Manual Excel Basico

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
CENTRO DE INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA
CURSO
EXCEL
DURACIÓN 20 HORAS
INDICE
Objetivo general 4
Introducción 5
Excel 6
Objetivo del módulo I 6
1. El entorno de trabajo. 6
1.1. Elementos de la ventana de la aplicación. 6
2. Operaciones básicas en una hoja de cálculo. 9
2.1. Desplazamiento dentro de una hoja de trabajo. 9
2.2. Selección de rangos. 10
3. Introducción de datos. 11
3.1. Tipos de datos. 11
3.2. Edición del contenido de una celda. 13
4. Formatos. 14
4.1. Celdas. 14
4.2. Hojas. 21
5. Formulas. 23
5.1. Valores (operandos). 23
5.2. Operadores. 23
5.3. Valores de error. 25
6. Funciones. 25
6.1. Estructura general de una función. 26
6.2. Funciones matemáticas. 27
6.3. Funciones estadísticas. 28
6.4. Funciones lógicas. 28
6.5. Funciones de fecha y hora. 29
6.6. Funciones de texto. 29
6.7. Uso del área auto calcular de la barra de estado. 30
7. Edición de hojas de Cálculo. 30
7.1. Copiar información. 31
7.2. Mover información. 32
7.3. Pegado especial. 33
7.4. Uso de portapapeles de Office. 34
7.5. Insertar y eliminar. 35
7.6. Búsqueda y reemplazo. 38
7.7. Deshacer la última acción. 39
7.8. Repetir la última acción. 39
8. Gráficos 39
8.1. Componentes de los gráficos. 40
8.2. Creación de gráficos. 41
8.3. Cambio del tipo de gráfico. 42
8.4. Edición y formato de un gráfico 42
9. Archivos 43
9.1. Libro nuevo 43
9.2. Guardar 44
2
9.3. Guardar con contraseña 45

9.4. Abrir 45
9.5. Imprimir 46
10. Diseño de hojas de calculo 47
10.1. Nombres de rango 47
10.2. Uso de nombres en formulas 49
10.3. Formatos condicionales 54
10.4. Validación de celdas 55
10.5. Herramientas de auditoria 56
10.6. Protección de libros y hojas 57
11. Herramientas para el manejo de listas de datos 59
11.1. Componentes de una lista de datos 60
11.2. Ordenamiento 61
11.3. Formularios 62
11.4. Filtros 64
11.4.1. Automáticos 64
11.4.2. Avanzados 65
11.5. Subtotales 65
11.6. Funciones de bases de datos 66
11.7. Funciones de búsqueda y referencia 67
11.8. Tablas y graficos dinámicos 69
12. Automatización de procesos con macros 74
12.1. Conceptos básicos 74
12.2. Grabar 75
12.3. Ejecutar 76
12.4. Eliminar 76
12.5. Edición básica del código 77
Bibliografía 78
3
Objetivo general del curso:
AL TÉRMINO DEL CURSO, EL PARTICIPANTE PODRÁ UTILIZAR

TÉCNICAS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE CÁLCULOS MEDIANTE
FÓRMULAS Y FUNCIONES, DESARROLLARÁ LA APTITUD DE
REPRESENTAR GRÁFICAMENTE, LA INFORMACIÓN Y OPTIMIZAR SU
PRESENTACIÓN.
4
INTRODUCCIÓN
En todas las oficinas y hasta en todos los hogares, se efectúan cálculos. El uso de la calculadora se ha
difundido hasta en las escuelas primarias.
La definición básica de lo que se puede hacer con Excel sería: todo aquello que puede efectuarse
mediante una calculadora, un papel, un lápiz y una goma de borrar.
Estrictamente hablando, Excel es una hoja de cálculo electrónica, esto quiere decir una hoja tabular
electrónica. Las hojas tabulares de papel, son normalmente utilizadas en los ambientes contables y
financieros, cuentan con muchas columnas y renglones para anotar datos.
Todos hemos visto alguna vez a un contador trabajando largas horas con estas hojas, tratando de
cuadrar algún resultado, borrando y volviendo a escribir, y no en pocas ocasiones, rompiendo la hoja y
arrojándola al bote de basura.
Con Excel todas estas funciones se facilitan, ya que los datos anotados en la hoja tabular electrónica
son fácilmente modificables, además de poder efectuar operaciones con ellos, grabarlos e imprimirlos.
5
Excel
Objetivo del Módulo : Que el participante conozca la aplicación de las herramientas básicas de Excel para realizar
la elaboración de operaciones básicas, introducción de datos, formato a celdas, columnas y hojas, fórmulas,
funciones, edición de hojas de cálculo, entre otras.
1. El entorno de trabajo.
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que
ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante.
1.1. Elementos de la ventana del libro de trabajo.
 La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un
libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
6
 La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o
Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha
desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
 La Cinta de Opciones
La Cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos
que se pueden crear en Excel.
7
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas
a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color
atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando
trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada
pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para
acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
La siguiente tabla muestra algunas diferencias de Excel 2010 con respecto a la versión anterior:
CARACTERISTICAS EXCEL 2003 EXCEL 2010

Número de filas utilizadas 65536 1048576
Número de columnas 256 16384
Máximo de memoria 1 Gbytes Máx. permit. por Windows
Número de colores 56 16 millones
Número de formatos condicionales por celda 3 Ilimitados
Número de niveles de ordenamiento 3 64
Número de niveles de deshacer 16 100
Número de ítems mostrados en el menú de Auto- 1000 10000
filtrado
Número total de caracteres que se pueden mostrar 1000 32000
en una celda
Máximo número de caracteres en una fórmula 1000 8000
Número de niveles de anidamiento en una fórmula 7 64
Máximo número de argumentos en las funciones 30 255
La mayoría de estas nuevas características serán explicadas con mayor detalle en secciones posteriores.
8
2. Operaciones básicas en una hoja de cálculo
2.1. Desplazamiento dentro de una hoja de trabajo.
Desplazarse por un libro
Los desplazamientos por un libro de Excel pueden ser de dos tipos, los realizados entre las hojas de cálculo
existentes en un libro (que inicialmente suelen ser tres) o los realizados dentro de cada una de estas hojas.
Desplazamientos entre hojas
1. Mediante el ratón: se accede a cada una de las hojas picando en su solapa correspondiente, situadas a
la parte inferior izquierda de la pantalla. Si la solapa de la hoja que se quiere activar no está visible, se
pueden utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas,
haciendo clic sobre uno de ellos. De izquierda a derecha su función es la de activar: la primera hoja, la
hoja anterior, la hoja siguiente y la última hoja.
2. A través del teclado: se accede a las distintas hojas pulsando, de forma simultánea, las teclas Control +
AvPág para acceder a la hoja siguiente, o las teclas Control + RePág para acceder a la hoja anterior.
Desplazamientos en la hoja de cálculo
1. Mediante el ratón: se selecciona una celda haciendo clic sobre ella. Si la celda no estuviese visible en la
pantalla se utilizan las barras de desplazamiento, a la derecha y parte inferior de la pantalla.
2. A través del teclado: se pueden realizar los siguientes desplazamientos mediante la pulsación de la tecla
o teclas indicadas (el signo + indica la pulsación de varias teclas a la vez).
TECLAS A PULSAR DESPLAZAMIENTO A REALIZAR
Teclas de dirección (las flechas) Activan la celda: superior, inferior, de la izquierda o de la derecha.
Ctrl+tecla de dirección arriba o abajo Activan la celda del borde superior o inferior de la región de datos
activa (la primera celda anterior o posterior a una celda vacía).
Ctrl+tecla de dirección izquierda o Activan la celda del borde izquierdo o derecho de la región de datos
derecha activa.
Inicio Activa la primera celda (columna A) de la fila actual
Ctrl+Inicio Activa la primera celda (A1) de la hoja de cálculo. Nos lleva arriba
del todo a la izquierda.
Ctrl+Fin Activa la celda intersección de la última fila y la última columna que
contengan algún dato.
AvPág Activa la celda situada una pantalla más abajo
RePág Activa la celda situada una pantalla más arriba
Alt+AvPág Activa la celda situada una pantalla hacia la derecha.
Alt+RePág Activa la celda situada una pantalla hacia la izquierda
9
2.2. Selección de rangos.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que
seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás
algunos de los métodos de selección más utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si
realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .
Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo
del ratón.
Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la
primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta
la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a
seleccionar y hacer clic sobre ésta.
Selección de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el

cursor sobre el identificativo izquierdo de la
fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el
indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una

hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el
estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
10
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila
y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas,
realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la
selección.
3. Introducción de datos.
La forma más fácil de introducir la información en Excel es mediante el teclado escribiendo en cada celda el valor
necesario. Para ello activamos la celda donde queremos introducir el dato y lo escribimos o lo pegamos desde el
portapapeles. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia.
Estos datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma habitual. Para
desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratón o las flechas del teclado. Los datos se terminan
de introducir haciendo clic sobre el botón de validar en la Barra de Referencia, pulsando Intro, o simplemente
cambiando de celda activa.
Podemos rellenar un rango de celdas, para ello lo seleccionamos y escribimos el valor de la celda activa, al pulsar
la tecla intro la celda activa cambiara a la siguiente celda del rango y así sucesivamente hasta recorrer todo la
selección. El recorrido se realiza de arriba a abajo y de izquierda a derecha.
3.1. Tipos de datos.
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil millones de
celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer
los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:
1. Valores numéricos
2. Texto
3. Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una
lección posterior
Valores numéricos en Excel
El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales
representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor
numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:
Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede

desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente
imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores
numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:
11
Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las
celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato
aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas
B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.
Las fechas en Excel son números
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y
que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen
puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una
misma fecha:
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad

todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor
numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato
general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la
columna A en la columna B y he aplicado el formato General.
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico 41275. La manera
en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de
1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una
celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.
12
La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De
esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad
estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un
tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.
Precisión de los valores numéricos
En cuanto a los valores numéricos en Excel 2010 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como
máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en
una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si
agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel
guardará dicho número con el valor 1234567890123450.
Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas
con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.
Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que
es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que
necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos
especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará
de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras
es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes
observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:
Formulas en Excel
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que
un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes
recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y
devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.
3.2. Edición del contenido de una celda.
Para cambiar el contenido de una celda debes seleccionarla previamente (convertirla en la celda activa). A
continuación escribe, sin más, el nuevo contenido, si sólo deseas sustituir el antiguo, o bien pulsa con el ratón
sobre la línea de fórmulas de la parte superior y corrige lo que desees.
13
Termina de corregir con la tecla Intro (o Entrar). También se puede corregir una celda pulsando sobre ella con
doble clic. Observa que en ese caso se puede corregir sin salir de ella.
Recuerda los tres procedimientos:
• Escribir directamente sobre la celda seleccionada si se desea sustituir todo lo escrito

• Pulsar sobre la línea de entrada para activarla y corregir lo escrito
• Efectuar un doble clic sobre la celda activa
4. Formatos.
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra
hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir
la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar
la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color
verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de las
celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,
sombreados y forma de visualizar números en la celda.
4.1. Celdas.
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño,
estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de

cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda
de opciones, a continuación te describimos estas dos
formas, en cualquiera de las dos primero deberás
previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere
modificar el aspecto:
o Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha
de la derecha.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
14
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es
True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente
escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los

estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos
posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un

tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo
directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno,

haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista
desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero

haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un
color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado,

Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se
encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por
defecto.
o En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos
situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes
elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita
dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro
caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer
otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
15
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de
una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
o Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir
respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las
siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por

defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido,
es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido

de las celdas seleccionadas a la izquierda de
éstas independientemente del tipo de dato.
Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0,
pero cada vez que se incrementa este valor
en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al
borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas

seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente
del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada
vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que
el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
16
LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura
de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá
************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por
la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas
a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de
la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño
inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción
por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º
en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la
orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para
visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas
dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su
contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que
tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...
o En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
17
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos
centrará los datos.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
o Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la
celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde

únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor

de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar

cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o
quitar (superior, inferior, izquierdo,...)
hacer clic sobre los botones
correspondientes. ¡CUIDADO! Al
utilizar los botones preestablecidos, el
borde será del estilo y color
18
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a
continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un
color para los bordes.
o En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más
rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer
otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde
el recuadro del menú.
Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
o Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de

cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará
con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.
o En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más
rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo.
En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir
trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
19
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
o Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de

los números.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.
Hacer clic sobre la pestaña Número.
Aparecerá la ficha de la derecha:
Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra

un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del

recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría
dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías
más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este
formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite
especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el
símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una
columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre
diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0.1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostraría como 15.28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.
20
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número
en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el
formato de los números de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda
(el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows,
seguramente tendremos el símbolo $).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
4.2. Hojas.
Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se
referencia como Hoja1, Hoja2,
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de
forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se
podría nombrar Enero, la segunda Febrero,...
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos

métodos:
o El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los

siguientes pasos:
Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la
hoja.
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal

como: .
Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.
o El segundo método es mucho más directo y rápido:
21
Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su

etiqueta .
Escribir el nuevo nombre de la hoja.
Pulsar INTRO
Ocultar hojas
Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo,

seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las hojas a ocultar.
No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar

al menos una en el libro de trabajo.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Ocultar y mostrar.
Aparecerá otro submenú.
Seleccionar la opción Ocultar hoja.
Mostrar hojas ocultas
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:
Elegir la opción Mostrar hoja...
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las

hojas ocultas.
Seleccionar la hoja a mostrar.
Hacer clic en Aceptar.
Cambiar el color a las etiquetas de hoja
Excel 2010 también nos permite cambiar o asignar un color a

las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.
22
Elegir la opción Color de etiqueta.

Seleccionar el color deseado.
Aquí te mostramos como quedarían si coloreáramos las etiquetas de las hojas.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado.
Seleccionar el menú Formato, elegir la opción Color de etiqueta.
Seleccionar la opción Sin color.
5. Formulas.
5.1. Valores (operandos).
Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un formula. Existe un
orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.
5.2. Operadores.
Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.
Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y
generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.
OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO EJEMPLO

+ (signo más) Suma 3+3
– (signo menos) Resta 3–1
Negación –1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2
Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
OPERADOR DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO EJEMPLO

= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1
23
Operador de concatenación de texto
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento
de texto.
OPERADOR DE SIGNIFICADO EJEMPLO

TEXTO
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto ("Viento"&"norte")
continuo
Operadores de referencia
Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.
OPERADOR DE SIGNIFICADO EJEMPLO

REFERENCIA
: (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las B5:B15
celdas entre dos referencias, éstas incluidas.
, (punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una SUMA(B5:B15,D5:D15)
sola
(espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las B7:D7 C6:C8
celdas comunes a las dos referencias
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto,
es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los
resultados deseados.
Orden de cálculo
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo
igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual
están los elementos que se van a calcular (los operando), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la
fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica
en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula
contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
OPERADOR DESCRIPCIÓN
: (dos puntos) Operadores de referencia
(un solo espacio)
; (punto y coma)
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
24
*y/ Multiplicación y división

+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= Comparación
<>
<=
>=
<>
Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer
lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la
suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará
el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
= (5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule
B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
= (B4+25)/SUMA (D5:F5)
5.3. Valores de error.
Definición:
###### No es un error, simplemente la columna no es lo suficientemente ancha para mostrar el dato, agrándala
y desaparecerá.
#¡DIV/0! Aparece cuando en una fórmula estas dividiendo entre cero o entre una celda vacía.
#N/A En tu fórmula o función hay algún valor que no está disponible.
#¡VALOR! Estas utilizando un operando o un argumento no valido, por ejemplo texto en vez de números.
#¡REF! Tu fórmula se está refiriendo a una celda que no es válida, por ejemplo porque se eliminó.
#¿NOMBRE? El texto de la fórmula que has introducido no es reconocido por Excel.
#¡NULO! En tu fórmula haces referencia a dos rangos que no tienen intersección entre ellos.
#¡NUM! Te indica que los valores numéricos no son válidos, es o bien un número demasiado grande o demasiado
pequeño y Excel no lo puede representar.
Para corregir estos errores dispones de un icono al lado izquierdo de la celda errónea, en donde si despliegas en
el triángulo negro te indica posibles formas para solucionarlo
6. Funciones.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creación de hojas de
cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando
no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.
25
6.1. Estructura general de una función.
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1,argumento2,...,argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después
de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben de separarse por una coma ,.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función
anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones
matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de
búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.
Insertar función con el asistente.
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel
2010 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
• Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

• Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
• Elegir la opción Insertar función.
26
• hacer clic en el botón . Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función
necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que él nos mostrará en el cuadro
de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro
combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la
categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos
y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
6.2. Funciones matemáticas.
Las funciones matemáticas básicamente son operaciones que realiza Excel.
Función ABS(número)
Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, el mísmo número pero con signo positivo.
Ejemplo: =ABS(-34) devuelve 34
27
Función ALEATORIO()
Devuelve un número entre 0 y 1.
Ejemplo: =ALEATORIO() devuelve 0,345511245
Función POTENCIA(número,potencia)
Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada.
Ejemplo: =POTENCIA(2,5) devuelve 32
Función PRODUCTO(número1,número2,...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos.
Ejemplo: =PRODUCTO(20,4) devuelve 80
Función RAIZ(número)
Devuelve la raiz cuadrada del número indicado.
Ejemplo: =RAIZ(25) devuelve 5
Función RESIDUO(número,núm_divisor)
Devuelve el resto de la división.
Ejemplo: =RESIDUO(26,5) devuelve 1
6.3. Funciones estadísticas.
Función MAX(número1,número2,...)
Devuelve el valor máximo de la lista de valores.
Ejemplo: =MAX(5,5,2,15,12,18) devuelve 18
Función MIN(número1,número2,...)
Devuelve el valor mínimo de la lista de valores.
Ejemplo: =MIN(5,5,2,15,12,18) devuelve 2
Función PROMEDIO(número1,número2,...)
Devuelve la media aritmética de la lista de valores.
Ejemplo: =PROMEDIO(5,5,2) devuelve 4
6.4. Funciones lógicas.
Función FALSO()
Devuelve el valor lógico Falso.
Ejemplo: =FALSO() devuelve FALSO
Función VERDADERO
Devuelve el valor lógico Verdadero.
Ejemplo: =VERDADERO() devuelve VERDADERO
Función SI(prueba_logica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resulta falsa.
Ejemplo: =SI(5=5,"Es verdad","NO es verdad") devuelve Es verdad

Ejemplo: =SI(A1>=0,A1,0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la celda A1 si este es positivo
y un cero si este es negativo. Esta función es muy útil para obtener valores dependiendo de alguna condición.
28
6.5. Funciones de fecha y hora.
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento
de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que
se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número
de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del
sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como
argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha
Función AHORA()
Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.
Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.
Función HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una hora de texto en un número de serie de Excel para una hora.
Ejemplo: =HORANUMERO("12:35:20") devuelve 0,5245...
Nota Para ver el número como una hora (12:35:20), recuerda que tienes que seleccionar la celda y en el menú
Formato hacer clic en Celdas, y en la ficha Número seleccionar Hora del cuadro Categoría.
Función HOY()
Devuelve la fecha actual en formato de fecha.
Ejemplo: =HOY() devuelve 09/09/2004.
6.6. Funciones de texto.
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un
conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel:
Función CARACTER(número)
Devuelve el carácter específicado por el número de código correspondiente al código de caracteres ASCII.
Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L
Función CODIGO(texto)
Esta función devuelve el código ASCII del primer caracter del texto pasado como parámetro.
Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76
Función CONCATENAR(texto1,texto2,...,textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Esta función es de
utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una persona pero está dividido en
distintas celdas y en alguna ocasión queremos fundir el nombre completo en una sola celda.
Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ","Gutierrez ","Fernandez " ) devuelve Antonio Gutierrez Fernandez
Función ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero quitando los espacios que no sean espacios simples entre palabras.
Ejemplo: =ESPACIOS("En un lugar de la mancha... ") devuelve "En un lugar de la mancha..."
29
Función MAYUSC(texto)
Convierte a mayúsculas la cadena de texto.
Ejemplo: =MAYUSC("convierteme a mayuscula") devuelve "CONVIERTEME A MAYUSCULA"
Función MINUSC(texto)
Convierte a minúsculas la cadena de texto.
Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y ahora a minuscula"
Función NOMPROPIO(texto)
Convierte la primera letra de cada palabra del texto a mayúscula y el resto de la palabra a minúsculas.
Ejemplo: =NOMPROPIO("antonio manuel ramiro") devuelve "Antonio Manuel Ramiro"
6.7. Uso del área auto calcular de la barra de estado.
El área de auto calcular muestra cuando se tiene seleccionada más de dos celdas (y al menos dos de ellas con
algún valor) la suma de sus valores, o el promedio, etc., según se elija entre varias opciones (pulsando el botón
derecho del ratón encima).
El desarrollo de este procedimiento se verá detalladamente en clase.
7. Edición de hojas de Cálculo.
Cambiar el nombre a la hoja
Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se
referencia como Hoja1, Hoja2, ...
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de
forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se
podría nombrar Enero, la segunda Febrero,
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:
• El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja.
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como: . Escribir el nuevo
nombre y pulsar INTRO.
• El segundo método es mucho más directo y rápido:

o Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .
o Escribir el nuevo nombre de la hoja.
o Pulsar INTRO.
Ocultar hojas
30
Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las hojas a ocultar.
No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo.

Seleccionar la opción Ocultar hoja.
Mostrar hojas ocultas.
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:

Elegir la opción Mostrar hoja...
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas.
Seleccionar la hoja a mostrar.
Hacer clic en Aceptar.
7.1. Copiar información.
En Excel también pueden copiarse los datos de otra forma, en la que no solamente copiamos los datos sino
también el formato, fórmula y lo que estuviera ligado a la celda a copiar.
Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente:

1) Por ejemplo si deseamos copiar un par de palabras, dos veces más. Primero sombreamos las palabras
2) Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, ponemos el curso en la esquina inferior derecha de las
dos pálabras y arrastramos el ratón hacia la derecha
3) Una vez sombreada el área donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el ratón y aparecerán los datos
que hemos copiado
Si quisieramos copiar el bloque de estas dos palabras hacia abajo, realizamos los mismos pasos
a) Sombreamos las pálabras
b) Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, ponemos el cursor en la esquina inferior derecha de las
dos palabras y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos copiar
31
c) Soltamos el ratón y aparecerán los datos que hemos copiado
7.2. Mover información.
Para mover datos de un lugar hacia otro, en Excel como en otras aplicaciones, se toma como que si se fuera a
cortar la información para pegarse en otro lado. Es por ello que utilizamos ambas funciones, Cortar y Pegar
Si tenemos las siguientes palabras
Deseamos mover las palabras Seguro e Interés, hacia la columna C, manteniendo las filas 2 y 3 para los datos
1) Sombreamos ambas palabras
2) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas la función Cortar (representado por una tejerita)
3) Nos ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la función Pegar de la barra de
herramientas
4) Ya aparecerán los datos movidos desde la columna A hasta la columna C
32
7.3. Pegado especial.
Estas dos funciones generalmente son utilizadas conjuntamente, y facilitan el trabajo de digitación cuando son
datos a repetirse.
Hay dos formas de accesar a la función copiar:

* Desde la barra de herramientas
1) Sombreamos los datos que deseamos copiar
2) Buscamos en la barra de herramientas la función Copiar
3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecerán punteadas como muestra de que han sido seleccionadas
4) Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos previamente seleccionados y pulsamos
Enter en el teclado
* Botón derecho del ratón

a) Sombreamos los datos que deseamos copiar
b) Pulsamos el botón derecho del ratón y aparecerá un menú de opciones
c) Seleccionamos la opción Copiar
33
d) Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamos Enter en el teclado
Para pegar valores previamente seleccionados con copiar.

1) Sombreamos los datos
2) Seleccionamos copiar
3) Nos ubicamos donde queremos pegar los datos
4) Seleccionamos la función Pegar de la barra de herramientas
5) Y ya estarán pegados los valores que hemos seleccionado. Por ejemplo si quisiéramos pegar los datos dos
veces, tendríamos que volver a pulsar pegar en la nueva ubicación donde deseamos los datos. Y nos quedarían
tres filas de datos: una con los originales y dos con los que hemos pegado
Muy importante: Luego de haber pegado los datos por última vez, presionar Esc (escape) del teclado, para borrar
la selección de datos.
7.4. Uso de portapapeles de Office
Portapapeles en Excel en particular y en Office en general
La herramienta Portapapeles te permite que permanezca almacenada la información que previamente has
copiado o cortado, (puedes leer sobre el tema en: Copiar, Cortar y Pegar), en la memoria y puedas tenerla
disponible para realizar la acción de pegado con Pegar en la celda o celdas que lo necesites.
En concreto el Portapapeles en Excel te almacena un máximo de 24 elementos, de forma que si estás trabajando
con una hoja electrónica extensa su uso te permite trabajar más eficiente.
En Excel puedes encontrar el Portapapeles en la pestaña Inicio justo en el primer grupo de trabajo que tiene
justamente el nombre Portapapeles.
Si haces clic en la flecha negra de abajo a la derecha se abre la ventana de la herramienta Portapapeles.
Vas a realizar una práctica para ver el funcionamiento del Portapapeles siguiendo los pasos que a continuación
te explico:
1. Abre una hoja en blanco de Excel

2. Para que veas lo comentado antes haz clic en la pestaña Inicio en el apartado Portapapeles, se abre
una ventana que aún no tiene elementos porque no has copiado ni cortado nada.
34
3. Sitúate en cualquier celda, por ejemplo en A1, y escribe un dato, el que quieras, por ejemplo pon una A
4. Realiza la misma acción en diferentes celdas escribiendo otros datos, por ejemplo en A2 escribe un 2 y
en A3 escribe 1000.
5. Selecciona la celda A1 y pulsa en Copiar, haz lo mismo con las celdas A2 y A3.
6. Sitúate en una celda en blanco o vacía.
7. Abre el Portapapeles, verás que tienes los elementos copiados en orden y junto a cada uno de ellos a la
derecha aparece una flecha negra, pulsa sobre ella.
8. Se despliegan las opciones que te permiten realizar la acción de Pegar o la acción de Eliminar, elige
Pegar
9. Haz lo mismo colocándote en diferentes zonas de la hoja de cálculo y eligiendo los diferentes
elementos a pegar
10. También tienes la posibilidad de pegar todos los datos a la vez.
11. Pulsa en el botón Pegar todo dentro del Portapapeles y todos los elementos que aparezcan en él se
copiaran en las celdas destino.
12. Por último cuando hayas terminado de Copiar pulsa en el Portapapeles en el botón Borrar todo, los
elementos que se almacenaban en el mismo se borraran. Es importante realizar esta acción para dejar
limpio esta herramienta.
Dentro de la ventana del Portapapeles abajo del todo tienes un botón llamado Opciones, si pinchas sobre él se
despliega una ventana que te permite realizar una serie de acciones como Por ejemplo Mostrar automáticamente
el Portapapeles de Office, marca esta opción y así cada vez que copies más de dos elementos se abrirá
automáticamente la venta Portapapeles.
Además aparece otra serie de opciones prueba con ellas marcando y desmarcando para ver la función que
realizan según la descripción.
Por último arriba a la derecha, junto al botón de aspa de Cerrar, tienes otra flecha negra, si haces clic sobre ella
te permite realizar otras acciones como son: Mover la ventana del Portapapeles hacia otra zona de la hoja y
Tamaño con la cual puedes hacer más grande o más pequeña la ventana.
7.5. Insertar y eliminar.
Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa (celda activa: celda seleccionada en
la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un
borde grueso.) de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar
y trabajar con datos.
Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.),
desplazando hacia abajo las demás celdas de la misma columna o hacia la derecha las de la misma fila. Asimismo,
puede insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna. También puede eliminar
celdas, filas y columnas.
Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo
1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione
el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe
seleccionar cinco celdas.
Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
35
PARA SELECCIONAR HAGA LO SIGUIENTE

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la
última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las
teclas de flecha para extender la selección.
También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después
F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a
presionar F8 para detener la extensión de la selección.
Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga
presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango.
Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.
Todas las celdas de una hoja Haga clic en el botón Seleccionar todo.
de cálculo
También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área
actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de
cálculo.
Celdas no adyacentes o Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga
rangos de celdas presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a
continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de
celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos,
presione MAYÚS+F8 otra vez.
NOTA No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en
una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
Encabezado de fila
Encabezado de columna.
También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la
primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA
(FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o
FLECHA ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla
de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si
vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona
toda la fila o columna.
Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila
o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras
selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna
adyacentes de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras
36
hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o

columnas que desea agregar a la selección.
La primera o la última celda Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione
de una fila o columna CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas,
y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
La primera o la última fila de Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de
una hoja de cálculo o de una cálculo o de una lista de Excel.
tabla de Microsoft Office Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o
Excel de una lista de Excel que contenga datos o formato.
Las celdas hasta la última Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para
celda utilizada de una hoja extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de
de cálculo (esquina inferior cálculo (esquina inferior derecha).
derecha)
Las celdas hasta el principio Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO
de la hoja de cálculo para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.
Más o menos celdas que la Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda
selección activa que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido
entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva
selección.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en
Insertar celdas.
3. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas
circundantes.
Insertar filas en una hoja de cálculo
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella
en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga
clic en una celda de la fila 5.
• Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas.
Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es
necesario seleccionar tres filas.
• Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no
adyacentes.
Insertar filas de hoja
37
Insertar columnas en una hoja de cálculo
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada
inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo,
para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.
• Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la
posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que
desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas.
• Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas
no adyacentes.
Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas (ver Tabla para seleccionar.)
Insertar columnas de hoja.
Eliminar celdas, filas o columnas
1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas (ver tabla para la selección de elementos.)
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación,
haga clic en Eliminar celdas.
• Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga
clic en Eliminar filas de hoja.
• Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación,
haga clic en Eliminar columnas de hoja.
7.6. Búsqueda y reemplazo.
1. En una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar.
3. Siga este procedimiento:

• Para buscar texto o números, haga clic en Buscar.
• Para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar.
38
4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar, o bien haga clic en la flecha del
cuadro Buscar y haga clic en una búsqueda reciente que se encuentre en la lista.
Puede usar caracteres comodín, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en sus criterios de
búsqueda:
• Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como
"señal".
• Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter. Por ejemplo, s?l devolverá "sal" y "sol".
7.7. Deshacer la última acción.
Para deshacer una acción, siga uno o varios de estos procedimientos:
• Haga clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+Z.
• Para deshacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha que aparece junto a Deshacer
, seleccione las acciones de la lista que desea deshacer y, a continuación, haga clic en la lista.
Todas las acciones seleccionadas serán invertidas.
• Para cancelar una entrada en una celda o en la barra de fórmulas, antes de presionar ENTRAR, presione
ESC.
• Algunas acciones no se pueden deshacer, como hacer clic en cualquier comando del botón de Microsoft
Office o guardar un archivo. Si no se puede deshacer una acción, el comando Deshacer cambiará a No
se puede deshacer.
• En Excel, las macros pueden borrar todos los elementos de la lista Deshacer.
7.8. Repetir la última acción.

En Excel, el comando Repetir no está disponible en la barra de herramientas de acceso rápido de manera
predeterminada. Si desea repetir la última acción, primero tendrá que agregar el comando Repetir a la barra de
herramientas de acceso rápido.
1. Para agregar el comando Repetir a la barra de herramientas de acceso rápido, siga el procedimiento
siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
2. Haga clic en Personalizar.
3. En Comandos disponibles en, haga clic en Comandos más utilizados.
4. En la lista de comandos, haga clic en Repetir y, a continuación, en Agregar.
5. Haga clic en Aceptar.
2. Para repetir la última acción, haga clic en Repetir en la barra de herramientas de acceso rápido.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+Y.
NOTA Determinadas acciones, como utilizar una función en una celda, no se pueden repetir. Si no puede
repetir la última acción, el comando Repetir cambiará a No se puede repetir.
8. Gráficos.
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
39
Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La
utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice
mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
• Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
• Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no
existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
8.1. Componentes de los gráficos.
Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series de datos, ejes,
leyendas, rótulos del eje, entre otros. El siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de Excel que necesitas
conocer:
• Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas sus
partes.
• Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.
• Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que representa un solo valor
dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda.
• Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos
tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos
circulares que solamente pueden tener una serie de datos.
• Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y
generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las
categorías del gráfico.
• Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.
• Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su
lectura e interpretación.
• Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente.
40
• Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.
8.2. Creación de gráficos.
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra
en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres

que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo
automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no
se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición.

Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos
interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace

en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de
Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
41
Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con
las características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas
seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados.
8.3. Cambio del tipo de gráfico.
En la mayoría de los gráficos 2D, puede cambiar el tipo de gráfico de todo el gráfico para aportarle un aspecto
totalmente diferente, o puede seleccionar un tipo de gráfico diferente para cualquier serie de datos, lo que
convertirá el gráfico en un gráfico combinado. En cuanto a los gráficos de burbuja y a la mayoría de gráficos 3D,
puede cambiar únicamente el tipo de gráfico del gráfico completo. Para obtener más información acerca de los
tipos de gráficos que puede utilizar, vea Tipos de gráficos disponibles.
1.Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic en el área del gráfico o en el área de
trazado del gráfico para mostrar las herramientas de gráfico.
• Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos únicos, haga clic en la serie de datos.
SUGERENCIA Se mostrarán las herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.
2. En el grupo Tipo de la ficha Diseño, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
3. En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
• Haga clic en un tipo de gráfico en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en el subtipo de
gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.
• Si guardó algún tipo de gráfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuación, haga clic
en la plantilla de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.
NOTA Sólo puede cambiar el tipo de gráfico de serie de datos por vez. Para cambiar el tipo de gráfico de más de
una serie de datos del gráfico, debe repetir todos los pasos de este procedimiento por cada una de ellas.
SUGERENCIA Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea
establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico
en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en Establecer como predeterminado.
8.4. Edición y formato de un gráfico.
En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.
Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor
los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes:
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico:
42
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y arrastrarlas para colocarlas
en la posición deseada.
Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se
integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales (como el de la imagen
de ejemplo anterior).
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales
disponibles:
Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así que después de un par de
pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes sacarle a estas
características
9. Archivos
9.1. Libro nuevo
Abrir un nuevo libro en blanco
• Haga clic en la pestaña Archivo.

• Haga clic en Nuevo.
43
• En Plantillas disponibles, haga doble clic en Libro en blanco.
Método abreviado de teclado Para crear rápidamente un libro nuevo en blanco, también puede presionar
CTRL+N.
Sugerencias
• De forma predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas de cálculo, pero puede cambiar la
cantidad de hojas de cálculo que desea que contenga un libro nuevo.
• También puede agregar y quitar hojas de cálculo según sea necesario.
9.2. Guardar
Guardar un archivo o libro
Paso 1. Haz clic en la pestaña Archivo. La identificarás porque es la única verde.

Paso 2. Ahora, ubica y haz clic en el comando Guardar.
Paso 3. Verás un cuadro de diálogo. Allí, busca el lugar de tu computador en donde quedará guardado tu archivo.
Paso 4. En la casilla Nombre de archivo, escribe el título que lo identificará.
Paso 5. Para terminar, haz clic en el botón Guardar.
44
9.3. Guardar con contraseña
Si deseas proteger tus archivos de trabajo en Excel, puedes ponerles una contraseña. Así, solo las personas que
posean la contraseña podrán abrirlos. Para ello, en la hoja de trabajo en Excel, haz clic en Archivo > Información
> Proteger libro > Cifrar con contraseña.
En la ventana de diálogo que aparece, ingresa la contraseña y haz clic en Aceptar. Confirma la contraseña y listo.
En adelante cuando abras el archivo aparecerá una ventana solicitándote ingresar la contraseña:
9.4. Abrir
Abrir un libro de cálculo
Paso 1. Una vez tengas abierto Excel 2010, haz clic en la pestaña Archivo.
45
Paso 2. Aquí, vas a encontrarte con dos maneras de abrir archivos: el comando Abrir y el botón Reciente. Fíjate
cómo funciona cada una de estas opciones:
Comando Abrir
Al hacer clic aquí, verás un cuadro de diálogo que contiene los archivos que tienes guardados en tu computador.
Allí, debes buscar y hacer clic en el libro de cálculo que vas a retomar y pulsar el botón Abrir.
Botón Reciente
Verás la lista de los últimos libros de cálculo en los que has trabajado. Allí, debes ubicar y hacer clic sobre el
archivo que quieres abrir.
9.5. Imprimir
Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial
Realice uno de los procedimientos siguientes:

• Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de
datos que desea imprimir.
• Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.
• Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.
• Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.

En Configuración, seleccione una opción para imprimir la selección, la o las hojas activas, o todo el libro.
Nota Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel sólo imprimirá esas áreas. Si no desea
imprimir solamente un área definida, active la casilla de verificación Omitir áreas de impresión.
46
10. Diseño de Hojas de Calculo
Microsoft Office Excel . es una herramienta eficaz que puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo,
y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas.
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten
realizar cálculos u operaciones con ellos.
Nombres de rango
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy útil a la hora de simplificar relaciones
y operaciones con un conjunto de datos.
Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas.
10.1. Nombres de rango
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro
productos
47
1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero
2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos el nombre que pondremos
al rango. Escribimos Febrero.
3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos
Háganos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos
a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos
b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado
Para los Clavos:
1) Sombreamos datos de ventas de los clavos
2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado
48
Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de herramientas.
Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas
Seleccionamos el ícono Asignar nombre a un rango
Se abrirá un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que lo
formarán
Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos sombreando en la hoja de
trabajo las celdas correspondientes
Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango
10.2. Uso de nombres en formulas
Si utiliza nombres, sus fórmulas serán mucho más fáciles de entender y mantener. Puede definir un nombre para
un rango de celdas, una función, una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la práctica de utilizar
nombres en su libro, podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.
49
Un nombre es una abreviación con significado que facilita la comprensión del propósito de una referencia de
celda, una constante, una fórmula o una tabla, que pueda ser difícil de comprender a primera vista. En la siguiente
información se muestran ejemplos comunes de nombres y cómo pueden mejorar la claridad y la comprensión.
Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)
Constante =PRODUCTO(A5,8.3) =PRODUCTO(Precio,ImpuestoVentasEstatal)
Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSE); -G5) =SUMA(Nivel_Inventario;-Cant_Pedidos)
Tabla C4:G36 =PrincipalesVentas06
Tipos de nombres
Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y utilizar.
Nombre definido Nombre que representa el valor de una celda, un rango de celdas, una fórmula o una constante.
Puede crear su propio nombre definido, aunque Microsoft Office Excel en ocasiones lo hace por usted, por
ejemplo cuando establece un área de impresión.
Nombre de tabla Nombre de una tabla de Excel, que es una recopilación de datos sobre un tema concreto que
están almacenados en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea un nombre de tabla de Excel
predeterminado Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que se inserta una tabla de Excel, pero puede cambiarle el nombre
para que tenga más significado. Para obtener más información acerca de las tablas de Excel, vea el tema sobre
cómo utilizar referencias estructuradas con tablas de Excel.
Ámbito de un nombre
Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo concreta (lo que también se denomina nivel de
hoja de cálculo local) o el libro completo (también denominado nivel de libro global). El ámbito de un nombre es
la ubicación dentro de la cual el nombre es reconocido sin cualificación. Por ejemplo:
• Si ha definido un nombre, como Presupuesto_AÑO08, y su ámbito es Hoja1, ese nombre, si no está

cualificado, sólo se reconoce en Hoja1, pero no en otras hojas mientras no cuente con cualificación.
Para utilizar un nombre de hoja de cálculo local en otra hoja de cálculo, puede cualificarlo si lo precede del nombre
de la hoja de cálculo, como en el siguiente ejemplo:
Hoja1!Presupuesto_AÑO08
• Si ha definido un nombre, como Objetivos_Dept_Ventas, y su ámbito es el libro, ese nombre se

reconocerá en todas las hojas de cálculo del libro, pero no en otros libros.
Un nombre siempre debe ser único en su ámbito. Excel no permite que se defina un nombre que no sea único en
su ámbito. Sin embargo, es posible utilizar el mismo nombre en diferentes ámbitos. Por ejemplo, puede definir
un nombre, como Beneficio Bruto, para los ámbitos Hoja1, Hoja2 y Hoja3 en el mismo libro. Aunque todos los
nombres son iguales, cada uno es único en su ámbito. Podría hacer esto para asegurarse de que una fórmula que
emplee el nombre Beneficio Bruto siempre haga referencia a las mismas celdas en el nivel de hoja de cálculo
local.
Incluso es posible definir el mismo nombre, Beneficio Bruto, para el nivel de libro global, aunque una vez más el
ámbito es único. Sin embargo, en este caso puede producirse un conflicto de nombre. Para solucionarlo, Excel
50
usa de forma predeterminada el nombre definido para la hoja de cálculo, ya que el nivel de hoja de cálculo local
tiene prioridad sobre el nivel de libro global. Si desea anular la prioridad y utilizar el nombre del libro, puede
eliminar la ambigüedad del nombre si le agrega el nombre del libro al principio como en el siguiente ejemplo:
Definir y especificar nombres
Puede definir un nombre mediante:
• El cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la mejor forma de crear un nombre de nivel de libro para
un rango seleccionado.
• La creación de un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente a partir de
rótulos existentes de filas y columnas mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo.
• El cuadro de diálogo Nombre nuevo Es lo mejor que se puede utilizar cuando se desea más flexibilidad
a la hora de crear nombres, por ejemplo para especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o
para crear un comentario del nombre.
Nota De forma predeterminada, los nombres utilizan referencias de celda absolutas
(Referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición
de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).
Puede escribir un nombre:
• Escribiendo Escribiendo el nombre, por ejemplo, como un argumento para una fórmula.
• Mediante Fórmula Autocompletar Use la lista desplegable Fórmula Autocompletar, que muestra
automáticamente los nombres válidos.
• Seleccionando a partir del comando Utilizar en la fórmula Seleccione un nombre definido en una lista
disponible en el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.
Administrar nombres mediante el cuadro de diálogo Administrador de nombres
Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres definidos y los nombres
de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con errores, confirmar el valor y la referencia
de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o determinar el ámbito. También puede ordenar y filtrar
la lista de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicación con facilidad.
Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos,
haga clic en Administrador de nombres.
Ver nombres
El cuadro de diálogo Administrador de nombres muestra la siguiente información acerca de cada uno de los
nombres en un cuadro de lista:
51
Esta columna: Muestra:

Icono y Nombre Uno de los siguientes:
• Un nombre definido, indicado por un icono de nombre definido.
• Un nombre de tabla, indicado por un icono de nombre de tabla.
Valor El valor actual del nombre, como los resultados de una fórmula, una constante de cadena,
un rango de celdas, un error, una matriz de valores o un marcador de posición si no es
posible evaluar la fórmula. A continuación se muestran ejemplos representativos:
• "ésta es mi constante de cadena"
• 3,1459
• {2003;12,2002;23,;2001,18}
• #REF!
• {...}
Se refiere a La referencia actual del nombre. A continuación se muestran ejemplos representativos:
• =Hoja1!$A$3
• =8,3
• =HR!$A$1:$Z$345
• =SUMA(Hoja1!A1,Hoja2!B2)
Ámbito • Un nombre de hoja de cálculo si el ámbito es el nivel de hoja de cálculo local.
• "Libro" si el ámbito es el nivel de libro global.
Comentario Información adicional sobre el nombre de hasta 255 caracteres. A continuación se muestran
ejemplos representativos:
• Este valor caducará el 2 de mayo de ..
• ¡No eliminar! ¡Nombre crítico!
• Basado en los números del examen de certificación ISO.
Nota Si guarda el libro en Microsoft Office SharePoint Server . Servicios de Excel y especifica
uno o más parámetros, el comentario se utiliza como información sobre pantallas en el panel
de tareas Parámetros.
Notas
• No puede utilizar el cuadro de diálogo Administrador de nombres mientras está cambiando el contenido
de la celda.
• El cuadro de diálogo Administrador de nombres no muestra nombres definidos en Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) ni nombres ocultos (la propiedad Visible del nombre está establecida en "False").
Cambiar el tamaño de las columnas
• Para ajustar automáticamente el tamaño de la columna al valor más largo de la misma, haga doble clic
en el lateral derecho del encabezado de la columna.
Ordenar nombres
• Para ordenar la lista de nombres en orden ascendente y descendente, haga clic de forma alternativa en
el encabezado de la columna.
Filtrar nombres
Use los comandos de la lista desplegable Filtro para visualizar rápidamente un subconjunto de nombres. Al
seleccionar cada comando se activa o desactiva la operación, lo que facilita la combinación o eliminación de las
52
distintas operaciones de filtrado para obtener los resultados deseados.
Para filtrar la lista de nombres, siga uno o varios de estos procedimientos:
Seleccione: Para:
Nombres en el ámbito de la hoja Mostrar únicamente aquellos nombres que sean locales en una hoja de
de cálculo cálculo.
Nombres en el ámbito del libro Mostrar únicamente aquellos nombres que sean globales en un libro.
Nombres con errores Mostrar únicamente aquellos nombres con valores que contengan errores
(como #REF, #VALOR o #NOMBRE).
Nombres sin errores Mostrar únicamente aquellos nombres con valores que no contengan errores.
Nombres definidos Mostrar únicamente aquellos nombres definidos por el usuario o por Excel,
como un área de impresión.
Nombres de tabla Mostrar únicamente nombres de tabla.
Cambiar un nombre
Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, también se cambian todos los usos de ese nombre en el
libro.
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desea cambiar y, a
continuación, en Modificar.
3.
Sugerencia También puede hacer doble clic en el nombre.
3. En el cuadro de diálogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre de la referencia.
4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie la celda, la fórmula

o la constante representada por el nombre.
• Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar o presione ESC.
• Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar o presione ENTRAR.
Nota El botón Cerrar sólo cierra el cuadro de diálogo Administrador de nombres. No es necesario ejecutar
cambios que ya se hayan realizado.
Eliminar uno o más nombres
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.
53
2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar.
3. Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:
• Para seleccionar un nombre, haga clic en él.

• Para seleccionar más de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre los nombres, o
bien presione Mayús y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.
• Para seleccionar más de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y haga clic con el
botón del mouse en cada nombre del grupo.
4. Haga clic en Eliminar. También puede presionar SUPR.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.
Nota El botón Cerrar sólo cierra el cuadro de diálogo Administrador de nombres. No es necesario ejecutar
cambios que ya se hayan realizado.
10.3. Formatos condicionales
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no
sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada
condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc...
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
54
- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar
aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un
formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato
únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de
qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser
un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con
el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la
letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido
en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.
10.4. Validación de celdas
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy
55
concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara
el caso.
Para aplicar una validación a una celda.
- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir
entre varios tipos de validaciones.
En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud
de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa
celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos: donde, por ejemplo, podemos
indicar que los valores estén entre 2 y 8.
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger
un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos
valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este
mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario
cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
10.5. Herramientas de auditoria
Excel nos ofrece una serie de herramientas de auditorías de fórmulas que pueden ser de gran utilidad.
Para acceder a estas herramientas debemos ir a la pestaña Fórmulas donde aparece una serie de opciones como
56
podemos ver en la imagen.
: Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.
: Dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula.
: Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que

pertenece a alguna fórmula.
: Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear
precedentes.
: Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula para que pueda ver la fórmula y los
resultados de la fórmula de la celda activa.
: Muestra la ventana de inspección para hacer un seguimiento del valor de las celdas.
10.6. Protección de libros y hojas
Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, por lo tanto a
continuación tendremos que realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la pestaña Revisar.
Hacer clic sobre el botón Proteger hoja que se encuentra en la

sección Cambios.
Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja de la derecha:
Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas

bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa.
Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de

esta hoja de cálculo para que no tenga efecto la protección para la
modificación seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la
protección.
Si queremos asignar una contraseña para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la
57
contraseña, escribirla en el recuadro Contraseña.
Si hemos puesto contraseña nos pedirá confirmación de contraseña, por lo tanto tendremos que volver a
escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar.
A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrán modificar aquellas celdas
bloqueadas en un principio.
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la protección, es decir:
Seleccionar la pestaña Revisar.
Hacer clic sobre el botón Desproteger hoja que se encuentra en la sección Cambios.
Si habíamos asignado una contraseña nos la pedirá, por lo que tendremos que escribirla y hacer clic sobre el
botón Aceptar. Si no había contraseña asignada, automáticamente la desprotege.
Excel. nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas.
Existen dos tipos de contraseñas:
Contraseña para abrir: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña.
Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan
modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.
Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:
Pulsar Guardar como... en la pestaña Archivo.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón .
Elegir la opción Opciones generales...
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones generales.
Escribir la contraseña en el recuadro Contraseña para abrir o en el

recuadro Contraseña de escritura dependiendo del tipo de
protección que quieras aplicar.
Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda

verla.
58
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha para confirmar la

contraseña. Es una forma de asegurarnos que la contraseña que
introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado
escribiéndola.
Volver a escribir la contraseña en el recuadro.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación.
Si las contraseñas no coinciden, Excel. nos pedirá volver a
introducirla.
Hacer clic sobre el botón Guardar para cerrar el cuadro.
El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo.
Si hemos utilizado una contraseña para abrir, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y pulsamos Aceptar. Excel. recuperará el libro para
poder realizar cualquier modificación sobre éste.
Si no conocemos la contraseña, Excel. no nos dejará abrirlo.
Si hemos utilizado una contraseña de escritura, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y pulsamos Aceptar. Excel. recuperará el libro para
poder realizar cualquier modificación sobre éste.
Si no conocemos la contraseña, podremos pulsar el botón Sólo lectura en cuyo caso Excel. lo abrirá pero cualquier
modificación se tendrá que guardar con otro nombre.
Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para tener la posibilidad de
modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el
recuadro de contraseña.
11. Herramientas para el manejo de listas de datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las
cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es
como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro
59
de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que
permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso
encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como listas.
A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.
11.1. Componentes de una lista de datos
Crear una tabla
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla .
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de

verificación La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño,
correspondiente a las Herramientas de tabla:
60
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
11.2. Ordenamiento
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u
ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos
posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre
Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección
Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también
están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer
apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el
cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar
(pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su
color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético
(A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan
los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una
lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de
ordenación seguirá el mismo patrón.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad
de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por
los demás niveles en orden descendente.
61
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de
ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.
11.3. Formularios
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre ella,
o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy
grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila
entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista

para que esté activa, y pulsar en el icono Formulario .
Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones,

podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos.
Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el
icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones.
Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre

el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para
desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación),
si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos
62
clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos
quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros,
una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Modificar la estructura de la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla
contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y
disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina
inferior derecha.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo tendremos que
pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecera una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes

de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que
queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente
desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y

elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la
pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no
la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura
d ela tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaña de Diseño
de la tabla.
Estilo de la tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo
uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar

otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan
remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o última columna.
63
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a
cualquier celda de la hoja de cálculo.
En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna.
11.4. Filtros
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos
que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.
11.4.1. Automáticos
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos
mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datosmarcando o desmarcando el botón Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este,
donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que
tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.
Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de
opciones:
64
En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir
que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se
cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual
sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carácter
y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los
registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.
11.4.2. Avanzados
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo
Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios
del filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la sección Ordenar y filtrar.
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios

de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo
Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos -
Filtro - Mostrar todo.
11.5. Subtotales
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales
agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
65
Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; podemos obtener
un resumen de la edad media de los niños por localidad.
Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo;
y queremos averiguar el coste total de cada marca.
Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar
la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña

con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el
total de esa columna.
11.6. Funciones de bases de datos
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una
condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura más abajo)
y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría
todos los automóviles, en este caso lo podríamos
conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluye
la condición de filtrado automóvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos

ofrece Excel, utilizaremos la hoja:
En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la

empresa, con los datos de plazas, años, rentabilidad y
beneficio obtenido.
66
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango
de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de
criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el
filtro).
Función Descripción
BDCONTAR(datos,campo,criterios) Cuenta las celdas que contienen un número
BDCONTARA(datos,campo,criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX(datos,campo,criterios) Obtiene el valor máximo
BDMIN(datos,campo,criterios) Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO(datos,campo,criterios) Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO(datos,campo,criterios) Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA(datos,campo,criterios) Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila que
BDEXTRAER(datos,campo,criterios)
cumpla un criterio de selección
Calcula la varianza sobre una muestra de
BDVAR(datos,campo,criterios)
valores
Calcula la varianza sobre todos los valores de
BDVARP(datos,campo,criterios)
un campo
Calcula la desviación estándar sobre una
BDDESVEST(datos,campo,criterios)
muestra de valores
Calcula la desviación estándar sobre todos los
BDDESVESTP(datos,campo,criterios)
valores de un campo
11.7. Funciones de búsqueda y referencia
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por
eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos
directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo
similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos
su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre
del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros
datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función Descripción
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor
de la celda indicada
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en
horizontal por la fila para devolver el valor de una celda
67
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia
DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una
referencia dada
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de
una hoja de cálculo
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
FILA Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS Devuelve el número de filas de una referencia
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento
almacenado en un servidor de red, en una intranet o en
Internet
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla
dinámica
INDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia o
matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz
Ejercicio paso a paso.
1. Si no tienes abierto Excel., ábrelo para realizar el ejercicio.
2. Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por ejemplo Jose, Juan, Javi,
Maria... Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B.
3. Ahora en la Columna C escribe números de teléfono al lado de cada nombre que has introducido antes (pueden
ser inventados).
Vamos a hacer uso de la función BUSCAR(), utilizaremos la celda D5 para introducir el nombre a buscar
y la celda D11 para albergar el teléfono de la persona buscada.
4. Así pues, sitúate en la celda D11 y pulsa sobre , selecciona la categoria de búsqueda y referencia y elige la
función BUSCAR().
5. Pulsa Aceptar.
6. En el parámetro valor_buscado introduce o selecciona la celda D5, en vector_de_comparación escribe "B:B" o

selecciona la Columna B y en el parámetro vector_resultado escribe "C:C" o selecciona la Columna C.
7. Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y mira que ocurre. En la celda
D11 debe aparecer el telefono de la persona.
8. Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones de
búsqueda.
9. Cierra el libro de trabajo.
68
11.8. Tablas y gráficos dinámicos
Crear una tabla dinámica
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos,
visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas,
pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica

a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos

proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos

de los artículos del almacen con el número de
referencia y el mes de compra, además sabemos
la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos

datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú
haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se
encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
69
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en
una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan
a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
70
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada
Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el

campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la
sección .
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias,
en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona
arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi
esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja
pero con más información:
71
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo
aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista
asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
72
Eliminar una tabla dinámica.
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la

tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los

resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un
momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen
de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están

acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna

nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de
ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar
todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden,
en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar
todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos
seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos
modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de
la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón
derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con
diferentes opciones, debemos escoger la opción
Configuración de campo de valor... y nos aparece un
cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo
queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta,
Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón
de la pestaña Opciones.
Gráficos con tablas dinámicas
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica
73
deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos
que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más
nos convenga.
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en el tema de gráficos.
12. Automatización de procesos con macros
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características
específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y
características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo
un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas
12.1. Conceptos básicos
El lenguaje de programación que utiliza Excel está basado en Visual Basic, un lenguaje de programación
orientado a objetos, es decir, la filosofía de los lenguajes orientados a objetos es que el mundo real lo podemos
abstraer de tal forma que lo podemos representar como objetos y programar con ellos.
Un objeto es algo con entidad propia dentro de una clase. Y una clase es un conjunto de objetos que tienen
propiedades en común y se comportan de una manera igual o similar al resto de objetos pertenecientes a esa
misma clase. Por ejemplo tenemos la clase "persona" que tiene una serie de propiedades y comportamiento
claramente diferenciables de la clase "casa" y dentro de la clase "persona" existen muchos objetos que son cada
una de las personas por ejemplo pertenecientes a un colegio.
Las propiedades hemos dicho que son aquellas características que definen a los objetos de una clase,
diferenciándolos del resto de clases, siguiendo con el ejemplo persona unas propiedades podrán ser, la estatura,
74
el peso, el color del pelo, el sexo, el color de los ojos, y todas aquellas propiedades que puedan diferenciar más
a cada objeto dentro de una clase, como nombre, apellido, DNI, etc...
Además de las propiedades, hemos dicho que las clases se caracterizan por su comportamiento, en orientado a
objetos se le suele llamar métodos que están diferenciados en funciones y procedimientos. Los métodos
característicos de la clase persona sería, hablar, andar, escribir, escuchar, estudiar, etc.
La diferencia fundamental entre funciones y procedimientos, es que las funciones al llevarse a cabo devuelven
algún tipo de valor mientras que los procedimientos realizan su cometido y pueden o no devolver algún valor.
Por ejemplo los métodos mencionados en el párrafo anterior se pueden clasificar la mayoría como
procedimientos porque no tienen necesariamente que devolver ningún valor, pero por ejemplo el método
estudios se podría calificar como función que devuelve los últimos estudios de esa persona.
En la programación orientada a objetos existe también un concepto muy importante que son los eventos. Los
eventos son sucesos que son provocados por algún tipo de estímulo externo y que hacen que pueda alterarse el
comportamiento de la clase. Seguimos con el ejemplo persona, un evento sobre persona sería el evento
"despertarse", que provoca que la persona comience a funcionar, o un evento externo como "llamar", que
provoca que la persona atienda a la persona que le ha llamado.
Como hemos dicho antes, está introducción es muy básica y sólo pretende recordar los conceptos más
importante de este tipo de programación.
12.2. Grabar
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones
en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el

submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar
macro...
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con
acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde
podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado".
El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o
en otro libro.
75
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o

cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a

continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón
en la barra de estado donde tenemos la opción de

detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna
celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la
macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de
estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .
12.3. Ejecutar
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da

formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas
previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se

encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el
cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde
tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar.

Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.
12.4. Eliminar
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos
botones son para los que sapan programar.
Eliminar - Borra la macro.
76
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación
de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.
12.5. Edición básica del código
El lenguaje de programación que utiliza Excel para trabajar con macros es el VBA (Visual Basic Application) que
como podemos deducir está basado en Visual Basic.
En la imagen de arriba podemos ver la pantalla general del editor de Visual Basic.
El menú del editor de Visual Basic
Esta es la barra de menú del editor de Visual Basic donde podemos acceder a las diversas opciones y comandos
del propio editor.
La barra de botones
Esta es la barra de botones de Visual Basic, donde podemos acceder de una manera más rápida a las opciones
más comúnmente utilizadas, como son la ejecución, la parada, guardar, etc...
En la parte izquierda de la pantalla podemos ver dos recuadros, el recuadro superior es el del proyecto. Aquí se
encuentran los módulos, las hojas utilizadas en los procedimientos/funciones, etc.
77
En la parte inferior tenemos otro recuadro, con las propiedades del objeto seleccionado. En esta imagen
podemos ver las propiedades del objeto Hoja1 y que es una hoja de cálculo (Worksheet).
En la parte inferior tenemos el espacio dedicado a redactar el código de los procedimientos/funciones, y en la

parte superior existen dos cuadros combinados donde podemos seleccionar los objetos y los métodos de ese
objeto respectivamente.
Bibliografía
GUÍA RÁPIDA. EXCEL OFFICE , Antonia González Mangas (Paraninfo)
EXCEL 2010 Ed. Adams
INTRODUCCIÓN A EXCEL Laureano Santamaría Arana y otros. (Editorial Club Universitario), 1ª ed., 1ª
imp. (07/2010).
EXCEL 2010, Ana Martos Rubio (ANAYA MULTIMEDIA), 1ª edición, Fecha Publicación: Enero 2004
78

Manual Excel Basico

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Manual Excel Basico

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

CENTRO DE INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

Objetivo del módulo I 6

9.3. Guardar con contraseña 45

Objetivo general del curso:

AL TÉRMINO DEL CURSO, EL PARTICIPANTE PODRÁ UTILIZAR

difundido hasta en las escuelas primarias.

mediante una calculadora, un papel, un lápiz y una goma de borrar.

financieros, cuentan con muchas columnas y renglones para anotar datos.

arrojándola al bote de basura.

1.1. Elementos de la ventana del libro de trabajo.

 La barra de acceso rápido

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

CARACTERISTICAS EXCEL 2003 EXCEL 2010

2. Operaciones básicas en una hoja de cálculo

2.1. Desplazamiento dentro de una hoja de trabajo.

Desplazarse por un libro

Desplazamientos entre hojas

Desplazamientos en la hoja de cálculo

2.2. Selección de rangos.

seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .

Selección de una celda

Selección de un rango de celdas

Selección de una columna

Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el

Selección de una hoja entera

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una

Añadir a una selección

Ampliar o reducir una selección

3.1. Tipos de datos.

Valores numéricos en Excel

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede

Las fechas en Excel son números

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad

Precisión de los valores numéricos

3.2. Edición del contenido de una celda.

Recuerda los tres procedimientos:

• Escribir directamente sobre la celda seleccionada si se desea sustituir todo lo escrito

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de

o Utilizando los cuadros de diálogo:

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno,

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado,

o Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.