitudes: Los aprobadores de estas solicitudes
pueden visualizar el listado de las solicitudes pendientes filtrando por el campo
estado deseado (ej: Solicitud Nota Crédito), Si el usuario cuenta con los permisos
necesarios aparecerá un bloque con las opciones para aprobar o rechazar la
solicitud; el motivo de rechazo y en algunos casos los documentos adjuntos

siempre son campos obligatorios.

Llegará un correo con la información de la aprobación o rechazo a las personas

encargadas de continuar el proceso o realizar la revisión. Se pueden realizar
aprobaciones sobre los siguientes estados:

● Solicitud de Nota Crédito

● Solicitud Especial de Nacionalización
● Solicitud Especial de Factura.
● Autorización de Desistimiento
● Autorización de Matrícula
h) Aprobación y Elaboración de Desistimiento: Las personas encargadas recibirán
un correo cuando se haga una Solicitud de Desistimiento, La cual podrá ser
aprobada o rechazada, y en caso de ser aprobada Se envía un correo a las

personas autorizadas para Elaborar el Desistimiento.

Por medio Del estado Desistimientos Aprobados Se pueden Elaborar los desistimientos a los

pedidos por la persona encargada.

i) Cambio de tipo de vehículo: Al seleccionar cualquier pedido, veremos la opción

para cambiar su tipo por Vehículo Demo, Company Car, Vehículo Loaner,
 Vehículo Diplomático, Prueba de Manejo, Embajador de Marca, Vehículo Usado,
Se debe llegar el campo responsable, para que en el sistema quede identificado
la persona a cargo del vehículo; quedará un registro en el histórico cada vez que
haya un cambio de tipo.

j) Vehículos de Exhibición: Al seleccionar uno o varios registros veremos la opción

para seleccionar el pedido como exhibido o no, se debe marcar o desmarcar la
casilla con los registros seleccionados y luego hacer click en el botón Modificar,
obtendremos un mensaje de confirmación si el cambio fue exitoso.
 veremos una columna al final indicando el estado del vehículo, además quedará
registrado en el histórico cada vez que haya un cambio de este tipo.

k) Ingreso de novedades: El usuario puede ingresar cualquier tipo de novedad que

se presente sobre un pedido, junto con la novedad puede adjuntar fotos o
archivos, para esto el usuario solo debe filtrar por el estado en el que se
encuentre el pedido y buscarlo por cualquier dato que desee (chasis, pedido,
placa, cliente, etc.), luego debe seleccionar el pedido de tal forma que este
quede resaltado y proceder a diligenciar el espacio que hay para las novedades,
si desea adjuntar fotos o archivos que servirán de soporte a la novedad debe
hacer clic en el botón Elegir archivos y buscar los archivos y cargarlos, luego se
 debe hacer clic en el botón Reportar Novedad, en ese instante el sistema guarda
un historial con la novedad poniendo un icono con una imagen de alerta en rojo,
y envía un correo informando de la novedad y adicionando un link por cada
documento de soporte que se adjuntó y desde este link pueden descargar cada
uno de los documentos soporte, este correo llega a un grupo de personas entre
las que están personal de INMAR, la coordinadora comercial, la persona que se
encarga de programaciones de entrega y el asesor que tiene asignado el pedido.

l) Novedades de Costeo: Cuando El Pedido cumpla con las condiciones necesarias

se podrá reportar una novedad de Costeo, sólo los usuarios que estén el grupo
de CrearNovedadCosteo podrán ver esta opción, la información de esta novedad
llegará a las personas que se encuentren dentro del grupo RecibirNovedad
Costeo.
m) Generación de paz y salvo: El sistema permite la generación de paz y salvo de
cada pedido, las personas encargadas de hacer este proceso son las
responsables de cada vitrina, las personas del área financiera para el caso de
pedidos diplomáticos y de concesionario, es de aclarar que este proceso es vital
ya que para que un asesor comercial pueda descargar un pedido del inventario
es decir hacer la entrega al cliente se requiere que dicho pedido se encuentre
en paz y salvo.

Para hacer este proceso el usuario debe filtrar por facturados y buscar el pedido
por cualquier dato que desee (chasis, pedido, placa, cliente, etc.), luego debe
seleccionar el pedido de tal forma que este quede resaltado y proceder a
diligenciar el valor aprobado en el caso de financiación y seleccionar la forma de
pago de la lista, luego deberá hacer clic en el botón Generar, en ese momento
el sistema emite el paz y salvo en PDF siempre y cuando el pedido cumpla con
las condiciones y guarda historial de la generación del paz y salvo o en caso
contrario guarda un histórico con la novedad de que no fue posible generar el
paz y salvo.