Secretaría de Turismo

Guía para la Emisión de Oficios,

Memorándum y Circulares
Estandarización para la elaboración de los
documentos oficiales de la dependencia
Secretaría Técnica

2015

Secretaría de Turismo del Estado de Colima Versión: 0

 Versión: 0
Emisión: 15/03/2015

Índice

Objetivo.……………………………………………… 2

Alcance………….……………………………..…..… 2

Definiciones………………………………...……..… 2

Regalas Generales………………………………..… 3

Elementos de los Oficios………………………..… 4

Elementos de las Circulares ……………………..… 7

Elementos de los Memorándums………………..… 10

Signos de puntuación y uso…….………………..… 13

División de las palabras según el acento……..… 13

Hoja Membretada de la Secretaría de Turismo.… 14

, México. Tel. (312) 3162021 y fax (312) 3162021 www.colimatienemagia.com.mx

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OBJETIVO

Proporcionar a las servidores públicos de la Secretaría de Turismo del Gobierno del

Estado de Colima, las bases para la elaboración de los Oficios, Memorándum y
Circulares que emitan, unificando la estructura y criterios de los mismos, así como
facilitar su consulta y clasificación.

ALCANCE

La presente guía deberá utilizarse por todas las áreas de la Secretaría de Turismo
para mejorar su operación y funcionamiento, al exponer recomendaciones para la
emisión de los Oficios, Memorándum y Circulares.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente guía se entenderá por:

Clave de Identificación.- Referencia numérica que permite llevar un orden

consecutivo de cada Oficio, Memorándum y Circular, identificándolos de manera
particular.

Circular.- Documento oficial, cuyo objeto es la difusión institucional de disposiciones

legales o administrativas, tales como: procedimientos, comunicados, criterios de
operación, y todo aquel asunto que permita a las Dependencias y Entidades
conducir su administración bajo un mismo marco de acción.

Comunicaciones Externas.- Se refieren a los oficios girados a Dependencias y

Entidades, así como a otras instancias de Gobierno Federal, Estatal o Iniciativa
Privada.

Comunicaciones Internas.- Memorándum girados entre la propia Dependencia o

Entidad.

Dependencias.- Aquellas que integran la Administración Pública Municipal

Centralizada.

Destinatario/a.- Indica a quien va dirigido el Oficio, Memorándum o Circular

(Institución Pública o Privada, Personas Físicas o Morales, Servidores/as
Públicos/as, etc.).

Emisor/a.- Denominación y adscripción de la unidad administrativa que emite el

Oficio, Memorándum o Circular.

Entidades.- Organismos Públicos Descentralizados Municipales, las Empresas de

Participación Municipal Mayoritaria y los Fideicomisos Públicos, en los que el
Fideicomitente sea el Municipio.

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Memorándum.- Es un documento para comunicar en forma breve asuntos de

carácter administrativo y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de
la dependencia con el objetivo de dar a conocer información diversa como
recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

Oficio.- Documento que tiene por objeto la comunicación entre una Unidad
Administrativa con otra(s) similar(es) u otra(s) externa(s). Los asuntos tratados en
dicho instrumento serán de carácter oficial para comunicar, solicitar información,
atender un trámite específico, orientar y atender dudas, o para cualquier asunto
relativo a las actividades de la Dependencia o Entidad; en ningún caso tratará
asuntos personales.

Unidad Administrativa.- Despacho de Secretario, Direcciones, Delegación,

Coordinación Administrativa, Departamentos y demás áreas que integran la
Secretaría de Turismo.

REGLAS GENERALES

En los Oficios, Memorándum y Circulares emitidos por las Dependencias y

Entidades, deberá fomentarse el uso del lenguaje incluyente, no discriminatorio o
sexista, conforme a las reglas y recomendaciones del Modelo de Equidad de Género
MEG-2012, así mismo deberán ir fundamentados y motivados.

Los Oficios, Memorándum y Circulares deberán imprimirse en hojas membretadas,

especialmente diseñadas para las comunicaciones oficiales conforme a los
lineamientos del Manual de Identidad Institucional del Gobierno del Estado de
Colima.

La tipografía a utilizar en la elaboración de Oficios, Memorándum y Circulares

deberá ser Arial, 11 o 12 puntos preferentemente, dependiendo del contenido del
documento.

El interlineado deberá ser sencillo y adicionalmente entre cada párrafo se dejará un

espacio en blanco.

Los márgenes de la hoja deberán ser:

Superior: 3.5 cm. Inferior: 3.5 cm. Derecho: 2.5 cm. Izquierdo: 2.5 cm.

Cuidar la redacción, puntuación y ortografía en los Oficios, Circulares y

Memorándum; elementos de cada uno de ellos.

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Manual de identidad Emisión:
Membrete (1) 15/03/2015

Sección: XXXX (2)

Cuadro
clasificador Oficio No. XXXXXX (3)
Asunto: XXXXXXXXXXXX (4)

Profesión (5)
Destinatario Nombre (s) y apellidos (6)
Cargo y dependencia (7)
P r e s e n t e.-

A través de la presente reciba Usted un cordial y caluroso saludo, en respuesta a su

solicitud de información recibido en esta Secretaría, el día Viernes 16 de Enero del
presente año, le informo que los eventos deportivos no son directamente
organizados por la Secretaría, pero se apoya al sector privado y a los municipios
Cuerpo del del Estado con algunos eventos que son los siguientes: (8)
oficio
Enero

Torneo Surf y Body Board de Mujeres en Pascuales.

Despedida
Sin más por el momento me despido de Usted, no sin antes agradecerle la
atención al presente, quedo a sus órdenes. (9)

A t e n t a m e n t e:
SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN (10)
Cierre Colima, Col. a 27 de Enero de 2015 (11)
EL SECRETARIO DE TURISMO (12)
Sello (18)

C. HÉCTOR SANDOVAL FIERROS (13)

Anexo: lo citado. (14)

C.p. .- (15)

HSF/zbg (16)

“2015, 75 AÑOS DE LA FUNDACION DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA” (17)

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Oficio; Se entenderá como oficio al documento oficial de carácter público que tiene
por objeto la comunicación entre una instancia gubernamental con otra (s) similar (s)
u otra (s) externa(s). Los asuntos tratados en dicho instrumento será de carácter
oficial para; comunicar, solicitar información, atender un trámite específico, orientar o
atender dudas especificas o para cualquier asunto relativo a las actividades de la
dependencia._____

Nº Concepto Descripción
Membrete Consultar el Manual de Identidad del Gobierno del
1
Estado de Colima.
Procedencia del oficio Ejem. Despacho del C.
2 Sección
Secretario (primer línea)
3 Se ponen en mayúscula las iniciales de la dependencia,
dirección y departamento de donde procede, en seguida
Remarcados
el número consecutivo del oficio con el año que
Oficio Nº con negrita
corresponde. Ejem. DS/ST/205/2015 este oficio es del
y alineado a
Despacho del Secretario, de la Secretaría Técnica y el
la derecha
número consecutivo de oficio 205 del año 2015.
4 Asunto Establecer el asunto a tratar de manera clara y precisa,
nunca el que se indica. Ejem. Respuesta a solicitud
de información.
Después se dejarán dos espacios para comenzar a redactar el destinatario
5 Profesión Titulo que ostenta el destinatario Ejem. Arquitecto,
Doctor, Maestro etc., en caso de no tener profesión
poner Ciudadana/ (o), tipo titulo. (quinta línea)
6 Nombre (s) y El Nombre del/la destinatario/a deberá ir con
apellidos mayúsculas y negritas. (sexta línea)
7 Cargo y En mayúscula el puesto que desempeña y la
dependencia dependencia Ejem. SECRETARIO TÉCNICO de la
Alineado a
SECTUR. En el siguiente renglón la palabra
la izquierda
P r e s e n t e, en tipo titulo y espaciado entre cada letra.
En caso de que el asunto descrito en el Oficio no sea
sólo de conocimiento, si no para que sea atendido por
una instancia o persona en particular, se indicará a la
derecha “At´n:”, y a continuación el nombre y apellidos
de la persona así como el cargo correspondiente, todo
ello en negritas, tipo titulo.
Después se dejarán dos espacios para comenzar a redactar el primer párrafo del
documento sin sangría; los subsecuentes párrafos deberán iniciar con sangría de 1.25 cm.
8 Cuerpo del oficio La redacción debe contener una introducción y un
desarrollo secuencial donde se indique; que, como,
cuando, donde, porque, quienes y para que (si contiene
todos estos elementos será una buena redacción),
recomendaciones; la fundamentación, deberá incluir,
artículos, fracciones, incisos, apartados o párrafos
según corresponda. La motivación, se deberá realizar
en base al análisis de lo que se desea expresar. Revise
el texto y observe con cuidado donde colocó u omitió
los signos de puntuación. Verifique los acentos
ortográficos. Evite el uso de palabras rebuscadas.

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Emisión: 15/03/2015

Escriba de forma clara, sencilla y concisa, siempre en

tercera persona. Procure emplear la construcción
positiva, no repita las palabras use sinónimos.
14 Anexo Dos espacios después, si el oficio lleva anexos se
deberá de indicar el número de ellos. Ejem. 1, 2, etc.
Después se dejarán dos espacios para comenzar a redactar la despedida con sangría de
1.25 cm.
9 Despedida Anotar una breve despedida de acuerdo al contenido
del oficio, previa al cierre del documento.
Después de dos espacios del contenido del Oficio, de lado izquierdo se incluirá como cierre
la palabra "A T E N T A M E N T E"; en mayúscula con negritas y espaciado entre letra y
letra.
10 Lema Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con
mayúsculas y entrecomillado), por Ejem. “SUFRAGIO
EFECTIVO.NO REELECCIÓN”
11 Lugar y Se pone la ciudad y la entidad federativa además fecha
Todos
Fecha de elaboración con día, mes y año. Ejem, Colima, Col.,
remarcados
a 2 de Febrero de 2015.
con negrita y
12 Cargo Se pone el puesto o cargo de quien firma el oficio,
alineado a la
siempre en mayúscula.
izquierda
Firma Después se dejarán tres espacios entre el cargo y
nombre para plasmar la firma.
13 Nombre La profesión, nombre (s) y apellidos de quien firma el
oficio en mayúscula.
14 Anexo Dos espacios después, si el oficio lleva anexos se
deberá de indicar el número de ellos. Ejem. 1, 2, etc.
15 Referencias finales Un espacio después, cuando sea necesario enviar
copia a otras instancias para su conocimiento, deberán
indicarse en el pie del documento las siglas C.p. (con
copia para), y a continuación anotar el nombre y cargo
con letra tipo titulo en negritas. Lo anterior en letra Arial
tamaño 9 u 8. Los/as destinatarios/as de las copias de
conocimiento se anotarán de acuerdo con el nivel
jerárquico. Además con copia al (expediente y
minutario) esto nos sirve para llevar el control adecuado
del archivo.
16 Iniciales de responsabilidad Un espacio después, se deberán anotar las iníciales del
emisor/a con letras mayúsculas seguidas de una
diagonal e iníciales de quien valida el documento mismo
que rubricara de Vo.Bo.; y en minúsculas las de lo
capturo
17 Leyenda oficial Un espacio después se coloca la leyenda que
corresponde al año en curso, es publicada en el Diario
Oficial esta cambia anualmente. (Se escribe en negritas
con mayúsculas y entrecomillado)
18 Sello Este se colocar agarrando parte de la firma del titular.
Nota Cuando el oficio contenga más de una hoja en la parte
superior derecha de la leyenda, se deberá indicar el
número consecutivo a partir de la primera hoja ejem.
1/3, 2/3 y 3/3.

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Manual de identidad Membrete (1)

Circular. XXXXXX (2)

Destinatario
A LOS DIRECTORES Y JEFES DE DEPARTAMENTO (3)
P r e s e n t e.-

Con el objeto de dar complimiento a lo dispuesto en la normatividad para la emisión

Cuerpo de de circulares de carácter institucional, se les da a conocer los formatos oficiales que
Circular deberán de utilizar a partir de esta fecha. (4)

Fin de la (5) Para cualquier aclaración o información adicional al respecto favor de

Circular dirigirse al Departamento administrativo de esta dependencia.

A t e n t a m e n t e:
SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN (6)
Cierre Colima, Col. a 04 de Febrero de 2015 (7)
EL SECRETARIO DE TURISMO (8)

(9) Sello (14)

C. HÉCTOR SANDOVAL FIERROS (10)

C.p. Expedientey Minutario.- (11)

HSF/zbg (12)

“2015, 75 AÑOS DE LA FUNDACION DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA” (13)

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Circular: Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo

asunto a varias personas, a quienes por igual interesa, como: procedimientos,
instrucciones, comunicados, criterios de operación, solicitudes de información y todo
aquel asunto de carácter institucional que permita a las dependencias y entidades de
gobierno a conducir su administración sobre un mismo marco de acción. Las
circulares por su contenido y alcance, deberán de ser emitidas por los titulares de las
dependencias correspondientes.

Se emplea en asuntos oficiales. Sobresaliendo en su redacción la claridad y la

sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de diversos niveles.

Nº Concepto Descripción
Membrete Consultar el Manual de Identidad del Gobierno del
1
Estado de Colima.
2 Iniciando en la cuarta línea, se ponen las iniciales
Remarcados
de donde procede la circular y el número
con negrita
Circular Nº consecutivo de circulares con el año que
y alineado a
corresponde. Ejem. DS/001/2015 todas las
la derecha
circulares proceden del titular.
3 Destinatarios Remarcados Se dejan dos líneas de espacio y en la tercera, se
con negrita coloca, el puesto y cargos a quien(s) va dirigida la
y alineado a Circular. Ejem. A Directores y Jefes de
la izquierda Departamento.
En el siguiente renglón la palabra P r e s e n t e, en
tipo titulo y espaciado ente cada letra.
4 Cuerpo de la Circular Se dejan dos líneas de espacio y en la tercera, se
comienza el cuerpo de la Circular, esta se emplea
en asuntos oficiales. Sobresaliendo en su
redacción la claridad y sencillez, se utiliza para dar
a conocer procedimientos, instrucciones,
comunicados, criterios de operación, solicitudes de
información.
5 Fin de la Circular Se dejan dos líneas de espacio y en la tercera, se
comienza el fin de la Circular esta dependerá del
contenido de la Circular.
Después de dos espacios del fin de la Circular, del lado izquierdo se incluirá como
cierre la palabra A T E N T A M E N T E; en mayúscula con negritas y espaciado entre
letra y letra.
6 Lema En la siguiente línea se colocará la Leyenda que
utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas
y entrecomillado), por Ejem. SUFRAGIO
EFECTIVO.NO REELECCIÓN
7 Lugar y Todos En la siguiente línea, se pone la ciudad y la entidad
Fecha remarcados federativa además fecha de elaboración con día,
con negrita y mes y año. Ejem, Colima, Col., a 2 de Febrero de
alineado a la 2015.
8 Cargo izquierda En la siguiente línea, se pone el puesto o cargo de
quien firma la Circular, siempre en mayúscula.
9 Firma Después se dejarán tres espacios entre el cargo y
nombre para plasmar la firma.
10 Nombre La profesión, nombre (s) y apellidos de quien firma

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la Circular en mayúscula.
11 Referencias finales Un espacio después, cuando sea necesario enviar
copia a otras instancias para su conocimiento,
deberán indicarse en el pie del documento las
siglas C.p. (con copia para), y a continuación
anotar el nombre y cargo con letra tipo titulo en
negritas. Lo anterior en letra Arial 10.
Los/as destinatarios/as de las copias de
conocimiento se anotarán de acuerdo con el nivel
jerárquico. Además con copia al (expediente y
minutario) esto nos sirve para llevar el control
adecuado del archivo.
12 Iniciales de Un espacio después, se deberán anotar las
Responsabilidad iníciales del emisor/a con letras mayúsculas
seguidas de una diagonal e iníciales de quien
valida el documento; y en minúsculas las de la
persona que la elaboró el mismo.
13 Leyenda oficial Un espacio después se coloca la leyenda que
corresponde al año en curso, es publicada en el
Diario Oficial esta cambia anualmente. (Se escribe
en negritas con mayúsculas y entrecomillado)
14 Sello Este se pondrá a la derecha de la firma del titular.

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MEMORÁNDUM

De: C. FRANCISCO DE JESÚS ASCENCIO MEILLON (2)

Para: MAYRA PIÑA RIOS BRISA SOTO RAMÍREZ (3)

MICHEL TORRES GARCÍA JOSÉ RAMÓN GUTIÉRREZ B.

Asunto: Reunión de seguimiento a los acuerdos de la revisión por la

Dirección. (4)

Con el objeto de dar seguimiento a los acuerdos de RXD, se les cita en la sala de
Cuerpo del juntas de está Secretaría a las 09:00 horas del día jueves 19 de Febrero de 2015,
Memorándum para tener un taller práctico de elaboración, análisis de causa y seguimiento de los
hallazgos, será impartido por personal del ICEC. (5)

A T E N T A M E N T E:
Cierre SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN (6)
Colima, Col. a 04 de Febrero de 2015 (7)
Sello (13)
Firma del remitente (8)

EL SECRETARIO DE TURISMO (9)

C.p. Expediente y Minutario.- (10)

HSF/zbg (11)

“2015, 75 AÑOS DE LA FUNDACION DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA” (12)

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Memorándum: es un documento para comunicar en forma breve asuntos de

carácter administrativo y se utiliza para el intercambio de información entre
áreas de la dependencia con el objetivo de dar a conocer información diversa
como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

Nº Concepto Descripción
Membrete Consultar el Manual de Identidad del Gobierno
1
del Estado de Colima.
Inmediatamente después centrado se incluirá a palabra M E M O R Á N D U M en
mayúscula con negritas y espaciado entre letra y letra.
Dejando un espacio, se antepone la palabra De:
enseguida la profesión, nombre (s) y apellidos de
2 Remitente
quien envía el memorándum, deberá ir con
Remarcado mayúsculas y negritas.
Destinatario(a) con negrita Dejando un espacio, se antepone la palabra
3 (s) y alineado a Para: enseguida el Nombre del/la
la izquierda destinatario/a(s) deberá ir con mayúsculas.
Asunto Dejando un espacio, indicar de manera breve y
4 precisa la esencia del documento (procurando no
exceder dos líneas).
5 Cuerpo del Memorándum Dejando un espacio, se comienza el cuerpo del
memorándum este se emplea en asuntos
oficiales. Sobresaliendo en su redacción la
claridad y la sencillez.
Debe aclararse que por ser una comunicación de
carácter interno se suprimen las formulas de
cortesía tanto al inicio como al final.
Después de un espacio del contenido del memorándum, de lado izquierdo se incluirá
como cierre la palabra A T E N T A M E N T E; en mayúscula con negritas y espaciado
entre letra y letra.
6 Lema En la siguiente línea se colocará la Leyenda que
utiliza la dependencia (se escribe con
mayúsculas y entrecomillado), por Ejem.
SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN
7 Lugar y Fecha Todos En la siguiente línea, se pone la ciudad y la
remarcados entidad federativa además fecha de elaboración
con negrita y con día, mes y año. Ejem, Colima, Col., a 2 de
alineado a la Febrero de 2015.
8 Firma izquierda Después se dejarán tres espacios entre la fecha
y cargo.(espacio suficiente para plasmar la firma)
9 Cargo Tres espacios después del lugar y fecha, se
coloca el puesto o cargo de quien firma el
memorándum, siempre en mayúscula
10 Referencias finales Un espacio después se coloca, C.p. (copia para),
expediente y minutario.
11 Iniciales de responsabilidad Un espacio después colocan las siglas de quien
firma y elabora el memorándum, estas se
rubrican.
12 Leyenda oficial Un espacio después se coloca la leyenda que
corresponde al año en curso, es publicada en el
Diario Oficial esta cambia anualmente. (Se

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Emisión: 15/03/2015

escribe en negritas con mayúsculas y

entrecomillado)
13 Sello Este se pondrá a la derecha de la firma del
titular.

SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y SUS USOS

Nombre Signo Indicación

Punto . Para hacer pausa larga
Dos puntos : Para llamar la atención sobre lo que se sigue
suspensivos … Para hacer una interrupción voluntaria
Coma , Para hacer una pausa breve
Punto y coma ; Para hacer una pausa intermedia
Interrogación ¿? Para preguntar
Exclamación o admiración ¡! Para exclamar
Comillas ““ Para cita textual, para remarcar un concepto
Paréntesis () Para acotación o inciso
Raya - Para diálogo o inciso
Guión __ Para dividir palabras en sílabas
Nombre Signo Indicación
DIVISIÓN DE LAS PALABRAS SEGÚN EL ACENTO

Nombre Silaba que acentúa ¿Lleva tilde? Ejemplos

Agudas Sí (cuando terminan
Última sílaba País, mansión, sofá
en n, s o vocal)
Graves o llanas Penúltima sílaba Hotel, servir, almorzar
No (cuando terminan
en cualquier otra
letra)

Sí (cuando no Árbol, césped, difícil

terminan en n, s o
vocal) Examen, paciencia, tesis

No (cuando terminan) Excepciones(cuando terminan en

en n, s o vocal Vocal+consonantes) bíceps,
tríceps
Esdrújulas Antepenúltima sílaba Siempre llevan tilde Última, vehículo, difíciles
Sobresdrújulas Sílaba anterior a la
Siempre llevan tilde Críticamente, explícamelo
antepenúltima

Secretaría de Turismo del Estado de Colima Página 12

 HOJA MEMBRETADA PARA USO DE LA SECRETARÍA DE TURISMO
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Emisión: 15/03/2015

Secretaría de Turismo del Estado de Colima Página 13

 Versión: 0
Emisión: 15/03/2015

Secretaría de Turismo del Estado de Colima Página 14