Regras fundamentais da gestão do tempo

Em média, o ser humano passa as 24 horas do dia, quase sempre

da mesma forma. Dorme cerca de 8 horas por
dia, trabalha outras 8 horas, gasta 2 horas em
transportes, 3 horas em higiene pessoal e outras
3 horas em alimentação.
Se no final, fizermos as contas o resultado é 24
horas. Ou seja, para fazer algo mais, teremos de
abdicar de dormir 1 hora ou almoçar ou jantar
mais rapidamente, ou arranjar forma de desperdiçar menos tempo
em transportes e deslocações. Agora imaginemos se trabalharmos
mais de 8 horas... Em suma, é preciso priorizar.

Para além disso, é necessário estabelecer objectivos com

clareza. Definir claramente o que se pretende atingir de mais
importante nos próximos dois a três meses ou mesmo
semanas. É importante anotar metas num papel e tê-lo sempre á
mão de preferência num local bem visível.

Outra regra fundamental para uma gestão eficaz do tempo é não

desperdiçar o nosso tempo nem o tempo dos outros. São
diversas as fontes de desperdício de tempo actualmente – a
desarrumação em casa e no trabalho, telemóveis, e-mail –
utilizar ferramentas que impeçam a recepção de publicidade

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e muitas vezes até reuniões. Por vezes, a sucessão de reuniões
torna-se num processo repetitivo e desgastante tornando-se muitas
das vezes num desperdício de tempo.

Para além dos factores anteriormente apontados, a definição de

uma rotina no trabalho também é um dos elementos
essenciais.
Ao definirmos uma rotina estabelecemos um padrão de
comportamento que garante um uso adequado do tempo.
Para tal, não nos devemos levantar um dia às 6 horas da manhã e
outro dia às 10horas da manhã.
Igualmente não se deve ter comportamentos irregulares que podem
afectar a saúde, originando alterações no nosso dia-a-dia. Devemos
habituar o corpo e o estado de espírito a uma determinada
normalidade.

De acordo com as técnicas para inventariação de actividades, é

importante ter uma boa agenda, onde são escritas as
tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar
a memória para outros assuntos da vida pessoal e
profissional de cada um. Esta agenda é fundamental estar
sempre actualizada. No entanto, poderemos optar por
outras técnicas de inventariação, tais como cronogramas, Lista To
Do, etc...

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Controlar as interrupções e minimizá-las – no caso de trabalhar num
gabinete, deve-se fechar a porta e “isolar-se” – no caso
de desenvolver actividades num espaço aberto, a
solução poderá passar por mudar de sala. No caso de
receber muitos telefonemas, peça para que sejam
reencaminhados para outro colega mais disponível. É necessário
saber dizer “não” com amabilidade.

Utilizar as novas tecnologias de informação e comunicação é

importante, deste modo, deve-se utilizar o e-mail
ou o fax em vez do telefone. Isto porque utilizar o
telefone implica conversar e com isso perder
tempo que inicialmente não se pretendia
desperdiçar. No caso do telefone ser o único meio de contacto,
então, deve-se ser objectivo e sucinto, não estendo a conversa para
além do que é estritamente necessário.

Outro factor relevante para uma boa gestão do tempo é saber

delegar (encarregar) funções. Algumas pessoas
sabem delegar o seu trabalho e outras são
perfeitamente incapazes (capacidade de liderança).
Delegar algumas funções quotidianas com as quais
se perde imenso tempo e que podem ser realizadas por outras
pessoas vai permitir rentabilizar o tempo.

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A gestão de tempo para além da vida profissional passa
também pela vida pessoal e a vida doméstica. O plano do
tempo deve cobrir todo o dia e não somente as horas de
trabalho. Deve incluir todos os momentos que dedicamos a
nós próprios, à nossa família e aos nossos amigos.

Quando começamos a fazer um trabalho, deve-se terminar. Se o

deixarmos para mais tarde, corremos o risco de perder
muito tempo para retomá-lo. Deste modo, é importante
adquirir o hábito de terminar tudo o que se planeou
para o dia antes de ir embora para
casa, de forma a ter sucesso profissional
e pessoal.

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Actividade n.º 6 – Reflexão sobre as regras fundamentais da Gestão do Tempo

Após a análise das regras fundamentais da Gestão do Tempo, indique quais os pontos importantes a
considerar para uma adequada e correcta gestão do tempo.
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